Acta de Constituciรณn del Proyecto
LIBRERIA BENICIO Fecha: dd/mm/aaa? Tabla de contenido Informaciรณn del Proyecto................................................................................................... 3 Datos.................................................................................................................................... 3 Patrocinador / Patrocinadores................................................................................................
3 Propรณsito y Justificaciรณn del Proyecto............................................................................. 3 Descripciรณn del Proyecto y Entregables.......................................................................... 3 Requerimientos de alto nivel............................................................................................. 4 Requerimientos del producto.................................................................................................. 4 Requerimientos del proyecto..................................................................................................
4 Objetivos................................................................................................................................ 4 Premisas y Restricciones................................................................................................... 5 Riesgos iniciales de alto nivel........................................................................................... 5 Cronograma de hitos principales...................................................................................... 5 Presupuesto estimado........................................................................................................ 5 Lista de Interesados (stakeholders).................................................................................. 6 Requisitos de aprobaciรณn del proyecto - factores criticos para el รฉxito...................... 6 Asignaciรณn del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................... 6 Gerente de Proyecto.............................................................................................................. 6 Niveles de autoridad..............................................................................................................
6 Personal y recursos preasignados................................................................................... 7 Aprobaciones....................................................................................................................... 7
Informaciรณn del Proyecto a contiuaciรณn los datos de la organizaciรณn, y los datos del cliente.
Datos Empresa / Organizaciรณn Proyecto Fecha de preparaciรณn Cliente Patrocinador principal Gerente de Proyecto
DATOS SEGUROS Ordenamiento de libros(en base de datos) 02/10/2014 Libreria Benicio Alvarez, Fabiana (Socio, Gerente) Estrada Bruno
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre
Cargo
Ramos Claudio
Dir. Administrativo
Departamento / División Dpto. Administracón
Farfan, Sebastian Mendoza, Ulises
Programador Programador
Dpto. Datos Dpto. Diseño
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Propósito y Justificación del Proyecto Propósito: Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto. FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO.? • Reducir las pérdidas causadas por robos/desvio de inventario. • Mejorar el control de inventario actual. • Centralizar la información de activos de la empresa. • Mejorar la dispocision de stock sobre articulos mas vendidos en fechas determinadas. Justificación: Motivos, razones o argumentos que justifican la ejecución del proyecto. Justificación Cuantitativa y Cualitativa. Es recomendable utilizar números para describir el proyecto en términos de los beneficios y retorno de la inversión que representa para la organización. Para elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.? Justificación Cuantitativa: - Durante el último año se observa un incremento del 50% de insumos en comparación con el año anterior, no observándose un crecimiento de la empresa que justifique esta variación. - Reducir paulatinamente este incremento hasta llegar a valores normales dentro de los 6 meses de uso. - Reducir la substracción de inventario a valores nulos. - Evitar compras tempranas de insumos, comprar “Justo a Tiempo”. Justificación Cualitativa: - Mejorar el Servicio al cliente. - Satisfacción del personal del Dpto. Inventario al agilizar los controles. - El producto proveerá funcionalidad adicional de resguardo de la información historica. -El producto lograra una fluidez y legibilidad en cada una de sus consultas
Descripción del Proyecto y Productos El proyecto consiste en desarrollar un Sitio Web conectado a una Base de Datos de una libreria. Mediante el cual el personal administrativo del Dpto. pueda ingresar al sistema para hacer consultas que desee sobre algun producto determinado. Datos es quien realizara el inventario total de libros que se contegan a la fecha como asi tambien de las categorias de cada libro, con la autorización y consulta permante de la misma con la persona idonea para este trabajo. Se prevee la entrega del Software mediante modulos funcionales que pueden ser desarrollados en forma incremental, ya sea en la base de datos(lenguaje de alto nivel) como asi tambien en el diseño convenido con el cliente(entorno garfico). Con esto garantizamos un continuo movimiento de la empresa del cliente. Se proveerá de un modulo de gestión de base de datos y como asi tambien del stock de libros. Un modulo de Estadisticas para la toma de decisión. A DEBATIR ESTADISTICAS NO SI SEA NECESARIO(si es necesario ya que da una idea sobre lo antes implementado que mejoraria lo futuro a implementar) La empresa DATOS SEGUROS, mediante la asignación de un equipo de proyecto(analistas, programadores y diseñadores) acompañará en las tareas necesarias para el desarrollo del Sitio Web. La finalización del proyecto se espera para el 02/04/2015 .
Requerimientos de alto nivel [Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el acta, pueden ser funcionales, no funcionales, de calidad. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders). Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones técnicas y requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología empleada, entre otros.]
Requerimientos del producto y proyecto Patrocinador: • Cumplir con los tiempos de entrega de fecha 02/04/2015. • El Sitio Web sea desarrollado mediante las licencias de Sitio Web libre. VER • Mantener el personal asignado al principio del proyecto, evitar la rotación de personal a medida que avance del proyecto. • Se evaluará el sistema en un entorno de prueba por el término de 2 mes,de alli cada mes hasta la entrega definitiva. Jefe Inventario • Gestionar el inventario mediante código de barra. • Acceso remoto al sistema de inventario. • Evitar el acceso indebido a la información de inventario. • Implementar sistema de contingencias. Usuarios: • Ayuda Contextual. • Ingreso de información mediante código de barra. Proveedores: • . ....
Objetivos Se definen en términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad. Para cada objetivo debe definirse un indicador de éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.?
Objetivo Alcance Desarrollar un sitio web para el desarrollo y manejo de una base de una libreria. Capacitación para el manejo eficiente. Mantenimiento de la base de datos PROPUESTA FIJARSE SI CONVIENE Sistema de Trabajo en equipo. Sistema de Gestión de Riesgos. Cronograma (Tiempo) Tiempo del trabajo 6 meses. FIJARSE EL TIEMPO A DEBATIR
Indicador de éxito Aprobación de los entregables por parte de los clientes.
Acta de Cierre del proyecto dentro de los 10 meses desde el inicio del proyecto.
Objetivo Costo Costo por el trabajo realizado $20.000 A DEBATIR (podria ser mas ) Cumplir con el prosupueto asignado al proyecto de $1.675.000 pesos Calidad Aplicar normas de accesibilidad de sitios web.
Indicador de éxito presupuesto asignado al proyecto inferior al planificado.
Aceptación formal de la cualidad de accesibilidad brindada por el sitio web.
Premisas y Restricciones [Aquí se describen en primer lugar las premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas especificas, participación de ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Los supuestos o premisas son factores que, para propósitos de planeación, son considerados como verdaderos, reales o ciertos. Las premisas afectan todos los aspectos de la planeación del proyecto, y son parte de la elaboración progresiva del proyecto. Frecuentemente, los equipos del proyecto identifican, documentan y validan los supuestos como parte de su proceso de planeación] - El equipo de proyecto abocado al desarrollo estará capacitado en el desarrollo de aplicaciones con tecnología web y Lectores de código de barra. - El presupuesto asignado al proyecto no se puede variar. - Antes del desarrollo se debe contar con una infraestructura de red LAN e INALAMBRICA en la empresa. Adicionalmente, se definen las restricciones, por ejemplo, terminar el proyecto antes de una fecha tope, definición de una localización geográfica especifica para el equipo, participación de un departamento, seguimiento de estándares, entre otros.? - El servidor para alojamiento del sw tiene que estar físicamente fuera del ámbito de la empresa. - Certificar los productos con la norma ISO 9001. - Las reuniones del equipo de desarrollo se realizaran en horario vespertino.
Riesgos iniciales de alto nivel [Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante su duración.] - Alta rotación en la función y horario del personal de la empresa, no estando ajeno el personal del area de Administración. - Suspención de reuniones del equipo de proyecto (director del proyecto, cliente, usuarios, etc) por ausencia obligada del Jefe de Proyecto. (Representante Gremial). - Resistencia al cambio, se cuenta con personal pronto a jubilarse.
Cambios en las prioridades del área de Operaciones que prolonguen el inicio del proyecto. Desitegracion del equipo Demora en la seccion de contrtistas.
Cronograma de hitos principales [Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificación o definir si es factible el proyecto.]
Hito Presentación del Prototipo Diseño y Desarrollo Puesta en Marcha Planificacion Seguimiento y Control
Fecha tope 12/09/2014 31/11/2014 15/12/2014 1/4/2014 1/04/2014
Presupuesto estimado o preliminar [Aquí se especifican los fondos que se esperan asignar a este proyecto. Igualmente representa la expectativa de la organización. Luego en la fase de planificación debe definirse si es factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.] Concepto Monto ($) Personal 950.000 Materiales 45000 Maquinas 55.000 Otros 75.000 Reserva de Contingencia 550.000 TOTAL $ 1675000
Lista de Interesados (stakeholders) [Se elabora una lista de los interesados. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.]
Nombre Lamas Roberto Usuarios Ramos Claudio
Cargo Jefe de Invent. Administrativos Gerente
Departamento / División Dpto. Inventario Dpto. Inventario Gerencia
Requisitos de aprobación del proyecto – Factores críticos de éxito del proyecto [Aquí se especifica si el proyecto es un éxito o no, cuales son los criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación.]
- La utilidad de las estadísticas provistas por el sistema.
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad [Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.]
Gerente de Proyecto Nombre
Cargo
Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Romina Stach
Personal y recursos preasignados [Se especifican personas o departamentos que estén preasignados a trabajar en el proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento especifico, la oficina de una ubicación determinada.]
Recurso
Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Aprobaciones [En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.]
Patrocinador
Fecha
Firma