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Gestiรณn de las Comunicaciones Curso Gestiรณn de Proyectos PMI Tercera Unidad: Sesiรณn 10 Dra. Marta Tostes PMP Robert Villanueva Lic. Gabriela Linares FGAD Ciclo 2016-II
Herramientas Salidas
conceptos
Conceptos
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones
Cuerpo del Conocimiento - PMBOK AREAS DEL CONOCIMIENTO
GRUPOS DE PROCESOS PLANIFICACIÓN
INICIO
EJECUCION
SEGUIMIENTO Y CONTROL
4.4. Dar seguimiento y Controlar el 4.1. Desarrolla trabajo del proyecto. 4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2. Desarrollar el plan para la dirección 4.3. Dirigir y gestionar la ejecución del constitución del proyecto proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de PROYECTO del proyecto Cambios 5.1.
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Planificar la Gestión del Alcance 5.2. Recopilar Requisitos 5.3. Definir el Alcance 5.4. Crear la EDT
CIERRE 4.6. Cerrar proyecto o fase.
5.5. Validar el Alcance 5.6. Controlar el Alcance
6.1. Planificar la Gestión del Cronograma. 6.2. Definir las actividades. 6.3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
6.7. Controlar el Cronograma.
6.4. Estimar los Recursos de las actividades 6.5. Estimar la duración de las actividades 6.6. Desarrollar el Cronograma 7.1. Planificar la Gestión de los costos 7.2. Estimar los costos 7.3. Preparar el presupuesto de costos
7. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
7.4. Controlar los costos.
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
8.1. Planificar la Gestión de Calidad
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL PROYECTO
9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH
9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones
10.2. Gestionar las comunicaciones
8.2. Realizar el aseguramiento de la
calidad
8.3. Controlar la calidad.
9.2. Adquirir el equipo del proyecto.
9.4. Dirigir el equipo del proyecto
de proyecto.
11.1. Planificar la Gestión de riesgos. 11.2. Identificar los riesgos 11.3. Analizar cualitativamente los riesgos
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
10.3. Controlar las comunicaciones.
11.6. Controlar los riesgos.
11.4. Analizar cuantitativamente los riesgos 11.5. Planificar la respuesta a los riesgos
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO 13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
12.1. 13.1. Identifica r los Interesados.
Planificar la Gestión de las adquisiciones.
13.2. Planificar la Gestión de los Interesados.
12.2. Efectuar las adquisiciones
12.3. Controlar las adquisiciones
13.3. Gestionar la relación con los Interesados.
13.4. Controlar la Relación con los Interesados.
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 2/26
12.4. Cerrar las adquisiciones
Conceptos
INTRODUCCIÓN
http://www.youtube.com/watch?v=ZNI y-vZzHPQ
http://www.youtube.com/watch?v=F -MkFSGISiU
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 4/26
Conceptos
INTRODUCCIÓN
¿En qué gasta entre el 80% y el 90% de su tiempo el director de proyecto? Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 5/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones Es el área de conocimientos que emplea los procesos requeridos para asegurar una rápida y apropiada comunicación:
* Los gerentes de proyecto pueden gastar una cantidad de tiempo inmensa comunicándose con su equipo, con los interesados, cliente y patrocinador. Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 7/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 8/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones
“Identificar las necesidades de comunicación de los interesados es clave para la Gestión de las Comunicaciones” Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 9/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones Dimensiones de la Comunicación:
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 10/26
Conceptos
Dinámica
Gestión de las Comunicaciones Lectura – Aprendizaje colaborativo
1-Dividir en grupo la lectura: para cada uno, la parte respectiva.
2-Preparar resumen sobre cada parte para exponer al grupo y prepararse para responder en plenaria
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 14/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones Dimensiones de la Comunicación:
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 11/26
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones Habilidades para la Comunicación: Escuchar activa y efectivamente Preguntar para asegurar que se entiende Educar al equipo para que se conozca y así actúe más efectivamente Búsqueda de datos para confirmar o identificar información Definir y gestionar las expectativas Persuadir a personas u organizaciones para realizar acciones Motivar para alentar Resumir, recapitular y definir próximos pasos Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 12/26
Dinámica 1
Conceptos
Gestión de las Comunicaciones Ejercicio 1:
FE= Formal Escrito IE= Informal Escrito FV= Formal Verbal IV= Informal verbal
Información / Documento
Dimensión
1. Actualizar el Plan de Gestión del Proyecto
FE
2. Presentaciones a la Gerencia 3. Documentando un problema complejo 4. El cliente ha revisado los entregables y ha dado su conformidad. Ahora debe comunicárselo al gerente del proyecto.
5. Hacer cambios a un contrato 6. Informar pobre rendimiento a un miembro del equipo (segunda vez) 7. Tomar notas de una conversación telefónica 8. El equipo ha implementado un cambio aprobado. Como gerente de proyecto necesitas informar a tu cliente que el cambio ha sido realizado. Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 13/26
Conceptos
Dinámica 2
Gestión de las Comunicaciones Ejercicio 2: Si te encuentras escribiendo una propuesta para solicitar presupuesto
adicional, ¿qué estilo de comunicación eliges? a. Formal y horizontal b. Formal y vertical c. Informal y vertical d. Informal y horizontal
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 14/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 16/26
Gestionar las Comunicaciones
10.2 Gestionar las Comunicaciones
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 17/26
Controlar las Comunicaciones
10.3 Controlar las Comunicaciones
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 18/26
Desarrollar Plan para la Direcciรณn del Proyecto
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Análisis de requisitos de comunicaciones • El número de canales de comunicación es igual a:
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 20/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Modelo de comunicación :
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 21/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Tecnología de la Información: • Factores que afectan la selección: Urgencia de la información Disponibilidad de la tecnología Facilidad de uso Ambiente del Proyecto Confidencialidad de la Información
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 22/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Proceso de transmisión de la información
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 23/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Métodos de Comunicación Comunicación Interactiva.- Entre dos o más partes, realizando intercambio multi direccional de información. Es la forma más efectiva de asegurar un entendimiento, común entre las partes. Incluye: reuniones, llamadas telefónicas, video conferencias, etc. Comunicación “Push”.- Enviada a aquellos que necesitan conocer la información. Asegura que la información se ha enviado pero que ha sido entendida o recibida por la audiencia. Incluye: Cartas, Memos, reportes, e-mail, correo de voz, notas de prensa. Comunicación “Pull”.- Usado para grandes cantidades de información o audiencias muy numerosas. Usuarios deben de accesar al contenido de la información a su discreción. Incluye: Intranets, e-learning, repositorios de conocimiento, etc. Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 24/26
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Reuniones Para toma de decisiones Casuales, vs Formales
Formales Agenda Hora Lugar Temas a ser tratados
Circulado con anterioridad
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 25/26
Conceptos
Dinámica 4
FORMATO B: Matriz de comunicaciones Elaborar la matriz con todos los interesados del proyecto. Interesados
Método de Responsables Frecuencia de Comunicación a Del equipo de comunicación Tipo de comunicación ser utilizado comunicarse (semana, a utilizar (Memorando, con el quincenal, correo electrónico, interesado mensual) actas, etc.)
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