Il controllo accessi in piscine e palestre: le potenzialità di un software Serena Kumar

Serena Kumar

s.kumar@teamsystem.com

POOL&GYM

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IL CONTROLLOACCESSI IN PISCINE E PALESTRE: LE POTENZIALITÀ DI UN SOFTWARE

Una delle domande che si pone l’imprenditore che si appresta ad aprire una piscina, palestra o centro sportivo è come controllare chi accede alla struttura

AVERE UN SISTEMA INFORMATICO CHE VERIFICA GLI INGRESSI È FONDAMENTALE PER NON PERDERE INCASSI E NON INCORRERE IN PROBLEMI COME LA MANCANZA DI CERTIFICATO MEDICO

In commercio si trovano software dedicati al mondo del fitness e del wellness pensati per gestire gli accessi dei clienti; questo non solo per avere un’idea del numero di utenti presenti nello stesso momento. C’è infatti tutta una serie di vantaggi per il centro sportivo che derivano dall’utilizzo di un sistema informatico per il controllo accessi. Per controllo accessi si intende quella specifica funzione del

ph TeamSystem software gestionale che lega l’anagrafica degli utenti al loro abbonamento. In questo modo, quando il cliente si presenterà all’accesso con la propria tessera identificativa, bracciale, portachiavi o QR-code il sistema riconoscerà se con quell’abbonamento può accedere o meno alla struttura.

Ci sono molti altri parametri, oltre allo stato dell’abbonamento, che possono inibire l’accesso: • certificato medico mancante o scaduto; • pagamento non saldato; • mancanza di iscrizione o assicurazione annuale; • orario di ingresso non compatibile con l’abbonamento stipulato; • appuntamento mancante in caso di servizio su appuntamento; • blocco manuale impostato per comunicare qualcosa all’utente. Il divieto di accesso può essere determinato semplicemente da un segnale acustico emesso da un apposito lettore al passaggio del

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Automatismi di controllo accessi sono possibili grazie ad app e software aggiornati

badge; oppure, se il lettore è collegato ad un varco fisico come un tornello, si avrà un vero e proprio blocco del passaggio. La scelta di dotarsi o meno di un tornello dipende da numerosi fattori come lo spazio che si ha a disposizione, gli orari di apertura della reception, il numero di clienti che accedono giornalmente. Indipendentemente dalla modalità scelta, avere a disposizione un sistema informatico che verifica gli ingressi dei clienti è fondamentale per non perdere incassi dovuti e non incorrere in problemi legati alla mancanza di certificati medici in corso di validità.

Senza un controllo sulla validità degli abbonamenti o sui pagamenti scaduti potrebbe verificarsi che alcuni clienti continuino ad accedere all’impianto senza avere le credenziali; inoltre il controllo accessi è utile per scalare gli ingressi negli abbonamenti a numero accessi.

Un controllo accessi ben impostato aiuta a mantenere ordine e ad avere incassi precisi e puntuali, togliendo la reception dall’imbarazzo di far notare esplicitamente al cliente che il suo abbonamento è scaduto o non saldato. C’è poi un problema di carattere normativo: per molte attività, specialmente quelle in acqua, è

IL CONTROLLO ACCESSI DI UN SOFTWARE AGGIORNATO PER IL MONDO SPORTIVO È UNO STRUMENTO DI BUSINESS E FIDELIZZAZIONE INDISPENSABILE

obbligo per il cliente presentare un certificato medico valido, in mancanza di tale documentazione l’impianto può incorrere in sanzioni sia amministrative che penali. Utilizzando il controllo accessi del gestionale, la verifica sul certificato medico avviene in modo del tutto automatico. Un controllo manuale sulle date di scadenza, ad ogni ingresso di ogni cliente, sarebbe impensabile. Un altro vantaggio importante è che gli ingressi rimangono memorizzati andando così a creare statistiche e report che possono diventare utili per capire come organizzare gli spazi, i turni dei dipendenti o le campagne di comunicazione e marketing. Ad esempio, se si osserva che l’affluenza registrata è molto alta la mattina per poi calare drasticamente il pomeriggio, si può valutare di aumentare il personale in sala nelle ore di maggiore affollamento, oppure, se dalle statistiche emerge che ci sono moltissimi accessi negati per mancanza di certificato medico potrebbe essere opportuno prevedere una comunicazione generale per ricordare l’obbligatorietà del documento.

Il controllo accessi è utile anche a organizzare i flussi. Infatti è possibile impostare delle tempistiche di anticipo rispetto al corso frequentato o all’appuntamento prenotato, in modo che i clienti non accedano troppo presto causando un sovraffollamento degli spogliatoi. In più, se il software del centro sportivo prevede anche delle app per lo staff, il controllo accessi diventa utile anche per avvisare il Personal Trainer o qualsiasi altro professionista, che l’utente che ha appuntamento con lui/lei sta entrando. Il controllo accessi di un software adeguatamente strutturato per il mondo sportivo è quindi uno strumento di business e fidelizzazione indispensabile per l’imprenditore e diventa molto più utile e funzionale rispetto ad un semplice tornello che fa da vigile per controllare gli ingressi. 