Farde à formulaires Staff d’Unité
Sommaire
Introduction
En tant que membre d’un Staff d’Unité, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et merci à toi !
Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc.
Pour t’aider, appuie-toi sur les publications que les Guides te proposent. Notamment, tu trouveras dans cette farde des informations sur l’ensemble des tâches administratives d’une année Guide.
Les formulaires de cette farde sont à la base destinés aux Animateurs. Certains sont là pour t’informer des démarches qu’ils doivent remplir, d’autres te concernent aussi. Dans cette version qui t’est destinée, nous avons ajouté des formulaires et du texte qui concernent uniquement les Staffs d’Unité.
Le site www.guides.be complète cette farde
Tu y retrouveras :
• la totalité des formulaires à télécharger ;
• le détail des démarches et des informations complémentaires pour chaque formulaire ;
• les modes d’emploi et les tutoriels vidéo pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.
Une farde à partager
C’est le Chef d’Unité qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion des comptes en banque, etc.).
Photos de couvertures : Université
Photo pages 2-3 : Université
Photo 4e de Couverture : Formation
Tous les formulaires en un coup d’œil
Où se trouvent les formulaires ?
Disponible en papier dans cette farde
Disponible dans la bibliothèque de notre site
• Fiche d’inscription
• Fiche santé
• Protection de la vie privée
• Droit à l’image
• Autorisation parentale
• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident
• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique
• Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès de la banque CBC
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès d’une banque autre que la CBC
• Fiche Partenaire pour un camp à l’étranger
• Demande d’assimilation comme Animateur breveté
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités
• Demande d’analyse d’eau
• Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire
• État des lieux de début et de fin de camp
• Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment
• Engagement et préparation de camp Horizons-Routes + canevas
• Préparation de camp Nuton-Lutin-Aventure + canevas et annexes
• Préparation et Évaluation de stage pratique
• Demande de cotisation sociale
• Bilan financier annuel de l’Unité
• Formulaires UniFor : tu les recevras dès ton annonce d’une UniFor sur SCRIBe
• Assurance omnium (dégâts matériels dans les voitures)
• Attestation mutuelle
• Assistance à l’étranger
Disponible dans SCRIBe
Disponible sur le site d’un de nos partenaires
• Déclaration de camp
• Listings de tes Groupes
• Attestation de frais de garde d’enfants de moins de 14 ans (réduction d’impôt)
• Attestations d’appartenance au Mouvement
• Dossier de camp à l’étranger
• Demande de subsides pour les camps auprès de l’ONE
• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de la FW-B à Naninne (cpm.mouvementsdejeunesse.be)
Administratif
Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé les documents à faire compléter par ceux-ci en début d’année.
Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.
Formulaires à compléter par les parents
Formulaire
À conserver par les Groupes
Fiche santé
Quand ?
En début d’année Guide.
Autorisation parentale
Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident
À envoyer au Carrick
Droit à l’image
Protection de la vie privée
À conserver par le G roupe ou l ’ u nité
Fiche d’inscription
En début d’année Guide.
En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre.
Pourquoi ?
Elle reprend les informations du dossier santé de l’enfant et sera présentée au médecin consulté lors du camp, d’une réunion, etc. Elle est à détruire à la fin du camp si aucun dossier n’est ouvert.
Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp.
Les Guides ont souscrit à une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.
Les photos prises pendant les activités Guides sont considérées libres de droits pour les outils de communication des Guides. Cependant, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation d’une photo d’eux au moyen de ce formulaire.
Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.
Ce formulaire est destiné à l’Animateur de Groupe ou un membre du Staff d’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.
• Par choix pédagogique, nous n’acceptons pas l’incription des enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours. Même pour le camp, un weekend, une réunion.
• Tu gères les données personnelles des membres de tes Groupes. Utilise-les uniquement dans le cadre de tes fonctions Guides (listings dans SCRIBe, communications vers les parents, etc.) et ne les transmets jamais à des personnes tierces. À la fin de ta mission, supprime ces données de ton listing de contacts (papier et numérique).
• Chaque membre de notre Mouvement a le droit de consulter, rectifier ou effacer ses données personnelles sur simple demande à privacy@guides.be. Présente aux parents les formulaires Protection de la vie privée et Droit à l’image afin que leur volonté à ce sujet puisse être respectée. Réfère-toi à la Charte de la protection de vie privée des Guides, disponible dans les mentions légales de notre site www.guides.be.
Les listings de ton Unité
Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. Le Staff d’Unité n’a accès qu’à son Unité.
Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides. be et clique sur « (ré)obtenir un mot de passe ».
Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur notre site afin de mettre à jour tes listings pour le 15 novembre au plus tard
Si un Groupe se dissout ou si tu crées un nouveau Groupe, il est nécessaire de prévenir la Région et les Guides (scribe@guides.be).
• Toutes les informations demandées sont importantes dans SCRIBe. Aide-toi du formulaire à compléter par les parents pour les récolter. Sois particulièrement attentif à l’adresse postale et aux coordonnées des Animateurs, elles doivent être complètes.
• Quand un nouveau membre rejoint l’un de tes Groupes, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré.
• Les listings de tes Groupes doivent être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.
• C’est le Carrick qui met à jour le listing du Staff d’Unité après chaque élection. Tout changement dans ton Staff en cours d’année est à signaler à l’adresse scribe@guides.be.
Gestion
financière
Compte en banque
Pour gérer l’argent de l’Unité et des Groupes, l’ouverture de comptes en banque et la mise à jour des signataires de ceux-ci sont nécessaires.
Notre Mouvement a signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir des comptes dans cette banque.
Retrouve toutes les informations nécessaires sur les formulaires d’ouverture ou de modification d’un compte bancaire.
Important !
• Lors de tout changement dans un Staff de Groupe ou d’Unité, veille à mettre en ordre les signataires des comptes via le formulaire de demande de modification d’un compte (CBC ou autre). Envoie ce formulaire dument rempli à l’adresse info@guides.be.
• Un compte bancaire doit être ouvert pour personne morale et non pour personne physique. C’est-à-dire qu’un compte ne peut être ouvert avec un nom propre, mais bien avec le nom du Groupe ou de l’Unité (ex. : 10e Unité Nord).
• Seules des personnes faisant partie du Mouvement peuvent avoir accès à un compte de Groupe ou d’Unité. Tes listings doivent donc être en ordre dans SCRIBe.
Les cotisations
Au début de chaque année Guide, nous demandons à chaque Animé et encadrant de l’ASBL de payer une cotisation. Le type de cotisation qui sera payée doit être encodé dans SCRIBe lorsque tu mets à jour les listings. Retrouve les différents tarifs de cotisations sur guides.be : Accueil > Animateur > Administratif > Montant des cotisations.
Points d’attention :
• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.
• Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous, mais tu dois quand même les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.
• Tu recevras trois factures au cours de l’année Guide : une facture d’acompte en octobre ; une facture en fonction de ce que tu auras encodé dans SCRIBe en janvier ; une facture de clôture en aout.
• Payer la cotisation c’est : adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; être assuré pendant les activités Guides ; recevoir les informations et les revues du Mouvement.
Nos activités doivent être accessibles à tous
Au moment de demander le paiement de la cotisation aux parents, certains Groupes et Unités ajoutent des frais au profit du Groupe ou de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant total demandé reste raisonnable.
La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un membre. Si un cas se présente dans ton Groupe, informe ton Chef d’Unité. Si ni les finances de l’Unité ni les finances de la Région ne peuvent aider à payer sa cotisation, le Chef d’Unité introduira au Carrick une demande de cotisation sociale via le formulaire du même nom avant le 15 décembre.
Comptabilité de l’Unité
Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les Groupes et des finances propres à l’Unité. Selon les Unités, différentes façons de s’organiser existent. Peu importe la formule choisie, une règle est à respecter : la transparence et la rigueur dans la gestion des recettes et des dépenses.
À la convenance de l’Unité, les comptes d’Unité se font sur l’année civile (janvier à décembre) ou sur l’année Guide (du 1er septembre au 31 aout). Chaque année, selon la date convenue avec la Région, le Staff d’Unité envoie le récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année passée à la Région.
Assurances chez
les Guides
Les Guides ont souscrit à une assurance en faveur de tous les membres de l’ASBL en ordre de cotisation. Celle-ci couvre les incendies et les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps. Notre assurance RC Accident est valable dans le monde entier.
La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique.
Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés.
Notre courtier est CI Assurances S.A.
Les assurances complémentaires ou facultatives
• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident. Prix : voir sur le formulaire.
• Pour toute question concernant les assurances : assurances@guides.be – 02/538.40.70.
• Chaque nouveau membre est assuré gratuitement pendant trois réunions.
Les assurances comprises dans la cotisation
• Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123)
• Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123)
• Jusqu’à la fin du mois de décembre 2024, assurance RC incendie locaux des Unités et leur contenu (occupation temporaire comprise) (police AXA n° 730621474). Pour les couvertures s’appliquant à partir du 1er janvier 2025, consulte la page « Assurances » de notre site Internet : guides.be > Staff d’Unité > Administratif > Assurances.
• L’assurance omnium (dégâts matériels pour 2 voitures maximum/2 conducteurs maximum) pour les voitures pendant les camps (police AXA n°623129717). Prix : compris dans la cotisation. Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs sans devoir se signaler dans SCRIBe. Voir aussi la partie sur « Les camps d’été ».
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités.
Elle comprend :
1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ;
2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ; 3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras...).
Souscription via le formulaire Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités à télécharger sur guides.be. Prix : sur demande explicite, tu recevras un devis de notre courtier. Sinon, la facture te sera directement envoyée.
• Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA Assistance n°888888). Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe.
Prix :
- camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation annuelle ; - camps en dehors de l’Europe et du Maghreb : 21 euros par personne.
Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe.
Journée d’Ouverture
Déclaration d’accident
Quand faut-il la remplir ?
En cas d’accident corporel d’un membre du Groupe et/ou de lunettes endommagées, même si ça te semble sans gravité.
Déclaration de sinistre
Quand faut-il la remplir ?
Par ce document, signale tout autre sinistre (incendies, dégradation, etc.) à l’adresse assurances@guides.be. Détaille les circonstances de l’incident. Envoie des photos si possible.
Recommandations préalables !
• Les Animateurs emporteront des Déclarations d’accidentet des Déclarations de sinistre vierges à chaque réunion, weekend et au camp. S’ils quittent le local ou l’endroit de camp, ils les mettront dans leur sac à dos.
• La Déclaration d’accident accompagne toujours une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital.
• Toutes les questions posées ont leur importance, il est donc nécessaire d’y répondre clairement. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier.
• L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques.
La déclaration d’accident est valable à l’étranger, car nos membres sont couverts par l’assurance accident dans le monde entier.
• Cependant, elle couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations.
• Si les intendants et/ou invités sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les Scouts & Gidsen Vlaanderen ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident.
Garde une copie de tout document envoyé.
À remplir par les parents.
Destinataire : le Staff d’Unité ou l’Animateur chargé de mettre à jour les listings dans SCRIBe
Quand l’utiliser ? Dès qu’un nouveau membre rejoint ton Groupe.
IMPORTANT :
Ce formulaire a pour but de t’aider à récolter les informations auprès des parents pour ensuite les encoder dans SCRIBe. Ne le renvoie pas au Carrick. Garde-le !
Nous n’acceptons pas l’inscription d’enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours.
FICHE D’INSCRIPTION (ANIMÉ OU ANIMATEUR)
Branche : Nuton Lutin Aventure Horizon Route Intrépides
Identité de l’Animé/Animateur
Nom : Prénom :
Adresse complète :
Date de naissance : ………/………/…………
Sexe : F M Autre
GSM : E-mail :
Totem : Quali :
Famille (contact)
Parent 1 (ou tuteur légal)
Nom : Nom :
Prénom :
Téléphone :
Parent 2
Prénom :
Téléphone :
GSM : GSM :
E-mail : E-mail :
Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur : Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur :
Autre contact en cas d’urgence et en l’absence des parents ou du tuteur légal
Nom et prénom
Lien (famille, voisin…)
Nombre de personnes habitant sous le même toit et inscrites chez Les Guides : …………….. chez Les Scouts : ……………..
Par la présente, je donne mon consentement explicite à l’ASBL Les Guides, pour le traitement de mes données à caractère personnel (ou celles de la personne mineure dont je suis le représentant légal) concernant l’organisation des activités du Mouvement La Charte de protection de vie privée peut être consultée dans la section des mentions légales sur www.guides.be
Date :…………………………………………
Signature : ………………………………………………………..
À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur
À remplir par les parents (ou un médecin) qui la donnent au Responsable du Groupe
À conserver dans le dossier du Groupe et à emporter lors de chaque activité Guide.
À montrer au médecin ou à l'hôpital dès que c'est nécessaire.
À remplir au début de chaque année Guide et à réactualiser avant le camp si nécessaire.
FICHE SANT É - Confidentiel
Note préalable : les informations ci-dessous seront utilisées pour le suivi journalier de votre enfant et sont réservées à une utilisation interne par les Animateurs et, le cas échéant, par les prestataires de santé consultés. Conformément à la loi sur le traitement des données personnelles, vous pouvez les consulter et les modifier à tout moment. Ces données seront détruites un an après le séjour si aucun dossier n’est ouvert.
Identité de l’enfant : Nom : .......
Adresse complète : ..............................................................................
Prénom : ........... ................. : Date de nais. : .........
Unité Guide (Région, n°, nom) : .
Médecin traitant : Nom : .......................................................... ................................ : Tél. :
Où joindre les parents ou le tuteur ou le responsable légal ?
Personne 1
Nom : ..........................................................
Lien de parenté : ...........................................................
Période du ................ au ...............................................
Et du ......................... au ...............................................
Tél. : ..............................................................................
GSM : ............................................................................
E-mail : ..........................................................................
Remarque(s) : ................................
Personne 2
Nom :
Lien de parenté : ..........................................................
Période du ................ au ..............................................
Et du ......................... au ..............................................
Tél. : .............................................................................
GSM : ...........................................................................
E-mail : .........................................................................
Remarque(s) : ................................
Personne à joindre en cas d’absence de ces deux personnes
Nom : ........................................................ Lien de parenté : ............................................ Tél. : ........................................................................
E-mail : ..........................................................................
Groupe sanguin : Poids de l'enfant : Date du dernier examen médical scolaire : ............./... ......./.
Y a-t-il des remarques concernant sa participation à certaines activités (sport, camp, jeux...) ? OUI — NON Lesquels et pourquoi ?
L'enfant sait-il nager ? OUI — NON Peut-il participer sans inconvénients aux baignades ? OUI — NON
L’enfant est-il en situation de :
Diabète OUI — NON Mal des transports OUI — NON Handicap mental OUI — NON* Asthme OUI — NON Affection cardiaque OUI — NON Handicap moteur OUI — NON* Épilepsie OUI — NON Affection cutanée OUI — NON Autre(s) : …………………………………………………………… Somnambulisme OUI — NON Rhumatisme OUI — NON (* Si oui, complétez l’annexe destinée aux personnes en situation de handicap.)
Maladie(s) antérieure(s) de l’enfant et/ou opérations subies : .................................................................................................
A-t-il été vacciné contre le tétanos ? OUI — NON En quelle année ? … Dernier rappel le : …..../….…/…...…
Votre enfant se lave-t-il tout seul ? OUI — NON Est-il sensible aux refroidissements ? OUI — NON
Est-il vite fatigué ? OUI — NON Est-il incontinent ? OUI — NON
Est-il allergique à l’iode ? OUI — NON
Est-il allergique à des médicaments ? OUI — NON Lesquels ?
Votre enfant doit-il prendre des médicaments ? OUI — NON Lesquels ? Quand ? En quelle quantité ? :
Est-il autonome dans la prise de ces médicaments ? OUI — NON
Est-il allergique à certaines matières ou aliments ? OUI — NON Si oui, lesquels et quelles en sont les conséquences ?
Votre enfant suit-il un régime alimentaire ? Y a-t-il des précautions à prendre quant à son alimentation ?
Si c’est une fille, est-elle réglée ? OUI — NON Y a-t-il des observations à ce sujet ?
Autres renseignements concernant votre enfant que vous jugez importants à signaler aux Animateurs (problèmes de sommeil, incontinence nocturne, problèmes psychiques ou physiques, port de lunettes ou appareil auditif, etc.) :
Pour toi, Animateur : fais remplir cette fiche et prends le temps de discuter avec les parents. Présente-la au médecin consulté lors du camp ou toute autre réunion Guide... Il peut ainsi prendre connaissance de certains antécédents et éventuellement contacter soit les parents soit le médecin traitant de l’enfant. Il peut ainsi indiquer sur ce formulaire son avis et les prescriptions à suivre. Dans ce cas, cette fiche sera remise aux parents à la fin du camp pour leur permettre de prendre les dispositions adéquates. Les autres fiches seront détruites à la fin de chaque année Guide (fin du camp).
Informations importantes pour les parents : ce questionnaire doit être complété par vous-même ou par un médecin. Il est important de nous donner ces renseignements afin que votre enfant retire le maximum de plaisir de sa participation à nos activités et à son camp.
Les Animateurs disposent d’une trousse de premiers soins. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, ils peuvent administrer les médicaments* cités ci-dessous, et ce, à bon escient.
Nous vous rappelons qu’il est nécessaire de tenir informés les Animateurs s’il y avait une évolution d’ordre médical entre le moment où vous avez rempli cette fiche et les activités.
*du Paracétamol ; de la crème à l’arnica ; de la crème ou un spray anti-piqure d’insecte ; antiseptique pour le soin des plaies ; gel cicatrisant pour soigner les brulures
« Je marque mon accord pour que la prise en charge ou les traitements estimés nécessaires soient entrepris durant le séjour de mon enfant par le Responsable du camp (ou du Responsable du Groupe lors de toute autre activité) ou par le service médical qui y est associé. J’autorise le médecin local à prendre les décisions qu’il juge urgentes et indispensables pour assurer l’état de santé de mon enfant, s’il s’agit d’une intervention chirurgicale. »
« I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible for the camp or its medical service may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, in case of surgery. »
Date et signature du parent ou responsable légal de l’enfant : ………………………………………………………………………….
Nom, prénom, date et signature de la personne qui a rempli ce formulaire :
À remplir par le(s) médecin(s) qui est(sont) intervenu(s) pendant le camp, le hike, etc.
Nom(s) et téléphone(s) du (des) médecin(s) consulté(s) lors du camp, du hike, etc. : .........................................................................................
Soins prodigués :
Avis et prescriptions à suivre : ............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................
Date et signature du(des) médecin(s) : Emplacement pour une vignette de la mutuelle.
Ne pas coller complètement
Emplacement pour une vignette de la mutuelle.
Ne pas coller complètement
Pour les personnes en situation de handicap Pour les personnes en situation de problème comportemental
Pourriez-vous expliquer brièvement en quoi consiste le handicap de votre enfant ?
Que souhaitez-vous nous transmettre à propos de votre enfant qu’il est important que nous sachions ?
Doit-on être vigilant par rapport à certaines choses ? .............................................................................................................................................
En ce qui concerne la motricité
Peut-il se déplacer seul ? OUI — NON avec une tribune ou un déambulateur ? OUI — NON en prenant des points d’appui ? OUI — NON en voiturette ? OUI — NON
A-t-il des troubles de l’équilibre (chutes fréquentes), des difficultés à se déplacer ? OUI — NON Quelle durée ou quelle distance peut-il parcourir lors d’une promenade ? Durée : Distance :
A-t-il tendance à fuguer OUI — NON ; faut-il le tenir par la main en promenade ? OUI — NON
Y a-t-il des choses particulières auxquelles porter attention ? ..................................................................................................................................................................................................................................
En ce qui concerne la communication
A-t-il des difficultés d’expression ? OUI — NON Comment se fait-il comprendre : des phrases, des gestes, des pictogrammes, les yeux, des signes de tête, des rires, des vocalises ?
Utilisez-vous un code particulier ? OUI — NON Si oui, décrire :
A-t-il des difficultés de compréhension ? OUI — NON
Exprime-t-il ses envies, ses émotions facilement ? OUI — NON Sait-il lire, écrire ? OUI — NON
En ce qui concerne l’alimentation
Mange-t-il seul ? OUI — NON
Faut-il couper la nourriture, la mixer ? OUI — NON
Comment boit-il ? (Entourez ce qui convient) : tout seul - accompagné - au verre - à la paille - avec un gobelet adapté
Quels sont ses plats préférés ?
Y a-t-il des aliments qu’il ne supporte pas ?
Y a-t-il des risques de fausse déglutition ? Faut-il épaissir les liquides ? ……………………………………………………………………………………………………………..
En ce qui concerne ses gouts, ses préférences
Quels sont les jeux, les activités qu’il aime ?
Quels sont les jeux, les activités qu’il n’aime pas ?
Quelles sont les choses qu’il réussit bien, qu’il apprécie ?
En ce qui concerne l’hygiène et la toilette
Sait-il aller seul aux toilettes ? OUI — NON
Souffre-t-il d’énurésie (pipi au lit) ? OUI — NON
Doit-il disposer de toilettes adaptées ? OUI — NON
Porte-t-il des langes la nuit/le jour ? OUI — NON
Sait-il se laver seul ? OUI — NON
En ce qui concerne l’habillement
Sait-il s’habiller tout seul ? OUI — NON
Sait-il choisir des vêtements adaptés aux conditions climatiques ? OUI — NON
Sait-il reconnaitre ses vêtements ? OUI — NON
En ce qui concerne le sommeil
Risque-t-il de tomber du lit ? OUI – NON
A-t-il besoin d’aide pour sortir du lit ? OUI – NON
Peut-il dormir sous tente ? OUI – NON
A-t-il besoin de dormir dans une tente spéciale ? OUI – NON
Sait-il utiliser un sac de couchage ? OUI – NON
A-t-il besoin d’une source de lumière pour dormir ? OUI – NON
Est-il somnambule ? OUI – NON
De combien d’heures de sommeil a-t-il besoin ? ………………………..
En ce qui concerne le comportement
Sait-il respecter des consignes ? OUI — NON
Lorsqu’il est en groupe, il faut faire attention à :
A-t-il des comportements qui peuvent être difficiles à supporter pour son entourage ? OUI — NON Si oui, lesquels : ........................................................................................................................................................................................................
Dans cette situation, il est préférable de :
Est-ce qu’il a des frayeurs, des peurs dans un certain contexte ? OUI — NON Si oui, lesquels :
Qu’est-ce qui le calme, l’apaise ?
A-t-il des rituels ? OUI – NON
Si oui, lesquels : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Présente-t-il des difficultés pour maintenir son attention pendant une activité ? OUI - NON
Combien de temps en moyenne peut-il maintenir son attention ? ………………………………………………………………………………………………………………………
En ce qui concerne l’aspect médical
Doit-il prendre des médicaments ?
— NON
Doit-on porter une attention particulière à un aspect spécifique ? OUI — NON
Reçoit-il des soins particuliers par des infirmiers ?
Est-il sensible au chaud et au froid ?
— NON
— NON
À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent et Animé/encadrant majeur.
À remplir et à signer par les parents ou les Animés/encadrants majeurs qui le désirent.
À renvoyer à privacy@guides.be
Quand ? Au début de chaque année Guide.
Pour en savoir plus : Charte de protection de la vie privée sur www.guides.be.
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Opposition à la diffusion de données personnelles
Les informations relatives aux Animés et encadrants Guides sont reprises dans SCRIBe, la base de données de l’ASBL et ne sont utilisées qu’au sein de celle-ci.
L’ASBL se réserve cependant le droit de communiquer des informations aux organismes avec lesquels elle est liée pour autant que cette communication soit en accord avec l’objet social de notre association.
Les Guides considèrent que le consentement des parents de nos membres mineurs et des Animés/encadrants majeurs a indubitablement été donné via l’inscription en tant que membre. Cependant, ceux-ci ont l’occasion de s’opposer à la diffusion des données au moyen du formulaire ci-dessous.
Nous informons l’ensemble de nos membres qu’ils disposent d’un droit d’accès et de rectification des informations les concernant sur simple demande à privacy@guides.be.
Je soussigné(e) : ...........................................................................................................
père mère tuteur/responsable légal Animé majeur encadrant majeur
m’oppose à la communication et à la diffusion par l’ASBL Les Guides, même à des tiers qui respectent son objet social, des données relatives à :
Prénom et nom : .............................................................................................................................................................
Rue et numéro :
Code postal et localité : faisant partie de l’Unité de : ……............................................................……………. (nom de l’Unité) …......……… (n°) …………………........……………………….. (Région).
et dont l'Animateur Responsable* est :
Date : …………./…………./………….
Signature :
* À compléter par l'Animateur Responsable du Groupe avant de photocopier
À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent et Animé/encadrant majeur
À remplir et à signer par les parents et Animés/encadrants majeurs qui le désirent.
À renvoyer à privacy@guides.be
Quand ? Au début de chaque année Guide.
DROIT À L’IMAGE
Les photos prises pendant les activités Guides sont considérées libres d’utilisation par la Fédération pour les outils de communication des Guides : application MyGuides ou journaux d’Unité, revues, réseaux sociaux, publications pédagogiques, etc.
L’utilisation de ces images n’a d’autre but que d’illustrer les projets et activités du Mouvement organisés par les Guides ou par un partenaire du Mouvement
Cependant, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à cette utilisation au moyen du formulaire ci-dessous.
Nous invitons les parents et les Animés/Animateurs majeurs qui ont fait ce choix, à en informer, dès la première réunion, les Animateurs du Groupe auquel appartient l’Animé/l’ Animateur afin que les photos de celui-ci ne soient ni envoyées à la Fédération ni publiées sur un quelconque support.
Je soussigné :
père mère tuteur/trice Animé majeur encadrant majeur
m’oppose à l’utilisation, par l’ASBL Les Guides, de l’image de :
Prénom et nom :
Rue et numéro :
Code postal et localité : .................................................................................................................................................. faisant partie de l’Unité de : ……............................................................……………. (nom de l’Unité) …......……… (n°) …….. (Région).
et dont l'Animateur Responsable* est :
Date et signature : ……………………..………………………………………………
* À compléter par l'Animateur Responsable du Groupe avant de photocopier
Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés (en situation de handicap), y compris les Animateurs, invités et intendants.
À remplir et à signer par les parents.
Quand ? À l’inscription du membre
À donner à l'Animateur Responsable du Groupe.
Document à emporter au weekend, camp, etc.
Pour en savoir plus : Carnet de camp
AUTORISATION PARENTALE
Coordonnées de l’Animateur Responsable du Groupe*
Prénom, nom :
Adresse complète :
Région : ............................................ Unité : .................................. Groupe : .....................................
Je soussigné (prénom, nom) : ..............................................................................................................
père mère tuteur/responsable légal
autorise (prénom, nom) : à participer aux activités Guides : réunions, weekends, camps, etc.
Durant ces périodes :
je le place sous l’autorité et la responsabilité de ses Animateurs ;
je marque mon accord pour que soient administrés, uniquement en cas de nécessité, les médicaments repris de manière exhaustive dans la Fiche santé ;
si son état de santé réclamait une décision urgente et à défaut de pouvoir être contacté personnellement, je laisse toute initiative au médecin ou au chirurgien ;
en cas d’arrêt inopiné d’une activité ou du camp, si le Staff n’arrive pas à me joindre, j’autorise le Staff à confier mon enfant à (nom, prénom + lien parental : tante, oncle, ami, etc.) :
Date et signature du parent/tuteur/responsable légal :
* À compléter par le Staff avant de photocopier.
Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés, y compris les Animateurs, invités et intendants.
À remplir et à signer par les parents.
Quand ? Avant le camp à l’étranger.
À faire légaliser par la commune.
À donner à l'Animateur Responsable du Groupe.
Document à emporter en camp.
Pour en savoir plus : Carnet de camp
Parental authorisation for a stay abroad
The undersigned (father/mother/guardian) :
gives hereby permission to :
to stay at (city) : in (country) : ……………………………………………………………………………………………………………………… accompanied by* : ................................................................................................... from ........... until
During the above-mentioned period :
she/he will be under the authority and responsibility of her/his Staff.
I agree that only the drugs listed on the medical card may be given, exclusively when required.
I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible leader of the camp or the medical service referred to may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, even in case of surgery.
In case of unexpected end of the camp, if I can’t be reached by the Staff, I entitle a member of her/his Staff to leave my child to Mobile number .....................................
Date and signature :…………………………………………………………………………………………….
* Leader in charge of the camp
Signature legalised by the City Hall
À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur.
À remplir et à signer par les parents qui le désirent.
À renvoyer à info@guides.be.
Quand ? En début d’année Guide ou lors de l’inscription courant de l’année.
INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE
SUITE À UN ACCIDENT
Les Guides ont souscrit auprès d’AXA Belgium SA une police d’assurance complémentaire (facultative) à laquelle peuvent adhérer les membres qui le souhaitent. Cette police a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire.
Les assurés ont le choix entre deux modalités :
- Prime annuelle de 3,28 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 %.
- Prime annuelle de 8,69 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 % et pour un revenu de remplacement de maximum 12,39 € par jour d’incapacité temporaire totale ou partielle à partir du 31e jour qui suit l’accident, et ce, pour un an maximum. Cette formule s’adresse aux personnes exerçant une activité professionnelle.
Les parents sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.
L’assurance couvre l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Pour tout renseignement complémentaire, il est possible de contacter le Centre Interdiocésain (C.I) Assurances S.A au 02/509.97.75.
SOUSCRIPTION À L’ASSURANCE COMPLÉMENTAIRE
INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE SUITE À UN ACCIDENT
Prénom, nom de la personne à assurer (c'est moi-même - c'est mon enfant)* :
E-mail :
Adresse postale :
Date de naissanc e : …………./…………./………….
GSM/Téléphone :
Groupe (Région, Unité, Branche) : ........................................................................................................................................................................
Je soussigné : ………...... .................………….…..….…. m’engage, à payer la somme de :
- 3,28 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € OU
- 8,69 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € et un revenu de remplacement de 12,39 € maximum par jour d’incapacité totale ou partielle pour un an maximum,
endéans les 30 jours après réception de la demande de paiement
Date : …………./…………./………….
Signature
*biffer la mention inutile
Formation
Le stage
pratique
Un stage pratique dans le parcours de Formation d’un Animateur, est l’occasion d’expérimenter ce qu’il a appris en Formation.
Démarches pour valider un stage pratique :
• minimum un mois avant le stage pratique : l’Animateur rencontre son accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique C’est l’occasion pour l’Animateur de discuter de ses des objectifs ;
• maximum un mois après le stage pratique : l’Animateur organise une rencontre avec son accompagnateur et complète avec lui son Évaluation de stage pratique Ensemble, ils reliront les objectifs fixés avant le stage et évalueront leur réalisation.
• Si l’Animateur effectue deux stages pratiques, il doit rendre une Préparation et une Évaluation pour chaque stage.
• En Formation, l’Animateur recevra la Farde de l’Animateur en Formation. Celle-ci contient, entre autres, le formulaire Préparation et Évaluation de stage
Les sessions Organiser
de Formation une UniFor
Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande d’assimilation.
L’UniFor (l’Unité en Formation) est un weekend de Formation organisé par le Staff d’Unité pour les Animateurs. Il fait partie du parcours de la Formation d’Animateurs. Ce weekend est reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles et il peut être subsidié si un dossier est remis au Carrick.
Pour l’organisation du weekend, aide-toi de l’outil Organiser une UniFor ou contacte le Carrick (unifor@guides.be).
Comment faire reconnaitre une UniFor ?
• Minimum six semaines avant le weekend, annonce ton UniFor via SCRIBe.
• Maximum sept jours après le weekend UniFor, envoie ta liste de participants et ta liste de formateurs à unifor@guides.be.
Aide-toi des modes d’emploi SCRIBe.
Avant le weekend UniFor, tu recevras du Carrick des formulaires à compléter et à nous renvoyer au plus tard un mois après la Formation.
Conditions pour la reconnaissance d’une UniFor par
la FW-B
• Minimum 8 participants
• De 8 à 23 participants : minimum 2 formateurs (dont 1 breveté)
• De 24 à 31 participants : minimum 3 formateurs (dont 2 brevetés)
• De 32 à 40 participants : minimum 4 formateurs (dont 2 brevetés)
Dès que tu as annoncé ton UniFor, le service Appui-Formation du Carrick t’accompagnera pas à pas, tant au niveau des contenus et des méthodes de Formation que des démarches administratives.
Weekends et petits camps
Tout au long de l’année, déclare (ou demande à tes Groupes de déclarer) les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence.
Cela te permettra de télécharger l’Attestation de frais de garde d’enfants avec toutes les informations correctes depuis SCRIBe.
Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur notre site.
Transports
en commun
Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter tes Groupes pour les activités pendant l’année et pendant les camps.
Voici un schéma qui clarifie la procédure.
Tu as déjà ta carte
Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.
Tu n’as pas encore ta carte MOBIB
Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be.
Complète le formulaire sur le site des Guides : guides.be > Animateur > Les camps > Préparation logistique > Transports > TEC.
3. Commander tes titres de transport
Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité !
Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance
4. Bon voyage !
Valide ta carte dans les transports TEC.
Infos importantes
• La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et lors des congés scolaires.
• Tu dois utiliser les lignes et horaires existants.
• En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le groupe.
• La carte MOBIB coute 5 euros.
1. Posséder une carte MOBIB
2. Activer la gratuité
MOBIB
Les camps d’été
en Belgique Le camp se déroule
La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les trois étapes suivantes :
1. la Déclaration de camp
Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives aux camps.
2. la Préparation de camp
Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.
3. l’Engagement de camp
(Annexe de la Préparation de camp)
Signé par les Staffs, l’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise les Groupes à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp
Camps Horizons
Afin que ceux-ci se déroulent dans les meilleures conditions, assure-toi que l’Animateur Responsable a deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET que le Staff compte minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.
Administration du camp
Déclaration de camp
La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.
Pour faciliter cette tâche, le Carrick a créé un mode d’emploi et un tuto vidéo qui se trouvent sur https://www.guides.be/scribe.
Il est indispensable de la remplir pour que le Mouvement rassemble toutes les données qui concernent les camps.
Elles nous serviront à :
• demander les autorisations de circulation en forêt au DNF;
• prévenir la commune de la venue des Groupes sur son territoire ;
• soutenir nos Groupes avec la Cellule de Crise.
Préparation et Engagement de camp
Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche.
La Grille de lecture et le dossier Aide à la rédaction de la Prépa de camp t’accompagnent tout au long de ta relecture. Ils pointent les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-les sur www.guides.be.
La Préparation de camp doit être relue et validée par le Staff d’Unité, puis par la Région.
L’Engagement de camp est signé par le Staff de Groupe, le Staff d’Unité et le Cadre de Région. Chacun garde une copie.
Tu peux télécharger toutes les Déclarations de camp de ton Unité dans SCRIBe. Aide-toi du mode d’emploi ou du tuto vidéo disponibles sur notre site.
Logistique du camp
Endroit de camp
Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :
• la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ;
• le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe) ;
• l’État des lieux de début de camp ;
• l’État des lieux de fin de camp
La Fiche de visite
Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les Groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après, même si le lieu visité n’a pas servi.
Le Contrat de location
LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), et d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.
Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété.
L’État des lieux
Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Ils rempliront et signeront le formulaire du même nom.
Idem pour le dernier jour. Ils rempliront et signeront le formulaire État des lieux de fin de camp
Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de la FW-B à Naninne
Le Centre de Prêt de la FW-B à Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides.
Procédure pour faire une demande de matériel
Dès le mois de septembre, les Animateurs complètent en ligne le formulaire de demande de prêt qui se trouve sur la plateforme cpm.mouvementsdejeunesse.be.
Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire. Il le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) avant de le transmettre au Centre de prêt.
Celui-ci renverra au demandeur l’autorisation ou le refus. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquées sur le document d’autorisation.
À la recherche de tentes
Je n’ai pas de tentes
En Staff, estimez le nombre de tentes dont vous aurez besoin pour le camp.
Achète des tentes en passant par nos partenaires GN Products, CanvasCamp ou T-Eventrent. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région.
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Mes tentes sont abimées
Répare tes tentes. Utilise la liste de réparateurs proposée sur www.guides.be.
Envoie une demande de tentes à Naninne : rends-toi sur le site cpm.mouvementdejeunesse.be.
Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir !
• Évite les réservations de plus de 15 jours ou à cheval sur la mi-juillet.
• Réduis ton matériel au strict minimum et assure-toi de prévoir un véhicule assez spacieux que pour tout transporter.
Ma demande est refusée
Solidarité Tentes
Contacte les Guides, qui organisent chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).
Ma demande est refusée
• Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches…
• Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft.
• Achète des tonnelles, les prix sont de plus en plus démocratiques.
• Loge tes intendants dans de petites tentes igloos.
• Loue des tentes chez T-Eventrent à moindre cout.
Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été
L’Assurance omnium (dégâts matériels) permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le montant de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Ils peuvent y souscrire via la Déclaration de camp dans SCRIBe.
Les subsides de l’ONE
Journée d’Ouverture
• L’Assurance omnium couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges.
• Les Animateurs doivent y souscrire au moins 10 jours avant le départ. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs à condition d’avoir payé la cotisation annuelle.
• Les voitures en location ne bénéficient pas de l’Assurance omnium.
Location de véhicule
Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (19 plutôt que 25), l’absence de dépôt de garantie... Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).
Analyse d’eau
Les Animateurs peuvent demander au Service Public de Wallonie d’analyser l’eau de l’endroit de camp minimum trois semaines avant le camp. C’est gratuit !
L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à tes Groupes dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque Groupe à remplir les conditions qu’il définit.
Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme Centre de vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp).
Grâce aux informations transmises en déclarant les camps dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue des camps.
Le 30 septembre, le Carrick envoie à l’ONE les déclarations de camp dans lesquelles la case « Je souhaite introduire une demande de subsides via SCRIBe » a été cochée. Pour cette date, toute les informations nécessaires doivent donc avoir été encodées dans SCRIBe.
Le camp se déroule
à l’étranger
Retrouve ici les points qui viennent en supplément des procédures citées dans le chapitre « Le camp se déroule en Belgique ». En effet, les procédures décrites pour les camps en Belgique restent d’application à l’étranger.
Pour que ces camps se déroulent dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.
De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur Responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.
Dossier Camp à l’étranger
Ce dossier, à compléter dans SCRIBe, nous informe du projet et de la destination des camps.
Le Staff d’Unité le valide. Les Animateurs doivent compléter et surtout nous faire parvenir les formulaires qui le composent dans les délais indiqués.
Un camp hors Europe
Au plus tard le 1er décembre, les Animateurs doivent :
• compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;
• compléter et signer la fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe.
Au plus tard le 10 mai : demande à tes Horizons de nous envoyer l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle, si ta Chaîne (ou au minimum la moitié de celle-ci) n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides.
Un camp en Europe
Au plus tard le 1er mars :
• les Animateurs doivent compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIB ;
• les Chaines qui ont un partenaire complètent et signent la Fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe.
Assistance à l’étranger
Pour un camp hors Europe, nous conseillons aux participants n’ayant pas d’Assistance à l’étranger via leurs parents de souscrire à l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : 21 ¤/pers.
Pour un camp en Europe et au Maghreb :
• France, Luxembourg, Allemagne et Pays-Bas : privilégie la CEAM (Carte Européenne d’Assistance Maladie). Elle sera utile pour bénéficier des soins médicaux dont vous auriez besoin pendant le camp.
• Les autres pays de l’Europe et le Maghreb : en plus de la CEAM, et pour les membres qui n’auraient pas encore d’Assistance à l’étranger, les Guides t’en proposent une dont le prix est compris dans la cotisation. Encode ces participants dans SCRIBe.
Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été
L’Assurance omnium est valable à l’étranger dans les mêmes conditions que pour les camps en Belgique, mais uniquement pour les plaques belges et pas pour les véhicules de location..
La souscription à ces assurances se fait 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe. Les infos nécessaires se trouvent dans le Carnet de camp Horizon-Route.
L’Assistance à l’étranger comprend :
• l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ;
• la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ;
• le retour anticipé de l’assuré suite à un deuil familial ;
• les frais médicaux et chirurgicaux ;
• les frais d’hospitalisation ;
• les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ;
• en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.
• Si le dossier arrive au Service International après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe.
• Si la destination change, la procédure recommence.
Location de véhicule
Les voitures louées auprès d’Europcar peuvent partir à l’étranger sous les mêmes conditions que les voitures louées pour un camp en Belgique L’assurance Omnium mission n’est pas valable pour les véhicules de location.
Attestations
Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une Attestation d’appartenance au Mouvement à un parent, un futur employeur, aux propriétaires des endroits de camp… Tu peux la télécharger depuis SCRIBe pour un membre, un Groupe ou ton Unité.
En avril, distribue aux parents concernés l’Attestation de frais de garde d’enfants. Celle-ci leur permet de bénéficier d’une réduction d’impôt pour leur enfant de moins de 14 ans. Elle se télécharge depuis SCRIBe à condition d’avoir encodé les petits camps (weekends) et les camps d’été ainsi que les participants et présences à ces camps.
Dès la fin des camps d’été, distribue aux parents l’Attestation mutuelle. Elle leur permet de récupérer une partie des frais du camp.
Toutes ces attestations sont à télécharger précomplétées depuis SCRIBe. L’Attestation mutuelle et l’Attestation de frais de garde d’enfants se trouvent également sous format Word dans la bibliothèque de notre site www.guides.be.
Utilise les aides SCRIBe mises à ta disposition sur notre site.
Farde à formulaires Staff d’Unité
Cette Farde à formulaires contient les formulaires officiels, à photocopier et utiliser tout au long de l’année, ainsi que l’explication des démarches administratives Guides. Elle te soutient dans la gestion de ton Unité.
Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.
Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2024. Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. 02/538.40.70 • www.guides.be • info@guides.be