Acta de Constitución del Proyecto [Sistema de apoyo para la atención de clientes - Centro Medico Integral de Palpalá - Wenceslao Gallardo] Fecha: 26/09/2014? Tabla de contenido Información del Proyecto................................................................................................... 3 Datos.................................................................................................................................... 3 Patrocinador / Patrocinadores................................................................................................ 3 Propósito y Justificación del Proyecto............................................................................. 3 Descripción del Proyecto y Entregables.......................................................................... 3 Requerimientos de alto nivel............................................................................................. 4 Requerimientos del producto.................................................................................................. 4 Requerimientos del proyecto.................................................................................................. 4 Objetivos................................................................................................................................ 4 Premisas y Restricciones................................................................................................... 5 Riesgos iniciales de alto nivel........................................................................................... 5 Cronograma de hitos principales...................................................................................... 5 Presupuesto estimado........................................................................................................ 5 Lista de Interesados (stakeholders).................................................................................. 6 Requisitos de aprobación del proyecto - factores criticos para el éxito...................... 6 Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................... 6 Gerente de Proyecto.............................................................................................................. 6 Niveles de autoridad.............................................................................................................. 6 Personal y recursos preasignados................................................................................... 7 Aprobaciones....................................................................................................................... 7 Información del Proyecto [Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el acta.] Datos Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente de Proyecto
CDC Soft Sistema de apoyo para la atención de pacientes 26/09/2014 Centro Medico Integral de Palpalá - Wenceslao Gallardo Jose luis Torres Cristian Carrillo (CDC Soft)
Patrocinador / Patrocinadores Nombre
Cargo
Departamento / División
Jose Luis Torres
Director
Administración
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Propósito y Justificación del Proyecto [Propósito: Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto. FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO.] • Agilizar el proceso de compra de medicamentos en la farmacia por parte de los
pacientes. Optimizar el proceso de generación de recetas medicas, tratando de garantizar al paciente que los medicamentos recetados por el medico, se encontraran en la farmacia al momento de ir a comprarlos. • Hacer mas eficiente y sencillo el proceso de consulta de las historias clínicas. • Proporcionar herramientas de control y vigilancia sobre las recetas medicas que se generen. Justificación: Motivos, razones o argumentos que justifican la ejecución del proyecto. Justificación Cuantitativa y Cualitativa. Es recomendable utilizar números para describir el proyecto en términos de los beneficios y retorno de la inversión que representa para la organización. Para elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.? •
Justificacion Cualitativa: • Ofrecer un servicio • • •
de mayor calidad que satisfaga a los clientes para asegurar su permanencia. Mejorar el desempeño del Centro Medico. Hacer mas eficiente la comunicación organizacional. Llevar un control mas eficiente de la información que manejan los médicos y los encargados de la farmacia, Proporcionar apoyo para facilitar el proceso de toma de decisiones.
• Justificacion cuantitativa: • Principalmente reducir
los tiempos de espera para comprar los medicamentos.
Descripción del Proyecto y Productos Se describe el proyecto? _El proyecto consiste en la creacion e implementacion de un sistema de apoyo para la atencion de pacientes bajo la plataforma de cliente/servidor utilizando tecnologia web, que pudiese aminorar los tiempos en cola que deben pasar los pacientes para poder conseguir los medicamentos que necesiten. Se describe su o sus ppales. productos entregables, bien sean documentos o componentes del producto, servicio o resultado que proporcionará.? Requerimientos de alto nivel [Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el acta, pueden ser funcionales, no funcionales, de calidad. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders). Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones técnicas y requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología empleada, entre otros.] Requerimientos del producto y proyecto
Usuarios: • • •
Mostrar consultas especificas. Interfaz amigable. Generacion de reportes.
Patrocinador: - Cumplir con los tiempos de entrega.
- Confiable y eficiente. Farmaceutico: • • •
-Una base de datos de los medicamentos -Acceso solo a personal autorizado -Generacion de reportes
•
-Mostrar descuentos según obra social de afiliado
Objetivos Se definen en términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad. Para cada objetivo debe definirse un indicador de éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.?
Objetivo
Indicador de éxito
Alcance Desarrollar un sistema de información multiusuario basado Aprobacion por parte del en tecnología web y capacitación de médicos y patrocinador. farmacéuticos del centro medico Cronograma (Tiempo) La entrega del sistema de estima en un tiempo de 12 meses. Cierre del proyecto dentro de los primero 12 meses desde el inicio del proyecto. Costo No exceder el costo maximo del proyecto de $46000 El costo total no excedio el planificado. Calidad Aplicar normas de acceso de sitios web
Aceptacion por parte de los usarios del sitio web.
Premisas y Restricciones [Aquí se describen en primer lugar las premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas especificas, participación de ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Los supuestos o premisas son factores que, para propósitos de planeación, son considerados como verdaderos, reales o ciertos. Las premisas afectan todos los aspectos de la planeación del proyecto, y son parte de la elaboración progresiva del proyecto.] • El centro hospitalario cuenta con una plataforma de red existente e instalada. Adicionalmente, se definen las restricciones. Una restricción es cualquier condicionante del proyecto. Las restricciones más populares son el: presupuesto, alcance y tiempo, por ejemplo, terminar el
proyecto antes de una fecha tope, definición de una localización geográfica especifica para el equipo, participación de un departamento, seguimiento de estándares, entre otros.? • El presupuesto asignado al proyecto no se puede cambiar. • El sistema funciona como Intranet por motivos de seguridad. •
• •
El sistema estará montado en un servidor web como una aplicación independiente donde los diferentes usuarios pueden tener acceso a cualquier parte del sistema siempre y cuando tenga el nivel de acceso autorizado. La fecha tope de entrega esta estimada para el 26/09/2015 Certificar los productos con la norma ISO 9001.
Riesgos iniciales de alto nivel [Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante su duración.] • Mal uso del sistema por parte de los usuarios que no están bien capacitados. Cronograma de hitos principales [Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificación o definir si es factible el proyecto.]
Hito Analisis y especificación de los requerimientos Diseño del sistema Construccion y Pruebas Implementacion
Fecha tope 25/11/2014 20/04/2015 20/08/2015 26/09/2015
Presupuesto estimado o preliminar [Aquí se especifican los fondos que se esperan asignar a este proyecto. Igualmente representa la expectativa de la organización. Luego en la fase de planificación debe definirse si es factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.] Concepto Monto ($) Personal 45,000 Materiales Maquinas Otros 1,000 Reserva de Contingencia 9,000 TOTAL 46,000 Lista de Interesados (stakeholders) [Se elabora una lista de los interesados. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.] Nombre Cargo Departamento / División Gerente Cristian Carrillo
Nombre Rodriguez Velasquez Ana Castro Marisel Escalera Walter
Gallardo Federico José Luis Torres
Cargo Diseño Programación Diseño y Planificación Programación Patrocinador
Departamento / División
Requisitos de aprobación del proyecto – Factores críticos de éxito del proyecto [Aquí se especifica si el proyecto es un éxito o no, cuales son los criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación.] Los requisitos de aprobación del proyecto pueden ser: • Establecer claramente el valor y los beneficios de negocio (aumento de ingresos, reducción de costos, etc.) que se obtienen al realizarlo. • Establecer claramente los objetivos, resultados que hay que obtener. • Asegurar constantemente el apoyo de la Dirección, en términos de autoridad, consistencia de los objetivos y provisión de recursos. • Escuchar e interpretar las expectativas del cliente y partes involucradas y planificar y gestionar adecuadamente. Los factores críticos de éxito del proyecto pueden ser: • Falta de compromiso de la Dirección. • El cliente no se involucra. • Falta de conocimiento técnico por parte del equipo. • Falta de supervisión sobre el equipo de proyecto. • Documentación insuficiente de progreso y seguimiento. • No se identificaron los riesgos. Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad [Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.] Gerente de Proyecto Nombre
Cargo
Departamento / División
Carrillo Cristian
Gerente
Gerencia
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) -
Personal y recursos preasignados [Se especifican personas o departamentos que estén preasignados a trabajar en el proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento especifico, la oficina de una ubicación determinada.] Recurso
Departamento / División
Rodriguez Velasquez Ana Catro Marisel
Diseño Programación
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) -
Recurso
Departamento / División
Silvia Barrera
Programación
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Aprobaciones [En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.] Patrocinador
José Luis Torres
Fecha
29/09/2014
Firma