Målgruppen er først og fremst ledere med personalansvar, men boka vil også være aktuell for vernetjenesten, tillitsvalgte, HR, andre som arbeider i virksomheter med fjernledelse eller deg som er nysgjerrig på hva denne ledelsesformen innebærer i praksis. Boka inneholder blant annet: • Aktuell ledelsesteori knyttet til fjernledelse • Fire sentrale perspektiver: kommunikasjon, relasjon, organisasjonskultur og mestring • Veien fra perspektiv til handling illustrert ved en rekke aktuelle hverdagssituasjoner • Morgendagens fjernleder: fremtidsbildet, hva skal til, og hvordan lykkes i dag og over tid
9 788205 500211 >
ENGASJEMENT
SELVFØLELSE
MESTRINGSTRO Marianne Hauan Molstad Ann Kristin G. Aspeli
FJERNLEDELSE
Denne boka belyser hva du bør kjenne til, ha kunnskap om og ta hensyn til i hverdagen, slik at du blir mer bevisst hva fjernledelse handler om, og hvilke forhold som bør vises særskilt oppmerksomhet for å lykkes. Dette er med andre ord ingen bok kun om hjemmearbeid eller hvilke digitale verktøy som er best å benytte, selv om også det vil være en del av hverdagen for en fjernleder.
MOTIVASJON
FJERNLEDELSE Fred, frihet og ensomhet?
MENING TILHØRIGHET
KOMPETANSE
AUTONOMI
SELVTILLIT
SELVBESTEMT PROSOSIAL
TRIVSEL
Fjernledelse foregår i dag i de aller fleste bedrifter. Det handler om å lede medarbeidere som har sin daglige arbeidsplass på et annet geografisk sted enn der leder, andre kollegaer eller størsteparten av medarbeidergruppen er lokalisert. Noen opplever dette mer positivt enn andre. Hva skal til for at fjernledelse oppleves positivt både for medarbeidere og i virksomheten?
Marianne Hauan Molstad Ann Kristin G. Aspeli
I hvilken grad er fysisk tilstedeværelse nødvendig for å være en god leder?
ENERGI
MESTRING
fjernledelse – fred, frihet og ensomhet?
Fjernledelse.indd 1
27.10.2020 11:16:19
Fjernledelse.indd 2
27.10.2020 11:16:19
marianne hauan molstad og ann kristin g. aspeli
fjernledelse – fred, frihet og ensomhet?
Fjernledelse.indd 3
27.10.2020 11:16:19
© Gyldendal Norsk Forlag AS 2020 1. utgave, 1. opplag 2020 ISBN 978-82-05-50021-1 Omslagsdesign: Gyldendal Akademisk Layout: Bøk Oslo AS Sats: have a book Brødtekst: Minion 10,5/15 pkt. Papir: Amber graphic 90 g Trykk: Opolgraf, Polen 2020 Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Alle Gyldendals bøker er produsert i miljøsertifiserte trykkerier. Se www.gyldendal.no/miljo
Fjernledelse.indd 4
27.10.2020 11:16:19
Forord
Er fjernledelse en større utfordring enn det å lede medarbeidere som er lokalisert på samme sted som deg? Er din fysiske tilstedeværelse som leder suksessfaktoren for å bygge gode relasjoner og opparbeide tillit, eller er faktisk tilgjengelighet viktigere? Som ledere i en etat i full omstilling i 2010 ga disse spørsmålene oss inspirasjon til å studere dette nærmere. Forholdet mellom fjernledelse, selvledelse og motivasjon blant medarbeidere i Skatteetaten dannet grunnlaget for vår masteroppgave som resulterte i en rekke medieoppslag i ettertid under overskrifter som «Jobber bedre når sjefen er borte», «Motiverende å ha sjefen på avstand» og «Avstand gir godt arbeid». Vi opplevde en stor interesse for våre funn, større enn vi hadde trodd, og bestemte oss allerede da at vi ønsket å følge opp dette i en bok som belyste både hva som kan gjøres, og hvordan få det til. Så kom koronavirusutbruddet. Fra 12. mars 2020 ble de mest inngripende tiltak vi har hatt i Norge i fredstid, iverksatt for å hindre smittespredning. Over natten ble hjemmearbeid og fjernledelse jobbhverdagen for de fleste. Vi var i gang med å skrive bok og ble selv bombardert med en rekke gode råd om hva fjernarbeider og fjernleder skulle gjøre eller ikke gjøre – men lite eller ingenting om hvordan dette skulle gjøres, og hva som faktisk skal til for å lykkes over tid. Boka ble skrevet ferdig i løpet av sommeren 2020. Til vår store glede ser våre funn fortsatt ut til å være i tråd med nyere forskning gjort de siste årene. Vi vil få rette en megastor takk til alle vi har fjernledet de siste 15 årene, og som har gitt oss inspirasjon til å fordype oss i dette temaet, spesielt Kari M. Norheim og Anne Mette Kjær Haga i Skatt Sør, Odveig Høye, Bjørg Schjølberg og Per Nyrønning i Skatteopplysningen på Tynset, alle ledere og medarbeidere i Bufetat
Fjernledelse.indd 5
27.10.2020 11:16:19
6 forord Senter for administrasjon og utvikling – samt professor Halgeir Halvari, som vekket vår interesse for forskning på selvbestemmelsesteori, og Svein Bergum, som fullførte doktorgrad om fjernledelse da vi jobbet med masteroppgaven. Videre vil vi få takke alle våre gode lederkollegaer, forståelsesfulle familier og ikke minst redaktør Lilian Kongshavn, som har hatt stor tro på oss og ventet tålmodig på sluttresultatet. Vi håper boka vil være til nytte for alle som jobber med fjernledelse, er nysgjerrig på hva denne ledelsesformen innebærer i praksis, og/eller selv har opplevd hjemmearbeid og fjernledelse våren 2020 og ønsker å vite mer om hva som skal til for å lykkes over tid når dugnadsånden ikke lenger er til stede slik den har vært under koronaviruspandemien. Nøtterøy/Hamar, august 2020
Fjernledelse.indd 6
Marianne Hauan Molstad
Ann Kristin G. Aspeli
27.10.2020 11:16:19
Innhold
Innledning �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11
del 1 om fjernledelse ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 Funn fra studiet i Skatteetaten ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 15 Fjernledelse – utvikling over tid �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18 Fjernarbeid som arbeidsform ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Hva er fjernarbeid? �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Ulike former for fjernarbeid ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22 Forskning på fjernarbeid �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22 Ulike aktører i hverdagen ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24 Rammeverk ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 25 Ledelse – hva og hvorfor? ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 26 Hva inneholder ledelse? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27 Hvorfor ledelse? ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 28 Ledelsesteorier – hvordan utøves ledelse? ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 31 Fjernledelse – hva er det som virker? ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 33 Tillitsbasert ledelse �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 35 Mestringsorientert ledelse ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 36 Myndiggjørende (empowering) ledelse ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 37 Relasjonsledelse ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 38 Autonomistøttende ledelse �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39 Ledelsnavigasjon ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 40
del 2 sentrale perspektiver ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 42 KROM-modellen ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42 Kommunikasjonsperspektivet �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44 Kommunikasjon som begrep ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44 Kommunikasjonsformer �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 45 Kommunikasjonsprosessen ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47 Kommunikasjonskanaler ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 50
Fjernledelse.indd 7
27.10.2020 11:16:19
8 innhold Hvordan oppnå god kommunikasjon ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 52 Til oppfølging og refleksjon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 53 Relasjonsperspektivet ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 54 Hvordan utvikle gode relasjoner? ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 54 Hvordan sikre god kvalitet i relasjonen? �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 57 Dialog som viktig verktøy ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 59 Tillit er bærebjelken i gode relasjoner ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 62 Relasjonsorientert ledelse �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 63 Til oppfølging og refleksjon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64 Organisasjonskulturperspektivet ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64 Kort om organisasjonsteori og struktur ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64 Organisasjonskultur ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66 Ledere som kulturbærere og kulturpåvirkere �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 72 Til oppfølging og refleksjon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74 Mestringsperspektivet ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75 Mestring og mestringstro ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 76 Motivasjon ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 78 Kompetanse �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 Til oppfølging og refleksjon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 88
del 3 fra perspektiv til handling ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90 Organisering av arbeidsdagen �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 92 Samspillsregler ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 94 Den daglige samtalen ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 101 Digitale verktøy ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 103 Formelle møter ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 107 Læring og kunnskapsdeling �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110 Samarbeid med kollegaer �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 114 Intern kommunikasjon ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 116 Sosiale arrangementer ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 118 Medarbeidersamtalen ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 120 Medarbeiderundersøkelser ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122 Besøk utenfor hovedkontoret ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 124 Om det å jobbe hjemmefra ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 125 Når fjernledelse blir krevende ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 127
del 4 morgendagens fjernleder ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 130 Myter og fakta 2020 ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 130 Fjernledelse er mer krevende enn ordinær ledelse ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 131 Fysisk avstand gir dårligere resultater ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 132 Fjernledelse gjør kommunikasjon vanskeligere ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 134 Fjernstyring og full ensomhet ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 135 Fjernledelse er ikke egnet for alt og alle ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 136
Fjernledelse.indd 8
27.10.2020 11:16:19
innhold 9 Fjernledelse bidrar til selvledelse ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 137 Hjemmearbeid – fremtidens arbeidsform ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 138 Mestringsorientert e-leder ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 141 Kommunikasjonssmart �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143 Relasjonsbygger ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143 Organisasjonskulturutøver ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 144 Mestringsskaper ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 144 Hvordan lykkes over tid �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 Sikre mestring ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 146 Sørge for oppfølging og tilbakemelding ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 148 Skape sosial tilhørighet «lokalt og sentralt» ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 150 Avklare mål og forventninger ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 152 Velge egnede kommunikasjonsverktøy ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 154 Skape og utvikle relasjoner og tillit ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 155 Om å gripe morgendagen ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 158 Avsluttende kommentar ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 163
kilder og litteraturliste �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 166 Et utvalg artikler ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 166 Aktuelle bøker ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 170 Andre publikasjoner og nettsider ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 173
om forfatterne ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 175
Fjernledelse.indd 9
27.10.2020 11:16:19