Estilo de gestão beta tecnologia by Gaspar Pereira

Gaspar Collet Pereira gaspacp@hotmail.com

Estilo de gestão beta tecnologia 1ª Edição

Curitiba Edição do Autor 2017

Gaspar Collet Pereira

Estilo de gestão beta tecnologia

Curitiba – 2017

PEREIRA, Gaspar Collét, 1961

Estilo de gestão beta tecnologia Curitba, 1a Edição Prefixo Editorial: 921267 Número ISBN: 978-85-921267-5-9 Título: Estilo de gestão beta tecnologia Tipo de Suporte: Internet

AGRADECIMENTOS O autor agradece as pessoas que de forma direta ou indireta, contribuíram para a realização deste livro.

SUMÁRIO

00 Introdução..................................6 01 Modelo Organizacional...............7 02 Administração de Vendas -Comercialização............................12 03 Produção...................................21 04 Recursos Humanos....................25 05 Recursos Financeiros.................30 06 Recursos materiais....................37 07 Administração e controle..........40 08 Geração de Bem Estar...............44 09 Resultados.................................48 10 Planejamento Orçamentário.....52 11 Plano de negóciose....................56 12 Em busca de capital...................64 13 APLICAÇÕES..............................66

00 Introdução Este material tem o objetivo de fazer uma relação entre o Estilo de Gestão Beta Tecnologia e o modelo organizacional. A compreensão deste modelo, permite que o empreendedor concentre seus esforço, de maneira organizada, nas várias partes que compõe a empresa e possibilita uma visão geral do funcionamento .

01 Modelo Organizacional O modelo organizacional é uma proposta de dividir as várias funções e recursos necessários para o funcionamento de uma empresa e estudá-los de forma separada, como é mostrado abaixo.

A atividade das funções e o uso dos recursos, deve dar origem aos bens e serviços elaborados pela organização, gerando o bem estar para o cliente. O

lucro é resultado da soma destas atividades. A empresa será tão fraca quanto for o elo mais fraco desta cadeia. Este raciocínio vale para quem for montar um carrinho de espetinho na esquina, ou para fazer o planejamento de uma grande montadora, ou mesmo para quem resolva de fazer um projeto interno dentro da organização em que trabalha, o que muda em cada um destes casos é o foco e o nível de detalhamento. Este modelo já foi testado em várias palestras desafiando os participantes a citarem uma das áreas mostradas no diagrama organizacional que não fosse contemplado na empresa onde trabalham e caso alguém identificasse ganharia um jantar para dois num churrascaria do município onde estava sendo dado a palestra, ou o contrário, se indentificasse

uma área de sua empresa que não pudesse ser inclusa no diagrama. Foi pago um jantar para um participante que disse que poderia citar uma empresa que não contemplava parte do diagrama e como reposta citou uma empresa “ fantasma” sediada nas ilhas Mauricio, citada pela mídia, que tem o único objetivo de lavar dinheiro, e acabou levando o jantar. Por exemplo, o carrinho de cachorro, quente da esquina, a produção é cortar o pão e colocar a salsicha no meio, a comercialização é encostar o carrinho no local e na hora que passem interessados, os recursos humanos se resumem ao próprio operador do carrinho, como recursos materiais podem ser citados o próprio carrinho, financeiro o capital investido, como ciência as pesquisas feitas com a tinta para pintar o carrinho, o bem estar é a

capacidade de matar a fome de quem compra um cachorro quente, a administração e controle é combinação de todos estes itens. O resultado de tudo isto será o lucro ou prejuízo do empreendedor. O grande desafio do empreendedor é reunir todos estes elementos e combina-los da melhor maneira possível. Normalmente ele tem afinidade com uma das áreas e dificuldades com as demais, fazendo com que seu negócio seja tão fraco quanto o mais fraco dos elos do diagrama organizacional. Pode ser que o empreendedor tenha tido uma grande idéia, proposto um produto que venha a atender uma necessidade importante e acaba dando ênfase na produção. Ou que trabalhou numa empresa como vendedor tenha acesso a um grande número de clientes potencias para uma linha de produtos, ou

teve acesso a um determinado montante para investimento, ou comprou um equipamento com capacidade de produção, ou criou um Soft capaz de revolucionar uma área. Cada uma destas situações pode ser transformada em um negócio desde que o empreendedor consiga juntar a este ponto forte, os demais elos do diagrama, ou pode se transformar num grande fracasso apesar de ter um bom início.

02 Administração -Comercialização

Vendas

Normalmente um empreendimento toma corpo na hora que tem o primeiro cliente, é feito a primeira venda e começam as transações financeiras.

Para entender a forma de venda é oportuno estudar o composto de marketing representado pro 4 P´s. Produto O produto pode ser um bem ou serviço e é a razão de ser de uma organização. Se a soma de insumos for menor do que o reconhecimento de bem estar por parte do cliente a organização tende a ir em frente, caso contrário pode inviabilizar o negócio. No caso da Beta Tecnologia vamos analisar um serviço de inteligência artificial que automatiza a rotina para empresas com serviço de disk entrega. O cliente tem acesso a um número de telefone ligado ao Whatsapp e ao envio de mensagens de uma plataforma do facebook e através de opções numéricas

ele pode fazer o pedido de um determinado produto. Preço Pode ser feito através da soma dos custos e despesas utilizados para elaboração de um bem ou serviço e irá servir de referência para a parte mais importante que é o preço que o consumidor está disposto a pagar. Deve ser definido se a empresa quer ganhar no volume mesmo que tenha que manter uma margem baixa, ou ter uma margem alta, num volume menor. Deve ser decidido pela alternativa que traga o melhor resultado. Além disto, devem ser consideradas outras variáveis como pra3zo de pagamento, descontos e multa por atrasos. A Beta tecnologia aposta no volume. Terá um pacote gratuito para até acessos

ao mês, para um empresa com um volume de encomendas muito pequena. Um pacote de R$ 50 para empresa com até 500 encomendas mês. Se a empresa avaliar num custo de R$ 1,00 por ligação atendida teria um gasto de R$ 500 por mês no sistema tradicional e uma economia de R$ 460, contratando o programa da Beta Tecnologia, ganhos estes que aumentam para pacotes maiores. Ponto É a forma como é viabilizado o bem ou serviço. Pode ser por distribuição, situação em que o bem ou serviço vai até o cliente ou por um sistema de ponto, onde o cliente vem até um bem ou serviço. Uma faculdade tende a prestar seus serviços na forma de ponto nas aulas presenciais, onde os alunos vão até a escola e passa a ser

distribuição no ensino à distância pois os alunos recebem os serviços em suas residências ou local de trabalho através de recursos informatizados. A Beta Tecnologia utiliza pouco o sistema de ponto, no máximo para um cliente próximo que venha até os escritórios da empresa para tirar uma dúvida. A maior parte do movimento será feito através de distribuição, pelo uso de E-mails, mensagens de Whats app, chats, etc... Promoção Tende a ser o mais complexos dos quatro P´s e ao mesmo tempo o que exige maior atenção, pois é através dele que a organização se comunica com o público mostrando que tem um bem ou serviço à disposição, as vantagens, as necessidades que atendem e procura convencer as

pessoas a fazerem negócios com ele. Existem três formas clássicas de atingir este objetivo. a)Propaganda É a forma onde o patrocinador tem controle de quanto gastar, que público atingir e qual a mensagem será veiculada. O que não tem controle é o volume de negócios que irá gerar e se o retorno deste volume de negócios será maior do que o capital investido. b) Publicidade Diferente da propaganda, não tem um valor fixo a ser investido, pode não custar nada inclusive. O grande risco é que ela pode ser negativa e ter um impacto maior do que a propaganda. Vamos rever a história de uma instituição de ensino que tinha dois gatos

que apareciam na hora do intervalo, faziam algumas gracinhas e recebiam em troca alguns restos de lanches dos alunos. Numa das visitas da saúde, um dos fiscais viu os tais gatos, e fez um auto de infração exigindo que a Faculdade evitasse que os gatos ficassem nas dependências. Não adiantou ser argumentado que os animais eram de fora. Diante disso o diretor do campus solicitou que um funcionário retivesse os animais para ver o que seria feito. Este funcionário jogou algumas guloseimas num quarto e depois que os gatos entraram ele fechou a porta, prendendo os animais, que começaram a miar e tentar sair. Alguns alunos escutaram estes miados arrobaram a porta e fizeram um vídeo de oito segundos, postaram no youtube com o título de instituição de ensino maltrata animais. Este vídeo teve mais de três mil acessos no primeiro dia

chegando a mais de nove mil na primeira semana, configurando um caso de publicidade negativa. Frente a este quadro a Instituição mandou fazer um Gatil dos mais completos, arrumou um dono para os gatos, pediu uma assessoria técnica para uma ONG de proteção dos animais e postou um vídeo “ excesso de mimos para animais em uma instituição de ensino” que não teve o mesmo número de acessos do primeiro mas gerou uma publicidade positiva . c)Força de vendas Contratação de um grupo de vendedores, normalmente com um fixo baixo e com uma possibilidade de comissões altas.

Como exemplo uma escola que ministra cursos para corretores, e já fez propaganda e publicidade, já tentou melhorar o ponto mas mesmo assim observa que o número de alunos está diminuindo e por isto resolveu contratar uma equipe de vendedores. Foi proposto um fixo de um salário e 50% de comissão nas três primeiras parcelas que os alunos pagassem. O pessoal de vendas foi á luta, descobriu novos interessados, novos enfoques, parcerias com outros sindicatos e foi ampliado o número de alunos de forma significativa.

03 Produção

É a forma como é agregado valor aos insumos dando origem aos bens ou serviços. Pode ser melhor compreendido através do modelo de produção. Modelo de produção

Entrada Recursos: -Financeiros -Humanos -Materiais

Processo Saída  Agregação  Bens ou de valor aos serviços recursos

Esta produção pode ser aplicado tanto para a área da indústria, comercio ou serviços. O modelo de produção da Beta tecnologia é voltada para a área de recursos humanos. Como entrada temos os recursos humanos neste caso o proprietário que investiu tempo e muitos meses na elaboração do sistema. Os recursos financeiros que vieram por parte do investidor e os recursos materiais através da compra de equipamentos e do aluguel de instalações no centro da cidade de São Paulo. Como processamento emos os recursos humanos financeiros e materiais

tendo valor agregado que foi a transformação de desses recursos no programa que permite aos usuários fazerem com que seja feito as entregas serão Disk entregas e seja utilizado esse programa. Como saída temos os serviços de elaboração de forma automática sistema de disk entrega.

04 Recursos Humanos

A รกrea de RH estรก no centro de todo o processo, iniciando pelo prรณprio empreendedor e expandindo para outras pessoas que sejam necessรกrias para o desenvolvimento do negรณcio.

Normalmente está dividida em três grandes áreas. A primeira é a de recrutamento, onde o empreendedor define o pessoal que é necessário para uma ou mais funções e divulga esta necessidade. Esta divulgação pode ser feita através de meios formais utilizando jornal, internet e agências de empregos ou de maneira informal através de contatos pessoais do empreendedor. O objetivo é de que chegue ao conhecimento de candidatos potenciais. Espera-se que esta divulgação gere uma série de candidatos interessados dando origem a fase de seleção. O pessoal de psicologia e de Tecnologia em RH tem uma série de testes e mecanismos para seleção o que confere um caráter formal ao processo e gera um sentimento de conquista para o selecionado, porém o mais importante é a seleção do candidato

que possa desempenhar a função incluindo as situações críticas do cargo e dentro das necessidades da organização. Por último temos a fase de capacitação e treinamento, que faz um resumo das anteriores e procura preparar a pessoa para desempenhar as funções e para os desafios e crises que podem surgir. Na Beta Tecnologia, existem desafios específicos . Primeiro, a área de desenvolvimento trabalha com softwares de ponta, com poucos profissionais capacitados para este tipo de trabalho e com renda que ultrapassa em cinco ou seis vezes a média nacional. Segundo, a cada nova fase do desenvolvimento surgem um novo desenho do sistema que tem que ser compreendido pela equipe. Terceiro, parte dos funcionários são contratados para trabalhar na sede e outros

trabalham de forma remota, inclusive com pessoas em outros países e fusos horários. Frente a estes desafios foi optado pela contratação de profissionais free-lancers, que recebem por hora trabalhada. O recrutamento é feito através do Linkedin e similares, onde é feito uma divulgação dos trabalhos a serem realizados. A seleção através dos curriculuns e a necessidade para a fase específica. A capacitação é feita dentro do próprio desempenho da função.

05 Recursos Financeiros

O planejamento financeiro tem a capacidade de fazer um resumo dos demais recursos, criar um plano de trabalho e servir de referĂŞncia para todas

as atividades da organização, pois é possível comparar o previsto e realizado. Pelo fato de ter estas características é importante que o empreendedor tenha uma visão geral do seu negócio, da forma como irá funcionar e a evolução das atividades. As movimentações financeiras normalmente estão divididas em três grupos. As receitas que resumem as entradas de dinheiro e devem ser separadas dos impostos que passam pela organização mas são de propriedade do estado. Os custos, que são saídas de dinheiro, necessárias para elaboração do bem ou serviço e as despesas que apesar de serem indispensáveis ao negócio não estão ligadas ao bem ou serviço de forma direta, normalmente estão ligados a área administrativa e comercial. Para fazer um planejamento financeiro, o primeiro passo é a definição

de quanto tempo o plano vai vigorar, normalmente é feito para cinco anos com previsão de revisões a cada ano. Depois fazer o projeção das receitas, com ênfase nas entradas operacionais á vista sem impostos, tendo em mãos esta previsão, deve ser respondido quais serão os custos e despesas necessários para que esta receita se concretize. Se os custos e despesas forem maiores que a receita o resultado é negativo e o negócio se torna inviável. O contrário gera lucro e viabiliza o negócio. Por trabalhar num modelo de geração de base e escala, a beta oferece seus produtos e serviços, inicialmente de forma gratuita. Nos primeiro meses e anos da Beta Tecnologia só tem previsão de custos e despesas sem previsão de entrada de receitas, sendo necessário um aporte de

capital de uns sessenta mil reais mensais durante uns dezoito meses.

06 Recursos materiais

São os recursos necessários para o desempenho da função. No comércio é dado ênfase para os estoques, na indústria a matéria prima e na área de serviços as instalações.

Tende a ser uma das áreas que exige o maior investimento inicial e depois é necessário fazer a manutenção. Para o funcionamento da Beta Tecnologia é necessário um escritório com equipaamntos de informática de última geração onde possam trabalhar cerca de 12 pessoas. Foi optado alugar um escritório na região central da cidade, com cerca de 80 metros quadrados, e mobília-lo de forma austera mas com conforto.Com um aluguel médio de 6 mil para um período de 18 meses chega a um valor de R$ 108 mil. A previsão de despesas. A compra de computadores a um preço médio de seis mil cada somam mais quarenta mil. O restante do mobiliário mais três mil. No total temos um investimento aproximado de 170 mil, em equipamentos e instalações para o primeiro ano .

07 Administração e controle

Apesar do fato de que este item é o primeiro do diagrama organizacional ele é abordado por último, pois é o item que resume o s demais. Apesar do gestor utilizar as informações de todas as áreas, é na administração e controle que são

definidas as diretrizes que vão nortear o empreendimento. Oportuno fazer um levantamento de oportunidades e ameaças. Analise interna Forças Deve ser analisado os pontos que a organização tem de diferencial e como ela pode utilizar isto como forma de projetar o negócio. Fraquezas Identificar os pontos fracos e neutralizá-los e até transformar em ponto forte. Análise externa Oportunidades Olhando para fora da empresa, identificar ponto que possam ser utilizados em favor da organização.

Ameaças Identificar fatores que possam vir a comprometer o andamento da organização. Aplicando para o nosso estudo de caso podemos ter: Analise interna Forças Fraquezas Uso de tecnologia Não existe uma de ponta rotina Inovação na área de Fundador voltado software para produção em Envolvimento do detrimento da fundador gestão

Analise externa Oportunidades Ameaças Lançamento de Possibilidade de novos produtos cópias do sistema Mercado receptivo Alteração do para automatização sistema de tarefas Dependência de administrativas capital de risco

08 Geração de Bem Estar

O lucro ou prejuízo dependem do nível de bem estar que a organização tem capacidade de gerar para o empreendedor,

para os funcionários e principalmente para os clientes. Para o empreendedor, além do resultado financeiro tem grande importância o sentimento de realização de contribuir para a melhoria do setor. Para os funcionários, além dos salários e benefícios importa o ambiente de trabalho, a o sentimento de segurança, a possibilidade de crescimento profissional e a afinidade com a função Para os clientes o mais importante é uma relação de custo benefício. Quanto estão pagando pelos bens e serviços e os benefícios que estes bens e serviços podem trazer. Fazendo uma análise para o empreendimento em questão podemos ter: Empreendedor

Para o empreendedor que abriu mão dos demais projetos, interrompeu uma Faculdade, tinha expediente de 12 a 14 horas por dia, sete dias por semana, sem férias, é importante ver os resultados do trabalho. Funcionários Os funcionários acompanharam parte do trabalho, ver o programa funcionando como um todo e saber que sua parte foi realizada e está em sintonia com as demais, tende a ser motivador. Clientes Um cliente qeud possa subsitutir um trabalho burocrático e enfadonho de compra por telefone, por um processo simplificado através de meio

09 Resultados O resultado financeiro e operacional esta ligado ao bem estar, que por sua vez depende da aplicação dos recursos que depende do desempenho das funções, ou seja o sistema é interligado e o resultado é o reflexo de como foi a gestão do sistema. O resultado pode ser medido de forma financeira, ou seja, da receita é reduzido os custos e despesas e avaliado se a diferença é lucro ou prejuízo, ou avaliado de outras formas como a tendência de crescimento, a realização dos objetivos, o balanço social ou outras formas que se mostrarem oportunas. Em relação ao resultado financeiro, deve ser feito uma comparação entre o previsto e realizado.

Também pode ser feito o planejamento Orçamentário oportunidade que a empresa tem de fazer uma projeção de suas receitas, custos e despesas e um plano de trabalho. Normalmente é feito para cinco anos, sendo que o primeiro ano é mais detalhado.

10 Plano de negócios Como já foi citado no início, o diagrama organizacional abrange as grandes áreas da empresa, e por isto se mostra oportuno para elaboração do plano de negócios. Basta que cada um dos setores seja detalhado pelo empreendedor e no final esta elaborado o plano.

Vamos ver como fica o plano para o este negócio.

I - Administração e controle Fase onde o empreendedor pode definir como vai ser o seu estilo de gestão. Pode fazer isto através da definição de : Objetivos Crescimento do faturamento no mínimo em 12% ao ano totalizando 76% no final de cinco anos. Aquisição de sede própria em cinco anos . Participação de feiras internacionais voltadas para o setor . Criação de uma filial a cada dois anos. Valores Criação de equipe voltada para os objetivos organizacionais

Valorização de equipe com domínio de um segundo idioma. II – Comercialização Área que influencia o rítimo de todas as outras . Oportuno definir metas e a forma de atingi-las. Por exemplo : Metas de clientes por mês

Formas para atingir estas metas : - contatos frequente com os corretores ; - criação de um informativo semanal ; - relacionamento com a corretora para criar vantagem para os que usarem o sistema; - criação de novos recursos do programa ; III – Produção Área que deu origem á organização, através do programa de relacionamento com os corretores é que foi possível montar a organização e é através dela que o negócio pode expandir e diversificar. Para isto é oportuno que sejam inclusos itens no plano de negócio como : - desenvolver novos softwares ; - montar equipe de programadores; - visitas a feiras do setor .

IV – Recursos Humanos Envolve todas as áreas pois todas as decisões de um melhor desempenho, de novas idéias e de melhorias vai depender da equipe que está desenvolvendo o processo. Isto pode ser melhorado através de : - criação de um plano de carreira; - definição de benefícios - plano de treinamento e desenvolvimento; V – Recursos financeiros Como base no planejamento orçamentário, devem ser apurados os indicadores e informações financeiras, como : a)Investimento necessário

Resultados negativos Instalações Contingenciamento TOTAL

139.800,00 55.500,00 50.000,00 245.300,00

Para dar andamento ao negócio, com base os números planejados, é necessário em torno de 250 mil reais. b) Tempo de retorno do investimento

Entre julho e agosto do quarto semestre o resultado acumulado está previsto em mais de 150 mil e cobre o investimento ou seja cerca de 20 meses. c) Ponto de equilíbrio

Tem como objetivo apontar o faturamento mínimo para cobrir os custos e despesas. É apurado dividindo os custos fixos pela margem de contribuição.

Neste caso é necessário a adesão de 881 usuários para se atingir este ponto. Acima deste número começa a ter lucro. VI – Recursos Materiais Providenciar o ambiente e os itens necessários para o desempenho das funções.

Será feito um projeto arquitetônico para com elaboração de um croqui e planta baixa para identificar a melhor distribuição dos móveis no escritório e será adquirido : - mobiliário ; - 8 computadores com configurações variadas ; - duas impressoras ; - equipamento ; - central telefônica.

12 Em busca de capital Nesta fase do projeto, já foi apurado a maioria das informações, já foi elaborado um plano de trabalho, feito o planejamento orçamentário para os próximos cinco anos, estudado a viabilidade do negócio e o momento é de buscar o capital e dar o início nas atividades . Pelo planejamento foi apurado que é necessário cerca de 250 mil, para manter o negócio até sua fase de maturidade, como foi mostrado: Resultados negativos Instalações Contingenciamento TOTAL

139.800,00 55.500,00 50.000,00 245.300,00

Como alternativas podemos listar: - venda de um bem pessoal ;

- busca de empréstimo bancário; - busca de capital com empresa de capital de risco ; - busca de um parceiro; - redução de custos ao ponto da empresa se manter com capital próprio . Estudando as alternativas e após uma consulta ao mercado foi optado pela associação com uma empresa de capital de risco, que fica com 25% das cotas da empresa, cedo o capital para funcionamento, recupera este capital em cerca de 36 meses. O fator que teve o maior peso, foi a possibilidade de ter um parceiro que tenha experiência de gestão.