SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Plan Estratégico Plan PlanOperativo Operativo PAC
ROF MOF MP
Costos Presupuestos y Estados Financieros
HERRAMIENTAS
Sistemas Administrativos NIVEL DE EQUILIBRIO
Reformulación
• Objetivos • Metas
Racionalización
• Recursos Humanos y Materiales
Reestructuración
• Recursos Financieros
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública. Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.
PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO
SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD
SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
SISTEMA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO LEY Nº 28411
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA LEY Nº 28693
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO D.LEY Nº 22056
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD LEY Nº 28708
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA LEY Nº 27293
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO D. LEG. Nº 1088
DIRECCIÓN NACIONAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE TESORERÍA
DIRECCIÓN NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY Nº 27785 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CREACIÓN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO D.Ley. 22056 (01.01.1978)
Procesos Técnicos: - Catalogación. - Registro de Proveedores.
Sist. de Abastecimiento
- Programación.
Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los bienes y servicios no personales en la Administración Pública, a través de los procesos
- Distribución.
técnicos
- Disposición final.
- Registro y Control. - Mantenimiento. - Recuperación de bienes.
ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
• Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios. • Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro. • Organismos Públicos Descentralizados • Concejos Municipales.
PROCESOS TÉCNICOS DEL ABASTECIMIENTO
Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia) así como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.
LA CATALOGACIÓN Directiva Nº 01-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA
Poseer información simple, completa, homogénea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos técnicos.
REGISTRO DE PROVEEDORES 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administraci贸n del Abastecimiento
Poseer informaci贸n sobre los proveedores de las entidades p煤blicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9潞 de la Ley de Contrataciones del Estado)
LA PROGRAMACIÓN Directiva Nº 055-89-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 001-89-INAP/DNA Preveer en forma racional y sistemática la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.
LA ADQUISICIÓN Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad Abastecimiento
de
Administración
Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a través del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratación de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras.
del
LA ADQUISICIÓN PROCESOS DE SELECCIÓN
Compras s/procesos
Adjudicación de Menor Cuantía
MODALIDADES Compras Corporativas
Adjudicación Directa
Subasta Inversa
Concurso Publico
Convenio Marco
Licitación Publica
REGISTRO Y CONTROL Directiva Nº 003-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 059-80-INAP/DNA Aplicación de métodos estadísticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la información generada en el desarrollo de procesos técnicos, es función complementaria de la unidades orgánicas responsable de abastecimiento.
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN (I) Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN (II) Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados; destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de bienes y servicios o de bienes económicos.
Stock de consumo
seguridad
del
disponible
para
MANTENIMIENTO 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administraci贸n del Abastecimiento
Es el eficiente estado de conservaci贸n de los bienes de la Entidad, a trav茅s de los servicios preventivo y correctivo requeridos.
RECUPERACIÓN DE BIENES 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Es una actividad técnica administrativa y jurídica orientada ha recuperar el dominio o disposición sobre los bienes.
DISPOSICIÓN FINAL 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Esta relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO
Actividades de Programación Ejecución de procesos de selección Administración de contratos Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales • Seguridad integral • Servicios Generales • • • • •
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO •Actividades de Programación •Ejecución de procesos de selección •Administración de contratos •Registro y Control de Almacenes •Registro y control de bienes patrimoniales •Seguridad integral •Servicios Generales
ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO JEFATURA Área de Programación
Área de Control Patrimonial
Área de Proc. de Selección
Área de Servicios Generales
Área de Adquisiciones
Área de Seguridad
Área de Almacén
ÁREA DE PROGRAMACIÓN Funciones Generales
Implicancias Función- Dependencias involucradas
Proyección PAC seguimiento y modificaciones
En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación.
•Directiva PAC OSCE •Ley de presupuesto para el Año Fiscal
Evaluación de Requerimientos generación de expedientes
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.
•Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.
•Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación.
•Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal
Elaboración del POA
Normas relacionadas
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA PROBLEMA • Retraso en la elaboración del PAC. • Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC. • La presentación de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados. • Las especificaciones técnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real.
CAUSA
Los usuarios deben tener un especialista responsable para elaboración de los TDR /EETT Capacitación a los usuarios.
Falta de previsión por parte de las oficinas usuarias e improvisación de sus necesidades.
PROPUESTA DE SOLUCIÓN Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente.
Equipo que coordine con los usuarios en la programación de necesidades y el requerimiento.
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
CAUSA
• Demora en la programación de metas.
Las áreas usuarias no cumplen con los plazos establecidos.
• Reprogramaciones y modificaciones en la elaboración del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento.
Desfinanciamiento de los servicios básicos para la Sede Central.
Que cada área usuaria designe responsables para la aprobación de los formatos y elaboración de metas.
Oficina de Presupuesto o Planificación a través de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios básicos para la Entidad así como para la adquisición de insumos y materiales en general
ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Función General
Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones
Proyección de Contratos
Implicancias de la función – Dependencias involucradas La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales. La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección.
Norma relacionada
Ley de contrataciones del Estado y su Reglamento
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores.
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
PROCESOS DE SELECCIÓN PROBLEMÁTICA PROBLEMA •
Falta de planificación de las dependencias usuarias de la programación de sus necesidades
PROPUESTA DE SOLUCION
CAUSA •
Incumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecución. Falta de previsión de impugnaciones o declaratoria de desierto.
•
Usuarios señalan que su • presión se debe a la pérdida del calendario de compromisos.
Presiones a los Comités Especiales, lo cual no les permite cumplir su función; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas.
•
Desconocimiento y falta de planificación de las necesidades por parte de los usuarios
•
El ingreso de similares requerimientos en distintos períodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de selección, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo cual genera carga de trabajo.
Adecuada planificación de las necesidades por parte de las dependencias usuarias.
Coordinación efectiva entre los usuarios y la Unidad de Programación para los calendarios de compromisos. Capacitación, poniendo énfasis a la autonomía de los Comités Especiales.
Disciplinar usuarias
a
las
Oficinas
PROCESO DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA PROBLEMAS •
•
•
Falta de conocimiento técnico por parte del equipo que trabaja o formula las características técnicas.
Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentación (OAJ y áreas involucradas).
PROPUESTA DE SOLUCION
CAUSAS •
•
Demora en la expedición de la disponibilidad presupuestal. •
La formulación de características técnicas incompletos, imprecisos, ambiguos, genera retrasos en la elaboración de Bases, cuando al analizar el expediente se tiene que solicitar precisiones para proceder con la convocatoria del proceso. Exceso de tiempo en la formalización de Resoluciones de inclusión de procesos en el PAC, aprobación de expedientes y designación de Comités Especiales, generando retraso en la convocatoria. Expedientes que ingresan al área con el tiempo límite al vencimiento del valor referencial, que no permite
Las personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los más competentes o en su defecto el representante administrativo evalúe las características técnicas, antes de ser enviada a la Administración. Priorizar estos asuntos en Asesoría Jurídica y áreas involucradas y/o mayor anticipación y previsión por parte de los usuarios.
Coordinación mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y Programación
ÁREA DE ADQUISICIONES Funciones Generales
Implicancias de la función – Dependencias involucradas
Determinación de Valore Referencial
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Ejecución Contractual y Administración de Contratos Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
Norma relacionada
Manual de Pago a Proveedores
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Directiva de Tesorería
ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA PROBLEMA •
•
•
• •
Desconocimiento de la necesidad.
Falta de planificación.
Características técnicas mal formuladas.
Falta de programas informáticos. Equipos de cómputo obsoletos.
PROPUESTA DE SOLUCION
CAUSA •
•
•
•
Características técnicas mal formuladas por usuarios. Requerimientos urgentes (para el mismo día). Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo). Demora en el procesamiento de la información.
Seminarios o talleres de capacitación.
Mejorar la programación de necesidades
Mayor conocimiento e información del requerimiento.
Adquisición de equipos de cómputo nuevos o evaluar repotenciación.
ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA PROBLEMA •
•
•
•
•
Pérdida deno Las oficinas cuentan conpor la calendario información demora enolasi la tienen ha sufrido ejecución de variaciones. contratos. Excesivos requerimientos bajoen Falta de liquidez dicha modalidad. la caja chica.
Falta de una efectiva coordinación entre las oficinas usuarias y Retraso en el Programación..
trámite de algunas
PROPUESTA DE SOLUCION
CAUSA
No comprometer un contrato sin que no se haya previsto el acto de inicio de la ejecucion.
Mejor programación en sus requerimientos permitirá una atención oportuna sin generar una cartera pesada. Reunión y coordinación constante con Programación para solucionar aspectos operativos.
ÁREA DE ALMACÉN Implicancias de la función – Dependencias involucradas
Función General •Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales
•Despacho y Distribución
• • • •
Área de Programación Área de Adquisiciones Área de Control Patrimonial Oficinas Usuarias
• Oficinas Usuarias
•Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,
• Oficinas Usuarias
•Información Contable
• Oficina de Administración Financiera • Área de Contabilidad
Norma relacionada • Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 • INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos •Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. •Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Normas de Control Interno en el Sector Público.
•Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado
ALMACÉN – PROBLEMÁTICA PROBLEMA 1. Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementación de las medidas de seguridad requeridas. 2. Lugares inadecuados para la asignación de almacenes temporales ( cocheras ). 3. No se cuenta con cursos de capacitación adecuados para el responsable de Almacén. 4. Materiales de Gestiones de años anteriores . 5. Falta de una adecuada programación para la determinación del Stock mínimo y su reposición pertinente.
PROPUESTA DE SOLUCION
CAUSA 1. Implementación de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Periféricos e internos. 2. Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes. 3. Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje. 4. Custodias y Material de poco movimiento. 5. Stock mínimo y su reposición.
1.
Priorizar por parte de programación y presupuesto el desembolso de la partida presupuestal correspondiente.
2.
Coordinación con Servicios Generales/ Infraestructura, para la solución correspondiente.
3.
Programación de Cursos de capacitación permanentes.
4.
Oportuna gestión de Bajas.
5.
Coordinación con el área de Programación, para la determinación correspondiente a las necesidades de atención del almacén.
ÁREA DE CONTROL
PATRIMONIAL Funciones Generales •ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD
• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES
• SEGUROS
Implicancias de la FunciónDependencias involucradas
Normas relacionadas
Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final
Decreto Supremo Nº 0072008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos
Resolución Nº 320-2006-CGNormas de control interno.
PATRIMONIO – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
CAUSA
• Activos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien.
•
Almacén entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el único documento sustentario para la salida del bien.
• Contratación de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial.
•
Deficiencia en los perfiles para la contratación del personal.
•
Desconocimiento de la normativa.
• Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido.
PROPUESTA DE SOLUCION Las entregas de los bienes a las áreas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva.
Mejorar los perfiles y términos de referencia para la contratación del personal.
Capacitación permanente para el personal del área.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS Que se comprará? Cuándo se comprará? Donde se comprará? Definir e identificar periodicidad de la compra. Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atención a la compra que involucre más dinero.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS •Que se comprará? Cuándo se comprará? •Definir e identificar periodicidad de la compra. •Tiempos de respuesta de proveedores. •Discriminar las compras que necesitan una atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. •Mayor atención a la compra que involucre más dinero.
EQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION
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