PLAN DE GESTION CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA

PLAN DE GESTIÓN 2008 - 2011

Dr. Jorge Augusto Gómez Ricardo Contralor Bogotá, D.C. Octubre de 2008

Con la gente, por la efectividad y transparencia

FRANS DARÍO RINCÓN ROA

ELSA ROSMERY LEÓN MARTIN

Contralor Auxiliar

Subdirectora de Análisis Departamental

LUIS ALFREDO RAMÍREZ RAMÍREZ

LIGIA GAITÁN BERNAL

Secretario General

Directora de Control Municipal

JAIRO IGNACIO LOZANO CASTAÑO

LUZ MAR GUTIÉRREZ ORJUELA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Subdirectora de Fiscalización Municipal

JENNY GISELA ALVAREZ DÍAZ

LINA ANDREA MAHECHA CASTAÑEDA

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Subdirectora de Análisis Municipal

JOSÉ IGNACIO GONZALEZ RUIZ

ISABEL CRISTINA CATAÑO ARIAS

Director de Investigaciones

Directora Gestión Humana y Carrera Administrativa

ADRIANA MARÍA PÉREZ GÓMEZ

RICARDO ALFREDO SUESCÚN CORTÉS

Subdirectora Procesos de Responsabilidad Fiscal

Director Administrativo y Financiero

DORA LASPRILLA LANCHEROS

ROSA AURA MALDONADO MONTAÑO

Subdirectora de Jurisdicción Coactiva

Subdirectora de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería

GLORIA INÉS ROJAS ACERO

JOSE ALFREDO TUIRAN MARTÍNEZ

Directora Técnica Disciplinaria

Subdirector de Servicios Generales

JUAN JOSÉ CONTRERAS BELLO

MAYRA PÉREZ MONTALVO

Subdirector Participación Comunitaria

Asesora de Comunicaciones

SEBASTIAN ANDRÉ MUÑOZ BURGOS Subdirector Técnico de Finanzas Públicas

ELABORACIÓN Y EDICIÓN

PAULA MARCELA VILLAMIL RENDÓN

CARLOS ALBERTO RODRÍGUEZ VÉLEZ

Subdirectora de Costos Ambientales

Jefe Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática

MÓNICA NIETO GARAVITO Subdirectora de Infraestructura y Transporte

ELDA LUCÍA ALVAREZ BARBOSA Subdirectora de Planeación, Sistemas e Informática

DANIEL RINCÓN DÍAZ Subdirector Escuela de Capacitación

ALVARO MANCERA OSPINA Asesor

RAFAEL ÁNGEL MÉNDEZ MÉNDEZ Director de Control Departamental

DEYANIRA MARÍA DUARTE BERNAL Subdirectora de Fiscalización Departamental

Contenido

CARTA A NUESTRA COMUNIDAD CUNDINAMARQUESA........................................................................4 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................................6

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MÉTODO Y ESTRUCTURACIÓN.................................................................................7

DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL...............................................................................9 MATRIZ DOFA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO......................................................................11 3.1 VALORES ÉTICOS................................................................................................................................................12 3.2 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN........................................................................................................................13 3.3 MISIÓN.....................................................................................................................................................................13 3.4 VISIÓN.......................................................................................................................................................................13 3.5 IDENTIDAD CORPORATIVA...........................................................................................................................14 3.6 MARCO DE POLÍTICAS....................................................................................................................................14 3.7 MAPA DE PROCESOS.......................................................................................................................................15

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PROPUESTA PROGRAMÁTICA................................................................................17 4.1 NUESTRO CONTRALOR..................................................................................................................................18 4.2 ALTA DIRECCIÓN Y GERENCIA PÚBLICA...............................................................................................19

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GESTIÓN ESTRATÉGICA..........................................................................................21 5.1 HACIA LA TRANSPARENCIA Y EFECTIVIDAD

(Control Fiscal e Investigaciones)............................................................................................................22

5.2. CON LA GENTE PARA EL CONTROL (Compromiso Social).......................................................................................................................................25

5.3 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL (Apoyo Institucional).......................................................................................................................................27 5.4 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

(Sistema de Gestión de Calidad y MECI).............................................................................................30 5.5 CONSOLIDACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA

(Imagen Corporativa)......................................................................................................................................32

6 7

PLATAFORMA FINANCIERA....................................................................................33 HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN..............................................................................35

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CARTA A NUESTRA COMUNIDAD CUNDINAMARQUESA Respetada sociedad cundinamarquesa: Aprovecho esta oportunidad para manifestar a la colectividad mi compromiso de trabajar con responsabilidad, profesionalismo y alto sentido de pertenencia, utilizando adecuadas herramientas académicas y profesionales para encauzar la gestión de la Entidad hacia senderos de alta gerencia pública. Se impulsará el logro de altos índices de economía, eficiencia, eficacia, ética, equidad, ecología y, por ende, de efectividad, que se traduzcan en competitividad y productividad, acciones básicas para hacer de nuestro departamento una institución líder y altamente efectiva, funcional e integral.

Por esta razón, en nuestra Administración, sin ahorrar esfuerzos, aportaremos lo mejor de nuestra parte para fortalecer el control fiscal. Se impulsará el examen, el seguimiento y la evaluación de los proyectos que se ejecuten y concreten en beneficio de la comunidad. Se promoverá que los diferentes sujetos de control cumplan de forma fehaciente con sus objetivos misionales y ejerzan de manera satisfactoria los proyectos y programas trazados en sus planes de desarrollo.

Seremos contundentes en el ejercicio del control fiscal, para lo que es indispensable la valiosa colaboración y el preciado compromiso de todos ustedes. Por ello, su activa participación es esencial mediante presencia activa en audiencias públicas, acompañamiento a través de veedurías ciudadanas, ejerciendo el derecho a interponer denuncias o quejas y a reclamar sus derechos. Estos espacios participativos los dispone la Entidad para el cumplimiento de la función social.

A la comunidad cundinamarquesa le propongo alianza estratégica, con el único fin de fortalecer en nuestro departamento el control fiscal. Ustedes ejerciendo su deber de participar en el control social, y la Contraloría de Cundinamarca comprometida en implantar los mecanismos para ser eficiente estos procesos, utilizar los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos, emplear los preciados recursos humanos, tecnológicos, físicos y de la comunicación, compromiso que se consigna para el escrutinio público en el proyecto institucional “Plan de Gestión 2008 – 2011: Con la gente, por la efectividad y la transparencia”.

En conclusión, la tarea es trabajar de la mano con ustedes y los funcionarios de la Contraloría, para lograr adecuados estándares de calidad y asegurar la consecución de los objetivos trazados por la Administración 2008 - 2011, principalmente el de ejercer excelente control fiscal en cada entidad estatal del departamento de Cundinamarca.

Reto de índole prioritario para la Contraloría de Cundinamarca es dar continuidad a su programa de gestión de calidad.

En la actualidad, la institución se encuentra certificada bajo los parámetros de la ISO 9001: 2000, que instituye las reglas técnicas de gestión que debe seguir el sector privado. Desafío que debe afrontarse con gran énfasis es asumir las reglas de gestión de calidad que operan para el sector público, orientadas por ICONTEC y asumidas mediante la metodología NTCGP 1000:2004. Esto implica amplios esfuerzos, la revisión de todos los manuales de funciones, procesos y procedimientos y ejercer actividad de sensibilización interna y acompañamiento a todas las áreas de la Institución.

Igualmente, se ha ejercido proceso de capacitación, ejecución y armonización para revisar y mejorar la aplicación del MECI 1000:2005 (Modelo Estándar de Control Interno), que propugna por mejorar actitudes y ejecutorias de los funcionarios de las diferentes dependencias en que se encuentra organizada la Contraloría, en relación con el mejoramiento continuo a través de procesos de autocontrol.

También se otorga prioridad a los procesos de participación ciudadana, cumpliendo el mandato constitucional de ejercer el control social. En este sentido la Contraloría de Cundinamarca ha venido impulsando proyectos emblemáticos como audiencias públicas, veedurías ciudadanas y participación directa en foros y diálogos orientados a afrontar problemáticas que afectan a la comunidad; en especial, cuando se corren riesgos de menoscabar derechos fundamentales.

Se otorga hincapié al proceso de control ambiental. Se considera que con las acciones de índole ecológica se protegen los recursos naturales y el medio ambiente y se logra equilibrio entre los seres vivos y su hábitat. En este sentido existe el compromiso constitucional de preparar anualmente el informe “Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente” e impulsar auditorías que aseguren procesos de reforestación, salvaguarda de bosques, nacimientos de aguas y recursos

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hídricos, tratamiento de agua potable, agua residual y residuos sólidos, vertimientos en lagunas, ríos, quebradas, acuíferos y otras fuentes de agua, adecuado esquema de plantas de sacrificio animal, entre otras acciones que permitan preservar la naturaleza.

Asimismo, existe el compromiso de examinar, evaluar y ejercer seguimiento a los planes de desarrollo departamental y de los 115 municipios que son sujetos de control. Para el 2008 se dispone estudio del Plan de Desarrollo Económico y Social Departamental y se inició análisis de algunos planes municipales.

Para efectos de asegurar adecuado proceso auditor, actividad misional, la Contraloría de Cundinamarca ejerce proceso de planificación, que incluye varias etapas: preparación de mapas de riesgos, para determinar grados de riesgos que presentan los diferentes sujetos de control; elaboración del Plan General de Auditorías de forma anual; planeación, ejecución e informe de cada auditoría programada; discusión con la entidad del proyecto de informe; aprobación de informes; propuestas y constitución de planes de mejoramiento y constitución y traslado de hallazgos. Preocupa el grado de cobertura actual, poco superior al 50%, dada la reducción de la planta de personal, disponiendo actualmente de tan solo 172 funcionarios.

Con base en los hallazgos de carácter fiscal se inicia el proceso de investigación, juicio y cobro coactivo fiscal. Dada la acumulación de expedientes en el momento de asumir las funciones de Contralor de Cundinamarca, se ha recurrido a constituir el Plan General de Investigaciones, que establece fechas límites para atender los procesos acordes con el grado de antigüedad.

Siempre se otorga prelación al tema del debido proceso. Dadas las restricciones y limitaciones impuestas por la Ley 617 de 2001 y otras normas de ajustes a los entes territoriales, se considera fundamental impulsar el proyecto de descongestionamiento del proceso de investigaciones y jurídico.

Se han impulsado auditorías concurrentes, relativas a la participación mancomunada de dos o más entes de control en auditorías representativas. En la actualidad hemos adelantado auditorías concurrentes con la Auditoría General de la República para el caso del río Bogotá, en los municipios de nacimiento y desembocadura y con la Contraloría General de la República también para efectos del tema del río Bogotá y para verificar efectos nocivos derivados de explotación minera en la Provincia de Ubaté.

De gran relevancia para la Administración es orientar programas de bienestar social para funcionarios, que incluye actividades de salud, educación, capacitación, deporte, y en lo posible lúdicas; se resaltan en el campo de salud las jornadas de la mujer, del hombre y del niño. Se impulsan convenios estratégicos para generar capacitación orientada con los grados de escolaridad y profesionalismo de los funcionarios.

Los programas de capacitación se han dirigido en dos esferas: internos, orientados a nuestros propios funcionarios, y externos dirigidos a los funcionarios de nuestros sujetos de control, en especial de carácter municipal.

Se han impulsado proyectos de contribución estratégica, con entidades nacionales e internacionales, para asegurar recursos en beneficio de la Entidad y de los sujetos de control.

Esperamos que el presente Plan de Gestión sea del beneplácito de la ciudadanía, de la Asamblea Departamental (institución a la que debemos presentar informes y resultados), de nuestros sujetos de control y de la Auditoría General de la República (que ejerce el control fiscal de la Entidad).

JORGE AUGUSTO GOMEZ RICARDO Contralor de Cundinamarca

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Introducción Para las entidades del Estado, el desarrollo de su gestión funcional debe otorgar prelación a las condiciones del saber y el hacer, ejercer esfuerzos permanentes para sacar avante proyectos de calidad y de mejoramiento continuo e impulsar resultados loables, medidos a través de índices de economía, eficiencia, eficacia, ética, equidad, ecología y efectividad. La Contraloría de Cundinamarca, en este sentido, otorgará prelación al esquema de gestión que propugne por la optimización, el excelente manejo de la institucionalidad y el surgimiento de nuevas políticas de calidad, enfocadas al servicio comunitario. El fin último es proteger los derechos fundamentales de todos los ciudadanos que hacen parte de nuestra comunidad cundinamarquesa y asegurar el mejor uso de los recursos disponibles. Por esta razón, nuestra Entidad durante la vigencia en consideración, periodo 2008-2011, no escatimará para alcanzar esos índices de calidad y de gestión e impulsarlos en nuestros sujetos de control. Se otorgará énfasis al cumplimiento de los objetivos trazados, que deben ser medidos cuantitativa y cualitativamente y disponer claridad sobre nuestras fortalezas, para mantenerlas, y debilidades para superarlas. Todo este marco de acción se socializará con nuestro cliente más importante: la comunidad cundinamarquesa.

Para la formulación del presente plan de gestión, se estudiaron las diferentes formas de optimizar los recursos de la Entidad, sin olvidar la precaria situación financiera que viven las contralorías territoriales a partir de la consagración de la Ley 617 de 2000, relativa a ajuste fiscal de los entes territoriales. Este diagnóstico ha permitido concluir la verdadera situación actual de la Contraloría, que se examinará en este documento de forma detallada y concienzuda, en favor del mejoramiento continuo de las actividades a desarrollar. Adicionalmente, se han tenido en cuenta aspectos como:

Análisis de las condiciones actuales de la Entidad.

Examen de necesidades y mejoramiento profesional.

Especialidad de la Institución.

Optimización de recursos esenciales.

Capacidad institucional.

Programa de gestión de calidad.

Plan de modernización de la Entidad.

Apoyo otorgado a sujetos de control, Asamblea Departamental, Gobernación de Cundinamarca y sus entidades descentralizadas, concejos municipales, personerías, municipios y sus entes descentralizados, asociaciones de municipios y órganos privados que administran recursos departamentales y municipales.

El plan de gestión que se presenta hoy enmarca las políticas de dirección y gerencia pública requeridas por la Entidad con el fin de garantizar el cumplimiento de las acciones a adelantar en el horizonte de tiempo, seguido de lineamientos orientados a la consecución de objetivos claros de economía, eficiencia, eficacia, ética, equidad, ecología y efectividad en el control fiscal, en donde han interactuado los funcionarios de la Entidad, con el fin de estar acordes con el manejo adecuado y exigido por el esquema de calidad NTCGP 1000:2004, enfoque importante dado por la Entidad para el período en mención. De esta manera, la dirección ha consentido el aporte y el serio compromiso de sus integrantes para que exista entereza y difusión del plan de gestión y con el fin de lograr los estándares de calidad requeridos.

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M茅todo y estructuraci贸n

MÉTODO Y ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN 2008 – 2011 PROPUESTA CONTRALOR

MARCO INSTITUCIONAL

MARCO DE POLÍTICAS

DIAGNÓSTICO INTERNO Y EXTERNO

REFERENTES

PLAN DE GESTION 2008 - 2011

OBJETIVOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGIAS PROPUESTA PROGRAMÁTICA PROGRAMAS Y PROYECTOS PLAN DE ACCION METAS Y SEGUIMIENTO

El desarrollo del Plan de Gestión 2008 – 2011 partió de la revisión de nuestro marco institucional y del marco de políticas (DOFA, clima y cultura organizacional, valores corporativos, visión y misión) a través de los siguientes planteamientos:

1. Empeño del Contralor compartido con el personal directivo.

El marco de referencia hacia el cumplimiento de nuestra misión, el alcance de la visión y el cumplimiento de los objetivos globales es efectividad1. Existe certeza que éste es el camino más viable hacia la competitividad2.

2. Ejercicio de percepción y conocimiento del nivel directivo.

Frente a situaciones críticas de las áreas y en general, de la Entidad, se plantearon diversas propuestas de soluciones. Se discutieron los puntos afines y las diferencias para obtener posición concertada.

3. Diagnóstico interno y externo con alta participación del personal por procesos y niveles jerárquicos que permitió identificar: Línea Estratégica: respuesta a dos preguntas: ¿qué Contraloría se quiere? y ¿qué tan lejos estamos de ello?

Marco ético y de desarrollo organizacional. La percepción del clima laboral y de la cultura organizacional.

Perfil de capacidad interna (PCI). Identificación de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.

Si no sé dónde estoy, ¿cómo saber a dónde voy?

“Podemos estar muy atareados, podemos ser muy eficientes. Pero sólo seremos también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente” (Stephen R. Covey) (Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva)

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1.

Se entiende por efectividad el grado en que la persona u organización logra los resultados que se esperan de ella, en condiciones económicas y óptimas.

2.

Se concibe competitividad como la capacidad y habilidad de producir bienes y servicios para responder a la necesidad del cliente interno y externo, con oportunidad, transparencia, calidad y sustentabilidad.

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Diagn贸stico institucional

DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL MATRIZ DOFA SIMPLE La matriz DOFA simple identifica las oportunidades, debilidades, fortalezas y amenazas claves para realizar el primer acercamiento a la definición de estrategias a través del cruce de estas variables. Es la identificación de la problemática, de las causas que la originan y de las interrelaciones e implicaciones o efectos, participativa en alto porcentaje de funcionarios de los diferentes niveles jerárquicos y de todos los procesos. Sistema DOFA que pretende combinarse con el fin de fortalecer la institucionalidad de la Contraloría de Cundinamarca.

Fortalezas

1.

2.

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4.

5.

6.

7.

8.

Talento humano profesional y experimentado para ejercer el control fiscal.

Sistema de gestión de calidad certificado en ISO 9001:2000, proyectado a la NTCGP 1000:2004.

Recursos tecnológicos y de conectividad actualizados e infraestructura apropiada.

Equipo directivo renovado, con políticas participativas que contribuyen al control fiscal efectivo.

Alto grado de compromiso con la institución.

Disposición organizada de los documentos en los archivos de gestión.

Espacios de participación para formular el plan de gestión.

Credibilidad de la sociedad civil.

Debilidades

1. Limitación de recursos financieros, humanos y físicos, que impiden incrementar los niveles de cobertura y oportunidad en la fiscalización, en especial dado los límites presupuestales impuestos por las políticas de ajuste a los entes territoriales.

Oportunidades

1. Ley 909 de 2004 que reguló la implementación de la carrera administrativa.

2. Propuestas de reformas al Control Fiscal por la Contraloría General de la República 3. Convenios con entidades para utilizar información común al proceso auditor.

4. Facultades constitucionales y legales asignadas a la Entidad.

5. Mejoramiento de la gestión en los sujetos de control, a través de planes y controles de advertencia.

6. Convenios interadministrativos y mecanismos de apoyo conjunto.

7. Audiencias públicas.

8. Cooperación interinstitucional en aspectos tecnológicos, financieros y de capacitación.

9. Coordinación interinstitucional con otros organismos de control o entidades de apoyo para dictámenes y peritazgos.

10. Buenas relaciones con la Contraloría General y la Auditoría General de la República.

11. Nuevas administraciones en los entes sujetos de control.

Amenazas

1.

2.

3.

4.

5.

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Inestabilidad jurídica para asignar los recursos a la Contraloría y en el marco de la contratación administrativa.

La propuesta presentada por algunos de suprimir las contralorías territoriales.

Falta de competitividad y actualidad frente a otras instituciones.

Falta de inmediatez frente al surgimiento de problemas en el Departamento.

Surgimiento de entidades privadas que aspiran ejercer funciones a cargo de las contralorías.

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Direccionamiento estratĂŠgico

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Referido a las actividades concebidas por la dirección, para concluir la conducta a seguir con miras a obtener el resultado propuesto, y cuál es el supuesto de lo que debe ser la organización, teniendo en cuenta dos situaciones: Visión de Estado donde se involucran todas las entidades de control y segundo lo que se quiere para los próximos cuatro años.

3.1 VALORES ÉTICOS Entendidos como la forma de ser, la parte intrínseca de la organización y de los funcionarios en todo momento, deben conservarse en la manera de actuar, pensar, diseñar y ejecutar nuestras actividades.

Se enuncian a continuación los valores éticos que deben guiar la labor cotidiana de los servidores de la Contraloría de Cundinamarca con el fin de cumplir cabalmente el compromiso adquirido con el Departamento de Cundinamarca, el Estado colombiano y la sociedad en general.

RESPETO Los servidores de la Contraloría de Cundinamarca no utilizarán su cargo oficial con propósitos privados evitando relaciones que impliquen un riesgo de corrupción, y actuarán conforme a los lineamientos que distinguen los compromisos estratégicos de la Contraloría de Cundinamarca; estamos obligados a ser paradigmas de comportamiento en lo relacionado con el respeto del patrimonio público y observar en nuestra vida pública y privada una conducta ejemplar para garantizar la imagen y respetabilidad de la entidad.

COMPROMISO El Estado y la sociedad en general esperan de los servidores de la Contraloría una conducta intachable, distinguida por la justicia y la imparcialidad en las actividades que realizan, para producir dictámenes precisos y fiables. Los servidores de la Contraloría de Cundinamarca deben utilizar métodos, prácticas y procedimientos de calidad, ajustándose a los postulados básicos y a las normas de aceptación general.

TRANSPARENCIA Los servidores de la Contraloría de Cundinamarca tenemos la responsabilidad no solamente de dar cuenta, sino de orientar a la sociedad a través de la honestidad y la probidad, de lo cual nos debemos sentir orgullosos. Construimos y contamos de manera constante, cómo estamos actuando y cuáles han sido los resultados de nuestra gestión.

HONESTIDAD La integridad constituye un valor central y exige que los servidores de la Contraloría de Cundinamarca nos ajustemos tanto a la forma como al espíritu de las normas de auditoría y ética; además, estamos obligados a cumplir la labor diaria con objetividad e independencia y a tomar las decisiones aplicando criterio de honradez en la realización de nuestro trabajo.

PARTICIPACIÓN La Contraloría de Cundinamarca promoverá la generación de espacios de interacción de sujetos políticos en la definición de acciones y propósitos comunes, que resulta vital para el debate colectivo y la incidencia en las decisiones para el bienestar de la comunidad.

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3.2 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN Administración eficiente, eficaz y productiva

Rendición de cuentas a la ciudadanía

Participación ciudadana y control social

Enfoque al ciudadano, satisfacción de expectativas

Objetividad y equidad

La gestión está fundamentada no solamente en los valores éticos, sino en algunos aspectos que nos hacen pensar en política; y la política interna de la organización se ha denominado Principios de la Gestión, para plantearlos como marco de orden institucional.

Una administración eficiente, eficaz y productiva traducida en efectividad. El logro de los resultados esperados con el mejor aprovechamiento de los recursos.

El ciudadano es la razón de ser, no solamente enfocado al servicio sino que se debe exceder esa satisfacción esperada, que tiene que ver con la Misión y el compromiso con la Visión.

Objetividad y equidad por parte del funcionario en todas sus actuaciones. Interpretar en sus informes la realidad, basada exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas vigentes de auditoría.

Control social como base para formación de capital social y gobernabilidad local, con apoyo de órganos de control internacionales y nacionales.

Rendición de cuentas a la ciudadanía que permita la visibilidad y transparencia de la gestión.

3.3 MISIÓN

Vigilar en su ámbito de competencia el buen uso de los recursos públicos, promoviendo el mejoramiento y la prevención en la gestión de los sujetos de control con criterios de economía, eficiencia, eficacia, ética, equidad, ecología, efectividad y moralidad.

3.4 VISIÓN

Ser reconocido como organismo de control fiscal oportuno y de prevención, hacia la conducción transparente y pulcra del erario público del Departamento de Cundinamarca y sus municipios en horizonte hasta 2011.

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3.5 IDENTIDAD CORPORATIVA ESLOGAN “CON LA GENTE, POR LA EFECTIVIDAD Y TRANSPARENCIA” Con la gente, porque se refiere a todo el contenido social, está dirigido exclusivamente a la comunidad cundinamarquesa y al control social articulado para la vigilancia de los recursos públicos, con la efectividad que es lo que se está persiguiendo, simultáneamente con la transparencia.

LOGO SÍMBOLO Generar imagen moderna, efectiva y participativa de la entidad en el público de la Contraloría de Cundinamarca, que responda al sello de la nueva administración y trascienda en el tiempo y en el espacio, es uno de los más importantes valores agregados de una institución, es la imagen frente a sus clientes tanto internos como externos, por lo tanto ésta debe responder a las realidades del momento, a su historia, a sus valores, a su misión y a su visión, y reflejarla ante su público.

Con esta estrategia de comunicación visual, la Contraloría de Cundinamarca renueva la relación afectiva que siempre ha tenido con la comunidad cundinamarquesa; proyectando su nueva realidad organizacional en este entorno cambiante y complejo, y así fortalecer el valor de Contraloría de Cundinamarca como vehículo de crecimiento y de desarrollo estatal.

La gama de colores escogida para el diseño del logo se basa en los dos colores de la bandera de la institución: el rojo y el gris. El color rojo se relaciona con la seguridad y con el profesionalismo que nos debe caracterizar, el gris representa la actividad intelectual de la Entidad y proyecta la brillantez y elegancia del ejercicio diario de los funcionarios.

3.6 MARCO DE POLÍTICAS POLÍTICAS DE DIRECCIÓN

Todas las operaciones estarán dirigidas al cumplimiento de la Misión y serán planificadas, dirigidas, controladas y evaluadas.

El proceso misional tendrá en cuenta cobertura, oportunidad y calidad, será objetivo y autónomo, en él estará presente la interacción con la comunidad y los organismos de control estatal.

La gestión estará basada en calidad, mejoramiento y control social, con evaluaciones de resultados.

Habrá plan de auditoría, de investigaciones y financiero con horizonte de cuatro años.

La plataforma tecnológica será garantía de rendimiento y efectividad en todas las operaciones.

La información es pública y se conocerá en tiempo real.

POLÍTICA DE CALIDAD

Nuestro compromiso está dirigido a satisfacer a la comunidad cundinamarquesa, la Asamblea Departamental de Cundinamarca, los concejos municipales y a los sujetos de control, mediante la adecuada planificación, ejecución e informe derivado del proceso auditor, del ejercicio justo, oportuno y eficiente del proceso de investigaciones, de la presentación satisfactoria de los informes estipulados en las normas jurídicas y de la adecuada administración de los recursos confiados a la Entidad, contando con funcionarios capacitados, en presencia de la participación activa de los ciudadanos y la mejora continua de nuestros procesos.

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3.7 MAPA DE PROCESOS DE LA Contraloría de Cundinamarca

PROCESOS ESTRATÉGICOS Proceso direccionamiento y planeación estratégica

Proceso comunicación pública

PROCESOS MISIONALES Proceso indagación preliminar, responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva

Proceso control macro

PROCESOS DE APOYO Proceso participación comunitaria

Proceso gestión jurídica

Proceso administración de recursos informáticos

Proceso gestión humana

Proceso administración de recursos financieros y físicos

Satisfacción Clientes

Requerimientos Clientes

Proceso control micro

Proceso gestión documental

PROCESOS DE EVALUACIÓN Proceso control interno

Proceso mejoramiento institucional

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Propuesta programรกtica

4. PROPUESTA PROGRAMÁTICA 4.1 ALTA DIRECCIÓN Y GERENCIA PÚBLICA En Colombia se está trabajando en el mejoramiento continuo de los procesos estatales, la calidad de los procesos y la capacitación y formación profesional de los servidores públicos, de tal manera que el Congreso de la República expidió la Ley 872 de 2003, que orienta y rige la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, reglamentada por el Decreto 4110 de 2004, que exige a la entidad efectuar dicha implementación.

Con esta norma se busca que todas las entidades estatales consigan el adecuado nivel requerido y la satisfacción final del usuario en todas las ejecutorías estatales, que representan servicio público social.

Se hace referencia al trabajo existente en Colombia referente a la gerencia pública y a los cambios y exigencias que el gobierno nacional ha pretendido instaurar para conseguir la eficiencia, eficacia y efectividad del aparato estatal.

PAUTAS MÍNIMAS DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades estatales deben disponer de una organización adecuada y utilizar herramientas fehacientes para su satisfactoria gestión, que permitan hacer más eficientes y eficaces los procesos y procedimientos estatales. En concordancia con esto, se debe buscar que todas las herramientas existentes interactúen en los procedimientos con el fin de conseguir la efectividad del Estado. Dentro de las pautas mínimas de organización se encuentran:

Información adecuada.

Comunicación, cooperación y confianza.

Tratamiento de riesgos.

Capacitación, actualización y compromiso.

Responsabilidad y gobernabilidad.

Rendición de cuentas.

Sentido de pertenencia.

En cualquier sistema organizacional deben interactuar estas pautas mínimas, dado que si existe correlación entre ellas y su adecuado uso, conforme a las necesidades de la organización, conducirían a la obtención de óptimos resultados.

Las organizaciones están destinadas a triunfar o fracasar en su gestión y, de hecho, todos los servidores públicos deben trabajar en función de conseguir el éxito, es decir, la satisfacción del usuario, objetivo principal de las entidades del Estado.

Así, todas estas pautas mencionadas son importantes y deben ser trabajadas a su máximo, ya que estructuran y son la base de desarrollo de los programas estatales.

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Sin embargo, es importante mencionar que la administración pública debe hacer especial énfasis en la capacitación, formación y profesionalismo de los servidores públicos, dado que toda Administración debe disponer del profesional idóneo y preciso para el manejo eficiente del Estado, el logro de sus funciones y cumplir con la responsabilidad a su cargo.

De tal manera que si se capacita y se exige profesionalismo por ende se podrá conseguir la efectividad del Estado.

Otro aspecto relevante es el compromiso, consistente en la ética con que se deben desempeñar los servidores públicos y la comunidad protagonista en procesos estatales. Se ha tomado al Estado como el mayor generador de soluciones de problemas económicos, otorgante de respuestas a requerimientos y necesidades de los particulares, motor del bienestar de la comunidad, conductor del mejoramiento del servicio, de la calidad de vida y de las condiciones y oportunidades, agente para resarcir las necesidades prioritarias o básicas, etc. Por esta razón, se habla de orientar las pautas mínimas de organización, enfocándolas hacia un objetivo común, que conduzca al logro de los objetivos trazados en los planes de desarrollo y de gestión, direccionamiento estratégico, gerencia pública, adecuado accionar de administradores y servidores públicos en cada entidad pública, para conseguir la eficiencia, eficacia, economía y efectividad del Estado.

Nuestro contralor está comprometido con el Departamento de Cundinamarca. Desde la entidad de control, pretende aportar lo mejor de su ética y profesionalismo, con el fin de garantizar excelentes resultados en la labor de vigilancia encomendada sobre los recursos del Departamento. Establecerá como pilares de acción audiencias públicas, veedurías cívicas, manejo del sistema de gestión de calidad y políticas de control fiscal, que le permitan al Departamento establecer prioridades y mejorar el desarrollo sostenible del mismo.

Para ello, ha establecido políticas de dirección estratégica, de alta dirección, de compromiso institucional y de permanente cambio, y diseñado este Plan de Gestión 2008 – 2011, con el único objetivo de entregar resultados óptimos para el Departamento, disminuyendo los niveles de corrupción.

4.2 PROGRAMAS BANDERA Para el cumplimiento de estos objetivos, la actual administración plantea cinco programas bandera encaminados al eficiente desarrollo de su gestión, ellos son los siguientes:

1 . HACIA LA EFECTIVIDAD Y TRANSPARENCIA (Control fiscal e investigaciones) 2. CON LA GENTE PARA EL CONTROL (Compromiso social) 3. CAPACIDAD ORGANIZACIONAL (Apoyo institucional) 4. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (Sistema Integrado de Gestión) 5. CONSOLIDACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA (Imagen corporativa) A continuación se describe cada uno de ellos:

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Gesti贸n estrat茅gica

GESTIÓN ESTRATÉGICA

5.1. OBJETIVO INSTITUCIONAL : HACIA LA TRANSPARENCIA Y EFECTIVIDAD CONTROL FISCAL E INVESTIGACIONES

Implementar sistema que permita dar cumplimiento a la planeación, seguimiento y control en la realización de auditorías, informes obligatorios e investigaciones.

Prever durante la ejecución de la auditoría posibles daños al patrimonio público.

Apoyar al área misional e investigaciones de la Contraloría, verificando la ejecución de las obras civiles objeto de la contratación auditada.

Evaluar la gestión de los sujetos de control en el uso de los recursos públicos hacia el mejoramiento del medio ambiente. Dada la importancia que representa la protección y conservación de los recursos naturales y la garantía de ambiente sano, la Contraloría de Cundinamarca considera prioritaria la protección del medio ambiente como estrategia a desarrollar dentro del Plan de Gestión.

Analizar y consolidar datos estadísticos que permitan verificar y evaluar el rendimiento de la inversión y la gestión ambiental realizada por las entidades auditadas, el análisis del comportamiento de ingresos y gastos del Departamento, así como el resultado al final del ejercicio y el saldo de la deuda pública, durante un periodo determinado.

Participar en la mesa interinstitucional para la descontaminación del río Bogotá con las demás entidades involucradas, tanto del nivel territorial como nacional, que tiene por objetivo armonizar y aunar esfuerzos, en aras de mejorar las condiciones de vida de los habitantes de los municipios por donde transita el río.

Diseñar plan de acción, orientado a atender dentro de los términos legales las decisiones de los procesos de la Dirección de Investigaciones, así como los de la segunda instancia, grados de consulta, consecuencia de los trámites de la Ley 610 de 2000.

Grupo objetivo Sujetos de control, entidades del nivel central y descentralizadas del orden departamental y municipal, que por sus actividades productivas o de desarrollo, prestación de servicios o ejecución de obras públicas, causen impactos significativos a los recursos públicos, al medio ambiente y a los recursos naturales, en la jurisdicción del Departamento de Cundinamarca.

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Estrategias

1. Impulsar el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con sujetos de control, como instrumento de monitoreo permanente para la mejora de su gestión.

2. Coordinar con la Contraloría General de la República en ejercicio del control concurrente, la programación de los procesos auditores a los recursos del Sistema General de Participación.

3. Evaluar la percepción del producto, de manera que atienda requisitos de nuestros clientes dentro del marco normativo de la Contraloría de Cundinamarca.

4. Fortalecer el componente ambiental en el proceso auditor.

5. Fortalecer la utilización de la función de advertencia, como herramienta que permita prevenir el riesgo de posible detrimento al patrimonio 6. Establecer líneas de investigación y criterios de auditoría, necesarios para la construcción del Plan General de Auditoría del Departamento de Cundinamarca (PGADC), durante el lapso 2008-2011, en cooperación con las direcciones operativas de la entidad que elaboran su PGA y en atención a los lineamientos y políticas de gestión establecidos por la alta dirección de la Contraloría de Cundinamarca.

7. Identificar, evaluar y caracterizar los impactos ambientales asociados a la acción del Estado en sus niveles departamental y municipal frente a los agentes contaminantes de los recursos. Evaluar riesgo asociado a la salud y al ambiente.

8. Evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y del medio ambiente.

9. Garantizar cobertura mínima representativa de la acción fiscalizadora de la entidad en todos los sujetos bajo su vigilancia y control, durante los siguientes cuatro años.

10. Articular el proceso auditor con el sostenimiento de los mecanismos de control social, a través de la atención oportuna de denuncias, quejas y solicitudes tramitadas por la comunidad.

11. Realizar visitas técnicas de apoyo y atender oportunamente las quejas recibidas durante las audiencias públicas en lo referente a obras públicas, con el fin de determinar posibles irregularidades o presuntos daños patrimoniales.

12. Informar anualmente a la honorable Asamblea Departamental y a la comunidad del Departamento sobre el estado de conservación o deterioro de los recursos naturales y el ambiente y la situación de las finanzas del Departamento y de los municipios.

13. Generar diferentes mecanismos para evitar prescripción, caducidad y vencimiento de términos en general, que pueden conducir a sanciones disciplinarias.

14. Establecer acuerdos de cooperación y convenios.

Programa

HACIA LA TRANSPARENCIA Y EFECTIVIDAD Proyectos

1. FORMULACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍA PARA EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA (PGAD).

2. ELABORACIÓN DE INFORMES SOBRE ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE DEPARTAMENTAL. 3. BALANCE TERRITORIAL ANUAL. 4. FORMULACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN GENERAL DE INVESTIGACIONES (PGI).

METAS Metas

1. Cumplir el 100% de la programación anual.

2. Coordinar el proceso auditor con los demás procesos de la Entidad.

3. Hacer seguimiento a por lo menos el 50% de los planes de mejoramiento de los sujetos de control que no son programados en el PGAD de la respectiva vigencia.

4. No realizar auditorías simultáneas en la vigencia con la CGR. 5. Aplicar por lo menos dos veces en la vigencia las encuestas de percepción del producto con sus respectivas acciones de mejora.

6. Establecer anualmente tema de política ambiental que se articule con el desarrollo del PGA. 7. Impulsar los informes de auditoría como herramienta para la toma de decisiones.

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8. Reducir a 15 días la comunicación de los Informes de Auditoría.

9. Emitir funciones de advertencia enfocadas a prever daños al patrimonio público.

10. Trasladar en tiempo real a las diferentes entidades competentes los resultados del proceso auditor.

11. Responder oportunamente las denuncias, quejas y peticiones hechas por la comunidad en general, remitidas a la Subdirección de Participación Comunitaria.

12. Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente entregado a la Asamblea durante el segundo semestre de cada vigencia.

13. Informe de la Situación de las Finanzas del Departamento de Cundinamarca, el cual contiene la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro y el Estado de la Deuda Pública del Sector Central, los Establecimientos Públicos y las Empresas Industriales y Comerciales y Sociedades de Economía Mixta y Asimiladas del Departamento, incluyendo el análisis del comportamiento de los ingresos y gastos de los sectores públicos mencionados y el Dictamen al Balance General del Sector Central. Fecha límite de entrega a la Asamblea Departamental: 31 de agosto de cada vigencia.

14. Informe de la Situación de las Finanzas de los Municipios del Departamento, el cual contiene un análisis detallado del comportamiento de los ingresos y de los gastos de cada uno de los municipios del Departamento, así como el resultado al final del ejercicio (superávit/déficit presupuestal) y el saldo de la deuda pública. La fecha límite establecida en la Subdirección de Finanzas Públicas para consolidar dicho informe es el 31 de octubre de cada vigencia.

15. Procesos atendidos dentro de los términos de ley.

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5.2 OBJETIVO INSTITUCIONAL 2 : CON LA GENTE PARA EL CONTROL COMPROMISO SOCIAL

Abrir espacio directo de acercamiento entre la comunidad cundinamarquesa y la Contraloría de Cundinamarca, a través de la atención directa de los diferentes problemas que se presentan en el desarrollo de la gestión pública, la capacitación y promoción de la participación ciudadana; que permita avivar la función de control sobre los recursos del Departamento y los municipios, dirigidos al mejoramiento de la eficiencia para lograr la calidad de vida de sus pobladores.

Atender, tramitar y controlar las quejas radicadas en la Contraloría de Cundinamarca, a través de los diferentes medios establecidos, con el objeto de satisfacer las inquietudes y las necesidades de la comunidad.

Grupo objetivo El proyecto se encuentra dirigido por la naturaleza de esta institución a toda la población que reside en los distintos municipios del Departamento de Cundinamarca, interesada en que los recursos del Estado cumplan la finalidad de su destinación en beneficio del conglomerado social. Por otra parte, está dirigido a un número de funcionarios que serán capacitados para el proceso de promoción y formación de veedurías ciudadanas.

Estrategias

1. Audiencias Públicas: Realizar audiencias en las provincias del Departamento de Cundinamarca, con el fin de concretar espacios de participación ciudadana, donde las organizaciones civiles que hacen parte de la misma, puedan expresar su opinión, formular quejas y denuncias, como informarse acerca de la gestión pública de los sujetos de control, en el manejo de recursos del Estado por parte de la Contraloría de Cundinamarca.

2. Promoción y Capacitación de Veedurías Ciudadanas: A través de la Subdirección de Participación Comunitaria de la Contraloría de Cundinamarca, capacitar a la comunidad para constituir o fortalecer las veedurías ciudadanas del Departamento, para que la comunidad se convierta en veedora de la gestión fiscal y genere vínculos más estrechos con los entes de control, de acuerdo con los requerimientos de la comunidad y las autoridades competentes.

3. Integración Interinstitucional para el Control Efectivo: Invitar a participar en las audiencias públicas a los demás organismos de control y a los servidores públicos responsables de la gestión, para que observen y puedan mejorar su gestión en forma directa, tomando los correctivos y concertando con la comunidad sus acciones en procura de mejorar y aplicar planes que permitan una toma de decisiones acertada, para que los recursos fiscales tengan un impacto positivo y el control social se aplique en todas sus formas en los cundinamarqueses, en temas relacionados con el control fiscal.

4. Promoción del Control Social: Promover red de control social en el Departamento y articulación de veedurías provinciales, con el fin de constituir un sistema que fortalezca el control social a nivel departamental y fiscal sobre los recursos públicos, en coordinación con los demás organismos de control que tienen competencia en el Departamento de Cundinamarca.

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5. Rendición de Cuentas y Modernización Institucional: Presentar la rendición de cuentas para evaluar los logros obtenidos durante el desarrollo de los periodos de la Contraloría de Cundinamarca, en forma clara y entendible, para que los ciudadanos se informen y se logre el cumplimiento de calidad y el posicionamiento de la Institución. Como resultado de la evaluación que se realice, y teniendo en cuenta las amenazas y debilidades de la Contraloría de Cundinamarca, coadyuvar en la presentación de preproyectos que actualicen a las contralorías territoriales y se busque la financiación misional, para cumplimiento de su competencia.

6. Implementar mecanismos para la atención oportuna y efectiva de los derechos, quejas y denuncias instauradas por la comunidad, para generar confianza y visibilidad y garantizar la participación consagrada en la legislación.

Programa

CON LA GENTE, PARA EL CONTROL Proyectos

1. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PLAN DE AUDIENCIAS PÚBLICAS, VEEDURÍAS PÚBLICAS Y FORTALECIMIENTO DEL CONTROL SOCIAL 2. TRÁMITE DE QUEJAS Y RECLAMOS METAS

Metas 1. Realizar 16 audiencias públicas por año en las diferentes provincias del Departamento de Cundinamarca.

2. Capacitar a funcionarios y líderes de la comunidad para la construcción colectiva de lo público y para apoyar y formar veedurías ciudadanas, con el fin de contribuir en el control fiscal.

3. Constituir red de veedurías provinciales en el Departamento de Cundinamarca.

4. Aplicar el principio de unidad de Estado en integrar a los demás organismos de control para trabajar mancomunadamente en las competencias institucionales de control, para la satisfacción de la comunidad.

5. Promover todas las formas del control social en el Departamento, impulsando actividad en red de control social.

6. Presentar la rendición de cuentas de la Contraloría de Cundinamarca en audiencias públicas.

7. Articular las quejas, denuncias y derechos de petición con las áreas misionales para que sean incluidas de manera prioritaria en el PGA de la vigencia siguiente.

8. Lograr uso óptimo del software para el seguimiento y control a las quejas.

9. Obtener archivo seguro que permita la custodia de la prueba.

10. Atender el Plan de Mejoramiento suscrito con la Auditoría General de la República.

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5.3. OBJETIVO INSTITUCIONAL 3 : CAPACIDAD ORGANIZACIONAL APOYO INSTITUCIONAL

Formular política de capacitación, estableciendo mecanismos de coordinación, cooperación, asesoría, seguimiento y de control requeridos para su respectivo cumplimiento.

Trazar lineamientos y definir prioridades de capacitación para sus servidores y sujetos de control en el territorio.

Entender la cultura como esencia de la organización y como variable interna, producida por ella.

Aplicar teorías de la cultura organizacional a la Contraloría de Cundinamarca (primera etapa del proceso) para tener las bases necesarias que conduzcan al correcto desarrollo y fluidez de la comunicación (segunda etapa), elemento clave para el crecimiento institucional.

Dar a conocer a los funcionarios las normas, sus derechos, sus deberes, su incursión en el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses para lograr un mejor desempeño en sus funciones, mejores relaciones entre compañeros y mejor trabajo en equipo.

Generar proceso de construcción permanente y participativo, con el fin de mantener o mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo del funcionario de la Contraloría de Cundinamarca.

Mejorar la salud laboral de los funcionarios, en desarrollo del cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales, de conformidad con la normatividad vigente.

A partir del año 2001, el crecimiento presupuestal viene siendo castigado, toda vez que dicho cálculo de acuerdo con la Ley de racionalización del gasto público, (Ley 617 de 2001), viene siendo calculado con base en el presupuesto ejecutado que para algunos años ha sido inferior a lo presupuestado, resaltándose el año 2003, cuyo valor no ejecutado fue de $1.600 millones.

En razón a lo anterior, se viene perdiendo capacidad financiera que permita cumplir de manera total con algunos aspectos fundamentales tales como incremento en el cubrimiento de auditorías, dada la imposibilidad de vincular recurso humano que permita suplir esta necesidad; en consecuencia, se adelantan estrategias de “choque” que permitan estabilidad financiera, por lo anterior se generan estrategias, especialmente con la Auditoria General de la Nación y la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca. Es conveniente tener presente como un principio de apalancamiento, los aportes y convenios que se puedan suscribir con entes externos.

Implementar software o programa que permita modernizar aún más el proceso contable, administrativo y financiero de la Contraloría de Cundinamarca, que permita obtener con rapidez, oportunidad y confiabilidad 27

los informes financieros (balance general, cambios en el patrimonio, estados de la situación económica, social y financiera, entre otros) para la toma de decisiones a nivel estratégico.

Contar con espacios físicos y recursos tecnológicos modernos, siendo protocolo el exigido por la calidad en los procesos, procedimientos y actividades que deben desarrollar los funcionarios de la Contraloría de Cundinamarca, en cumplimiento de sus funciones y objetivos asignados por Ley, también es un elemento de control, del componente de control estratégico, es decir, el ambiente estratégico, incluye también espacios modernos para la eficiente gestión institucional.

Diseñar plan de gestión, para instruir todas las actuaciones de los procesos de sanciones que se inician en la Oficina Asesora Jurídica, desde el auto de apertura hasta la decisión de fondo dentro de la respectiva anualidad.

Atender dentro de los términos legales las decisiones de los procesos de segunda instancia tales como: Grados de consulta, apelaciones, revocatorias, prescripciones, caducidades y las urgencias manifiestas, constituciones en parte civil dentro de los procesos penales y las acciones populares.

Grupo objetivo Organismos objeto de control departamental y municipal, funcionarios y dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, con el fin de obtener recursos suficientes, tendientes al logro de las metas propuestas en todas las áreas.

Estrategias

1. Formular Plan de Formación y Capacitación: Con proyección de cuatro (4) años, acorde con las necesidades de las diferentes dependencias de la administración, buscando darle cobertura, en formación y capacitación, al cien por ciento de los funcionarios de la Contraloría y a los sujetos de control.

2. Dar especial atención a los requerimientos prioritarios de conocimientos, destrezas, competencias y capacidades de los servidores públicos de la Contraloría de Cundinamarca y de los sujetos de control en el territorio: Con el propósito de respaldar nuestra misión institucional y sectorial.

3. Difundir la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario: Vía Internet mensajes en carteleras de la entidad y continuación de charlas dictadas a los funcionarios, agrupándolos por áreas.

4. Aplicar teorías de la cultura organizacional a la Contraloría de Cundinamarca: Primera etapa del proceso para tener las bases necesarias que conduzcan a un correcto desarrollo y fluidez de la comunicación y segunda etapa para crecimiento institucional.

5. Crear sistemas de información general: Que permitan el conocimiento y divulgación de los programas y recursos de bienestar social disponibles en las entidades, de manera que se facilite su gestión.

6. Propiciar espacios de análisis para identificar las necesidades humanas y organizacionales: Sin cuya satisfacción sería imposible hablar de calidad de vida laboral; además deberán planearse, conjuntamente, acciones que les posibiliten a los servidores satisfacerlas.

7. Desarrollar programa de promoción y prevención: Con base en diagnósticos de medicina laboral de los trabajadores de la Entidad y de manera selectiva, basados en técnicas de aprendizaje, buscando generar en la población trabajadora mayor conciencia sobre la necesidad de proteger su salud, a través de cambios de hábitos de vida.

8. Lograr proyectar el presupuesto para la actual vigencia y siguientes años, realizando ajustes a que haya lugar con retroactividad al 2001. Igualmente tener en cuenta en la partida presupuestal correspondiente, el número de auditorías proyectadas durante las vigencias futuras.

9. Tramitar a través de la Gobernación de Cundinamarca recursos de conformidad con el Programa “Fortalecimiento Institucional” del Ministerio de Hacienda.

10. Realizar evaluación de todas las áreas: Con el fín de determinar y diseñar reubicación de adecuados espacios que hagan más funcional las áreas de trabajo, dando un ambiente renovado que garantice mejores condiciones de ambiente laboral.

11. Asesorar y asistir al Contralor de Cundinamarca en trámites, conceptos y asuntos jurídicos: Con el fin de garantizar la legalidad de todas las actuaciones que profiera la Entidad.

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Programa

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL Proyectos

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN (PIFC) CULTURA ORGANIZACIONAL PLAN DE INCENTIVOS SALUD LABORAL MÁS CERCA DEL TRABAJADOR AUTONOMÍA Y SOSTENIBILIDAD FINANCIERA OPTIMIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CONTABLE MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES PLAN DE GESTIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA

METAS Metas

1. Cobertura del cien por ciento en los próximos cuatro (4) años en materia de formación y capacitación a los servidores públicos de la Contraloría de Cundinamarca y sujetos de control en el territorio.

2. Realizar un estudio de clima y cultura organizacional; de esta manera se obtienen los aspectos por mejorar y se desarrolla un programa que tenga como fin el mejoramiento continuo de la entidad.

3. Implementar el programa de identificación y priorización de necesidades una vez por año hasta el 2011.

4. Implementar mecanismos de comunicación para divulgación de los programas de Bienestar Social.

5. Mesas de trabajo con funcionarios en forma individual y grupal, conforme a necesidades.

6. Manejo de pautas publicitarias a través de medios físicos y correo interno.

7. Incrementar la capacidad financiera que permita cumplir de manera total con aspectos fundamentales tales como incremento en el cubrimiento de auditorías, y cumplimiento a todos los planes de acción trazados por la actual administración.

8. Lograr eficiencia y oportunidad en los procesos administrativos, contables y financieros con el fin de generar oportunidad para mayor análisis de los diferentes procesos e informes generados.

9. Contar para el eficiente y eficaz desempeño de todos los funcionarios de la Contraloría de Cundinamarca, con espacios agradables que brinden comodidad y garanticen adecuados hábitos para el fortalecimiento de la salud ocupacional.

10. Decidir los procesos administrativos sancionatorios y los procesos que se tramitan en segunda instancia dentro de los términos establecidos y dar asesoría a las demás dependencias de la Contraloría.

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5.4 OBJETIVO INSTITUCIONAL 4 : FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (NTCGP Y MECI).

Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad, para lograr acceder a la Certificación de Calidad NTCGP 1000:2004, integrarlo con el nuevo Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado – MECI 1000:2005 y evaluar la correcta operación.

A partir de la fecha de entrada en vigencia del periodo 2008-2011, la dirección se trazó metas importantes, relacionadas con la consecución de la NTCGP y la implementación del MECI para dar cumplimiento a las normas vigentes; para tales efectos se han diseñado planes de contingencia y desarrollo institucional, los cuales deben permitir conseguir esta certificación en el periodo en mención, hasta la fecha la Entidad cuenta con el certificado de Calidad ISO 9001:2000.

Grupo objetivo Este proyecto tiene como alcance final cubrir el propósito de Gestión de la Calidad y Control en la Contraloría de Cundinamarca, es decir, revisar los procesos y procedimientos, basados en los requisitos de la NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005, para lograr la mejora continua de la Entidad.

Estrategias

1. Realizar diagnóstico general de la Entidad por procesos, con el fin de determinar el nivel actual de implementación.

2. Efectuar la capacitación necesaria al personal.

3. Establecer estrategias y mecanismos de mejoramiento de procesos para el cumplimiento de la normatividad vigente.

4. Realizar mejoramiento continuo para que año tras año se siga manteniendo la certificación de calidad.

5. Evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y transparente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la ley 872/2003.

6. Comprender, analizar y aplicar los conceptos básicos del Sistema de Control Interno – MECI 1000: 2005 Programa

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Proyectos

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CERTIFICACIÓN NTCGP 1000:2004.

2. EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA. 30

METAS Metas

1 Adoptar nuevo esquema de Calidad versión 2.0, enfocado al cumplimiento de los requerimientos de la NTCGP 1000:2004, en toda la estructura de la Entidad, transición de ISO 9001:2000 a NTCGP 1000:2004, integrado con el nuevo Modelo Estándar de Control interno para las entidades del Estado - MECI 1000:2005.

2. Adoptar mecanismos de sensibilización en la Norma Técnica y el Modelo Estándar de Control Interno a todo el personal, a través de equipos de trabajo, presentaciones y asesoría directa.

3. Adoptar estrategias de trabajo con el fin de implementar el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

4. Evaluar el impacto interno, respecto de la implementación de los modelos aplicados.

5. Evaluar impacto causado por la Entidad al entorno externo, respecto de los modelos implementados.

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5.5. OBJETIVO INSTITUCIONAL 5 : CONSOLIDACIÓN IMAGEN CORPORATIVA IMAGEN CORPORATIVA

Generar una imagen moderna, efectiva y participativa de la Entidad en el público de la Contraloría de Cundinamarca, que responda al sello de la nueva administración y trascienda en el tiempo y en el espacio.

Institucionalizar la comunicación en la Contraloría de Cundinamarca como eje estratégico y, por consiguiente, en forma transversal a su estructura organizacional y a la manera que se le da cumplimiento al principio constitucional de publicidad y a la figura de rendición de cuentas a la sociedad.

Grupo objetivo Público Interno, Público Externo y Medios de Comunicación.

Estrategia

1. Fortalecer la imagen de la Contraloría de Cundinamarca y consolidarla en el tiempo y el espacio.

2. Estructurar las herramientas comunicativas en términos de medios y acciones que permitan alcanzar las metas de apertura, interlocución y visibilidad.

3. Ordenar los temas de comunicación al interior y aportar herramientas adecuadas, para que efectivamente el accionar contribuya a construir sentido compartido y al logro de propósitos de carácter estratégico para la entidad.

Programa Consolidación de la imagen corporativa de la Contraloría de Cundinamarca.

Proyectos

1. CAMBIO DE IDENTIDAD CORPORATIVA 2. IMPLEMENTACIÓN PLAN DE MEDIOS 3. ADOPCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES METAS Metas

1. Manual de identidad Corporativa.

2. Disposición de plan de medios.

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Plataforma financiera

6. PLATAFORMA FINANCIERA

A través del plan financiero se describirán los montos asignados por el presupuesto de la Contraloría u otra fuente, para asegurar la financiación de los proyectos.

Se establecerán las fuentes de financiamiento y la disponibilidad de recursos en el presupuesto, de igual manera esto permitirá elaborar el plan anual de caja PAC con una mayor precisión.

De una u otra forma, se debe dar cumplimiento a las directrices de la Entidad, con el fin de mostrar la gestión proyectada en el periodo 2008-2011. De tal forma la Entidad ha venido trabajando en la consecución de los siguientes recursos:

1. Dotación de computadores portátiles y equipos, con el fin de dar mayor facilidad al proceso misional.

2. Asignación de recursos económicos, con el fin de fortalecer el área misional y los compromisos existentes con el PGA. 3. Búsqueda extrema de recursos, con el fin de garantizar el cumplimiento del PGA y de los programas de la dirección.

4. Realizar las diferentes gestiones con el fin de mantener el parque automotor en perfecto estado de funcionamiento, y trabajar en otras posibilidades de búsqueda de recursos para vehículos oficiales.

5. Todas las gestiones que conduzcan al beneficio de la Entidad y que permitan obtener el mayor cumplimiento de los objetivos trazados para esta administración.

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Herramientas de medici贸n

HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN

La planificación de la gestión, como elemento fundamental para lograr resultados, se basa en la formulación de un plan para el período correspondiente, concertado internamente y articulado con las políticas de control fiscal y con el programa del Contralor.

El plan, luego de ser aprobado ha sido desagregado en programas y proyectos que contienen planes de acción según las metas trazadas, para cada uno de los años del período, a los que les será practicado el seguimiento y la evaluación, luego de lo cual se adelantará un proceso de retroalimentación y ajuste de los mismos.

El Plan de Acción como herramienta de gestión, permite además orientar estratégicamente los recursos disponibles, sean éstos humanos, físicos, financieros, administrativos, etc; a las actividades y proyectos de inversión para cada vigencia fiscal encaminados a cumplir las metas definidas en el Plan.

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