Fiscaliteiten Pro rata-aftrek btw: de moeite waard

Pro rata-aftrek btw: de moeite waard!

Zorginstellingen zijn voor hun kernactiviteiten vrijgesteld van btw. Dit heeft tot gevolg dat de btw op de gemaakte kosten niet in aftrek kan worden gebracht. Echter, vaak verrichten zorginstellingen ook meerdere btw-belaste prestaties. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de exploitatie van een restaurant/grand-café, de verkopen vanuit winkeltjes aan cliënten, de voorwerpen die vanuit de dagbesteding worden verkocht aan derden of het uitvoeren van de administratie in opdracht van een andere instelling, enzovoorts. Dit kan een fiscaal voordeel opleveren, namelijk btw-aftrek op bepaalde kosten.

Het gevolg van het verrichten van btw-belaste prestaties is immers dat de btw op de kosten die aan deze activiteiten kunnen worden toegerekend – deels – aftrekbaar is. Voor de btw dient voor het bepalen van het recht op aftrek eerst te worden beoordeeld of de kosten direct zijn toe te rekenen aan een btw-belaste prestatie. Stel dat een keuken waar maaltijden worden bereid alleen wordt gebruikt voor de btw-belaste verkopen in het grand-café, dan is de btw op de kosten van de keuken (bijvoorbeeld de apparatuur) volledig aftrekbaar.

Algemene kosten - berekening pro rata- percentage

Vaak is het echter zo dat de kosten ook deels betrekking hebben op de vrijgestelde zorgactiviteiten van een instelling. In de btw worden deze kosten algemene of gemende kosten genoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kantoorkosten, ICT-kosten en gebouwgebonden kosten. De btw op deze kosten is ook aftrekbaar, maar vaak maar voor een klein percentage. Dit percentage wordt het pro ratapercentage genoemd.

Voor het bepalen van dit percentage wordt volgens de hoofdregel de omzetverhouding tussen de btw-belaste omzet en de totale omzet (belaste en vrijgestelde omzet bij elkaar opgeteld) als uitgangspunt genomen. Het resultaat van deze berekening is het pro ratapercentage dat mag worden toegepast op de betaalde btw die drukt op de hiervoor bedoelde algemene kosten. Dit percentage mag bij toepassing van de omzetverhouding altijd naar boven worden afgerond, dus als het percentage 0,1% is, dan kan 1% van de betaalde btw op de alge-

mene kosten in aftrek worden gebracht. De omzetverhouding wordt vaak toegepast, maar indien de verhouding tussen het btw-belast en vrijgesteld gebruik op een andere manier beter kan worden vastgesteld, dan kan dat ook, bijvoorbeeld op grond van het werkelijk gebruik. Dit wordt vaak toegepast bij onroerende zaken. Het werkelijk gebruik kan dan bijvoorbeeld worden vastgesteld aan de hand van het aantal m². Het hanteren van verschillende verdeelsleutels naast elkaar, is echter maar tot op zekere hoogte mogelijk. De Belastingdienst is hierop ook kritisch. In de praktijk zien wij dan ook vaak een algemeen pro ratapercentage op basis van de omzet voor alle algemene kosten en een pro ratapercentage specifiek voor de onroerende zaken op basis van werkelijk gebruik.

Btw-administratie

Kan elke zorginstelling met btw-belaste prestaties van deze pro rata-aftrek gebruik maken? Het antwoord hierop is: ja! Echter, de Belastingdienst eist wel dat de instelling een zogenoemde btw-administratie voert. Anders kan er in beginsel geen aftrek worden geclaimd, uitzonderingen daargelaten. Is dat erg en veel werk? Dat valt in de praktijk mee is onze ervaring. Met name als men wil/gaat overstappen op een ander softwarepakket, is dat een mooi moment om die btw-administratie direct goed in te voeren.

Een btw-administratie klinkt als zwaar en veel werk. Zoals gezegd, valt het in de praktijk mee. Wat de Belastingdienst met name wil, is inzicht hebben in de betaalde btw op de inkoopfacturen. Dat betekent niet dat de btw bijvoorbeeld apart geboekt moet worden, maar het is wel belangrijk dat uit de administratie blijkt dat en hoeveel btw er op de inkoopfactuur staat. Daarvoor dient bij iedere factuur een btw-code meegegeven te worden.

Het voordeel van het voeren van een dergelijke administratie is tweeledig: enerzijds wordt voldaan aan de wettelijke vereisten en kan gebruik worden gemaakt van het voordeel van btw-aftrek, anderzijds hoeven er geen arbeidsintensieve extracomptabele berekeningen meer worden gemaakt. Het goed inrichten van de btwadministratie kan dus uiteindelijk leiden tot een financieringsvoordeel en administratieve lastenverlichting.

Aandachtspunten en tips

In de huidige coronacrisis zullen een aantal btw-belaste activiteiten waarschijnlijk minder zijn geworden of niet meer plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat het restaurant, parkeerplaatsen en/of de dagbesteding zijn gesloten. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor het pro ratapercentage omdat de verhouding tussen de belaste omzet en de totale omzet minder gunstig is. Veel zorginstellingen kunnen echter ter compensatie voor de gemiste zorgopbrengsten rekenen op bepaalde compensatie en- continuïteitsregelingen in verband met Covid-19. Wij zijn van mening dat deze compensatie btw-technisch gezien geen vergoeding is voor een prestatie en derhalve geen omzet is, waardoor deze naar onze mening niet hoeft te worden meegenomen in de berekening van het pro ratapercentage. Dit lijkt ook de beleidslijn binnen de Belastingdienst te zijn. Wel is het de vraag of deze aanschrijving voor iedere compensatiemaatregel op deze manier zal worden toegepast. Door deze vergoedingen buiten de omzet te houden, zal dit in de praktijk leiden tot een hoger aftrekpercentage en kan derhalve een groot btw-voordeel opleveren. Het is dus zeker interessant om dit nader te laten beoordelen. Ook ten aanzien van bepaalde subsidies kan het standpunt ingenomen worden dat die niet tot de omzet behoren. Een tip is daarom om ook eventuele ontvangen subsidies te beoordelen.

Afstemming met Belastingdienst?

Mocht worden besloten tot het maken van een pro rata berekening, dan is het raadzaam om dit – van te voren – af te stemmen met de Belastingdienst. Het geeft zekerheid over de vraag of de gehanteerde methode voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Maar belangrijker wellicht nog: het is mogelijk om over bepaalde zaken praktische afspraken te maken, bijvoorbeeld over het niveau waarop beoordeling plaatsvindt of sprake is van algemene kosten of over de toepassing van het werkelijk gebruik of juist algemene omzet pro rata.

Conclusie

Onze conclusie is: als uw zorginstelling nog geen gebruik maakt van de pro rataregeling, dan is het de overweging waard om dit in de toekomst wel te gaan doen. Maakt u wel gebruik van de regeling, kijkt u dan vooral naar optimalisatiemogelijkheden. Het levert uiteindelijk een btw-teruggaaf op (financieel voordeel), en de kosten die hiermee gemoeid zijn, hoeven niet groot te zijn. Het vereist een btw-administratie, maar als dat eenmaal staat en/of is ingevoerd, dan heeft de instelling hiervan jarenlang profijt en wordt er bovendien voldaan aan de wettelijke vereisten!

Matthijs van Ooij & Nika Stegeman, BDO