GRUPO EDUCACIONAL GONZÁLEZ HEINRICH INSTITUTO POLITÉCNICO PROFESOR GUILLERMO GONZÁLEZ HEINRICH AVDA. JOSÉ PEDRO ALESSANDRI Nº 295 – 356 SEDE NUÑOA
GUIA UNIDAD II “DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS” Profesor
: Francisco Quintana Canessa
Subsector / Módulo
: Promoción y Organización de Eventos
Curso (s) : 3º Medio (Servicios de Turismo) Nombre del Alumno(a): Curso:
Prepara un evento es arte y ciencia. Son necesarios el entusiasmo y la creatividad, pero también los conocimientos, la disciplina y el trabajo metódico.
también lo emocionalmente.
Mientras más claras y definidas están las metas que os proponemos alcanzar con su realización, mayores serán la integración y coherencia de todos los aspectos y detalles del evento. Cada miembro del equipo podrá orientar sus esfuerzos hacia el logro común.
Frente a un determinado problema comunicacional, habrá que definir con absoluta claridad la necesidad, oportunidad y conveniencia de organizar un evento. De esta precisión se derivan las variables presentes en toda idea creativa central:
La influencia promocional del evento excede a los asistentes al mismo. Se inicia con publicaciones, anuncios, conferencias de prensa, carteles y pendones colocados al exterior del recinto donde se realizará. Y se prolonga en los comentarios de los asistentes, en la permanencia de los regalos promocionales y en las notas de prensa.
a) Público Objetivo: (QUIENES). Corresponde a los que se desea llegar. Las personas para las cuales vamos a diseñar el evento.
El evento como herramienta comunicacional, adquiere cada vez más importancia como vehículo comunicacional, sobre todo, por la capacidad de percepción del hombre y los distintos canales que podemos utilizar en un evento para llegar a ellos.
• Target Group: Es una ficha técnica del mercado, en la cual se ven las siguientes variables:
El planificador de eventos, debe encontrar algo especial que ofrecer, hasta en el más sencillo de los actos. Por ello, al impacto producido por la sorpresa y la emoción, el evento nos permite agregar los beneficios de la participación. Cuando nuestro invitado está físicamente involucrado, es mucho más probable que
1.
esté
intelectual
y
Idea Creativa Central
Para realizar un mejor estudio sobre el público objetivo, debemos realizar un análisis de mercado, el cual esta compuesto por dos elementos:
-
Sexo. Edad. Profesión/Oficio. Grupo Socio-económico.
• Perfiles: Son los análisis cruzados de cada una de las variables presentes en el target. Los perfiles son: - Demográfico: Corresponde al análisis de la cruza entre sexo y edad del público objetivo, es decir, qué porcentaje de
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2 hombres y mujeres corresponde a cada grupo hetáreo. - Geográfico: Análisis que toma en cuenta la ubicación geográfica del mercado, ya sea éste por comunas, localidades, regiones o país en general. Todo esto, dependiendo del perfil demográfico realizado. - Psicográfico: Estudio cuyo objetivo es analizar los “estilos de vida” de las personas que conforman nuestro mercado objetivo. Saber cómo viven y qué hacen. Nuestra tarea es hacer un retrato hablado de los intereses, preocupaciones, inquietudes, gustos, hobbies, incluso los anhelos y sueños, de las personas que deseamos que concurran al evento. b) La Idea del Evento: (QUE). Del punto anterior, surgirán las ideas de qué hacer durante el evento, es decir, las actividades a desarrollar. c) El Escenario: (DONDE). Es el lugar donde se llevará a cabo el evento. Dicho lugar esta a veces determinado con anticipación, lo que impone innegables condicionantes. En otros casos, existe una gama definida de alternativas. Independientemente de los anterior, en todos estos casos resultará necesario analizar y evaluar estos espacios, sus posibilidades y limitaciones, desde el punto de vista de la coherencia del total del evento. Al analizar un espacio físico en relación a su aptitud para acoger un determinado evento, observamos cuatro aspectos fundamentales: • Dimensiones y Proporciones: Las dimensiones del espacio, medidas en planta (largo y ancho) nos permitirán calcular la superficie disponible y emitir un primer juicio, aproximado, sobre la cantidad de personas que ese espacio es capaz de alojar. En términos generales, las actividades del público requieren más espacio per cápita mientras más participativo sea el programa que hemos preparado.
Las áreas necesarias para comer o para un trabajo de escritorio son muy semejantes: varían entre 0,60 y 0,80 m2 por persona. El espacio requerido para las franjas de circulación, que se agregan a las superficies anteriores, es proporcional a su importancia e intensidad, variando entre los 75 y 80 centímetros para circulaciones secundarias, 106 y 162 para las intermedias y hasta 240 centímetros para las circulaciones masivas, como el ingreso o evacuación de un auditorio. Podemos comparar en un mismo recinto, distintas posibilidades de agrupación del mobiliario y las superficies necesarias por persona, respondiendo a la programación de actividades de diverso carácter: - Organización en “U” para conferencia: 1,6 m2/persona.
cena
o
- Conferencia o cena formal en mesa rectangular: 2,8 m2/persona. - Organización en “U” para conferencia con testera: 2,2 m2/persona. - Trabajo en equipo o cena en mesas rectangulares: 1,3 m2/persona. - Clase con sillas y mesas: 1,8 m2/persona. - Charla o clase en sillas universitarias: 0,9 m2/persona. - Cena formal personas: 2,5 - Cocktail en personas: 1,2
en mesas redondas para 8 m2/persona. mesas redondas para 6 m2/persona.
- Cocktail bailable en mesas redondas para 6 personas: 1,5 m2/persona. También resulta importante conocer la altura del cielo falso del recinto por sensaciones psicológicas de encierro y las visuales requeridas para observar espectáculos. Un tercer antecedente dimensional importante es el que se refiere al alto y
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3 ancho de las puertas de entrada o vanos del recinto. • Condiciones Ambientales: Son de carácter físico y psicológico y se refieren a la iluminación (natural y artificial); las condiciones de temperatura en términos de aislación térmica y de sistemas de calefacción y refrigeración; y las condiciones acústicas y de aislación respecto a ruidos externos. • Características de las superficies: Piso, cielos, muros, son importantes en aspectos como textura y color, así como en estado de conservación, como antecedentes para la proposición plástica de nuestro evento, ya que difícilmente podremos modificarlas de modo sustantivo. Pero además, es un tema trascendente desde el punto de vista técnico y funcional: ¿se puede clavar o pegar en las paredes?, ¿se puede colgar desde el cielo?, ¿las alfombras o el suelo requiere un cuidado especial?. • Factibilidad y Equipamiento: debemos estudiar las condiciones en que se producirá la llegada y salida de los invitados y los participantes, todo lo referente a vías de acceso y estacionamiento, además de, eventualmente los medios de movilización colectiva. El tema de los servicios higiénicos es importante deberá haber, al menos, un excusado (o urinario) hasta un tercio del total de invitados, y un lavatorio por cada 30 personas y el doble en eventos prolongados o con intermedios. Por supuesto, en este tema hay también aspectos cualitativos, como la calidad de las terminaciones, estado de funcionamiento y conservación, ventilación y equipamiento mejor de las salas de baño: espejos, dispensadores de papel y jabón, secadores de mano, etc. Eventos de alto nivel, implican flores, aguas de colonia, costureros de emergencia, sector de descanso, y cuantos detalles gratos y útiles se nos ocurran.
es necesario averiguar la disponibilidad de cocina o su factibilidad de instalación, con todos los problemas implícitos: combustible, agua caliente y fría, refrigeradores, mesones, utilería, etc. 2.
Factibilidad del Evento
Una vez evaluadas las ideas alternativas en cuanto a su respuesta al objetivo comunicacional, nos corresponderá estudiar su factibilidad, en base a tres elementos: a) Recursos del Evento: (CUANTO). Corresponde a los recursos económicos disponibles. En algunas ocasiones, esto será una cantidad predeterminada. En otras, deberemos hacer un presupuesto estimativo. b) Tiempo del Evento: (CUANDO). Nos referimos al tiempo disponible entre la fecha del encargo y el día de realización del evento. c) Metodología: (COMO). Las habilidades específicas de los miembros del equipo y de nuestra agenda de especialistas, nos darán la respuesta a la factibilidad de cómo organizar el evento. 3.
Organización del Evento
Nuestra victoria será que el evento se desarrolle como lo hemos imaginado, sin tropiezos, eficiente en el cumplimiento de su objetivo comunicacional, grato a los cinco sentidos y, ojalá, tan original que sea recordado mucho tiempo por los afortunados asistentes. Pero para convertir nuestro proyecto en esa realidad, será necesario planificar los pasos para concretarla, organizar nuestro tiempo para ejecutar todas las tareas, grandes y pequeñas, anticipar y enfrentar los problemas o dificultades que puedan presentarse. Nos ayudarán, en esta organización, los siguientes documentos básicos:
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4 a)
El Programa
El Programa es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto con la invitación o se entrega al público a medida que éste ingresa. En una ceremonia de graduación por ejemplo, el programa indica el orden de los discursos, entrega de diplomas, intermedios musicales u otros. Como el programa quedará de recuerdo para los graduados y sus familiares, es habitual incluir en él los nombres de quienes se titulan, los de las autoridades y profesores-guía, además de oros textos copo el juramento de titulación o el himno de la institución. Pero a pesar de esos detalles, el programa no pasa de ser un enunciado sucinto: es como la punta que asoma un iceberg. Lo que queda oculto (siete octavas partes del iceberg) es el movimiento de persona, equipos y objetos diversos que se ha programado en el timming. b)
El Timming
Corresponde al desglose de lo que ocurrirá el (o los) día(s) mismo(s) del Evento, desde, a lo menos, una hora antes de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a las personas que trabajan en distintas áreas, abandone el local. Hay dos formas básicas de organizar el timming. La más simple es un listado, ordenado cronológicamente, con las siguientes columnas: Hora
Actividad
Encargado
Ubicación
Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta forma de programar dificulta señalar acciones simultáneas, como por ejemplo, encendido de las luces, conexiones de micrófonos y actuación de una persona o grupo. Pero funciona perfectamente si lo que estamos organizando es un evento con diversas actividades, deportivas por ejemplo, en un lugar como un parque o un club.
Para el caso de una graduación o ceremonia semejante, resulta preferible diseñar un gráfico más detallado. Se organiza en columnas verticales que indicarán: -
Movimiento y actividades de personas. Movimientos de equipos y objetos. Cambios de escenografía. Apertura y cierre de cortinas y puertas. Conexión y desconexión de micrófonos. Accionamiento de luces y proyecciones. Otros.
En franjas horizontales se indicará el tiempo (la hora) en que debe ocurrir cada acción. Estas franjas tendrán distinta duración, desde 30 segundos hasta 15 minutos. A cada enunciado del programa, corresponderá un grupo de franjas horizontales que especificará las acciones necesarias para su implementación. En eventos más complejos, la variedad de columnas verticales será mayor y se detallará más finamente el horario. Por ejemplo, se asignará turnos de maquillaje y peluquería a los distintos actores. Igualmente, deberá distribuirse la supervisión general asignando tareas específicas a cada uno de los miembros del equipo organizador. En este caso, habrá que preparar y entregar listas individuales de chequeo. Si las condiciones lo permite, lo ideal es operar como los estudios de televisión o los grandes teatros, en los que los técnicos están provistos de audífonos, a través de los cuales reciben señales del director. Es conveniente y, frecuentemente, imprescindible, realizar un ensayo general y medir el tiempo necesario para el desplazamiento de personas u objetos, los descansos de los músicos y otros, considerando las distancias a baños y camarines. La fluidez del desarrollo del evento se apoya en un timming bien pensado y bien ejecutado. Los “baches” o faltas de continuidad no solo evidencian errores de organización, sino que desconciertan y hacen perder concentración, emoción y entusiasmo a los participantes.
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5 c)
El Cronograma
También llamado carta gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organización y seguimiento en la preparación de eventos. El cronograma sirve para: - Optimizar el uso del tiempo. - No olvidar ni dejar rezagado ningún aspecto. - Encargar responsabilidades especificas a cada miembro del equipo. - Preveer contratiempos y atrasos. - Controlar y corregir el avance del trabajo. - Apoyar la preparación del presupuesto. El cronograma tiene un aspecto similar al timming, pero abarca un tiempo muchísimo mayor, desde el encargo ale equipo producto hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronológico se separa en días, semanas y meses en la coordenada horizontal. En la coordenada vertical, se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible. Para preparar un cronograma comenzaremos entonces por hacer un listado detallado de actividades. A continuación, definiremos el tiempo necesario para cada una de ellas. Con estos antecedentes, podemos construir las series de actividades sucesivas y sus entrelazamientos. El paso siguiente será la compatibilización de las distintas series y la asignación de fechas de ejecución, priorizando las tareas más largas y complejas y cautelando los pasos críticos. Los rubros habituales en el cronograma de un evento son: a) • • -
Infraestructura. Obtención del local. Acondicionamiento. Levantamiento.
• -
Proyecto. Ejecución. Equipos audiovisuales. Iluminación. Ambientación corporativa. Mobiliario. Decoración.
b) • • • • •
Entrega del mensaje. Discursos. Folletería Exposición Piezas audiovisuales. Regalos y premios.
c) • • • • •
Animación y entretención. Actividades participativas. Animadores. Música en vivo y/o grabada Números artísticos y de variedades. Proyecciones.
d)
Gastronomía.
e) • • •
Recursos humanos Promotoras. Contratación Entrenamiento Supervisores. Guardias de seguridad.
f) • • • •
Aspectos complementarios. Embalaje y transporte. Vestuario. Peluquería y maquillaje Invitaciones.
g) • • •
Utilización promocional del evento. Fotografía, grabación y/o filmación. Invitaciones a la prensa. Inserciones y publicaciones.
h)
Evaluación del evento.
El cronograma no termina el día del evento. Habrá actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluación, tanto interna como con el mandante, la entrega del local, pagos, etc. Cada evento presenta características diferentes y requerirá que su cronograma se más detallado en aspectos específicos.
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6 d)
El Presupuesto
Aunque para todo el mundo está claro que el presupuesto tiene que ver con dinero, hay algunas confusiones en el uso del término. Desde luego, decir presupuesto indica suposición previa de gastos a realizar. Pero incluso dentro de esta precisión, se entiende habitualmente dos conceptos diferentes: - Dinero disponible para determinado. - Calculo estimativo de costos.
un
fin
El presupuesto de un evento constará, con algunas variantes de los siguientes rubros: a) • • • • • • -
Gastos directos Compras Arriendos Sueldos, honorarios y leyes sociales. Transporte Seguros Sub-contratos Gastronomía Imprenta Música y amplificación Grabación y fotografía Inserción y publicaciones Florería y decoración Etc.
b) Gastos Generales • Arriendo, dividendo o costo mensual o estimado de oficina. • Consumos Luz. Agua. Teléfono Internet. Etc. • Sueldos y honorarios del personal permanente. • Gastos de librería y copias. • Colaciones, útiles de aseo, etc. c) Imprevistos: Se basan en la presunción de que habrá gastos no incluidos originalmente en el presupuesto, ya sea por accidente de cualquier tipo, situaciones anómalas o no consideradas o, simplemente, por olvido.
d) Utilidades: habitualmente, se estiman en un porcentaje de los gastos directos o del presupuesto total. e) Impuestos: Dependiendo de la modalidad de contrato, se aplicará el IVA, o la retención a los honorarios profesionales. e) Los Contratos Entre el equipo organizador y el mandante se establecerá un contrato, que, frecuentemente, se reduce a que el cliente firma el presupuesto en señal de aceptación. Por lo tanto, mientras más claramente se estipulen las formas de operación, además de los costos estimados, habrá menos posibilidades de conflicto entre las partes. Existen dos modalidades de contrato básicas: a) Suma Alzada: En un trabajo ejecutado a suma alzada, la agencia se compromete a realizar un evento cuyas características detalla lo más exhaustivamente posible, por una suma determinada. Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costos, esto deberá acordarse también por escrito. En este caso, la agencia asume los riesgos de mayores gastos e imprevistos, pero también tiene la posibilidad de mejores utilidades. b) Administración: Si se trata de un trabajo realizado por administración, la agencia se comporta como un profesional que recibe honorario por una tarea determinada. En este caso, toda la facturación se hace con cargo directo al mandante, quien deberá asumir, también, los imprevistos. La agencia por lo tanto, no correrá riesgos y estarán preestablecidos. Es posible acordar contratos en que ambas modalidades se entremezclen. Por ejemplo, en una exposición, todo lo que tiene que ver con el montaje de la misma puede establecerse como suma alzada y el resto de los rubros manejarse por administración. También hay casos de donaciones, ya sea por auspiciadores u otras instituciones o personas. Y ocurre eventualmente, que parte
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7 de los insumos se reciban en consignación, es decir, que se pague lo que se utiliza efectivamente y se devuelva el resto. Pero en ambas situaciones, deberán considerarse estos rubros en el presupuesto estimativo. Los costos reales del evento, calculados con posterioridad a éste, deberán compararse con lo estimado originalmente, lo que acrecentará nuestra experiencia para abordar futuros encargos. Este aspecto será un factor importante al evaluar el trabajo realizado.
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