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Gestiรณn del Costo
Curso Gestiรณn de Proyectos PMI Tercera Unidad: Sesiรณn 7 Dra. Marta Tostes PMP Robert Villanueva Lic. Gabriela Linares FGAD Ciclo 2016-II
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Herramientas Salidas
conceptos
VIDEO INTRODUCTORIO
http://www.youtube.com/watch?v=AcjdeUZIIPw
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Conceptos
Planificar la gestión de los costos
Estimar los costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los costos
Cuerpo del Conocimiento - PMBOK GRUPOS DE PROCESOS AREAS DEL CONOCIMIENTO
PLANIFICACIÓN
INICIO
4.1. Desarrolla 4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto constitución PROYECTO del proyecto 5.1.
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
SEGUIMIENTO Y CONTROL
EJECUCION
CIERRE
4.4. Monitorear y Controlar el trabajo 4.6. Cerrar 4.3 . Dirigir y gestionar el trabajo del del proyecto. proyecto o proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de fase. Cambios Validar el Alcance 5.5. 5.6. Controlar el Alcance
Planificar la Gestión del Alcance Recopilar Requisitos 5.2. Definir el Alcance 5.3. Crear la EDT 5.4.
6.1. Planificar la Gestión del Cronograma.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
6.2. Definir las actividades. 6.3. Secuenciar las actividades.
6.7. Controlar el Cronograma.
6.4. Estimar los Recursos de las actividades 6.5. Estimar la duración de las actividades
6.6. Desarrollar el Cronograma 7.1. Planificar la Gestión de los costos 7.2. Estimar los costos 7.3. Determinar el presupuesto
7. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO 8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
8.1. Planificar la Gestión de Calidad
7.4. Controlar los costos. 8.2. Realizar el aseguramiento de la
calidad
8.3. Controlar la calidad.
9.2. Adquirir el equipo del proyecto.
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL PROYECTO
9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH
9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones
10.2. Gestionar las comunicaciones
9.4. Dirigir el equipo del proyecto
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
de proyecto.
11.1. Planificar la Gestión de riesgos. 11.2. Identificar los riesgos 11.3. Analizar cualitativamente los riesgos
10.3. Controlar las comunicaciones.
11.6. Controlar los riesgos.
11.4. Analizar cuantitativamente los riesgos
11.5. Planificar la respuesta a los riesgos
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica r los DEL PROYECTO Interesados.
12.1.
Planificar la Gestión de las adquisiciones.
13.2. Planificar la Gestión de los Interesados.
12.2. Efectuar las adquisiciones
12.3. Controlar las adquisiciones
13.3. Gestionar la relación con los Interesados.
13.4. Controlar la Relación con los Interesados.
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 3/41
12.4. Cerrar las adquisiciones
Conceptos
Planificar la gestión de los costos
Estimar los costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los costos
¿De qué se ocupa? Se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar el cronograma También considera el efecto de las decisiones del proyecto en el:
Costo de uso
Mantenimiento Soporte
Producto
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Conceptos
Planificar la gestiรณn de los costos
Estimar los costos
Determinar el Presupuesto
Conceptos asociados Costos directos Costos indirectos Costos variables Costos fijos Ganancia Impuestos Descuentos y aportaciones de ley. Horas extra Bonificaciones
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Controlar los costos
Planificar la gestión de los costos
7.1 Planificar la Gestión de los Costos
• Plan para la dirección del proyecto • Acta de Constitución • Factores ambientales • Activos de procesos de la organización
• Juicio de Expertos • Técnicas analíticas • Reuniones
• Plan de Gestión de los Costos
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 6/41
Planificar la gestión de los costos
Plan de Gestión de Costos
Provee una guía de cómo los costos del proyecto serán:
Planificado
Estructurado
Estimado
Preparado
Controlado Incluye Nivel de precisión Unidades de medida Enlaces con los procedimientos de la organización (CA) Umbrales de control Reglas de valor ganado Procedimientos de control de cambios Formatos de informe Descripciones de proceso (de los tres procesos) Métodos para documentar los costos
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Estimar los costos
7.2 Estimar los costos
• Plan de gestión de los costos • Plan de gestión de los recursos humanos • Línea base del alcance • Cronograma del proyecto • Registro de riesgos • Factores ambientales • Activos de procesos de la organización
• • • • • • • • • •
• Estimación de costos de las actividades • Base de las estimaciones • Actualizaciones a los documentos del proyecto
Juicio de Expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación ascendente Estimación por tres valores Análisis de reservas Costo de la calidad Software de gestión de proyectos Análisis de ofertas de proveedores Técnicas grupales
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 8/41
Estimar los costos
Consiste en desarrollar un aproximaciรณn de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
Las estimaciones deben refinarse conforme avanza el proyecto
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Estimar los costos
¿Cómo hacer las estimaciones? JUICIO DE EXPERTOS (Expert Judgment) Puro o Delphi. ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA (Analogous Estimating) Usa los costos reales de un proyecto previo similar como la base para la nueva estimación.
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (Parametric Estimating) Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.
ESTIMACIÓN POR TRES VALORES (Three-Point Estimate) Utilizada cuando existe un grado de incertidumbre alto en la estimación de los costos de la actividad. Basado en tres estimados: Más Probable (CM), Optimista (CO) y Pesimista (CP) Estimación por Tres Valores (CP+4CM+CO) 6
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Estimar los costos
¿Cómo hacer las estimaciones? ESTIMACIÓN ASCENDENTE (Bottom-up Estimating) Consiste en estimar el costo de los paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma con el nivel más bajo de detalle.
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Estimar los costos
¿Cómo hacer las estimaciones? SOFTWARE DE ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS (Project Management Estimating Software) MS Project, Primavera. ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES (Vendor bid Analysis) En los casos en que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos (licitaciones), se puede solicitar al equipo de proyecto que realice las estimaciones de los costos para cada entregable y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto. TÉCNICAS GRUPALES DE TOMA DE DECISIONES Empleadas por los miembros del equipo e interesados que tienen responsabilidad con los gastos del proyecto para tener una estimación real de las actividades del proyecto Ejemplos: Lluvia de Ideas, técnica de Delphi
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Determinar el Presupuesto
7.3 Determinar el presupuesto
• Plan de gestión de los costos • Línea base del alcance • Estimación de costos de las actividades • Activos de procesos de la organización • Base de las estimaciones • Cronograma del proyecto • Calendarios de recursos • Registro de riesgos • Acuerdos
• • • • •
• Línea base de costos • Requisitos de financiamiento del proyecto • Actualizaciones a los documentos del proyecto
Agregación de costos Análisis de reservas Juicio de expertos Relaciones históricas Conciliación del límite de financiamiento
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 13/41
Presupuesto
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Controlar los costos
7.4 Controlar los costos
• Plan para la dirección del proyecto • Requisitos de financiamiento del proyecto • Datos de desempeño del trabajo • Activos de procesos de la organización
• Gestión del valor ganado • Pronósticos • Índice de desempeño del trabajo por completar • Revisiones del desempeño • Software de gestión de proyectos • Análisis de reservas
• Información de desempeño del trabajo • Pronósticos de costos • Solicitudes de cambio • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto • Actualizaciones a los documentos del proyecto • Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 15/41
Controlar los costos
Controlar los costos Proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costos.
¿Qué Implica?
Registrar gastos reales
Revisar los cambios a través del proceso de control integrado de cambios
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Controlar los costos
Valor ganado ▪
TÍPICAS PREGUNTAS EN LOS PROYECTOS
▪
¿Cuándo se va terminar el proyecto? ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento? ¿Cuánto va a costarnos finalmente este proyecto? ¿Estamos dentro del cronograma aprobado? ¿Estamos dentro del presupuesto aprobado? ¿Cuánto más hay que gastar? ¿Cuánto trabajo hemos realizado?
¿QUIÉNES HACEN ESTAS PREGUNTAS?
La Alta Gerencia El Cliente El Gerente General El Jefe de Proyecto Los subalternos
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Controlar los costos
TĂŠrminos utilizados EV
Earned Value
PV
Planned Value
AC
Actual Cost
BAC
Budget at completion
EAC
Estimate at completion
ETC
Estimate to complete
VAC
Variance at completion 18/41
Controlar los costos
TĂŠcnica del Valor ganado
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Controlar los costos
Anรกlisis de valor ganado
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Controlar los costos
Variación del Costo
CV = EV – AC
Positivo costo menor al presupuestado
Negativo presupuesto excedido 21/41
Controlar los costos
Variación del tiempo SV = EV – PV Positivo menor tiempo al planificado Negativo tiempo excedido
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Controlar los costos
Índice de rendimiento de costo CPI = EV / AC
>1 costo real menor al presupuestado
< 1 presupuesto excedido
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Controlar los costos
Índice de rendimiento de cronograma SPI = EV / PV
>1 tiempo empleado menor al planificado
< 1 retrasos con respecto a la planificación
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Controlar los costos
Estimate at completion
Situación 1: sin cambios significativos EAC = AC + (BAC – EV) EAC = AC + ETC
Situación 2: con cambios significativos en los costos EAC = AC + (BAC – EV)/CPI
Estimate to complete ETC = EAC – AC
Variance at completion VAC = BAC - EAC
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Ejemplo: Valor Ganado
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Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
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Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 27/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 28/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Calcule el valor ganado, SV, SPI, CV, CPI.
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 29/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 30/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 31/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 32/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 33/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 34/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 35/41
Controlar los costos
Ejemplo de Valor Ganado
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 36/41
Controlar los costos
Variables clave para medir el desempeño
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Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 37/41
Controlar los costos
Proyecciones
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 38/41
Controlar los costos
Ejercicio de Valor Ganado Datos: Alcance: construir 41 bloques de 10m2 cada uno Cada bloque dura 1 día en construir Cada bloque está presupuestado en $1000 El costo real al día 14 es $14100 Se han construido 12 bloques al día 14 *Se tienen variaciones típicas en costos, ajustadas por su CPI para estimar el trabajo restante. Pregunta: ¿Cuál es la situación del Proyecto al día 14? CV, CPI, SV, SPI, VAC
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Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 39/41
Controlar los costos
Ejercicio de Valor Ganado Respuesta: AC= $14100 PV= $14000 EV= $12000
CV= EV – AC = -$2,400 Proyecto sobre costeado al día 14. SV= EV – PV = -$2,000 Proyecto retrasado al día 14 CPI= EV/AC= 0.82
SPI= EV/PV= 0.86 BAC= $41000 ; EAC=BAC/CPI=53,658.54 (53,012, si 0.83) VAC= BAC-EAC= -$9,658.54 (o 9012.05)
TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 32000/29600 = 1.08 (por cada dólar gastado debo obtener un trabajo equivalente a $1.08)
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Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 40/41
HASTA AQUÍ! ¿ Qué hemos aprendido hoy ?
El área de gestión de costos incluye 4 procesos :
Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Preparar el presupuesto de los costos Controlar los costos
•
La gestión de los costos brinda la posibilidad de gestionar adecuadamente los recursos a partir de el establecimiento de un presupuesto y mecanismos de monitoreo.
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