Duopinie Is begroten nog van toegevoegde waarde?

IS BEGROTEN NOG VAN TOEGEVOEGDE WAARDE?

Jurgen Vos, senior consultant Q-Consult, Utrecht Een integrale blik op bedrijfsvoering en kwaliteit van zorg is inmiddels cruciaal om zorgorganisaties financieel gezond te houden. Sturen gaat over vooruitkijken om op die wijze met elkaar bij te kunnen sturen waar nodig. Richtpunten komen voort uit de missie, gestelde doelen en risico’s en kansen. Een belangrijke vraag is of de begroting het juiste instrument is om sturing te geven? Wat mij betreft kleven er veel nadelen aan begroten. Het begrotingsproces wordt te vaak als losstaand proces benaderd, onvoldoende gekoppeld aan meerjarenplannen, kwaliteitsplannen en jaarplannen. Die laatste worden vaak nog even geschreven nadat de begroting is vastgesteld. Daarmee mis je een integrale verbinding tussen al die elementen die de bedrijfsvoering beïnvloeden. Vervolgens wordt gedurende het jaar veel tijd verspild aan het verklaren van verschillen tussen realisatie en begroting. De nadruk in rapportages wordt daarbij gelegd op het terugkijken naar de afgelopen periode. Zonde van alle inspanning en het leidt af van wat de organisatie nodig heeft in de aankomende periode. Sturing geven aan de organisatie kan heel effectief plaatsvinden op basis van een klein aantal slim opgestelde KPI’s. Elementen die de bedrijfsvoering beïnvloeden en die van belang zijn voor het uitvoeren van goede zorg. Door te prognosticeren op basis van trends vanuit maandelijkse resultaten kan uitstekend worden gestuurd. Deze financiële KPI is daarmee direct gekoppeld aan het gerealiseerde resultaat en dat is wat uiteindelijk wordt verantwoord in de jaarrekening. Een grote investering of project onderbouwen met een begroting is uiteraard verstandig, maar voor het sturen van de organisatie is een begroting een veel te statisch instrument. Begroten is een belangrijk onderdeel van de planning- en control cyclus en is vaak zowel intern en extern van grote betekenis. Denk hierbij aan de raad van toezicht, financiers en het Waarborgfonds. Vooruit kijken is van wezenlijk belang om tijdig te kunnen anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en het is verstandig hier aan te sluiten bij de beleidscyclus van de overheid in de financiering van zorg. Dat een begroting gezien wordt als tijdrovend en teveel losstaat van de strategische planning is geen inherente eigenschap van begroten. Dit is een tekortkoming in de uitvoering. Veel organisaties begroten in Excel terwijl dit met de juiste software vaak veel effectiever kan. Deze Excelbestanden zijn vaak dermate complex dat het resultaat van het begroten vaak niet meer is dan een uitgebreide rekenexercitie waarin met de nodige creativiteit een acceptabel resultaat wordt gepresenteerd. Ook ontbreken er modellen waarmee kan worden beoordeeld of begroten effectiever kan worden uitgevoerd, passend bij de organisatie en de wijze van strategievorming. Begroten is een interactief proces tussen het management, stakeholders en control en kan, indien goed uitgevoerd, een grote bijdrage leveren aan het tot stand komen van effectief en breed gedragen financieel beleid. In plaats van het afschaffen van begroten zouden controllers moeten onderzoeken hoe het proces en de begrotingsmethode verbeterd kunnen worden, zodat de toegevoegde waarde vergroot en de inspanning kleiner wordt. Een rolling forecast is een goede aanvulling om de financiële onzekerheden te blijven monitoren in de toekomst, maar heeft niet dezelfde verbindende potentie binnen een organisatie.

Maarten Felix, business controller Zorgfinancials, Drachten