Communicatieplan Nieuwjaarsdrink gemeente Oostkamp
SCHRIFTELIJKE PROEF – DESKUNDIGE COMMUNICATIE Naam
Vindevoghel
Voornaam
Glenn
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
Inhoud Praktische afspraken ................................................................................................................................... 2 OPDRACHT: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink ................................................................................ 3 SAMENVATTING: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink ........................................................................ 4 UITWERKING: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink ............................................................................... 5 1.
2.
Doelgroepbepaling en doelgroepsegmentatie ...................................................................... 5 1.1
Omgeving Gemeenteplein en omliggende straten ....................................................... 5
1.2
Inwoners .................................................................................................................................... 6
Doelstellingen vastleggen ............................................................................................................. 6 2.1
Gericht naar omgeving Gemeenteplein en omliggende straten ................................ 6
2.2
Gericht naar inwoners ........................................................................................................... 6
3.
Boodschap formuleren .................................................................................................................. 7
4.
Communicatiestrategie................................................................................................................. 8 4.1
Uitwerking van een affiche en bierkaartje ........................................................................ 9
4.2
Uitwerking van een kerstkaartje en uitnodiging ............................................................. 11
4.3
Uitwerking van een Facebook- en Instagramcampagne ........................................... 13
5.
Communicatiematrix met tijdslijn (het is vandaag 1 september) ....................................... 19
6.
Communicatietiming ................................................................................................................... 21
7.
Eindevaluatie van het communicatieplan .............................................................................. 21
1
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT Belangrijk! Lees voor het aanvangen van deze opdracht aandachtig de praktische afspraken.
Praktische afspraken De selectie voor de functie van deskundige Communicatie bestaat uit 3 onderdelen: - Een schriftelijke proef - Een mondelinge proef - Een assessment. De kandidaten moeten slagen voor een proef om te kunnen doorgaan naar de volgende proef en om finaal in aanmerking te komen voor de functie. Deze thuisopdracht is het eerste onderdeel van de selectieprocedure, m.n. de schriftelijke proef. Deze proef staat op 50 punten. Om te slagen moet u 50% behalen. Deadline voor uw antwoord: maandagmiddag 10 juli 2017 om 12 uur. Antwoorden die te laat binnen komen, worden niet verbeterd. U mag uw antwoord mailen naar selecties@oostkamp.be. Indien uw antwoord groter is dan 10 Mb, dan verstuurt u uw antwoord via we-transfer. U krijgt een bevestigingsmail van de dienst Personeel als wij alles goed ontvangen hebben. Aanvaarde bestandsformaten: pdf, tiff, mp4
2
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
OPDRACHT: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink Het is vandaag 1 september. Op zondag 5 januari wordt traditioneel de gemeentelijke nieuwjaarsdrink gegeven. De bedoeling van dit evenement is een gezellig samen zijn, klinken op het nieuwe jaar, contact met de burger. Praktische info: - Datum: zondag 5 januari (laatste zondag van de kerstvakantie). - Uur: o start speech burgemeester: 11 uur o start drink: 11.30 uur - Locatie: Gemeenteplein en omliggende straten. - De nieuwjaarsdrink is gratis. - De gemeentelijke dienst Vrijetijd organiseert het hele evenement. - De drank wordt uitgeschonken door gemeentepersoneel. - Er zijn standen met hapjes in samenwerking met lokale handelaars. - De nieuwjaarsdrink wordt opgeluisterd door de Koninklijke Harmonie Deugd Baart Vreugd uit Waardamme (een deelgemeente van Oostkamp). - De lokale jeugdbewegingen voorzien kinderopvang met spelletjes en kindergrime. - De omliggende straten worden afgesloten voor alle verkeer van 8.30 tot 14 uur. Auto’s van bewoners, lokale handelaars en hun klanten moeten buiten de zone geparkeerd zijn. - Vanuit een lokale duurzame beweging is een groep inwoners recent gestart met een carpoolsysteem naar evenementen. De nieuwe burgemeester wil graag zo veel mogelijk volk op de nieuwjaarsdrink. Jong en oud zijn welkom, maar de burgemeester wil graag extra inzetten op de jongeren, omdat die zo moeilijk te bereiken zijn. Hij wil dat de Oostkampenaar voelt dat hij ertoe doet. Het is een moment van respect en contact met de burger. De afwezigen hebben ongelijk en mogen dit ook wel voelen ;-) De burgemeester vraagt aan jou om een degelijk, creatief en innovatief communicatieplan op te maken. Dit mag al eens wat verder gaan dan de klassieke kanalen zoals het gemeentelijke magazine, de website en de wekelijkse nieuwsbrief. Toon maar eens wat je in je mars hebt, is de opdracht. Uit eerdere ervaringen weet je dat het moeilijk is om de mensen stil en alert te maken voor de speech. Vaak komen ze ook pas aan tegen dat de drink effectief start. De burgemeester vindt dit erg hinderlijk. De gemeentesecretaris vindt dit allemaal wel OK, maar wil toch graag ook zien dat de inspanningen lonen. Hoe ga je dit meten / aantonen? VRAGEN: 1. Maak een communicatieplan. We verwachten hierin op zijn minst een diversiteit aan kanalen (bestaande en eventuele nieuwe), doelgroepgerichte communicatie, wie doet wat, een timing (wat wanneer, wanneer starten met voorbereiding…). 2. Wie betrek je hier allemaal bij? Hoe pak je het aan in de praktijk? 3. Werk een 3-tal elementen volledig uit (tekst, beeld…). 4. Bezorg het resultaat van je oefening op een aantrekkelijke manier aan de burgemeester en de secretaris.
3
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
SAMENVATTING: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink Om je door het document te helpen, vind je hieronder een overzicht van wat je waar precies kunt vinden. Zo kun je snel en eenvoudig naar de pagina’s en onderdelen die voor jou het meest relevant zijn.
Vraag
Pagina
Maak een communicatieplan
05 – 21 (zie hieronder)
Diversiteit aan kanalen
19 – 20 (communicatiematrix)
Doelgroepgerichte communicatie
05 – 07 (doelgroep & boodschap)
Wie doet wat
19 – 20 (communicatiematrix)
Timing
21
Wie betrek je hier allemaal bij?
19 – 20 (communicatiematrix)
Hoe pak je het aan in de praktijk?
19 – 20 (communicatiematrix
3
Werk een 3-tal elementen volledig uit
08 – 18 (communicatiestrategie)
4
Bezorg het resultaat op een aantrekkelijke manier
x
1
2
(communicatietiming)
(dit document)
4
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
UITWERKING: Communicatieplan Nieuwjaarsdrink Hieronder zal het communicatieplan volledig worden uitgewerkt. De nieuwjaarsdrink wordt georganiseerd door de gemeentelijke dienst Vrijetijd. Een continue en vlotte samenwerking is belangrijk om de organisatie en communicatie optimaal op elkaar af te stemmen.
1. Doelgroepbepaling en doelgroepsegmentatie Gemeente Oostkamp heeft twee doelgroepen met elk hun eigen segmenten. Hieronder staat een schematische voorstelling, gevolgd door de verdere doelgroepsegmentatie.
Omgeving Gemeenteplein en omliggende straten
Gemeente Oostkamp
Bewoners
Lokale handelaars
Kinderen
Jongeren Inwoners Gezinnen
Ouderen
1.1 Omgeving Gemeenteplein en omliggende straten Het Gemeenteplein en de omliggende straten worden afgesloten voor alle verkeer van 8.30 tot 14 uur. Auto’s van bewoners, lokale handelaars en hun klanten moeten buiten de zone geparkeerd zijn. Deze doelgroep overlapt met de organisatie van het evenement: er moet bepaald worden wie verantwoordelijk is voor de communicatie naar deze groep mensen. Vervolgens moet deze doelgroep in kaart gebracht worden: - Welke straten worden er afgesloten? - Wie woont of heeft een handelszaak in deze omgeving? Deze mensen moeten op een correcte en duidelijke manier geïnformeerd worden over de impact die het evenement op hen zal hebben.
5
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT 1.2 Inwoners Gemeente Oostkamp telt op 1 januari 2017 niet minder dan 23.285 inwoners 1. Ieder van hen, ongeacht de leeftijd, is van harte welkom op de nieuwjaarsdrink. Volgens de website2 wordt deze groep verdeeld in verschillende segmenten: kinderen, jongeren, gezinnen en ouderen. De burgemeester wil graag extra inzetten op de jongeren, omdat zij moeilijk te bereiken zijn. Dit is een aandachtspunt voor de verdere uitwerking van het communicatieplan.
2. Doelstellingen vastleggen Het doel van de nieuwjaarsdrink is gezellig samenzijn en contact met de burger. De nieuwe burgemeester wil graag zoveel mogelijk volk op de nieuwjaarsdrink. Elke eerder opgestelde doelgroep moet haar eigen communicatiedoelstellingen krijgen. Het is belangrijk dat deze SMART geformuleerd worden, zodat de resultaten van de communicatie-acties geÍvalueerd kunnen worden. 2.1 Gericht naar omgeving Gemeenteplein en omliggende straten De inwoners en lokale handelaars zorgen ervoor dat er op zondag 5 januari 2018 van 8.30 tot 14 uur geen hinder is door geparkeerde voertuigen of doorgaand verkeer, op die plaatsen die verkeersvrij worden gemaakt voor de nieuwjaarsdrink. Dit is meetbaar door ter plaatse te gaan kijken hoe de situatie is: - Zijn er (hinderlijk) geparkeerde voertuigen? - Is er nog doorgaand verkeer (mogelijk)? 2.2 Gericht naar inwoners 
Gemeente Oostkamp wil door middel van een nieuwjaarsdrink op zondag 5 januari 2018 een gezellig samenzijn organiseren voor alle inwoners. Het doel is om zoveel mogelijk aanwezigen bij elkaar te krijgen. Dit is op verschillende manieren meetbaar (minstens een indicatie): - Het aantal aanwezigen op een Facebookevent. - Het verbruik van de voorziene drank. - De afname bij de lokale handelaars die een stand met hapjes voorzien. - Het tellen van de menigte die aanwezig is. Het is mogelijk, maar niet wenselijk, om het exacte aantal te achterhalen door middel van een registratiesysteem. Hierbij worden mensen gevraagd om zich (gratis) in te schrijven voor de nieuwjaarsdrink. Dit vormt vaak een drempel en komt bijgevolg niet ten goede aan het doel: mensen samenbrengen. Het wordt daarom afgeraden.
1 2
Aantal inwoners 1 januari 2017: https://www.oostkamp.be/product/1723/aantal-inwoners-1-januari-2017 Doelgroepen: https://www.oostkamp.be/Thema/1115/doelgroepen
6
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
De burgemeester vindt het hinderlijk dat mensen vaak pas komen wanneer de drink effectief start, en bijgevolg (al dan niet gewenst) de speech missen. Het is belangrijk dat het doel van de nieuwjaarsdrink centraal blijft staan: het gaat om het samenbrengen van de inwoners van Oostkamp, niet om de speech. Dit wordt op twee manieren aangepakt: -
Een duidelijk programma inclusief onthaal: mensen zijn al welkom voor de speech van de burgemeester voor een glas. Als de bezoekers eenmaal aanwezig zijn, zullen ze makkelijker blijven en luisteren naar de burgemeester.
-
Communiceren over de randanimatie: er wordt kinderopvang voorzien door lokale jeugdbewegingen en muziek door de Koninklijke Harmonie Deugd Baart Vreugd. Als mensen weten dat er randanimatie voorzien is, én dat deze aanvangt voor de speech van de burgemeester, zullen zij geneigd zijn om vroeger af te zakken naar het evenement. Bijgevolg zullen zij ook blijven voor de speech.
Dit is meetbaar door het aantal mensen te gaan tellen terwijl de burgemeester aan het woord is.
3. Boodschap formuleren Er wordt per vooropgestelde doelgroep één boodschap geformuleerd. Zo kan de informatie op een efficiënte manier worden overgebracht.
Doelgroep
Boodschap
Omgeving Gemeenteplein en omliggende straten: inwoners en lokale handelaars
Deze omgeving wordt verkeersvrij gemaakt op zondag 5 januari 2018 van 8.30 tot 14 uur. Er mogen ook geen auto’s geparkeerd staan in deze zone.
Doelgroep: algemeen
Boodschap
Inwoners Oostkamp
Iedereen is welkom op de gratis nieuwjaarsdrink van gemeente Oostkamp.
Doelgroep
Boodschap
Kinderen
Er zijn leuke spelletjes door lokale jeugdbewegingen en kindergrime.
Jongeren
Kom gezellig samen met vrienden (of familie) iets drinken.
Gezinnen
Ouderen
Kom gezellig iets drinken op het nieuwe jaar met je familie, vrienden, buren, kennissen… Er is opvang voorzien voor de kinderen. Kom gezellig iets drinken op het nieuwe jaar met je familie, vrienden, buren, kennissen… Er is een carpoolsysteem voorzien voor minder mobiele mensen.
7
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
4. Communicatiestrategie De communicatiestrategie geeft een overzicht van de verschillende communicatiekanalen die kunnen worden ingezet om de communicatiedoelstellingen te behalen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen offline en online communicatie, en er is een budgetraming (prijzen zijn indicatief).
Offline communicatie
Budget (in euro) - verspreiden via aanplakborden3 - verspreiden via jeugdhuis “het JOC”4 - verspreiden via lokale handel- en horecazaken5
Affiches
- 200 stuks A3: 120 euro - 200 stuks A2: 140 euro
130,00
- doelgroep: alle inwoners van Oostkamp - verspreiden via lokale horecazaken5 Bierkaartjes
De Merel (gemeentelijk mag.)6
Kerstkaartjes
OINK8
- 1000 stuks: 300 euro
300,00
- doelgroep: alle inwoners van Oostkamp laagdrempelig + ook naar jongeren - verschijnt 11x per jaar (einde van de maand) - ± 10.000 exemplaren7 - doelgroep: alle inwoners van Oostkamp - verspreiden via Bpost (prijs?) - uitnodiging verwerken op het kaartje - en/of: brief toevoegen aan de envelop - ± 10.000 exemplaren7 3000 euro voor kaartjes 500 euro voor uitnodiging (brief) 300 euro voor enveloppes
0,00
3 500,00 (Excl. verzending en afhankelijk van het voorziene budget voor de kerstkaartjes in de communicatieplanning.)
- doelgroep: alle inwoners van Oostkamp - verschijnt 3x per jaar (januari, april, september) - agenda: activiteiten in de gemeente
- doelgroep: jongeren tussen 12 en 26 jaar TOTAAL OFFLINE COMMUNICATIE
0,00 3 930,00 (Excl. verzending kerstkaartjes en afhankelijk van het communicatiebudget voor kerstkaartjes.)
Aanplakborden: https://www.oostkamp.be/product/2367/aanplakborden Jeugdhuis (JOC) Den Artisjoc: https://www.oostkamp.be/product/144/jeugdhuis--joc-den-artisjoc 5 Lokale handel- en horecazaken: http://www.beleefoostkamp.be/oostkampse-joyn-kaart/deelnemendehandelaars/ 6 De Merel: https://www.oostkamp.be/product/60/de-merel 7 Aantal particuliere huishoudens Oostkamp: http://census2011.fgov.be/data/fresult/households_nl.html 8 OINK: https://www.oostkamp.be/product/179/oink 3 4
8
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
Online communicatie
Budget (in euro) - aanmaken van een eventpagina
0,00
- content creëren en verspreiden tekst en foto lokale verenigingen9 en handelaars in de kijker met nieuwjaarswensen - advertenties opzetten doelgroep: alle inwoners van Oostkamp - advertenties opzetten (idem als Facebook) doelgroep: vooral gericht op jongeren - bericht opstellen
? 100,00 (Kun je zelf bepalen.)
100,00 (Kun je zelf bepalen.)
Website Oostkamp Wekelijkse - bericht opstellen nieuwsbrief TOTAAL ONLINE COMMUNICATIE
0,00 0,00 200,00 (Excl. contentcreatie en afh. van advertising op sociale media.)
TOTAAL OFFLINE EN ONLINE COMMUNICATIE Opmerkingen: - Exclusief verzending kerstkaartjes + afhankelijk van kerstkaartjes in de algemene communicatieplanning. - Exclusief contentcreatie voor sociale media. - Beperkt budget voor advertising op sociale media. TOTAAL BESCHIKBAAR BUDGET Niet bekend. BUFFER (10%)
4130,00 voorziene
budget
voor
? ?
Afhankelijk van het budget kunnen de kanalen worden bijgestuurd. 4.1 Uitwerking van een affiche en bierkaartje Affiches en bierkaartjes vormen een laagdrempelig en toegankelijk communicatiemiddel.
Affiches: deze kunnen op verschillende publieke plaatsen worden verspreid en zorgen vooral voor bekendmaking en herinnering bij het publiek. Locaties kunnen zijn: aanplakborden, lokale handel- en horecazaken en eventueel via privé personen (om aan het venster te hangen).
Bierkaartjes: deze bevinden zich in een sociaal positieve omgeving. De situatie (gezellig samen op café) leent zich ertoe om samen af te spreken voor de gemeentelijke nieuwjaarsdrink. Bierkaartjes zijn gericht naar alle bewoners, maar zeker ook naar jongeren die graag samen iets gaan drinken. De verspreiding gebeurt naar lokale horecazaken.
De praktische uitwerking van de affiche en het bierkaartje vind je (respectievelijk) hieronder.
9
Jeugd – verenigingen: https://www.oostkamp.be/verenigingenoverzicht.aspx?cat=3
9
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
10
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
4.2 Uitwerking van een kerstkaartje en uitnodiging Een kerstkaartje is een persoonlijk en positief contactmoment met de inwoners. Het geeft hen het gevoel dat ze deel uitmaken van de gemeenschap en dat er aan hen gedacht wordt. De beste wensen overdragen wordt gezien als een positieve individuele ervaring. Het is de geschikte moment om de inwoners persoonlijk uit te nodigen voor de nieuwjaarsdrink. Er zijn veel mogelijkheden: wenskaarten komen namelijk in verschillende vormen en formaten. Het opnemen van een persoonlijke uitnodiging vergt dan ook overleg en samenwerking met de betrokken diensten. De vraag die gesteld dient te worden: kan de uitnodiging worden opgenomen op de wenskaart? Of is een andere manier wenselijk? Als voorbeeld wordt een standaard wenskaart gekozen: een A6-formaat rechtopstaand en geplooid kaartje. De motivatie hiervoor is dat het eenvoudig kan uitgesteld worden voor de inwoners, zonder dat het dagelijks omver valt. Dit zorgt voor zichtbaarheid, herinnering en minder frustratie. Daarnaast zorgt het er ook voor dat er een grote binnenzijde is voor een boodschap. Dit kan natuurlijk ingevuld worden met nieuwjaarswensen of een gedicht, maar deze ruimte kan ook benut worden om de inwoners persoonlijk uit te nodigen voor de gratis gemeentelijke nieuwjaarsdrink. Je vindt op de volgende bladzijde de praktische uitwerking van de wenskaart met uitnodiging.
11
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
Voorkant
Linkerkant opengevouwen
Rechterkant opengevouwen
12
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT 4.3 Uitwerking van een Facebook- en Instagramcampagne Sociale mediakanalen Facebook en Instagram vormen een extra kanaal naar de doelgroep. De keuze voor Facebook ligt voor de hand, daar het een populair medium is met een breed bereik. Instagram focust zich op het delen van afbeeldingen en korte filmpjes, wat vooral aantrekkelijk is bij jongeren. Beide kanalen vallen onder de Facebookgroep en dat heeft als voordeel dat het advertentieplatform hetzelfde is. Bijgevolg volstaat een Facebook-account om op zowel Facebook als Instagram te adverteren! We komen straks terug op de adverteermogelijkheden, maar we beginnen bij het begin: een event-pagina creëren op Facebook. Je vindt hieronder enkele screenshots van een mogelijke eventpagina op Facebook. Deze pagina vormt trouwens ook de link (URL) die gebruikt kan worden in andere digitale communicatie zoals de nieuwsbrief en de website. Zo worden online geïnteresseerden allen op eenzelfde ‘landingspagina’ verzameld.
Openbaar – Georganiseerd door Gemeente Oostkamp
Zondag, 5 januari 2018 om 10:00
13
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
14
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT Het evenement verspreiden via de sociale media kan op drie manieren: mensen uitnodigen, regelmatig content posten en advertising. 1. Mensen uitnodigen Zonder genodigden is er geen evenement. We voorzien een persoonlijke uitnodiging op papier, maar dit moet online aangevuld worden. Hoe gaan we te werk? De Facebookpagina van Gemeente Oostkamp zal als organisator van het evenement optreden. Via een pagina is het niet mogelijk om mensen persoonlijk uit te nodigen, enkel het event te delen en hopen dat de volgers het te zien krijgen. Individuele personen met een eigen Facebookaccount kunnen wel mensen persoonlijk uitnodigen. Het is dan ook belangrijk om mensen in te zetten die een (groot) netwerk hebben binnen Oostkamp, bv. het gemeentepersoneel.
2. Regelmatig content posten Een evenementenpagina komt pas tot leven als er ook regelmatig en relevante berichten worden gepost (content management). Het is een manier om de aandacht te trekken en mensen aan het evenement te laten herinneren. Deze berichten kunnen ook gebruikt worden bij de advertising. Maar wat voor berichten kunnen we posten? Het gaat om korte berichten: tekst en foto. De bedoeling is om mensen van Oostkamp (inwoners, lokale verenigingen en handelaars‌) aan het woord te laten. Zij kunnen kort zeggen wie ze zijn, wat ze doen, wat ze wensen voor het nieuwe jaar‌ Door hierop in te zetten, kunnen meewerkende partijen van de nieuwjaarsdrink (denk aan lokale jeugdbewegingen en handelaars) extra in de verf worden gezet. Het zou een mooi gebaar zijn naar hen toe dat zij zeker nog eens in beeld komen. Wie hiertoe behoort, is kennis waarover dienst Vrijetijd beschikt als organisator van het evenement. Twee voorbeelden:
15
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
16
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
3. Advertising Reclame is nog steeds een goede manier om in de aandacht te komen, ook via sociale media die een groot en divers bereik hebben. Waar jongeren vaak een adblocker hebben op een desktop of laptop, is dit op mobiele toestellen (en bij volwassenen) heel wat minder. Daarom is adverteren op Facebook en Instagram, die heel vaak mobiel worden gebruikt via een applicatie, een interessante keuze. Facebook en Instagram werken met hetzelfde advertising-platform, dat maakt het interessant om beide platformen in te zetten. Daarnaast beschikt het ook over diverse segmentatiecriteria, waarbij vooral de locatie heel interessant is voor onze doelgroep. Hieronder zullen de verschillende mogelijkheden worden toegelicht. Voor Facebook gaat het over de promotie van een evenement of een post (in het evenement). Voor Instagram gaat het om een advertentie in het algemeen overzicht of in de Stories.
17
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT Facebook Promotie van een evenement: dit heeft als doel om het engagement te verhogen (meer mensen zullen het evenement zien en reageren).
Promotie van een individuele post: dit zal een bericht extra in de kijker zetten en zo onrechtstreeks voor meer engagement zorgen op het evenement.
Soorten advertenties (de voorkeur gaat uit naar de eerste): o Eén afbeelding: er kunnen zes advertenties worden gemaakt met elk één afbeelding zonder extra kosten. o Eén video: een advertentie met een video. o Slideshow: een looping video advertentie met tot 10 afbeeldingen. Instagram Soorten advertenties10 (voorkeur voor de eerste en derde mogelijkheid): o Foto-advertenties: gelimiteerd tot één afbeelding. o Video-advertenties: gelimiteerd tot 60 seconden. o Carrousel-advertenties: een bundel van foto’s en/of video’s waardoor kan worden geswipet. o Stories-advertentie: gelimiteerd tot één afbeelding in de Instagram Stories. Segmentatie: Na het aanmaken van een Facebook Business Account is het tijd voor het aanmaken van de advertentie en de segmentatiecriteria te bepalen. o Locations: Oostkamp en een radius van 17 kilometer (dat is het minimum). o Age: 13 – 65+. Er kan geopteerd worden voor verschillende advertenties op basis van leeftijd (zie eerder: Doelgroepen en Boodschappen). Een algemene advertentie gericht op alle leeftijden lijkt ons logischer. o Budget & Schedule: hier kunnen we beslissen hoeveel budget we willen spenderen aan de advertenties. Dit is volledig vrij te bepalen. Er zijn twee mogelijkheden: ofwel kies je voor een vast bedrag per dag en een vast aantal dagen, ofwel kies je voor een vast bedrag voor een onbepaalde periode (Facebook bepaalt dan hoelang de advertentie loopt). o Pages: hier vind je normaal de mogelijkheid terug om advertenties naast Facebook op Instagram te laten lopen.
10
Build your business on Instagram: https://business.instagram.com/advertising
18
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
5. Communicatiematrix met tijdslijn (het is vandaag 1 september) fase/actie
deadline
status
door wie
wie volgt op
wat/hoe
planning sep
1.
Bierkaartjes
Kerstkaartjes
jan
30/sep
to do
dienst comm. dienst vrijetijd
dienst comm.
communicatieplan + budgettering bespreken en optimaliseren
30
30/nov
to do
dienst comm.
ontwerpen en drukken
11/dec
to do to do
dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm.
verspreiden
30/nov 11/dec
to do to do
dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm.
verspreiden
30/sep
dienst comm. (en/of uitbesteding) dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm. (en/of uitbesteding) dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm.
30/nov
to do
dienst comm.
ontwerpen en drukken
11/dec
to do
dienst comm. (en/of uitbesteding) dienst comm. Bpost
dienst comm.
verspreiden
1/nov
to do
dienst comm.
dienst comm.
tekst en beeldmateriaal bezorgen
1/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
verspreiden
1/sep
to do
dienst comm.
dienst comm.
activiteit voor op de kalender
1
30/sep
to do
dienst comm.
dienst comm.
verspreiden
30
1/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
tekst en beeldmateriaal opstellen
1
11/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
verspreiden
11
2/jan
to do
dienst comm.
dienst comm.
herinnering uitsturen
1/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
tekst en beeldmateriaal opstellen
1
11/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
verspreiden
11
30 11
ontwerpen en drukken
deze mogelijkheid onderzoeken en optimaliseren
30 11 30 30 11
Copywriting
De Merel OINK Nieuwsbrief
Website
dec
Affiches
3.
nov
Overleg communicatiemiddelen + optimalisatie communicatiematrix
Communicatieplan 2.
okt
1 1
2
19
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT fase/actie
deadline
status
door wie
wie volgt op
wat/hoe
planning sep
4.
Advertenties Content manag.
5.
okt
nov
dec
jan
Sociale media (Facebook en Instagram) 1/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
opties en budget bepalen
11/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
lancering van advertenties
15/nov
to do
1/dec
to do
dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm.
dienst comm. dienst vrijetijd dienst comm.
lijst met meewerkende organisaties + content plan opstellen content verzamelen (tekst en foto’s)
11/dec
to do
dienst comm.
dienst comm.
content verwerken en verspreiden
to do
dienst comm.
dienst comm.
resultaten meten van de communicatie-acties
1 11 15 1 11
Eindevaluatie en opvolging
Doelstellingen
10/jan
10
20
SELECTIEPROCEDURE DESKUNDIGE COMMUNICATIE THUISOPDRACHT
6. Communicatietiming Hieronder vind je een chronologisch overzicht van de communicatie-acties: SEPTEMBER 01 – OINK: activiteit voor op de kalender 30 – Communicatieplan + budgettering bespreken en optimaliseren 30 – Kerstkaartjes: deze mogelijkheid onderzoeken en optimaliseren 30 – OINK: verspreiden OKTOBER NOVEMBER 01 – De Merel: tekst en beeldmateriaal bezorgen 15 – Content management: lijst met meewerkende organisaties + content plan opstellen 30 – Affiches: ontwerpen en drukken 30 – Bierkaartjes: ontwerpen en drukken 30 – Kerstkaartjes: ontwerpen en drukken DECEMBER 01 – Content management: content verzamelen (tekst en foto’s) 01 – De Merel: verspreiden 01 – Nieuwsbrief: tekst en beeldmateriaal opstellen 01 – Sociale media: advertentie-opties en budget bepalen 01 – Website: tekst en beeldmateriaal opstellen 11 – Affiches: verspreiden 11 – Bierkaartjes: verspreiden 11 – Content management: content verwerken en verspreiden 11 – Kerstkaartjes: verspreiden 11 – Nieuwsbrief: verspreiden 11 – Sociale media: lancering van advertenties 11 – Website: verspreiden JANUARI 02 – Nieuwsbrief: herinnering uitsturen 10 – Communicatieplan: resultaten meten van de communicatie-acties
7. Eindevaluatie van het communicatieplan Na de nieuwjaarsdrink moeten we gaan kijken of de opgestelde doelstellingen zijn behaald. We stellen onszelf volgende twee vragen: -
Was de omgeving van het Gemeenteplein en omliggende straten voldoende geïnformeerd over het evenement en de bijhorende hinder? Hoeveel mensen kwamen naar de nieuwjaarsdrink? o Hoeveel van hen waren jongeren? o Hoeveel van hen woonden de speech van de burgemeester bij?
21