PLANEACION Y ADMINISTRACION ESTRATEGICA
PLANEACIÓN
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN • La planeación es la función administrativa básica que implica: – el establecimiento de objetivos y – el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, – apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN • La administración sin planeación no tiene razón de ser: – Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
PLANEACION • Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera. • Incluye determinar: – las misiones globales, – identificar los resultados claves y – fijar objetivos específicos, – así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos. www.auladeeconomia.com
PLANEACION • Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. • Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación. www.auladeeconomia.com
PLANEACION • En conclusión, la planeación es: el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos. www.auladeeconomia.com
PLANEACION • SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUE DEBE HACERSE?
• SE OCUPA DE LOS MEDIOS: ¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACION ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
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Importancia de la planeaci贸n Da sentido de direcci贸n Facilita el control
Planeaci贸n Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
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SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN • La planeación y el control son inseparables. • Los planes establecen los estándares de control. • Cualquier control sin planes carece de sentido.
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ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control Planeación
Instrumentación de los planes
Control Desviación Acción correctiva
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Principales objetivos de la planeación • Facilitar el control: • Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos. • Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de la planeación • Reducir la incertidumbre: • Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
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Principales objetivos de la planeación • Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: • Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
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Principales objetivos de la planeación • Establecer el esfuerzo coordinado: • Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos. www.auladeeconomia.com
Tipos de planes • Planes por su ámbito de influencia • Planes por su horizonte temporal
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Planes por su ámbito de influencia • Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. • Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos. www.auladeeconomia.com
Planes por su horizonte temporal • Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. • Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años. • Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. • Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo. www.auladeeconomia.com
Planes por especificidad • Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. • Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN • • • • • • • • •
Propósito y misión estratégicos Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Políticas Procedimientos Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com
PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS • La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa. • Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS • El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS • La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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VISION โ ข La visiรณn es la orientaciรณn que la alta direcciรณn le da a la empresa; es decir, expresa cรณmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
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VISION • Debe cubrir ciertas características: – ser formuladas por la alta dirección, – conocida y compartida por todos los colaboradores, – sustentarse en los valores de la organización, – ser positiva y alentadora y, lo más importante, – orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado. www.auladeeconomia.com
Premisas • Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. • Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
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Premisas • La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.: – fortalezas, – oportunidades, – debilidades y – amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización. www.auladeeconomia.com
OBJETIVOS Y METAS • Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer. – Son fines a los que se quiere llegar. – Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. – Surgen de los objetivos. – Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos. www.auladeeconomia.com
OBJETIVOS Y METAS • Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. – Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). – Los objetivos son el fin determinado. – Son los que permiten alcanzar metas. – Constituyen el plan básico de la empresa. www.auladeeconomia.com
ESTRATEGIAS • La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla. – Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICAS • Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad. – Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal. – Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS • Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. – La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. – Pueden ser escritas o verbales. – Ejemplo: política salarial. www.auladeeconomia.com
PROCEDIMIENTOS • Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas. – A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. – Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. – Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad. www.auladeeconomia.com
PROGRAMAS • Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS • Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones. www.auladeeconomia.com
PRESUPUESTOS • Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. – Son una expresiones en términos numéricos. – Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán. – Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS • Existen varios tipos de presupuestos: – Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa. – Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa. www.auladeeconomia.com
PRESUPUESTOS – Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. – Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa. – Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año. www.auladeeconomia.com
JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Prop贸sito y misi贸n
Visi贸n Premisas Objetivos y metas Estrategias
Reglas y pol铆ticas Procedimientos Programas Presupuestos
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)
OBJETIVOS • Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. • Existen objetivos: – a largo y corto plazo, – generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables: – se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado. www.auladeeconomia.com
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS Prop. socioeconómico Misión
Método descendente
Objetivos generales de la organización (largo plazo-estrat.)
Método ascendente
Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad) Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal www.auladeeconomia.com
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS • La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS • En la administración por objetivos: – los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, – especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y – utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros. www.auladeeconomia.com
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS • La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo. • El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS • Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo. • La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS โ ข Ademรกs, su implantaciรณn adecuada incide directamente en la motivaciรณn y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS • La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores. • La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización. www.auladeeconomia.com
BENEFICIOS DE LA APO • Mejora la administración (planeación orientada a resultados). • Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización. • Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
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DESVENTAJAS DE LA APO • En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos. • Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. • Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo. www.auladeeconomia.com
FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
Planeación • Planeación: • es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de contribución al objetivo. • Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de primacía de la planeación. • Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de eficacia de los planes. • Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de adhesión al objetivo. • Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de flexibilidad. • Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN • Principio de cambio de ruta. • Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos Partes de la planeación Fines. Especificar metas y objetivos Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos. Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o www.auladeeconomia.com fallas del plan.