Les guides et l'argent by GuidesBe

DOSSIER

Les Guides et lâ&#x20AC;&#x2DC;argent

Sommaire Introduction 3 La gestion financière au sein de l’Unité 5 À chaque Unité son système 6 Les comptes bancaires 8 La cotisation annuelle 9 Les cotisations Guides/scoutes 9 Les cotisations d’Unité 9 Les principes de transparence 10 Le trésorier/responsable financier 10 Le modèle de comptabilité 11 La création d’un budget pour l’année 12 Les remboursements 12 Les principes de solidarité 13 La solidarité intra-Unité 13 La solidarité inter-Unités 13 Le fonds de soutien 13 Les trucs et astuces pour économiser 14 Vive la récup’ 14 Le prêt de matériel 15

Les rentrées d’argent

Les projets à choisir 18 Les pistes de financement 18 Pour tes locaux 18 Pour ton UniFor (Formation en Unité) 18 Pour ton camp 18 Les récoltes actives d’argent 19 Nutons et Lutins 19 Aventures 19 Horizons 20 Unité 20

Conclusion 21 Annexe : Création et gestion du budget 23 Annexe : Le budget de camp de A à Z 27

Introduction Pour qu’une Unité et ses Groupes puissent s’épanouir comme ils le souhaitent, il faut confronter leurs ambitions et leurs moyens. Gérer les finances, c’est assurer à l’Unité une stabilité et à tous les Groupes l’accès à leurs besoins propres (acheter du mobilier pour équiper un local, des fournitures pour entreprendre des projets ou du matériel pour partir en camp). Dans ce dossier, tu trouves des conseils pour une gestion financière simple et efficace ! Il y est question de l’argent récolté et de l’argent dépensé : l’un ne va pas sans l’autre. N’oublie pas que l’argent des Groupes appartient à l’Unité dans son ensemble. Tous les membres qui composent l’Unité sont solidaires. De plus, garde en tête ce principe Guide essentiel : Donner la priorité au « plus être » plutôt qu’au « plus avoir » ! La pédagogie Guide incite à la créativité et à l’utilisation de moyens simples. Privilégier des activités qui coutent peu, voire gratuites, c’est permettre à chacun d’y participer. Mets en place une gestion financière cohérente et à long terme. Ton quotidien en sera facilité, car tu soutiendras les activités et les initiatives de tous. Échange avec les autres Animateurs ou Staffs d’Unité que tu rencontres. Compare vos méthodes de gestion et demande-toi si quelque chose peut ou doit être changé ou amélioré.

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De l’argent, il en faut pour les activités de ton Unité et de ton Groupe, mais ce n’est pas toujours facile à gérer. Et pas question que cela devienne ta préoccupation principale : l’animation avant tout ! Que tu sois Animateur ou membre d’un Staff d’Unité, grâce à ce dossier, la gestion des sous ne te posera plus de problèmes. C’est un complément essentiel de ton Vadémécum et de la Farde à formulaires.

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La gestion financière au sein de l’Unité

Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les Groupes et de celles gérées par le Staff d’Unité. Il y a différents modes de gestion pour une Unité. Chacune choisit le sien et peut à tout moment en changer, avec l’accord du Conseil d’Unité (les Animateurs et le Staff d’Unité). Voici deux façons de gérer l’argent, régulièrement utilisées : • gestion centralisée = le Staff d’Unité gère l’argent de l’Unité et les Groupes gèrent uniquement l’argent lié à leurs animations.

Il n’y a pas de méthode miracle : la meilleure est celle qui est adaptée à la réalité de ton Unité. L’important est que tous les Animateurs et le Staff d’Unité en connaissent les détails et les aient acceptés.

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• gestion décentralisée = les Staffs de Groupe sont autonomes dans leur gestion et s’occupent des finances de leurs animations, mais aussi des cotisations, des assurances…

À chaque Unité son système Gestion financière centralisée Principe général Le Staff d’Unité répond aux besoins de chaque Groupe, selon les demandes et les moyens de l’Unité. Une certaine autonomie est laissée à chaque Groupe, ce qui responsabilise les Staffs dans la gestion des finances.

Fonctionnement 1. En SEPTEMBRE, le trésorier d’Unité vérifie les comptes de chaque Groupe et s’assure d’un montant minimum nécessaire. Le surplus éventuel est reversé à l’Unité et il ne reste que le fonds de base nécessaire et un montant selon la taille du Groupe. Cet argent couvre les activités du premier trimestre. Par exemple, un montant de base de 300 ¤ sur chaque compte de Groupe + 10 ¤/Animé dans le Groupe. 2. En JANVIER/FÉVRIER, le Staff d’Unité vérifie avec chaque Groupe les besoins financiers jusqu’avant les camps. Le trésorier verse un éventuel complément pour les activités du trimestre. 3. Pour fin AOUT, le Staff d’Unité clôture la gestion financière de l’année, rend ses comptes à la Région et se prépare pour l’année à venir. Les cotisations de début d’année sont versées par les parents sur le compte de l’Unité. Le Staff d’Unité s’assure durant l’année que SCRIBe est à jour pour que le montant des cotisations soit correct. Les paiements des weekends et grands camps, ainsi que les subsides (ONE, UniFor…) arrivent directement sur le compte de l’Unité. Les Animateurs doivent donc évaluer dès le début de l’année le cout de leurs activités. Si le Groupe a besoin d’argent, les Animateurs en font la demande au Staff d’Unité ou au Conseil d’Unité, d’après le système choisi. Ce dernier accepte ou non, selon l’état de ses finances et la politique de gestion financière mise en place en Conseil d’Unité.

Impacts • Solidarité au sein de l’Unité par la redistribution en début d’année et la répartition selon les besoins. • Participation active des Staffs de Groupe aux décisions d’investissement de l’Unité, pour l’amélioration des locaux, par exemple. • Apprentissage d’une gestion financière équitable grâce à l’inclusion de l’ensemble du Conseil d’Unité aux réflexions et décisions financières.

Points d’attention • Le Staff d’Unité doit être disponible afin de répondre rapidement aux questions posées par les Staffs de Groupe et suivre efficacement leurs demandes. • Une gestion équitable pour tous les Groupes n’est possible que si le trésorier est à jour et que des contacts réguliers sont pris avec chaque Groupe.

Gestion financière décentralisée Principe général Chaque Groupe gère ses rentrées et sorties financières et s’organise afin d’assurer toutes les dépenses auxquelles le Staff doit faire face.

L’argent ne doit pas être un but en soi. Si des réserves s’accumulent sur un compte, réfléchis, en Unité, à la meilleure manière de les utiliser ou de les redistribuer selon le principe de solidarité. Rappelle-toi que les sommes « gagnées » par un Groupe ou un Staff sont en fait à l’Unité entière. Après tout, nous nous engageons en priorité envers les Animés : il est donc normal de fournir aux Groupes les outils nécessaires, notamment l’argent, pour que l’année se déroule au mieux.

Fonctionnement Les Groupes gèrent entièrement leurs finances et reçoivent tous les versements : • cotisations annuelles de début d’année ; • versements des weekends et grands camps ; • subsides1 ; • versements pour des activités exceptionnelles ; •… Chaque Groupe doit : • payer le montant lié aux membres de son Groupe sur le compte de l’Unité2. • mettre à jour SCRIBe afin de payer le montant correct pour les cotisations réclamées par le Mouvement. • bien organiser sa planification financière afin d’avoir les ressources nécessaires pour sa gestion hebdomadaire. • définir, en accord avec les règles et habitudes de l’Unité, les montants demandés pour les cotisations (en plus du montant réclamé par le Mouvement) et les camps. Pour aider les Groupes, le Staff d’Unité peut instaurer des retours réguliers de chaque Groupe, afin de discuter de la gestion financière et de soutenir les Staffs dans leurs réflexions et leurs projets.

Impacts • Solidarité au sein de l’Unité par la prise de conscience que les réalités de chaque Groupe sont différentes, via un état financier de chaque Groupe présenté en Conseil d’Unité. • Développement de l’autonomie du Groupe. • Apprentissage par les Animateurs des obligations liées à une bonne gestion financière.

Points d’attention

• La question des charges locatives doit être discutée en Conseil d’Unité afin de s’assurer que les frais sont considérés selon les règles de l’Unité.

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Les subsides ONE sont obligatoirement versés sur le compte de l’Unité. Cela n’empêche bien sûr pas l’Unité de les transférer ensuite sur les comptes des Groupes. C’est le Staff d’Unité qui reçoit la facture via le Carrick et qui doit donc transmettre les informations nécessaires.

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• Il est nécessaire d’avoir un trésorier transparent, responsable et rigoureux dans chaque Staff.

Les comptes bancaires Pour gérer l’argent d’une Unité ou d’un Groupe, l’ouverture d’un compte bancaire « personne morale » comportant la mention « Guides » est obligatoire. Tu as le choix, mais nous te conseillons d’ouvrir tous les comptes Guides chez CBC. Le Mouvement a signé avec cette banque une convention « Procuration Cadre », qui facilite les procédures et diminue les frais. Ouvrir un compte classique, simplement au nom d’une personne physique, peut entrainer des complications allant jusqu’au blocage complet de l’argent en cas d’incapacité du titulaire.

Bonnes pratiques • Lors de tout changement de Staff, modifie les signataires pour les comptes, via les formulaires de demande d’ouverture ou de modification d’un compte, et vérifie leur inscription dans SCRIBe. • N’attends pas la veille des camps pour vérifier si tout est bien en ordre pour l’utilisation des comptes. • Pour toute question concernant le suivi d’un compte Guide, chez CBC ou dans une autre banque, contacte le Carrick à l’adresse info@guides.be. • Seules les personnes faisant partie du Mouvement pourront avoir une signature sur ce compte. Ton listing sur SCRIBe doit donc être en ordre et tous les membres bien repris dans celui-ci. Toutes les informations concernant les comptes Guides sont disponibles dans la Farde à Formulaires et dans la bibliothèque des Guides.

Au début de chaque année Guide, le Mouvement demande aux Animés, Animateurs et Cadres du Mouvement de payer une cotisation. Celle-ci sert à être assuré et à maintenir un service de qualité à tous nos membres, au travers de Formations à bas prix, d’aides diverses à l’animation, de supports pédagogiques gratuits, de la Cellule de Crise, d’un soutien financier pour les Unités en difficulté, etc.

Pour plus de détails sur les différents types de cotisation, consulte ta Farde à formulaires.

Les cotisations Guides/scoutes Les deux organisations ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques pour les Guides et Les Scouts. Nous avons également étendu les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des mouvements. Une famille qui compte plusieurs membres inscrits chez les Guides et Les Scouts paie donc moins grâce à cet accord. Exemple : une famille a inscrit deux enfants dans une Unité Guide et un dans une unité scoute. Elle devra donc payer deux cotisations familiales 3+ chez les Guides et une cotisation chez Les Scouts. Pour t’aider à faire le suivi de cette situation particulière, utilise le formulaire Fiche d’inscription que tu trouves dans ta Farde à formulaires et dans la bibliothèque des Guides. Tu peux la distribuer aux parents à chaque rentrée. Parfois, les parents se trompent en versant l’entièreté des co tisations sur le compte d’une des deux Unités. Dans ce cas, le Chef d’Unité reverse le montant correct à l’Unité lésée.

Les cotisations d’Unité Organiser des activités lucratives permet de renflouer les caisses, mais les revenus sont difficiles à prévoir. Certains préfèrent le système de cotisation complémentaire, pour une gestion plus précise des rentrées. Il s’agit de demander aux parents, en plus de la cotisation due au Mouvement, une participation aux frais de l’Unité ou du Groupe. Deux choses sont à garder en tête à ce sujet : • Le complément doit être raisonnable : nos activités doivent être accessibles à tous, c’est une priorité ! • La distinction doit être claire entre la partie reversée au Mouvement et ce qui est gardé par l’Unité ou le Groupe. Dans l’idéal, les parents connaissent dès le début de l’année la destination de cet argent : charges liées au local, achat de matériel…

Les avantages financiers pour les parents L’appartenance au Mouvement, validée par le paiement de la cotisation, permet également aux parents de récupérer de l’argent. Les weekends et grands camps peuvent ainsi faire l’objet de réductions fiscales pour les enfants de moins de 12 ans. Pour tous les participants au camp de moins de 18 ans (Animés et Animateurs), il est possible d’obtenir un remboursement forfaitaire auprès de la mutuelle.

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La cotisation annuelle

Le trésorier/responsable financier La gestion financière demande rigueur et méthode. Désigner un trésorier favorise une bonne gestion des finances et des budgets. Celui-ci a différentes missions :

Les principes de transparence Quelle que soit la structure de gestion financière que l’Unité choisit, une règle est à respecter : la transparence dans la gestion des recettes et des dépenses. • Les membres du Conseil d’Unité ont le droit de connaitre l’état des comptes qui les concernent (selon le mode de gestion choisi). • Les parents ont le droit de savoir à quoi sert l’argent qu’ils donnent à l’Unité ou aux Groupes (cotisation, paiement des camps, etc.). • La Région se porte garante du fait que l’argent est affecté à des activités en rapport avec le projet pédagogique des Guides. Pour cela, elle a besoin de connaitre le bilan financier de ses Unités, à lui remettre annuellement.

Même si un trésorier a été désigné, c’est le responsable du Staff (de Groupe ou d’Unité) qui reste le responsable également au niveau financier. Il est donc essentiel de maintenir la plus grande transparence entre le trésorier et le responsable pour s’assurer une bonne gestion financière.

Comment aider les Animateurs qui gèrent le compte de leur Groupe ? Pour un Animateur, la gestion du compte de Groupe est souvent la première occasion de gérer de l’argent qui ne lui appartient pas. Le rôle du Staff d’Unité est d’accompagner chaque trésorier en clarifiant sa mission et en lui présentant un canevas de gestion financière.

Expliquer à son Staff le fonctionnement mis en place pour gérer l’argent, dans le respect des décisions prises en Conseil d’Unité. Assurer un suivi précis des dépenses et recettes et en garder une trace. Recevoir et vérifier les justificatifs des dépenses : • avec la carte du compte : le trésorier vérifie que les montants correspondent bien. • payées par une personne : la personne qui a avancé l’argent est à rembourser dès réception du justificatif. Le trésorier s’assure toujours que la dépense a bien été prévue et validée. Dans tous les cas, les justificatifs originaux doivent être remis au trésorier. Fournir un état régulier de la situation financière et avertir le Staff avant que les dépenses ne deviennent trop importantes. Aider à budgétiser les activités annuelles, journées spéciales et grands camps. Remettre les comptes et tous les justificatifs au terme de l’année : • au Staff d’Unité pour les comptes de Groupe ; • au Coordinateur de Région pour les comptes de l’Unité.

Le modèle de comptabilité Chaque Groupe doit mettre en place un système pour gérer l’argent durant l’année et finaliser ses comptes au terme de l’année. Quel que soit le moyen choisi, papier ou informatique, inspire-toi de tes prédécesseurs ou de la méthode ci-dessous. Une distinction essentielle quand on parle d’argent : • Dette : montant que le Groupe ou l’Unité doit encore payer à un débiteur ► sortie à prévoir. • Créance : montant que le Groupe ou l’Unité doit encore récupérer auprès d’un créditeur ► rentrée à prévoir.

Première partie : tableau de suivi des activités financières Dresse un tableau financier général qui reprend les mêmes colonnes que l’exemple ci-dessous. Chaque entrée ou sortie d’argent est représentée sur une ligne. Remplis ton tableau régulièrement pour assurer un suivi rigoureux. Si tu constates une différence entre le tableau et les montants physiquement disponibles, cherche d’où vient l’erreur. S’il n’est pas possible de l’identifier, ajoute une ligne de correction pour faire correspondre le tableau à la réalité. Numéro

Date

Libellé

Début d’année

01/09

Début de l’année 20XX - 20XX

29/09

Cotisation A. Moucard

22/10

Achat 12 chaises

21/12

Bénéfices de la veillée de Noël

03/04

Payement de la piscine par les parents et les Animateurs

06/04

Entrée piscine (25 enfants + 5 étudiants)

Fin d’année

31/08

Numéro = identification du justificatif (facture) Date = date de l’opération ou date de clôture de l’opération si elle dure un certain temps Libellé = précision de la nature de l’opération : ACHAT de … / VENTE de … Entrées = montant des RECETTES, en cas d’entrée d’argent Sorties = montant des DÉPENSES, en cas de sortie d’argent

Entrées compte

Sorties compte

SOLDE DISPONIBLE : 249 ¤

Entrées liquide

Sorties liquide

SOLDE DISPONIBLE : 206 ¤

51 ¤ 150 ¤ 62 ¤ 117 ¤ 117 ¤ TOTAL ENTRÉES : 51 ¤

TOTAL SORTIES : 267 ¤

TOTAL ENTRÉES : 62 ¤

TOTAL SORTIES : 117 ¤

Si tu retires de l’argent du compte pour avoir du liquide, n’oublie pas d’indiquer une sortie dans la colonne compte et une entrée dans la colonne liquide.

Chaque dépense est justifiée par un ticket de caisse, une facture originale ou une note de frais. Ce justificatif est identifié : le numéro est inscrit sur le papier et dans le tableau financier (colonne numéro), puis conservé dans l’ordre des numéros pour le retrouver facilement. Parfois, il n’est pas facile d’avoir un ticket : • demande un reçu dans les petits commerces où tu ne reçois pas automatiquement le ticket de caisse. Un papier avec le montant, la date et le cachet du commerçant peut aussi convenir ; • photocopie les titres de transport utilisés pour tes voyages durant les activités Guides ou utilise seulement un ticket collectif dédié aux activités Guides ; • utilise les extraits de compte, que tu peux imprimer, pour prouver la dépense au besoin. Si jamais tu rencontres un problème, contacte le trésorier pour chercher avec lui une solution.

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Deuxième partie : justificatifs

Les remboursements Le remboursement des frais Les principes et conditions pour le remboursement des dépenses sont établis en Conseil d’Unité pour s’assurer que tout le monde comprend bien le fonctionnement : • Quels types de dépenses sont remboursés ?

La création d’un budget pour l’année Du bilan à la clôture Tu trouveras en annexe un tableau détaillé permettant d’organiser un budget complet étape par étape. Tu y trouveras également un exemple de dépenses récurrentes, classées selon leur importance. Les étapes successives sont les suivantes : • 1 étape : dresser le bilan de l’année précédente re

• 2e étape : dresser le planning de l’année qui débute • 3e étape : établir un budget par activité • 4 e étape : en cours d’année, comparer les dépenses et recettes avec le budget initial • 5e étape : établir les comptes de fin d’année

Le cas particulier de l’intendance Chaque année, tu calcules au plus juste pour ne pas faire payer le camp trop cher. Or, le cout de la vie augmente. Une intendance bien gérée (quantités ajustées par rapport à l’année passée, réutilisation des restes…) est une intendance qui ne coute que le nécessaire ! Le Carnet de l’Intendance t’aide dans cette tâche : il est téléchargeable dans la bibliothèque des Guides. Pour éviter des trous dans la caisse de camp, prends une décision claire avec ton Staff quant au prix du camp pour les Animateurs et les intendants. Les à-côtés, les frais de déplacement, etc. peuvent entamer sérieusement un budget. En discuter en Staff en préparant le Camp débouche sur des règles acceptées par tous pour partir sereins.

Fais particulièrement attention au « cinquième repas » (ce que les Animateurs mangent et boivent en plus que les Animés). Si le cadre n’est pas posé clairement avant le camp, les réclamations seront nombreuses pendant et après celui-ci. Là encore, pas de solution toute faite : il faut en discuter entre Animateurs et intendants chaque année. Un coup de main pour le budget de camp ? Consulte l’annexe à la fin de ce dossier et le tableau de calcul téléchargeable sur le site.

• Quelles dépenses peuvent être justifiées sans ticket ? Exemple : les déplacements en voiture, les frais de téléphone, etc. • Via quel compte rembourser (celui du Groupe ou de l’Unité) ? • Quel formulaire type utiliser ?

Le remboursement de dépenses réalisées avec de l’argent personnel Parfois, tu effectues une dépense avec ton propre argent : • déplacements en voiture ; • utilisation d’un téléphone personnel ; • trajet avec une carte de transport en commun personnelle ; • achat sans accès à l’argent du Groupe ; • etc. Ces dépenses peuvent être remboursées, à condition qu’une pièce justificative soit rentrée et que la dépense ait été prévue et acceptée selon le fonctionnement décidé en Staff.

La solidarité intra-Unité

Lorsque nous sommes solidaires, nous développons le partage, valeur phare de la pédagogie Guide. Nous apprenons également à nous entraider. Ces valeurs et ces principes existent également dans notre gestion financière ! Ceci s’applique à tous les niveaux de notre Mouvement.

La solidarité inter-Unités

Il est donc indispensable de rester solidaires et de s’entraider. Dès lors, en tant qu’Animateur, serais-tu prêt à donner un peu des réserves de ton Groupe pour en

Les Unités peuvent aussi être solidaires les unes avec les autres. Il arrive que les Unités s’entraident en prêtant du matériel ou en organisant ensemble un évènement. La solidarité peut aussi s’exprimer sur le plan financier, via des dons.

Par exemple, une Unité fait un don à une autre, qui connait un problème financier empêchant des Animés de participer à un évènement exceptionnel.

Par exemple, une Unité possédant suffisamment de réserves peut décider d’en redistribuer une partie pour aider une ou plusieurs Unités dans le besoin.

Le fonds de soutien Lorsqu’une Unité se trouve face à un problème et qu’elle n’a pas les moyens financiers d’y faire face seule, elle peut se tourner vers ses Cadres de Région. Si la Région dans laquelle elle se trouve n’a pas non plus les moyens financiers de l’aider, alors la Région peut demander une aide financière via le fonds de soutien des Guides. Le fonds de soutien des Guides, géré et approvisionné au niveau fédéral, et qui repose sur le principe de solidarité entre les Unités des Guides, peut lui apporter une aide concrète.

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Les principes de solidarité

Gérer les finances d’un Groupe n’est pas évident. Malgré une bonne réflexion et même une planification des dépenses, il arrive, à la fin de l’année, que les comptes d’un Groupe soient presque vides. À l’inverse, d’autres Groupes de la même Unité peuvent finir l’année avec beaucoup d’argent.

aider un autre en difficulté ? En tant que membre d’un Staff d’Unité, juges-tu utile de répartir les ressources en cas de besoin ? La réponse à ces questions devrait être un grand OUI, sans hésitation.

Les trucs et astuces pour économiser Si les petits ruisseaux font les grandes rivières, les petites astuces font les grandes économies !

Vive la récup’ Il y a 1 001 bricolages que tu peux réaliser avec des choses que le Groupe possède déjà ! Des bricolages pour animer les temps libres, des jeux de société agrandis… Tu peux aussi demander sur les réseaux sociaux du matériel dont tu auras besoin à court ou à long terme. Il sera le bienvenu quand il faudra s’occuper ou créer des décors pour le camp, par exemple. Préviens également les parents, qui ont l’occasion aussi de récupérer du matériel : cela peut toujours être utile et évitera d’acheter à la dernière minute. Exemple : Fabrique des instruments de musique à partir d’objets quotidiens : environnement.wallonie.be/ publi/education/art-recup.pdf Si les ressources du Groupe ne suffisent pas, il y a d’autres bons plans : les donneries, les déstockages de l’armée, les brocantes, les groupes de récupération sur les réseaux sociaux, etc. C’est parfois même gratuit ! Si tu as des choses devenues inutiles mais toujours en bon état, rends la pareille en les revendant ou en les donnant, au lieu de les jeter !

Ça se passe près de chez toi ! L’asbl RCR (Réseau des Consommateurs Responsables) recense des idées de consommation alternative (lieux d’échange, repair café, etc.). Trouve ton bonheur et fais celui d’autres personnes : www.asblrcr.be

Le partage des frais Si du matériel est utilisé par plusieurs Groupes de l’Unité à différents moments, pense à concerter l’achat pour que la dépense soit répartie équitablement. Deux Groupes (ou plus) qui utilisent le même endroit de camp en même temps, c’est aussi une diminution des frais facile !

Le matériel : ça s’entretient et ça se répare ! D’abord, pour éviter les mauvaises surprises quand arrivent les weekends et le camp. Ensuite, pour ne pas se retrouver tous les deux ans avec une tente de patrouille grignotée par les souris, des haches rouillées ou des couverts perdus : cela veut dire qu’il faut racheter ce matériel. La base pour que tout soit impeccable : stocker au sec le matériel de camp pendant l’année, en faire l’inventaire et penser aux réparations nécessaires avant de partir.

Le prêt de matériel Les Unités dans les parages Besoin d’un rétroprojecteur pour préparer la décoration d’un weekend, d’une tente supplémentaire, d’une remorque, etc. ? Pourquoi ne pas voir avec les Unités de la Région si elles peuvent prêter, échanger ou louer à bas prix ce matériel ? Toutes les fêtes d’Unité (ou autres grandes activités) ne se déroulent pas en même temps. Les besoins matériels des Groupes d’une Région sont donc répartis sur l’année Guide. Si, entre deux Unités, les camps sont décalés, le matériel peut voyager de l’une à l’autre (vaisselle, tentes, bidons...). À plus large échelle, mettre en place une collaboration régulière avec une autre Unité permet de faire des économies. Parles-en en CCU (Conseil Cadres-CU) ! Dans tous les cas, établis une convention de prêt et fais un état des lieux avant et après utilisation.

Naninne, le Centre de prêt de la Fédération Wallonie-Bruxelles Quand une Unité n’a pas les moyens d’investir dans une partie du matériel ou qu’elle n’a pas trouvé d’accord avec d’autres Groupes, le centre de prêt de Naninne est là pour dépanner ! Attention cependant à rentrer le formulaire de commande à temps ET à ne pas commander du matériel inutile ou pour des périodes trop longues… Être trop gourmand fait courir le risque que d’autres se retrouvent sans rien. À nouveau, la solidarité avant tout ! La partie « Camping » avec les tentes, tables, bancs… est la plus connue. Mais il existe aussi une partie « Audiovisuel » pour emprunter des spots, baffles, « projecteurs ». Pour ta commande de matériel, utilise le site dédié : cpm.mouvementsdejeunesse.be/security/federations

En cas de refus de Naninne Tu peux demander des tentes à la Défense (www.tentes-mdj.be). Si tu n’as toujours pas assez d’abris pour ton groupe, fais appel à « Solidarité-tentes » au Carrick à l’adresse info@guides.be pour louer les tentes d’une autre Unité.

Les déplacements

En respectant certaines conditions, tu peux aussi utiliser les bus du TEC gratuitement, pour tous les Animés et Animateurs. Plus d’infos sur : www.guides.be

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Si tu te déplaces en train en Belgique, les enfants de moins de 12 ans ne paient pas leur billet, à condition qu’il y ait au moins un accompagnant payant pour 4 enfants. Plus d’infos sur le site de la SNCB.

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Les rentrées d’argent

Pour ton UniFor (Formation en Unité) L’Unité peut obtenir des subsides octroyés par la Fédération Wallonie-Bruxelles si un dossier est remis au Carrick au moins six semaines au préalable. Le montant de ce subside n’est pas fixe et se calcule en fonction de plusieurs critères (nombre de participants, nombre d’heures, etc.).

Les projets à choisir Le bon fonctionnement d’une Unité ou d’un Groupe entraine des couts inévitables : gestion des locaux, achat de matériel, etc. Cette réalité pousse à organiser, voire à multiplier des activités qui rapportent de l’argent. Pourtant, l’Unité doit trouver un équilibre entre ses besoins financiers et ceux des Groupes. Qui récolte ? Pour quoi ? Comment ? À quelle fréquence ? A-t-on vraiment besoin de tout cet argent ? En Conseil d’Unité, il est nécessaire d’y réfléchir et de rester en adéquation avec les valeurs de notre Mouvement. Les Guides donnent la priorité au « plus être » plutôt qu’au « plus avoir ».

Les pistes de financement Avant de te lancer dans des activités de récolte d’argent, as-tu fait appel à toutes les aides qui existent ? Si tu demandes des subventions, elles sont toujours payées l’année Guide suivante et pourront être utiles pour le Staff qui sera en charge après le tien.

Pour tes locaux La Fédération Wallonie-Bruxelles octroie des subsides Infras chaque année pour aider les mouvements de jeunesse qui rénovent des locaux. Pour les obtenir, l’Unité doit remettre au Carrick un dossier remplissant certaines conditions, selon les détails repris dans le dossier Infra annuel. Plus d’informations : www.guides.be

Déclarer l’UniFor dans les temps permet aussi de la faire compter dans le parcours de Formation d’Animateur, au terme duquel est décerné le brevet d’Animateur de centre de vacances. Les Animateurs brevetés donnent droit à des subsides pour le Groupe (voir ci-dessous). Pour plus d’informations : Vadémécum Toi, Staff d’Unité et RéSeAu Organiser un weekend UniFor

Pour ton camp Retrouve toutes les infos dans l’annexe dédiée au budget de camp.

La récolte active d‘argent Nutons et Lutins Les Nutons et les Lutins participent éventuellement au soutien de certaines actions (ex : Iles de Paix ou Arc-en-Ciel), mais il faut absolument limiter les récoltes d’argent dans ces Groupes. Il est possible d’organiser en Staff des activités qui ne demandent pas de gros investissements. Si le Groupe se retrouve néanmoins en difficulté, il peut faire appel à l’Unité, à la Région et au Mouvement (tel que le prévoit le système de fonds de soutien).

Aventures Si le Staff Aventure a besoin de fonds pour un projet particulier, en accord avec le Staff d’Unité, une participation au budget peut être demandée aux Patrouilles. Le Staff d’Unité doit réfléchir avec le Staff Aventure aux limites à ne pas franchir et les annoncer clairement dès le début de l’année. Sois attentif à : • cadrer la manière de gagner l’argent de Patrouille, le Staff devant toujours être au courant des activités mises en place par la Patrouille ; • demander des montants raisonnables pour ne pas limiter les Patrouilles à des réunions lucratives ;

Pour le Mouvement, l’argent de Patrouille ne devrait pas dépasser 250 ¤. Cela couvre les achats nécessaires durant l’année et les petits achats pour se faire plaisir pendant le camp ou le hike. Les collectes d’argent doivent donc être concertées et cadrées. Ces activités ne font pas partie de la pédagogie Guide, qui incite à se débrouiller avec le minimum. Dans tous les cas, l’argent de Patrouille ne peut pas être une condition d’accès au camp et ne détermine pas la quantité de nourriture fournie. Le seul montant obligatoire est le prix du camp : sur le principe de solidarité, des parents dans l’incapacité de s’en acquitter peuvent demander l’aide de l’Unité. Les pratiques du type «impôt de Patrouille» sont donc à bannir.

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• ce que les objectifs des Patrouilles soient fixés en vue d’activités Guides et non d’achats superflus.

Unité Planifier les dépenses et épargner en cas de coup dur, c’est gérer les comptes de manière responsable. L’argent est nécessaire pour que l’Unité fonctionne, mais pas besoin d’en faire une priorité toute l’année…

Horizons Lorsqu’il se déroule en Belgique ou dans un pays limitrophe, le cout d’un camp Horizon peut être similaire à celui d’une autre Branche. Les questions financières sont alors les mêmes que celles abordées pour les autres Branches. Lorsque la Chaine part plus loin, les frais augmentent forcément et cela impose une gestion différente. Dans ce cas, fixer le budget en début d’année est incontournable. Cela doit faire l’objet de plusieurs discussions, réunissant différents acteurs : • Les Horizons et Animateurs : le budget est coconstruit par toute la Chaine, chaque membre a donc un regard sur le budget. • Le Staff d’Unité : son rôle est de garantir l’équilibre et de veiller à ce que le budget ne grimpe pas trop. Il veille également à ce que tous les postes soient anticipés et qu’une dépense importante (comme les vaccins) ne soit pas oubliée. • Les parents : les inclure en début d’année à une réflexion autour du budget. Sont-ils prêts à dépasser le montant habituellement dépensé pour un camp Aventure ? Cela doit faire l’objet d’une décision commune. Le Mouvement préconise de ne pas demander aux parents une participation financière supérieure à 250 ¤ par Horizon. Plusieurs éléments sont à garder à l’esprit : • Fixer un budget dès le début de l’année évite bien des surprises ou désillusions par la suite. • Le projet qui anime la Chaine est celui de tous et répond à des objectifs pédagogiques et formatifs, pas uniquement financiers et sensationnels. • Une destination lointaine (donc plus onéreuse) ne garantit pas la qualité du camp. Bien que cela présente des avantages indéniables, un camp plus proche peut apporter tout autant à la Chaine. • Une année Horizon ne se limite pas aux activités lucratives pour financer le camp. La construction d’Entreprises variées est bien plus importante et mérite d’y accorder le temps nécessaire. • La variété et l’originalité rendent l’année plus riche : il y a d’autres manières de gagner de l’argent que « ce qu’on a toujours fait ».

Il existe beaucoup d’idées d’activités : soirée thématique avec projection d’un film et débat, brocante au profit de l’Unité, fête d’Unité, diner spécial… de nombreuses solutions existent et d’autres sont encore à inventer. Sois attentif à les trouver en Conseil d’Unité, pour que tout le monde se sente impliqué quand il faudra tout mettre en place.

Conclusion Entre la fin des camps et le début de l’année Guide suivante, il est important d’avoir épuré les dettes, prévu un fond de caisse sur le compte et réfléchi aux dépenses à venir. Tout ceci se fait sur la base du programme de l’année à venir et des observations des années précédentes, afin de partir sur des bases saines et de constituer un budget qui tienne la route.

Si des questions restent sans réponses, les Équipes de Région, l’Équipe Fédérale et le Carrick sont disponibles pour y répondre.

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Budgétiser l’année, c’est prévoir les coups durs pour profiter à 100 % des beaux moments sans courir après le moindre centime. Attention cependant à ne pas faire du gain d’argent un objectif en soi. Gérer chacun dans son coin, c’est risquer de s’éparpiller et de gaspiller. Il est important de garder une communication claire sur la gestion des comptes, sur les décisions prises avec tout le Conseil d’Unité ou en groupe restreint. Solidarité et transparence doivent être les mots d’ordre associés à l’argent.

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Annexes

Création et gestion du budget

Création et gestion du budget UNITÉ

GROUPE

L’Unité décide si, pour ses comptes, elle suit :

Le Groupe va de préférence établir des comptes :

• l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre)

• par année Guide (du 1er septembre au 31 aout)

• l’année Guide (du 1er septembre au 31 aout)

De cette manière, lors des changements de Staff, le nouveau Staff qui se met en place, souvent durant le mois de septembre, entame l’année avec un compte où toutes les dépenses du Staff précédent sont clôturées.

Chaque année, selon la date convenue avec la Région, le Staff d’Unité envoie le récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année écoulée. Elle utilise le formulaire Bilan financier annuel de l’Unité, téléchargeable sur www.guides. be ou photocopiable dans la Farde à formulaires. Une tenue claire et transparente des comptes évite les mauvaises surprises ! Si un parent demande à voir les comptes, ce récapitulatif annuel peut lui être transmis.

Attention qu’il n’y ait pas de facture restante du grand camp précédent. Assure-toi que le Staff qui part t’a bien remis un bilan clair et clôturé. Chaque année à la rentrée, le Staff fournit les comptes de son Groupe au Staff d’Unité.

1re étape : dresser le bilan de l’année précédente • Combien ont couté et rapporté les activités pendant l’année ? • Quels sont les besoins logistiques de l’Unité ? L’Unité doit-elle financer la demande d’un Groupe (matériel de bricolage, de camp, etc.) ? • Quelles activités d’Unité sont prévues cette année (weekend d’Unité, fête d’Unité, UniFor, camp d’Unité…) ? • Reste-t-il des factures en suspens ou des cautions à recevoir ? • Les comptes de l’Unité sont-ils en bénéfice ? En mettant tous ces éléments par écrit chaque année, le budget sera d’autant plus simple à ficeler. Détermine un budget pour chaque activité que l’Unité prévoit cette année. Vérifie les dépenses que cette activité a déjà demandées les années précédentes (si l’activité a déjà eu lieu) et assure-toi que le montant prévu était suffisant.

• Le Groupe a-t-il des dettes ? Que fera-t-il pour les régler ? • Y a-t-il une réserve d’argent sur le compte ? Est-il prévu avec l’Unité de mettre en commun les bénéfices, pour les besoins des différents Groupes ? Le Groupe compte-t-il mettre tout de côté pour les coups durs ou investir dans du matériel ou des activités ? • Dans quel état est le matériel de camp ? Le vérifier et lister les achats et réparations à faire dès le début de l’année évite une mauvaise surprise à la veille du camp. Assure-toi de savoir précisément avec quelle somme tu commences l’année. Attention, cela concerne l’argent sur le compte du Groupe, mais aussi l’argent liquide en caisse.

2e étape : dresser le planning de l’année qui débute • Établis la liste des activités choisies par tous les Staffs et détermine qui se chargera de la gestion financière de chaque évènement. • Évalue le cout de ces activités en te reportant au bilan de l’année financière qui précède. • Planifie les dépenses : cotisations à reverser au Mouvement, caution pour les camps (pour un camp d’Unité, par ex.), loyer et charges des locaux, etc. • Liste les recettes probables : cotisations, fête d’Unité, dons, subsides, autres activités lucratives… Chaque Unité a son mode de fonctionnement et peut varier les habitudes. Il faut juste s’assurer que les responsables sont clairement identifiés.

• Quelles activités le Groupe veut-il réaliser cette année ? Des activités de l’année précédente sont-elles récurrentes annuellement ? Sur la base de la thématique de cette année, le Staff prévoit-il une activité spéciale ? • Planifie les dépenses : caution pour les endroits de weekend et de camp, remplacement de matériel, transports… • Liste les recettes probables : cotisations, paiements pour les participations aux weekends ou au camp, subsides, autres activités lucratives… Établis une liste claire des activités à mener cette année et planifie leur cout le plus précisément possible. Tu risques ainsi moins d’avoir des dépenses imprévues.

3e étape : établir un budget par activité Les activités qui coutent de l’argent : • s’intègrent-elles réellement dans le projet d’animation du Groupe et dans le projet pédagogique de l’Unité et du Mouvement ? • sont-elles indispensables à la qualité et au succès de l’animation ? • sont-elles en accord avec nos valeurs ou vont-elles à leur encontre ? • sont-elles plus nombreuses que celles qui ne coutent rien ? Pourquoi ? • sont-elles bien réparties sur l’année ? La sollicitation des portefeuilles est-elle équilibrée ? • permettent-elles au Groupe de s’ouvrir à des familles qui ont moins de moyens ? Chacun a-t-il « réellement » la possibilité d’y participer ? • si elles génèrent du bénéfice, que faut-il en faire : épargner ou investir ?

4e étape : en cours d’année, comparer les dépenses et recettes avec le budget initial

5e étape : établir les comptes de fin d’année Une fois par an, à la fin de l’année Guide, il est obligatoire d’établir les comptes du Groupe et de l’Unité. Les Staffs transmettent alors leurs comptes au Staff d’Unité et l’Unité transmet ses comptes à la Région. Ceci permet d’analyser ensemble les dépenses et recettes, puis d’équilibrer le budget. S’il a été choisi de gérer les finances sur l’année civile, n’oublie pas de compiler les parties des deux années Guides concernées dans ton rapport.

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Régulièrement, fais le point et regarde où en sont les comptes : • les dépenses correspondent-elles à ce qui était planifié ? et les recettes ? • y a-t-il eu des surprises qui créent des trous dans le budget ? Faut-il modifier le budget pour la fin de l’année ? Après réflexion, certains points du budget de départ seront peut-être à modifier. Il est très important que l’ensemble du Staff (ou du Conseil d’Unité, selon le type de projets) soit d’accord avec le budget en permanence. C’est la ligne de conduite pour l’année.

Exemples de dépenses

UNITÉ

Dans un budget, il y a des dépenses inévitables, des dépenses utiles pour mettre en place des activités jugées importantes et des dépenses pour quelques extras. Avec ton Unité, établis une liste claire de dépenses et d’activités pour établir des priorités et bien allouer le budget.

Inévitable

Utile

Extra

Frais d’occupation du local (si l’Unité en dispose)

UniFor

Sortie piscine ou patinoire

Versement des cotisations au Mouvement

Camp d’Unité

Souper des Staffs

Assurances pour du matériel spécial

Fête d’Unité

Journée à la mer

Intendances diverses

SABAM

Assurances intendants et invités

GROUPE

Photocopies, frais de déplacement, GSM, timbres… Cotisations réclamées par le Mouvement

Camp d’Unité

Prix d’entrée pour l’escalade

Caution pour réserver un endroit de camp

Peinture, corde, confettis…

Déplacements pour l’escape room

Assurance des intendants (s’ils ne paient pas eux-mêmes)

Perches pour construction (Aventures)

Journée à la mer

Photocopies, frais de déplacement, GSM, timbres…

Assurances spéciales pour l’étranger (Horizons)

Le budget de camp de AàZ

Sur le site, en complément du dossier Les Guides et l’argent, tu trouveras un tableau Excel pour chiffrer les différents postes budgétaires selon ta réalité et voir en un coup d’œil les prévisions d’entrées et de sorties d’argent pour ton camp. Cette partie existe en version camp « en Belgique » et « à l’étranger ». Pour rappel, un budget se compose de deux volets : les entrées (recettes) et les sorties (dépenses). La différence entre les entrées et les sorties constitue le bénéfice de ton camp. Veille toujours à avoir un bénéfice positif sur papier et surtout en pratique, afin de ne pas commencer l’année suivante avec des dettes.

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La création d’un budget peut faire peur, mais c’est pourtant une étape primordiale pour la réussite d’un camp. Tu es Animateur ou membre d’un Staff d’Unité ? Cette annexe te permet de réaliser un budget de camp plus facilement et de mieux comprendre comment planifier les finances du camp.

Recettes Il s’agit des sommes que ton Groupe reçoit, regroupées en trois catégories principales : prix du camp, subsides, autres.

Prix du camp Animés Pour le camp, chaque Animé verse un certain montant couvrant au moins une partie des frais. En Staff ou en Unité, vous pouvez proposer différents tarifs si plusieurs personnes de la même famille sont dans l’Unité, pour les familles en difficulté financière, etc. Dans tous les cas, informe les parents que l’aspect financier ne doit jamais être un obstacle, afin que

Prix fixe

Prix variable

chaque enfant profite de toutes les activités de l’année. Avec ton Staff et le Staff d’Unité, tu peux également décider de garder le même montant chaque année ou de le faire évoluer selon les estimations réalisées grâce aux budgets et comptes précédents. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients.

Points forts

Points d’attention

• Tu estimes le budget global plus facilement, car tu sais d’avance ce que tu vas recevoir.

• Tu risques d’être coincé si tu as besoin de plus d’argent d’une année à l’autre (endroit de camp plus cher, réparations de tentes…).

• Les parents savent d’année en année ce que coute un camp ou un weekend.

• Les parents payent parfois un montant beaucoup trop élevé par rapport aux besoins réels.

• Tu évalues chaque année le montant nécessaire, ce qui est un des intérêts de la création d’un budget détaillé.

• Tu dois estimer chaque année suffisamment à l’avance le montant à demander.

• Les parents payent vraiment pour le camp, pas pour d’autres projets ou pour constituer une réserve.

• Les parents n’ont, au début de l’année, pas de repère fixe de ce qu’ils devront dépenser.

Quelle que soit l’option choisie, assure-toi que cela convienne à tout le Staff ainsi qu’à l’Unité et que les parents en soient informés. Communique-leur aussi clairement le choix de la méthode et les dépenses couvertes par le montant.

Animateurs et intendants Avant le camp, assure-toi de connaitre la répartition des présences des Animateurs et des intendants, afin de prévoir le montant à recevoir. En Staff, soyez clairs sur la contribution de chacun : un montant par jour ou un forfait global ? Que comprend ce montant ? Faudra-t-il payer des extras ? Dans tous les cas, veille également à ce que le prix du camp ne soit pas un obstacle à la participation d’un Animateur/intendant au camp.

Subsides ONE

APAQ-W

L’ONE subsidie les camps qui ont des Animateurs brevetés, si les normes d’encadrement sont respectées. Pour rappel, un camp doit accueillir minimum 15 enfants de moins de 16 ans pour demander les subsides ONE. Tu es curieux d’en savoir plus ? Plonge-toi dans le Vadémécum Toi, Animateur.

Les subsides de l’APAQ-W sont octroyés pour l’achat de tout type de produits locaux (pain, viande, fromage, produits laitiers, légumes, fruits, œufs...) issus de l’agriculture wallonne. Inscris-toi sur le site de l’APAQ-W et suis rigoureusement la procédure pour obtenir les subsides. Attention, le nombre de camps bénéficiaires est limité : premier arrivé, premier servi.

Autres Unité/Région

En respectant certaines démarches, le BIJ peut financer une partie de ton camp à hauteur de plusieurs milliers d’euros. Informe-toi des conditions sur le site des Guides, dans la partie International. Ces démarches sont à faire dès le début de l’année Guide, donc penses-y suffisamment à l’avance. Si tu arrêtes d’animer, passe l’information au Staff qui te succède.

L’Unité et la Région sont là pour t’aider en cas de coup dur. Si besoin, discutes-en en Conseil d’Unité ou contacte ta Région. Attention, il s’agit ici d’aides exceptionnelles pour compenser un imprévu, pas d’un montant à obtenir chaque année.

Province Certaines provinces donnent de l’argent aux Unités, sous certaines conditions. Parles-en en Conseil d’Unité pour grouper les demandes et savoir qui se charge des démarches.

Autres subsides liés à la jeunesse, à l’environnement…

Communes

Tu peux recevoir des subsides de beaucoup d’organisations différentes, n’hésite pas à faire des recherches fréquemment.Reste néanmoins attentif aux conditions de ces aides. Attention ! Si tu obtiens plusieurs subsides, veille à ce que les montants versés ne couvrent pas les mêmes justificatifs de dépenses, au risque de devoir les rembourser.

Certaines communes offrent des aides, financières ou en nature (ex : transport). Renseigne-toi auprès de l’administration communale (demande à l’échevin de la Jeunesse, s’il y en a un) pour savoir à quoi tu as droit.

Récolte d’argent Durant l’année, tu peux proposer à tes Animés ou à ton Staff de récolter de l’argent. Par exemple, en vendant des articles Guides, en organisant un repas de Groupe, en vendant des produits faits maison ou par un partenaire… Tu hésites sur les produits ou services à vendre ? Garde toujours les valeurs Guides à l’esprit pour orienter tes choix.

Sponsors Certaines marques peuvent sponsoriser ton camp. Tout comme la récolte d’argent, pense aux valeurs Guides pour accepter ou demander un sponsor. Privilégie par exemple un légumier local à une marque de grande chaine commerciale et n’associe pas l’image des Guides à une marque d’alcool ou de cigarette.

Dons Un don est un montant d’argent offert sans contrepartie : le versement d’une cotisation ou le payement d’un camp ne constitue donc pas un don. Toute personne, membre des Guides ou non, peut soutenir les activités de l’Unité de cette façon et les montants de minimum 40 € donnent droit à une exonération fiscale. Concrètement, l’Unité doit au préalable présenter un projet au Conseil d’Administration via info@guides.be, en indiquant le but de la récolte de dons. Une fois le projet de don accepté, les donateurs peuvent effectuer des virements pour l’Unité sur le compte BE59 7320 1480 9426, La communication doit comporter «Don» + l’identification de l’Unité (par exemple, «BE/01») + l’adresse mail du donateur et son numéro de registre national (NE PAS mentionner le sigle «ASBL»). Par la suite, Les Guides reversent les montants à l’Unité et délivrent une attestation aux donateurs pour l’exonération fiscale.

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Bureau International Jeunesse (BIJ, pour les camps à l’étranger)

Dépenses Ce sont les montants qui vont sortir du compte et de la caisse de ton Groupe. Pour un budget à l’équilibre, les dépenses ne dépassent pas les recettes. De plus, pense à garder une marge pour les imprévus. Les dépenses à prévoir sont regroupées en couts fixes et couts à surveiller.

Couts fixes Ces montants prévus sont calculés avant le camp. Une fois décidés, ils ne bougeront plus.

Location de l’endroit de camp En cherchant ton endroit de camp à l’avance, tu auras plus de choix et donc des endroits sans doute plus adaptés à ton budget. Le montant de la location doit impérativement être indiqué sur le contrat. Attention aux charges (par forfait ou au compteur) : renseigne-toi avant le camp sur les prix pratiqués afin d’estimer au mieux ces suppléments et vérifie ce qui est indiqué à ce propos dans ton contrat avant de le signer. La caution est une somme d’argent, souvent demandée en début de séjour ou à l’avance, qui te sera rendue à la fin du camp si tu n’as pas fait de dégâts. Inclus donc la caution dans ton budget, c’est une somme à avancer que tu ne pourras pas utiliser pendant le camp. Pour tous les échanges en liquide, demande un reçu (un par partie) !

Assurances des intendants Il est indispensable d’inscrire tes intendants et invités sur SCRIBe. Par ailleurs, si ceux-ci ne font pas partie d’une Unité Guide ou d’une autre fédération de Guidisme et Scoutisme en Belgique (Les Scouts, Scouts et Guides Pluralistes, Scouts en Gidsen van Vlaanderen, FOS-Open Scouting), il faut compter 13,5 € par intendant pour l’assurance : plus d’infos dans la Farde à formulaires. Pour les camps à l’étranger, prévois également le montant de l’assurance qui convient.

Perches Si cette dépense te concerne, quelques astuces pour diminuer cette grosse partie du budget : • Les Groupes Nutons et Lutins peuvent profiter de la commande Aventure ou Horizon pour bénéficier d’un prix avantageux lors d’une plus grande commande et pour réduire les frais de transport. • Récupère les perches d’année en année et conserve-les au sec. • Rachète le bois du camp qui précède et/ou revends-le au camp qui suit. • Passe par le propriétaire de l’endroit de camp, c’est souvent plus facile et moins cher. Certains fournissent même des perches gratuitement si tu les coupes toi-même ou si tu aides pour l’une ou l’autre tâche. • En plus de te couter moins cher, estimer au mieux la quantité nécessaire de bois est meilleur pour la planète : sois écoactif. • Pour éviter de payer trop cher, demande plusieurs offres de prix.

Réparation du matériel • Tentes : Les Guides ont créé des partenariats avec des entreprises spécialisées dans la location, la réparation ou la vente de tente. Consulte notre site pour connaitre tes avantages en tant que membre. Fais le tour de tes contacts, quelqu’un connait peut-être une entreprise plus proche de chez toi. • Construction : une hache dont le manche est cassé n’est pas forcément à jeter. Récupère la lame pour la mettre sur un nouveau manche, en allant dans un repair café si tu ne sais pas le faire toi-même. Même principe pour les pelles, les marteaux… • Logistique : si la cuisinière que tu embarques chaque année a rendu l’âme, un membre de l’Unité est peut-être capable de lui donner une nouvelle jeunesse. Réparer plutôt que jeter, c’est toujours ça de gagné ! Pour tous les types de matériel, la priorité reste l’entretien. En dehors des catastrophes imprévisibles, ce sont souvent de mauvaises conditions de conservation qui en réduisent la durée de vie.

Activités spéciales • Précamp et postcamp : une activité destinée aux ainés qui viennent avant le début ou après la fin du camp, cela se compte dans le budget et le prix du camp. • Sorties : demande s’il existe un prix de groupe ou « spécial mouvements de jeunesse ». • Badges, Promesses… : certains incontournables du camp nécessitent des achats. Prévois un moment pour faire ces courses avant le camp et évalue leur cout dans ton budget.

Transport au départ et au retour du camp

5es repas

Pour le matériel, comme indiqué plus haut, la commune met parfois gratuitement à disposition des camions pour les mouvements de jeunesse. Renseigne-toi et veille à t’arranger avec les autres mouvements de ta commune pour ne pas partir tous en même temps. Certains parents pourraient transporter une partie du matériel si tu leur demandes à temps.

Tout ce qui n’est pas compris dans les repas classiques (pour tout le monde) est aussi à prévoir dans ton budget. Surtout, décide en Staff comment ce qui est consommé en supplément par les Animateurs et intendants est couvert : prix forfaitaire, inclus dans le prix du camp ou en supplément, prix « à la pièce » où chacun paye sa part. Dans tous les cas, veille à consommer de manière responsable et à limiter le gaspillage.

Une astuce non négligeable est aussi d’inclure les trajets dans le choix de l’endroit de camp : pas trop loin de votre point de départ et proche d’une gare, par exemple.

Cadeaux de camp Tout cela implique un cout à prévoir. Compare les prix et demande toujours s’il existe des conditions particulières pour les mouvements de jeunesse. Si un cadeau est souvent prévu pour les Animés, il peut être intéressant d’en faire également aux parents, au propriétaire de l’endroit de camp, aux partenaires...

Papiers • Documents de camp : si tu réalises un dossier que tu distribueras aux parents et/ou aux Animés, prévois un budget pour les photocopies. Aller dans un magasin spécialisé est souvent plus rentable que vider ta cartouche d’imprimante. • Envois postaux : tu n’auras peut-être pas l’occasion de remettre ces carnets en main propre ni le temps de les déposer toi-même dans les boites aux lettres. Prévois alors des enveloppes et surtout des timbres dans ton budget. • Impressions : d’autres papiers peuvent être nécessaires pour ton animation ou l’organisation du camp en général. Imprime-les avant le camp et inclus ces frais dans le budget. À nouveau, écologie est souvent synonyme d’économie : en minimisant les impressions, la planète te dira merci et ta trésorerie aussi ! Toutefois, sache que les versions numériques ont également un cout énergétique : aller consulter un site ou une vidéo en ligne plusieurs fois peut engendrer un bilan carbone plus lourd qu’une version papier sur le frigo…

Couts à surveiller Cette catégorie regroupe les montants variables. Estime ces couts avant le camp (sur la base des années précédentes et des estimations du tableau) et surveille leur évolution durant le séjour pour ne pas dépasser le budget prévu. Garde une marge de sécurité au cas où tu n’aurais pas calculé le bon montant, en particulier pour l’indispensable, comme la nourriture.

Soins Avant le camp, complète la trousse de soins et prévois un montant pour les frais de médecin et les médicaments éventuels. Les dépenses liées aux Animés seront remboursées par les parents après le camp, mais tu dois avoir de quoi les avancer : la santé avant tout ! Compte donc des imprévus en fonction du nombre de participants.

Déplacements pendant le camp Parmi les options possibles, certaines sont à favoriser. Tu peux aussi combiner plusieurs moyens de transport : • Vélo : cela te permet de faire de petites courses et des repérages pour des jeux. En empruntant une petite « remorque pour bébé », tu auras plus de place pour tes achats ou du matériel. • Train/bus : bonne alternative pour se rendre à une activité spéciale avec les Animés. • Voiture : si elle est indispensable, rentabilise les déplacements en les groupant. Clarifie auprès de ton Staff et des intendants les trajets remboursables et ceux qui ne le sont pas. Dans tous les cas, budgétise le carburant nécessaire pour les déplacements.

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Pour les participants : • Commune : informe-toi des possibilités pour les mouvements de jeunesse. • TEC gratuit : Sous certaines conditions, les mouvements de jeunesse peuvent se déplacer gratuitement dans les bus TEC. Pense aux démarches nécessaires avant de monter à bord. • Réduction SNCB : Lors d’un trajet en train, compte un Animateur payant pour 4 Animés de moins de 12 ans gratuits. Pense à réserver tes places si vous êtes nombreux. • Voiture : organise un covoiturage pour limiter le nombre de véhicules. Centralise les demandes ou utilise un service en ligne, comme www.covevent.be. • Europcar : grâce à un partenariat, tu bénéficies d’avantages sur la location de véhicules chez Europcar. Consulte le site des Guides pour plus de détails.

Nourriture Plusieurs bons plans peuvent t’aider à diminuer les couts pour ce poste. En achetant moins cher : • Petites enseignes : certains commerces offrent des réductions aux mouvements de jeunesse, surtout si tu y fais régulièrement des achats. • Invendus de grosses sociétés : certains produits ne sont plus commercialisables pour diverses raisons, mais sont encore consommables. • Cartes de magasin : pendant l’année, la plupart des grandes surfaces disposent d’une carte de fidélité. Certaines offrent en plus une carte « spéciale camp » pour les mouvements de jeunesse, avec des avantages supplémentaires. En évitant le gaspillage : • Veille à la conservation des aliments en utilisant des boites hermétiques et n’accumule pas de la nourriture inutilement. Prévois dans ton menu de réutiliser les restes. • En fin de camp, propose ce qu’il te reste aux parents ou au camp suivant. • Réputés plus chers à l’achat, les produits bios/locaux/de saison peuvent au final te faire économiser : c’est plus facile d’obtenir une réduction grâce aux valeurs Guides dans un magasin local que dans une chaine de supermarchés ! De plus, ces produits ne sont généralement pas suremballés, ce qui diminue les déchets et donc les charges. • Et si tu partageais tes bons plans avec les autres Staffs ? Vous pouvez même organiser un petit concours dans l’Unité de celui qui jette le moins.

Matériel d’animation Pour les décors et les déguisements, pense à la récup’ tout au long de l’année !

À toi de jouer! Tu as trouvé un moyen inédit d’économiser pour le camp ? Fais-en profiter tous les Guides, en envoyant ton filon à info@guides.be.

L es Gu id es et l ’ ar gent • Gui d es. b e

Notes

L es Gui de s et lInte ’ argrne entt • Gui des . be

Notes

Les parents 37e BW

L’accueil 38e BE

Médias #janime

DOSSIER

FICHES DE JEUX

Dans la même collection

9e Lux - Marche-en-Famenne

urant l’année, il y a toujours des « nouveaux » qui arrivent, animés ou animateurs. Tu accueilles les enfants et les jeunes qui, soit changent de groupe, soit intègrent le tien. Lors de telles arrivées, apparaissent souvent certains préjugés. Ton rôle consiste à assurer à chaque personne de trouver sa place au sein du groupe. Ce dossier t’aide à préparer l’accueil des nouveaux venus.

ans la continuité du dossier Les Guides et Internet, le Mouvement te propose aujourd’hui d’adapter tes animations à la réalité de tes animés. Comment ? En mettant à ta disposition des idées de jeux intégrant l’utilisation des médias ainsi qu’un temps de réflexion sur ces derniers (photos, vidéos, sons, réseaux sociaux, etc.).

Dossier L’accueil

Guides.be

Dossier Les parents

DOSSIER

Guides.be

es animateurs et le staff d’Unité sont les premiers interlocuteurs des parents. Pour garantir l’épanouissement des animés, il est essentiel d’instaurer une relation de confiance dans laquelle chacun s’investit.

DOSSIER

Les Guides

et Internet

13e HL - Ste-Julienne

Totémisation Totémisation.2-Juin-2018.indd 1

Guides et internet copie.indd 1

26/06/2018 17:47:53

17/01/2017 11:15:33

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le masculin l’emporte.

Rue Paul-Émile Janson, 35 1050 Bruxelles Tél. 02/538.40.70 www.guides.be info@guides.be

L es Gui de s et Inte rne t

Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2020.