Empower ment Calidad Total
ReingenierĂa
Outsourcing
???
Balanced scorecard
Benchmar king
Downsizing
Join Venture
se desenvuelve tanto el productivo, como la administración pública.
A
sumiendo una definición bastante amplia, podemos afirmar que herramientas de gestión son todos aquellos sistemas, aplicaciones, controles, procesos, metodologías, etc., que llevan a que una empresa, a través
de sus diferentes dependencias, departamentos o secciones, pueda cumplir con sus objetivos administrativos y de producción de una forma eficaz y eficiente, optimizando al máximo el uso de sus recursos, evitando aquellos procesos que ralentizan el alcance de resultados óptimos. En un mundo cada vez más globalizado, es bastante complejo, pretender hacer una clasificación única y universal de tales herramientas, dada la heterogeneidad de escenarios en los que
sector misma
Debemos tener claridad en el hecho de que aún dentro de una misma entidad, podemos encontrar variedad de modelos concurrentes, que al final de cuentas solo buscan alcanzar metas propuestas, respetando parámetros de eficacia, eficiencia, transparencia, competitividad, lealtad empresarial, etc. Dependiendo del tipo de empresa y de la calidad de sus dependencias podemos encontrar herramientas para el registro de datos, para el control y mejora de los procesos, para la consolidación de datos, entre otros, que al final conducen a facilitar la toma de decisiones en procura de la mejora continua. El siglo XXI ha sido testigo del vertiginoso avance tecnológico, tanto en software como en hardware, y de la consecuente aparición de una gran variedad de plataformas informáticas que sustentadas en el principio informático de la orientación a servicios, que han terminado por convertirse en grandes impulsores de una cada vez más amplia familia de herramientas para la gestión, caracterizadas en su mayoría por un modelo modular que permite contar con funciones específicas para cada área de trabajo, los cuales mediante interconexión entre los diferentes módulos facilitan centralizar la toma de decisiones de una manera ágil.
miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.
E
mpowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores. A través de la aplicación del empowerment, los trabajadores o equipos de trabajo tienen mayor poder de decisión, mayor autoridad para resolver los problemas, mayor autonomía en el desempeño de sus funciones, y mayor responsabilidad por la ejecución de las tareas, por las metas y por los resultados. Mientras que los gerentes, jefes o superiores, en vez de dedicarse exclusivamente a dirigir y controlar, dejan que los trabajadores o equipos pongan en práctica sus ideas o métodos, orientan, motivan, estimulan, reconocen los éxitos y recompensan los resultados. El objetivo principal del empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder, autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer a todos los
Pero además de permitir un mayor fortalecimiento en los miembros de la empresa así como poder aprovechar mejor sus competencias, aplicar el
empowerment permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y en la ejecución de tareas. Ello debido a la idea de que los trabajadores que están más cerca de la acción o el problema son los más indicados para tomar decisiones al respecto, para resolver el problema o para hacerse responsables por la tarea.
Es una técnica o herramienta de gestión que consiste en la contratación de
terceros (otras empresas) para que realicen actividades, funciones o procesos complementarios que no formen parte del giro principal del negocio. A través de la aplicación del outsourcing transferimos actividades, funciones o procesos a empresas especializadas que puedan hacerlos mejor que nosotros y a un menor costo, logrando así una mayor eficiencia y eficacia. Pero también, su aplicación nos permite concentrarnos en las actividades, funciones o procesos esenciales que sí formen parte del giro principal del negocio, logrando así una mayor calidad y competitividad. Algunos ejemplos comunes de outsourcing se dan cuando empresas transfieren a otras actividades tales como limpieza y mantenimiento, búsqueda y selección de personal, seguridad, almacén, publicidad, auditoría, mensajería, etc. No se suele utilizar el outsourcing para transferir actividades principales de la empresa tales como ventas o producción, aunque sí suele ser común que se transfieran partes de estas actividades, funciones o procesos. Por ejemplo, una empresa que empaca sus productos en botellas de vidrio, si decide también empacar sus productos
en botellas de plástico, para no tener que comprar más maquinas ni tener que cambiar constantemente las líneas de producción, podría decidir encargar la producción de las botellas de plástico a otra empresa.
E
l benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en el seguimiento de empresas similares a la nuestra o de empresas líderes en el mercado, con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos y demás aspectos, compararlos con los nuestros y con los de otras empresas, identificar lo mejor, y adaptarlo a nuestra empresa, agregándole nuestras mejoras. Aplicar el benchmarking no significa simplemente espiar o copiar, sino tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas, incluyendo sus productos, servicios, procesos de trabajo, prácticas empresariales, políticas, estrategias, métodos, etc., para luego aplicarlos en la nuestra, pero siempre agregándoles nuestra creatividad.
También podemos definir al benchmarking como el proceso a través del cual se hace seguimiento a otras empresas, ya sean competidoras directas o pertenecientes a otro sector, con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos y demás aspectos, compararlos con los propios y con los de otras empresas, identificar lo mejor, y adaptarlo a la propia empresa agregándoles mejoras. Básicamente existen benchmarking:
tres
tipos
de
Benchmarking interno: aquél que se aplica dentro de una empresa; por ejemplo, cuando se toma como referencia las prácticas utilizadas por una determinada área de la empresa que, a diferencia de las otras, está obteniendo muy buenos resultados. Benchmarking competitivo: aquél que se aplica con empresas que son competidoras directas; por ejemplo, cuando se toma como referencia las prácticas de la competencia en donde esta nos supera. Benchmarking funcional o genérico: aquél que se aplica con empresas que podrían ser o no competidoras directas; por ejemplo, cuando se toma como referencia las estrategias de una empresa que es líder en un sector diferente al de la propia.
E
l downsizing es una técnica o herramie nta de gestión que consiste en reestructurar o reorganizar una empresa mediante la reducción de su tamaño en términos de estructura, procesos de trabajo, niveles jerárquicos y recursos humanos. Aplicar el downsizing podría implicar, por ejemplo, eliminar un departamento que no aporte valor a la empresa, hacer un proceso más corto y sencillo, dar mayor poder de decisión a los trabajadores, o hacer una reducción del personal. Algunos conceptos relacionados con el downsizing: Resizing: consiste en volver a medir el tamaño de una empresa. Rightsizing: consiste en darle el tamaño ideal a una empresa.
E
l joint venture es una herramienta de gestión que consiste en una asociación a largo plazo entre dos o más empresas que se unen para realizar una
alianza comercial con el fin de alcanzar un objetivo en común. A través de un joint venture las empresas implicadas podrían tener como objetivo la creación de un nuevo negocio, el desarrollo de un nuevo producto, la prestación de un servicio, el incursionar en un mercado extranjero, etc. Y para la consecución del objetivo las empresas implicadas podrían aportar o compartir recursos tales como materia prima, capital, personal, canales de distribución, tecnología, conocimiento del mercado, etc. Pero además de compartir recursos, en un joint venture también se comparten esfuerzos, responsabilidades y el riesgo de emprender un negocio, actividad o proyecto que supera las posibilidades individuales (razón por la cual el joint venture también suele ser conocido como contrato de riesgo compartido). Una de las principales características del joint venture es que las empresas implicadas no necesariamente renuncian a su identidad como personas naturales o jurídicas, sino que mantienen su independencia. En otras palabras, las empresas implicadas realizan un negocio, actividad
o proyecto juntas, pero sin necesidad de modificar sus identidades como empresas, tal como sucedería, por ejemplo, en una fusión o en una absorción.
E
l balanced scorecard (BSC) es una herramienta de gestión que consiste en un sistema de control basado en un software que permite medir, a través de
indicadores, el desempeño global de una empresa. El balanced scorecard se concentra exclusivamente en la medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa; por ejemplo, mide qué tan bien se están cumpliendo el planeamiento estratégico y las estrategias. Los principales aspectos que controla el balanced scorecard son las finanzas (los ingresos, los costos, etc.), la calidad (el producto, la atención al cliente, etc.), los
procesos internos, y la capacitación del personal.
L
a reingeniería o reingeniería de procesos (BPR por sus siglas en inglés) es una técnica o herramienta de gestión que consiste en reinventar o rediseñar los procesos de una empresa de una manera radical, de tal modo que sea capaz de lograr mejoras espectaculares en medidas críticas tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Hacer reingeniería no es hacer mejoras, correcciones o modificaciones, no es mejorar lo que ya está instalado, corregir las piezas del proceso, ni hacer cambios superficiales en éste; sino, es hacer un cambio radical.
correcciones o modificaciones, no es mejorar lo que ya está instalado, corregir las piezas del proceso, ni hacer cambios superficiales en éste; sino, es hacer un cambio radical. Se obtienen resultados espectaculares: a través de la reingeniería no se obtienen resultados marginales, incrementales o el tipo de resultados que se obtendrían a través de simples mejoras o la aplicación de medidas administrativas; sino, se obtienen resultados espectaculares. Está orientada a los procesos: la reingeniería no implica realizar cambios en la organización, en la estructura, en el personal, en los departamentos o áreas, en los trabajos o tareas; sino, implica realizar cambios en los procesos. Según la reingeniería cuando una empresa no tiene el éxito esperado, la verdadera razón es que su gente no está inventando, haciendo, vendiendo y prestando servicios tan bien como debería; es decir, no está realizando su trabajo básico tan eficientemente como debería. Afirma también que una empresa no podrá resolver sus problemas o ser más competitiva a través de:
Para entender mejor el concepto de reingeniería veamos tres de sus principales características: Implica un cambio radical: hacer reingeniería no es hacer mejoras,
estrategias empresariales tales como vender una división y comprar otra o incursionar en nuevos mercados (ya que estas estrategias la distrae de efectuar
cambios básicos en la manera de cómo realiza su trabajo). creación y lanzamiento de nuevos productos (ya que los productos tienen un ciclo de vida limitado, e incluso los mejores productos rápidamente quedan obsoletos). mejoras administrativas o la aplicación de técnicas administrativas tales como los análisis de cadena de valor o los círculos de calidad (ya que ninguna de éstas técnicas ha detenido el deterioro del desempeño competitivo en los últimos años).
L
a calidad total, también conocida como gestión de la calidad total (TQM por sus siglas en inglés), es una filosofía, cultura o estilo de gerencia que involucra a todos los miembros de una organización en el mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos de la empresa.
En la calidad total todos los miembros de la organización buscan mejorar la calidad de manera continua y gradual, no sólo en los productos, sino también en todos los aspectos de la empresa tales como, por ejemplo, en los trabajadores, en los insumos, en los procesos, en la atención al cliente, y en los proveedores. La calidad total se basa en el hecho de que la obligación de alcanzar la calidad recae principalmente en las personas que la producen. De ahí que la responsabilidad por lograr altos estándares de calidad, empiece en la cúpula de la organización pero recaiga principalmente en las personas que están más cerca de la producción (en los trabajadores de los niveles operativos). Son los gerentes o dirigentes los que planifican la mejora de la calidad, definen políticas de calidad, establecen normas o estándares de calidad, eligen responsables del aseguramiento o control de la calidad, implementan sistemas de calidad, y establecen medidas de control de calidad; pero son los trabajadores de los niveles operativos los que aseguran o garantizan el cumplimiento de las especificaciones, requisitos, normas o estándares de calidad. Por ello, en calidad total los gerentes y dirigentes buscan concientizar, comprometer y motivar a todos los trabajadores de la organización en la
búsqueda de calidad, así como establecer una “filosofía de calidad total” en donde todos busquen siempre mejorar la calidad de manera continua y gradual.