Property Management Systeme

PMS-Wechsel Step by Step

Neues PMS gesucht? – So planen Sie den Wechsel im laufenden Betrieb. Ein Gastbeitrag von Eva-Maria Bleifuss, Regional Director DACH beim Hotelsoftware-Anbieter Guestline

Zwischen den zahlreichen aktuellen Krisen – angefangen beim noch immer vorherrschenden Personalmangel, Lieferschwierigkeiten und steigenden Energiekosten – ist eine Schreckensnachricht für Hoteliers fast in den Hintergrund gerückt: In den kommenden Monaten wird der Betrieb einiger häufig genutzter, aber veralteter Property Management Systeme (PMS) eingestellt. Das heißt, dass alle Marketing-, Verkaufs- und Aktualisierungsmaßnahmen gestoppt werden. Außerdem wird es keine weiteren Upgrades, Fehlerbehebungen oder Sicherheitsverbesserungen geben, und – wenn überhaupt – nur noch begrenzten technischen Support für Kunden und Kundinnen.

Zeit zu handeln!

Diese Entwicklung kommt wenig überraschend. Die letzten, pandemie-geprägten Jahre haben gezeigt, wie wertvoll flexible, cloudbasierte und kosteneffiziente Systeme für Hoteliers sein können. Um weiterhin mit der Konkurrenz mithalten zu können, dürfen diese den Wechsel allerdings nicht weiter herauszögern und müssen jetzt anfangen, sich nach neuen Anbietern umzuschauen. Ein gut funktionierendes PMS ist ein wesentlicher Faktor für den reibungslosen Betrieb eines Hotels und eine der wichtigsten Investitionen, die man als Hotelier tätigen kann. Zwar sollte man keine vorschnellen Entscheidungen treffen – diese könnten sich als kostspielige Fehler erweisen –, doch Hoteliers sollten auch aufhören, nach dem perfekten Zeitpunkt für die Umstellung zu suchen, denn diesen wird es nicht geben. Auch den Zeitaufwand, den eine so große, technische Umstellung mit sich bringt, dürfen Hoteliers nicht unterschätzen. Sie müssen jetzt handeln, um sicherzustellen, dass genügend Zeit für die einzelnen Schritte bleibt, die für einen nahtlosen und stressfreien Wechsel erforderlich sind. Schritt 1: Anforderungen zusammenstellen

Zu Beginn müssen Hoteliers sich fragen, welche Anforderungen sie an ein neues System stellen. Welche Funktionen gefallen am aktuellen System besonders gut? Was ist noch verbesserungswürdig? Um aus einem neuem PMS das Beste herauszuholen und etwaige bestehende Probleme zu beseitigen, sollten Mitarbeitende aus allen Abteilungen in den Prozess mit einbezogen werden. Eine Lösung zu finden, die tatsächlich alle Wünsche erfüllt, ist jedoch kaum möglich. Jedes PMS birgt individuelle Vor- und Nachteile, weshalb die gesammelten Anforderungen unbedingt nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden sollten. Für diesen Schritt sollten etwa zwei Wochen veranschlagt werden.

Schritt 2: Produktrecherche

Anschließend sollten möglichst viele verfügbare Anbieter geprüft werden, um eine Vorauswahl von etwa vier bis fünf Optionen zu treffen. Hoteliers sollten dabei ein grundlegendes Verständnis dafür entwickeln, wie verschiedene Systeme funktionieren, welche Features angeboten werden und welche Vorteile daraus für den eigenen Betrieb entstehen können. Auch dafür sollten etwa zwei Wochen eingeplant werden.

Schritt 3: Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit den ausgewählten Anbietern sollten die gewünschten Anforderungen klar übermittelt und erste Angebote eingeholt werden. Außerdem sollten Termine für kurze Demo-Vorführungen

Die Autorin

Eva-Maria Bleifuss leitet als Regional Director DACH das Geschäft im deutschsprachigen Raum beim Cloud-Hospitality-Lösungsanbieter Guestline. Zuvor besetzte sie leitende Positionen im

Vertrieb bei führenden Technologie- und Hospitality-Unternehmen, darunter Sabre, TrustYou und h2c. Bleifuss hat über zehn Jahre Erfahrung in der Tourismusbranche.

Property Management System

Ein PMS ist eine Hotelsoftware, die sämtliche Informationen rund um Reservierungen, Auslastung, Belegung, Abrechnung, aber auch zu internen Prozessen (Housekeeping, Wellness) speichert und verwaltet. Ein PMS dient zudem als Schnittstelle zu weiteren elektronischen Distributionskanälen wie RevenueManagement-Systemen oder OTA-Plattformen.

Guestline

Guestline bietet cloudbasierte Hospitality-Softwarelösungen für das Property Management, das Gästeerlebnis und das Buchungsmanagement. Die breite Palette innovativer und zukunftssicherer Lösungen von Guestline erlaubt es unabhängigen Hotels und kleinen Hotelgruppen, eine maximale Auslastung zum profitabelsten Preis zu erzielen. Seit fast 30 Jahren am Markt, beinhaltet das Produktportfolio von Guestline unter anderem eine PMS, CRS, C&B, Channel Manager, EPoS, IBE und GuestPay. Zusätzlich integriert die Property Management Software via API mit über 200 Drittanbieter-Lösungen. Guestline hat Niederlassungen in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Belgien, Irland und Thailand und unterstützt fast 3.000 Hotels in 25 Ländern. www.guestline.com/de/

PMSSoftware

geplant werden, um das Produkt auch in Aktion sehen zu können. Auch dabei sollten Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen anwesend sein, um auch deren Meinung einzuholen. Je nach Terminverfügbarkeit der Anbieter und der Anzahl beteiligter Personen sollte für diesen Schritt etwa vier Wochen eingeplant werden.

Schritt 4: Auswertung und Vorauswahl

Nach der Auswertung der eingeholten Angebote sollten sich zwei bis drei Anbieter als Favoriten herauskristallisieren. Bei der Eingrenzung hilft ein Blick auf die vorher definierten Anforderungen und die Prüfung, welcher Anbieter diesen auch gerecht werden kann. Hoteliers sollten außerdem stets das ihnen zur Verfügung stehende Budget sowie die aktuellen (Preis-)Entwicklungen im Auge behalten – das schützt vor bösen Überraschungen. Für die Auswahl der Favoriten sollten ebenfalls etwa zwei Wochen eingeplant werden.

Schritt 5: Produktdemos

Jetzt sollten alle Teams die Gelegenheit nutzen, ausführlichen Produktvorführungen beizuwohnen, um die verschiedenen Technologien vergleichen und Vor- und Nachteile abwägen zu können. Um für alle das beste Ergebnis zu erzielen, sollten so viele Abteilungen wie möglich an der Entscheidungsfindung beteiligt werden. Das erfordert allerdings einiges an Planung, da die Verfügbarkeiten von Teammitgliedern und PMS-Anbietern koordiniert werden müssen. Daher sollten mindestens drei Wochen eingeplant werden. Schritt 6: Anbieterauswahl und Vertragsverhandlungen

Nachdem sich final für einen Anbieter entschieden wurde, muss nun der Vertrag ausgehandelt werden. Dabei sollte zusätzlich auch die Rechtsabteilung einbezogen werden. Da die Aushandlung und Freigabe einzelner Punkte durchaus etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen können, sollten auch hier etwa vier Wochen eingeplant werden.

Schritt 7: Implementierung und Training

Nach Vertragsabschluss sollte so schnell wie möglich ein Termin für die Implementierung des neuen Systems festgelegt werden – immerhin suchen auch andere Hotels nach neuen Lösungen, und die hohe Nachfrage könnte zu einem Anbieterrückstau führen. Wie viel Zeit für die Implementierung benötigt wird, hängt stark von der Größe des Hotels und den jeweiligen Anforderungen ab. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten mindestens sechs Wochen eingeplant werden. Anschließend müssen alle Mitarbeitenden gründlich im Umgang mit dem neuen PMS geschult werden, damit die neue Technologie auch in vollem Umfang genutzt werden kann. Dafür sollten weitere zwei Wochen eingeplant werden.

Schritt 8: Go Live und Projektabschluss

Nach etwa 25 Wochen kann das neue PMS nun final in den täglichen Betrieb integriert werden. Dann kann geprüft werden, ob alle vertraglich festgehaltenen Leistungen erfüllt werden. Ist das der Fall, kann das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Doch die Zusammenarbeit zwischen Hotel und PMS-Anbieter endet hier nicht – vielmehr muss ein konstanter Austausch stattfinden. Werden alle Ziele dauerhaft erfüllt? Treten Probleme auf? Besteht Verbesserungsbedarf oder werden weitere Schulungen benötigt? Ein ständiger Austausch und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sind essenziell für eine gut funktionierende Partnerschaft und zwingend notwendig, um für alle Beteiligten die gewünschten Erfolge zu erzielen