Gestão de tempo
Um guia essencial para quem sabe que não tem tempo a perder
O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR
• O que entendemos sobre o assunto
• Cada coisa em seu tempo
• Seja o protagonista do seu próprio tempo
• Os maiores ladrões de tempo
• Dicas de quem entende do assunto
• Aprenda as metodologias
• Escolha as melhores ferramentas
• Aproveite seu tempo livre!
• O tic-tac nunca para!
O QUE ENTENDEMOS SOBRE O ASSUNTO
Querido(a) leitor(a),
Se nosso e-book chegou às suas mãos, podemos presumir que, de alguma maneira, você já se preocupou com a forma como gasta seu tempo. Pode ser que as atuais circunstâncias te deixem em dúvida sobre como se organizar levando uma vida integralmente dentro de casa. Outra possibilidade é que a mudança de rotina te deixe sem grandes referências para organizar suas tarefas, fazendo com que, por exemplo, seu período de almoço aconteça somente na hora do jantar e qualquer atividade de lazer pareça impossível de ser incorporada à sua agenda.
Seja qual for o seu caso em especial, esperamos que este e-book funcione como um guia no seu dia a dia, com práticas e ferramentas eficientes para suprirem sua necessidade de gerenciar o tempo.
Nós entendemos perfeitamente o quão difícil é se adaptar às transformações que o isolamento social demanda em nosso dia a dia, por isso nos empenhamos para que, ao final da leitura, você esteja apto a aproveitar muito melhor cada uma das 24 horas que tem disponível.
Durante os processos seletivos, notamos que muitos profissionais confundem o processo de uma gestão de tempo com os seus sintomas, como: capacidade de priorização, otimização de atividades, foco em resultados etc.
É importante que você tenha em mente que gestão de tempo é o processo de planejar, controlar e executar suas tarefas de modo consciente sobre a quantidade de tempo que demora para finalizar cada uma delas.
Mas não se engane!
Ter uma alta capacidade de gerir seu tempo não é uma qualidade valorizada exclusivamente em períodos de crise. Em situações normais, profissionais com essa habilidade já se destacam com muito mais facilidade, uma vez que entregam resultados melhores em menos tempo.
O que acontece no momento é simples de entender: o Covid-19 tornou crucial aquilo que já era importante. Afinal, a grande maioria dos profissionais estão trabalhando de casa ao mesmo tempo em que cuidam de suas contas e responsabilidades pessoais, filhos, alimentação e limpeza.
Por isso, fazendo parte do grupo de colaboradores em home office ou não, nosso e-book é essencial para o seu desenvolvimento profissional e pessoal.
Aproveite cada página e tenha uma ótima leitura!
Grupo Cia de Talentos
CADA COISA EM SEU TEMPO
O mundo contemporâneo é implacável: não há tempo a perder, afinal, “tempo é dinheiro”.
Você já deve ter repetido essa frase algumas vezes sem fazer a menor ideia de como se organizar devidamente. Mas se você já sentiu essa preocupação, aqui vai um bom motivo para repensar seus hábitos imediatamente: o tempo mal gasto é desperdiçado para sempre, sendo, portanto, um bem muito mais valioso que dinheiro, pois é irrecuperável.
Você já deve ter notado que uma pessoa responsável e organizada guarda seus compromissos em uma agenda subdividida em meses, semanas e dias. A agenda é um conceito moderno, mas a ideia de fragmentar o tempo para organizar tarefas surgiu há muito tempo.
Os períodos de claridade e escuridão, que originaram o conceito de dia e noite;
As fases da lua, que determinaram a divisão dos meses;
Esses ciclos foram fundamentais em atividades agrícolas para planejar o plantio. Não à toa, os primeiros registros de medição do tempo foram localizados na fértil região do rio Nilo, na África.
A repetição de alterações climáticas, que fracionaram o ano em quatro estações.
Ali, arqueólogos encontraram o calendário egípcio, um dos primeiros de que se tem notícia, desenvolvido por volta de 3.000 a.C. Além disso, também foi encontrado o primeiro relógio de sol, utilizado entre 5.000 e 3.500 a.C. e o de água, feito por volta de 1.400 a.C.
Desde a pré-história o homem já observava alguns padrões na natureza, por exemplo:
O desenvolvimento da ciência astronômica possibilitou cálculos e ajustes mais precisos na mensuração do tempo, especialmente da astronomia, com os gregos e romanos.
O calendário gregoriano, que usamos hoje, instituído no século 16, apenas adaptou as bases definidas pelo juliano, de 46 a.C.
Os relógios de sol, levados para a Grécia pelo contato com os babilônios, também sofreram sensível aperfeiçoamento.
A roda dentada, inventada por Arquimedes em 287 a.C., foi imprescindível para que se desenvolvessem os relógios mecânicos séculos mais tarde.
Hoje, a tecnologia nos permite controlar cada segundo da nossa rotina, desde quanto tempo demoramos para finalizar um trabalho até a demora de alguém para responder uma mensagem.
Fonte: h ps://super.abril.com.br/historia/medicao-do-tempo/
SEJA PROTAGONISTA DO SEU PRÓPRIO TEMPO
Conforme aprendemos no capítulo anterior, pensar em melhor gerenciar o tempo implica, necessariamente, em revisar como o dividimos. Isso significa que o primeiro passo é se tornar o grande protagonista do seu próprio tempo, se responsabilizando pela forma como distribui cada uma das 24 horas que dispõe.
Caso essa apropriação não aconteça, seguimos a tendência de nos colocar como agentes passivos e, nesse caso, a aposta é certa: seremos massacrados por um número cada vez maior de atividades, informações, distrações etc. E como você já deve saber, tudo em excesso atrapalha.
É preciso estabelecer nossas prioridades para dividirmos a atenção, lembrando de considerar tudo que é importante em nossas vidas: família, carreira, relações sociais, atividade física, vida espiritual, atividades de autodesenvolvimento e tantas outras possibilidades que nos cercam.
Parece um ponto simples e óbvio? Sim! Mas muitos de nós ainda carregam a sensação permanente de devedor, tanto em relação ao outro, como a nós mesmos, não é?
Para evitar desgastes e frustrações nessa etapa, é preciso saber por onde todo o controle escapa e como evitar tais perdas.
OS MAIORES LADRÕES DE TEMPO
Você consegue determinar qual é o maior inimigo da produtividade?
Se você pensou em procrastinação, está no caminho certo, mas saiba que esse fator não é o único que rouba nosso bem mais precioso. Todos temos estilos próprios de se perder entre o agora e o depois, então pode ser que muitos outros venham à sua mente, mas os principais são:
Desorganização
Perfeccionismo
Redes sociais
Interrupções
Falta de planejamento
Reuniões
desnecessárias
Notificações de e-mails e mensagens de celular
TEMPO
DICAS DE QUEM ENTENDE DO ASSUNTO
Para maximizar sua capacidade de gerir o tempo, recomendamos aplicar os seguintes passos:
Encontre o seu horário de maior produtividade
Saiba quanto tempo cada atividade demanda
Se planeje com antecedência
Agende suas tarefas
Priorize o mais importante
Não queira abraçar o mundo
Delegue tarefas
Considere cancelar algumas atividades, se necessário
Faça pausas planejadas
Fuja das distrações
Estabeleça um momento para as redes sociais
Não espere pela inspiração
Não se apegue à perfeição
Aproveite ao máximo as horas de espera
Cuide de você
Viva o momento
Defina prazos Transforme tudo isso em hábito
Evite multitarefas
Fonte: h ps://klickpages.com.br/blog/gestao-de-tempo/
APRENDA AS METODOLOGIAS
Algumas metodologias podem te ajudar a realizar uma melhor gestão do tempo. Conheça cada uma delas, experimente e defina qual se adequa melhor às suas necessidades.
GTD
Derivado da expressão inglesa
“Ge ing Things Done”, significa
“fazer acontecer”. Ela parte do princípio de que ter maior controle e clareza sobre o que está fazendo, te permite alcançar melhores resultados.
Para isso, você precisa limpar a sua mente, registrando em algum lugar tudo o que precisa fazer. Assim, a sua cabeça fica tranquila e livre para focar totalmente na execução das tarefas.
O método acontece em 5 etapas:
Coletar:
Coloque no papel tudo o que precisa ser feito, item a item.
Processar:
Analise o grau de prioridade e a ordem em que elas deverão ser feitas.
Organizar:
Separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas e monte seu plano de ação.
Executar:
Aqui você precisa colocar a mão na massa. É preciso focar e, de fato, fazer acontecer.
Revisar:
Volte à lista para marcar o que já foi feito e conferir se não ficou nada para trás.
Aplicativo Pomodoro
Busca um melhor aproveitamento do seu tempo, dividindo o fluxo de trabalho em intervalos.
Acontece assim:
Você cria a sua lista de tarefas e marca o cronômetro para um período de 25 minutos (que são chamados de “pomodoro”), nos quais você irá trabalhar em uma única coisa, sem interrupções.
Ao final desse tempo, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar a mente. Depois, retoma mais um ciclo de 25 minutos.
Quando você completar 4 ciclos, você faz uma pausa maior, de 15 a 20 minutos.
E começa tudo de novo. Se, por algum motivo, um ciclo é interrompido, você zera o cronômetro e reinicia tudo.
GUT
Trata-se de uma matriz baseada em três pontos principais que, juntos, formam essa sigla: GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA.
É necessário atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das suas demandas e começar pelas tarefas de notas mais altas.
Gravidade Urgência 1 Sem gravidade 1 Pode esperar 1 Não mudará 4 Muito grave 4 É urgente 4 Irá piorar em pouco 5 Extremamente grave 5 Precisa de ação imediata 5 Irá piorar rapidamente 2 Pouco grave 2 Pouco urgente 2 Irá piorar a longo prazo 3 Grave 3 Resolver rapidamente 3 Irá piorar a médio prazo
Tendência PARA SABER DETERMINAR ESSAS NOTAS, É SÓ SEGUIR O SEGUINTE CRITÉRIO:
Kanban
Consiste em agrupar as tarefas em um quadro, separando e classificando por listas.
Ele foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento de projetos, para que todos pudessem ver claramente em qual estágio cada parte do projeto se encontrava.
Contudo, existe uma versão simplificada dessa estratégia que pode ser usada para facilitar a sua gestão de tempo.
BASICAMENTE, O QUE VOCÊ PRECISA FAZER É:
• Escrever cada tarefa em um cartão (manualmente ou em um aplicativo).
• Ter um quadro geral de acompanhamento divido em colunas, como “Fazer”, “Em andamento” e “Concluído”
• Então, posicionar cada uma das tarefas conforme realiza cada uma delas.
O melhor é ter uma visão geral de como as coisas estão fluindo ao longo da semana.
ESCOLHA AS MELHORES FERRAMENTAS
Aqui temos alguns exemplos que você deve considerar:
Um calendário digital que te ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos.
Uma vez que você já conhece as melhores metodologias, chegou a hora de determinar quais ferramentas te oferecem as melhores funcionalidades.
Com ele você sabe quanto tempo passou navegando na internet e, assim, consegue avaliar quanto poderia investir em coisas mais úteis e importantes.
Software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos, é ótimo para administrar projetos.
É um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas.
Aplicativos de comunicação interna
Útil principalmente para quem trabalha em equipe, onde uma comunicação interna efetiva é fundamental para otimizar tempo. Neste caso, se encaixam as redes sociais, o Slack, HipChat ou o Azendoo, por exemplo.
APROVEITE SEU TEMPO LIVRE!
Se já ficou claro para você que cada segundo desperdiçado é irreversível, também é nossa tarefa dizer como você pode aproveitar o tempo que sobrar depois de todo o processo de otimização.
Listamos aqui 10 relógios que merecem ser visitados ao redor do mundo:
Inaugurado em 1859, o cartão-postal da capital inglesa é o mais famoso símbolo da obsessão cultural
Inglaterra
Situado em uma construção de
Em uma terra fascinada por relógios, o Gisborne, localizado na cidade de mesmo nome, é histórico: foi o primeiro a marcar
5) Orloj - República Tcheca
O relógio astronômico de Praga mostra a posição da Lua, do Sol e oferece diversas informações celestes há quase 600 anos.
7) Piazza San Marco - Itália
Situado no principal ponto turístico de Veneza, enfeita a Basílica de San Marco.
cidade de Schonachbach, pesa cerca de 6 toneladas e mais parece uma casa de conto de fadas.
8) Relógio de Skopje - Macedônia
Na histórica capital do país, a memória e o tempo estão guardados no grande relógio da cidade há mais de 400 anos.
10) Construída como entrada da cidade encantando milhares de turistas por sua bela arquitetura. digital do mundo.
O TIC-TAC NUNCA PARA!
Acompanhamos de perto as mudanças no universo corporativo e entendemos cada uma das suas necessidades nesse momento de transição. Por isso, queremos ter você sempre por perto, de olho em cada novidade e cada conteúdo que separamos cuidadosamente para auxiliar no seu desenvolvimento pessoal e profissinal.
Esperamos que este tenha sido um conteúdo importante para que você continue progredindo. Aproveite para participar do nosso Mini Me sobre Gestão de Tempo (bit.ly/minimesessions), uma oportunidade incrível para se aprofundar no tema, participar de atividades em grupos e tirar dúvidas diretamente com nossos consultores.
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Grupo Cia de Talentos @ciadetalentos