Protocolo Transferencia Documental AGLCH

MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LA GRAN LOGIA DE CHILE

CUADRO N°1:

Modelo de Gestión de documentos Valoración (Valor primario y secundarios de la documentación)

Tabla de Retención Documental

Transferencia de documentos al Archivo

Conservación Permanente de la documentación

Puesta en Valor de la documentación

PROPÓSITO

Los Departamentos de la Gran Logia de Chile albergan documentos reservados de acuerdo al espíritu de la Ley 19.628 del 28 de agosto de 1999 sobre Protección de Datos Estos documentos son de utilidad para la persona (masón), para la Gran Logia de Chile, para la investigación y la docencia, por lo que no se deberá autorizar su uso para otros fines.

Serán transferidas al Archivo de la Gran Logia con el propósito de ser utilizadas en la investigación y la docencia, se gestionarán de tal manera que todos los miembros de la orden y los investigadores masones tengan acceso a ellas, con la debida reserva.

ALCANCE

La gestión de fondos documentales como metodología incluye varios procesos, uno de ellos es la Transferencia Documental, que ocurre una vez que la documentación cumple el plazo de retención en el Departamento correspondiente, estos documentos serán valorados y finalmente se dictaminará la custodia y conservación en el Archivo Histórico de la Gran Logia de Chile.

La Transferencia “Es un procedimiento de ingreso de documentos en un Archivo, mediante traspaso regulado y periódico de las fracciones de series documentales y de la propiedad y responsabilidad sobre ellas, una vez que estas han cumplido el plazo de retención establecido”.

La retención documental recoge los acuerdos sobre la disposición de las series documentales de la Gran Logia de Chile que se generan en el proceso previo a la valoración.

Valoración Documental es el proceso de identificación de valores primarios y secundarios de los documentos que componen las series de un fondo, a partir de los cuales se definirán los plazos para su retención

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Por asignar Fichas Masónicas Hasta el año 2013 Permanente Conservación

Debido a que las fichas se encuentran siendo utilizadas constantemente, tienen un valor primario administrativo. Tendrán un valor secundario cuando pasen al Archivo Histórico, debido a que ahí tendrán un valor histórico, patrimonial testimonial, docente e investigativo por lo tanto su conservación debiera ser permanente e íntegra, para que la ficha no pueda ser destruida.

Por asignar Gabinete del Gran Maestro Sin Fecha Permanente Conservación

Debido a que la documentación se encuentra siendo utilizada por los diferentes departamentos, tienen un valor primario administrativo. Tendrán un valor secundario cuando pasen al Archivo Histórico, debido a que ahí tendrán un valor histórico, patrimonial testimonial, docente e investigativo por lo tanto su conservación debiera ser permanente e íntegra, para que la ficha no pueda ser destruida.

OBJETIVO GENERAL

Regular las actividades involucradas en el proceso de transferencia documental en soporte papel y en formato digital al Archivo de la Gran Logia de Chile, y establecer un mecanismo de control que permita verificar el cumplimiento de esta normativa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Preservar digitalmente documentación para su conservación y circulación.

 Conservar de forma permanente e integra la documentación masónica en formato digital y física para la consulta de miembros de la orden e investigadores.

 Procesar la serie documental para que esta ejerza su función de serie histórica patrimonial con valor testimonial y se encuentre disponible para la consulta.

 Conservar el patrimonio histórico de la Gran Logia de Chile en relación a la información testimonial masónica de sus integrantes, lo que da pie para futuras investigaciones.

RESPONSABILIDAD

Departamentos de la GLCH

 Entregarán por una vez, en el presente año la documentación masónica en formato físico o digital.

 Se preocupará que no falte ningún documento dentro de los expedientes a transferir, como por ejemplo que no existan duplicados, que el orden ya sea numérico, cronológico o alfabético se cumpla. También siempre que se pueda se preocupará que las fichas no contengan clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar su conservación.

 Completará además el Formulario de Transferencia de Documentos al Archivo.

Gran Bibliotecario y Archivero

 Será el principal responsable de velar por los Fondos Documentales resguardados en el Archivo de la Gran Logia de Chile, encargándose de que los estamentos respeten los lineamientos generales para el desarrollo de las políticas de transferencia según sea necesario. Además, velará y solicitará que se efectúe esta labor en el tiempo establecido o en su defecto cada vez que sea necesario Se encargará de seleccionar personal y materiales adecuados para que la tarea de conservación y proceso del material se llevé a cabo de forma adecuada y según la normativa vigente.

Archivera (o)

 Supervisará y coordinará todas las labores que conlleva el proceso de transferencia del Archivo como principal y único ente receptor.

 Establecerá junto con el Gran Bibliotecario y Archivero de la Gran Logia de Chile los lineamientos y protocolos necesarios para la correcta transferencia de documentos.

 Elaborará, revisará y verificará el listado de inventario de los documentos recepcionados.

 Contrastará el listado de transferencias con los documentos recibidos.

 Entregará un listado actualizado de la documentación recibida con el orden de estantería y datos archivísticos regulados por la normativa vigente al Gran Bibliotecario y Archivero para su respaldo.

 Se encargará de la supervisión e instalación de los documentos en el área de depósito asignada.

 Se encargará que los documentos queden ordenados y organizados en carpetas y subcarpetas de conservación a largo plazo, tratando de que cumplan con niveles bajos de alcalinidad y acidez del papel.

 Se encargará que los documentos digitales tengan compatibilidad de formato y velará por la preservación digital a futuro.

 Velará por el correcto uso de la información y que se cumplan los lineamientos establecidos en este Procedimiento.

NORMATIVA

 ISO 15.489-1: 2016. Información y documentación. Gestión de Documentos.

 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. Segunda versión adaptada por el Comité de Normas de Descripción (Estocolmo, Suecia 19‐22 septiembre 1999). Madrid: CIA, 2000. 125 páginas.

 Ley de protección de datos de carácter personal N° 19.628.

 G05/D02/O. Directrices trasferencias de documentos, modelo de gestión de documento y administración de archivos (MGD) para la red de trasparencia y acceso a la información (RTA).

PROCESO, CONTROL INTERNO Y CIERRE DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1. El Departamento prepara los documentos para ser transferidos al Archivo de la Gran Logia de Chile mediante un inventario.

2. El Departamento completará el “Formulario de Transferencia Documental del Archivo de la Gran Logia de Chile”. Que se adjunta en este procedimiento.

3. El departamento envía los documentos en sus respectivos formatos (digital, físico) al Archivo.

4. Al momento de recibir una transferencia documental, el personal del Archivo, recibe y verifica la documentación obligatoria de la transferencia (Formulario).

5. El personal de Archivo entrega copia del formulario de transferencia, con timbre y firma de recepción provisoria, o notificación electrónica de la recepción provisoria.

6. El personal del Archivo procederá a cotejar el material ingresado con lo declarado en los documentos de control junto con el desembalaje.

7. El personal del Archivo supervisa e instala los documentos en el área de depósito asignada.

8. El personal del Archivo supervisa, ingresa y procesa los documentos que entrega el Departamento por medio de un Software de Gestión y pone a disposición de los usuarios autorizados la información para la búsqueda online.

9. Los resultados de la revisión anterior se consignarán en el Formulario de Revisión de Transferencias Documentales, de uso obligatorio por el personal encargado.

10. En caso de que se reporten diferencias entre lo declarado y la revisión interna, se notificará al departamento que realizó la transferencia documental mediante un Oficio de Acuse de Recibo con Reparos.

11. El Departamento contará con un plazo máximo de 20 días hábiles para dar respuesta a los reparos detectados, contados desde la fecha de recepción del oficio.

12. Una vez subsanadas las inconsistencias, se enviará el Oficio de Acuse de Recibo Definitivo, que dará por concluida la transferencia documental.

BIBLIOGRAFÍA

1. AENOR, C. t. (Noviembre de 2006). UNE - ISO 15489 1. Información y documentación: Gestión de documentación. Madrid, España: AENOR.

2. Archivo Nacional. (2021). Procedimiento para la Transferencia de Documentos en Soporte papelal Archivo Nacional y a los Archivos Regionales. Obtenido de https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-8012_archivo_02.pdf

3. Archivo Nacional de Chile. (2019). Glosario específico para la transferencia de documentos electrónicos. Santiago: Archivo Nacional de Chile.

4. Archivo Nacional de Chile. (2021) Archivo Nacional de Chile - Servicio Nacional de PAtrimonio Cultural. Obtenido de https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-8012_archivo_02.pdf

5. Barnard Amorzorrutia, A. (2013). Archivos electrónicos: textos, contextos . Puebla: Benemérita Universidad Autónoma de Puebla .

6. Bernard Amozorrotia, A. c. (s.f.). Archivos electrónicos: textos y contextos. México: BUAP.

7. Castillo, J., & Ravelo - Díaz, G. (2017). El proceso de valoración dcoumental a la luz del os actuales debates archivísticos. Revista Interamericana de Bibliotecología, 40(3), 1 - 16. doi:10.17533/udea.rib.v40n3a07

8. Chile. Ministerio de la Secretaría General de la Presidencia. (28 de Agosto de 1999). Ley 19628 Sobre Protección de la Vida Privada . Santiago, Chile: Secretaría Generla de la Presidencia de Chile .

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10. Franco Espiño, B., & Pérez Alcázar , R. (2014). Directrices transferencia de documentos: Modelo de gestión de documentos y administración de archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información. Madrid: Secretaria de Estado de Cultura del Gobierno de España.

11. Mateo Ripoll, V. (2018). La organización de los fondos de archivo: Clasificación, ordenación e instalación. Alicante: Universidad de Alicante.

12. Viollier, P. (2017). El estado de la protección de datos personales en Chile. Santiago: Contanza Figueroa.

ANEXO N°1: FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE LA GLCH

INFORMACIÓN GENERAL

Departamento Remitente

Departamento de Procedencia

Dirección

Teléfono

Nombre completo de la persona que preparó la trasferencia

Correo Electrónico

Serie Documental

Fechas Extremas de los Documentos

INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Rango Documental Anual (Consignar por año)

Cantidad de Tomos por Año (*)

Cantidad Total de Cajas o Paquetes de Embalaje

DECLARACIÓN DE DOCUMENTOS FALTANTES

OBSERVACIONES

NOMBRE, CARGO, FIRMA Y TIMBRE DE AUTORIDAD QUE SUSCRIBE EL OFICIO

ANEXO N°2: FORMATO DE INVENTARIO

N° Tipo de documento Título de la carpeta o Expediente Cantidad de documentos Revisión Gabinete Revisión Archivo