UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL AGÊNCIA EXPERIMENTAL DE RELAÇÕES PÚBLICAS - AGERP CENTRO DE PROCESSAMENTO DE DADOS - CPD
Gabriel Fernando Martins Santos Gabriela Seixas Villar de Souza Orientação: Prof.ª Dra.ª Enoí Dagô Liedke Prof.ª Dra.ª Helenice Carvalho
X WORKSHOP DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR
Porto Alegre 2016
1. APRESENTAÇÃO
O Workshop de Tecnologia de Informação (TI) das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) é uma experiência que começou a partir da criação do Grupo de Gestores de TI da IFES em 2000, data em que foi percebida a similaridade dos desafios da gestão em TI nas IFES, bem como a importância do intercâmbio de experiências e soluções desenvolvidas individualmente por cada entidade poderiam contribuir para o desenvolvimento da TI como um instrumento de avanço de todas as instituições. O Estado do Rio Grande do Sul sediou o X Workshop de Tecnologia de Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior (X WTICIFES) no período de 02 a 05 de maio de 2016. Sob o tema “A Universidade em tempos de crise: o papel estratégico da TI e da gestão por processos”, o encontro teve como objetivo levantar questões comuns à realidade dos profissionais de TI das IFES para promover o debate, a troca de conhecimento e informações do setor. Integrado ao X WTICIFES, aconteceu o I Encontro dos Escritórios de Processos das Universidades Federais, com o objetivo de relatar experiências e boas práticas e debater a gestão por processos como estratégia para a superação das dificuldades do cenário atual. O evento possuiu uma organização colaborativa, sendo os Centros de Processamentos de Dados (CPD) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e de Santa Maria (UFSM) os responsáveis pela X edição do Workshop. A Agência Experimental de Relações Públicas (AGERP), por possuir o CPD da UFRGS como cliente, teve como função auxiliar a diretoria do Centro de Processamento de Dados nas etapas do evento, focando no gerenciamento de algumas atividades, como detalhado neste relatório.
2. BRIEFING RESUMO Tabela 1 – Briefing para eventos
Nome do evento: X Workshop de Tecnologia de Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior
Data do evento:02 à 05 de maio de 2016 Dia: 02 maio
Horário: 17h – 21h (Mesa de abertura e coquetel)
Dia: 03 maio
Horário: 08h – 19h (sessões de trabalhos, palestras, almoço, coffee)
Dia: 04 maio
Horário: 08h – 19h (sessões de trabalhos, palestras, almoço, coffee)
Dia: 05 maio
Horário: 08h – 12h (reunião dos diretores, coffee)
Local/ Endereço/ Bairro: Centro de Eventos da FAURGS - Rua São Pedro nº 663 – Centro – Gramado/RS
Realização/ Responsável: Diretoria do Centro de Processamento de Dados (CPD) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, em parceria com o CPD da Universidade Federal de Santa Maria. Atendimento da Agência Experimental de Relações Públicas da UFRGS.
Fone/ e-mail: Informações não publicadas para sigilo do cliente.
Características: Evento tecnológico, com média de 200 participantes/dia (gestores e diretores de TI de diversos estados brasileiros), com sessões paralelas de apresentação de trabalhos e palestras de empresas patrocinadoras.
3. OBJETIVO Promover, planejar e executar o X WTICIFES no Centro de Eventos da FAURGS, em Gramado, evento este que busca a troca de experiências e soluções na área da TI para o avanço de todas as IFES.
4. PÚBLICOS/ PÚBLICO-ALVO Gestores e profissionais de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil.
5. ESTRATÉGIAS Com a execução do evento buscou-se o aumento da credibilidade e a interdisciplinaridade no ensino, pesquisa e extensão na área de tecnologia da informação e comunicação. 5.1 Estratégias comunicacionais 5.1.1 Campanha de Divulgação Para início da campanha de divulgação, foi necessária, primeiramente, a criação da identidade visual do evento - realizada pela equipe Multiweb do Centro de Processamento de Dados (CPD) da Universidade Federal de Santa Maria. Figura 1 – Logo comemorativo aos 10 anos do Workshop
Figura 2 – Logo da 10ª edição do Workshop
5.1.1.1 Site O site do evento (http://www.xwticifes.ufba.br/) foi desenvolvido pela Universidade Federal da Bahia, sendo o principal canal de relacionamento com os interessados no evento. Nele, constavam informações de hospedagem, turismo, programação, edital de submissão de trabalhos e sistema de inscrições. A coleta de dados e produção textual dos links/categorias de hospedagem e turismo (“dicas da cidade”) foi realizada pela equipe da Agência Experimental de Relações Públicas da UFRGS (AGERP). 5.1.1.2 Divulgação para mídia Foi enviado release, produzido pela AGERP, para a Secretaria de Comunicação da UFRGS, com o objetivo de divulgar o evento para a comunidade da Universidade. Figura 3 – Notícia publicada no site da UFRGS
Disponível em: http://www.ufrgs.br/ufrgs/noticias/workshop-debate-tecnologia-da-informacao-nas-ifes
5.1.1.3 Cobertura e Transmissão do Evento A cobertura audiovisual do evento foi realizada em parceria e negociação da AGERP com a UFRGS TV. Participaram três bolsistas de jornalismo da UFRGS, as quais realizaram entrevistas (transmissão online) e reportagem especial sobre o evento. A equipe Multiweb do CPD/UFSM ficou responsável pela transmissão online do evento e posterior publicação das gravações das sessões do WTICIFES. Reportagem sobre o evento: https://www.youtube.com/watch?v=iE6fPGCpANo Site de hospedagem das gravações: http://farol.ufsm.br/buscar/?q=X+WTICIFES Figura 4 – Set de filmagens de entrevistas
Fonte da foto: Arquivo AGERP/2016.
5.1.2 Mostra Comemorativa 10 anos WTICIFES Visando a comemoração dos dez anos do WTICIFES, e a vinculação da memória institucional do Workshop, foi planejada e executada uma mostra no hall do Centro de Eventos da FAURGS – local de realização da 10ª edição do WTICIFES. Na mostra foram expostos crachás e mochilas de edições passadas, uma linha do tempo referenciando o local e o tema de cada edição, além de um slideshow com fotos dos participantes em edições anteriores.
5.1.3 Material de Apoio ao Evento Foram criados – pelo CPD/UFSM – os seguintes materiais para impressão: sinalização dos ambientes do Centro de Eventos da FAURGS; programação geral do evento para fixação em displays; linha do tempo de 10 anos; programação de cada auditório; programação em formato livreto para cada participante. No credenciamento, cada participante recebeu seu crachá de identificação, um bornau/bolsa personalizado com o logotipo da edição e dos patrocinadores - contendo material institucional das empresas patrocinadoras, programação do evento, caneta personalizada do Workshop, caneca personalizada com o logo comemorativo aos 10 anos, pesquisa de satisfação para preenchimento e bloco de anotações da Gráfica UFRGS.
5.2 Estratégias administrativas 5.2.1 Projeto de Patrocínio As cotas de patrocínio foram escalonadas e cada empresa engajou-se da forma mais adequada às suas possibilidades. As categorias de patrocínio e os respectivos retornos foram os seguintes: Tabela 2 – Categorias de patrocínio e benefícios
Matriz de benefícios Palestra em sessão do evento Estande no pavilhão de exposição Sala VIP para mini-palestras Distribuição de material institucional junto com o material do evento Logo no site do evento Logo no banner dos patrocinadores Logo no bornau/bolsa e crachá
Diamante X X X X
Ouro
Prata
Bronze
X X X
X X
X
X X X
X X X
X X X
X X
Fonte: Elaborada pelos autores (2016).
A partir do contato com empresas da área de tecnologia e sistemas de informação, e apresentação da 10ª edição do WTICIFES, foram captados recursos para execução do evento das seguintes empresas; Categoria Diamante: Teletex IT Solutions, Hewlett Packard Enterprise, IT One; Categoria Ouro: Teltex Tecnologia, Ruckus; Categoria Prata: Seprol/HP, Central IT, Viga, Perfil Comp, Ziva, Teltec Solutions;
Categoria Bronze: Athenas/Lenovo, TDec Network Group.
6. Check-List 6.1 Pré-evento 6.1.1 Imersão Histórico-Espacial Para coleta de informações da cidade de realização do X Workshop (Gramado), a AGERP estabeleceu parceria com o Convention & Visitors Bureau da Região das Hortênsias. Através dessa parceria, foram coletados dados para publicação no site do evento referentes aos pontos turísticos da cidade e contatos de hotéis. Além disso, o Convention ofereceu 200 guias turísticos e gastronômicos impressos da região, os quais foram distribuídos nos bornaus/bolsas para os participantes. 6.1.2. Acomodações Referente à hospedagem dos participantes, a AGERP ficou responsável pelo contato com os hotéis indicados da região com o objetivo de obter descontos e demais benefícios para os inscritos no Workshop. Realizados os contatos, foi publicada no site do evento a lista de hotéis conveniados ao X WTICIFES, para que os próprios participantes escolhessem o hotel e efetuassem a reserva. O hotel Alpestre ofereceu 30% de desconto na hospedagem dos participantes, além de translado entre o hotel e o Centro de Eventos da FAURGS. Já o hotel Recanto da Serra e a rede de hotéis Laghetto ofereceram 15% de desconto nas diárias. A Pousada das Flores proporcionou uma tabela de diárias reduzida e translado ao Centro de Eventos da FAURGS. 6.1.3. Kits para Credenciamento No ato do credenciamento – que iniciou às 17h do primeiro dia do evento (02/05), conforme programação - o participante recebeu o crachá de identificação para uso nos ambientes do Centro de Eventos da FAURGS, o bornau/bolsa com os materiais dos patrocinadores e brindes do Workshop (caneta, caneca e bloco de anotações), além da programação do evento.
Figura 5 – Layout do bornau/bolsa
Observação: o bornau foi de cor azul marinho, seguindo a identidade visual do evento.
6.1.4. Definição da Programação e Ambientes utilizados Com a definição da programação, foram estudados os espaços necessários para a execução das sessões, palestras e demais atividades no Centro de Eventos da FAURGS. Desse modo foram reservados os seguintes espaços, com sua respectiva programação: 02 de maio (segunda-feira) – Auditório Da Vinci 18:00 – 18:30 Abertura 18:30 – 19:30 Mesa: “A Universidade em tempos de crise: o papel estratégico da TI e da gestão por processos.” Com a participação do Prof. Dr. Carlos Alexandre Netto – Reitor da UFRGS; Prof. Dr. Paulo Afonso Burmann – Reitor da UFSM; Profa Dra. Denise Petrucci Gigante – Vice-Reitora da UFPEL e do Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho – Reitor da UFPR. 19:30 – Pavilhão de Exposição – Coquetel.
Figura 6 – Auditório Da Vinci: mesa de abertura
Figura 7 – Coquetel servido no pavilhão de exposição
Fonte das fotos: Arquivo AGERP/2016.
03 de maio (terça-feira) e 04 de maio (quarta-feira): No segundo e terceiro dia do evento, foram utilizados três auditórios (Da Vinci, Locatelli e Rembrandt), com sessões e palestras paralelas – das 8h30min às 18h – ocorrendo intervalo das 10h às 10h40min (coffe break), da 13h às 14h para almoço, e das 16h às 16h40min (coffee break). Além dos auditórios, no turno da manhã foi utilizada uma sala de aula (com
capacidade para 50 pessoas), que foi denominada de Sala VIP – para que os patrocinadores pudessem realizar mini palestras e encontros com negociadores. Referente aos espaços para as alimentações, os coffes breaks e o coquetel foram servidos no pavilhão de exposição junto aos estandes dos patrocinadores. Já os almoços ocorreram, também, no pavilhão de exposição, porém em local mais afastado dos estandes – com divisória de espaços. Figura 8 – Sala VIP – mini palestras dos patrocinadores
Figura 9 – Almoço
Fonte das fotos: Arquivo AGERP/2016.
05 de maio (quinta-feira): No último dia do evento, das 8h30min às 12h, foi utilizado apenas o auditório Rembrandt, com capacidade de 70 lugares, visto que o público estimado para esse dia era de 50 pessoas – pois a atividade/palestra era exclusiva para diretores e gestores dos CPDs. O coffee break (das 10h às 10h30min) ocorreu no hall do Centro de Eventos da FAURGS – pois os estandes dos patrocinadores e demais infraestrutura do pavilhão de exposição iriam ser desmontados.
6.1.5 Relacionamento e Necessidades 6.1.5.1 Fornecedores O contato com fornecedores – orçamentos e negociação de prazos de entrega – foi realizado pela equipe da AGERP, via e-mail e telefone. Posteriormente, para aprovação de custo, os orçamentos eram repassados para a Diretoria e administração do CPD/UFRGS. Gramado por ser uma cidade reconhecida pelo chocolate artesanal, a AGERP efetuou orçamentos com empresas locais e estipulou parceria com a Florybal Chocolates, à qual foi cedido um estande no pavilhão de exposição em troca de 70 (setenta) kits de mini barras de chocolates – que foram entregues aos participantes que expuseram suas pesquisas/trabalhos em sessões de apresentação. Em razão da programação do evento possuir dois dias intensos de apresentações de trabalhos e palestras – para melhor aproveitamento do tempo – a organização do evento ofereceu, aos participantes, nos dia 03 e 04/05 coffe break no intervalo das sessões da manhã, almoço e coffee break no intervalo das sessões da tarde. No primeiro dia do evento (02/05), ocorreu, após a mesa de abertura com os reitores, um coquetel comemorativo aos 10 anos de Workshop, bem como marcando a abertura da 10ª edição. Foram realizados três orçamentos com empresas locais de alimentação via e-mail e encontro presencial em visita técnica à Gramado e a sede da FAURGS, a escolhida ofereceu serviço e infraestrutura completa para coffe break, coquetel e almoços. Para infraestrutura do pavilhão de exposição, foi necessária a instalação de 15 estandes e divisória para espaço do Buffet de almoço. A partir da indicação do Centro de Eventos da FAURGS, foi orçado o serviço com três empresas da região. Foi escolhida a que ofertavou melhor custo benefício.
Questões de som e iluminação foram analisadas, sendo detectada a necessidade de três projetores, três laser pointer, sonorização (caixas, mesas de som e microfones) para os três auditórios e moving com o logo da edição para o hall. Para o Set de filmagens/entrevistas, no pavilhão de exposição, foram necessários quatro pares de leds e dois refletores para iluminação. Além disso, para a Sala VIP foi necessário um projetor e um notebook. No hall foram utilizados aparelhos de TV para slideshow da Mostra Comemorativa de 10 anos e para veiculação da arte de identificação do Credenciamento. Todos os itens descritos foram detectados na visita técnica ocorrida com dois meses de antecedência do evento – tais equipamentos foram orçados e aprovados com a empresa audiovisual indicada pelo Centro de Eventos da FAURGS. 6.1.5.2 Equipe de organização e apoio Por ser um evento organizado em parceria com diversos núcleos da UFRGS e UFSM, 30 pessoas estiveram envolvidas na organização, desde a parte administrativa à cobertura do evento. Assim, questões de translado e hospedagem dessas equipes foram consideradas antecipadamente. O translado ocorreu com os carros e vans das universidades, a partir de contato com as reitorias, e a hospedagem foi custeada a partir da verba do evento em hotel indicado pelo Centro de Eventos da FAURGS, levando em conta o custo e proximidade do local do evento.
6.1.6 Sinalização Com a definição dos espaços que seriam utilizados, a sinalização dos mesmos foi idealizada em parceria da AGERP com a UFSM, criando, assim, layout para programação de cada auditório (fixada na entrada dos mesmos). Além da programação geral (fixada no hall do credenciamento), bem como a indicação de banheiro, faixas de mesa e banner para fixação na entrada do prédio do Centro de Eventos. As fixações do material de sinalização ocorreram no dia 01/05, um dia entes do início do evento.
Figura 10 – Sinalização dos auditórios. Ao fundo, programação geral fixada em display.
Figura 11 – Entrada dos auditórios sinalizadas com a respectiva programação fixada em flip-chart.
Fonte das fotos: Arquivo AGERP/2016.
6.1.7 Montagem da Mostra de 10 Anos Com o material coletado, realizou-se a montagem da mostra de 10 anos, também, no dia 01/05. Figura 12 – Mochilas, credenciais de edições anteriores e TV com slideshow de fotos.
6.1.8 Elaboração de pesquisa de avaliação. 6.1.9 Elaboração do cerimonial e protocolo para abertura (mesa com reitores).
6.2 Evento 6.2.1 Credenciamento O credenciamento foi realizado pela equipe da AGERP no primeiro dia de evento. A mesma equipe e o espaço foi aproveitado, também, para informações e secretaria do workshop. O material utilizado, como netbooks e impressora foram emprestados pela equipe Multiweb da UFSM.
Figura 13 – Equipe de credenciamento.
6.2.2 Mostra dos Patrocinadores O espaço com 15 stands de patrocinadores (pavilhão de exposição) foi um ambiente de intenso movimento dos participantes do evento. Figura 14 – Pavilhão de exposição com estandes e participantes.
Fonte das fotos: Arquivo AGERP/2016.
6.2.3 Monitoria e Apoio A equipe da Agerp ficou responsável pelo monitoramento e apoio nas mesas, debates e apresentações de trabalho, auxiliando no controle de tempo, presenças e protocolo das sessões.
6.3 Pós Evento 6.3.1 Desmontagem da estrutura A fiscalização do serviço de desmontagem dos stands no pavilhão de exposição, além da retirada das sinalizações e identidade visual do evento no Centro de Eventos da FAURGS, foi executada pela Agerp. 6.3.2 Emissão e envio de certificados. A certificação de participação no Workshop ocorreu através de envio, via e-mail, dos certificados aos participantes credenciados. A equipe da AGERP enviou a lista de controle de presença (credenciamento) aos responsáveis pelo site do evento (UFBA), para emissão dos certificados e posterior envio. 6.3.3 Tabulação dos resultados da pesquisa de satisfação do evento. 6.3.4 Apresentação dos resultados para equipe diretiva do evento.
7. CRONOGRAMA Tabela 3 - Cronograma
IMERSÃO HISTÓRICO-ESPACIAL Responsável Prazo Situação História de Gramado/Região das Hortências
P Curiosidades R Hotéis É Restaurantes Pontos Turísticos
Convention Bureau/Agerp Agerp Convention Bureau/Agerp Convention Bureau Convention Bureau
Observação
19/fev
Publicado
19/fev
Publicado
Informações da região para o site do evento Informações da região para o site do evento
19/fev
OK
Informações para o site do evento
04/abr
Confirmado
Material gráfico
04/abr
Confirmado
Material gráfico
KITS PARTICIPANTES Identidade Visual do Evento Programação Completa Bolsa do Evento Chocolates
Responsável
Prazo
Situação
UFSM
10/abr
OK - Pronta
Observação Encaminhamento para impressão (Agerp)
Jussara Agerp
10/abr
OK OK
200 unidades
OK
Florybal
Agerp/Cinara
10/abr 10/abr
Credenciais Caneca inox Material Gráfico da Região
Coquetel 10 Anos
Criação Releases e divulgação off Painel de fundos para gravação das entrevistas. "Set de filmagem" Bolsista de Jornalismo Cobertura
Agerp/Santa Maria Agerp Convention Bureau
Agerp
Até 8/04
OK
18/abr
Agerp
Enoí/Ufrgs tv
10/abr
OK
Encaminhado para SECOM/UFRGS.
OK
Encaminhar p/ impressão.
OK
Bolsistas da UFRGS TV
Jorge (UFSM) Responsável UFBA/AGERP UFBA
Histórico/Memória
Responsável CPD/UFRGS e Agerp Responsável
SECRETARIA Prazo Situação
18/abr OK DESLOCAMENTOS Prazo Situação
18/abr OK
CPD/UFRGS
18/abr
Agerp/CPD UFRGS
Observação
29/fev OK 28/abr OK Para assinatura no credenciamento. MOSTRA 10 ANOS Prazo Situação Observação
CPD;UFRGS
Responsável
Coffees
OK
A/C do Fernando (Centro de Eventos) 20/abr OK na sexta (29/04) NEGOCIAÇÃO ABERTURA Responsável Prazo Situação Observação Agerp 18/abr OK Empresa: Local Gramado Eventos SITE/DIVULGAÇÃO/COBERTURA Responsável Prazo Situação Observação UFBA 10/fev OK http://www.xwticifes.ufba.br
Divulgação Inscrições Listagem inscritos
Disponibilidade Van/Carro da UFRGS no período do evento Contratação de Translado Aero>Gramado p/ participantes
18/abr
OK
COFFEE Prazo Situação
OK
Observação
Verificado preço/frequência do transporte da CITRAL .
Observação
Empresa Local Gramado Eventos
LOGÍSTICA SINALIZADORES
Responsável
Fixação PESQUISA DE SATISFAÇÃO Elaboração Teste/Aprovação Aplicação MOSTRA DE FORNECEDORES
Agerp
Stands Estrutura de Alimentação
Responsável Agerp Agerp Agerp Responsável Empresa Vertice Empresa contratada Responsável
Prazo
Situação
01/mai Prazo 18/abr 25/abr 03/mai
Observação
OK Situação OK OK OK
Observação Aprovada
Prazo Situação Instalação 01/05 OK Instalação 01/05 OK RELATÓRIO FINAL Prazo
Observação Acompanhamento da Agerp Acompanhamento da Agerp
Situação
Observação
Pesquisa de Satisfação
Agerp
18/mai OK
Tabulação e apresentação
Certificados
Agerp e UFBA
03/jun OK
Envio via e-mail
Fonte: Elaborado pelos autores (2016).
8. CUSTOS Tabela 4 – Planilha de Custos
PLANILHA TOTAL RECEITAS E DESPESAS DO XWTICIFES
DESPESAS R$ 102.804,38
Aluguel Centro de Eventos FAURGS (auditórios e pavilhão)
R$
14.127,12
Alimentação dos participantes (coffees, almoços e coquetel)
R$
22.728,00
Custos com Equipe de Apoio (UFSM, AGERP, UFRGS, UFBA) (translado para visitas técnicas, alimentação nas visitas e préevento, camisetas de identificação, e custo de manutenção/mão de obra do site)
R$
9.454,84
Hospedagem Equipe de apoio
R$
7.523,00
Infraestrutura Audiovisual e Sinalização (equipamentos de som, iluminação, projeção, informática e impressão dos materiais de sinalização)
R$
8.390,00
Infraestrutura Física (estandes, mobília para set de gravações, divisória para ambiente de alimentação dos participantes)
R$
8.203,00
Material para Kit Credenciamento (Bolsas, canecas e canetas)
R$
6.414,00
Palestrantes (hospedagem e translado dos palestrantes convidados)
R$
3.428,29
Transfer (Aeroporto/Gramado/Aeroporto) (opção de translado gratuito oferecido aos participantes do evento)
R$
9.635,00
Taxa despesas operacionais FAURGS
R$
10.400,00
TOTAL DESPESAS
R$ 102.804,38
RECEITA (originada, exclusivamente, por patrocinadores)
R$ 248.593,00
Fonte: Gerência Administrativa e Financeira – CPD/UFRGS (2016).
9. AVALIAÇÃO GERAL O Workshop ocorreu de acordo com o planejado, com aproximadamente 200 participantes por dia, a pesquisa de avaliação – com o total de 67 respondentes – apontou grande grau de satisfação com a organização, como analisado: Tabela 5 – Pesquisa de Satisfação com total de respostas.
1. O evento em geral
1.1 Acesso ao local do evento 1.2 Estrutura física disponível 1.3 Credenciamento e Recepção 1.4 Exposição 10 Anos de WTICIFES 1.5 Feira/Stands 1.6 Alimentação
5 Ótimo
4 Bom
3 Regular
2 Ruim
58
9
57
10
56
11
33
28
4
37 27
29 31
1 8
1
5 Ótimo
4 Bom
3 Regular
2 Ruim
1 Péssimo
NS Não sei
2
2. Programação
2.1 Mesa com Reitores 2.2 Temas abordados
30
31
43
24
2.3 Divisão dos eixos temáticos 2.4 Otimização do tempo
37
28
2
24
31
11
3
1
Fonte: Elaborado pelos autores (2016).
1 Péssimo
NS Não sei 3