SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS Y ACTIVOS FIJOS Dr. Raúl Abarca Astete
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Sistema de Abastecimiento
Conjunto de procesos tĂŠcnicos interrelacionados, orientados al racional, eficaz y eficiente suministro de bienes y servicios no personales, para asegurar el desarrollo de actividades y el logro de metas programadas por la entidad. 2
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROCESOS
NORMAS
NORMAS TÉCNICAS
TÉCNICOS
GENERALES
CONTROL INTERNO
Etapas o actividades especializadas del sistema de abastecimiento
Orientaciones técnico operativas para aplicar los procesos técnicos y facilitar la gestión del abastecimiento
Mecanismos de control interno del proceso de abastecimiento, así como del uso, conservación, custodia y protección de bienes.
INAP
INAP CONTRALORÍA GENERAL 3
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROCESO TÉCNICO CATALOGACIÓN
PROGRAMACIÓN UBICACIÓN DE PROVEEDORES
ADQUISICIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN CONTROL FÍSICO Y VALORADO
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS 4
Sistema de Abastecimiento PROGRAMACIÓN
¿Qué cantidad necesitamos?
¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?
¿Qué cantidad podemos adquirir presupuesto asignado?
con
el
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Sistema de Abastecimiento PROGRAMACION
AJUSTE TRIMESTRAL DE
PROGRAMACIÓN
¿Qué cantidad
debo incluir o retirar del plan ?
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Sistema de Abastecimiento
ADQUISICIÓN
PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efectivamente para adquirir medicamentos e insumos médico quirúrgicos?
BASES O TÉRMINOS DE REFERENCIA
¿Qué cantidad quiero adquirir?. Cuánto estimo pagar?. Qué cantidad, cuándo y dónde lo requiero?.
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Sistema de Abastecimiento
ADQUISICIÓN
CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los reCIÓN Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la calidad apropiada y precio más bajo? 8
Sistema de Abastecimiento
ALMACENAMIENTO
PROGRAMA DE RECEPCIÓN ¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos, qué cantidad?, ¿En qué fecha, qué recursos, almacenamiento requerido?
espacio
y
medios
de
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Sistema de Abastecimiento ALMACENAMIENTO
RECEPCIÓN O CONFORFORMIDAD
¿Cómo asegurar que la fecha y lugar de entrega, calidad y cantidad de medicamentos e insumos corresponde a la contratada?
UBICAR EN ÁREAS
¿Cómo almacenar
SEGURAS Y ADECUA-
en el espacio y medio
DAS PARA SU CONSERVACIÓN
de almacenamiento previsto adecuado y seguro?
MANTENIMIENTO
Programa de mantenimiento y evaluaciones, informes y estadísticas.
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Sistema de Abastecimiento DISTRIBUCIÓN PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN ¿A quién (es), cuándo, (de acuerdo a stock disponible y cómo y qué cantidad ? (prioridades). ¿Qué recursos necesito? DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD ¿ Cómo asegurar que cantidad, tipo de insumos y fecha corresponde a la prevista (método de revisión física y documental?. (Vencimiento de medicinas)
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Sistema de Abastecimiento
CONTROL FÍSICO Y VALORADO
Debemos implementar un control de los movimientos de medicinas e insumos médico quirúrgicos
Ya he previsto eso no se preocupe, va a ver control
¿Cómo controlar el movimiento de medicamentos e insumos médico quirúrgicos?
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Sistema de Abastecimiento REGISTRO Y CONTROL PROCESO TÉCNICO
INFORMACIÓN GENERADA
CATALOGACIÓN
Catálogo de bienes y servicios, Informes Técnicos y Estadísticos.
PROGRAMACÍON
Cuadro Anual de Necesidades Presupuesto Valorado Plan de obtención y ajustes Evaluaciones, reportes. 13
Sistema de Abastecimiento SEGURIDAD
Programa de Seguridad Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.
DISPOSICIÓN FINAL
Programa de Verificación del estado de conservación y empleo de bienes, así como de calificación de utilidad para la entidad. Evaluaciones. Resoluciones de baja, Informes y Estadísticas.
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Sistema de Abastecimiento ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal Art 8° .- Definición del Comité de Gestión Patrimonial Es el órgano de la entidad pública encargado de coordinar y realizar el planeamiento del registro, administración, dependencia y control de los bienes de propiedad estatal sobre los que la entidad pública ejercita algún derecho real. Arts 9° y 10° .- Conformación e integrantes del Comité de Gestión Patrimonial. Se conformará con funcionarios y personal de las Oficinas de Control Patrimonial existentes en las entidades públicas o de la oficina que cumpla sus funciones. Se nombrará mediante Resolución del Titular de la entidad pública, a sus integrantes, con un mínimo de dos miembros, designando al Presidente del mismo. En un plazo máximo de 10 días a partir de la expedición de la Resolución mencionada, la entidad estatal deberá remitir 15 copia de la misma a la Superintendencia de Bienes Nacionales.
Sistema de Abastecimiento ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal Art 122°.- El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Es el órgano responsable de evaluar las solicitudes de altas y bajas de los bienes de las entidades públicas y organizar los actos de disposición de los bienes muebles de su entidad. Sus integrantes son nombrados por la Alta Dirección de la entidad. Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones Esta conformado, como mínimo, por un representante de cada una de las siguientes áreas: a)Administración
b) Contabilidad c) Asesoría Legal
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Sistema de Abastecimiento ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS . Art 123°.- Conformación del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones De no existir alguna de estas áreas la Alta Dirección nombrará el representante necesario para completar el mínimo, de una de las áreas existentes. Art 129°.- La Baja Es el procedimiento consistente en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de las entidades públicas. Se autoriza mediante Resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron.
Art 134°.- El Alta Es el procedimiento consistente en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de las entidades públicas, dentro de los 30 días de recepcionados por la entidad. 17
Sistema de Abastecimiento ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS Art 136°.- Causales para el Alta Procede por las siguientes causales: a) Saneamiento de bienes muebles b) Permuta c) Donación
d) Reposición e) Fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles f) Reproducción de semovientes g) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Superintendencia de Bienes Nacionales
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Sistema de Abastecimiento ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
Decreto Supremo N째 107-2003-EF Decreto Supremo
Directiva
N째 1072003-EF
Directiva N째 0042002SBN
N째 004-2002/SBN
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• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 072-98-CG. • RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 123-00-CG.
(MODIFICATORIAS). • RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 155-2005, del 30.MAR.05.
(MODIFICATORIAS). 20
(Derogado por la Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG del 30.OCT.06, Publicado EL 03.NOV.06). “Dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprobó las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, sus modificatorias”.
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DEFINICIÓN Las Normas de Control LAS NORMAS Interno para el Sector DE CONTROL, Público son guías FRENAN LA generales dictadas por CORRUPCIÓN. la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones. 22
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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
300-02 Unidad de almacén. 300-03 Toma de inventario físico. 300-04 Baja de bienes de activo fijo. 300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo. 300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado. 300-08 Protección de bienes de activo fijo. 23
300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía. 24
Esta mercadería que he recibido, ingresará al Almacén
300-02 UNIDAD DE ALMACEN Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados. 25
300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
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300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente. 27
300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO. La administraci贸n de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado 贸ptimo de funcionamiento y prolongar su periodo de vida 煤til. 28
300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservaci贸n, y custodia, de ser el caso. 29
300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.
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¡ SEGURIDAD ! 300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos. 31
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DN Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, las mismas que forman parte de la presente Resolución: SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia. SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento. SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento. SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios. SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes. SA.06 Austeridad del Abastecimiento. SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes servicios.
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SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850). 33
SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO. El planeamiento, organización, dirección y control de Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).
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SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO. Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850). 35
SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS. Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850). 36
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES. Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. 37
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento. 38
SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. 39
ยก Muchas Gracias !
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