Priscilla Silveira
Tecnologia na Formação Profissional
São Paulo Rede Internacional de Universidades Laureate 2015
Sumário Capítulo 2: Organizar com Tecnologia---------------------------------------------------------- 5 Introdução------------------------------------------------------------------------------------------- 5 1 Vamos arrumar as ideias sobre a organização?---------------------------------------------6 2 Agende seus compromissos e tarefas usando tecnologia-----------------------------------7 2.1 Organizando seus arquivos por meio da tecnologia----------------------------------- 10 Síntese--------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Referências Bibliográficas----------------------------------------------------------------------- 16
Capítulo 2
Organizar com Tecnologia
Introdução Ítalo estava feliz por ter conseguido o seu primeiro estágio, quando sua chefe o chamou para uma conversa séria. Ela pontuou alguns aspectos que ele precisava melhorar em suas atividades na empresa:
Fonte: Thinkstock
- Suas atividades podem ser realizadas em menor tempo e melhor qualidade. O que você pode fazer para alcançar isso? - Observo que você precisa melhorar na realização de suas tarefas. Prioridades precisam ser definidas. Atrasos devem ser evitados. Como você pode se organizar nesse sentido? - Quando solicito um documento, você demora para encontrá-lo no computador. Sua organização dos arquivos pode ser melhorada? Como? - Preciso que você organize os documentos no computador de forma que qualquer funcionário possa achá-los facilmente. O que você propõe?
Ops! Ítalo tem alguns desafios pela frente. Ele precisa se organizar, concorda? A organização do tempo e da produtividade é um requisito mínimo exigido a um bom profissional no mercado de trabalho. A pessoa organizada administra melhor o seu tempo, o que possibilita que produza mais em suas atividades acadêmicas e/ou profissionais, além de poder se dedicar a outras esferas de sua vida, como família, lazer etc. Descubra como Ítalo, usando a tecnologia, pode melhorar nos aspectos apontados por sua chefe. Após essa leitura, esperamos que você esteja apto a: • identificar ferramentas tecnológicas para a organização do tempo e da produtividade; • analisar como determinadas ferramentas tecnológicas podem auxiliar na realização de tarefas; • ter disciplina a fim de alcançar um melhor desenvolvimento acadêmico e profissional.
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Organizar com tecnologia
1 Vamos arrumar as ideias sobre a organização? Na Era da Informação, exigese mais a organização do tempo e da produtividade, já que os estímulos advindos da internet são cada vez maiores e presentes em nossa vida. Vivemos conectados a toda hora, não é verdade? E isso pode ser tanto nosso aliado quanto um grande obstáculo para produzirmos com efetividade. Você é organizado(a)? Veja a seguir alguns itens de um teste para verificar se uma pessoa é organizada: Fiquei curiosa para saber se você marcaria todos os itens supracitados. Saiba que, independentemente do que marcou ou não, ser organizado é uma característica que pode ser desenvolvida e aperfeiçoada, e a tecnologia tem muito a nos ajudar para alcançar isso. Organizar-se é saber o que se deve fazer, quando fazer e por que fazer. Segundo Barbosa (2008), há três níveis de organização (Figura 1): • Nível físico: refere-se a itens que podem ser tocados, como agenda, documentos, revistas, cartas etc.; • Nível lógico: contempla itens virtuais: arquivos, pastas, links etc.; • Nível do conhecimento: refere-se ao que você sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar em seu pensamento, como ideias, planos etc.
Figura 1 – Níveis de organização: Físico, lógico e conhecimento, respectivamente. Fonte: Thinkstock
É interessante destacar que a tecnologia está tão presente em nosso dia a dia que cada vez mais está auxiliando na organização dos três níveis supracitados. Por exemplo, posso organizar minhas ideias utilizando um aplicativo em meu tablet que produz mapa mental. Ou posso digitalizar ofícios do meu escritório para poupar espaço físico usado para arquivamento. Como você se organiza nos três níveis de organização? Tem usado a tecnologia para isso? Realizar pequenas rotinas de organização em nossa vida faz uma grande diferença. No entanto, produzir
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mais em menos tempo não significa qualidade. A pessoa organizada precisa utilizar métodos que garantam uma boa produtividade e, vale dizer, não existe apenas um método de organização considerado ideal ou eficaz. Se você conversar com pessoas organizadas, descobrirá que todas podem atingir o mesmo fim, mas cada uma com o seu método. Mas como saber se o método que alguém está utilizando para se organizar é eficaz? Se a pessoa trabalha sempre em dobro, vive estressada com a falta de tempo, não encontra facilmente o que precisa e está sempre atrasada e esquecendo compromissos, pode ser que o problema esteja em seu método de organização ou que ela ainda nem esteja utilizando um. Você já pode adotar algum método de organização em sua rotina e descobrir outro que seja mais efetivo. A organização é algo pessoal, por isso nosso desafio aqui é abordar como ela pode ser desenvolvida/aperfeiçoada com a ajuda da tecnologia.
2 Agende seus compromissos e tarefas usando tecnologia Essa é a diretriz básica da organização, pois está relacionada com a identificação das tarefas que você tem de fazer e quando deve fazê-las. Há pessoas que ainda preferem utilizar agenda de papel ou um caderno, mas com o avanço tecnológico, muitas são as soluções que podem facilitar o nosso agendamento diário. Vamos conhecer alguns casos? A começar pela solução encontrada por Patrícia, uma estudante universitária. a) Patrícia e sua agenda virtual Patrícia, que possui um e-mail do Outlook (http://www.outlook.com), optou por gerenciar seus compromissos e tarefas na ferramenta de calendário integrada a esse serviço (Figura 2).
Figura 2 – Acesso ao calendário do serviço de e-mail do Outlook.com. Fonte: Outlook.com.
Patrícia pode visualizar seus compromissos/tarefas escolhendo o modo de visualização (dia, semana ou mês). Em sua agenda virtual, na visão de uma semana, ela encontra os seguintes itens, conforme a Figura 3: 1. Criar um novo evento; 2. Minivisualização do calendário do mês. O sombreamento indica a semana que está sendo visualizada no momento por ela; 3. Exibir mais de um calendário de uma vez. Em “Meus calendários”, ela pode criar outros calendários, como um calendário a ser usado para compromissos da universidade ou para
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acompanhar compromissos pessoais. Patrícia pode adicionar também calendários de outras pessoas, compartilhados com ela, e selecionar quais deles exibir; 4. Navegar no calendário de acordo com o dia; 5. Painel principal de exibição do(s) calendário(s); 6. Escolher o modo de exibição (dia, semana, mês) e compartilhar um calendário com outros usuários.
Figura 3 – Página do calendário do Outlook na visualização de uma semana. Fonte: Outlook.com.
Para agendar um compromisso ou tarefa, Patrícia clica em Novo Evento (Item 1 da Figura 3) e o registra indicando (Figura 4): 1. o nome e o local do evento; 2. os participantes do evento, caso haja, adicionando o e-mail deles para que recebam o convite; 3. a hora de início, a duração do evento e a hora da notificação de lembrete, se necessário. 4. se o evento será recorrente e particular.
Figura 4 – Criando um novo evento no calendário do Outlook.com. Fonte: Outlook.com.
A partir de agora, Patrícia já pode visualizar o evento criado na web ou em seus dispositivos móveis (smartphone, tablet) usando o aplicativo do Outlook. Ela também pode receber convites de eventos de outros usuários e o evento passa a fazer parte de seu calendário. Assim, ficará difícil Patrícia se esquecer de algum compromisso/tarefa, podendo realizar suas ações do dia/semana/mês de forma organizada, não é mesmo? Você percebeu como uma agenda virtual permite que Patrícia:
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• crie quantos calendários desejar, facilitando a estratificação de seus eventos por tema, tais como pessoal, trabalho, universidade etc.; • visualize de maneira rápida todos os seus compromissos/tarefas de seu(s) calendário(s) de um dia, semana ou mês; • compartilhe seus compromissos/tarefas com colegas, amigos e familiares para que saibam se está ocupada ou livre em determinado horário; • acesse a agenda em qualquer lugar, pois pode sincronizá-la com o smartphone ou o tablet; • use lembretes para que receba notificações de compromissos/tarefas na web e em seus dispositivos móveis; • envie convites para eventos e monitore as respostas das pessoas convidadas. E aí, você se identificou com essa forma de organização de compromissos e tarefas? Conheça agora a solução encontrada pelo Ricardo, funcionário de uma empresa privada, para gerenciar suas atividades diárias! b) ) Ricardo e seus checklists Ricardo gosta de organizar suas tarefas preparando listas do que tem a fazer (checklist diário/ semanal/mensal). Inicialmente ele fazia suas listagens em um caderno, onde separava suas pendências por prioridades, quando percebeu que tudo seria facilitado se suas listas estivessem na internet e, melhor, em seu smartphone. Ele pesquisou e testou vários aplicativos utilizados para tal fim e decidiu usar o Wunderlist.
NÃO DEIXE DE LER... O Wunderlist, além de ter uma versão web (www.wunderlist.com/pt), está disponível para Windows, Mac OSX e smartphones com IOS ou Android. O que acha de conferir? Usando o Wunderlist, Ricardo cria listas de acordo com as diferentes temáticas do seu dia a dia: universidade, estágio, pessoal etc. Para cada lista (new list), ele cria afazeres (new task), os coloca em ordem de prioridade e, para cada um, pode: definir um prazo para conclusão, atribuir uma estrela para fins de destaque, adicionar uma nota e configurar um alerta de lembrete. Ricardo, à medida que cumpre uma tarefa, marca no checkbox ao lado dela e pronto! Se necessário, ele pode ainda compartilhar uma ou mais listas com outras pessoas. Veja na Figura 5 a tela de listas e afazeres do Wunderlist no aplicativo do iPhone:
Figura 5 – Tela de listas e afazeres do Wunderlist no aplicativo do iPhone. Fonte: www.techtudo.com.br/.
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Você viu que Patrícia e Ricardo utilizam ferramentas tecnológicas diferentes para atingir o mesmo fim: gerenciar seus compromissos e tarefas? Cada um encontrou seu modo particular de gerenciamento e organização. Isso é o que importa. Você pode encontrar ainda pessoas que usem a mesma ferramenta tecnológica de gerenciamento de seus compromissos e tarefas, mas com métodos de organização diferentes. Existem vários métodos de organização, os quais, associados a uma boa ferramenta tecnológica, podem otimizar ainda mais seu tempo e produtividade.
NÓS QUEREMOS SABER! Pesquise na web pelo menos dois tipos diferentes de métodos de organização. Reflita sobre o que acha deles e sobre a sua aplicabilidade em seu dia a dia.
2.1 Organizando seus arquivos por meio da tecnologia Você sabe o que fazer e quando fazer, mas se a sua “casa” não estiver em ordem, seu tempo e produtividade serão prejudicados, concorda? Hoje em dia a quantidade de informação digital gerada ou captada por uma pessoa é enorme. Fotos tiradas a todo momento, arquivos de produtividade sendo criados a toda hora, arquivos baixados da internet para fins pessoais, acadêmicos e/ou profissionais, e, ainda por cima, em diferentes aparelhos (smartphone, computador, notebook, tablet...). Segundo Mattos (2013), é preciso verificar a relevância em armazenar ou não uma informação, evitando, assim, ocupar espaços desnecessários e formar o chamado lixo eletrônico, que dificulta tanto a organização. O autor recomenda guardar uma informação apenas quando: • só pode ser obtida novamente com custo; • tem o risco de estar indisponível no futuro; • não tiver referência de como obtê-la novamente; • for difícil de encontrá-la posteriormente; • seu armazenamento é necessário por lei, por exemplo, declarações de imposto de renda; • for algo personalizado (anotações de aula, agendas) que ainda podem ser consultadas no futuro. Deu para perceber que a organização está diretamente relacionada à utilidade? Afinal, como um arquivo será útil se está perdido entre diversos outros desorganizados? E você, considera seus arquivos digitais bem organizados? Será que o método de organização que utiliza é o ideal? Bem, apresentamos dois princípios que julgamos importantes para a organização de seus arquivos: • Organize seus arquivos em pastas seguindo um critério de classificação (taxonomia) mais adequado às suas necessidades; • Garanta que seus arquivos estejam na nuvem e sincronizados para que os encontre independentemente de onde você os acessa. Vamos conhecer melhor cada princípio?
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a) Organizando seus arquivos segundo uma taxonomia Aplicar uma taxonomia na organização dos arquivos é uma ação importante para você que deseja encontrá-los posteriormente de maneira fácil e rápida. Segundo a Norma ISO 704 (1987), a taxonomia é uma estrutura mental que permite classificar os objetos individuais do mundo exterior ou interior através de um processo de abstração mais ou menos arbitrário, agrupando-os pelas relações que eles mantêm com os demais. Não existe o melhor método de classificação. Essa é uma decisão bastante pessoal. Você deve escolher o método que mais atenda às suas necessidades, que dê a garantia de que todos os seus arquivos possam ser categorizados em pastas e que essa categorização lhe permita encontrá-los facilmente sem que seja necessário você abrir o arquivo para verificar se é o que está procurando. Vamos ver alguns relatos de pessoas e seus métodos de organização de pastas/arquivos? Isso permitirá que você comece a escolher um método caso ainda não utilize um, ou, se já utiliza, poderá revê-lo ou aperfeiçoá-lo, se necessário. Comece conhecendo o caso do Rodrigo (JORGE, 2015). Rodrigo realiza uma classificação funcional dos arquivos, quer dizer, pelo tipo de uso que faz deles. Trata-se de uma classificação simples com uma pasta nomeada como Pessoal e outra como Trabalho. Em ambas as pastas há mais duas subpastas, denominadas: Finalizados e Em andamento, conforme a Figura 6.
Figura 6 – Classificação de pastas para organizar os arquivos do Rodrigo.
Já Augusto (CAMPOS, 2015) organiza seus arquivos baseando-se em alguns princípios: • Ter o cuidado na nomeação dos arquivos deixando claro no próprio título o conteúdo a que se relaciona. Por exemplo, no lugar de nomear o arquivo como oficio-004-2010, ele nomeia como of-004-10-solicita-contrato-consultor; • Concentrar os arquivos em poucas pastas, classificando-as pelo tipo de arquivo. Assim, adota uma pasta geral (Arquivos), dentro da qual existem quatro subpastas: Textos (word, pdf), Imagens, Compactados (seus backups zipados) e Media (multimídia). Esta última ainda possui as seguintes subpastas: Audio e Video. Observe na Figura 7.
Figura 7 – Classificação de pastas para organizar os arquivos do Augusto.
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Viu como cada vez mais descobrimos que a organização é algo pessoal? Nos casos apresentados, não temos como afirmar qual o melhor método de organizar as pastas no computador, uma vez que a forma ideal sempre será a que mais se adéque ao usuário e ao seu contexto. Apesar de existirem diferentes possibilidades de sistemas de classificação, algumas dicas fazem a diferença: • Nomear as pastas e arquivos com títulos óbvios que realmente reflitam do que se trata; • Arquivos que terão diferentes versões devem ter em seu título a indicação de qual versão se trata, por exemplo, a data (dia, mês, ano) ou o número da versão (v1, v2, v3...); • Se desejar dispor as pastas ou arquivos em uma ordem sequencial, basta começar a nomeação dos seus títulos com números (01, 02, 03...); A classificação deve refletir da melhor forma o contexto do usuário. Como descobrir se o seu sistema de classificação de arquivos é realmente efetivo para você? Se em seu dia a dia você: (1) gasta tempo encontrando um arquivo; (2) precisa abrir o arquivo para verificar se encontrou o correto; ou (3) não encontra facilmente o arquivo que procura, está na hora de rever o seu método de organizá-los, concorda? b) Seus arquivos nas nuvens Independentemente do método de organização de pastas utilizado, é importante se preocupar com o backup dele. O backup é a realização de uma cópia de seus arquivos em outro dispositivo de armazenamento, garantindo a segurança dos seus arquivos, caso seu computador pare de funcionar ou seja contaminado por vírus. Há um tempo essa ação só era possível através de soluções físicas (CD, DVD, pen-drive, HD externo). Uma solução mais atual e cada vez mais utilizada é o armazenamento na nuvem (em um servidor na internet), que, além de garantir a segurança, permite o acesso a seus arquivos em qualquer lugar e/ou dispositivo, o que facilita o uso e o gerenciamento destes (Figura 8).
Figura 8 – Soluções de backup de arquivos.
Você já descobriu anteriormente como é importante usar uma estrutura de organização de seus arquivos em pastas, não é mesmo? Sugerimos que utilize essa mesma estrutura para as suas soluções de backup físico ou na nuvem.
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Os serviços mais conhecidos de armazenamento na nuvem são: Dropbox, Google Drive e Onedrive. Existem alguns critérios que devem ser observados para a escolha do melhor serviço. São eles: • • • • • •
Espaço que fornece para armazenamento grátis; Melhor relação espaço vs. preço para os planos pagos; Tamanho máximo de arquivo permitido; Possuir aplicativo para dispositivos móveis e para desktop; Permitir compartilhamento dos arquivos, com possibilidade de edição ou não; Possuir integração a um serviço de e-mail que o usuário já utiliza.
NÃO DEIXE DE VER... Acesse o site de cada serviço de armazenamento na nuvem e conheça os planos gratuitos e pagos, de acordo com o espaço disponibilizado: Google Drive - http://www.google.com.br/drive/ OneDrive – www.onedrive.live.com Dropbox - www.dropbox.com
Para exemplificar como funciona o armazenamento na nuvem, conheça a escolha de Bruno. Ele optou em usar o serviço do OneDrive (Figura 9), pois é integrado ao seu e-mail do Outlook.
Figura 9 – Página inicial do OneDrive na web Fonte: Microsoft.com
Basicamente, neste serviço, Bruno pode: • criar pastas; • fazer upload (envio) de pastas/arquivos no espaço destinado; • organizar seus arquivos da forma que melhor lhe convier; • fazer download de arquivos; • compartilhar pastas/arquivos com outras pessoas, permitindo que editem ou apenas visualizem; • criar on-line documentos do Office (Word, Power Point, Excel...), conforme pode ser visualizado na Figura 10.
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Figura 10 – Criando documentos do Office no OneDrive. Fonte: Microsoft.com.
• editar on-line seus documentos do Office (Word, Power Point, Excel...); • sincronizar seus arquivos no computador, no smartphone e no tablet, permitindo o acesso a eles de forma facilitada. Observe, na Figura 11, o aplicativo do OneDrive integrado ao Windows Explorer.
Figura 11 – OneDrive para desktop integrado ao Windows Explorer Fonte: Microsoft.com
Maravilhoso, não? É quase o mesmo que dizer que os seus arquivos passam a estar na palma de suas mãos e facilmente passados às mãos de outros quando armazenados virtualmente. As funcionalidades do OneDrive aqui citadas podem ser encontradas na maioria dos serviços de armazenamento na nuvem.
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Síntese Síntese
Definitivamente a tecnologia nos ajuda bastante a organizar nossos compromissos/tarefas e nossos arquivos, não é mesmo? Em sua leitura, você pôde descobrir: • ferramentas tecnológicas para a organização do tempo e da produtividade, tais como o calendário do Outlook ou o Wunderlist. Se você ainda não usava a tecnologia para tal fim, certamente identificou as vantagens em implementar uma solução dessa natureza em sua rotina diária; • que usar um sistema de classificação de arquivos permite encontrá-los posteriormente de maneira fácil no seu dia a dia; e, mais ainda: • que usar o armazenamento na nuvem traz uma série de vantagens, entre elas: manter um backup seguro dos arquivos, acessá-los em qualquer lugar e dispositivo e compartilhá-los facilmente com outros usuários. Esperamos que, com os casos apresentados, você tenha percebido a importância da organização para quem deseja ser mais produtivo academicamente e profissionalmente. Agora é com você! Descubra qual a ferramenta tecnológica e o método de organização que melhor se adéquam ao seu contexto!
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Referências
Bibliográficas
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo: um método único para potencializar sua produtividade, aumentar seu equilíbrio e as realizações de sua equipe. São Paulo: Elsevier, 2008. CAMPOS, Augusto. Como organizar os arquivos e pastas no computador. Disponível em: <http://efetividade.net/2010/01/como-organizar-os-arquivos-e-pastas-no-computador.html>. Acesso em: 8 abr. 2015. GUIA DO ESTUDANTE. Você é organizado? Disponível em: <http://guiadoestudante.abril.com. br/testes-vocacional/voce-organizado-783259.shtml>. Acesso em: 27 mar. 2015. ISO 704. International Standard. Principies and methods of terminology. Switzerland, 1987. JORGE, Rodrigo. Vídeo tutorial: como organizar seus arquivos. Disponível em: <http:// rodrigojorge.com.br/blog/video-tutorial-como-organizar-seus-arquivos/>. Acesso em: 9 abr. 2015. MATTOS, Alessandro Nicoli de. Informação é prata compreensão é ouro: um guia para todos sobre como produzir e consumir informação na Era da Compreensão. Smashwords, 2013. Disponível em: <https://www.smashwords.com/books/view/281255>. Acesso em: 27 mar. 2015.
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