Análisis y Diseño de Puestos
Análisis y Diseño de Puestos Temas • • • • • •
Análisis de flujos de trabajo Cargo Diseño de Cargos Descripción de Cargos Análisis de Cargo Evaluación de Cargos
Análisis y Diseño de Puestos ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE RECURSOS DE RECUERSOS HUMANOS HUMANOS
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA SUBSISTEMA DE DE DE PROVISION APLICACION
APLICACION
SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO
SUBSISTEMA DE DESARROLLO
SUBSISTEMA DE CONTROL
Diseño de cargos. Descripción y Análisis Orientación y Ubicación (Socialización) Evaluación del Desempeño
Diseño del Cargo Análisis del flujo de trabajo
El proceso de analizar cómo se crea o añade trabajo en los procesos actuales de una empresa.
Análisis del flujo de trabajo • El análisis del flujo de trabajo observa cómo se mueve el trabajo desde el cliente (la fuente de la demanda) a través de la organización, hasta el momento en que ese trabajo abandona la organización en forma de producto o servicio para el cliente (la respuesta a la demanda).
Análisis del flujo de trabajo • De igual modo, ayuda a hacer adelantos importantes en reingeniería del proceso productivo (RPP). • La RPP es un replanteamiento fundamental y un nuevo diseño radical de los procesos empresariales para conseguir mejoras considerables en costos, calidad, servicio y velocidad.
Análisis del flujo de trabajo Procesamiento de una solicitud de crédito en IBM Credit Corporation, antes y después de la RPP Flujos de trabajo utilizando especialistas Recepcionista del servicio de consumidores
Controlador de créditos
Especialista en prácticas empresariales
Fijador de precios
Llama al representante de ventas
Verifica los créditos del consumidor
Modifica el crédito estándar en función de las necesidades del consumidor
Fija el tipo de interés del crédito
Administrador
Convierte la información en cláusulas
Flujos de trabajo tras la reingeniería del proceso productivo Estructurador del acuerdo
Al consumidor
Utiliza un sofisticado programa informático para procesar toda la solicitud del crédito
Al consumidor
Análisis del flujo de trabajo • Métodos de Descripción y Análisis de Trabajos Estas tareas de descripción y el análisis del trabajo son de responsabilidad de la línea y función del staff. • Los métodos que mas se utilizan son:
Observación Directa Cuestionarios Entrevista Directa Métodos Mixtos
Las técnicas del análisis del trabajo Técnica 1. Análisis del inventario de trabajo
Grupo de Método de empleados recopilación Resultados de datos del análisis centrados en Un gran Cuestionario número de trabajadores
Descripción
Clasificación Las tareas se clasifican en de tareas función de la persona envuelta en el trabajo*, el supervisor, o el analista. Las clasificaciones pueden ser en función de características tales como la importancia de la tarea o el tiempo para realizarla.
Para cada dimensión del 2. Técnica de las Cualquiera Entrevista Descripción de incidencias comportamientos trabajo, se identifican los incidentes de críticas comportamiento que son malos para un rendimiento excelente.
* El término involucrado hace referencia a la persona que ocupa el trabajo en cuestión.
Las técnicas del análisis del trabajo Técnica
Grupo de Método de empleados recopilación Resultados del análisis centrados en de datos
Descripción Los elementos se clasifican según seis escalas (por ejemplo, grado de utilización, importancia del trabajo). Las clasificaciones son analizadas por una computadora.
3. Cuestionario Cualquiera de Análisis de Posiciones (CAP)
Cuestionario Clasificación de 194 elementos de trabajo
4. Análisis del Cualquiera Trabajo Funcional (ATF)
Clasificación Originalmente diseñado Entrevista del afectado y para mejorar la asesoría y de grupo/ el empleo de los inscritos Cuestionario su relación con la gente, en la oficina local de los datos y las empleo. Se generan definiciones de los trabajos cosas y se presentan a los involucrados*para que cualifiquen dimensiones tales como la frecuencia y la importancia.
Las técnicas del análisis del trabajo Técnica
Grupo de Método de empleados recopilación Resultados del análisis centrados en de datos
5. Análisis Manufacturas Observación de métodos (estudio de movimientos)
Tiempo por unidad de trabajo
Control
Técnica de Evaluación Revisión de Programas.
y
(PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECNIQUE) La Planeacion ejemplificadas redes PERT.
de Redes por las
Medio sistemático para determinar el tiempo estándar de diversas tareas laborales. Basado en la información y cronometraje de las tareas. Evento medible
Tipos de Tiempo Control actividad Entrevista Calificación y 6. Análisis del Cualquiera conocimientos trabajo • Control necesarios orientado por Preventivo líneas directrices Técnicas de Control dirigidas al futuro
Descripción
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Los involucrados en un actividad trabajo identifican las obligaciones, así como los conocimientos, cualificación, habilidades físicas y otras características necesarias para realizar el trabajo. 22/08/2002 33
Cargo • CARGO Las personas trabajan en las organizaciones a través de los cargos que ocupan. El cargo se fundamenta en las nociones de tarea, atribución y función. a. Tarea: actividades que ejecuta el ocupante del cargo. b. Atribución: es una tarea un poco mas sofisticada por ejemplo: firmar cheques. c. Función: Conjunto de tareas o atribuciones.
Cargo โ ข CARGO Definiciรณn: Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posiciรณn definida en la estructura organizacional, en el organigrama.
Diseño del Cargo •
Concepto de Diseño del Cargo Diseñar un cargo implica establecer cuatro condiciones fundamentales.
1. 2. 3.
4.
Conjunto de tareas y atribuciones (contenido del cargo) Como deberá cumplir esas atribuciones y tareas (métodos y procesos de trabajo) A quien deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), relación con su jefe A quien deberá supervisar o dirigir (autoridad), relación con subordinados
Diseño del Cargo Cinco enfoques del Diseño del Cargos: La Simplificación del trabajo La Ampliación del trabajo La Rotación del trabajo El Enriquecimiento del trabajo El Diseño del trabajo en función de equipos
Diseño del Cargo • La Simplificación del trabajo Supone que el trabajo puede dividirse en tareas simples y repetitivas que maximizan la eficiencia. La simplificación puede ser mas eficiente en un entorno estable, es menos eficaz en un entorno de cambios, en el que los consumidores demandan productos personalizados de alta calidad. La simplificación lleva a altos niveles de rotación de trabajadores y bajos niveles de satisfacción
Diseño del Cargo • La Ampliación del trabajo y Rotación del trabajo Se utiliza para volver a diseñar los cargos y reducir la fatiga y el aburrimiento de los trabajadores que realizan un trabajo simplificado y altamente especializado. La ampliación del trabajo aumenta la cantidad de tareas de un trabajo. La rotación del trabajo hace que los trabajadores se turnen en distintas tareas bien definidas sin que se interrumpa el flujo de trabajo.
Diseño del Cargo El Enriquecimiento del trabajo Amplia la dimensión horizontal como vertical de un trabajo. No solo mas partes de una cadena de montaje si no la totalidad del producto es de su responsabilidad. El enriquecimiento del trabajo ofrece mas oportunidades de autonomía y retroalimentación a los trabajadores, también se les da mas responsabilidad para la toma de decisiones, tales como la programación del trabajo, la determinación de los métodos, y la valoración de la calidad.
Diseño del Cargo El Diseño del cargo en función de equipos En este caso los trabajos se diseñan para un equipo, no para una persona. Se trata de un equipo que realice una tarea completa. Los miembros del equipo tienen la capacidad de decidir entre ellos como van a realizar el trabajo. Este diseño del trabajo en equipo se ajusta mejor a estructuras planas y sin fronteras.
Diseño del Cargo • Modelos de Diseño de Cargos Modelo clásico o tradicional Modelo Humanista de las relaciones Humanas Modelo Situacional o de Contingencia
Diseño del Cargo • Modelos de Diseño de Cargos Modelo clásico o tradicional Énfasis en la fragmentación de las tareas, la simplificación de las actividades, la súper especialización del trabajador. Búsqueda de eficiencia máxima. Idea: • THE BEST WAY (determinación de la mejor manera de desempeñar las tares) • RACIONALIZACION DEL TRABAJO (utilización de incentivos salariales)
Diseño del Cargo
• Modelos de Diseño de Cargos Modelo Humanista de las relaciones Humanas
Este modelo no se preocupa por el diseño del cargo, su diferencia radica en las implicaciones humanas. El modelo humanista permite una mayor interacción entre las personas y sus superiores y la participación en algunas decisiones acerca de las tareas de la unidad, como un medio para satisfacer sus necesidades individuales y aumentar la moral del personal. • • •
Idea El contexto del cargo (envoltura) Las condiciones sociales en el que se desempeña No importa su contenido o su ejecución.
Diseño del Cargo Modelo Clásico
v/s
Modelo Humanista
Énfasis en la tarea y en la tecnología Énfasis en la persona y el grupo social Concepto del hombre económico
Concepto del hombre social
Recompensas Salariales y Materiales
Recompensas sociales y simbólicas
Mayor eficiencia gracias al método de trabajo
Mayor eficiencia, gracias a la
Preocupación por el contenido del cargo
Preocupación por el contexto del cargo
El gerente imparte las ordenes
El gerente es el líder
Ordenes e imposiciones
Comunicación e información
Obediencia estricta
Participación en las decisiones
satisfacción de las personas
Diseño del Cargo • Modelos de Diseño de Cargos Modelo Situacional o de Contingencia Es el enfoque mas amplio y complejo; tiene en cuenta dos variables: 1.-Las diferencias individuales de las personas y 2.-Las tareas involucradas. De ahí la denominación de situacional, porque depende de la adecuación del diseño del cargo a esas dos variables. Idea • La estructura organizacional • La tarea • La persona
Diseño del Cargo • Modelos de Diseño de Cargos Modelo Situacional o de Contingencia Este modelo hecha por tierra las suposiciones de estabilidad y permanencia de los objetivos y procesos organizacionales, se basa en la ampliación continua del cargo mediante el enriquecimiento de las tareas. Los cargos cambian “evolucionan” con el desarrollo personal del empleado y el desarrollo tecnológico de la tarea.
Descripci贸n y An谩lisis de Cargos Descripci贸n del Cargo
Un documento escrito que identifica, describe y define un puesto de trabajo en funci贸n de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones.
Descripci贸n y An谩lisis de Cargos
Descripci贸n del cargo Existen dos tipos: 1.-Descripciones especificas del trabajo 2.-Descripciones generales del trabajo
Descripción y Análisis de Cargos Descripción del cargo 1.-Descripciones especificas del cargo, es un resumen detallado de las tareas, obligaciones y responsabilidades de un trabajo. Este tipo de descripción se asocia con estrategias de flujo de trabajo que destacan la eficiencia, el control y la planificación detallada del trabajo. Se ajusta mejor a una estructura burocrática, con fronteras bien definidas que separan las distintas funciones y niveles de dirección.
BUROCRATICA DIRECCION ARRIBA-ABAJO MUCHOS NIVELES JERARQUICOS TAREAS MUY ESPECIALIZADAS DESCRIPCION MUY DETALLADA DE TAREAS FRONTERAS RIGIDAS ENTRE TAREAS Y UNIDADES LOS INDIVIDUOS TRABAJAN INDEPENDIENTES LA CARRERA ES JERARQUICA DENTRO DE UNA MISMA FUNCION
Descripción y Análisis de Cargos Descripción del cargo 2.-Descripciones generales del trabajo,es un descripción nueva se asocia con estrategias de flujo de trabajo que destacan la innovación, la flexibilidad y una planificación amplia del trabajo. Este tipo de descripción se adecua mejor a una estructura plana o sin fronteras, en la que los limites entre funciones y niveles de dirección están difusos.
PLANA DIRECCION DESCENTRALIZADA POCOS NIVELES JERARQUICOS TAREAS DEFINIDAS EN TERMINOS GENERALES DESCRIPCION GENERICA DE TAREAS FRONTERAS FLEXIBLES ENTRE TAREAS Y UNIDADES ENFASIS EN LOS EQUIPOS FUERTE ATENCION EN EL CLIENTE LA CARRERA ES HORIZONTAL ENTRE DISTINTAS FUNCIONES
Descripción y Análisis de Cargos Descripción del cargo 2.-Descripciones generales del trabajo.
SIN FRONTERAS •JOINT VENTURES CON CONSUMIDORES, PROVEEDORES Y COMPETIDORES •ENFASIS EN LOS EQUIPOS, CUYOS MIEMBROS PUEDEN CAMBIAR DE LUGAR DENTRO DE LAS FRONTERAS DE LA ORGANIZACIÓN
Descripción y Análisis de Cargos • Descripción del Cargo Preguntas ¿Qué hace el ocupante? ¿Cuándo lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Por qué lo hace?
Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.
Descripción y Análisis de Cargos • Descripción del Cargo 1.-Nombre del Cargo 2.-Posición del cargo en el organigrama Descripción = Aspectos Del Intrínsecos Cargo
3.-Contenido del Cargo
a.-Nivel del Cargo b.-Subordinación c.-Supervisión d.-Comunicaciones Colaterales
Diarias Tareas Semanales o Mensuales Funciones Anuales Esporádicas
Descripción y Análisis de Cargos • Análisis de Cargos Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige al ocupante. La idea es estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada.
Descripción y Análisis de Cargos • Análisis de Cargos
Análisis Aspectos de = Extrínsecos Cargo
Factores De Especif.
1.-Requisitos Intelectuales
a.-Instrucción Básica b.-Experiencia Necesaria c.-Iniciativa Necesaria d.-Aptitudes Necesarias
2.-Requisitos físicos
a.-Esfuerzo Físico b.-Concentración Necesaria c.-Constitución Física Necesaria
3.-Responsabilidades Implícitas
a.-Por Supervisión b.-Por Materiales y Equipos c.-Por Métodos y Procesos d.-Por dinero, títulos, valores o documentos e.-Por Información Confidencial f.-Por Seguridad de Terceros
4.-Condiciones de Trabajo
a.-Ambiente de trabajo b.-Riesgos Inherentes
Evaluación de Cargos • Con la información obtenida de cada cargo dentro de la organización los especialistas en compensaciones o analistas de cargos cuentan con información básica para evaluar los cargos. • Las evaluaciones de cargos son procedimientos sistemáticos para determinar el valor relativo de cada cargo, considera; las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo.
Evaluación de Cargos • Objetivos y Métodos de Evaluación El objetivo de la evaluación del cargo es decidir el nivel de sueldos y salarios que corresponderá a cada uno. Los sistemas empleados son variados pero los mas utilizados son. 1) 2) 3) 4)
Método de Jerarquizacion Graduación de puestos Comparación de Factores Sistemas de Puntuación
Evaluación de Cargos •
Objetivos y Métodos de Evaluación
1)
Método de Jerarquizacion Los cargos se integran en una escala subjetiva de acuerdo a su importancia relativa, a veces se considera grados diferenciadores. (responsabilidad, capacitación, esfuerzo, etc.)
2)
Método de Graduación de Puestos Graduación o clasificación de cargos, consiste en asignar a cada cargo un grado.
Se compara la descripción del cargo con una descripción estandarizada.
Evaluación de Cargos •
Objetivos y Métodos National Position Evaluation Plan de la MAA de Evaluación
3)
Método de Comparación de Factores Se evalúan los componentes esenciales de los cargos y se valora cada uno de los componentes básicos de los puestos esenciales, los componentes esenciales son los factores comunes a todos los cargos (responsabilidad, capacitación, esfuerzo mental, esfuerzo físico y condiciones laborales), posteriormente mediante comparación se determina la importancia relativa de cada cargo.
4)
Método de Puntuación Similar a de comparación de factores pero mas profundo (mas diferenciador).
Puntos asignados según los grados de los factores
Factor Habilidades 1. Conocimiento 2. Experiencia 3. Iniciativa e ingenuidad Esfuerzo 4. Exigencias físicas
Primer Segundo Tercer Cuarto Quinto nivel nivel nivel nivel nivel 14 22 14
28 44 28
42 66 42
56 88 56
70 110 70
10 5. Concentración visual o mental 5 Responsabilidad 6. Equipo o proceso 5 7. Material o producto 5 8. Seguridad de otras personas 5 9. Trabajo de otras personas 5 Condiciones del empleo 10. Condiciones de trabajo 10 11. Peligros 5
20 10
30 15
40 20
50 25
10 10 10 10
15 15 15 15
20 20 20 20
25 25 25 25
20 10
30 15
40 20
50 25
Evaluación de Cargos Objetivos y Métodos de Evaluación 4) Método de Puntuación Jerarquía de puestos de trabajo administrativos, niveles salariales y bandas salariales semanales de una oficina hipotética 1 Puntos 300 298 Secretaria ejecutiva/ Auxiliar administrativo Secretaria de dirección 290 Secretaria 230 Oficial mayor 225 Encargado de cobros y pagos 220 Contable 175 Administrativo general 170 Secretaria de depart. jurídico/Adjunto 165 Operador jefe de tratamiento de textos160 125 Operador de tratamiento de textos 120 Administrativo de compras Administrativo de nóminas 120 Mecanógrafo 115 Encargado de archivos 95 Encargado de correspondencia 80 Encargado de personal 80 Recepcionista 60 Rep. del servicio al cliente
2 nivel salarial 5
3 Banda salarial semanal 500-650$
4
450-550$
3
425-475$
2
390-430$
1
350-400$