3.3.4. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL hợp với quan điểm của người giao hàng. Có thể xếp loại độ quan trọng theo thứ tự: hệ số 1 là quan trọng nhất, hệ số 3 là kém nhất. - Bước ba: Đánh giá kết quả thực hiện mỗi tiêu chuẩn của từng người vận chuyển Kết quả thực hiện tiêu chuẩn của từng người vận chuyển được đánh giá bằng cách cho điểm với thang điểm từ 1-tốt đến 3-kém; điểm đánh giá này phải bao gồm cả yếu tố số lượng và chất lượng. - Bước bốn: Xác định tổng số điểm đánh giá. Tổng số điểm đánh giá được xác định bằng cách nhân điểm thực hiện tiêu chuẩn với hệ số quan trọng để được điểm đánh giá từng tiêu chuẩn, sau đó, cộng điểm đánh giá các tiêu chuẩn được tổng số điểm đánh giá. Người vận chuyển nào có tổng số điểm đánh giá thấp nhất thì được đánh giá cao nhất. Trong môi trường logistics ngày nay, việc đánh giá và lựa chọn người vận chuyển khó khăn hơn do những người vận chuyển đều tăng cường khả năng cung cấp dịch vụ vận chuyển. Vì vậy, ngoài việc đánh giá các tiêu chuẩn chi phí và dịch vụ, cần cân nhắc thêm các yếu tố bổ sung. 3.3.4. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển là hệ thống các mặt công tác nhằm di chuyển hàng hoá từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng, đảm bảo thoả mãn những yêu cầu của quá trình mua, bán với chi phí thấp nhất. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển nằm trong 2 quá trình logistics cơ bản của doanh 140

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL nghiệp thương mại: quá trình nghiệp vụ mua và quá trình nghiệp vụ bán. Như vậy, hoàn thiện quá trình nghiệp vụ vận chuyển có vai trò rất lớn trong việc thực hiện những mục tiêu của vận chuyển hàng hoá, nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng, giảm chi phí logistics, đảm bảo lợi thế cạnh tranh và khả năng lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào các mối quan hệ mua bán, vận chuyển mà thành phần tham gia có thể khác nhau, nhưng về cơ bản là: người giao (nguồn hàng), doanh nghiệp thương mại, khách hàng, người vận chuyển. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển bao gồm 4 giai đoạn cơ bản: chuẩn bị gửi hàng; gửi hàng; bảo vệ và bốc dỡ hàng hoá trên đường vận chuyển; và giao hàng. 1/ Chuẩn bị gửi hàng Bao gồm những mặt công tác đảm bảo sẵn sàng để vận chuyển hàng hoá. Yêu cầu của giai đoạn này là: Lô hàng vận chuyển phải phù hợp với lịch giao hàng và hợp đồng, đảm bảo những điều kiện giao nhận vận chuyển và phải thuận tiện để thực hiện các khâu nghiệp vụ khác. Chuẩn bị gửi hàng có 2 mặt công tác cơ bản là: chuẩn bị về hàng hoá, và chuẩn bị các loại giấy tờ. Chuẩn bị về hàng hoá thực chất là tạo lập lô hàng để giao cho khách hàng. Đây là nội dung cơ bản trong công đoạn nghiệp vụ phát hàng ở kho; Chuẩn bị về giấy tờ nhằm tạo nên những điều kiện kinh tế - pháp lý trong vận chuyển và giao nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá vận chuyển được thông suốt, giao nhậnnhanh, và do đó tăng tốc độ quá trình nghiệp vụ vận chuyển hàng hoá. 141

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 142

2/ Gửi hàng

Bao gồm những mặt công tác chuyển giao hàng hoá lên phương tiện vận tải. Yêu cầu của giai đoạn này là: Xác định trách nhiệm vật chất về hàng hoá vận chuyển giữa các bên có liên quan- người giao, nhận và vận chuyển hàng hoá, tận dụng trọng tải và dung tích của phương tiện vận tải, đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

Tuỳ thuộc loại dịch vụ vận chuyển sử dụng mà nội dung gửi hàng phức tạp hoặc đơn giản. Gửi hàng tại kho bằng phương tiện vận tải ôtô là đơn giản nhất; phức tạp nhất vẫn là gửi hàng bằng phương tiện vận tải đường dài như :đường sắt, đường thuỷ,đường không.Nội dung gửi hàng bằng đường sắt bao gồm: viết giấy gửi hàngxác định địa điểm gửi hàngchuyển hàng ra địa điểm bốc xếp- kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá - kiểm tra phương tiện vận tải - chất xếp hàng lên phương tiện vận tải - làm thủ tục chứng từ giao nhận. 3/ Bảo vệ và bốc dỡ hàng hoá trên đường vận chuyển.

Bao gồm những mặt công tác gắn liền với việc di chuyển hàng hoá từ nơi giao đến nơi nhận hàng. Yêu cầu: đảm bảo di chuyển hàng hoá nhanh, liên tục, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá trong quá trình di chuyển và bốc dỡ chuyển tải. Trách nhiệm bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyển có thể thuộc về bên sở hữu hàng hoá - nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại, khách hàng hoặc người vận chuyển tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá, địa điểm giao hàng, khả năng

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL thực hiện các dịch vụ của người vận chuyển. Trong vận chuyển hiện đại, người vận chuyển đảm nhiệm cả dịch vụ bảo vệ hàng hoá, và do đó nâng cao trách nhiệm của bên vận chuyển đồng thời giải phóng các bên sở hữu hàng hoá khỏi công tác này. Trong quá trình vận chuyển, phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá, duy trì và tạo nên những điều kiện bảo vệ và bảo quản hàng hoá, xử lý kịp thời và hợp lý những trường hợp hàng hoá bị suy giảm chất lượng. Trong quá trình vận chuyển, có thể phải thay đổi phương tiện vận tải do chuyển đổi loại hình phương tiện (đường sắt-ôtô, đường thuỷôtô, .), hoặc do hư hỏng cầu đường hay phương tiện vận tải. ,và do đó phải tiến hành bốc dỡ hàng hoá. Trách nhiệm bốc dỡ trong quá trình vận chuyển thường là do người vận chuyển đảm nhiệm bằng cách sử dụng các loại hình tổ chức lực lượng bốc dỡ khác nhau. Cần phải quản lý tốt hàng hoá trong quá trình bốc dỡ chuyển tải. 4/ Giao hàng. Bao gồm những mặt công tác nhằm chuyển giao hàng hoá từ phương tiện vận tải cho bên nhận hàng. Đây là giai đoạn kết thúc và thể hiện kết quả của cả quá trình nghiệp vụ vận chuyển. Yêu cầu của giai đoạn này là: Xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao, nhận và vận chuyển hàng hoá; giải phóng nhanh phương tiện vận tải, đảm bảo giữ gìn an toàn cho hàng hoá. Tuỳ thuộc vào việc giao hàng từ loại phương tiện vận tải nào mà nội dung giao hàng đơn giản hay phức tạp. Đối với bên nhận hàng thì đây là nghiệp vụ tiếp 143

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL nhận hàng hoá và do đó có nội dung như nghiệp vụ tiếp nhận hàng hoá ở kho. Vận chuyển là hoạt động diễn ra sau khi khách hàng đã đặt hàng tại doanh nghiệp và đã được chấp nhận đơn hàng thông qua quá trình xử lý đơn hàng. Xét trên toàn bộ nền kinh tế, vận chuyển hàng hoá được diễn ra là do sự cách biệt về không gian giữa sản xuất và tiêu dùng hàng hoá, và do đó yêu cầu vận chuyền tăng lên cùng với sự phát triển của nền kinh tế, mà chủ yếu là quá trình tập trung hoá và chuyên môn hoá của sản xuất và tiêu dùng. Còn xét về chức năng quản trị logistics của doanh nghiệp thì vận chuyển hàng hoá một mặt nhằm bổ sung dự trữ cho mạng lưới logistics của doanh nghiệp, mặt khác, nhằm cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng, và do đó, vận chuyển hàng hoá phải thực hiện cả 2 nhiệm vụ logistics doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics khách hàng và giảm chi phí. Trong hệ thống logistics của doanh nghiệp thương mại, vận chuyển có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là một trong những yếu tố logistics cơ bản của doanh nghiệp. Một hệ thống vận chuyển hợp lý sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp do nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng và giảm chi phí logistics. Trong hoạt động logistics đầu ra, vận chuyển chủ yếu là quá trình phân phối hàng hóa, dịch vụ tới khách hàng. Một trong những tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng cơ bản là tốc độ, độ ổn định và tính linh hoạt trong cung ứng hàng hoá cho khách hàng. Thời gian và độ ổn định 144

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL cung ứng hàng hoá cho khách hàng chủ yếu do vận chuyển đáp ứng. Chính vì vậy, tốc độ và độ ổn định là những mục tiêu chủ yếu của vận chuyển hàng hoá. Quản trị vận chuyển đáp ứng tốt các mục tiêu dịch vụ sẽ thoả mãn tốt hơn nhu cầu mua hàng của khách hàng, phát triển doanh thu, nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vận chuyển ảnh hưởng lớn đến chi phí của cả hệ thống logistics, bao gồm chi phí vận chuyển, dự trữ (trên đường và trong mạng lưới logistics ).Tập trung vận chuyển và sử dụng các phương tiện vận tải tốc độ cao sẽ có tác dụng giảm tổng chi phí logistics, và do đó giảm giá hàng hoá bán ra, phát triển nhu cầu khách hàng (co giãn của cầu theo giá) đem lại lợi thế cạnh tranh cao cho doanh nghiệp. Vận chuyển hàng hoá là sự di động hàng hoá trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm đảm bảo dự trữ và cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên các khu vực thị trường mục tiêu. 145