Teoria geral da administração aplicada by Gaspar Pereira

Gaspar Collet Pereira

Teoria geral da administração aplicada 1ª Edição

Curitiba Edição do Autor

Gaspar Collet Pereira gasparcp@hotmail.com

Teoria geral da administração aplicada

Curitiba – 2017

PEREIRA, Gaspar Collét, 1961 Teoria Geral da Administração Aplicada3 Curitba, 1a Edição

Prefixo Editorial: 94222 Número ISBN: 978-85-94222-01-5 Título: Teoria geral da administração aplicada

AGRADECIMENTOS O autor agradece as pessoas que de forma direta ou indireta, contribuíram para a realização deste livro.

00 Introdução Este material tem o objetivo de aplicar a metodologia de estudo de caso já utilizado pela Harvard university, mas agora com a proposta de ser um estudo de caso aplicado, pois a medida que vai sendo exposto o conteúdo é mostrado nova parte do estudo de caso e solicitado ao leitor que simule como ficaria esta situação no seu ambiente de trabalho. A proposta é que isto faça com que a leitura seja agradável e desafie o leitor a fazer a aplicação no seu local de trabalho. Pode ser usado como livro didático para disciplinas

presenciais ou EAD ou como um livro para incentivar o leitor a melhorar suas prรกticas de trabalho.

01 Aula 1 – Apresentação O professor no primeiro dia de aula falou sobre novas tendências da Administração e da educação como um todo, sobre a mudança da postura do aluno que está cada vez mais pressionado pelos concorrentes e pela necessidade de mostrar resultados. Com base nestas informações propôs uma nova forma de aula. Seria composto de três momentos distintos. O primeiro seria em sala onde seria exposto o conteúdo, os principias conceitos e exemplos de aplicação destes conhecimentos.

No segundo, os alunos teriam um tempo para simular a aplicação destes conhecimentos. Seguidos de uma exposição de cada um dos grupos sobre a forma como simularam a aplicação. Para reduzir o problema da pressão de tempo, parte da aula de exposição dos conceitos estaria disponível para planejamento ou poderiam fazer a proposta de aplicação, No final do semestre deveria ser feito um resumo das apresentações, de cada grupo, em forma de artigo para uma possível publicação. Estas simulações deveriam ser feitas com base numa empresa real, em que um

dos membros tivesse conhecimento e acesso as informações. Depois de vários questionamentos e solução de dúvidas, foram formados os grupos, com exceção do Oscar , que ocupava uma função de gerente numa fábrica de móveis e preferiu trabalhar sozinho. Foi projetado um quadro mostrando as várias escolas da Administração, lembrando que cada uma das escolas deixou um legado que é utilizado até os nossos dias.

Ano 1900 1916 1932 1847 1951 1954 1957 1972 1982 2000

Escola Ad. Científica Clássica Relações Humanas Burocrática Sistemas Neoclássica Comportamental Contingência Neo Schupteriana Gestão Integrada

Aplicação Tarefas Estrutura Pessoas Formalização Informações Estrutura Pessoas Ambiente Empreendedorismo Integração

Foi reforçado que o objetivo das aulas é de aplicar a relação entre as diversas escolas e a prática administrativa atual.

02 Administração científica Na segunda aula, de acordo com o combinado o professor começou fazendo a apresentação da primeira escola, a Administração científica. Lembrou aos alunos que na primeira parte da aula iriam falar dos conceitos desta escola e por mais que parecesse maçante eles ficassem atentos pois na segunda parte iriam simular a aplicação destes conceitos. Antes de começar a parte conceitual era oportuno fazer a contextualização, pois na virada do século 20, em torno do ano de 1900 o mundo estava passando por grandes

alterações, o centro das atenções saíram da Europa, onde predominavam as corporações de ofício e passaram a ser concentrar na américa do norte, também chamada de novo mundo9.

A fabricação de uma única cadeira por uma corporação poderia demorar de duas a três semanas e na fábricas norte americanas a mesma cadeira demorava cerca de dois a três dias, porém ainda existiam muitos vícios

trazidos por trabalhadores que aprenderam seu ofício nas corporações1. Era neste ambiente que trabalhava o Engenheiro Frederick Wislow Taylor9. Como poderia acontecer nos nossos dias era um trabalhador que via a morosidade com que era feito o trabalho e enxergava oportunidades de melhoria5. Reuniu suas idéias numa proposta que denominou de organização racional do trabalho que incluía a avaliação de tempos e movimentos, estudo de fadiga, incentivos salariais e descrição de tarefas. Preparação

A aula já estava pela metade, o interesse dos alunos não era muito, pois os alunos não sabiam o que fazer com toda aquela informação e o professor afirmou que a dinâmica ia mudar, as equipes deveriam se reunir e até o final da aula deveriam entregar uma proposta de como iriam aplicar estes conceitos na empresa que escolheram. Passado meia hora e com base no teor das perguntas o professor resolveu facilitar o processo. - Sei que vocês estão tendo um pouco de dificuldade de fazer um plano para aplicação dos conceitos que tivemos na primeira parte, afinal esta metodologia de aula

não é muito comum. Para facilitar o trabalho vou dar alguns tópicos a serem preenchidos. Membros da equipe : Nome da empresa (base) : Descrição dos produtos ou serviços : Tópico estudado : Proposta de aplicação : Relação com conteúdo ; Cada equipe passou a preencher os itens pedidos. Foi lembrado que na próxima aula deveria ser apresentado.

03 Aplicação da Escola científica da Administração O Oscar se propôs a ser o primeiro a apresentar. Lembrou que ficou até o final da aula anterior fazendo o planejamento. Tinha várias alternativas, pois na fábrica onde era gerente geral tinham muitos pontos a serem melhorados, mas algo que vinha lhe chamando a atenção era a perda de material na hora do corte. Já tinha feito vários levantamentos que apontavam para uma média de perdas de 22%. Observou o trabalho do operador da máquina de corte e viu que era feito de forma aleatória, com ênfase nas

ordens de produção e sem nenhuma atenção para a redução de perdas. Resolver aplicar os princípios de Taylor no processo. Observou as operações, criou um manual, estabeleceu regras para o corte, sendo necessário fazer um plano de corte por chapa, catalogar as peças que sobraram. Estava animado com o processo, mas no primeiro dia de operação nas novas regras, o operador apareceu na sala do Oscar e disse que seria impossível de dar conta do trabalho. O Oscar pediu um tempo, fez as contas do valor da redução de perdas, e resolveu contratar um ajudante. Escolheu um rapaz

novo na fábrica, mas muito interessado, com boa formação escolar, fazendo um curso na área de produção, promoveu a operador e colocou junto com o outro operador. Na primeira semana as perdas reduziram de 22% para 18%, com chances de chegar nos 12% que eram o objetivo. O Oscar fez um resumo das atividades, preparou os slides e fez a apresentação. As demais equipes estavam muito interessadas e comentaram sobre a importância da evolução das escolas de Administração e sua aplicação. TAREFA

1 – Defina uma atividade em seu trabalho ; 2 – Faça um descrição desta atividade ; 3 – Aplique um dos conceitos de Administração Científica; 4- Faça um manual de operação ; 5 – descreva os ganhos esperados com este manual ; 6 – descreva as vantagens da existência do manual .

04 – Teoria Clássica da Administração Na quarta aula o professor colocou como tema o segundo item a Teoria Clássica. A postura dos alunos era de mais interesse pois sabiam que o professor não ia explicar muito, que cada palavra poderia ser importante na hora de montar o trabalho e principalmente o fato de que os tópicos expostos em sala poderiam ser aplicados na empresa1. O professor começou falando do engenheiro Jules Henri Fayol (1841 – 1925) 1, portanto contemporâneo de Taylor que nasceu em Stambul, mas passou sua vida

profissional na França5. Aos 19 anos se formou como engenheiro de minas e logo assumiu a gestão de uma mina que estava falida e através de seus métodos acabou saneando o negócio e transformando numa das empresas mais bem sucedidas naquela época. Para conseguir esta realização usou alguns princípios como : Dividiu a empresa em seis funções como é mostrado abaixo5.

Com as funções definidas passou a formar pessoal para cada área. Para garantir os funcionamento das áreas criou um grupo de funções :  Prever (o futuro e traçar plano de ação).  Organizar (recursos físicos e sociais).  Comandar (dirigir e orientar).  Coordenar (harmonizar esforços).  Controlar (verificar cumprimentos das regras). Dividiu as atividades em órgãos :

 Órgãos de Linha – são responsáveis pelo alcance dos objetivos básicos da organização, possuindo autoridade pela posição ocupada na estrutura organizacional.  Órgãos de Staff – são órgãos de assessoria, e ligam-se indiretamente aos objetivos básicos da organização através dos setores de linha e sua autoridade é apenas funcional. Os órgãos de staff não possuem autoridade de cargo conferido pela estrutura organizacional.

Criou catorze princípos para o funcionamento destes órgãos 01-Divisão do trabalho 02-Autoridade e responsabilidade 03-Disciplina 04-Unidade de comando 05-Unidade de direcção 06-Subordinação dos interesses individuais aos gerais 07-Remuneração do pessoal 08-Centralização 09-Cadeia Escalar 10-Ordem 11-Equidade 12-Estabilidade do pessoal 13-Iniciativa 14-Espírito de equipe Preparação

Esta aula estava fluindo de forma mais dinâmica que a anterior pois a medida que o assunto era exposto o Oscar ia imaginando como poderia aplicar na empresa. Estava preocupado com a proposta da redução de perdas do laminado plástico que era de 22%, tinha uma meta de redução para 12%, mas cada vez que acompanhava uma ordem de fabricação via variações. Tinha conversado com o novo operador que se mostrou animado com o sistema, no entanto o antigo operador afirmava que não era possível trabalhar da nova forma.

05 – Aplicação dos conceitos da Escola Clássica de Administração Como de costume o Oscar era o primeiro a apresentar. Nos primeiros slides fez um resumo da aula anterior relembrou que tinha proposto um sistema para redução de perda de materiais na fábrica que a média era de 22% e a meta era reduzir para 12%. Que aplicou alguns princípios de Administração científica e que nas últimas ordens de fabricação já tinha chego a 18%, mas admite que tem um problema administrativo e resolveu aplicar os princípios da teoria clássica.

 Prever (o futuro e traçar plano de ação). O plano é a redução das perdas, através de modificações no sistema de corte;  Organizar (recursos físicos e sociais). Os recursos físicos são as instalações e um novo almoxarifado para peças a serem aproveitadas  Comandar (dirigir e orientar). Fica por conta do Oscar que como gerente tem autonomia para gastos e alterações necessárias.

 Coordenar (harmonizar esforços). Ficou por conta dos operadores de corte, porém fica uma dúvida se o coordenador é o operador antigo que tem mais tempo ou se o novo que aderiu ao sistema.  Controlar (verificar cumprimentos das regras). O controle será feito por ordem de fabricação . Mostrou o resumo da ata que fez com os operadores e conversaram o seguinte : 1-No sistema antigo um operador dava conta de fazer o corte para toda fábrica ;

2-No novo sistema surgiram novas funções como plano de corte, catalogação de peças que sobraram e buscar novas peças ; 3-Os dois operadores foram unanimes que teriam dificuldades para darem conta de todas as tarefas. Isto criou um impasse, pois a idéia era reduzir custos, por isto foi pedido um tempo. Após fazer algumas contas e verificar que o valor de redução de perdas de 22% para 12% traria uma economia de um valor superior a folha da fábrica com 320 funcionários, resolveu que valia a pena investir. Foi liberado um assistente de planejamento e

controle da produção para fazer o plano de corte e outro para controlar as peças para serem recortadas. Foi prometido que seriam trazidos os resultados obtidos na próxima aula. Foi feito um levantamento de como estava o resultado e como fica após a redução : DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS (em $ 1.000) Período 1 2 Descrição Inicial Corte Receita 3.634 3.712 Impostos 291 297 M.Prima 1.526 1.404 DESPESAS Administrativa 515 515 Comercial 712 748 Produção 620 651 Resultado $ Resultado %

-30 -0,8%

97 2,6%

Com isso a empresa sĂria do vermelho e permitiria e reduzia a pressĂŁo do conselho para fazer demissĂľes.

06 Teoria Humanas

das

Relações

As aulas passaram a ficar interessantes pois cada equipe estava aplicando os conceitos, as apresentações do Oscar mostravam um lado prático, era possível identificar as relações entre as teorias e nas apresentações ficava evidente a aplicação no ambiente empresarial. A turma estava curiosa para ver como seria a teoria das relações humanas. O professor começou mostrando as críticas que haviam para as duas escolas anteriores. - o homem era visto como extensão da máquina;

- distância entre quem planejava as tarefas e quem executava; - falta de mecanismos de motivação para o trabalhador; - falta de incentivo ao trabalho em grupo; Resumindo as escolas científicas e clássicas haviam dado sua contribuição mas estavam incompletas. Para completar esta lacuna surgiu a proposta da escola de Relações Humanas e as principais idéias são 3 : O trabalho é uma atividade tipicamente grupal: produção sofre a influência do grupo de trabalho mais do que incentivos financeiros; O operário não reage como indivíduo isolado, mas como

membro de um grupo social: Existe a necessidade de aceitação de novas idéias pelo grupo como um todo; A tarefa básica da Administração é formar uma elite capaz de compreender e de comunicar: além da formação para a realização das tarefas formar pessoal capaz de liderar projetos; O ser humano é motivado essencialmente pela necessidade de “estar junto”, “ser reconhecido”: isto leva á uma grande importância do trabalho em grupo e a forma como este grupo se relaciona. 1a. Fase - Os estudos da iluminação: a proposta era de que quanto maior fosse o nível

de iluminação maior seria a produtividade. 2a. Fase - Sala de montagem de relés: efeitos das pausas de descanso e da fadiga sobre a produtividade do empregado. O grupo desenvolveu um relacionamento bastante amistoso. Pesquisadores desenvolveram 5 hipóteses: - melhoria nas condições e métodos de trabalho na sala de teste -redução da fadiga -as pausas foram mais eficazes na redução da monotonia do trabalho do que na redução da fadiga -novo plano de salários poderia influenciar a melhoria da produção

-mudança no método de supervisão 3a. Fase - Programa de entrevistas (entre 1928 a 1930): Comportamento do supervisor era ponto importante para o moral e para a produtividade. Entrevistas sobre opiniões a respeito do trabalho, condições do trabalho e quanto a supervisão. Estendeu programa (entrevistas anuais, estudo comentários, treinamento de supervisão, pesquisas sobre relações, fadiga, eficiência e pagamento de incentivos) 4a. Fase - Sala de montagem de terminais (suspenso em maio/1932): Processo de pequenos grupos onde estes possuíam opinião própria

Princípio do grupo: ninguém deveria trabalhar demais ou de menos; não dizer aos superiores algo que prejudicasse algum membro do grupo; todos deveriam aceitar as ordens do grupo informal a que pertenciam. Conclusões  Os empregados não eram motivados somente por fatores externos. Havia fatores psicológicos e não só fisiológicos;  Pausas no trabalho demonstraram bons resultados, mas não poderiam ser analisadas isoladamente;

 Relacionamento social entre as operárias e a supervisão provocava condições de trabalho favoráveis;  Tendência de liderança em grupos mais sociáveis havendo maior cooperação do grupo para superar as dificuldades;  Satisfação e insatisfação afetavam produção e a intenção dos operários Prática Como base para apresentação na próxima aula o professor deixou o roteiro : I – Identificar um grupo de trabalho na empresa ; II – Definir características deste grupo ;

III – Identificar problemas de relacionamento que possam afetar o resultado; IV – Propor soluções para estes problemas Durante a aula o Oscar estava analisando que tinha uma boa proposta, a de redução de custos, conseguia num único posto de trabalho, o corte, fazer uma grande diferença no resultado da empresa como um todo, porém não sentia que o pessoal da área, agora 4 pessoas, estivessem trabalhando como grupo.

07 – aplicação dos conceitos da escola de Relações Humanas Na apresentação a primeira coisa que o Oscar fez foi afirmar que o estudo da escola de Relações Humanas tinha aberto os olhos para a importância do trabalho em equipe. Relatou que começou fazendo uma reunião com o pessoal do corte e descobriu alguns pontos : - o operador mais antigo, queria voltar ao sistema anterior; - o novo operador não se sentia seguro com o novo jeito de trabalhar;

- o analista de PCP encarregado do plano de corte achava que o trabalho de definir a forma de corte deveria ser feito por um sistema de computador e não manual; - o analista responsável por controlar as peças de uma ordem de fabricação que seriam usadas em outra, achava que estava fazendo um serviço enfadonho. Com estas respostas o Oscar viu que não tinha uma equipe e sim pessoas que desempenhavam uma função, mais pelo salário do que pela identificação com o trabalho. Pediu um tempo e solicitou nova conversa dali a dois dias. Nesta reunião levou

os números da empresa, mostrou que estavam trabalhando no vermelho, que já havia sido feito uma reunião e visto a possibilidade de demissão de uns 15% do quadro como forma de reduzir custos, que os quatro colaboradores presentes poderiam ser candidatos a esta demissão, e que a redução de perdas de material equivalia a um ganho maior do que o corte do pessoal. Isto mudou a postura do grupo, a conversa foi direcionada para a importância do trabalho que estavam fazendo. Foi combinado que na reunião de segunda feira, onde nos primeiros 15 minutos de trabalho o Oscar falava com

todo o pessoal da fĂĄbrica, que seria falado da importĂ˘ncia de reduzir custos e a forma como isto estava sendo feito no corte. Como que a concorrĂŞncia estava reduzindo pessoal e a forma como a empresa estava tratando o assunto.

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