Carpetas de Conservación
Enero, 2022
Santiago, Chile
Informe de proyecto de Conservación Preventiva de Documentos Antiguos del Archivo de la Gran Logia de Chile durante práctica profesional de la carrera de Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad Alberto Hurtado
Nombre Alumno: Catalina Márquez Escobar
Horas: 400
Inicio práctica: 30 de agosto de 2021
Finalización práctica: 14 de enero de 2022
Lugar de desarrollo de las actividades: Archivo General de la Gran Logia de Chile
Santiago de Chile Enero de 2022
Introducción
Durante la mayor parte de esta práctica profesional trabajé en el área de Archivo, en donde realicé distintas actividades, tales como traslado y organización de cajas de documentos, limpieza de conservación de estas y separación de documentos según fondo documental. Muchas cajas poseían documentos de gran antigüedad, los cuales merecían medidas de conservación preventiva para prolongar su existencia íntegra. Los documentos están hechos de papel, un material orgánico que posee fecha de caducidad, para cuya llegada, el documento estará completamente deteriorado o destruido. Es por esto, que la conservación preventiva busca retrasar este final del ciclo vital documental con todas las herramientas y técnicas que sean necesarias.
Ante esto, mi proyecto de “Conservación Preventiva de Documentos Antiguos del Archivo de la Gran Logia de Chile” se enfocó específicamente en la creación de carpetas de conservación para documentos del siglo antepasado y pasado de gran tamaño, con unos pocos de este siglo, para prevenir que estos documentos sigan deteriorándose. Para esto, las carpetas deben ser creadas con un material libre de ácido e interfoliar los documentos en el caso de almacenar más de uno en una misma carpeta, para que estos no tengan contacto directo entre sí. Este trabajo contempló la creación de un inventario de las carpetas de conservación y los documentos en su interior.
Finalmente, para permitir la futura recuperación de información y satisfacer las necesidades de información que puedan surgir, estos deben ser almacenados en la planera del Archivo General, se crearon marbetes de conservación para anotar el número de inventario de cada carpeta, los cuales debían sobresalir de cada una de las carpetas, para tener una visión inmediata del número de inventario sin necesidad de manipular innecesariamente cada carpeta. Estos marbetes serían creados con papel libre de ácido e instalados con un mecanismo especial, cosa de evitar cualquier tipo de pegamento. En el presente informe, se dará una descripción detallada de los procesos del trabajo realizado.
Materiales
Los materiales a utilizar para la creación de carpetas de conservación fueron:
- Papel Nettuno (pliegos de 72x101)
- Papel de seda
- Regla metálica de 30cm
- Plegadera de hueso
- Cuchillo cartonero
- Tabla salvacortes (90x60)
- Lápiz mina de alta dureza (H, 2H o similares)
- Goma de borrar libre de PVC
- Guantes de nitrilo o algodón
- Cinta mágica
Procedimiento
El trabajo fue iniciado por una compañera de práctica, pero debido a su retiro anticipado, continué y me encargué del proyecto. Para empezar, fue necesario mantener mis manos y el espacio de trabajo muy limpios para evitar cualquier contaminación, además de disponer de una mesa amplia, donde quepa la totalidad de la tabla salvacortes y los pliegos de papel Nettuno. El trabajo consistió en los siguientes pasos:
1) Tomar la medida del documento a conservar y definir si ese documento necesita una carpeta pequeña, mediana, grande o gigante. Se decidió hacer un estándar de medidas y que las carpetas sean ordenadas según su tamaño, debido al poco espacio disponible en la planera del Archivo General.
2) Tomar un pliego de papel Nettuno y plegar hasta alcanzar el tamaño necesario. Para las carpetas grandes se necesita un pliegue, para las medianas, dos pliegues y para las pequeñas, tres pliegues. Las carpetas gigantes se crean sin plegar el papel, sino juntando dos pliegos y pegando ambos con cinta mágica por fuera, a modo de bisagra, siempre que esta no toque el documento a conservar.
3) Con la regla y la plegadera de hueso (Ilustración 1), trazar una línea a la mitad del pliego. Siguiendo
esta línea y con ayuda de la regla, se debe doblar el papel con cuidado para que este no se fracture.
4) Ya habiendo doblado el papel, fue necesario fijarse en que el documento entre por completo en la carpeta y que no quedara doblado ni arrugado, sino completamente estirado. Si anteriormente este se encontraba doblado o enrollado, se estiró y aplanó según correspondiera. Se utilizaron objetos pesados, como libros, como apoyo en esta tarea, siempre y cuando estos no ensucien ni mutilen las carpetas. En lo posible, los documentos que provengan de una misma persona se almacenaron en una misma carpeta.
5) En la esquina superior derecha de la carpeta, se escribió un título descriptivo del documento en su interior, respetando los siguientes campos: Logia o Entidad, Título descriptivo (tipo documental), Contenido, Nombre(s) Fecha(s) y Lugar(es). Puesto a que la mayoría de documentos resguardados son diplomas, basarse en el ejemplo de la Ilustración 2:
6) En el caso de almacenar más de un documento en una misma carpeta, se colocó una capa de papel de seda entre ellos, cuidando que no hubiera contacto ni roces entre los documentos.
7) A medida que se fueron escribiendo los títulos en las carpetas, estas se fueron ingresando en un documento Excel, para tener un registro e inventario de las carpetas y sus respectivos documentos. Este inventario se compuso de los mismos campos mencionados en el punto 5, sumado al campo de número de identificación, el cual correspondería a un número correlativo de seis dígitos empezando por 000001.
Ilustración Ilustración 1 Ilustración 28) Las carpetas se agruparon por tamaño, quedando las más pequeñas por encima de las grandes.
9) A continuación, viene la creación de marbetes, con el mismo papel Nettuno, los cuales tendrán forma de “T” y tendrán escrito el número de identificación de la carpeta, el cual se compondrá de 6 dígitos, siendo primero el “000001”. Se instalarán en la parte inferior de las tapas de las carpetas, y entrarán por aberturas unas aberturas en la parte inferior de la tapa de las carpetas. La parte superior o “brazos” de la “T” tendrá la función de un gancho (Ilustración 3)
Ilustración Ilustración 3
Las medidas de los marbetes se establecieron pensando en que debían ser lo suficientemente largos para albergar el número de seis dígitos y que sus “brazos” soportaran el agarre en la carpeta. Ante esto, se estableció que el ancho de la lengüeta medirá 1cm y la parte superior de la “T”, medirá 2cm, ubicándose la lengüeta a la mitad de estos 2cm. Los “brazos” de la “T” medirán 1cm de alto y el ancho de cada “brazo” medirá 5mm. El alto total del marbete sería de aproximadamente 5cm, finalizando con 4cm de lengüeta visible.
10) Para realizar las aberturas por las que entrarán los marbetes, es necesario marcar un margen de 1cm de abajo hacia arriba. Luego, empezando de izquierda a derecha, marcar un margen de 5mm. Finalmente, las aberturas se harán a través del eje del margen de 1cm, con 5mm de separación entre sí (Ilustración 4). Los marbetes deben introducirse en estas aberturas (Ilustración 5). Los marbetes deberían quedar asomados en orden de menor a mayor, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo, de la carpeta más pequeña a la más grande (Ilustración 6)
Ilustración 4
Ilustración 5
Ilustración 6
11) El grupo de carpetas debe medir aproximadamente 5cm de alto, para aprovechar al máximo la capacidad de la planera (Ilustración 7). Se recomienda no sobrepasar los 6cm para no apretar los documentos dentro de la planera innecesariamente. Considerar que muchos documentos se encontraban enrollados, por lo que, al guardarlos en carpetas, estas se abrían inevitablemente, a menos que se les ponga un peso encima.
Ilustración 7
12) Finalmente, guardar los documentos por orden de número de inventario de menor a mayor, de arriba hacia abajo, siendo el de número menor el que se visualizará en la cima. En lo posible, almacenar con todos los números de los marbetes a la vista. Debería verse con una forma similar a una escalera (Ilustración 8)
Ilustración 8
13) Como último paso, es necesario agregar un listado impreso de los documentos que se pueden encontrar en cada grupo de carpetas, dejando esta hoja encima de la primera carpeta. Además, será necesario agregar un rótulo en el cajón de la planera con el criterio que se estime conveniente. Por ejemplo, podrían estar numerados para identificar en qué cajón se alberga una carpeta en específico. En el caso de numerar los cajones, debería agregarse un campo extra en el inventario, indicando el número del cajón
Resultados
Como producto final, heredé un inventario de las carpetas existentes, junto a sus respectivos documentos y el almacenamiento de estas en los tres primeros cajones de la planera del Archivo.
En total, se almacenaron 154 carpetas y aproximadamente 192 documentos.
Conclusión
Gracias al producto final conseguido con este proyecto, será más sencillo realizar el trabajo de identificación y catalogar de los documentos albergados en las carpetas. La recuperación de información se podrá realizar a través del inventario. Además, producto de este informe, se podrá continuar el trabajo de conservación preventiva, siguiendo los mismos pasos y llenando la totalidad de la planera de carpetas de conservación preventiva de documentos antiguos, sirviendo de como una especie de manual para las tareas en un futuro.
Referencias
Clavaín, J. T. 2011. El marcaje con sellos, inscripciones y etiquetas de propiedad e identificación de grabados, dibujos, manuscritos y libros raros y valiosos. Documentos de Trabajo UCM Biblioteca Histórica, 13. Recuperado de: http://webs.ucm.es/BUCM/foa/doc17622.pdf
Odor, A. 2017. Criterios y metodología aplicada para el diagnóstico, estabilización y conservación de manuscritos pertenecientes a Fondos Antiguos. Biblioteca Nacional de México, IIB-UNAM.
Solís, R. Marbetes de Conservación: ¿Cómo rotular libros históricos? Experiencias y propuestas. Archivo Central Andrés Bello. Clase disponible en: https://docplayer.es/42490450-Marbetes-deconservacion-como-rotular-libros-historicos-experiencias-y-propuestas-richard-solis-archivocentral-andres-bello-universidad-de-chile.html
Tacón Clavaín, J. (2004). La conservación del libro antiguo. Documentos de trabajo UCM Biblioteca histórica, 2004(2), 1-14.
Universidad Complutense De Madrid. 1992. Reglamento para uso y conservación de los Fondos Antiguos y Valiosos de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. 11 p. Recuperado de: http://biblioteca.ucm.es/intranet/doc6467.pdf
Universidad De Sevilla. 2009. Reglamento de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla, Anexo: normas para uso y conservación de los fondos antiguos y valiosos de la Biblioteca. Recuperado de: https://bib.us.es/conocenos/estrategia/normativa/fondo