Cuando usar Excel y Cuando NO

CUANDO USAR EXCEL Y CUANDO NO

¿QUÉ ALTERNATIVAS EXISTEN?

CONTENIDO

Cuando usar Excel y cuando NO Origen del Excel............................................................................................................................1 El uso del Excel en las empresas.............................................................................................3 ¿Cuándo utilizar Excel y cuándo no?......................................................................................5 ¿Qué alternativas existen?.......................................................................................................13 Resumen.........................................................................................................................................14 Opciones para las áreas financieras......................................................................................15

ORIGEN DEL EXCEL

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo.

Bricklin contó la historia de que él estaba mirando a su profesor de la universidad en la escuela de Harvard Business School crear un modelo financiero en una pizarra. Cuando el profesor encontraba un error o deseaba cambiar un parámetro, tenía que tediosamente borrar y reescribir un número de entradas secuenciales en la tabla, iluminando a Bricklin para darse cuenta de que él podía replicar el proceso en una computadora usando una hoja de cálculo electrónica (electronic spreadsheet) para ver los resultados de las fórmulas subyacentes (Richard Mattessich, Giuseppe Galassi, 2000)

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo y la “aplicación fundamental” que hizo que la PC (computadora personal) dejase de ser sólo un hobby de entusiastas de las computadoras (Richard Mattessich, Giuseppe Galassi, 2000), para convertirse también en una herramienta en los negocios y en las empresas.

1

Las empresas vieron el gran potencial de las hojas de cálculo y en muy poco tiempo VisiCalc se convirtió en el gran tractor de Apple II en el mundo empresarial; un software vendido a 100 dólares era el responsable de que se vendiesen computadoras de 2.000 dólares.

En 1979, VisiCalc soportaba 5 columnas y 20 filas y requería comandos para su uso. Después aparecieron Multiplan, Lotus 123 y Excel con interfaz gráfica.

(Richard Mattessich, Guiseppe Galassi, 2000). Actualmente Excel dispone de más de 1 millón de filas y 16.000 columnas, aunque, como muchos hemos experimentado es casi imposible lograr un desempeño aceptable cuando las hojas de Excel son demasiado grandes.

Te compartimos el siguiente link: https://bit.ly/2S67HDW para que conozcas más sobre de estas limitaciones, que son conocidas como los Nueve Círculos del Infierno de Excel. Apostamos que has estado atrapado en más de uno de ellos.

2

Si te sentiste tentado a investigar el link sobre las limitaciones que tiene el Excel con la esperanza de mejorar la velocidad de tu modelo a cambio de dos, tres o diez días de tu valioso tiempo, tal vez es momento de detenerse a pensar: ¿Es Excel la herramienta adecuada para lo que estoy haciendo?

Te invitamos a seguir leyendo este Ebook sobre cuando conviene seguir utilizando el Excel y cuando no.

USO DEL EXCEL EN LAS EMPRESAS La variedad de usos que se le pueden dar a Excel, está sólo limitada por nuestra imaginación, porque después de todo: “todo se puede hacer en Excel” o “Excel aguanta todo”. Obtenido de varias fuentes, enumeramos un breve listado de algunos usos comunes de Excel en las empresas:

3

Planificación a largo plazo Presupuesto anual Control del presupuesto Reportes gerenciales y de directorio Forecast mensual Plan y seguimiento de ventas Política de precios Contabilidad de empresas pequeñas Pago de nómina Evaluación de proyectos Planificación de producción (mes, semana, día) Flujo de caja Pago de remuneración variable Programación de vuelos en aerolíneas Planificación de inventarios Bases de clientes Reportes en general Costeo ABC Cálculo de costo estándar

4

¿CUÁNDO UTILIZAR EXCEL Y CUÁNDO NO?

?

Las hojas de cálculo se inventaron para que sea fácil crear un modelo de cálculo que tiene variables interconectadas. Dicha definición sumada a las facilidades gráficas, funciones de búsqueda, administración de referencias circulares, tablas dinámicas, fórmulas estadísticas, etc. hace posible que la versión actual de Excel pueda ser utilizada casi para todo dentro de la empresa, pero:

¿Sabías que un error en Excel le costo 920 millones de dólares a JP Morgan?

JP Morgan, pagó multas por 920 mdd por las operaciones de Ballena de Londres; el banco fue señalado por deficientes controles de riesgo que derivaron en pérdidas por más de 6,000 mdd. Parte de los errores se debió al modelo que utilizaron en Excel.

5

Un informe de la comisión encargada de investigar el escándalo que sacudió al gigante JP Morgan Chase, una de las instituciones financieras más antiguas de los Estados Unidos, puso en evidencia una serie de errores críticos, entre ellos graves fallas de cálculo. En el 2012 al banco que cuenta con más de 200 años de historia nos dio una gran lección sobre la importancia de la automatización de los datos financieros, lo más importante, sacó a la luz cómo los errores de cálculo pueden costar miles de millones, sin importar que tan grande sea la empresa.

El modelo operado a través de una serie de hojas de cálculo en Excel, debía ser completado de forma manual, mediante un proceso de copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra, lo que dio como resultado un error operativo en el cálculo de los cambios relativos en las tasas de riesgo y las estimaciones de hoja de cálculo, dividió por su suma en lugar de promedio, este error tuvo el efecto en la volatilidad; bajando de esta forma el valor del riesgo. Un error en una hoja de cálculo hizo que el VAR para el 10 de abril del 2012 no reflejara la pérdida de $400 millones en la cartera de crédito.

6

El caso anterior no quiere decir que debemos desechar los modelos construidos en hojas de Excel. Muchísimos modelos funcionan y seguirán funcionando en casi todas las empresas del mundo.

Las principales fortalezas del Excel son la facilidad de uso, y la capacidad de que cada uno sea el creador de su obra.

Las debilidades están en sus orígenes porque en su año de invención (1979) el Excel no fue pensado para ser colaborativas,

ni

para

utilizar

una

base

de

datos

centralizada, ni para estandarizar términos y formulaciones, ni para administrar gran cantidad de información, y menos para soportar más de dos dimensiones (filas y columnas)

En base a estos criterios, fortalezas y debilidades, te recomendamos utilizar una matriz que te ayudará a decidir si debes continuar utilizando Excel o no en los modelos actuales.

La matriz contiene una lista de requisitos / características que suelen ser parte de los modelos creados en Excel. En la matriz puedes calificar la importancia de cada una y al final te mostrará la recomendación de acuerdo a tus respuestas.

Puedes descargar la matríz en el siguiente link: https://bit.ly/2V2MPiF

7

Si no descargaste la matriz para hacer tu propia evaluación en cada modelo, te recomendamos considerar las siguientes características: ¿El modelo se utiliza muy pocas veces o una sola vez en el año? ¿Es fácil de usar? ¿Es flexible y se adapta a las realidad de mi negocio? ¿Es fácil modificar las hojas de cálculo cuando hay cambios? ¿Se puede confiar en los resultados arrojados por el modelo? ¿Pueden colaborar las otras áreas con datos para el modelo? ¿Se puede manejar gran cantidad de información? ¿Todos acceden siempre a la última versión de la información? ¿Se pueden generar varios escenario y simulaciones? ¿Es fácil consolidar información de diferentes fuentes? ¿Es posible automatizar la carga y preparación de la información? ¿Se puede agragar nivel de detalle para mejorar la precisión del modelo?

8

Resultado de la matriz en un modelo de Excel en: EVALUACIÓN DE PROYECTOS:

El resultado en base a la calificación es: Si debes utilizar Excel, por ser un modelo que se va a utilizar muy pocas veces en el año o una única vez.

Recomendación: Buscar una solución especializada que facilite comparar escenarios e identificar diferencias entre ellos.

9

Resultado de la matriz en un modelo de Excel en: REMUNERACIÓN VARIABLE:

El resultado en base a la calificación es: Tu Modelo de Remuneración Variable en Excel presenta dificultades.

Recomendación: -Buscar una solución especializada que facilite comparar escenarios e identificar diferencias entre ellos.

-Buscar una solución especializada que permita llegar al nivel de detalle adecuado para simular la gestión.

10

Resultado de la matriz MODELO DE PRESUPUESTACIÓN:

El resultado en base a la calificación es: Deberías considerar no utilizar Excel para tu modelo de Presupuestos.

Recomendación: -Buscar una solución especializada que facilite comprar escenarios e identificar diferencias entre ellos.

-Buscar una solución especializada que permita llegar al nivel de detalle adecuado para simular la gestión.

11

Resultado de la matriz REPORTES MENSUALES DE RESULTADOS:

El resultado en base a la calificación es: Deberías considerar no utilizar Excel para tu modelo de Reportes Financieros

Recomendación: -Buscar una solución especializada para que la carga de información sea automática y puedas invertir ese tiempo en el análisis.

-Buscar una solución especializada que permita llegar al nivel de detalle adecuado para simular la gestión.

12

¿QUÉ ALTERNATIVAS EXISTEN? Al igual que la historia de los orígenes de Excel, existen decenas, cientos y tal vez miles de historias de software que nacieron como una alternativa a lo que ya se había inventado.

Las hojas de cálculo nacieron en 1979 y con el devenir del tiempo han aparecido aplicaciones para casi todos los usos. Existen opciones de software gratuitas, pagadas, que funcionan en la nube, etc.

Si piensas en buscar un software de uso empresarial, te recomendamos que consultes la categoría a la que corresponde dicho software en empresas como Gartner, IDG, Nucleus research.

Por ejemplo, Gartner es una empresa estadounidense que realiza investigaciones de mercado de software a nivel mundial. Tiene varios reportes como “Customers rate their vendors” “Magic Quadrant” en el que reporta anualmente participación de mercado, tendencias y califica a cada participante en 61 categorías de software.

Si consultas “business inteligence gartner” o “cpm gartner” o “cpm nucleus” o si buscas “gartner human resources” o “gartner planning” “gartner reporting” y miras los resultados en imágenes podrás ver rápidamente las empresas que ofrecen software en esa categoría. (Busca siempre en inglés)

En el siguiente link, puedes encontrar un Ebook que te ayudará a identificar proveedores que se adecuen a las necesidades comerciales de tu empresa:

https://bit.ly/2T3J7Jn

13

RESUMEN En resumen, no existe una receta única para saber cuándo usar Excel y cuando no.

Es conveniente conocer su origen, sus ofertas y debilidades para saber hasta cuando es útil utilizarlo.

Un indicador de alerta es el tiempo que inviertes modificando y actualizando las hojas de cálculo. La empresa contrata personal altamente calificado (profesionales con una y dos maestrías) y es un verdadero desperdicio que esas personas malgasten su tiempo haciendo tareas operativas en lugar de análisis y gestión.

Te recomendamos utilizar la matríz para evaluar cómo funciona tu modelo actual de Excel, y si la calificación no es favorable, podrías considerar la inversión en un software especializado.

14

OPCIONES PARA LAS ÁREAS FINANCIERAS En FPA ayudamos a nuestros clientes a mejorar y automatizar los procesos de Presupuestos, Simulaciones, Control y Forecast con software especializado que es administrado por el área de Planificación y Finanzas sin depender del área de tecnología.

Tenemos el honor de trabajar con:

Contáctanos y se parte de las empresas que han llevado sus finanzas a otro nivel, automatizando sus procesos, volviéndoloes colaborativos y confiables y sobre todo utilizando más y mejor información en la toma de decisiones.

+59 3 (2) 600 50 39 www.fpalatam.com contacto@fpalatam.com

15