LICEO POLIVALENTE MIXTO PRESIDENTE JOSÉ MANUEL BALMACEDA Administración & Comercio VENTAS
UNIDAD III “DESPACHO Y MOVIMIENTO DE MATERIALES” Módulo
:
Verificación de Existencias
Profesor(a)
:
Francisco Quintana Canessa
Alumno(a)
:
Semestre
Curso
I
APRENDIZAJE ESPERADO • Conoce y aplica procedimientos de despacho y movimiento de materiales, según su naturaleza, ubicación y rotación interna.
La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio.
En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.
De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.
En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmeda, En ambos casos enterrar el aserrín, la arena utilizada, al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas.
Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de bodega tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribución, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con las condiciones de seguridad: Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios.
El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las sobre exposiciones o intoxicaciones. Utilizar guantes de goma durante manipulación de productos químicos.
la
No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento. 1.
DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario llamado “Pedido de Materiales”, en triplicado (solicitante, bodega, departamento solicitante) Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega
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mantendrá el pedido en archivo pendiente y activará la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock). Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día el stock y formularios en general. El registro de bodega corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución como la salida de ellos. En la bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso, procedencia o despacho. Los documentos básicamente son:
utilizados
en
bodega,
Órdenes de Compra Notas de pedido o entregas internas Guías de despacho del proveedor Guías de devolución Guías de ingresos Tarjetas de registro de cada artículo (si las tuviera) Notas o solicitud de reposición de stock. Notas o Guías de productos dados de baja. Deberá mantener al día todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la bodega, como por ejemplo: Compras: Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en qué cantidad. Contabilidad: para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja. Control de inventario: Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega Todo material dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
2.
NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS
Respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características:
En cuanto a la capacidad de la bodega: Dimensiones de las superficies Distancias entre las columnas Ubicación de puertas y ventanas. Servicios de carga y descarga. Distancias entre estantes.
En cuanto a los equipos empleados en la bodega: Estanterías: La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Casilleros, Palletes o tableros: Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como “palletes”. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos. Cajoneras, etc. Los principales factores que son necesarios analizar para la determinación del espacio, son los siguientes: NATURALEZA Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares más seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón.
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.
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VOLUMEN, PESO Y FORMA Los materiales se diferencian entre sí en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento. ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTÍCULOS Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodega, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares más apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos: Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento más especializado. Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de bodega
Resumiendo, en cuanto al tipo de material, cantidad, frecuencia y uso, se aconseja: Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar. Situación con respecto a los equipos de manejo. Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta. Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicación. Altura de las Bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. 3.
SISTEMAS DE UBICACIÓN
Una vez verificado el material, el siguiente paso es decidir el lugar donde lo vamos a colocar dentro de la bodega, Este lugar dependerá del plano y distribución que se haya elegido, siendo los más empleados los siguientes: a) ALMACENAMIENTO ORDENADO Es aquel que otorga un único lugar para cada producto, por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de tal forma que en las ubicaciones no puedan colocarse más que materiales de una misma referencia. Este sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular los materiales, así como el control y el recuento se simplifica de gran manera. Es además el único medio a utilizar cuando existen materiales que por su naturaleza perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamaño peso o volumen requieran de sitios específicos en la bodega. Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder emplear los espacios libres asignados a un producto para colocar otra mercadería distinta. Este problema disminuye si existe
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flexibilidad en las asignaciones de espacios, de tal modo que las zonas aumenten o disminuyan según las fluctuaciones de la demanda de los productos. b) ALMACENAMIENTO ALEATORIO Consiste en colocar los materiales en los lugares que quedan libres, a medida que van llegando, sin que exista ningún lugar predefinido para cada referencia. En este tipo de almacenamiento las ubicaciones deben tener dimensiones estándar para en cualquier momento poder ser ocupadas con cualquiera de los productos que pueda recibir la bodega.
menos numerosos, por lo que el espacio a dedicar en la bodega no es muy elevado. Zona Productos B: son un grupo numeroso en cuanto al número de referencias que compone, pero con un nivel de fluctuación medio. Hay que otorgarle ubicaciones con una buena accesibilidad. Zona Productos C: los artículos de esta clase tienen pedidos escasos. Por lo tanto se almacenarán en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones habituales de la bodega.
El almacenamiento aleatorio aprovecha mejor el espacio, pero dificulta la localización de los materiales. Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos tales como líquidos, graneles, etc. c) ALMACENAMIENTO A GRANEL Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos tales como líquidos, graneles, etc.
4-VEX d) OTROS ALMACENAMIENTOS Aparte de la recepción y expedición de los materiales, en una bodega se producen otro tipo de movimientos. Uno de los más importantes son las devoluciones, dentro de este tema hay que distinguir dos tipos: Devoluciones a los proveedores: Suponen la devolución de todo o parte del envío, por no cumplir con las características deseadas. Devoluciones de los usuarios: Cuando un usuario no está satisfecho con el pedido que le ha sido servido, puede proceder a su devolución. En este caso el producto vuelve a entrar a la bodega ya sea para devolver al proveedor o ya sea para dar de baja siguiendo el procedimiento respectivo. Independientemente de si el almacenaje es ordenado o desordenado, en las bodegas se emplean otros criterios para colocar los materiales de tal manera que los movimientos se reduzcan al máximo. Uno de los más importantes es el denominado criterio ABC. Zona Productos A: Debido a que son los productos con mayor fluctuación, se intentarán colocar cerca de la zona de expedición. Hay que tener en cuenta que estos productos son los
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