Protocolo de Registro y Documentación MMGLCH

Protocolo

Registro y Documentación

Santiago, Chile

Protocolo de Procedimiento de Registro, Inventario y Catalogación de Fondos y Colecciones del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

Daniela Díaz G.

Santiago, Enero 2020

Última revisión: 26-01-2023

El objetivo de este manual de documentación es ser utilizado como una herramienta básica y rápida para todo el personal que custodia o está en contacto directo con las colecciones del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile. Esta guía corresponde al protocolo actual de los procesos de registro, inventario y catalogación de la Colección del Museo Masónico de La Gran Logia de Chile, y su utilización contribuye a facilitar la administración de los objetos, para la organización y el acceso de las colecciones masónicas con el fin de aportar en la recopilación de información, su conservación y valoración en todas las actividades de custodia y exposición.

Propósito:

• Estandarizar el registro textual y visual de la Colección del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile.

• Implementar un sistema de ingreso normalizado de información en fichas de registro e identificación específicas del Museo Masónico, siguiendo las normas de SURDOC, el Tesauro de Arte y Arquitectura y Tesauro de la Gran Logia de Chile.

• Implementar un sistema de ingreso normalizado de información en la Base de datos de Inventario del Museo Masónico.

• Implementar un formato estandarizado del registro fotográfico de la colección del Museo Masónico.

• Implementar un protocolo en el sistema de marcaje según la necesidad de la materialidad y estado de conservación de los objetos de la colección del Museo Masónico.

Alcance:

▪ Manejo adecuado, control y administración de la colección.

▪ Control de la ubicación física de los objetos.

▪ Oportunidad de crecimiento y reorganización de la colección.

▪ Respuesta a las necesidades de restauración de los objetos.

▪ Ayuda en la planificación de exposiciones museísticas.

▪ Protección legal de los objetos.

▪ Prevención, constatación y recuperación rápida en caso de robos y pérdidas.

Clasificación de la colección del museo masónico

Los objetos del Museo Masónico están divididos en colecciones y fondos que a su vez tienen códigos de identificación específicos a tus tipologías. La caracterización de las colecciones y fondos es la siguiente:

Colección Código Objetos Estándar Terminología

Paramentos y Textil CPT Mandiles, Gorros, Bandas, Guantes, Guanteletes, Collarines, Banderas, Estandartes.

Mobiliario CMO Escritorio, Sillas, Armonio, Urnas.

- Musée de la Franc-maconnerie

- Museo Histórico Nacional

- SURDOC

- Museo Histórico Nacional

- Museo Benjamín Vicuña

Mackena

- SURDOC

Equipos y Herramientas CEH Máquinas de escribir, Instrumentos médicos, Abrecartas, Tinteros, Prensas.

Libros y Documentos CLD Correspondencia, Textos, Constituciones, Decretos, Certificados, Manuscritos, Partituras.

Fotografías CFO Fotos, Negativos.

- Museo Histórico Nacional

- SURDOC

- Museo Histórico Nacional

- SURDOC

- Museo Histórico Nacional

- Museo Benjamín Vicuña

Mackena

- SURDOC

Artes Decorativas CAD Orfebrería, Cristalería, Platería, Cerámica, Porcelana, Medallas, Espadas, Maquetas.

Esculturas CES Estatuillas, Bustos, Máscaras.

- Museo de Artes Decorativas

- Tesauro de arte y Arquitectura (Getty)

- SURDOC

- Musée de la Franc-maconnerie

- Museo Benjamín Vicuña

Mackenna - SURDOC

Instrumentos de Ceremoniales y Rituales

CIC Malletes, Candelabros, Escuadras, Compases.

- Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

Fondo Código Objetos Estándar Terminología

Tomás de la Barra FTB Artes decorativas, Libros y Documentos, Fotografías.

Francisco Sohr FFS Libros y Documentos, Fotografías.

- Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

- Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

Códigos de inventario del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

El código específico para la identificación de los objetos del Museo Masónico es de tipo alfanumérico, compuesto de tres letras, guion y cinco dígitos correlativos. La primera letra designa si es colección (C) o fondo (F), las dos letras siguientes corresponden a las letras iniciales de las colecciones y fondos.

CMO-00001 = Colección Mobiliario (C+Mo+n°)

CPT-00001 = Colección Paramentos y Textiles (C+PT+n°)

FTB-00001 = Fondo Tomás de la Barra (F+TB+n°)

Identificación y registro

La identificación y registro de los objetos de las colecciones y fondos del Museo Masónico se realiza ingresando primeramente la información general y precisa que permite su reconocimiento en la base de datos de inventario y la ficha de registro, con la posibilidad de recopilación permanente de información existente sobre cada objeto.

Materiales y equipamiento utilizados en la etapa de identificación y registro:

Seguridad personal:

• Guantes de nitrilo

• Mascarillas

• Antiparras

• Overol y delantales blancos

Superficies de trabajo y protección:

• Textil de polietileno (tyvek)

• Espuma de polietileno

Conservación preventiva (limpieza, retiro de elementos ajenos):

• Brocha suave

• Brochas de pintura

• Aspiradora manual de baja potencia

• Gasa

• Algodón

• Mango de bisturí

• Hojas de bisturí

• Espátulas

• Goma miga de pan

• Palos de brocheta

• Alcohol

• Acetona

Marcaje:

• Resina Acrílica Paraloid B72

• Acetona

• Marcador permanente punta fina negro

• Pinceles planos

• Aguja

• Hilo blanco y negro

• Lápiz grafito HB

• Tijeras

Registro visual:

• Regla o huincha

• Cámara fotográfica

• Trípode

• Focos de iluminación

• Mesa de apoyo

• Telón de fondo

• Escalímetro Ingreso de información en Ficha de Identificación

La información de cada objeto es ingresada en la ficha de registro del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile, que se encuentra en formato WORD para su modificación permanente para el ingreso de información adicional y la lectura clara y ordenada de los datos ingresados.

Formato de ficha de registro del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile:

La información de los campos está estandarizada por la Descripción de campos de SURDOC, desarrollada por el Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales, normalizada para la administración y manejo de las colecciones.

Estructura de Campos de Ficha de Registro:

Identificación:

Fotografías: Insertar fotografías de anverso y reverso en formato 1:1 (cuadrado).

Institución: Identificar institución responsable, en este caso: Museo Masónico de la Gran Logia de Chile

N° de Inventario: Ingresar el código de inventario del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile. El código específico para la identificación de los objetos del Museo Masónico es de tipo alfanúmerico, compuesto de tres letras, guión y cinco dígitos correlativos. La primera letra designa si es colección (C) o fondo (F), las dos letras siguientes corresponden a las letras iniciales de las colecciones y fondos: CMO-00001 = Colección Mobiliario (C+Mo+n°).

Este número es asignado de forma única y permanente. Si el objeto tiene más de un número de inventario rotulado o adherido, se debe registrar en este campo.

Ej: FTB-00001

N° Dewey: Campo aplicado a la Colección de Libros y Documentos, específicamente a los objetos correspondientes a Libros. Ingresar después de la investigación sobre la materia principal del ítem según el Esquema de Clasificación Decimal Dewey, edición 20, y el Esquema de Clasificación Decimal Dewey de la Biblioteca de la GLCH para materias específicas de Masonería. Ingresar en orden, separados por un espacio: número de clasificación decimal dewey, número de cutter (en base a Código Cutter Sanborn (OCLC Dewey Cutter Program)), año de publicación, volumen, número de copia. Si no existe año ingresar [s.f.].

Ej: 366.109 G216 [s.f.] c.1

Colección: Ingresar la colección o fondo a la que pertenece el objeto en la clasificación del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile, correspondientes a:

- Colección Paramentos y Textil

- Colección Mobiliario

- Colección Equipos y Herramientas

- Colección Libros y Documentos

- Colección Fotografías

- Colección Artes Decorativas

- Colección Esculturas

- Colección Instrumentos Ceremoniales y Ritualísticos

- Fondo Tomás de la Barra

- Fondo Francisco Sohr Ingresar palabra por palabra, sin abreviaturas y en formato Tipo Título.

Ej: Colección de Libros y Documentos

Objeto: Nombre común o preferente que permite nombrar e identificar inequívocamente al objeto y vincularlo con otros de similares características. Ingresar el nombre en singular, sin abreviatura y en letra minúscula, comenzando la palabra en mayúscula, sin signos de puntuación.

Ej: Libro

Autor / Creador: Ingresar nombre de todas la o las personas responsables de la creación o fabricación del objeto. Ingresar nombre con todos sus apellidos en orden natural, en su idioma original y sin abreviaturas. Escribir con letra minúscula, comenzando las palabras en mayúscula.

Ej: Salvador Allende Gossens

Fábrica / Editorial: Ingresar nombre de la fábrica o editorial que produjo el objeto. Ingresar en su orden natural sin invertir palabras.

Ej: Hutschenreuther & Co.

Dimensiones: Ingresar información sobre el tamaño, la forma, escala y dimensiones del objeto.

Objetos bidimensionales: Alto x Ancho

Objetos bidimensionales con marco: Alto x Ancho

Objetos tridimensionales: Alto x Ancho x Largo / Alto x Ancho x Espesor

Ej: 20 cm x 15 cm x 3 cm

Técnica/Material: Ingresar materiales que constituyen el objeto e identificación de su técnica de producción. Especificar partes de materiales distintos.

Ej: Xilografía sobre papel, Escultura en piedra

Título: Ingresar título del objeto, correspondiente a una o varias frases que identifican al objeto durante su existencia, proveniente del creador, propietario o investigador Ingresar título exacto, sin abreviar en formato Tipo Título. Ingresar en idioma original y su traducción.

Ej: The History of Freemasonry. Volume II

Descripción: Describir objetivamente los aspectos físicos del objeto, expresar en términos genéricos, sin hacer referencia al tema representado. Incluir descripción de diseño, textura y color y todos los planos del objeto. Ingresar sin abreviaturas y en letra minúscula.

Estado de conservación: Ingresar estado de conservación de los objetos, evaluando su condición física según los criterios formulados por el Centro Nacional de Conservación y Restauración.

Este campo debe completarse con “Muy bueno”, “Bueno”, “Regular”, “Malo” y “Muy Malo”, según la siguiente tabla:

Evaluación Criterios

Muy Bueno El objeto NO presenta ningún deterioro y las alteraciones visibles corresponden esencialmente a procesos naturales de transformación de la materia que NO afectan en caso alguno su aspecto original, en

cuanto a su morfología, estructura, iconografía y contenido simbólico o textual del objeto en estudio.

Bueno El objeto presenta algunos deterioros, pero la profundidad, extensión e intensidad de su manifestación es de carácter leve y como tal, los daños originados a nivel morfológico y/o iconográfico NO constituyen un menoscabo a su integridad simbólica o textual. No registra deterioros a nivel de su estructura y materiales constitutivos, y su manipulación se puede realizar sin ningún problema.

Regular El objeto presenta varios deterioros donde la profundidad, extensión e intensidad de su manifestación afecta al menos el 50% de su superficie total, generando problemas estructurales y morfológicos de magnitud media. No obstante, éstos NO representan un impedimento para su manipulación ya que los materiales constitutivos aún poseen cierta estabilidad. La iconografía original se presenta ocluida parcialmente afectando el contenido simbólico y textual del objeto en estudio, pero con altas probabilidades de recuperación.

Malo El objeto presenta numerosos deterioros, cuya profundidad, extensión, intensidad y dinámica afectan el 75% de su superficie total, dificultando su manipulación debido a la inestabilidad de sus materiales constitutivos y a su debilidad estructural y morfológica. La dimensión simbólica y textual del objeto en estudio se ha perdido debido a la oclusión o desaparición parcial de su iconografía y/o morfología la que, sin embargo, es aún posible de recuperar mediante operaciones especializadas de restauración. Registra fenómenos activos de deterioro.

Muy Malo El objeto presenta graves deterioros, cuya profundidad, extensión, intensidad y dinámica afectan el 100% de su superficie total, poniendo en riesgo su estabilidad material y estructural e impidiendo

seriamente su manipulación. O bien, el daño sufrido es tal, que no es posible reconocer por simple examen visual su morfología e iconografía original, perjudicando su integridad simbólica y textual, la cual tiene escasas probabilidades de recuperación. Registra fenómenos activos de deterioro y su intervención especializada es de carácter urgente sí se desea evitar una pérdida total.

Marcas: Ingresar marcas físicas, anotaciones o textos sobre el objeto. Ingresar el tipo de inscripción (timbre, firma), material, ubicación. Ingresar transcripción literal entre comillas.

Inscripciones /

Ej.: Firma, lápiz pasta, anverso, cuadrante inferior derecho. “Francisco Sohr”

Iconografía: Ingresar la descripción del tema representado, su simbología mitológica, religiosa o histórica. Ingresar descripción sin abreviaturas y en minúsculas.

Contexto:

Área geográfica: Ingresar país en el que fue producido el objeto.

Ej.: Francia

Lugar de creación: Ingresar localidad en el que fue producido el objeto.

Ej.: París

Fecha de creación: Ingresar fecha de creación o periodo de producción del objeto. Ingresar en formato ddmm-aaaa. Ingresar siglos en números romanos, anteponer la abreviación ca. para fechas aproximadas. Ingresar periodos separados por un guión.

Ej: 02-01-1989, Siglo XX, ca. 1820, 1500/1510

Historia del objeto: Ingresar historia general del objeto, en orden cronológico. Ingresar palabra por palabra, sin abreviaturas y en letra minúscula.

Logia relacionada: Ingresar Logia relacionada de origen, producción, pertenencia y/o donación.

Ej: Logia Unión Fraternal N°1

Gestión:

Ubicación actual: Ingresar ubicación actual del objeto. Incluir información de salas, vitrinas, estantes cajas o cualquier lugar exacto en el que se encuentre el objeto. Ingresar palabras una a una sin abreviaciones y en minúscula.

Ej.: Depósito, estante C, cajón C4

Adquisición: Ingresar la forma en que el objeto se incorporó a la colección, como compra, donación, etc.

Ej.: Donado por la Famila de Tomás de la Barra

Registrador: Ingresar nombres de todos los registradores Escribir nombre completo en su orden natural, sin abreviaturas, seguido de la fecha de registro en formato dd-mm-aaaa

Ej.: Carlos Cáceres 2020-01-22

Información adicional:

Ingresar información del objeto que no figura en los campos de la ficha de registro del Museo Masónico, tales como tasación, Referencias documentales, Objetos relacionados, o cualquier otro dato adicional de importancia.

Registro fotográfico

El registro fotográfico realizado en los objetos es exclusivamente para su reconocimiento y documentación visual.

Estándares en el registro fotográfico:

Color de fondo: el color de fondo utilizado varía en la escala de grises del blanco al negro dependiendo de la necesidad estética de los objetos, como en el caso de los cristales y papeles muy brillantes. Se utiliza cartulina dispuesta sobre una mesa de apoyo, creando una curva para lograr el efecto de fondo continuo.

Referencias: todos los objetos se fotografían junto a su número de inventario y escalímetro en su esquina inferior derecha. El número de inventario se imprime previamente en papel blanco, recortado rectangularmente con una dimensión total de 1 x 3 cm, código escrito en letra calibri negrita en tamaño 14, color negro.

Los escalímetros utilizados son los creados y compartidos de forma libre por el geólogo español Nahúm Méndez, y son una referencia visual de dimensión y color.

Iluminación: la luz utilizada es artificial, de preferencia led, y debe ser difusa para evitar sombras duras o brillos espejos.

Tomas de ángulos: los objetos se fotografían por anverso y reverso, y en objetos tridimensionales deben incluirse las vistas laterales.

Encuadre: La posición del objeto en la fotografía debe ser centrada y a una distancia que permita su visión completa, rodeando completamente su contorno.

Formato: Las imágenes deben ser guardadas en alta calidad, sin compresión, en formato TIFF o RAW y adjuntarse en la carpeta de cada objeto. Para las fichas deben transformarse e insertarse en formato JPG, un formato más común de imagen que permite el apoyo de la mayoría de los navegadores y aplicaciones y de menor peso. Se recortan en relación 1:1 para su inserción en la ficha en formato cuadrado. Las fotos en su formato original de alta calidad deben adjuntarse en la carpeta de documentación del objeto junto a ficha la ficha de registro.

Marcaje y etiquetado

El marcaje de los objetos para su identificación se realiza desde el criterio de la mínima intervención y del caso a caso, según la materialidad, estado de conservación y dimensiones de los objetos.

Los objetos de la colección del Museo Masónico son rotulados con el Número de Inventario asignado. Rótulos antiguos en las piezas deben ser conservados, ya que otorgan información sobre su historia. Los caracteres deben ser claros, utilizar letra imprenta y sin superposiciones para su legibilidad.

Ubicación del rótulo: El marcaje de las piezas se realiza siempre por el reverso o la cara más discreta de los objetos, pero dando importancia a su visibilidad y fácil acceso. En objetos bidimensionales cuadrados se debe realizar siempre en el extremo superior derecho por anverso. Objetos tridimensionales son marcados en el extremo inferior derecho en su cara posterior próxima a la base. Los objetos de más de un componente deben rotularse en todas las partes o fragmentos que lo componen con el mismo rótulo de número de inventario.

Marcaje en documentos y fotografías: el marcaje de las fotografías y documentos se realiza por el reverso en la esquina superior derecha con lápiz grafito HB de forma directa y suave sobre el soporte.

Marcaje sobre capa de protección: para objetos cuya materialidad es estable el procedimiento es la aplicación con pincel de paleta de una capa fina y rectangular de solución Paraloid B72 al 20% en Acetona. Se rotula el objeto con su número de inventario con lápiz Rapidograph y luego de un tiempo de secado de 20 minutos, se aplica una capa de protección final de la solución Paraloid sobre el rotulado.

Marcaje por etiquetas en textiles: en los textiles se aplican etiquetas de Tyvek de 2 x 1 cm cosidas con hilo delgado de poliester mediante un par de puntadas en sus extremos.

Marcaje en libros: el marcaje de los libros se realiza con lápiz grafito HB en la esquina superior izquierda en la primera página de forma directa y suave. Entre sus páginas también se ubica un marbete volante de papel libre de ácido de 250 gr de 4 cm y alto ajustado a la medida de cada libro. En el marbete se registra a manos, utilizando lapiz grafito 2B, el campo Marc 087, correspondiente a la nota número de clasificación Dewey, el Cutteer, correspondiente a código de autor, fecha y el número de copia o volumen.

Marcaje en objetos pequeños: en el caso de objetos como medallas, monedas, pines y otras piezas de formato pequeño que por sus dimensiones no permitan el rotulado sobre su soporte, el marcaje se realizará de forma indirecta. De existir algún lugar estable de sujeción se confeccionan etiquetas colgantes de papel

libre de ácido, de dimensiones de 2 x 1 cm, marcadas con lápiz grafito HB, con orificio en la esquina izquierda para su sujeción a los objetos con hilo de algodón. Como última opción, el marcaje se realiza sobre el contenedor o embalaje de los objetos, utilizando lápiz Rapidograph y etiquetando los contenedores de forma clara y visible en su exterior.

Archivo digital

La información de las colecciones es alojada de forma digital en una nube y respaldada periódicamente en un disco duro externo. Todos los objetos poseen su propia carpeta, cuyo contenido mínimo y principal es la ficha de registro y fotografías. Esta carpeta puede contener otra subcarpeta con documentación anexa, como actas de ingreso, fotografías antiguas, informes de restauración, etc.

Normas de almacenamiento de las carpetas del Museo Masónico:

Carpeta de Colecciones y Fondos: la carpeta principal de Colecciones y Fondos contiene una carpeta para cada colección y fondo, con título de formato compuesto por el código de colección separado por un guion de su nombre completo correspondiente. Ej: CLD – Libros y Documentos

Cada carpeta de colección o fondo contiene la información del inventario del museo, con una carpeta personal para cada objeto nombrada únicamente con su número de registro alfanumérico.

Ej: CLD-00001. Cada carpeta de objeto contiene una ficha de registro, fotos de registro y una carpeta con documentos adiciones pertenecientes a cada objeto.

Carpeta de Inventario: la carpeta Inventario contiene una carpeta de Movimientos y un archivo Excel de Inventario Museo Masónico. El inventario Excel opera como una base de datos con la información de todos los objetos de las colecciones y fondos, con links directos a cada carpeta personal de los objetos ubicada en la carpeta Colecciones y Fondos.

Estructura de orden de las carpetas del Museo Masónico de la Gran Logia de Chile:

Museo

└ Colecciones y Fondos

└ CAD - Artes Decorativas

└ CAD-00001

└ CAD-0001.doc

└ CAD-0001.tiff

└ CAD-0001.tiff

└ Documentación Adicional

└ Acta de Ingreso.doc

└ Informe de restauración.pdf

└ CAD-00002

└ CAD-00003

└ CAD-00004

└ CAD-00005

└ CEH -Equipos y Herramientas

└ CES - Esculturas

└ CFO - Fotografías

└ CIC - Instrumentos Ceremoniales y Ritualisticos

└ CLD - Libros y Documentos

└ CMO - Mobiliario

└ CPT - Paramentos y Textil

└ FFS - Fondo Francisco Sohr

└ FTB -Tomás de la Barra

└ Inventario

└ Inventario Museo Masónico.slxs

└ Movimientos

Ingreso de la información en Planilla de datos Excel

La información de los objetos es ingresada en una planilla Excel que varía en campos según las normas archivísticas para cada tipo de objeto. Esta planilla cumple el rol de base de datos de colecciones y fondos, registrando información de identificación, ubicación y movimientos para tener control sobre la totalidad de los objetos. La información de la mayoría de los campos es equivalente a la información ingresada en la ficha de registro y no varía en su formato

Vista parcial de Planilla de Datos Excel del Museo Masónico:

Estructura de Campos de Planilla de Datos Excel:

Control e identificación:

Código: Número de identificación de inventario, registrado en la ficha de registro y rotulado en el objeto.

Ubicación Ubicación actual, número de contenedor, vitrina, estante o lugar externo a depósito y museo.

Descripción:

Colección: Título de la colección a la que corresponde el objeto: Colección Libros y Documentos, Fondo Tomás de la Barra, Fondo Francisco Sohr.

Objeto: Nombre Preferente, término con el cual es conocido e identificado el objeto u obra registrada. Libro, Fotografía, etc.

Autor/Creador: Nombre del autor o de todas las personas participantes y/ o responsables en la creación.

Título: Título de la obra o por el que es reconocido el objeto (considera título visible).

Fecha de creación: Fecha de publicación o creación. Formato: Año-Mes-Día

Idioma Lengua en la que está escrito el Libro o Documento.

Descripción física: Descripción objetiva del aspecto del objeto expresada en términos genéricos.

Medidas: Dimensiones Alto x Ancho x Profundidad

Técnica/Material: Identificación de los materiales usados en la creación del objeto y técnica de producción o manufactura, o métodos incorporados en su fabricación. Identificación de los materiales que componen el objeto (soporte).

Inscripciones/Marcas: Marcas de cualquier tipo sobre el soporte material del objeto.

Clasificación Decimal

Dewey: Número de inventario designado según el sistema de clasificación Dewey.

ISBN: Número Internacional Normalizado para libros, generalmente encontrado en la información de la contraportada del libro.

ISSN: Número Internacional Normalizado para publicaciones seriadas hallado en la contraportada.

Forma de ingreso: Adquisición, manera en la que ingresó el objeto a la colección.

Registro Visual: Fotografías del objeto de anverso y reverso en formato cuadrado.

Documentación: Link que dirige a la carpeta del objeto, que contiene ficha de registro, fotografías e información adicional.

Bibliografía

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