GRUPO LIDERA Calidad y Excelencia a su servicio
CURSO AVANZADO
AUDITORĂ?A HACCP
E-mail: fgonzales@grupolidera.com.pe www.grupolidera.com.pe 1
Tema 3
Planificaci贸n y Actividades de una Auditor铆a
Gestión de una Auditoría Establecer los objetivos y el alcance del
programa de auditoría. Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. Asegurarse de la implementación del programa de auditoría. Hacer seguimiento y revisar el programa de auditoría. Asegurarse de que se mantienen los registros apropiados del programa de auditoría.
Actividades de una Auditoría Inicio de la Auditoría
Revisión de la Documentación Preparación actividades on-site Actividades de Auditoría on-site Informe de Auditoría Finalización de Auditoría
Seguimiento de la Auditoría
Actividades de una Auditoría Planificación
Con fines didácticos la
gestión del programa de Auditoría lo dividiremos en las siguientes etapas:
Preparación
Ejecución
Informe
Seguimiento
Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n
Preparaci贸n
Ejecuci贸n
Informe
Seguimiento
Planificación de una Auditoría Definir los elementos del Sistema HACCP,
los procedimientos y actividades que deben ser auditados. Especificar las Normas con las que debe cumplir el Sistema HACCP del auditado. Hay que proporcionar evidencias para demostrar la efectividad del Sistema HACCP del auditado. Definir los recursos (técnicos y humanos) necesarios para lograr el objetivo propuesto.
Planificación de una Auditoría AUDITORÍA INTERNA FRECUENCIA
Según el grado de madurez del sistema. Según la criticidad del proceso a auditar.
SELECCIÓN DE Personal competente para auditar. AUDITORES No limitarse a una sola área.
CRITERIO
Procedimientos, Normas legales.
ALCANCE
Generalmente, limitadas a un proceso.
DURACIÓN
Normalmente, 1 ó 2 días.
Planificación de una Auditoría AUDITORÍA 2da PARTE FRECUENCIA
Según la necesidad de evaluar el rendimiento del proveedor.
SELECCIÓN DE Igual a la auditoría interna, AUDITORES preferentemente incluir un conocedor del producto o proceso contratado.
CRITERIO
Generalmente, Procedimientos de evaluación / puntuación.
ALCANCE
En relación con el producto o servicio.
DURACIÓN
Variable
Funciones y Responsabilidades Auditor Líder Funciones Definir los requisitos de cada actividad de la auditoría. Cumplir con los requisitos aplicables a la auditoría. Planificar la auditoría, preparar los documentos de trabajo y dar instrucciones al equipo auditor. Revisar la documentación del Sistema HACCP para determinar su adecuación. Informar al auditado acerca de las no conformidades. Informar claramente y sin retrasos indebidos de los resultados de la auditoría.
Responsabilidades Participar en la elección de los miembros del equipo auditor. Es el responsable último de toda las fases de la auditoría. Necesita tener capacidad de gestión, experiencia y autoridad para tomar decisiones. Preparación del plan de auditoría. Presentación del equipo auditor ante la dirección de la alta organización auditada. Presentación del informe de auditoría.
Funciones y Responsabilidades Auditor Funciones Limitarse
al
Responsabilidades ámbito
de
la
auditoría. Actuar con objetividad. Recopilar y analizar evidencias objetivas relevantes y suficientes que permitan obtener conclusiones al sistema de la Calidad. Permanecer atentos a cualquier indicación de evidencia que pueda influir en los resultados de la auditoría. Actuar siempre de forma ética.
Actuar de acuerdo con los
requisitos aplicables. Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoría. Preparar y realizar con eficacia las tareas asignadas. Documentar las observaciones. Realizar informes de los resultados de la auditoría. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoría. Cooperar y apoyar al jefe del equipo.
Funciones y Responsabilidades Auditado Informa a sus empleados
Coopera con los auditores
Facilita recursos a los auditores
Elige al GuĂa FacilitarĂĄ el acceso a instalaciones, evidencias y materiales al auditor
Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n
Preparaci贸n
Ejecuci贸n
Informe
Seguimiento
Preparación de una Auditoría 1. Definición del Equipo Auditor / Auditor Líder. 2. Análisis preliminar de los documentos. Adecuación a la Norma. Comprensión del Producto / Proceso. Última revisión del procedimiento.
3. Análisis de registros de Auditorías anteriores.
Preparación de una Auditoría 4. Preparación del Plan de auditoría 5. Preparación de la Lista de Verificación Herramienta Útil. Documento de trabajo y registro de la Auditoría.
La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente la auditoría.
Preparación de una Auditoría Contenido del Plan de Auditoría:
Objetivo Alcance Documentos de referencia Equipo Auditor Lugar y fecha Itinerario de Auditoría Programación de la reunión de apertura y cierre.
Plan de Auditoría PLAN DE AUDITORÍA Organización: Dirección: Visita: Duración: Auditor Lider: Miembros del Equipo: Norma(s) de referencia: Idioma de Auditoría: OBJETIVOS DE AUDITORÍA: confirmar que el Sistema HACCP ha sido establecido e implementado de acuerdo con los requerimientos de los estándares de la auditoría.
FECHA
HORA
AUDITOR
ÁREA/DEPARTAMENTO / PROCESO / FUNCIÓN
CONTACTO
Lista de Verificación Preparadas para cada actividad
del sistema de calidad. Registrar el cumplimiento incumplimiento. Oportunidad de resumir sintetizar las observaciones.
o y
OBJETIVO: Administrar el tiempo Uniformar el proceso de auditoría Despersonalizar la auditoría.
Lista de Verificación Preparación de las listas de verificación: ¿Qué se desea confirmar? ¿Cuáles son las metas de
cada miembro de la auditoría? ¿Qué problemas y oportunidades de mejora existen?
OBJETIVO: Evitar
el seguimiento información no esencial
de
Lista de Verificación Preparación de las listas de verificación: Determinación de las muestras para la
auditoría: Actividades rutinarias. Actividades no rutinarias. Métodos que estén relacionados con estos trabajos y con sus errores.
Lista de Verificación Norma: Proceso: CLÁUSULA DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO CRITERIO DE REFERENCIAL CALIFICACIÓN
COMENTARIO
Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n
Preparaci贸n
Ejecuci贸n
Informe
Seguimiento
Ejecución de una Auditoría Reunión de apertura Ejecución de la auditoría Revisión de los hallazgos
Reunión de cierre
Ejecución de una Auditoría Objetivo: Establecer
una buena comunicación. Cooperación con el auditado. Informal par auditorías internas pero fundamental.
Ejecución de una Auditoría Reunión de Apertura Recepción y saludos. Presentación de Auditores y Auditados. Explicar el proceso de Auditoría:
Confirmar: objetivos, alcance y criterios. Revisión del Plan de Auditoría: modificaciones. Reglas de juego: prácticas y muestreos. Fases posteriores a la Auditoría.
Ejecución de una Auditoría
Reunión de Apertura
Llamada a la cooperación y transparencia. Revisión de aspectos materiales. Confirmar convocatoria de reunión final. Aclarar cualquier duda y comentarios.
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Lista de Verificación: Continuidad de la auditoría Jamás debe limitar al auditor Ser sistemático en las anotaciones Evidencias Objetivas: Registros Informes Documentos
Ejecución de una Auditoría FUENTES DE
Recopilación
INFORMACIÓN
mediante muestreo
Evaluación frente
A los criterios de Auditoría
Hallazgos De Auditoría
Evidencia de La Auditoría
Revisión
Información
Verificación
CONCLUSIONES AUDITORÍA
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría La Entrevista Hablar con las personas que ejecutan las
tareas. Comunicar inmediatamente las deficiencias / no conformidades encontradas. Las seis palabras fundamentales del auditor:} Ser preciso con las anotaciones
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría La Entrevista Las
seis auditor: Cómo Dónde Cuándo
palabras
fundamentales Qué Por qué Quién
Ser preciso con las anotaciones
del
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Las preguntas Preguntas efectivas: preguntas abiertas. Estimular al auditaado a conversar: Muéstreme los tipos de informes que tiene ¿Cómo hace? ¿Dónde archiva sus registros? Evitar preguntar las no preguntas. Veo que hacen un entrenamiento para todos los operadores de las marmitas, ¿no es verdad?
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Primera pregunta típica: “Por favor, ¿puede explicarme lo que está haciendo? ¿Quién, cuando, cómo, dónde, por qué?
Otro posible seguimiento: “Creo que está haciendo… para…., ¿Me equivoco? Por favor, enséñeme…” Perdón, no lo entiendo, ¿puede repetírmelo?
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Importante
Solo una pregunta cada vez Esperar hasta lograr la respuesta No tener miedo de hacer preguntas sencillas Hablar claro y de forma llana Mirar al interlocutor Lenguaje adaptado al nivel del interlocutor Reformular la pregunta si no se ha entendido Preguntar al trabajador, no al guía.
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Aspectos claves El Auditor debe: Permanecer seguro. Administrar el tiempo adecuadamente. No dejarse conducir o engañar. Ser detallista y eficiente. Evitar apartarse del tema. Evitar saturarse.
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Tácticas del Auditado PÉRDIDA DE TIEMPO: Personas que hablan mucho. Almuerzos largos. Llegadas tarde.
MANEJAR AL AUDITOR: Plan de auditoría del auditado. Evidencia preparada. Personal escogido.
SITUACIONES INESPERADAS: Áreas no disponibles. Personas no disponibles. Emergencias.
PROBAR LA CARÁCTER: Adulación. Falsedad. Soborno.
FORTALEZA
DE
Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Actitudes que debe evitar el auditor:
Ser controvertido. Ser negativo, indisciplinado. Ser crítico. Caer en disputas. Discutir personalidades. Comparar al auditado. Ser sarcástico.
Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos Revisión de la lista de Verificación Analizar la información y datos obtenidos. Reunión de los auditores. Analizar Lista de Verificación. Hacer una Lista de No Conformidades.
Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito.
Requisito:
Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.
Ejecución de una Auditoría ¿El hallazgo afecta la funcionalidad del sistema? ¿El hallazgo afecta la calidad del producto?
No ¿Afecta?
Observación
Si ¿Gravemente? Si N. C. Mayor
No N. C. Menor
Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos
No Conformidad Mayor Cuando existe la ausencia total o falla de un
procedimiento requerido por el HACCP auditado. Cuando las N. C. menores no se manejes adecuadamente. Cuando la N. C. tiene posibilidades de resultar en un peligro inminente. Cuando hay ocurrencia significativa de una N. C. menores sobre un elemento particular.
Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n
Preparaci贸n
Ejecuci贸n
Informe
Seguimiento
Informe de una Auditoría Contenido
Alcance y Objetivo Itinerario Documentación de referencia Referencia a las listas de verificación Integrantes del equipo auditor Personal contactado Resumen de hallazgos Descripción de No Conformidades.
Informe de una Auditoría Lo que no debe incluir
Opiniones subjetivas Información confidencial Crítica hacia las personas Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre.
Informe de una Auditoría En la redacción Lenguaje claro, no retórico No utilizar las palabras “Defecto” o “Deficiencia”,
sino “No Conformidad” No hablar en general: informe detalladamente No emplear frases como: “Me parece que…”, “En mi opinión…”
Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n
Preparaci贸n
Ejecuci贸n
Informe
Seguimiento
Seguimiento de una Auditoría La Gerencia Auditada debe: Investigar causas Determinar acciones correctivas Implementar las acciones correctivas
La Acción Correctiva debe: Corregir el problema Determinar la magnitud del problema Prevenir la repetición de la N. C.
Seguimiento de una Auditoría No Conformidad
No
Si OK
Acción inmediata
Evaluación de la
Evaluación de causas
Acciones correctivas
Efectividad de las acciones tomadas
Implementación de acciones correctivas
FIN
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIĂ“N E-MAIL: fgonzales@grupolidera.com.pe WEB: www.grupolidera.com.pe 48