Farde à formulaire Horizon-Route by GuidesBe

Farde à formulaires Animateur Horizon-Route

Sommaire

Introduction

En tant qu’Animateur Responsable d’un Groupe Guide, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et merci à toi !

Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff, ton Staff d’Unité et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc.

Pour t’aider, appuie-toi sur les publications Guides. Notamment sur cette farde, dans laquelle tu retrouveras des informations sur l’ensemble des formulaires administratifs d’une année Guide.

Pour compléter cette farde, rends-toi sur www.guides.be.

Tu y retrouveras :

• la totalité des formulaires à télécharger ;

• le détail des démarches et des informations complémentaires pour chaque formulaire ;

• les modes d’emploi et les tutoriels vidéo pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.

Une farde à partager

C’est l’Animateur Responsable qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion du compte en banque, etc.).

Tous les formulaires en un coup d’œil

Où se trouvent les formulaires ?

Disponible en papier dans cette farde

Disponible sur www.guides.be

• Fiche d’inscription

• Fiche santé

• Protection de la vie privée

• Droit à l’image

• Autorisation parentale

• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique

• Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre

• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe auprès de la banque CBC

• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe auprès d’une banque autre que CBC

• Fiche partenaire pour le Dossier camp à l’étranger

• Demande d’assimilation comme Animateur breveté

• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités

• Demande d’analyse d’eau

• Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire

• État des lieux de début et de fin de camp

• Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment

• Préparation et engagement de camp

• Préparation et évaluation de stage pratique

Disponible dans SCRIBe

• Assurance omnium (dégâts matériels dans les voitures)

• Attestation mutuelle

• Dossier camp à l’étranger

• Assistance à l’étranger

• Déclaration de camp

• Listing de ton Groupe

• Attestations d’appartenance au Mouvement

• Demande de subsides pour les camps auprès de l’ONE

Disponible sur le site d’un de nos partenaires

• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de la FW-B à Naninne (cpm.mouvementsdejeunesse.be)

Administratif

Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables dans ton animation. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé dans cette farde, les documents à faire compléter par ceux-ci en début d’année.

Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.

Formulaires à compléter par les parents

Formulaire

Fiche santé

Quand ?

À conserver par le Groupe

En début d’année Guide.

Autorisation parentale

Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

À envoyer au Carrick

En début d’année Guide.

Droit à l’image

Protection de la vie privée

À conserver par le G roupe ou l ’ u nité

Fiche d’inscription

En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre.

Pourquoi ?

Elle reprend les informations du dossier santé de l’enfant et sera présentée au médecin consulté lors du camp, d’une réunion, etc. Détruis-la après le camp si aucun dossier n’est ouvert.

Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp.

Les Guides ont souscrit à une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.

Les photos prises pendant les activités Guides sont considérées libres de droits pour les outils de communication des Guides. Cependant, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation d’une photo d’eux au moyen de ce formulaire.

Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.

Ce formulaire est destiné à l’Animateur de Groupe ou au membre du Staff d’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.

• En tant qu’Animateur, utilise les données personnelles de tes membres uniquement dans le cadre de tes fonctions Guides (listing dans SCRIBe, communications vers les parents, etc.) et ne les transmets jamais à des personnes tierces. À la fin de ta mission, supprime ces données de ton listing de contacts (papier et numérique).

• Chaque membre de notre Mouvement a le droit de consulter, rectifier ou effacer ses données personnelles sur simple demande à privacy@guides.be. Présente aux parents les formulaires Protection de la vie privée et Droit à l’image afin que leur volonté à ce sujet puisse être respectée. Réfère-toi à la Charte de la protection de vie privée des Guides, disponible sur www.guides.be. Mets les parents au courant de l’emplacement de cette charte.

Le listing de ton Groupe

Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. L’Animateur chargé de la gestion du listing n’a accès qu’à son Groupe.

Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides.be et clique sur « (ré)obtenir un mot de passe ».

Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur www.guides.be afin de mettre à jour ton listing pour le 15 novembre au plus tard.

Si ton Groupe se dissout ou si tu crées un nouveau Groupe, il est nécessaire de prévenir ton Chef d’Unité, ta Région et le Carrick (scribe@guides.be).

• Toutes les informations demandées ont leur importance dans SCRIBe. Aide-toi de la Fiche d’inscription à remplir par les parents pour les récolter. Veille à ce que l’adresse postale soit complète et correcte.

• Quand un nouveau membre rejoint ton Groupe, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré.

• Le listing de ton Groupe doit être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.

Gestion

financière

Compte en banque

Pour gérer l’argent de ton Groupe, l’ouverture d’un compte en banque et la mise à jour des signataires de ce compte sont nécessaires.

Les Guides ont signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir un compte de Groupe dans cette banque.Utilise le formulaire Demande d’ouverture ou de modification d’un compte CBC.

Important !

• Un compte de Groupe doit être ouvert pour personne morale (ex. : 10e HC Horizons) et non pour personne physique (ex. : Chloé Deverdure).

• Si tu as opté pour un compte à la CBC, lors de tout changement de mandataire, complète et renvoie à info@guides.be le formulaire de demande de modification d’un compte CBC.

• Seules des personnes faisant partie des Guides peuvent avoir accès au compte de ton Groupe. Ton listing doit donc être en ordre dans SCRIBe.

Les cotisations

Au début de chaque année Guide, nous demandons à tout Animé et encadrant de payer une cotisation. Encode dans SCRIBe le tarif qui répond à la situation de chaque membre. Retrouve les différents tarifs de cotisations sur www.guides.be : Accueil > Animateur > Administratif > Montant des cotisations.

Points d’attention :

• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.

• Assure-toi que les familles payent la cotisation de leur enfant dès que celui-ci rejoint ton Groupe.

• Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous, mais tu dois les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.

• C’est à ton Staff d’Unité que nous envoyons les factures pour réclamer les cotisations.

• Les Guides et Les Scouts ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques. De plus, les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des deux mouvements est appliqué.

• Payer la cotisation, c’est adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; permettre à chacun d’être assuré pendant les activités Guides ; recevoir les informations de l’ASBL, etc.

Nos activités doivent être accessibles à tous

Au moment de demander le paiement de la cotisation aux parents, certains Groupes et Unités ajoutent des frais au profit du Groupe ou de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant total demandé reste raisonnable.

La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un membre. Si un cas se présente dans ton Groupe, informe ton Chef d’Unité. Si ni les finances de l’Unité ni les finances de la Région ne peuvent aider à payer sa cotisation, le Chef d’Unité introduira au Carrick une demande de cotisation sociale via le formulaire du même nom avant le 15 décembre.

HO - Ath

Assurances

chez les Guides

Les Guides ont souscrit à une assurance en faveur de tous les membres en ordre de cotisation. Cette assurance couvre les incendies, les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps. Notre assurance RC Accident est valable dans le monde entier. La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique.

Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés.

Notre courtier est CI Assurances S.A.

• Pour toute question qui concerne les assurances : assurances@guides.be - 02/538.40.70.

• Chaque nouveau membre est assuré gratuitement pendant trois réunions.

Les assurances comprises dans la cotisation

• Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123)

• Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123)

• Jusqu’à la fin du mois de décembre 2024, assurance RC incendie locaux des Unités et leur contenu (occupation temporaire comprise) (police AXA n° 730621474). Pour les couvertures s’appliquant à partir du 1er janvier 2025, consulte la page « Assurances » de notre site Internet : guides.be > Animateur > Administratif > Assurances.

Sur www.guides.be :

• Police d’assurance responsabilité civile « accidents » individuelle des membres Guides

• Police d’assurance responsabilité civile « incendie » plus l’avenant qui concerne l’occupation temporaire des locaux et endroits.

Les assurances complémentaires ou facultatives

• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident.

Prix : voir sur le formulaire.

• L’assurance omnium (dégâts matériels pour 2 voitures maximum/2 conducteurs maximum) pour les voitures pendant les camps (police AXA n° 623129717). Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. L’omnium concerne uniquement les voitures immatriculées en Belgique. Les voitures louées ne sont pas concernées. Prix : compris dans la cotisation annuelle.

• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités. Souscription via le formulaire du même nom.

Prix : sur demande, tu recevras un devis de notre courtier d’assurances. Sinon, tu recevras la facture directement.

Elle comprend :

1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ;

2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ;

3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras…).

• Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA Assistance n°888888). Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe.

Prix :

- camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation annuelle ; - camps en dehors de l’Europe et du Maghreb : 21 ¤ par personne.

Formation

Déclaration d’accident

Quand faut-il la remplir ?

En cas d’accident corporel d’un membre du Groupe ou de lunettes cassées, même si ça te semble sans gravité.

Déclaration de sinistre

Quand faut-il la remplir ?

Par ce document, signale tout autre sinistre (dégradations,incendie, etc.) à l’adresse assurances@guides.be en détaillant les circonstances de l’incident. Envoie des photos si possible.

La Déclaration d’accident est valable à l’étranger, car tu es couvert par l’assurance accident dans le monde entier.

Recommandations préalables !

• Emporte des Déclarations d’accident ainsi que des Déclarations de sinistre vierges à chaque réunion, weekend et au camp. Si tu quittes le local ou l’endroit de camp, mets-les dans ton sac à dos.

• La Déclaration d’accident t’accompagne toujours lors d’une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital.

• Réponds clairement à chaque question. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier.

• L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques.

• Cependant, l’assurance des Guides couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations.

• Si les intendants ou invités qui t’accompagnent au camp sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les SGV ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident ou de sinistre. Demande à tes intendants et invités d’en amener !

Garde une copie de tout document que tu envoies.

4e HO - Ath

 À remplir par les parents.

 Destinataire : le Staff d’Unité ou l’Animateur chargé de mettre à jour les listings dans SCRIBe

 Quand l’utiliser ? Dès qu’un nouveau membre rejoint ton Groupe.

IMPORTANT :

 Ce formulaire a pour but de t’aider à récolter les informations auprès des parents pour ensuite les encoder dans SCRIBe. Ne le renvoie pas au Carrick. Garde-le !

 Nous n’acceptons pas l’inscription d’enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours.

FICHE D’INSCRIPTION (ANIMÉ OU ANIMATEUR)

Branche :  Nuton  Lutin  Aventure  Horizon  Route  Intrépides

Identité de l’Animé/Animateur

Nom : Prénom :

Adresse complète :

Date de naissance : ………/………/…………

Sexe :  F  M  Autre

GSM : E-mail :

Totem : Quali :

Famille (contact)

Parent 1 (ou tuteur légal)

Nom : Nom :

Prénom :

Téléphone :

Parent 2

Prénom :

Téléphone :

GSM : GSM :

E-mail : E-mail :

Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur : Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur :

Autre contact en cas d’urgence et en l’absence des parents ou du tuteur légal

Nom et prénom

Lien (famille, voisin…)

Nombre de personnes habitant sous le même toit et inscrites chez Les Guides : …………….. chez Les Scouts : ……………..

Par la présente, je donne mon consentement explicite à l’ASBL Les Guides, pour le traitement de mes données à caractère personnel (ou celles de la personne mineure dont je suis le représentant légal) concernant l’organisation des activités du Mouvement La Charte de protection de vie privée peut être consultée dans la section des mentions légales sur www.guides.be

Date :…………………………………………

Signature : ………………………………………………………..

 À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur

 À remplir par les parents (ou un médecin) qui la donnent au Responsable du Groupe

 À conserver dans le dossier du Groupe et à emporter lors de chaque activité Guide.

 À montrer au médecin ou à l'hôpital dès que c'est nécessaire.

 À remplir au début de chaque année Guide et à réactualiser avant le camp si nécessaire.

FICHE SANT É - Confidentiel

Note préalable : les informations ci-dessous seront utilisées pour le suivi journalier de votre enfant et sont réservées à une utilisation interne par les Animateurs et, le cas échéant, par les prestataires de santé consultés. Conformément à la loi sur le traitement des données personnelles, vous pouvez les consulter et les modifier à tout moment. Ces données seront détruites un an après le séjour si aucun dossier n’est ouvert.

Identité de l’enfant : Nom : .......

Adresse complète : ..............................................................................

Prénom : ........... ................. : Date de nais. : .........

Unité Guide (Région, n°, nom) : .

Médecin traitant : Nom : .......................................................... ................................ : Tél. :

Où joindre les parents ou le tuteur ou le responsable légal ?

Personne 1

Nom : ..........................................................

Lien de parenté : ...........................................................

Période du ................ au ...............................................

Et du ......................... au ...............................................

Tél. : ..............................................................................

GSM : ............................................................................

E-mail : ..........................................................................

Remarque(s) : ................................

Personne 2

Nom :

Lien de parenté : ..........................................................

Période du ................ au ..............................................

Et du ......................... au ..............................................

Tél. : .............................................................................

GSM : ...........................................................................

E-mail : .........................................................................

Remarque(s) : ................................

Personne à joindre en cas d’absence de ces deux personnes

Nom : ........................................................ Lien de parenté : ............................................ Tél. : ........................................................................

E-mail : ..........................................................................

Groupe sanguin : Poids de l'enfant : Date du dernier examen médical scolaire : ............./... ......./.

Y a-t-il des remarques concernant sa participation à certaines activités (sport, camp, jeux...) ? OUI — NON Lesquels et pourquoi ?

L'enfant sait-il nager ? OUI — NON Peut-il participer sans inconvénients aux baignades ? OUI — NON

L’enfant est-il en situation de :

Diabète OUI — NON Mal des transports OUI — NON Handicap mental OUI — NON* Asthme OUI — NON Affection cardiaque OUI — NON Handicap moteur OUI — NON* Épilepsie OUI — NON Affection cutanée OUI — NON Autre(s) : …………………………………………………………… Somnambulisme OUI — NON Rhumatisme OUI — NON (* Si oui, complétez l’annexe destinée aux personnes en situation de handicap.)

Maladie(s) antérieure(s) de l’enfant et/ou opérations subies : .................................................................................................

A-t-il été vacciné contre le tétanos ? OUI — NON En quelle année ? … Dernier rappel le : …..../….…/…...…

Votre enfant se lave-t-il tout seul ? OUI — NON Est-il sensible aux refroidissements ? OUI — NON

Est-il vite fatigué ? OUI — NON Est-il incontinent ? OUI — NON

Est-il allergique à l’iode ? OUI — NON

Est-il allergique à des médicaments ? OUI — NON Lesquels ?

Votre enfant doit-il prendre des médicaments ? OUI — NON Lesquels ? Quand ? En quelle quantité ? :

Est-il autonome dans la prise de ces médicaments ? OUI — NON

Est-il allergique à certaines matières ou aliments ? OUI — NON Si oui, lesquels et quelles en sont les conséquences ?

Votre enfant suit-il un régime alimentaire ? Y a-t-il des précautions à prendre quant à son alimentation ?

Si c’est une fille, est-elle réglée ? OUI — NON Y a-t-il des observations à ce sujet ?

Autres renseignements concernant votre enfant que vous jugez importants à signaler aux Animateurs (problèmes de sommeil, incontinence nocturne, problèmes psychiques ou physiques, port de lunettes ou appareil auditif, etc.) :

Pour toi, Animateur : fais remplir cette fiche et prends le temps de discuter avec les parents. Présente-la au médecin consulté lors du camp ou toute autre réunion Guide... Il peut ainsi prendre connaissance de certains antécédents et éventuellement contacter soit les parents soit le médecin traitant de l’enfant. Il peut ainsi indiquer sur ce formulaire son avis et les prescriptions à suivre. Dans ce cas, cette fiche sera remise aux parents à la fin du camp pour leur permettre de prendre les dispositions adéquates. Les autres fiches seront détruites à la fin de chaque année Guide (fin du camp).

Informations importantes pour les parents : ce questionnaire doit être complété par vous-même ou par un médecin. Il est important de nous donner ces renseignements afin que votre enfant retire le maximum de plaisir de sa participation à nos activités et à son camp.

Les Animateurs disposent d’une trousse de premiers soins. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, ils peuvent administrer les médicaments* cités ci-dessous, et ce, à bon escient.

Nous vous rappelons qu’il est nécessaire de tenir informés les Animateurs s’il y avait une évolution d’ordre médical entre le moment où vous avez rempli cette fiche et les activités.

*du Paracétamol ; de la crème à l’arnica ; de la crème ou un spray anti-piqure d’insecte ; antiseptique pour le soin des plaies ; gel cicatrisant pour soigner les brulures

« Je marque mon accord pour que la prise en charge ou les traitements estimés nécessaires soient entrepris durant le séjour de mon enfant par le Responsable du camp (ou du Responsable du Groupe lors de toute autre activité) ou par le service médical qui y est associé. J’autorise le médecin local à prendre les décisions qu’il juge urgentes et indispensables pour assurer l’état de santé de mon enfant, s’il s’agit d’une intervention chirurgicale. »

« I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible for the camp or its medical service may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, in case of surgery. »

Date et signature du parent ou responsable légal de l’enfant : ………………………………………………………………………….

Nom, prénom, date et signature de la personne qui a rempli ce formulaire :

À remplir par le(s) médecin(s) qui est(sont) intervenu(s) pendant le camp, le hike, etc.

Nom(s) et téléphone(s) du (des) médecin(s) consulté(s) lors du camp, du hike, etc. : .........................................................................................

Soins prodigués :

Avis et prescriptions à suivre : ............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................

Date et signature du(des) médecin(s) : Emplacement pour une vignette de la mutuelle.

Ne pas coller complètement

Emplacement pour une vignette de la mutuelle.

Ne pas coller complètement

Pour les personnes en situation de handicap Pour les personnes en situation de problème comportemental

Pourriez-vous expliquer brièvement en quoi consiste le handicap de votre enfant ?

Que souhaitez-vous nous transmettre à propos de votre enfant qu’il est important que nous sachions ?

Doit-on être vigilant par rapport à certaines choses ? .............................................................................................................................................

En ce qui concerne la motricité

Peut-il se déplacer seul ? OUI — NON avec une tribune ou un déambulateur ? OUI — NON en prenant des points d’appui ? OUI — NON en voiturette ? OUI — NON

A-t-il des troubles de l’équilibre (chutes fréquentes), des difficultés à se déplacer ? OUI — NON Quelle durée ou quelle distance peut-il parcourir lors d’une promenade ? Durée : Distance :

A-t-il tendance à fuguer OUI — NON ; faut-il le tenir par la main en promenade ? OUI — NON

Y a-t-il des choses particulières auxquelles porter attention ? ..................................................................................................................................................................................................................................

En ce qui concerne la communication

A-t-il des difficultés d’expression ? OUI — NON Comment se fait-il comprendre : des phrases, des gestes, des pictogrammes, les yeux, des signes de tête, des rires, des vocalises ?

Utilisez-vous un code particulier ? OUI — NON Si oui, décrire :

A-t-il des difficultés de compréhension ? OUI — NON

Exprime-t-il ses envies, ses émotions facilement ? OUI — NON Sait-il lire, écrire ? OUI — NON

En ce qui concerne l’alimentation

Mange-t-il seul ? OUI — NON

Faut-il couper la nourriture, la mixer ? OUI — NON

Comment boit-il ? (Entourez ce qui convient) : tout seul - accompagné - au verre - à la paille - avec un gobelet adapté

Quels sont ses plats préférés ?

Y a-t-il des aliments qu’il ne supporte pas ?

Y a-t-il des risques de fausse déglutition ? Faut-il épaissir les liquides ? ……………………………………………………………………………………………………………..

En ce qui concerne ses gouts, ses préférences

Quels sont les jeux, les activités qu’il aime ?

Quels sont les jeux, les activités qu’il n’aime pas ?

Quelles sont les choses qu’il réussit bien, qu’il apprécie ?

En ce qui concerne l’hygiène et la toilette

Sait-il aller seul aux toilettes ? OUI — NON

Souffre-t-il d’énurésie (pipi au lit) ? OUI — NON

Doit-il disposer de toilettes adaptées ? OUI — NON

Porte-t-il des langes la nuit/le jour ? OUI — NON

Sait-il se laver seul ? OUI — NON

En ce qui concerne l’habillement

Sait-il s’habiller tout seul ? OUI — NON

Sait-il choisir des vêtements adaptés aux conditions climatiques ? OUI — NON

Sait-il reconnaitre ses vêtements ? OUI — NON

En ce qui concerne le sommeil

Risque-t-il de tomber du lit ? OUI – NON

A-t-il besoin d’aide pour sortir du lit ? OUI – NON

Peut-il dormir sous tente ? OUI – NON

A-t-il besoin de dormir dans une tente spéciale ? OUI – NON

Sait-il utiliser un sac de couchage ? OUI – NON

A-t-il besoin d’une source de lumière pour dormir ? OUI – NON

Est-il somnambule ? OUI – NON

De combien d’heures de sommeil a-t-il besoin ? ………………………..

En ce qui concerne le comportement

Sait-il respecter des consignes ? OUI — NON

Lorsqu’il est en groupe, il faut faire attention à :

A-t-il des comportements qui peuvent être difficiles à supporter pour son entourage ? OUI — NON Si oui, lesquels : ........................................................................................................................................................................................................

Dans cette situation, il est préférable de :

Est-ce qu’il a des frayeurs, des peurs dans un certain contexte ? OUI — NON Si oui, lesquels :

Qu’est-ce qui le calme, l’apaise ?

A-t-il des rituels ? OUI – NON

Si oui, lesquels : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Présente-t-il des difficultés pour maintenir son attention pendant une activité ? OUI - NON

Combien de temps en moyenne peut-il maintenir son attention ? ………………………………………………………………………………………………………………………

En ce qui concerne l’aspect médical

Doit-il prendre des médicaments ?

— NON

Doit-on porter une attention particulière à un aspect spécifique ? OUI — NON

Reçoit-il des soins particuliers par des infirmiers ?

Est-il sensible au chaud et au froid ?

— NON

 À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent et Animé/encadrant majeur.

 À remplir et à signer par les parents ou les Animés/encadrants majeurs qui le désirent.

 À renvoyer à privacy@guides.be

 Quand ? Au début de chaque année Guide.

 Pour en savoir plus : Charte de protection de la vie privée sur www.guides.be.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Opposition à la diffusion de données personnelles

Les informations relatives aux Animés et encadrants Guides sont reprises dans SCRIBe, la base de données de l’ASBL et ne sont utilisées qu’au sein de celle-ci.

L’ASBL se réserve cependant le droit de communiquer des informations aux organismes avec lesquels elle est liée pour autant que cette communication soit en accord avec l’objet social de notre association.

Les Guides considèrent que le consentement des parents de nos membres mineurs et des Animés/encadrants majeurs a indubitablement été donné via l’inscription en tant que membre. Cependant, ceux-ci ont l’occasion de s’opposer à la diffusion des données au moyen du formulaire ci-dessous.

Nous informons l’ensemble de nos membres qu’ils disposent d’un droit d’accès et de rectification des informations les concernant sur simple demande à privacy@guides.be.

Je soussigné(e) : ...........................................................................................................

père  mère  tuteur/responsable légal  Animé majeur  encadrant majeur

m’oppose à la communication et à la diffusion par l’ASBL Les Guides, même à des tiers qui respectent son objet social, des données relatives à :

Prénom et nom : .............................................................................................................................................................

Rue et numéro :

Code postal et localité : faisant partie de l’Unité de : ……............................................................……………. (nom de l’Unité) …......……… (n°) …………………........……………………….. (Région).

et dont l'Animateur Responsable* est :

Date : …………./…………./………….

Signature :

* À compléter par l'Animateur Responsable du Groupe avant de photocopier

 À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent et Animé/encadrant majeur

 À remplir et à signer par les parents et Animés/encadrants majeurs qui le désirent.

 À renvoyer à privacy@guides.be

 Quand ? Au début de chaque année Guide.

DROIT À L’IMAGE

Les photos prises pendant les activités Guides sont considérées libres d’utilisation par la Fédération pour les outils de communication des Guides : application MyGuides ou journaux d’Unité, revues, réseaux sociaux, publications pédagogiques, etc.

L’utilisation de ces images n’a d’autre but que d’illustrer les projets et activités du Mouvement organisés par les Guides ou par un partenaire du Mouvement

Cependant, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à cette utilisation au moyen du formulaire ci-dessous.

Nous invitons les parents et les Animés/Animateurs majeurs qui ont fait ce choix, à en informer, dès la première réunion, les Animateurs du Groupe auquel appartient l’Animé/l’ Animateur afin que les photos de celui-ci ne soient ni envoyées à la Fédération ni publiées sur un quelconque support.

Je soussigné :

 père  mère  tuteur/trice  Animé majeur  encadrant majeur

m’oppose à l’utilisation, par l’ASBL Les Guides, de l’image de :

Prénom et nom :

Rue et numéro :

Code postal et localité : .................................................................................................................................................. faisant partie de l’Unité de : ……............................................................……………. (nom de l’Unité) …......……… (n°) …….. (Région).

et dont l'Animateur Responsable* est :

Date et signature : ……………………..………………………………………………

* À compléter par l'Animateur Responsable du Groupe avant de photocopier

 Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés (en situation de handicap), y compris les Animateurs, invités et intendants.

 À remplir et à signer par les parents.

 Quand ? À l’inscription du membre

 À donner à l'Animateur Responsable du Groupe.

 Document à emporter au weekend, camp, etc.

 Pour en savoir plus : Carnet de camp

AUTORISATION PARENTALE

Coordonnées de l’Animateur Responsable du Groupe*

Prénom, nom :

Adresse complète :

Région : ............................................ Unité : .................................. Groupe : .....................................

Je soussigné (prénom, nom) : ..............................................................................................................

père  mère  tuteur/responsable légal

autorise (prénom, nom) : à participer aux activités Guides : réunions, weekends, camps, etc.

Durant ces périodes :

 je le place sous l’autorité et la responsabilité de ses Animateurs ;

 je marque mon accord pour que soient administrés, uniquement en cas de nécessité, les médicaments repris de manière exhaustive dans la Fiche santé ;

 si son état de santé réclamait une décision urgente et à défaut de pouvoir être contacté personnellement, je laisse toute initiative au médecin ou au chirurgien ;

 en cas d’arrêt inopiné d’une activité ou du camp, si le Staff n’arrive pas à me joindre, j’autorise le Staff à confier mon enfant à (nom, prénom + lien parental : tante, oncle, ami, etc.) :

Date et signature du parent/tuteur/responsable légal :

* À compléter par le Staff avant de photocopier.

 Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés, y compris les Animateurs, invités et intendants.

 À remplir et à signer par les parents.

 Quand ? Avant le camp à l’étranger.

 À faire légaliser par la commune.

 À donner à l'Animateur Responsable du Groupe.

 Document à emporter en camp.

 Pour en savoir plus : Carnet de camp

Parental authorisation for a stay abroad

The undersigned (father/mother/guardian) :

gives hereby permission to :

to stay at (city) : in (country) : ……………………………………………………………………………………………………………………… accompanied by* : ................................................................................................... from ........... until

During the above-mentioned period :

 she/he will be under the authority and responsibility of her/his Staff.

 I agree that only the drugs listed on the medical card may be given, exclusively when required.

 I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible leader of the camp or the medical service referred to may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, even in case of surgery.

 In case of unexpected end of the camp, if I can’t be reached by the Staff, I entitle a member of her/his Staff to leave my child to Mobile number .....................................

Date and signature :…………………………………………………………………………………………….

* Leader in charge of the camp

Signature legalised by the City Hall

 À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur.

 À remplir et à signer par les parents qui le désirent.

 À renvoyer à info@guides.be.

 Quand ? En début d’année Guide ou lors de l’inscription courant de l’année.

INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE

SUITE À UN ACCIDENT

Les Guides ont souscrit auprès d’AXA Belgium SA une police d’assurance complémentaire (facultative) à laquelle peuvent adhérer les membres qui le souhaitent. Cette police a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire.

Les assurés ont le choix entre deux modalités :

- Prime annuelle de 3,28 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 %.

- Prime annuelle de 8,69 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 % et pour un revenu de remplacement de maximum 12,39 € par jour d’incapacité temporaire totale ou partielle à partir du 31e jour qui suit l’accident, et ce, pour un an maximum. Cette formule s’adresse aux personnes exerçant une activité professionnelle.

Les parents sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.

L’assurance couvre l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).

Pour tout renseignement complémentaire, il est possible de contacter le Centre Interdiocésain (C.I) Assurances S.A au 02/509.97.75.

SOUSCRIPTION À L’ASSURANCE COMPLÉMENTAIRE

INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE SUITE À UN ACCIDENT

Prénom, nom de la personne à assurer (c'est moi-même - c'est mon enfant)* :

E-mail :

Adresse postale :

Date de naissanc e : …………./…………./………….

GSM/Téléphone :

Groupe (Région, Unité, Branche) : ........................................................................................................................................................................

Je soussigné : ………...... .................………….…..….…. m’engage, à payer la somme de :

- 3,28 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € OU

- 8,69 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € et un revenu de remplacement de 12,39 € maximum par jour d’incapacité totale ou partielle pour un an maximum,

endéans les 30 jours après réception de la demande de paiement

Date : …………./…………./………….

Signature

*biffer la mention inutile

Formation

Les sessions

de Formation

Tu as sans doute un bagage d’animation, soit à travers une expérience déjà acquise d’Animateur, soit à travers les activités vécues dans ton parcours d’Animé. La Formation te permet d’enrichir ce bagage.

Rends-toi sur www.guides.be pour connaitre les étapes du parcours de Formation, les dates et le nombre de places libres. Ensuite, inscris-toi dans SCRIBe.

Demande d’assimilation comme

Animateur breveté

Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande.

Le stage

pratique

Un stage pratique dans ta Formation d’Animateur, est l’occasion d’expérimenter ce que tu as appris en Formation durant le camp d’été.

Démarches pour valider ton stage pratique :

• minimum un mois avant ton stage pratique : rencontre ton accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. C’est l’occasion de te fixer des objectifs ;

• maximum un mois après ton stage pratique : organise une rencontre avec ton accompagnateur et complète avec lui ton Évaluation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. Ensemble, vous relirez les objectifs que tu t’étais fixés avant ton stage et évaluerez leur réalisation.

Si tu effectues deux stages pratiques, tu dois rendre une Préparation et une Évaluation pour chaque stage.

En Formation, tu recevras la Farde de l’Animateur en Formation

Celle-ci contient, entre autres, le formulaire Préparation et Évaluation de stage pratique

Weekends et petits camps

Tout au long de l’année, déclare les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence.

Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur www.guides.be.

Transports

en commun

Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter ton Groupe pour tes activités pendant l’année et pendant les camps.

Voici un schéma qui clarifie la procédure.

Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.

Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be.

Complète le formulaire présent sur notre site www.guides.be > Animateur > Les camps > Préparation logistique > Transports > TEC.

3. Commander tes titres de transport

Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité !

Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance

Infos importantes

• La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et lors des congés scolaires.

• Tu dois utiliser les lignes et horaires existants.

• En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le Groupe.

• La carte MOBIB coute 5 euros.

Valide ta carte dans les transports TEC.

1. Posséder une carte MOBIB

2. Activer la gratuité

4. Bon voyage !

Tu as déjà ta carte MOBIB

Tu n’as pas encore ta carte MOBIB

Les camps d’été

En bref : les documents

à rendre pour partir

Octobre

Choisir le projet de camp

Choisir la destination du camp

Hors continent européen En Belgique Sur le continent européen

1er décembre

1er mars

Remplir le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe et télécharger la fiche partenaire.

1er mars

Dans SCRIBe, remplir ta Déclaration de camp.

Avril/mai

Rédiger la Préparation de camp et signer l’Engagement de camp à remettre pour validation au Staff d’Unité et à l’Équipe de Région.

Dans SCRIBe : choisir ton assistance à l’étranger ; encoder les intendants ; déclarer les voitures pour l’omnium camp.

Vivre le projet de camp

Le camp se déroule

en Belgique

La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les trois étapes suivantes :

1. la Déclaration de camp

Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives à ton camp.

2. la Préparation de camp

Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.

3. l’Engagement de camp

Annexe de la Préparation de camp

Signé par toi, ton Staff, ton Staff d’Unité et un Cadre de ta Région, il t’autorise à partir au camp après la lecture et la validation de ta Préparation de camp

Administration du camp

1. Déclaration de camp

La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.

Pour te faciliter cette tâche, aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be.

Il est indispensable que tu la remplisses pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp.

Elles nous serviront à :

• demander les autorisations de circulation en forêt au DNF ;

• prévenir la commune de la venue de ton Groupe sur son territoire ;

• te soutenir avec la Cellule de Crise.

2. Préparation et Engagement de camp

Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche.

Pour partir en camp dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

La Grille de lecture t’accompagne tout au long de ta rédaction. Elle pointe les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-la sur www.guides.be.

La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Staff d’Unité, puis par un Cadre de ta Région.

L’Engagement de camp est signé par ton Staff, ton Staff d’Unité et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie.

Logistique du camp

Endroit de camp

Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :

• la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ;

• le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe, voir ci-dessous) ;

• l’État des lieux de début de camp ;

• l’État des lieux de fin de camp

La Fiche de visite

Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les Groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après. Même si le lieu visité n’a pas servi.

Le Contrat de location

LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), et d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.

Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété.

L’État des lieux

Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Utilisez le formulaire du même nom.

Idem pour le dernier jour. Utilisez le formulaire État des lieux de fin de camp

Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de la FW-B à Naninne

Le Centre de Prêt de Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides.

Procédure pour faire une demande de matériel

Dès le mois de septembre, complète en ligne le formulaire de demande de prêt sur cpm.mouvementsdejeunesse.be.

Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire. Il le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) avant de le transmettre au Centre de prêt.

Celui-ci renverra au demandeur l’autorisation ou le refus. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquée sur le document d’autorisation.

À la recherche de tentes

Je n’ai pas de tentes

En Staff, estimez le nombre de tentes dont vous aurez besoin pour le camp.

Mes tentes sont abimées

Répare tes tentes. Utilise la liste de réparateurs proposée sur www.guides.

Achète des tentes en passant par nos partenaires GN Products, CanvasCamp ou T-Eventrent. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région.

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Envoie une demande de tentes à Naninne : rends-toi sur le site cpm.mouvementdejeunesse.be.

Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir !

• Évite les réservations de plus de quinze jours ou à cheval sur la mi-juillet.

• Réduis ton matériel au strict minimum et assure-toi de prévoir un véhicule assez spacieux que pour tout transporter.

Ma demande est refusée

Solidarité Tentes

Contacte les Guides, qui organisent chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).

Ma demande est refusée

• Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches…

• Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft.

• Achète des tonnelles, les prix sont de plus en plus démocratiques.

• Loge tes intendants dans de petites tentes igloos.

• Loue des tentes chez T-Eventrent à moindre cout.

Location de véhicule

Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie... Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).

Analyse d’eau

Si tu le souhaites, demande au Service Public de Wallonie d’analyser l’eau de ton endroit de camp. Cette demande est à faire minimum trois semaines avant le camp. C’est gratuit !

Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été

L’Assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le montant de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire via la Déclaration de camp dans SCRIBe.

Les subsides de l’ONE

L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à ton Groupe dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque Groupe à remplir les conditions qu’il définit.

Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme Centre de vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp).

Grâce aux informations que tu nous auras transmises en déclarant ton camp dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue de ton camp.

Le 30 septembre, le Carrick envoie à l’ONE les déclarations de camp dans lesquelles la case « Je souhaite introduire une demande de subsides via SCRIBe » a été cochée. Pour cette date, toute les informations nécessaires doivent donc avoir été encodées dans SCRIBe.

• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges.

• N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ.

• Les voitures en location ne bénéficient pas de cette assurance.

Le camp se déroule

à l’étranger

La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les quatre étapes suivantes :

1. le dossier Camp à l’étranger

Cet encodage dans SCRIBe nous informe du projet et de la destination du camp. Ton Staff d’Unité doit le valider.

2. la Déclaration de camp

Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives au camp.

3. la Préparation de camp

Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.

4. l’Engagement de camp

Annexe de la Préparation de camp

Signé par le Staff, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise ton Groupe à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp

Administration du camp

Dossier Camp à l’étranger

Tu dois remplir le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe dans les délais indiqués. Tu trouveras le mode d’emploi sur notre site www.guides.be.

Un camp hors Europe

Au plus tard le 1er décembre :

• encode le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;

• complète et signe la fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.

Au plus tard le 10 mai : envoie l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle, si ta Chaîne (ou au minimum la moitié de celle-ci) n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides.

Un camp en Europe

Au plus tard le 1er mars :

• encode le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;

• si ta Chaine a un partenaire, elle complète et signe la fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.

• Si le dossier est encodé après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe.

• Si la destination change, la procédure recommence depuis le début.

Pour que ton camp se déroule dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur Responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.

Déclaration de camp

La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.

Aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be pour te faciliter la tâche.

Il est indispensable que tu la remplisses pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp. Elles nous serviront à :

• déclarer ton camp auprès de l’ONE (première étape pour recevoir des subsides pour les Animés demoins de 16 ans) ;

• te soutenir avec la Cellule de Crise.

Préparation et engagement de camp

La Grille de lecture t’accompagne tout au long de ta rédaction. Elle pointe les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-la sur www.guides.be.

La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Chef d’Unité, puis par un Cadre de ta Région.

L’Engagement de camp est signé par le Staff de Groupe, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie.

Assistance à l’étranger

Pour un camp hors Europe, nous conseillons aux participants n’ayant pas d’Assistance à l’étranger via leurs parents de souscrire à l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : 21 ¤/pers.

Pour un camp en Europe et au Maghreb :

• France, Luxembourg, Allemagne et Pays-Bas : privilégie la CEAM (Carte Européenne d’Assistance Maladie). Elle sera utile pour bénéficier des soins médicaux dont vous auriez besoin pendant le camp.

• Les autres pays de l’Europe et le Maghreb : en plus de la CEAM, et pour les membres qui n’auraient pas encore d’Assistance à l’étranger, les Guides t’en proposent une dont le prix est compris dans la cotisation. Encode ces participants dans SCRIBe.

La souscription à ces Assistances à l’étranger se fait impérativement au plus tard 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe.

Tu trouveras toutes les infos nécessaires dans le Carnet de camp Horizon-Route.

L’Assistance à l’étranger comprend :

• l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ;

• la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ;

• le retour anticipé de l’assuré à la suite d’un deuil familial ;

• les frais médicaux et chirurgicaux ;

• les frais d’hospitalisation ;

• les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ;

• en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.

Logistique du camp

Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été

• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges.

• N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ.

• Les voitures en location ne bénéficient pas de l’Assurance omnium.

Location de véhicule

Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie… Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).

 À photocopier en deux exemplaires

 À remplir et à signer par le Responsable du Groupe et le propriétaire

 Quand ? Le plus tôt possible pour garantir la réservation du lieu.

 À conserver : un exemplaire pour le propriétaire, un exemplaire pour le Groupe

Important : dans la plupart des communes, le propriétaire doit demander un agrément (à la commune) pour pouvoir mettre son bien à disposition. N’hésite pas à lui demander s’il a obtenu cet agrément.

CONTRAT DE LOCATION/MISE À DISPOSITION D’UN ENDROIT DE CAMP OU DE WEEKEND EN BELGIQUE*

Entre : le bailleur : M., Mme : ........................................................................................................................................

Rue : ................................................................................. N° : ................ Boite :

Code postal : .................... ...... Localité :

Téléphone : .. ..... / .......... ........................... GSM : ... ..... /

E-mail : ............................................................................................................................................................................

Propriétaire ou gestionnaire de l’endroit décrit ci-dessous.

Et : le locataire (ou Groupe locataire) : ** M., Mme : agissant en tant que (fonction) : ..................................................................................................................................... mandataire majeur agissant pour et au nom de (Unité, Branche et Mouvement) :

Rue : ................................................................................. N° : ................ Boite :

Code postal : .............................. Localité : .....................................................................................................................

Téléphone : ............ / .................... ................. GSM : ................ /

E-mail : ............................................................................................................................................................................

(Responsable du Groupe ou Unité (si différent de **) :

Art 1. OBJET

Pour la période du …….…/…….…/…….… à …….……… heures (précamp inclus), au ….……/…….…/…….… à ……….…… heures (postcamp inclus), ci-après définie comme « période du camp », le bailleur s’engage à mettre à la disposition exclusive du Groupe locataire, l’endroit de camp décrit et précisé ci-dessous :

Nom du lieu :

Bâtiment(s) ou partie de bâtiment(s), terrain en plein air, autre à préciser (entourez la mention adéquate).

Adresse :

Description sommaire : ................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................................................

et dans l’état parfaitement connu du locataire (après l’avoir examiné), au jour de la signature du présent contrat, sans préjudice des travaux qui resteraient à effectuer avant l’arrivée du Groupe locataire au camp, conformément à l’article 6, paragraphe 2.

Le(s) bâtiment(s) ou partie de bâtiment(s), terrain en plein air, autre, devra répondre à des normes de sécurité minimales tant au niveau corporel que matériel que l’on peut attendre d’un bailleur normalement prudent et diligent agissant en « bon père de famille ».

Le bailleur s’engage à ce que, en cas d’urgence, tout véhicule des services de secours puisse accéder sans encombre au terrain ou au bâtiment loué.

Dans le cas d’un bâtiment ou d’une partie de bâtiment, le bailleur remettra au locataire une attestation certifiant que le bâtiment en question répond aux normes requises en matière de prévention d’incendie

Dans le cas d’un terrain, le bailleur s’engage à mettre à disposition du locataire un terrain propre à un emplacement de camp, dans le respect de la législation et des contraintes liées à NATURA 2000, en évitant la location de terrains situés en zones prévues comme zones naturelles dans le plan de secteur (zones N, zones R).

Dans le cas d’un terrain, le bailleur remettra au locataire une description des lieux loués (données cadastrales et/ou carte d’État-major).

(Ci-après, dénommé l’ immeuble)

Art. 2. DÉFINITIONS DES FRAIS

Cas 1 : l’immeuble destiné à l’endroit de camp est gracieusement mis à la disposition du Groupe locataire pour toute la période du camp.

Les frais supplémentaires éventuels comprennent (prix unitaire) …………………………………………€

Cas 2 : le montant forfaitaire de la location est de …………… €, fixé pour toute la période du camp.

Cas 3 : le prix de la location est de ………….. € par nuit et par personne. Le nombre estimatif de personnes présentes pendant la période du camp est de ................ Ce nombre pourra être revu au premier jour de la période du camp. Le prix est donc fixé à ................ €.

DISPONIBLE

Oui Non Prix

• le gaz

• l’électricité

• le chauffage mazout / charbon

• l’eau

• le téléphone

• le bois pour le feu

• le bois pour la construction

• les taxes communales éventuelles

• déchets : sacs poubelles communaux

• les déchets : tri sélectif

• autre :

• autre : .............................................

Au cas où le bailleur manque à son obligation de délivrance exclusive de l’immeuble, il sera redevable envers le locataire, outre le remboursement de l’acompte éventuellement perçu, d’une indemnité minimale irréductible équivalent à :

• 50 % du prix de la location s’il en a informé le locataire 6 mois minimum avant la prise de cours de la location, soit le début de la période du camp ;

• 100 % du prix dans les autres cas.

Si le locataire justifie d’un préjudice supérieur, le bailleur sera tenu de l’indemniser intégralement.

Art 3. MODALITÉS DE PAIEMENT

Un acompte de ……………€ est versé par le locataire lors de la réservation de l’immeuble. Celui-ci ne sera pas remboursé en cas de désistement du locataire après le …..………/…..……../…..…….. Le bailleur s’engage à louer l’immeuble mentionné ci-dessus au seul locataire précédemment cité pendant la période du camp. À défaut, l’acompte sera remboursé au locataire sur le compte n° ……………………………

Le montant de la location de l’immeuble ou son solde est versé au plus tard à la fin de la période du camp, le jour du départ, le …..………/…..……../…..…….. ou le …..………/…..……../…..…….. sur le compte numéro :

Art. 4 – ASSURANCES, ACCIDENTS, RESPONSABILITÉS, UTILISATION ET ENTRETIEN

a) Responsabilité

Le locataire est responsable de l’immeuble (bâtiment(s) ou partie de bâtiment(s), terrain en plein air, champ, mis en location, que ce soit gratuitement ou moyennant le paiement d’un loyer, pour toute la durée de la période du camp.

b) Accidents

Le locataire signalera immédiatement tant au bailleur qu’aux Guides tout accident intervenu à l’immeuble (feux, inondations, dégâts matériels, autre).

c) Assurances

a. Assurance incendie (et abandon de recours)

Pendant toute la durée du présent contrat, soit la période du camp, le locataire sera assuré pour la responsabilité civile pouvant lui incomber en cette qualité, en vertu de l’article 1733 du Code civil, en cas de dégâts matériels aux biens meubles ou immeubles appartenant au bailleur ou à des tiers, occasionnés par incendie, y compris le feu, l’explosion et la foudre, heurt des biens assurés, dégradations immobilières causés par des voleurs, action d’électricité, attentats et conflits de travail.

Le locataire a souscrit à un contrat d’assurance incendie sous le numéro AXA. n° 730.621.474(AXA).

Le bailleur a souscrit ou souscrira, le cas échéant, à un contrat d’assurance incendie contre les risques d’incendie et d’indisponibilité de l’immeuble

L’assurance souscrite par le bailleur sera une assurance globale et complète avec couverture vis-à-vis des tiers (un voisin, par exemple), couverture en valeur de reconstruction avec la mention que le locataire (et ses affiliés) est (sont) bénéficiaire(s) de la police. Le bailleur s’engage à tenir le locataire au courant des avenants introduits dans la police et de lui fournir une attestation ou une preuve du paiement de la prime.

D’une part, le locataire (en sa qualité de preneur d’assurance) et sa compagnie d’assurance renoncent à tout recours qu’ils pourraient exercer contre le bailleur pour les dégâts causés par le feu ou pour les autres garanties mentionnées dans le contrat d’assurance incendie, dans les limites et conformément aux articles 2, 3 et 4 dudit contrat. Cette renonciation au recours n’a pas d’effet en cas de malveillance ou d’acte intentionnel, ou dans la mesure où le responsable (le bailleur) est effectivement garanti par une assurance couvrant sa responsabilité ou dans la mesure où le responsable peut exercer lui-même un recours contre tout autre responsable.

D’autre part, le bailleur et sa compagnie d’assurance renoncent à tout recours qu’ils pourraient exercer contre le locataire. Cette renonciation au recours n’a pas d’effet en cas de malveillance ou d’acte intentionnel, ou dans la mesure où le responsable (le locataire) est effectivement garanti par une assurance couvrant sa responsabilité ou dans la mesure où le responsable peut exercer lui-même un recours contre tout autre responsable.

b. Assurance responsabilité civile

En outre, le locataire aura souscrit (et sera en ordre d’affiliation), par l’intermédiaire de la Fédération des Guides Catholiques de Belgique, à une assurance en responsabilité civile couvrant tous les risques et dangers liés au camp, pendant la période du camp, du chef de dommages causés à des tiers et imputables au Groupe locataire, du fait des activités exercées par le Groupe locataire pendant la période du camp, en vertu des articles 1382 à 1386bis du Code civil.

Le locataire a souscrit un à contrat d’assurance responsabilité civile sous le numéro : 7055885410123 (AXA Belgium S.A.).

d) Utilisation et entretien de l’immeuble

L’entretien de l’immeuble durant la période du camp est à charge exclusive du locataire, qui devra utiliser et entretenir l’immeuble suivant la notion juridique de « bon père de famille ».

Le locataire veillera à maintenir l'immeuble en bon état de propreté et d’entretien. Il veillera à l’enlèvement des immondices conformément aux règlements communaux en matière de tri et recyclage des déchets : ramassage total / collecte sélective / parc container - telles que communiquées par le bailleur et interdira expressément que des déchets ne soient déposés ou abandonnés en un endroit quelconque.

Le locataire s’engage à respecter la quiétude du voisinage et prendra les mesures nécessaires pour empêcher les nuisances sonores et notamment la diffusion de musique trop forte du fait de l’utilisation de hauts-parleurs et mégaphones, plus particulièrement entre 22h et 7h, lorsque l’immeuble se situe dans les zones d’habitation.

Le bailleur veillera à fournir au locataire, avant le début de la période du camp, les informations nécessaires eu égard aux lieux loués, notamment, l’alimentation en eau potable et les installations sanitaires et culinaires, les moyens de lutte contre l’incendie (emplacement des extincteurs), les endroits où peuvent être allumés des feux de camp, l’endroit et les horaires pour l’enlèvement des immondices, l’utilisation de la forêt, l’adresse et le numéro de téléphone des personnes et services de secours, médecin, police et Administration des Eaux et Forêts (notamment l’agent forestier compétent), situés dans les environs.

Art. 5. ÉTAT DES LIEUX

Les parties contractantes décident de compléter le formulaire État des lieux de début de camp et le formulaire État des lieux de fin de camp ci-annexés.

Une garantie éventuelle de …………………… € sera versée contre un reçu, dument daté et signé par le bailleur le jour de l’arrivée, et sera remboursée par le bailleur le jour de départ du Groupe locataire.

L’immeuble (bâtiment(s) ou terrain) sera rendu par le locataire dans l’état où il a été trouvé.

Les dégâts éventuels seront constatés au plus tard le jour du départ du Groupe, à la fin de la période du camp. En ce qui concerne l’utilisation des terrains (prairies), ceux-ci devront être dégagés de tous les matériaux qui auront été utilisés par le locataire

Les emplacements de feux et autres trous creusés pour les besoins du camp doivent être comblés et les immondices et autres déchets consécutifs à la période du camp, enlevés.

Art.

6. CLAUSES PARTICULIÈRES

Le bailleur souhaite attirer l’attention du Groupe sur les points suivants :

Le bailleur s’engage à terminer les différents travaux tels que définis dans le formulaire Détail des aménagements, avant le début de la période du camp et débarrasser le chantier des éléments susceptibles de mettre en péril la

sécurité physique et matérielle des participants comme le ferait un « bon père de famille ». (Remplir Détail des aménagements en annexe si nécessaire).

Art.7. DIFFUSION DE DONNÉES

Le bailleur donne son accord à ce que les informations concernant son endroit de camp (adresse, type : prairie/bâtiment, contacts du propriétaire) soient signifiées auprès de la commune, la base de données des Guides, puis répertoriées par l’ASBL Atouts Camps, cela uniquement sur demande effectuée auprès des Guides Catholiques de Belgique ASBL L’ASBL Atout Camps étant mandatée par la Région wallonne pour répertorier les endroits de camps de qualité.

Art

APPLICATION DES LOIS ET TERRITORIALITÉ

Les droits et devoirs réciproques des parties sont fixés par le présent contrat, complété par les lois belges pour tout ce qui n'y est pas précisé.

Seules les locations de bâtiment(s) ou partie de bâtiment(s) ou terrain(s) situés en Belgique peuvent faire l’objet du présent contrat.

Art 9. ARBITRAGE

Les parties marquent dès à présent leur volonté commune de régler rapidement et via une procédure simple tout conflit susceptible de surgir entre elles. En conséquence, tout différend relatif au présent contrat et toutes ses suites sera arbitré par la Chambre d'Arbitrage et de Médiation ASBL, sise Rue des Chandeliers, 18 - 1000 Bruxelles N° d'entreprise : 458348655 – Téléphone : 02.511.39.90 - téléfax : 02.513.63.29 (info@arbitrage-mediation.be –www.arbitrage-mediation.be), conformément à son règlement.

Fait en double exemplaire à ……….…….............…………… le ……………..............…………, chacune des parties déclarant en avoir reçu un.

Art 10. SIGNATURES Le bailleur

ANNEXES

Annexe 1 : Détail des aménagements à effectuer par le bailleur

Annexe 2 : État des lieux du début de camp

Annexe 3 : État des lieux de fin de camp

* Le contrat est également valable pour les weekends ** Le signataire doit être majeur *** À télécharger sur www.myguides.be

locataire**

Attestations

Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une attestation à un parent, un employeur, le propriétaire d’un endroit de camp…

Les Attestations d’appartenance au Mouvement sont à télécharger dans SCRIBe.

Dès la fin de ton camp, distribue aux parents l’Attestation mutuelle Elle leur permet de récupérer une partie des frais du camp. L’Attestation est téléchargeable dans SCRIBe et sous format word sur notre site www.guides.be.

Farde à formulaires Animateur Horizon-Route

Cette Farde à formulaires contient les formulaires officiels, à photocopier et utiliser tout au long de l’année, ainsi que l’explication des démarches administratives Guides. Elle te soutient dans la gestion de ton animation.

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.

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