BIZNES CASE STUDY
MIGRACJA PROCESÓW
– ZORGANIZOWANA WYCIECZKA BIURA TURYSTYCZNEGO CZY PODRÓŻ W NIEZNANE W okresie pandemii, gdy każde przedsiębiorstwo jeszcze intensywniej niż dotychczas myśli o optymalizacji, temat przeniesienia części lub całości procesu z biznesu do Centrum Usług Wspólnych (CUW) jest kwestią czasu. Od kiedy tryb pracy zmienił się na zdalny i nasze biuro przeniosło się do domów pracowników, przeprowadziliśmy dwie całkowicie zdalne migracje. Objęły one procesy, które nasze Centrum obsługuje od początku powstania – mianowicie Account Payables (AP) i Intercompany (IC). Obszarem zainteresowania były dwie spółki ze Stanów Zjednoczonych – jedne z największych w całym koncernie, dlatego zadanie było ambitne i wymagające odpowiedniego zaplanowania.
możliwość zobaczenia hali produkcyjnej, bo migracje wiązały się też z poznaniem głównej działalności biznesu. Teraz miało być jednak inaczej. Trochę to można porównać do wizyty w muzeum z oglądaniem obrazów w Internecie. Niby to samo, ale jednak brakuje nam trzeszczącej podłogi i specyficznego zapachu płótna. Bez wyjazdu na tydzień-dwa i kalendarza z zablokowanymi terminami od rana do wieczora.
Początkowe planowanie w gruncie rzeczy niczym nie różniło się od dotychczasowych migracji, jednak czuliśmy, że mamy do czynienia z czymś nowym. Jakbyśmy znali statek, którym płyniemy, ale za każdym razem podróżowali w innej kajucie. Przygotowania zaczęliśmy od PRZYGOTOWANIE EKWIPUNKU zebrania danych oraz ustalenia całego I ZAŁOGI NA PODRÓŻ planu migracji włącznie z terminami całMusieliśmy się odnaleźć w nowej rze- kowitego przejęcia i Go-Live. Zaplanowaczywistości, bo do tej pory prowadzone liśmy po 2–3 godzinne spotkania w tygoprzez nas migracje odbywały się w trybie dniu, żeby pomimo zdalnego charakteru stacjonarnym. Mieliśmy wówczas możli- migracji zbytnio nie rozciągać w czasie wość pojechać do spółki, poznać na żywo szkoleń i konsultacji z biznesem. Szef osoby, od których przejmowaliśmy pro- naszego Shared Service’u skontaktował cesy lub zadania. Dawało to również się ze stroną amerykańską i przedstawił Zapraszam Was w podróż po świecie TRUMPF-a, a na koniec przekonacie się, czy była to zorganizowana wycieczka wielkim wycieczkowcem, czy podróż w nieznane na tratwie ratunkowej.
22
plan, który został zaakceptowany. To było, swojego rodzaju, wejście na pokład i możliwość udania się na migrację.
KLASA BIZNES W PRZEMYŚLE, KLASA EKONOMICZNA W FINANSACH Przyjęliśmy model równoległego przejmowania obu procesów AP i IC, co okazało się sporym wyzwaniem. Nasi partnerzy biznesowi do tej pory zajmowali się procesowaniem zarówno AP, jak i IC. Dlatego kluczowa okazała się właściwa komunikacja i używanie odpowiedniej terminologii. To może wydawać się błahostką, ale po pierwszej konferencji telefonicznej mieliśmy wrażenie, że nasza terminologia nie do końca odpowiada terminom używanym przez naszych partnerów. Mając w rękach dane dotyczące ilości faktur i porównując je do innych spółek, które obsługujemy, coś nam nie do końca pasowało. Nasi partnerzy zza Oceanu, podobnie jak lokalizacje niemieckie, używali elektronicznego obiegu dokumentów wraz z aplikacją do skanowania
Outsourcing&More Polska | styczeń–luty 2021
