Fiche technique
Le remboursement de frais Tout engagement comprend une part de don de soi. C’est ainsi que le fait d’accepter une fonction au sein du Mouvement amène à se déplacer, à organiser des activités, à utiliser son téléphone, etc. Si cela est logique dans le cadre d’une organisation représentée à travers tout le pays, il n’est par contre pas normal que ces frais soient supportés par les bénévoles.
Qui a droit au remboursement ? Toute personne engagée dans le Mouvement, que ce soit pour un mandat officiel (animateur, CU, cadre de Région ou de Formation) ou pour une aide ponctuelle.
Qui rembourse ? Le trésorier de l’organe qui possède un budget pour l’activité qui occasionne des frais. Ainsi par exemple : • les frais des animateurs seront remboursés par la caisse de leur groupe (ou de l’Unité, selon la politique de gestion de l’Unité) ; • les frais du staff d’Unité seront remboursés par l’Unité ; • les conseils et équipes se réunissant au niveau national possèdent chacun un budget. Ils se chargeront donc des remboursements.
Fiche réalisée par Sarah Bay
Quels frais sont pris en compte ? S’il est logique de proposer le remboursement des frais, il est aussi normal de fixer un cadre afin d’éviter les zones d’ombre et les abus. Selon les équipes en place, la politique de remboursement peut évoluer et s’adapter aux réalités de l’équipe. On retrouve cependant à peu près partout les rubriques suivantes :
Rue Paul-Émile Janson • 1050 Bruxelles • Belgique tél.: 02/538.40.70 • fax: 02/537.33.62 www.guides.be • gcb@guides.be • 732-0147340-48
Fiche technique
Fiche technique
1. Frais de déplacement : • pour les transports en commun, sur justificatif (ticket de train, de métro, etc.) ; • pour les trajets voiture : distance en km X 0,3460 €.
2. Frais de téléphone : selon les tarifs en vigueur : on notera soit les unités, soit la durée,
si c’est un GSM ou un poste fixe. Il est aussi possible de travailler avec des cartes qu’on achète spécialement pour les coups de téléphone GCB, ou encore de passer par un opérateur téléphonique alternatif pour les coups de fil GCB.
3. Dépenses de matériel : photocopies, timbres, matériel de bricolage, etc.
En général Si tu n’es pas en mesure de produire le document, la facture ou le ticket de caisse original, tu ne pourras pas te faire rembourser. Une déclaration sur l’honneur ne peut pas être acceptée car elle n’est pas recevable en cas de contrôle par le fisc. Garde donc soigneusement tes tickets. En cas de perte, demande un duplicata. Rentre tes notes de frais régulièrement. N’attends pas 1 an pour accumuler les frais et demander ensuite leur remboursement. Cela risque de compliquer le travail du comptable.
Tous les achats effectués pour le Mouvement peuvent être remboursés sur la base de justificatifs (tickets de caisse).
Utilise un formulaire de demande de remboursement par «activité». De cette manière, le remboursement et l’imputation comptable seront grandement facilités.
4. Frais « loisirs » : il arrive que certaines équipes organisent un souper, une activité de détente pour leurs membres. Dans ce cas, l’habitude est de laisser aux responsables de l’équipe ou de l’activité le choix d’un remboursement ou non, complet ou partiel. Il importe, pour cette décision, de tenir compte du budget de l’équipe et de rester raisonnable et responsable. Il ne faut pas perdre de vue que l’argent du Mouvement doit servir en priorité à la qualité de l’animation. En cas de dérives, c’est l’Assemblée Générale qui risque de sanctionner les comptes.
La date du 31 janvier de l’année qui suit celle durant laquelle tu as eu des frais est la date ultime de remise des notes de frais. Si tu rentres une note de frais après le 31 janvier de l’année qui suit, elle ne sera pas prise en compte et donc elle ne sera pas remboursée.
Comment se faire rembourser ? En rentrant une note de frais, toujours accompagnée des justificatifs originaux (tickets de caisse, titre de transport), sauf si ce sont des frais de déplacements en voiture ou certains frais de téléphone (pour lesquels il n’y a pas de justificatifs provenant d’un magasin). Si le titre de transport est un Pass (Go Pass, Rail Pass, etc.), le remboursement ne pourra se demander qu’une fois le Pass totalement dépensé et que l’original aura été rendu avec la note de frais. La note de frais reprendra les rubriques suivantes : • nom et prénom de la personne ; • numéro de compte ; • description de la dépense en quelques mots + date et montant ; • budget sur lequel imputer les frais considérés ; • date et signature. Pour des raisons comptables, il est obligatoire d’utiliser les documents standards prévus à cet effet lorsqu’il s’agit de remboursements effectués par le Carrick. Pour les réunions, on fait circuler le tableau des déplacements, reprenant les noms, distances, villes d’origine, et n° de compte. Tous ces documents sont à remettre au trésorier concerné qui effectuera le paiement au plus vite. Pour les frais nationaux, les documents sont à envoyer au Carrick au service comptabilité.
Si tu es trésorier Garde soigneusement toutes les notes de frais qui te parviennent pour remboursement et encode les dépenses dans les comptes du budget dont tu t’occupes.
Rue Paul-Émile Janson • 1050 Bruxelles • Belgique tél.: 02/538.40.70 • fax: 02/537.33.62 www.guides.be • gcb@guides.be • 732-0147340-48
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