SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Qué es Cómo nace Marco Legal y Normativo Implicancia Propósitos Objetivos Ventajas Nuevos Desafíos
QUÉ ES ES UN SISTEMA : En que se estima el desempeño global de los/as funcionarios/as, atendidas las exigencias y características de su cargo. Basado en compromisos de desempeño entre funcionario/a y Jefatura Directa (Precalificador). En que se establecen metas y compromisos que serán evaluados cuatrimestralmente, Que sirve de base para el ascenso (administrativos y auxiliares), los procesos concursales y, la eliminación del Servicio. En que todos los funcionarios/as del Servicio (plantas y contratas) son evaluados. Se encuentra dentro del PMG
¿COMO NACE? A partir de la Modernización de la Gestión Pública iniciada en los años 90, se hace necesario fortalecer las políticas de personal de la Administración del Estado, lo que implica, entre otras medidas, contar con herramientas que permitan conocer las aptitudes de los funcionarios y evaluarlas.
MARCO LEGAL Y NORMATIVO
GENERALES
Ley 18.834 de1989 Estatuto Administrativo ( Arts. 32 al 52 y 160).
Decreto Nº 1825 del 07/09/98 Reglamento General de Calificaciones PARTICULAR
Decreto Nº 98 del 15/09/1998 Reglamento Especial de Calificaciones, Dirección del Trabajo.
COMPLEMENTARIOS
Dictámenes varios de la Contraloría General de la República Ley 19.882, Regula Nueva Política de Personal a Funcionarios Públicos Requisitos Técnicos y Medios de Verificación del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) Documentos Técnicos del PMG. Programa Marco. Dirección de Presupuestos. Norma Chilena Oficial ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de Calidad.
多CUAL ES SU IMPLICANCIA? Permite establecer mejoras en las labores de sus funcionarios, corrigiendo errores, generando capacidades de trabajo y, asumiendo compromisos conjuntos, con el fin de apuntar al desarrollo funcionario, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de los servicios que entrega, permitiendo el crecimiento institucional.
PROPÓSITOS DEL SED Diferenciar y reconocer el buen desempeño. Determinar las necesidades de capacitación y de organización del trabajo. Retroalimentar sobre el comportamiento laboral, de modo de lograr un mejoramiento sostenido del desempeño, apuntando al desarrollo de los funcionarios. Desarrollar una vía de comunicación directa, entre precalificador y funcionario, para compartir sus impresiones del trabajo y logro de las metas institucionales, a modo de mejorar la gestión de la unidad de trabajo, y a través de esto la gestión institucional.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL SED Instancia de conversación con cada funcionario para definir lo que se espera de su rendimiento y como se desarrolla su trabajo
Conocer el criterio utilizado para evaluar el desempeño individual
Identificar las posibles instancias de mejora y/o aprendizaje para realizar de mejor forma el trabajo
VENTAJAS DEL SED Se puede estimular la motivaci贸n, participaci贸n y compromiso de todos los funcionarios/as en el logro de los objetivos de la Unidad de Trabajo y para el Servicio, reafirmando las tareas a realizar y estableciendo comunicaciones claras y abiertas.
NUEVOS DESAFÍOS El SED, esta inserto dentro de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), lo que implica Certificación de calidad bajo la norma ISO 9001:2000, lo que permitiría alcanzar estándares más altos en la Gestión Pública y estandarizar los procesos.
ACTORES Y PROCEDIMIENTOS Organigrama Actores Conceptos
Claves Período Calificatorio Cronograma
ORGANIGRAMA DE COORDINACION SERVICIO CIVIL y DIPRES Definen los requisitos t茅cnicos y medios de verificaci贸n
UNIDAD DE ADM. DEL PERSONAL Establecen las coordinaciones nacionales y son responsables del proceso de forma general
JEFES DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REGIONAL Operan, Administran y son responsables del Sistema en cada una de las regiones
PRECALIFICADORES Son los encargados de operativizar y realizar el proceso
ACTORES Unidad de Administraci贸n del Personal Jefes de Administraci贸n y Finanzas Regional Precalificador Junta Calificadora (JC) Funcionario Calificado Representante del Personal por estamento a Calificar:
CONCEPTOS CLAVES Programación Cuatrimestral: es el informe cuatrimestral donde se establecen los compromisos de desempeño respecto a cada período, el que es consensuado entre el precalificador y el funcionario, estableciéndose las tareas y actividades a realizar y, los tiempos y calidad esperados para los mismos. Evaluación Cuatrimestral: es la evaluación efectuada al final de cada cuatrimestre por el precalificador, en función de la programación inicial realizada en cada cuatrimestre respecto de cada funcionario. Para esto se elabora un informe cuatrimestral.
Precalificación: son la serie de conceptos, juicios y el puntaje que represente la evaluación anual realizada por el Jefe directo del funcionario, basándose en los informes cuatrimestrales. Calificación: Es la evaluación efectuada por la Junta Calificadora que corresponda, teniendo como base la Precalificación realizada por el Jefe Directo del funcionario yo las evaluaciones efectuadas. Apelación y Reclamo: Son los recursos con que cuenta el funcionario contra la resolución de la Junta Calificadora.
PERIODO CALIFICATORIO El período calificatorio va desde el 01 de Septiembre de un año al 31 de agosto del año siguiente, dividido en 3 cuatrimestres:
1er Cuatrimestre: comprende desde el 01-09 al 31-12
2º Cuatrimestre: comprende desde el 01-01 al 30-04
3er Cuatrimestre: comprende desde el 01-05 al 31-08
CRONOGRAMA DOCUMENTO A CONFECCIONAR
PLAZO DE CONFECCION
RESPONSABLE
1ª PROGRAMACION
10 primeros días hábiles mes de Sept.
Precalificador
1ª EVALUACION
10 primeros días hábiles mes de enero
Precalificador
2 ªPROGRAMACION
10 primeros días hábiles mes de enero
Precalificador
2ª EVALUACION
10 primeros días hábiles mes de mayo
Precalificador
3ª PROGRAMACION
10 primeros días hábiles mes de mayo
Precalificador
3ª EVALUACION
10 primeros días hábiles mes de Sept.
Precalificador
PRECALIFICACION
10 primeros días hábiles mes de Sept. Se confecciona después de la 3ª eval.
Precalificador
CALIFICACION
A contar del 21 de Septiembre y hasta máximo el 15 de octubre
Junta Calificadora Central y Regional
APELACION
Hasta 5 días hábiles contados desde la notificación de la calificación.
Director /a del Servicio, ó Contraloría General de la República según corresponda.
FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO EVALUATIVO El
Universo de Calificación Quiénes no son calificados Los Dirigentes de Asociación Personal con menos de 6 meses de desempeño Entrevista de Retroalimentación Implicancias de la Entrevista de Retroalimentación
PROCESO OPERATIVO El SED esta compuesto por una serie de etapas, las cuales deben ser efectuadas en su totalidad para cumplir a cabalidad con el proceso. Nº FUNCIONARIOS/AS A CALIFICAR
ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIO N
ANTECEDENTES COMPLEMENTARIO
PRECALIFICACION
APELACIONES Y RECLAMOS
CONTROL Y SEGUIMIENTO
VICIOS DE PROCEDIMIENTOS
PROGRAMACIÓN O EVALUACION
CALIFICACIÓN (JUNTA CALIFICADORA)
ETAPAS DEL PROCESO OPERATIVO Determinación del Universo de Calificación ( Nº de funcionarios a calificar) y entrevista de Retroalimentación
Registros y Documentos Precalificación Calificación y Apelación Errores y Vicios de Procedimientos Control y Seguimiento
UNIVERSO DE CALIFICACIÓN ¿Qué es la Calificación y a quiénes se le aplica? De las evaluaciones cuatrimestrales, se obtienen notas parciales, las que se sintetizan en la Precalificación, que es sometida a análisis en las Juntas Calificadoras quienes determinan considerando estos antecedentes la nota con que se evaluará finalmente al funcionario, que es lo que conocemos como Nota final ó CALIFICACIÓN. En este sentido:
“TODOS LOS FUNCIONARIOS DE PLANTA Y CONTRATA DE LA INSTITUCION SON CALIFICADOS ANUALMENTE”
¿Quiénes se Exceptúan de la Calificación? El Jefe Superior del Servicio y su Subrogante Legal Los Integrantes de la Junta Calificadora Central Los Representantes del Personal por Estamento a Calificar, salvo que lo solicitasen al momento de salir electos. Los Dirigentes de Asociación de Funcionarios, salvo que lo solicitasen. Lo que no significa que no se le puedan efectuar las evaluaciones cuatrimestrales que para los efectos normativos no implican calificación final.
Y los funcionarios que por cualquier causa hubieren desempeñado sus funciones por un lapso inferior a seis meses, ya sea en forma continua o discontinua dentro del respectivo período de calificación. En este caso , dichos funcionarios conservaran su última calificación si es que la tuviesen.
Sobre los Dirigentes de Asociación Dirigentes de Asociación de Funcionarios y delegados del personal pueden solicitar ser evaluados (o desistirse de tal requerimiento) hasta antes de que les sea notificado el primer informe de desempeño. (Dictamen Nº 31.884/99), ya sea en su primera programación o con documento anexo, es decir hasta antes de que les sea efectuada la 1ª evaluación cuatrimestral en el mes de enero de cada año.
Cabe señalar que TODOS los dirigentes de Asociación de Funcionarios deben tener programación de actividades a desarrollar, es decir, deben cuatrimestralmente establecer compromisos de desempeño, que se reflejan en los formularios de programación cuatrimestral. El dirigente gremial que ha cesado en sus funciones representativas y que ha ejercido su empleo durante seis meses, dentro del proceso calificatorio, debe ser calificado, ya que el derecho que le reconoce el art. 25º de la Ley 19.296, solo se refiere a la calificación que debe realizarse en su periodo de fuero efectivo. (Dictamen 28.159/98). No procede designar suplente del delegado de la Asociación de Funcionarios con mayor representación ante la Junta Calificadora. (Dictamen Nº41.744/01).
Sobre el Personal con menos de 6 Meses de Desempeño Conforme ha señalado la jurisprudencia, cualquier causa que implique ausencia del empleado en el ejercicio de su cargo impide calificar su actividad funcionaria, si esas inasistencias se extienden por un plazo mayor de seis meses durante el respectivo periodo calificatorio (Dictámenes Nº1794/79, 20.518/80, 24124/84).
Por tanto, no es tiempo de servicio efectivamente prestado: Reposo por licencias médicas. Las licencias médicas por medio día deben considerarse como días completos para estos efectos (Dictamen Nº 1803/97).
Feriados. Permisos sin goce de remuneraciones. Permisos con goce de remuneraciones. Permisos especiales.
Excepciones en que Sí son calificados: Los funcionarios en cometidos, toda vez que en este lapso, se encuentran desarrollando sus funciones. Los funcionarios que se encuentren en proceso de instrucción y capacitación y presentan una permanencia el Servicio mayor a 6 meses durante un periodo sujeto a evaluación funcionaria (Dictamen Nº10.317/99). Los funcionarios en calidad de suplentes, si presentan una permanencia del Servicio mayor a 6 meses. Dirigentes de Asociación que por alguna causa hayan cesado en sus cargos dentro del período calificatorio.
ENTREVISTA DE RETROALIMENTACION Es una reunión privada sostenida entre el funcionario y su precalificador. Es de carácter obligatorio. Se realiza en un plazo no superior a 10 días hábiles después del último día del cuatrimestre evaluado.
Implicancias de la Entrevista de Retroalimentación La omisión en su realización por parte del precalificador, o aquella desarrollada fuera de plazo, pudiere dar origen a aquellos recursos dispuestos para los casos de incumplimiento de instrucciones vigentes (anotaciones de demérito, solicitudes de investigaciones sumarias o rebaja de notas en calificación), situación que puede ser planteada por los funcionarios en sus observaciones en los formularios cuatrimestrales o enviando informe fundado a los responsables del SED en la región o nivel central según corresponda, para que se adjunte como evidencia en el formulario correspondiente. La forma en que lleven (los precalificadores) a cabo este proceso deberá considerarse para efectos de su propia calificación (art. 4º, R.G.C), como antecedentes de su desempeño. A su vez, pudiere implicar retrotraer cada proceso, por incumplimiento de normas, en las regiones donde se detecte, al no haber sido considerados dichos antecedentes por las respectivas Juntas Calificadoras, y por tanto no contar con todos los elementos de juicio disponibles.
REGISTROS Y DOCUMENTACION Los
Informes Cuatrimestrales (Programación y Evaluación) Antecedentes Complementarios Hoja de Vida Hoja de Observaciones Informe de Atrasos
INFORMES CUATRIMESTRALES (Programación y Evaluación) El precalificador debe proceder a la elaboración, en los plazos señalados, de los informes de programación y evaluación cuatrimestral, en el SED. Los informes cuatrimestrales deberán llevar notas según cada factor evaluado, las cuales servirán de antecedente relevante para la Precalificación. La existencia de los informes de evaluación cuatrimestral da origen a los informes de Precalificación y Calificación.
INFORMES CUATRIMESTRALES (Programación y Evaluación) Los informes cuatrimestrales, deben especificar los resultados de la entrevista de retroalimentación, pudiendo o no haber observaciones.
Los informes deben presentarse debidamente notificados, esto es, con las firmas respectivas, entregando copia al funcionario y dejando respaldo físico del informe para su posterior control y revisión. En el caso de no encontrarse los funcionarios presentes al momento de la notificación, estos formularios deberán ser remitidos por correo a sus domicilios particulares, remitiendo copia del formulario y comprobante de envío por correo a la U. de Administración del Personal o a quién administre el proceso en regiones.
ANTECEDENTES COMPLEMENTARIOS El Reglamento Especial de Calificaciones, en su art. 14º, establece que tanto los informes de desempeño funcionario como los otros instrumentos auxiliares (Hoja de Vida, Hoja de Observaciones y otros) servirán de antecedentes relevantes para la Precalificación. Ellos deben encontrarse referidos sólo al periodo calificatorio en curso.
HOJA DE VIDA Es el documento por medio del cual se registran todas las actuaciones del funcionario/a que impliquen una conducta destacada (anotaciones de mérito) o reprochable (anotaciones de demérito), sus capacitaciones, y antecedentes relevantes de su situación funcionaria, lo que permite visualizar los acontecimientos ocurridos en el período calificatorio para ser usado como elemento de juicio por la JC.
Contenido Hoja de Vida ANOTACIONES DE MERITO Y DEMERITO
MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Hoja de Observaciones Se encuentra como opción dentro de los informes cuatrimestrales, tanto para el precalificador como para el funcionario calificado, y se desprende de la entrevista de retroalimentación, como mecanismo de verificación de que se efectuó esta reunión privada.
Pueden ser adjuntados en hojas distintas a los informes cuatrimestrales, en cuyo caso deben ser anexadas a estos, previa firma del funcionario y con conocimiento del precalificador, además de que en el formulario se establezca que se realizarán observaciones. Es obligación incorporar el tipo de observación efectuada si es que han surgido dentro del transcurso de la entrevista.
Hoja de Observaciones El funcionario evaluado puede registrar tanto inconformidades con su programación o evaluación, como aspectos que desee destacar o puntualizar, entre otros aspectos. En caso de inconformidad con la evaluación, se considera como una “preapelación”, es decir estos antecedentes son considerados por la Junta calificadora como argumentos para analizar la nota propuesta. El precalificador puede incorporar aspectos que quiera destacar o puntualizar del funcionario evaluado, entre otros aspectos. Los conceptos allí descritos deben y serán leídos tanto por el Precalificador como por las Juntas Calificadoras
Informe de Atrasos Contiene el detalle de las notas por concepto de atrasos , lo que alimenta las notas que se deben colocar en los informes de evaluaci贸n cuatrimestral en el factor cumplimiento de normas, constituyendo un elemento objetivo de ponderaci贸n de un Subfactor, toda vez que considera una planilla de notas est谩ndar a todos los funcionarios/as del Servicio.
Informe de Atrasos En ocasiones muy justificadas, puede ser modificado, en cuyo caso se deben argumentar las razones del cambio de nota de acuerdo a la tabla utilizada para su medici贸n, determin谩ndose las causas en la hoja de observaciones facilitada en los informes cuatrimestrales, lo que de igual forma queda a juicio de la Junta Calificadora mantener este criterio o reestablecer la nota original.
PRECALIFICACION, CALIFICACION Y APELACION
PRECALIFICACION Es una etapa previa a la calificación que considera los resultados de la evaluaciones cuatrimestrales. La entrega el sistema de evaluación del desempeño, al realizar la 3ª evaluación cuatrimestral, generando la HOJA de PRECALIFICACION Si bien sirve de base para la calificación que ejecuta la Junta Calificadora, los antecedentes que se consignan en ella NO
SON OBLIGATORIOS PARA LA JUNTA CALIFICADORA CENTRAL y REGIONAL, las que pueden considerar otros elementos de juicios o antecedentes con que se cuenten en ese minuto.
PRECALIFICACION Es realizada por la Jefatura Directa Planta, que es de quién depende en forma inmediata el funcionario/a, y debe ser notificada de igual forma que los informes de programación y evaluación cuatrimestral. Si durante el período el funcionario a calificar ha mantenido más de una jefatura directa, le corresponderá realizar la evaluación a la Jefatura de la dependencia en que se encuentra en ese momento. No obstante esta Jefatura, deberá solicitar informe de las otras jefaturas con las que se hubiese desempeñado en el período, el funcionario/a evaluado, con el fin de contar con información cierta del desempeño laboral. Las notas consignadas dentro de la Hoja de Precalificación pueden ser alteradas por el precalificador, situación en la cual se debe destacar este hecho, fundamentando las razones y teniendo presente que cuando se modifica la nota de algún subfactor se debe modificar la tabla donde se asignan las ponderaciones, debiendo existir coherencia entre ambas, con el fin de evitar problemas en el sistema.
CALIFICACION Es la evaluaciรณn efectuada por la Junta Calificadora Central o Regional, y es la que aparece registrada en la hoja funcionaria y es usada para la construcciรณn del escalafรณn . Considera como recomendaciones las evaluaciones cuatrimestrales y los antecedentes complementarios, los que al momento de decidir serรกn considerados como antecedentes de la calificaciรณn, no siendo obligatorios para la Junta.
Juntas Calificadoras Se elegirá una Junta Calificadora para cada una de las regiones y una para el nivel Central, la que incorporará la región Metropolitana. La integran los funcionarios de más alto nivel jerárquico de la Institución y serán presididas por el funcionario de más alto nivel jerárquico entre ellos. (Art. 20 y 26 R.G.C) Las Juntas Calificadoras Regionales están integradas por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico de la Institución en la respectiva región y por los representante del personal de cada escalafón elegidos por estos. (Art. 22 R.G.C).
Juntas Calificadoras Los integrantes de la J.C., serán funcionarios/as de los más altos niveles jerárquicos, independientemente de la calidad en que ejerzan esos empleos: titulares, suplentes o subrogantes (Dictamen Nº 27.127/92). La jerarquía funcionaria está señalada en forma genérica en la Ley Estatutaria, de modo que para fijar la composición de la Juntas respectiva se debe considerar únicamente el grado o nivel remuneratorio que posee el funcionario, sin establecer distingo en relación a la planta, funciones, calidad o carácter que sirvan los respectivos cargos.
Juntas Calificadoras Siendo el grado el elemento que determina el nivel jerárquico de los integrantes de la JC, y en la eventualidad que exista igualdad de grado entre dos o más funcionarios/as, se preferirá para integrar la Junta Calificadora a quien ocupe un cargo de acuerdo al orden jerárquico institucional, esto es, en concordancia con las plantas o escalafones, en orden decreciente (Dictamen Nº29.803/2001); de persistir el empate se deberá integrar la Junta de acuerdo al orden de antigüedad en el cargo, grado e institución, según lo establecido en el art. 46 de la Ley 18.834, Estatuto Administrativo.
Juntas Calificadoras Deberán constituirse el día 21 de septiembre o el día hábil siguiente si aquel no lo fuere, debiendo el Presidente de la Junta Calificadora respectiva convocarlos para la fecha respectiva. Para la citación, no será necesaria resolución, entendiéndose practicada por el solo mérito del Reglamento General de Calificaciones. Las Juntas Calificadoras iniciarán el proceso calificatorio el día siguiente hábil de su constitución.
PROCESO DE APELACIÓN Una vez terminado el proceso de calificación llevado a cabo por la Junta Calificadora correspondiente, se genera un nuevo hito dentro de este proceso que es el de los “recursos”. Esto se traduce en el derecho que tienen los funcionarios/as de apelar de la Resolución de la JC o de la Jefatura Directa.
APELACION A la Jefatura Superior del Servicio. El funcionario/a tendrá derecho a apelar de la resolución de la Junta Calificadora o de la Jefatura Directa. De este recurso conocerá el Jefe Superior del Servicio, que es quién decidirá si acoge o no la presentación.
La apelación deberá interponerse, ya sea en el mismo acto de la notificación de la Junta Calificadora o dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de notificación. Presentado el recurso en tiempo y forma, debe ser resuelto por la autoridad competente. (Art.Nº 32 R.G.C.). Esta apelación será remitida con todos los antecedentes a la Jefatura del Servicio dentro del plazo de tres días hábiles para su resolución.
APELACION A la Jefatura Superior del Servicio. Al decidir sobre la apelación se deberá tener a la vista la Hoja de Vida, la Precalificación, la Calificación y los antecedentes que proporcione el respectivo funcionario. (Art. Nº 33 R.G.C.) La apelación deberá ser resuelta en un plazo de 15 días hábiles contados desde su presentación. El fallo de apelación debe ser notificado en la forma y plazo señalado en el art. Nº 31, R.G.C. Practicada la notificación del fallo de apelación ante la Jefatura del Servicio, el funcionario sólo podrá reclamar directamente a la C.G.R, en un plazo de 10 días hábiles, de acuerdo a lo dispuesto en el art. 160 del Estatuto Administrativo.
APELACION Ante la Contraloría General de la Republica
La instancia de reclamación resulta procedente sólo después de notificado el fallo recaído en la apelación deducida ante el Jefe Superior del Servicio. (Dictamen Nº 8.132/93). Esto, cuando a juicio del funcionario se hubiere incurrido en algún vicio de legalidad que afectaren la validez del proceso calificatorio. Si la C.G.R ordenara corregir los vicios detectados, la Junta Calificadora deberá reunirse nuevamente y reabrir el proceso para evaluar, por acuerdo fundado, el caso de que se trate.
ERRORES Y VICIOS DE PROCEDIMIENTO Vicios Tipos
de Procedimiento de Vicios de Procedimiento •Integración de la Junta por funcionarios inhabilitados •Inexistencia de Precalificación •Ausencia de Evaluaciones debidamente firmadas •Precalificador Integrante de la JC •Precalificador Contrata •Falta de Fundamentación y Notificación •No rebaja de puntos por Medida Disciplinaria •Actas Firmadas y fundamentadas
VICIOS DE PROCEDIMIENTO En general, constituye vicio de procedimiento todo aquello que contravenga o no de cumplimiento a los procedimientos establecidos en las instrucciones vigentes sobre la materia.