Rotary e o modelo organizacional by Gaspar Pereira

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GASPAR COLLÉT PEREIRA

Rotary e o modelo organizacional 1ª Edição

Curitiba Edição do Autor 2016

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GASPAR COLLÉT PEREIRA

Rotary e o modelo organizacional

Curitiba – 2016

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PEREIRA, Gaspar Collét, 1961

Rotary e o modelo organizacional Curitiba, 1a Edição

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AGRADECIMENTOS

O autor agradece as pessoas que de forma direta ou indireta, contribuíram para a realização deste livro.

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SUMÁRIO

00 Introdução ................................. 8 01 Modelo Organizacional .............. 9 03 Produção ................................. 19 04 Recursos Humanos ................... 22 05 Recursos Financeiros ................ 26 06 Recursos materiais ................... 29 07 Administração e controle ......... 31 08 Geração de Bem Estar .............. 34 10 Base – projetos, companheirismo e valorização ................................ 37 11 – Organograma ........................ 39 12 Considerações .......................... 41 13 – Anexo / Descrição das funções ..................................................... 42

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00 Introdução Este material tem o objetivo de mostrar como pode ser aplicado o modelo organizacional em instituições sem fins lucrativos. Parte do princípio que um gestor que saiba como funciona as várias partes da organização terá maior facilidade para criar projetos que tragam resultados. Para isto será utilizado o que foi denominado Modelo Organizacional. A compreensão deste modelo, permite que o gestor concentre seus esforços, de maneira organizada, nas várias partes que compõe a instituição e possibilita uma visão geral do funcionamento. Vai ser utilizado, como estudo de caso, um clube de Rotary.

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01 Modelo Organizacional O modelo organizacional é uma proposta de dividir as várias funções e recursos necessários para o funcionamento de uma organização e estudá-los de forma separada, como é mostrado abaixo.

As funções e o uso dos recursos, devem dar origem aos bens e serviços elabo-

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rados pelo Rotary, gerando o bem estar para os participantes. O organização será tão fraca quanto for o elo mais fraco desta cadeia. Este raciocínio vale para a maioria das organizações sem fins lucrativos . O grande desafio do gestor é reunir todos estes elementos e combina-los da melhor maneira possível. Normalmente ele tem afinidade com uma das áreas e dificuldades com outras, gerando um panorama de fragilidades. Pode ser que o gestor tenha tido uma grande idéia, proposto um serviço que venha a atender uma necessidade importante e acaba dando ênfase na atividade fim, porém se não for capaz de reunir as partes, mostrar a função de cada uma delas, convencer os demais participantes e executar, dificilmente será capaz de fazer com que o Rotary funcione de forma eficiente.

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02 Comunicação

Não faria sentido realizar ações sem que ocorra a divulgação. Não só pela divulgação dos resultados, mas principalmente pelo fato de que muitas dessas atividades dependem do apoio de entidades fora do Rotary.

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Para avaliar as oportunidades de comunicação é oportuno estudar o composto de marketing representado pelos 4 P´s. Produtos ou serviços O produto pode ser um bem ou serviço e é a razão de ser de um Clube de Rotary. Se a soma de insumos for menor do que o reconhecimento de bem estar por parte dos participantes o Rotary tende a ir em frente, caso contrário pode inviabilizar a instituição. No caso de instituições sem fins lucrativos o resultado pode ser menos tangível e dependerá da avaliação dos participantes e da sociedade. Preço Pode ser feito através da soma dos custos e despesas utilizados para elaboração de um bem ou serviço e irá servir de

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referência para a parte mais importante que é o preço que os participantes estão dispostos a pagar em termos de tempo, dinheiro e atividades. Esta relação num determinado projeto ou atividade irá definir a forma como que os participantes irão se envolver no próximo. Ponto É a forma como é viabilizado o bem ou serviço aos beneficiados. Pode ser por distribuição, situação em que o bem ou serviço vai até os participantes ou por um sistema de ponto, onde os participantes vem até o bem ou serviço. Os projetos no Rotary podem ser distribuição, quando vamos a uma escola por exemplo ou ponto quando trazemos as pessoas para o Rotary Promoção

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Tende a ser o mais complexos dos quatro P´s e ao mesmo tempo o que exige maior atenção, pois é através dele que o Rotary se comunica com o público mostrando que tem um bem ou serviço à disposição, as vantagens, as necessidades que atendem e procura convencer as pessoas a fazerem clubes com ele. Existem três formas clássicas de atingir este objetivo. a)Propaganda É a forma onde o patrocinador tem controle de quanto gastar, que público atingir e qual a mensagem será veiculada. O que não tem controle é o volume de clubes que irá gerar e se o retorno deste volume de clubes será maior do que o capital investido. As instituições sem fins lucrativos podem utilizar propaganda em rádio, TV e

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outdoors, o que é caro e nem sempre é possível medir em relação ao custo e benefício. b) Publicidade Diferente da propaganda, não tem um valor fixo a ser investido, pode não custar nada inclusive. O grande risco é que ela se torne negativa e ter um impacto maior do que a propaganda. Vamos rever a história de uma faculdade que tinha dois gatos que apareciam na hora do intervalo, faziam algumas gracinhas e recebiam em troca alguns restos de lanches dos alunos. Numa das visitas da saúde, um dos fiscais viu os tais gatos, e fez um auto de infração exigindo que a Faculdade evitasse que os gatos ficassem nas dependências. Não adiantou ser argumentado que os animais eram de fora. Diante disso o diretor do campus solicitou que um funcionário retivesse os animais para ver o

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que seria feito. Este funcionário jogou algumas guloseimas num quarto e depois que os gatos entraram ele fechou a porta, prendendo os animais, que começaram a miar e tentar sair. Alguns alunos escutaram estes miados arrombaram a porta e fizeram um vídeo de oito segundos, postaram no youtube com o título de instituição de ensino maltrata animais. Este vídeo teve mais de três mil acessos no primeiro dia chegando a mais de nove mil na primeira semana, configurando um caso de publicidade negativa. Frente a este quadro a Instituição mandou fazer um Gatil dos mais completos, arrumou um dono para os gatos, pediu uma assessoria técnica para uma ONG de proteção dos animais e postou um vídeo “ excesso de mimos para animais em uma instituição” que não teve o mesmo número

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de acessos do primeiro mas gerou uma publicidade positiva . c) Comunicação pessoal Esforço para que os membros d clube façam a divulgação no seu círculo de amizades. É um trabalho continuado e que pode ser enfatizado a cada atividade ou evento novo que ocorre e da margem para o envolvimento de outras pessoas. APLICAÇÃO Vamos imaginar que um clube estabeleceu uma meta de homenagear uma categoria profissional a cada mês. No primeiro mês foi escolhido os advogados para serem homenageados. Para que o evento seja considerado como bem sucedido é necessário um trabalho de comunicação.

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A propaganda pode ser feita através da impressão de cartões e folders para serem distribuídos, como é mostrado à seguir:

Pode se gerado publicidade através da divulgação junto aos órgãos de classe como a OAB e o sindicato dos advogados. A comunicação pessoal pode ser feita através dos membros do clube que podem distribuir os folders para advogados que tenham contato.

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03 Atividade Fim

É a forma como é agregado valor aos insumos dando origem aos bens ou serviços. Pode ser melhor compreendido através do modelo de produção.

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Modelo de produção Entrada Recursos: -Financeiros -Humanos -Materiais

Processo Saída  Agregação  Bens ou de valor aos serviços recursos

Isto pode ser aplicado a um projeto, que utiliza esta configuração.

APLICAÇÃO Para aquele projeto de valorização profissional citado anteriormente a entrada são as pessoas envolvidas no projeto, os recursos financeiros para pagar a impressão dos materiais . O processamento é o próprio evento, onde será feito uma cerimônia, reconheci-

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do o papel dos Advogados, uma breve palestra e entrega de certificados. A saída são os efeitos do projeto, os contatos, a divulgação. Não tem uma fórmula única para funcionamento, mas quanto maior o envolvimento e divulgação, melhor o resultado.

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04 Recursos Humanos

A รกrea de RH estรก no centro de todo o processo, iniciando pelo prรณprio gestor e expandindo para outras pessoas que sejam necessรกrias para o desenvolvimento do clube de Rotary.

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Normalmente está dividida em três grandes áreas. A primeira é a de convites, onde o gestor define o pessoal que é necessário para um projeto ou atividade e divulga esta necessidade. Esta divulgação pode ser feita através de contatos pessoais do gestor. O objetivo é de que chegue ao conhecimento de candidatos potenciais porém o mais importante é a escolha do candidato que possa desempenhar a função incluindo as situações críticas do cargo e dentro das necessidades do Rotary. Por último temos a fase de capacitação e treinamento, que faz um resumo das anteriores e procura preparar a pessoa para desempenhar as funções e para os desafios e crises que podem surgir.

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APLICAÇÃO Imagine que o responsável pelos eventos de valorização profissional, seja chamado para outro cargo e precise chamar um sucessor para a função. Seleção Pode se começar pela lista de todos os participantes do clube e ir selecionando aqueles que tenham maior afinidade ou que já tenham feito alguma atividade similar . Convite Depois de escolhido um companheiro, o próximo passo é convida-lo para assumir a função.

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Capacitação e treinamento Sendo aceito é hora de capacitar. Isto ocorre através de conversas, detalhamento das atividades e explicação da importância. Nesse caso específico não existe a descrição da atividade no manual do Rotary, mas tem um livro que foi escrito sobre o assunto. Pode ser aberto um espaço para discussão de cada capítulo do livro que além de explicar as várias partes do projeto tem a descrição de alguns eventos de valorização profissional.

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05 Recursos Financeiros

O planejamento financeiro tem a capacidade de fazer um resumo dos demais recursos, criar um plano de trabalho e servir de referência para todas as atividades do Rotary, pois é possível comparar o previsto e realizado. Pelo fato de ter estas características é importante que o gestor tenha uma visão geral do seu clube, da for-

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ma como irá funcionar e a evolução das atividades. As movimentações financeiras normalmente estão divididas em três grupos. As receitas que resumem as entradas de dinheiro e devem ser separadas dos impostos que passam pelo Rotary mas são de propriedade do estado. Os custos, que são saídas de dinheiro, necessárias para elaboração do bem ou serviço e as despesas que apesar de serem indispensáveis aa instituição não estão ligadas ao bem ou serviço de forma direta, normalmente estão ligados a área administrativa e comercial. APLICAÇÃO Vamos imaginar que o passou a receber dois intercabistas. Como tem que pagar uma “mesada” mensal e cobrir parte das despesas, ficou evidente que seria difícil fazer frente a estas novas despesas sem al-

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terar o planejamento financeiro. Além disso, parte dos pagamentos do clube são feitas em dólar que teve uma alteração de mais de 35% no último ano. O primeiro passo é de apurar as despesas : DEMONSTRAÇÃO Número de sócios 20 Mensalidades 80 TOTAL 1.600 - Contribuição RI 800 - revistas 200 - mesadas 600 - outras despesas 400 Resultado (-400) Com um resultado negativo é necessário tomar alguma providência como por exemplo reduzir as despesas ou aumentar as receitas.

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06 Recursos materiais

São os recursos necessários para o desempenho da função. No comércio é dado ênfase para os estoques, na indústria a matéria prima e na área de serviços as instalações. No Rotary existem duas situações distintas. A primeira se refere a clubes que têm sede própria e uma grande preocupação em fazer a manutenção desta sede. O

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segundo caso é de clubes que não tem sede própria e a preocupação com a parte material é menor. APLICAÇÃO Para a cerimônia de valorização profissional dos advogados, é necessário imprimir os certificados, trazer o equipamento de multimídia e som para as palestras, os banners e bandeiras normais de reuniões. Se o clube faz as refeições num restaurante, todo este material deve ser transportado até o local.

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07 Administração e controle

Apesar do fato de que este item é o primeiro do diagrama organizacional ele foi abordado por último, pois é o item que resume os demais. Apesar, do gestor utilizar as informações de todas as áreas, é aqui que são definidas as diretrizes que vão nortear o clube. Oportuno fazer um levantamento de oportunidades e ameaças.

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Analise interna Forças Deve ser analisado os pontos que o Rotary tem de diferencial e como ela pode utilizar isto como forma de projetar a instituição. Fraquezas Identificar os pontos fracos e neutralizá-los e até transformar em ponto forte. Análise externa Oportunidades Olhando para fora do Rotary, identificar ponto que possam ser utilizados em favor do Rotary. Ameaças Identificar fatores que possam vir a comprometer o andamento do Rotary.

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Aplicando para o nosso estudo de caso podemos ter: Analise interna Forças Fraquezas Envolvimento da Limitação de recurequipe . sos financeiros para divulgação. Analise externa Oportunidades Ameaças Grande número de Possibilidades de advogados; divulgação de falhas Relação com órgãos na cerimônia. de classe (OAB e sindicato).

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08 Geração de Bem Estar

Os resultados de um clube de Rotary, dependem do nível de bem estar gerado para os companheiros e a comunidade. Neste contexto se destaca a importância do sentimento de realização de contribuir para a melhoria do mundo ao redor.

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APLICAÇÃO Presidente Tende a se sentir honrado de receber os advogados, de proferir um breve discursos de boas vindas, de tirar a foto entregando o certificado ao palestrante. Companheiros Têm a oportunidade de conversar com pessoas de outras profissões, tirar dúvidas, conhecer mais da profissão homenageada. Comunidade – Advogados Oportunidade de conhecer mais sobre Rotary, ampliar seu net working, deixar cartões e comemorar o dia da sua profissão.

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09 Resultados

Final de todo o processo e depende do acerto da combinação dos fatores anteriores e do nível de bem estar percebido por cada um dos participantes. Pode ser medido através do número de sócios, entrada de novos sócios, presença em reuniões, envolvimento em projetos, adesão à festivas e reunião extraordinárias.

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10 Base – projetos, companheirismo e valorização

Todas as atividades de um clube de Rotary tendem a estar dentro de um destes três itens. Os projetos tendem a ter um cunho social, podendo ser desenvolvidos com re-

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cursos do próprio clube ou buscando recursos de fora, através do Rotary Internacional ou de parcerias. Normalmente um projeto tende a dar certo quando tem um padrinho, uma pessoa ou grupo que acreditam na idéia, tem afinidade e se envolvem. Diferente dos projetos que são voltados para fora do clube, o companheirismo é voltado para os membros. Pode ser espontâneo, informal, surgir de maneira isolada, ou ser patrocinado pelo clube. Por último a valorização profissional, está ligada com a história do Rotary, que foi criado por um grupo de profissionais, que procuravam estreitar laços de amizade entre eles e divulgar valores positivos.

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11 – Organograma

Um exercício interessante é o de transformar o modelo organizacional em um organograma.

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Partindo do modelo, deve ser listado as várias funções de um clube e vinculado à área que tem mais afinidade. Depois listar as pessoas que são titulares de cada função. Este organograma tem vantagens como : - mostra o papel de cada participante; - permite ter uma visão do todo; - mostra áreas afins ; - incute a idéia de que todos geram bem estar; - enfatiza a importância da participação de cada um.

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12 Considerações O desenvolvimento deste material se mostrou uma experiência muito interessante e desafiante, pois permitiu a aplicação do modelo organizacional, originalmente utilizado para empesas, aplicado a uma instituição sem fins lucrativos. Também, permitiu a visualização das várias funções de maneira sistêmica, inclusive a elaboração de um organograma de uma forma diferente.

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13 – Anexo / Descrição das funções

O presidente eleito é responsável por nomear os membros e o presidente das comissões e por conduzir as reuniões de planejamento antes do ano de seu mandato. Recomenda-se que os presidentes de comissão tenham experiência prévia como membros de comissão. Os seguintes cargos, comissões e subcomissões permanentes deverão ser formados: Presidente Vice : Secretária 1º Secretario: 2º Secretario: 3º Secretario: Objetivos: O secretário é responsável por grande parte das atividades administrativas diárias do clube. De acordo com o regimento interno recomendado para o clube, caberá ao secretário:

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a) Planejar a programação das reuniões semanais para todo o ano; b) Manter os registros referentes ao quadro social; c) Registrar o número de sócios presentes nas reuniões; d) Enviar comunicados sobre reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões; e) Lavrar e arquivar as atas das reuniões; f) Pagar as taxas e quotas devidas e preparar e enviar os relatórios semestrais de sócios exigidos pelo Rotary International, em 1º de julho e 1º de janeiro; g) Comunicar ao secretário geral do RI mudanças relativas a novos sócios, baixas ou quaisquer outras que digam respeito ao quadro social; h) Encaminhar mensalmente ao governador de distrito informações sobre frequência e situação do quadro social dentro de 15 dias após a última reunião do mês; I) Recolher e enviar o dinheiro arrecadado relativo às assinaturas da revista rotária regional. j) Trabalhar junto com seu sucessor para assegurar uma transição tranqüila ao novo ano rotário e, k) Executar todas as tarefas ordinariamente atribuídas à secretaria. As responsabilidades do secretário são admi-

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nistrativas, mas lhe dão a vantagem de poder estar a par da situação do clube. Por exemplo, devido ao fato de manter os registros de freqüência, poderá ser o primeiro a notar uma tendência preocupante. Para orientar os sócios sobre como auxiliar no alcance de metas, o presidente deve manter-se atualizado sobre os dados e tendências monitorados pelo secretário. Tesouraria 1º Tesoureiro: 2º Tesoureiro: 3º Tesoureiro: Objetivos: Gerenciamento financeiro requer administração responsável das finanças do clube. O presidente de clube deve manter-se constantemente informado sobre a condição financeira do clube, bem como supervisionar as atividades relacionadas aos projetos de prestação de serviços, entre elas uso de verbas, transações financeiras e elaboração de relatórios.

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Encontros regulares com o tesoureiro garantem que medidas corretivas sejam adotadas para que o clube permaneça financeiramente viável. O tesoureiro administra transações financeiras, manutenção dos registros financeiros e elaboração do orçamento do clube. De acordo com o regimento interno recomendado para o clube, o tesoureiro é responsável por: a) Manter custódia das verbas do clube; b) Prestar contas, no fim do ano, de todos os fundos do clube, dos livros contábeis e de qualquer outra propriedade do clube ao conselho diretor, tesoureiro entrante ou ao presidente; c) Trabalhar junto com seu sucessor para assegurar uma transição tranqüila ao novo ano rotário e, d) Executar todas as tarefas ordinariamente atribuídas à tesouraria. Protocolo 1º Diretor de Protocolo: 2º Diretor de Protocolo: 3º Diretor de Protocolo:

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Objetivos: Para que as reuniões semanais sejam eficazes, o diretor de protocolo coordena o andamento do encontro e evita interrupções desnecessárias. O diretor de protocolo está encarregado de: a) Providenciar para que as reuniões do clube sejam organizadas e eficazes; b) Estar sempre alerta para evitar qualquer situação que possa ferir a dignidade ou o prestígio do clube.

Comissão de Administração Presidente: Vice : Objetivos: Realizará atividades que conduzem à operação eficaz do clube. Essa comissão estará em última instância sob a supervisão do conselho diretor, o qual, por sua vez, é liderado pelo presidente do clube. Cabe à equipe de líderes, especialmente a comissão de administração, auxiliar o presidente no cumprimento de tarefas administrativas de modo a maximizar a operacionalidade do clube; Assegurará que a administração do clube seja

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eficaz e fará todo o esforço necessário para que isso aconteça. O presidente de clube é responsável por liderar tal empenho, enquanto que a comissão de administração do clube, a qual deve estar entre as cinco principais comissões do clube, se encarrega de tarefas específicas. O Rotary Club tem a liberdade de alterar seu regimento interno de modo a refletir as responsabilidades da comissão, e pode adicionar subcomissões se necessário. A comissão de administração do clube deverá contribuir ao alcance das metas do clube. O presidente da comissão, indicado pelo presidente, deve integrar a equipe de líderes do clube. Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social Presidente: Vice : Vice : Objetivos: Desenvolverá

implementará

plano

abrangente para recrutamento e retenção de sócios. Entenderá que para ser eficaz o clube depende de seus sócios. A habilidade de servir à comunidade, apoiar a Fun-

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dação Rotária e formar líderes capazes de servir distrital e internacionalmente estará diretamente relacionada à composição e tamanho do quadro social do clube. A equipe de líderes e os sócios do clube ajudarão no cumprimento das responsabilidades ligadas à referida área. O plano de ação pertinente do clube abrigará estratégias de recrutamento e retenção de sócios, bem como fundação de novos clubes. Colaborará na elaboração de um plano de ação para execução de iniciativas de desenvolvimento do quadro social. Avaliará a situação atual do clube quanto ao desenvolvimento do quadro social utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Club como guia, e analisará as metas de longo prazo do clube referentes ao desenvolvimento do quadro social. Estabelecerá as metas anuais de desenvolvimento do quadro social do clube, em apoio às metas de longo prazo, usando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Clube. Promoverá atividades de clube para orientação e treinamento de sócios, as quais incluem: a) Orientação de sócios potenciais; b) Orientação de novos sócios e,

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c) Educação continuada. Buscará oportunidades para fundar novos clubes na área. Comissão de Projetos de Prestação de Serviços Presidente Objetivos: Planejará e conduzirá projetos educacionais, humanitários e profissionais para atender às necessidades da comunidade local e de outros países. Essa comissão colaborará no desenvolvimento de um plano de ação para alcance das metas do clube. Avaliará a situação atual do clube quanto aos projetos de prestação de serviços utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Clube. Estabelecerá metas utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Clube. Assegurará que a comissão formada respeite os elementos básicos para a condução de projetos de prestação de serviços eficazes que são: a) Levantamento das necessidades; b) Planejamento e execução e, c) Avaliação.

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Os membros indicados para integrá-la deverão ser rotarianos atuantes e envolvidos na comunidade. O lema principal do Rotary é “Dar de Si Antes de Pensar em Si”. Todo rotariano é responsável por encontrar maneiras de aprimorar a qualidade de vida na comunidade e em todo o mundo através da prestação de serviços. Por meio de cuidadoso processo de seleção, planejamento e avaliação o clube implementará projetos bem-sucedidos com esta finalidade. Todo projeto eficaz de prestação de serviços deverá: a) possuir metas específicas, com resultados mensuráveis; b) ter objetivos realistas e alcançáveis; c) ser voltado às necessidades identificadas; d) aproveitar os talentos dos beneficiados; e) Reconhecer as contribuições dos participantes como sendo importantes; f) Utilizar eficazmente os recursos disponíveis e, g) Formar rede de contatos para futuras colaborações.

Comissão de Relações Públicas

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Presidente: Willian Vice : Daneile Bonacim Objetivos: Desenvolverá e executará planos para divulgar ao público informações sobre o Rotary e promoverá e divulgará as atividades e projetos de prestação de serviços. Metas:___________________________________________ _______________