Egerdal - HR-boka by Gyldendal Norsk Forlag

HR-boka er en videreføring av boka Personaladministrasjon av Rigmor Grimsø, som i mange år var den ledende og mest omfattende norske læreboka på personalområdet. Åshild Egerdal (red.) er avdelingsdirektør for ledelse og arbeidsgiverstøtte i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), og jobber i tillegg deltid som fagansvarlig og foreleser i personaladministrasjon, personalledelse og organisasjonspsykologi ved Høgskolen i Østfold. Hun har omfattende ledererfaring fra ulike virksomheter i privat og offentlig sektor.

788205

524484

HR BOKA

Åshild Egerdal (red.)

2. utgave

BOKA

HR-arbeid innbefatter både operative og strategiske oppgaver, og mange av dem har et ledelsesaspekt i seg. HR-boka tar for seg bredden av det en HR-medarbeider vil kunne få ansvar for, og kan derfor brukes både som lærebok og som håndbok. Boka formidler kunnskap som studenter, HR-medarbeidere, personalledere og tillitsvalgte vil ha nytte og glede av. 2.utgave av HR-boka har fått med to nye kapitler om hvordan den digitale utviklingen i arbeidslivet påvirker HR-arbeid. I tillegg har denne utgaven et enda større fokus på HR-arbeid i omstilling og endring.

Åshild Egerdal (red.)

HR-boka gir en bred og grundig innføring i de oppgavene en HR-avdeling jobber med. Forfatterne har lang erfaring fra HR-arbeid i norsk arbeidsliv, og har stor innsikt i HR som fag og hvordan HR kan underbygge verdiskapingen i organisasjonen.

HR-boka

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 1

08/07/2019 14:18

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 2

08/07/2019 14:18

Ã&#x2026;shild Egerdal (red.)

HR-boka

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 3

08/07/2019 14:18

© Gyldendal Norsk Forlag AS 2019 2. utgave, 1. opplag 2019 ISBN 978-82-05-52448-4 Omslagsdesign: Gyldendal Akademisk Layout: Bøk Oslo AS Sats: Bøk Oslo AS Brødtekst: Minion Pro 10,5/15 pt Papir: 80 g Amber Graphic Trykk: Opolgraf, Polen 2019 Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Alle Gyldendals bøker er produsert i miljøsertifiserte trykkerier. Se www.gyldendal.no/miljo

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 4

08/07/2019 14:18

Forord 1. utgave Boka Personaladministrasjon. Teori og praksis av Rigmor Grimsø ble første gang utgitt for 24 år siden, og er solgt i mer enn 30 000 eksemplarer. HRboka er en videreføring av Grimsøs bok. Alle kapitlene derfra er imidlertid fornyet, og nye tema er lagt til. HR-boka tar utgangspunkt i dagens arbeidsliv. Den tar for seg en del generelle tema alle HR-medarbeidere må ha et reflektert forhold til, og er skrevet av forfattere som har sitt daglige virke innenfor HR-faget. Det vil si at vi jobber med HR og personalarbeid ute i ulike virksomheter. Vi jobber både i privat og offentlig sektor, noen av oss er ledere, og andre er HR-medarbeidere. I sum har vi tung HR-erfaring. Og ikke minst har vi et stort hjerte for og er opptatt av det å jobbe med organisasjonens menneskelige ressurser. Vi mener HR har en sentral og nødvendig plass i dagens og fremtidens arbeidsliv. Økt usikkerhet, hardere konkurranse og mer digitalisering i arbeidslivet fører til høy endringstakt og krav til stadige omstillinger. I dag er verdiskapningsprosessene i stor grad avhengig av kunnskapsmedarbeideren. Medarbeidernes motivasjon, intellektuelle kapasitet og kompetanse er vesentlig for mange organisasjoners suksess. Arbeidet med de menneskelige ressursene har derfor blitt mer og mer viktig og nødvendig. En arbeidsgiver som følger lover og avtaler, og som bidrar til å skape engasjement i arbeidshverdagen, skaper grobunn for at medarbeiderne får brukt evnene, kapasiteten og kunnskapen sin. Når man ser på ansatte som en positiv ressurs og jobber for å skape meningsfulle sammenhenger og ryddige arbeidsforhold, blir man en god og attraktiv arbeidsgiver. Og en attraktiv arbeidsgiver vinner konkurransen om de beste og mest kunnskapsrike medarbeiderne. God kvalitet på personalarbeidet kan derfor være like viktig for virksomhetene som å sikre seg tilgang på kapital, gode markeder eller fremtidsrettede digitale løsninger. Godt personalarbeid forutsetter god ledelse og godt HRarbeid. Profesjonelt HR-arbeid er rett og slett et sterkt konkurransefortrinn i et arbeidsliv som stadig er i endring.

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 5

08/07/2019 14:18

Forord 1. utgave

HR-faget er et relativt ungt fagområde, men det har utviklet seg til å bli et ganske omfattende fag. HR-arbeid innbefatter mange ulike oppgaver. Oppgavene er både operative og strategiske samt at mange av dem har et ledelsesaspekt i seg. HR-boka tar for seg bredden av det en HR-medarbeider vil kunne få ansvar for. Boka kan derfor brukes både til å lære mer om HR-faget og som et oppslagsverk på konkrete tema. HR-boka formidler kunnskap som både HR-medarbeidere, personalledere og tillitsvalgte vil ha nytte og glede av. Det er på sin plass å takke ektefeller, samboere, kjærester, barn, familie og venner for at dere har holdt ut med oss i dette skrivearbeidet. Dere har vært tålmodige og ikke minst har dere heiet på oss. Det har vært morsomt og lærerikt å jobbe med HR-boka, men det må også sies at det skal bli deilig å kunne bruke kvelder, helger og ferie sammen med dere igjen. Vi vil også takke Carl Cato Wadel og Rannveig Eidet for gjennomlesning av manus. Dere har kommet med gode innspill. Tekstgården har gjort en flott jobb med å språkvaske manuset, og Kim Kvåle har bidratt faglig på temaet arbeidstid, tusen takk for sporty innsats. Per Oskar Andersen i Gyldendal Akademisk har vært en god og sindig diskusjonspartner underveis i skrivingen. Og ikke minst har du hatt tro på oss og på prosjektet. Takk skal du ha. Boka til Rigmor Grimsø har vært sentral i opplæringen av mange av dagens HR-medarbeidere. Når vi nå har skrevet en bok som er en videreføring og samtidig er en ny HR-bok, skylder vi til slutt Rigmor Grimsø en stor takk. Hun har vært raus og latt oss få arve bokkonseptet slik at vi kunne skape HR-boka rettet mot HR-arbeid i dagens arbeidsliv. Dessverre fikk hun ikke se sluttproduktet slik HR-boka nå framstår, hun gikk bort i februar 2017. Med hennes død er en nestor innenfor personalfaget gått bort. Til slutt vil vi ønske dere lykke til med lesningen av HR-boka. Åshild Egerdal, Oslo, mars 2017 Rigmor Grimsø, Tønsberg, mars 2017 Karoline Holme, Oslo, mars 2017 Anne-Cecilie Kran, Oslo, mars 2017 Dyveke Hamza, Oslo, mars 2017 Famara Sanyang, Fredrikstad, mars 2017 Benedikte Andersen, Oslo, mars 2017 Iselin Bauer Seeberg, Oslo, mars 2017 Oda Egerdal Selsaas, Holmestand, mars 2017

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 6

08/07/2019 14:18

Forord til 2. utgave Nå holder du 2. utgave av HR-boka i hånden. Boka er en grunnbok i HRarbeid, og målgruppen er fortsatt HR-studenter og ikke minst HR-medarbeidere. Også personalledere, tillitsvalgte og verneombud vil ha glede av boka. Endringstakten i norsk arbeidsliv er stor. Den viktigste driveren i de fleste bransjer er nye digitale muligheter, og det er mange virksomheter som i disse dager implementerer teknologiske løsninger de ikke har brukt tidligere. Det innebærer også at de ofte må endre egne arbeidsprosesser, strukturer, roller og ikke minst kompetanseprofilen hos sine ansatte. Og da er ikke digitalisering lenger bare teknologi. Det er i like stor grad ledelse, HR-arbeid og det å lede omstillingsprosesser. 2. utgave av HR-boka speiler denne utviklingen. Vi har skrevet et nytt kapittel om HRs rolle i den digitale utviklingen av arbeidslivet. I kapittel 4 legger vi vekt på at HR-enheter må forstå hvordan digitalisering påvirker organisasjonen de jobber i, og dermed eget arbeid. I kapittel 24 og 25 setter vi et ekstra søkelys på omstillingsarbeid sett med et HR-perspektiv. Det å håndtere omstillingsprosesser på en god måte er en del av et profesjonelt HR-arbeid. Vi er innom både det å planlegge og gjennomføre omstillinger, og sentrale arbeidsrettslige spørsmål som ofte kommer i omstillings- og nedbemanningsarbeid. En konsekvens av et mer globalt samfunnsliv er økt mangfold også i arbeidslivet. Mangfold kan være knyttet til kjønn, alder, etnisitet, funksjonsfriskhet og opprinnelsesland for å nevne noe. Uansett kan mangfold gi høy nytteverdi for virksomheten, og i tillegg har integrering en stor samfunnsmessig gevinst. Dette ser vi nærmere på i kapittel 3. Digitaliseringsarbeid treffer HR-enheter gjennom den transformasjonen virksomheter går igjennom som følge av nye digitale løsninger. Men digitalisering av ulike HR-oppgaver og HR-tjenester er også svært aktuelt. I kapittel 26 setter vi søkelys på dette, og snakker om hvordan HR kan forenkle, forbedre og fornye sitt eget arbeid ved å ta i bruk digitale muligheter.

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 7

08/07/2019 14:18

Forord til 2. utgave

Vi ønsker å bidra til godt HR-arbeid og håper HR-boka gir deg som leser ny kunnskap og stimulerer deg til refleksjoner om arbeidet med de menneskelige ressursene i organisasjonen. God lesning! Oslo, 1. juni 2019 Åshild Egerdal Karoline Holme Anne-Cecilie Kran Dyveke Hamza Iselin Bauer Seeberg Famara Alieu Sanyang Oda Egerdal Selsaas Kari Skybak Mats Kristensen

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 8

08/07/2019 14:18

Innhold Innledning 25 Rammebetingelser for personalarbeid................................................. 26 Målgruppe................................................................................. 27 Bokas oppbygning. . ...................................................................... 28 Begrepsavklaringer....................................................................... 30

Kapittel 1

HR – menneskene og organisasjonen 32 HR ivaretar flere perspektiver........................................................... 33 Taushetsplikt. . ............................................................................. 33 Hard og myk HR.......................................................................... 34 Personalarbeidet har flere aktører...................................................... 35 Ledere er sentrale personalarbeidere.................................................. 36 Arbeidstakernes innflytelse.............................................................. 37 HR-oppgaver.............................................................................. 38 Organisasjonen gir rammer for personalarbeidet.................................... 40 Organisasjonskultur...................................................................... 41 Organisasjonsstrukturer. . ................................................................ 43 Framveksten av HR og HR-oppgaver. . ................................................ 45 Utviklingen av HR-faget. . ................................................................ 46 Sosiale og humanitære tiltak.. ...................................................... 47 Lønn.................................................................................... 47 Rekruttering........................................................................... 47 Opplæring............................................................................. 47 Organisasjon og ledelse............................................................. 48 Personalplanlegging................................................................. 48 Arbeidsutforming..................................................................... 48 Medbestemmelse.................................................................... 49 Avvikling av arbeidskraft............................................................ 50 Outsourcing........................................................................... 51 Lederutvikling......................................................................... 51 Mangfold og kulturell intelligens.. .................................................. 51 Oppsummering. . .......................................................................... 52

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 9

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 2

Det nye arbeidslivet – et arbeidsliv i endring 54 Framveksten av industrisamfunnet. . ................................................... 55 Kunnskaps- og informasjonssamfunnet – det nye arbeidslivet.................... 56 Kjennetegn ved det nye arbeidslivet................................................... 56 Globalisering.......................................................................... 57 Profitten styrer........................................................................ 58 Teknologi.............................................................................. 58 Produksjon: Innovasjon og skreddersøm......................................... 59 Nettverk og allianser................................................................. 60 Delingsøkonomi...................................................................... 61 Kunnskap.............................................................................. 62 Kunnskapsmedarbeideren.......................................................... 63 Digital ledelse......................................................................... 65 Nye organisasjonsstrukturer........................................................ 66 Balanse mellom arbeid og fritid.................................................... 66 Individualisering i stedet for fellesskap............................................ 69 Frilansere og midlertidige ansettelser blir mer vanlig.. .......................... 70 Jobbusikkerhet....................................................................... 71 Møt uforutsigbarhet med god ledelse.. ................................................ 72 Møt uforutsigbarhet med mening. . ..................................................... 73 Møt uforutsigbarhet med relasjoner.................................................... 73 Samfunnets tilrettelegging for det nye arbeidslivet.................................. 75 Oppsummering. . .......................................................................... 76

Kapittel 3

Mangfold i arbeidslivet 78 Innledning.................................................................................. 78 Hva er mangfold i virksomheter?.. ................................................. 78 Hvorfor er mangfold viktig for norsk arbeidsliv?................................. 79 Hvorfor er mangfold viktig for norske virksomheter?.. .......................... 80 Hva bør HR-avdelinger legge vekt på i mangfoldsarbeidet framover?....... 83 Hvem har ansvar for mangfoldsarbeidet i virksomheten?.. ......................... 93 Ledelsens rolle........................................................................ 93 HR-avdelingens rolle. . ............................................................... 94 Tillitsvalgtes rolle..................................................................... 94 Virkemidler for å sikre mangfold i virksomheter...................................... 95 «Strukturelle tiltak» for å fremme mangfold i virksomheten.................... 95 «Operasjonelle tiltak»................................................................ 96 Mangfold kan også være utfordrende.. ................................................ 99 Oppsummering. . .......................................................................... 99

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 10

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 4

HRs rolle i den digitale utviklingen av arbeidslivet 101 Hvorfor skal HR jobbe med digitalisering?............................................ 101 Er digitalisering IKT-avdelingens ansvar?.. ............................................ 102 Hva er digitalisering?..................................................................... 103 Den fjerde industrielle revolusjon....................................................... 104 HRs mulige roller og ansvar i digitaliseringsarbeidet................................ 105 Ulrichs kompetansemodell for HR................................................. 105 Eksempler på hvordan digitalisering kan påvirke og endre HRs ansvarsområder og roller................................................................ 107 Sosiale medier: rekruttering og omdømmebygging. . ................................ 108 Endring av kompetansekrav grunnet digitalisering.. ................................. 109 Samhandlingsverktøy: effektivisering, kunnskapsdeling og kulturbygging....... 110 Kompetanseutvikling: digital mestring................................................. 112 Digital ledelse. . ............................................................................ 113 Digitalt lederskap......................................................................... 113 Oppsummering. . .......................................................................... 117

Kapittel 5

Etikk 119 Etikk og personalarbeid hører sammen. . .............................................. 120 Moralsk nøytralisering.................................................................... 121 Virksomhetens samfunnsansvar........................................................ 125 Korrupsjon i norsk arbeidsliv............................................................ 126 God etikk er lønnsomt. . .................................................................. 128 Profilering og bedre omdømme.................................................... 128 Høyere kundelojalitet og økt salg.................................................. 129 Attraktiv arbeidsplass. . .............................................................. 129 Motiverte medarbeidere............................................................. 129 Styrket forhold til samarbeidspartnere og samfunnet........................... 129 Kostnadsbesparelser................................................................ 129 Redusert risiko. . ...................................................................... 130 Etikk i alt HR-arbeid...................................................................... 130 Psykologisk utvalgstesting i rekrutteringsprosesser................................. 131 Mobbing på arbeidsplassen. . ........................................................... 132 Seksuell trakassering. . ................................................................... 133 Andre former for mellommenneskelige konflikter på arbeidsplassen............. 134 Varslere..................................................................................... 135 Framtidige utfordringer – bruk av genteknologi i HR-arbeidet..................... 136 Oppsummering. . .......................................................................... 137

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 11

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 6

Kort innføring i arbeidsretten 139 Historisk tilbakeblikk..................................................................... 140 Det rettslige grunnlaget.................................................................. 141 Arbeidsrett i staten.. ...................................................................... 143 Etablering av arbeidsforhold............................................................ 144 Diskriminering............................................................................. 144 Fortrinnsretten. . ........................................................................... 145 Arbeidsavtalen............................................................................ 147 Prøvetid.................................................................................... 148 Midlertidig ansettelse – § 14-9.......................................................... 149 Arbeidsgivers kontrolltiltak.............................................................. 150 Arbeidstid.................................................................................. 151 Overtid................................................................................. 152 Ferie og feriepenger...................................................................... 153 Lønn........................................................................................ 155 Permisjoner med og uten lønn.......................................................... 155 Stillingsvern. . .............................................................................. 157 Oppsigelse................................................................................. 158 Oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold................................. 158 Oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold. . ................................. 159 Advarsel............................................................................... 160 Avskjed..................................................................................... 160 Forskjell på oppsigelse og avskjed..................................................... 161 Avskjed eller oppsigelse?. . .............................................................. 162 Permittering. . .............................................................................. 163 Virksomhetsoverdragelse................................................................ 164 Kollektiv arbeidsrett...................................................................... 165 Oppsummering. . .......................................................................... 167

Kapittel 7

Ansettelser og andre tilknytningsformer til arbeidslivet 168 Hovedregelen er fast ansettelse........................................................ 169 Midlertidig ansettelse.. ................................................................... 170 Tilkallingsvikarer...................................................................... 170 Vikariat................................................................................. 172 Generell adgang til midlertidig ansettelse. . ....................................... 173 Begrensninger........................................................................ 174 Praksisarbeid, deltakere i arbeidsmarkedstiltak og idrettsutøvere............ 174 Åremål.. ................................................................................ 175 Skriftlig arbeidsavtale – midlertidig ansettelse................................... 175

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 12

08/07/2019 14:18

Innhold

Midlertidige ansettelser – varighet................................................. 175 Plikt til å drøfte med de tillitsvalgte................................................ 176 Hvordan avsluttes et midlertidig arbeidsforhold?. . .............................. 176 Hva er konsekvensene av en ulovlig midlertidig ansettelse?.................. 176 Oppdragstakere........................................................................... 177 Bruk av oppdragstakere – utviklingstrekk.. ....................................... 177 Grensen mellom oppdragstaker og arbeidstaker................................ 178 Begrenset adgang til oppsigelse grunnet utsetting til selvstendige oppdragstakere....................................................................... 179 Outsourcing. . .............................................................................. 180 Endring i arbeidsoppgaver.............................................................. 181 Behov for endringer av arbeidsoppgaver – styringsrettens grenser.......... 181 Endringsoppsigelse.................................................................. 181 «Fristilling»................................................................................. 181 Innleie av arbeidskraft.................................................................... 182 Innleie fra vikarbyrå.................................................................. 182 Innleie fra produksjonsbedrift. . ..................................................... 183 Ansettelser................................................................................. 184 Statsansatteloven. . ....................................................................... 184 Oppsummering. . .......................................................................... 184

Kapittel 8

Medbestemmelse, medvirkning og medansvar 186 Hva er medbestemmelse?. . ............................................................. 187 Et kort historisk tilbakeblikk............................................................. 187 Historisk utvikling av medbestemmelse og innflytelse i norsk arbeidsliv......... 189 Arbeidsgivers styringsrett. . .............................................................. 189 Individuell og representativ medbestemmelse.. ...................................... 191 Formell medbestemmelse............................................................... 192 Arbeidsmiljølovens bestemmelser. . .................................................... 192 Arbeidsmiljølovens kapittel 8 – informasjon og drøfting med de tillitsvalgte. 193 Verneombudets rolle................................................................. 194 Arbeidsmiljøutvalgets rolle.......................................................... 194 Kontrolltiltak, masseoppsigelser og virksomhetsoverdragelse................ 195 Aksje- og allmennaksjelovens bestemmelser om styrerepresentasjon........... 195 Ansattes ansvar og rolle i styrer.................................................... 196 Arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner......................................... 197 Tariffavtaler. . ............................................................................... 198 Om medbestemmelse i de viktigste hovedavtalene................................. 198 Hovedavtalen mellom NHO-LO: «arbeidslivets grunnlov». . .................... 198 Hovedavtalen i kommunal sektor.................................................. 200 Hovedavtalen i staten. . .............................................................. 202 Utbredelse og effekten av innflytelse.................................................. 203

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 13

08/07/2019 14:18

Innhold

Medarbeiderskap – en form for uformell medbestemmelse........................ 206 Medbestemmelse i framtiden – individualisering?................................... 209 Oppsummering. . .......................................................................... 210

Kapittel 9

Strategisk personalledelse 212 Begreper og definisjoner. . ............................................................... 213 Strategi.. ............................................................................... 213 HR og personalledelsen............................................................. 213 Strategisk personalledelse.......................................................... 214 Ulike nivåer i personalarbeidet..................................................... 215 HRM og personalledelse – historikk og ulike retninger.............................. 216 Myk og hard HRM.................................................................... 216 Historisk perspektiv.................................................................. 217 Beste praksis og beste tilpasning. . ................................................ 218 Utvikling av strategisk personalledelse.. .......................................... 219 Strategisk personalledelse – norsk arbeidsliv.................................... 220 Strategisk personalledelse – hvordan skal HR-avdelingen lykkes med å bidra?. . ................................................................................... 220 Hvilken kompetanse trenger HR-enheten?....................................... 222 Et eksempel........................................................................... 223 Hvordan jobbe med strategisk personalledelse?.. ................................... 223 Utfordringer med strategisk personalledelse......................................... 227 For mye vekt på strategi?........................................................... 228 Endringer i dagens arbeidsliv....................................................... 229 Oppsummering. . .......................................................................... 230

Kapittel 10

Personalpolitikk 231 Begreper og sammenhengen mellom disse.. ......................................... 232 Personalpolitikk. . ..................................................................... 232 Sammenhenger. . ..................................................................... 232 Generelt om personalpolitikk. . .......................................................... 234 Hva er personalpolitikk?. . ........................................................... 235 Hva inneholder en personalpolitikk?. . ............................................. 235 Personalpolitiske føringer........................................................... 236 Eksterne og interne rammebetingelser. . .......................................... 236 Viktig for HR. . ......................................................................... 237 Personalpolitikk – hva motiverer medarbeiderne?. . ............................. 238 Hvordan bruke virksomhetens verdier i personalpolitikken?....................... 240 Leder- og medarbeiderkriterier (prinsipper/krav). . ............................... 241 Hvordan lykkes med å utarbeide en god personalpolitikk?. . ....................... 242

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 14

08/07/2019 14:18

Innhold

Hva kan en personalpolitikk inneholde?............................................... 244 Spesielt om lønnspolitikken. . ....................................................... 246 Hvordan ta personalpolitikken i bruk?................................................. 247 Hvorfor videreutvikle og revidere personalpolitikken?.......................... 247 Mulige utfordringer med personalpolitikk............................................. 248 Gjør som jeg sier, ikke som jeg gjør............................................... 248 Et internasjonalt arbeidsmarked................................................... 248 Oppsummering. . .......................................................................... 249

Kapittel 11

Bemanningsplanlegging og planlegging av arbeidstid 251 Bemanningsplanlegging................................................................. 252 De menneskelige ressursene. . .......................................................... 252 HR-avdelingens rolle i bemanningsplanleggingen................................... 253 Hva skal vurderes når man jobber med bemanningsplanlegging?................ 256 Y-modellen: et verktøy for planlegging og oppfølging.......................... 256 Fra beskrivende til framtidsbeskrivende HR-analyser............................... 258 Systemstøtte til bemanningsplanleggingen........................................... 259 Systemstøtte for kompetanse. . ......................................................... 260 Hva påvirker bemanningsplanleggingen?............................................. 261 Trender i arbeidsmarkedet.......................................................... 261 «Porteføljekarriere»................................................................... 262 Nettverksbaserte virksomheter..................................................... 262 Sourcing............................................................................... 262 Turnover............................................................................... 264 Sluttsamtaler.......................................................................... 265 Intern mobilitet. . ...................................................................... 266 Arbeidstid.................................................................................. 266 Planlegging av arbeidstid................................................................ 268 Tidsregistreringssystemer............................................................... 269 Skift- og turnusarbeid.................................................................... 269 Skiftordninger............................................................................. 270 Treskiftsordning. . ..................................................................... 270 Toskiftsordning.. ...................................................................... 270 Oljeturnus.. ............................................................................ 271 Oppsummering. . .......................................................................... 272

Kapittel 12

Utforming av arbeidet 274 Hvorfor er arbeidsutforming viktig?.................................................... 275 Arbeidsmiljøloven......................................................................... 276 Tradisjonell arbeids- og stillingsutforming............................................. 277

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 15

08/07/2019 14:18

Innhold

Stillingsbeskrivelser.. ..................................................................... 278 Nye tider krever nye arbeidsformer.. ................................................... 279 Fjernarbeid. . ............................................................................... 281 Selvledelse. . ............................................................................... 283 Samarbeid................................................................................. 286 Lean.. ....................................................................................... 288 Å skape engasjement er lurt for å få jobben gjort.................................... 290 Oppsummering. . .......................................................................... 291

Kapittel 13

Rekruttering av medarbeidere 293 Employer branding – der HR- og markedsføringsfaget møtes..................... 295 Hvordan etablere et godt employer brand?........................................... 297 Andre relevante aktiviteter i strategisk rekruttering.................................. 300 Operativ rekruttering................................................................. 301 Proaktiv rekruttering...................................................................... 302 Utarbeidelse av kravspesifikasjon...................................................... 303 Ekstern eller intern rekruttering?. . ...................................................... 304 Fordeler og ulemper ved ulike rekrutteringsveier................................ 304 Rekruttering via ulike kanaler....................................................... 305 Stillingsannonsen......................................................................... 306 Hva tiltrekker kandidater?............................................................... 307 Verifisering av vitnemål og attester..................................................... 308 Andre rekrutteringskanaler.............................................................. 309 Rekruttering av nyutdannede....................................................... 309 Undervisningsinstitusjonenes karrieresentre. . ........................................ 310 Rekruttering via bemanningsbyråer og innleie av kandidater.................. 311 Headhunting – bruk av en ekstern rekrutteringspartner............................. 311 Utarbeidelse av kravspesifikasjon og leverandørens forståelse av oppdraget............................................................................. 313 Search og kandidatdialog........................................................... 314 Presentasjon av relevante kandidater for oppdragsgiveren.................... 315 Oppdragsgiverens ansvar........................................................... 315 Ekstern vurdering av finalekandidater............................................. 316 Andre rekrutteringstiltak.. ................................................................ 316 Karrieremesser og jobbseminar som rekrutteringskanal.. ...................... 316 Vervekampanjer og «finnerlønn»................................................... 317 «Jobb 2-programmer»............................................................... 317 Oppsummering. . .......................................................................... 319

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 16

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 14

Seleksjonsmetodikk 320 Tilpasning mellom person, stilling og organisasjon.................................. 321 Å identifisere «kjernekompetanser» gjennom seleksjon............................. 322 Hvor treffsikker kan en rekruttering bli?............................................... 323 Valg og sammensetning av seleksjonsmetoder...................................... 325 Søknaden. . ............................................................................ 326 Rekrutteringsportaler med egne søknadsskjemaer............................. 326 Curriculum vitae (CV)................................................................ 327 Vitnemål............................................................................... 328 Attester................................................................................ 328 Referanser............................................................................. 329 Arbeidspsykologiske tester. . ............................................................ 331 Testvaliditet og -reliabilitet.......................................................... 332 Evne- og ferdighetstester........................................................... 333 Atferdstester.......................................................................... 334 Normative og ipsative personlighetstester.. ...................................... 335 Etikk ved bruk av personlighetstester ved seleksjon................................ 336 Andre typer testing ved seleksjon...................................................... 337 Assessment-senter....................................................................... 338 Lederutvelgelse........................................................................... 341 Urettmessig diskriminering i rekrutteringsprosesser................................. 342 Moderat kvotering som virkemiddel mot urettmessig diskriminering......... 343 Oppsummering. . .......................................................................... 343

Kapittel 15

Intervju og intervjumetodikk 345 Fordeler ved intervjuet som seleksjonsmetode. . ..................................... 346 Intervjuet som seleksjonsmetode. . ..................................................... 347 Ulike former for intervju.................................................................. 354 Hvordan gjennomføre et godt intervju?. . .............................................. 355 Strukturerte og semistrukturerte intervjuer....................................... 355 Intervjuerens oppgave.. .................................................................. 357 Spørsmålsteknikk......................................................................... 358 Kompetansebasert intervjuteknikk..................................................... 358 Intervjuer i statlig og kommunal sektor................................................ 361 Oppsummering ved rekrutteringsprosessens slutt. . ................................. 361 Hvem skal ansette?. . ..................................................................... 361 Ansettelsesutvalg, innstillende myndighet og tilsettingsråd i offentlig sektor........................................................................ 362 Hvordan behandle kandidater som ikke nådde opp i prosessen?................. 362 Oppsummering. . .......................................................................... 363

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 17

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 16

Medarbeidersamtalen 364 Definisjon av medarbeidersamtalen.................................................... 365 Historikk.................................................................................... 365 Hawthorne-undersøkelsene........................................................ 365 Norge i dag............................................................................ 366 Hvorfor har vi medarbeidersamtaler?.................................................. 367 Generelt om medarbeidersamtalen.................................................... 368 Hvem gjennomfører medarbeidersamtalen?..................................... 369 Teamsamtaler......................................................................... 369 Er medarbeidersamtaler obligatorisk?............................................ 370 Opplæring............................................................................. 371 System for medarbeidersamtalen...................................................... 372 Gjennomføring av medarbeidersamtalen.............................................. 373 Forberedelser......................................................................... 374 Gjennomføring........................................................................ 375 Oppfølging............................................................................ 376 Evaluering............................................................................. 377 Kan medarbeidersamtalen føre til fordelaktige resultater for virksomheten?. . ... 378 Finnes det en «beste praksis»?.. ................................................... 379 HR-enhetens rolle. . ....................................................................... 380 Innføring av medarbeidersamtalen..................................................... 381 Oppsummering. . .......................................................................... 382

Kapittel 17

HMS: helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen 384 Kort historisk tilbakeblikk................................................................ 385 Arbeidsmiljøet: de fysiske, sosiale og psykiske omgivelsene...................... 385 Hvor finner vi regelverket?............................................................... 386 Kravene til arbeidsmiljøet................................................................ 387 Virkemidler i arbeidsmiljøarbeidet...................................................... 388 Arbeidsgivers ansvar er å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø...................... 396 Arbeidstakers rolle og ansvar........................................................... 397 Bedriftshelsetjenestens (BHT) rolle og ansvar i HMS-arbeidet..................... 398 Verneombudets rolle og ansvar......................................................... 400 Arbeidsmiljøutvalgets sammensetning og oppgaver................................ 401 Arbeidstilsynet. . ........................................................................... 403 Varsling om kritikkverdige forhold...................................................... 403 Oppfølging av sykefravær............................................................... 404 Et eksempel fra helse- og omsorgssektoren.......................................... 406 Oppsummering. . .......................................................................... 407

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 18

08/07/2019 14:18

Innhold

Kapittel 18

Konflikter og konflikthåndtering 408 Vi må leve med konflikter................................................................ 409 Hva vi sier, og hva vi gjør................................................................ 410 Arbeidsgivers styringsrett og omsorgsplikt........................................... 413 Hva er en konflikt?........................................................................ 414 Konflikttrappen............................................................................ 416 Aktører i en konflikt....................................................................... 418 Hva er årsaken til konflikter?............................................................ 419 Organisatoriske og strukturelle forhold som konfliktårsaker................... 420 Mellommenneskelige forhold som konfliktårsaker.. ............................. 421 Konfliktforebygging....................................................................... 423 Prosedyrer må lages «i fredstid»........................................................ 425 Konflikthåndtering........................................................................ 427 Oppsummering. . .......................................................................... 429

Kapittel 19

Kompetanse og kompetanseutvikling 431 Begreper................................................................................... 432 Kompetanse.. ......................................................................... 432 Læringen.. ............................................................................. 433 Opplæring og utvikling.............................................................. 433 Hva påvirker så læring?............................................................. 433 Historisk perspektiv på kompetanse................................................... 435 Kompetanseutvikling på arbeidsplassen i dag................................... 436 Kompetanse som et strategisk virkemiddel. . ......................................... 438 Virksomhetens mål og kompetansebehov. . ...................................... 440 Organisering og bruk av kompetansen. . .......................................... 444 Evaluering og oppfølging. . .......................................................... 446 Generelt om kompetanseutviklingstiltak. . ............................................. 451 Virksomhetsinterne kompetansetiltak............................................. 452 Mottak av nytilsatte.................................................................. 452 Interne kurs og seminarer........................................................... 453 Former for læring i det daglige arbeidet.. ......................................... 453 Mentorordninger/coaching. . ........................................................ 454 Den lærende organisasjonen............................................................ 455 Oppsummering. . .......................................................................... 456

Kapittel 20

Karriere- og lederutvikling 458 Karriere..................................................................................... 459 Karrierebegrepet og historikk....................................................... 459

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 19

08/07/2019 14:18

Innhold

Karriereanker. . ........................................................................ 460 Ulike karrierer. . ............................................................................ 461 Den vertikale karrieren............................................................... 462 Den horisontale karrieren. . .......................................................... 462 Den grenseløse karrieren............................................................ 463 Når karriereutvikling skal settes i system.............................................. 464 Forutsetninger........................................................................ 464 Hva må man vurdere?............................................................... 465 Ulike ståsteder........................................................................ 465 Hvordan komme i gang med systematisk kompetanseplanlegging?......... 466 Etterfølgerplanlegging.................................................................... 467 Lederutvikling fordi ledelse er viktig. . .................................................. 468 Ledelse utgjør en forskjell........................................................... 468 Lederutvikling er endringsarbeid................................................... 471 Sentrale spørsmål før man starter................................................. 472 Ulike former for lederutvikling...................................................... 474 Lederutvikling som individuelle tiltak.............................................. 474 Lederutvikling i grupper............................................................. 476 Lønner lederutvikling seg?.......................................................... 477 Oppsummering. . .......................................................................... 479

Kapittel 21

Lønn og belønning 481 Hva er lønn?............................................................................... 482 Lønn og motivasjon. . ..................................................................... 483 Lønnspolitikk.............................................................................. 484 Lønnspolitiske spørsmål................................................................. 486 Lønn og rettferdighet..................................................................... 487 Likelønn.................................................................................... 488 Lønnspolitikk i offentlig og privat sektor............................................... 490 Solidarisk lønnspolitikk. . ................................................................. 492 Høyere lønninger.......................................................................... 493 Fallskjermer................................................................................ 494 Forskjellige lønnssystemer.............................................................. 494 Fastlønn.................................................................................... 496 Fastlønn med ulike variable tillegg................................................. 496 Fastlønn og produktivitetstillegg................................................... 496 Fastlønn og individuelle tillegg..................................................... 496 Fastlønn og opsjoner................................................................ 497 Prestasjonslønn og resultatlønn........................................................ 497 Akkordlønn. . ............................................................................... 499 Tariffavtaler. . ............................................................................... 500 Lønnssamtaler. . ........................................................................... 501

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 20

08/07/2019 14:18

Innhold

Lønnsforhandlinger....................................................................... 503 Sentrale lønnsforhandlinger. . ....................................................... 503 Rikslønnsnemnda.................................................................... 504 Lokale lønnsforhandlinger. . ......................................................... 504 Personalgoder............................................................................. 505 Når lønn blir pensjon..................................................................... 507 Oppsummering. . .......................................................................... 509

Kapittel 22

Prestasjonsvurderinger 511 Generelt om prestasjonsvurderinger................................................... 511 Historikk og internasjonal påvirkning.................................................. 513 Norge. . ................................................................................. 514 Utvikling i forskningen............................................................... 515 Hensikten med bruk av personalvurderinger......................................... 516 I hvilke sammenhenger måler vi?.................................................. 516 Viktig ved medarbeider- og ledervurderinger......................................... 517 Krav til vurderingssystemer......................................................... 517 Kriterier................................................................................ 518 Kan vi få pålitelige mål på ytelse?.. ................................................ 519 Vurdererens rolle. . .................................................................... 520 Metoder for prestasjonsvurderinger. . .................................................. 521 Personorienterte teknikker.......................................................... 521 Atferdsorienterte teknikker.......................................................... 521 Resultatorienterte teknikker. . ....................................................... 522 Teknikker basert på sammenligning............................................... 523 Essayteknikker. . ...................................................................... 523 360-graders tilbakemelding. . ....................................................... 523 Har arbeidsgiver behov for vurderingsmetoder?..................................... 524 Kritikk og fallgruver ved vurderingssystemer......................................... 525 Utfordringer ved målinger av prestasjoner. . ...................................... 525 Ved innføring av vurderingsmetoder................................................... 529 Oppsummering. . .......................................................................... 530

Kapittel 23

Målinger av virksomhetens menneskelige ressurser

532

Måling av virksomhetens menneskelige ressurser................................... 533 Hvorfor ønsker vi å måle?........................................................... 533 Hva måler vi?......................................................................... 533 Utfordringer med HR-målinger..................................................... 534 Hva betyr dette for deg som jobber med HR?................................... 535 Datadrevet HR. . ........................................................................... 535

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 21

08/07/2019 14:18

Innhold

Medarbeiderundersøkelsen............................................................. 537 Gjennomføring av en medarbeiderundersøkelse................................ 538 Revisjon av personalarbeidet........................................................... 541 Proaktiv personaladministrasjon................................................... 542 Hvem skal involveres?............................................................... 542 Historikk – etterkrigs-Japan.. ....................................................... 542 Revisjon. . .............................................................................. 543 Hva innebærer dette for deg som jobber med HR?............................. 546 Oppsummering. . .......................................................................... 548

Kapittel 24

Omstilling 549 Innledning.................................................................................. 549 Hva menes med omstilling?............................................................. 550 Kontinuerlig omstilling............................................................... 550 Strategisk bemanningsplanlegging og kompetansestyring.................... 551 Episodiske endringsprosesser.. .................................................... 551 Omorganisering. . ..................................................................... 551 Automatisering. . ...................................................................... 552 Nedbemanning....................................................................... 552 Outsourcing........................................................................... 553 Konkurranseutsetting................................................................ 553 Fusjoner.. .............................................................................. 553 Konsekvenser ved omstillingsprosesser for organisasjonen....................... 554 Effekter for medarbeidere........................................................... 554 Motivasjon og arbeidsglede........................................................ 554 Sykefravær............................................................................ 555 Risikofaktorer ved omstilling............................................................ 556 Redusert produktivitet............................................................... 556 Fare for konflikter. . ................................................................... 557 Omdømmetap........................................................................ 557 Forutsetninger for å lykkes med omstillingsarbeid................................... 557 Tydelig visjon og mål. . ............................................................... 558 God planlegging og organisering.................................................. 558 Medvirkning og involvering......................................................... 559 Samarbeid med tillitsvalgte......................................................... 559 Kommunikasjon og informasjon. . .................................................. 560 Lederkvalitet og tillit. . ................................................................ 561 Roller.. ...................................................................................... 561 HR-funksjonen........................................................................ 561 Prosjektleder.......................................................................... 562 Tillitsvalgte............................................................................ 562 Leder/mellomleder................................................................... 562

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 22

08/07/2019 14:18

Innhold

Toppledelsen.......................................................................... 563 Styret................................................................................... 563 Verne- og helsepersonale........................................................... 563 Eksterne støttefunksjoner........................................................... 564 Planlegging og gjennomføring av nedbemanningsprosessen...................... 564 Nedbemanningsplan................................................................. 564 Kommunikasjonsplan................................................................ 565 Alternative nedbemanningstiltak. . ...................................................... 565 Alternative personalpolitiske virkemidler for å redusere bemanningen: omplassering og omskolering i egen virksomhet.............. 565 Oppsigelser................................................................................ 567 Karriererådgivning.................................................................... 567 HR-funksjonens oppgaver i forbindelse med omstillings-, nedbemannings- og oppsigelsesprosesser........................................... 567 Oppsummering. . .......................................................................... 568

Kapittel 25

Omstilling og nedbemanning – arbeidsrettslige problemstillinger 570 Innledning.................................................................................. 570 Rettslig grunnlag.......................................................................... 571 Saksbehandling – drøftelser med tillitsvalgte......................................... 571 Krav om dokumentasjon................................................................. 573 Saksbehandling – individuelle drøftelser.............................................. 573 Særlig om masseoppsigelser........................................................... 574 Omstillingsloven...................................................................... 575 Når er det adgang til å gå til oppsigelse på grunn av bedriftens forhold?........ 576 Generell saklighet – foreligger det grunnlag for å redusere antall ansatte?.. 576 Krav til saklig utvelgelse av overtallige............................................ 576 Oppsigelse og etterfølgende forhold. . ................................................. 581 Sluttpakker og frivillig løsninger.. ....................................................... 582 Særlig om omstilling i statlig sektor.................................................... 582 Oppsummering. . .......................................................................... 583

Kapittel 26

Forenkle, forbedre og fornye HR i digital tid 584 Innledning.................................................................................. 584 Hvorfor skal HR-prosesser digitaliseres?. . ............................................ 585 Behov og gevinst..................................................................... 585 Veiledning i transformasjonen...................................................... 586 Forenkle, forbedre og fornye HR – gjennom digitalisering.......................... 587 Forenkle HR-prosesser.............................................................. 587

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 23

08/07/2019 14:18

Innhold

Forbedre HR-prosesser............................................................. 589 Fornye HR-prosesser................................................................ 591 Digitalisering er en kontinuerlig innovasjonsprosess................................ 593 Digitalisering av HR integrert i strategien – og på toppledelsens prioritetsliste.......................................................................... 594 Sørge for kontinuerlig forbedring. . ................................................. 596 Bygg en innovasjonskultur basert på et lærende tankesett.................... 596 Bygge en optimal innovasjonsprosess............................................ 597 Organiser og tydeliggjør roller og ansvar......................................... 599 Oppsummering. . .......................................................................... 602

Kapittel 27

HR i framtiden 604 Proaktiv HR................................................................................ 606 Framtidig HR-arbeid. . .................................................................... 607 Ledere med relasjonell kompetanse................................................... 608 Tillitsskapende ledelse................................................................... 609 Emosjonell intelligens.................................................................... 610 Endring..................................................................................... 611 Ledelse og HR-verktøy. . ................................................................. 612 Kunnskap om motivasjon og demotiverende kontrolltiltak......................... 613 Positiv psykologi.......................................................................... 615 Digital ledelse og digitalt medarbeiderskap........................................... 616 Arbeidsrett................................................................................. 618 Profesjonell personalbehandling når profitt er viktigst. . ............................. 620 Det individuelle perspektivet: Hva kan jeg tjene på dette?......................... 622 Oppsummering. . .......................................................................... 624

Litteratur 626 Opplysninger om forfatterne 647 Stikkord 651

100971 GRMAT HR-boka 190201.indd 24

08/07/2019 14:18