5.4.2. Mô hình tổ chức

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL nguồn lực toàn diện mạnh mẽ, khu vực hoạt động và quy mô cung ứng lớn. Phù hợp với các khách hàng có phạm vi kinh doanh quốc tế, cần phân phối hàng hóa và sử dụng dịch vụ logistics toàn cầu. c. Cơ cấu tổ chức kiểu mạng phân phối ảo. Các hoạt động logistics cơ bản được chuyển cho các lực lượng bên ngoài. Doanh nghiệp loại này không sở hữu nhiều tài sản, không có nhiều thiết bị, nhưng có trình độ cao về quản lý và công nghệ thông tin. Cơ cấu này giúp tăng cường sự hợp tác song phương ở diện rộng, cho phép các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba giữ vị trí quan trọng và ổn định hơn trong toàn bộ quá trình kinh doanh. d. Cơ cấu tổ chức Logistics Front - Back - End Front - End là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM và các tương tác của doanh nghiệp với thị trường. Back - End là hệ thống quản lý nguồn lực ERP và mạng kết nối các điểm mua hàng của doanh nghiệp. Loại cơ cấu này là cơ cấu tổ chức mới trong đó có cả sự linh hoạt của doanh nghiệp nhỏ và lợi thế tài nguyên của doanh nghiệp lớn. 5.4.2. Mô hình tổ chức Cấu trúc chính thức (tiếng Anh: Fomal); cấu trúc nửa chính thức (tiếng Anh: Semifomal) và cấu trúc không chính thức (tiếng Anh: Infomal) trong tổ chức Logistics là một loại hình tổ chức Logistics trong doanh nghiệp. a. Cấu trúc chính thức (Fomal). Cấu trúc chính thức trong Logistics là hình thức tổ chức tạo nên các tuyến quyền lực và trách nhiệm rõ ràng đối với Logistics. Về cơ bản loại hình này bao gồm: 207

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 208

Bố trí nhà quản trị vào vị trí cấp cao đối với các hoạt động Logistics; Xác định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trúc của tổ chức cho phép điều hoà hiệu quả với các lĩnh vực chức năng quan trọng khác (tài chính, nghiệp vụ, và marketing). Điều này tăng cường và tổ chức nhân sự Logistics vào trong hình thức thúc đẩy sự phối hợp hoạt động. Các doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức này trong trường hợp các loại hình khác không hiệu quả hoặc khi cần phải tập trung mọi nỗ lực cho các hoạt động Logistics.

Hình thức cấu trúc chính thức có các vai trò như: giúp vị trí của Logistics được nâng cao ngang tầm với các lĩnh vực chức năng khác, và quyền lực của nhà quản trị Logistics cũng ngang bằng với các nhà quản trị chức năng quan trọng khác. Khi chức năng Logistics ngang bằng với các chức năng khác, thì sẽ tạo nên sức mạnh kinh doanh của doanh nghiệp; tạo ra một số lượng hạn chế lĩnh vực quản trị dưới quyền trưởng phòng Logistics, có nghĩa tạo khả năng chuyên môn hoá và tập trung hoá quản trị Logistics.

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL Cấu trúc tổ chức Logistics chính thức Có thể thấy 5 lĩnh vực với nhà quản trị phân tán cho từng lĩnh vực và được quản trị như một thực thể phân biệt. Như vậy, cấu trúc tổ chức chính thức là sự cân đối giữa tối thiểu hoá số lượng các nhóm hoạt động nhằm khuyến khích sự phối hợp trong khi vẫn chuyên môn hoá chúng để đạt được hiệu quả trong quản trị các yếu tố kĩ thuật Logistics. Hiện nay, loại hình cấu trúc tổ chức chính thức được sử dụng phổ biến trong các ngành. Đây là cấu trúc thống nhất cả Logistics đầu vào - tạo nguồn lực dự trữ hàng hoá - và Logistics đầu ra - cung ứng hàng hoá cho khách hàng nhằm mục đích riêng của hệ thống Logistics. b. Cấu trúc nửa chính thức (Semifomal) Hình thức cấu trúc nửa chính thức cho thấy, kế hoạch hoá và nghiệp vụ Logistics luôn luôn đan chéo qua các chức năng khác nhau bên trong cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Các nhà quản trị Logistics được phân công để phối hợp các dự án bao gồm Logistics và một số lĩnh vực. Kiểu cấu trúc này thường được gọi là tổ chức ma trận, và đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực hàng không. 209

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL 210

Tổ chức ma trận của Logistics Trong tổ chức ma trận, nhà quản trị Logistics có trách nhiệm đối với toàn bộ hệ thống Logistics, nhưng không có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt động từng phần. Cấu trúc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên. Nhà quản trị Logistics chia sẻ quyền quyết định và giải quyết các vấn đề với nhà quản trị khu vực hoạt động. Chi phí cho các hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phòng chức năng cũng như mỗi chương trình Logistics, đây là cơ sở để hiệp tác và phối hợp. Tuy tổ chức ma trận có thể là hình thức tổ chức hữu ích, nhưng chúng ta cũng nhận ra rằng, tuyến quyền lực và trách nhiệm trở nên không rõ ràng. Những mâu thuẫn có thể xuất hiện không dễ giải quyết. Đối với một số doanh nghiệp, cách lựa chọn này là sự dung hoà giữa hình thức hoàn toàn không chính tắc và hình thức cấu trúc bậc cao. c. Cấu trúc không chính tắc (Infomal). Mục tiêu chủ yếu của tổ chức Logistics là phối hợp các hoạt động Logistics để kế hoạch hoá và kiểm soát. Có thể đạt được điều này bằng hình thức cấu trúc không chính thức. Về cơ bản, các hình thức cấu trúc không chính thức không đòi hỏi bất kì một sự thay đổi nào trong cấu trúc tổ chức hiện tại, nhưng dựa vào bắt buộc hoặc thuyết phục để tạo nên sự phối hợp giữa các hoạt động và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm.

Một số hình thức cấu trúc không chính tắc trong tổ chức Logistics như:

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL Kiểm soát bằng ngân sách Đối với những doanh nghiệp thiết kế phân tán các hoạt động như vận chuyển, kiểm soát dự trữ, thực hiện đơn đặt hàng, đôi khi có thể tạo ra một hệ thống khuyến khích để phối hợp chúng. Ngân sách - phương sách kiểm soát chủ yếu đối với nhiều doanh nghiệp -thường lại không khuyến khích sự hợp tác, đôi khi nó là cơ chế phối hợp không hiệu quả. Ngân sách có thể không khuyến khích bởi nhà quản trị vận chuyển sẽ phát hiện ra sự vô lí do phải chịu những chi phí vận chuyển cao hơn mức cần thiết để đạt được chi phí dự trữ thấp hơn. Chi phí dự trữ không thuộc vào trách nhiệm ngân sách của nhà quản trị vận chuyển. Kết quả của nhà quản trị vận chuyển được đo bằng chi phí vận chuyển so với ngân sách. Hạch toán nội bộ giữa các hoạt động Logistics khác nhau Phải cân nhắc việc lựa chọn phương tiện vận tải khi nó gián tiếp ảnh hưởng đến mức phí dự trữ, đồng thời người ra quyết định vận chuyển sẽ không có động cơ khác hơn là tìm cách cho chi phí vận chuyển thấp nhất. Chia sẻ tiết kiệm chi phí Tất cả các nhà quản trị các hoạt động Logistics phân tán đưa ra những mô hình chi phí mâu thuẫn có thể làm giảm sự tiết kiệm chi phí của họ. Có thể định trước chương trình để phân chia tiết kiệm nhằm phân phối lại tiền lương. Có sự khuyến khích sự hợp tác tiết kiệm tiềm năng lớn nhất xẩy ra khi mà sự hợp tác là cân đối những hoạt động có mô hình chi phí mâu thuẫn. Những kế 211

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL hoạch chia sẻ lợi nhuận này hạn chế thành công của một số doanh nghiệp, nhưng một số doanh nghiệp sử dụng chúng lại có hiệu quả. Sử dụng uỷ ban kết hợp Uỷ ban này tập hợp các thành viên từ mỗi lĩnh vực Logistics quan trọng. Bằng cách cung cấp các phương tiện để truyền tin, việc kết hợp có thể đem lại kết quả. Đối với những công ty có truyền thống uỷ ban kết hợp, hình thức uỷ ban có thể rất thoả đáng. Dẫu rằng các uỷ ban xem ra là giải pháp đơn giản, không phức tạp cho vấn đề kết hợp, nhưng chúng có thiếu sót là thường ít sức mạnh để thực thi những đề nghị của mình. Xem xét lại các quyết định và nghiệp vụ Logistics Một cách thúc đẩy sự kết hợp khá hiệu quả là việc trưởng phòng xem xét lại các quyết định và nghiệp vụ Logistics. Quản trị thượng đỉnh có vị trí thiết yếu trong cấu trúc tổ chức để dễ dàng nhận ra việc đưa ra quyết định kém tối ưu trong tổ chức. Do các nhà quản trị cấp dưới trong các lĩnh vực hoạt động Logistics chịu trách nhiệm trước các nhà quản trị thượng đỉnh, nên việc động viên và hỗ trợ của quản trị thượng đỉnh trong phối hợp và hiệp tác giữa các hoạt độmg chức năng này là giải pháp lâu dài theo hướng đạt được các mục đích tổ chức mà không cần có cấu trúc tổ chức chính thức. 5.4.3. Kiểm soát hoạt động a. Khái niệm kiểm soát hoạt động logistics 212

DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL Kiểm soát là quá trình đo lường so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để tăng cường hiệu quả của hoạt động quản trị. b. Các hệ thống kiểm soát - Hệ thống mở (khung kiểm soát mở) Là hệ thống kiểm soát có sự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trình. Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra và do đó gọi là hệ thống mở. - Hệ thống đóng Có nghĩa là khi các qui tắc ra quyết định được coi là đại diện cho hệ thống, nhà quản trị tách khỏi quá trình kiểm soát và chỉ quan sát các kết quả. Hệ thống đóng thường áp dụng trong các hoạt động tự động hóa. Hệ thống kiểm soát đóng có khả năng kiểm soát khối lượng các hoạt động logistics với tốc độ và độ chính xác cao. - Hệ thống kiểm soát hỗn hợp Là hệ thống kiểm soát đóng, mở kết hợp, được sử dụng nhiều nhất trong kiểm soát các hoạt động logistics. 213