Основы управления проектами Основные понятия (2)
УРОК 2
ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЕКТА
ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Управление проектами
Это эффективное приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.
Цели управления проектами Повышение качества (товара или услуги) Качество прежде отвечает как полученный результат соответвует поставленны целям. Снижение стоимости Чем меньше стоимость проекта, тем больше интерес у потенциального заказчика. Бюджет, принятый за основу на этапе планирования необходимо соблюдать на протяжении всего проекта. Уменьшение сроков При решение больших задач их необходимо разделить на подзадачи. Меньшие проще связать с ресурсами, определить длительность и их связи. В большинстве случаев заказчик заинтересован, чтобы проект длился меньше и был исполнен в срок.
Процесс это набор взаимосвязанных действий и операций, осуществляемых для получения заранее определенного продукта, результата или услуги. Каждый процесс характеризуется своими входами, инструментами и методами, которые могут быть применены, а также конечными выходами.
Категории процессов Процессы проекта можно разделить на две основные категории:
Процессы управления проектом - обеспечивающие результативное выполнение (инструменты, навыки) проекта в течение всего времени его существования. Процессы, ориентированные на продукт определяют и создают продукт проекта.
Залог успешной реализации проекта команда должна: • выбрать те процессы, которые необходимы для достижения целей проекта, расставив приоритеты; • использовать определенный подход (методы), который может быть принят для удовлетворения требований проекта; • исполнить требования, чтобы удовлетворить потребности и ожидания заинтересованных сторон проекта; • находить баланс между противоречивыми требованиями к содержанию, времени, стоимости, качеству, ресурсам и рискам, чтобы произвести заданный продукт, услугу или результат.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЕКТА
4 этапа Деятельность, осуществляемая в ходе проекта может быть разделена на 4 основных этапа: – начало (initiating) – планирование, организация или подготовка (planning) – выполнение работ и контроль (executing and controlling) – завершение проекта (closing)
Начало проекта (1) Обозначение основной цели и подробное описание для подтверждения необходимости ицелесообразности применения проекта
На этом этапе нужно ответить на вопросы: ЧТО И ПОЧЕМУ?
Начало проекта (2) Ощепринятые действия: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
анализ проблемы; анализ заинтересованных групп; описание ожидае мых результатов ; поиска альтернативных идей; выбор лучшего решения; постановка конкретной цели; одобрение решения.
По необходимости: 8. Оценка требований 9. Контроль реализуемости
Проблема (1) определяется различием между реальной ситуацией и тем, что должно (или может) происходить – Описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта – Определяет, как обстоятельства побудили авторов написать проект – Описывает важность проблемы – Описывает связь проблемы с целями и задачами организации – Разумность масштаба работ – нет ли попытки решить все мировые проблемы сразу
Проблема (2) определяется различием между реальной ситуацией и тем, что должно (или может) происходить – Подкрепляется статистическими данными, ссылками на авторитеты в данной области или ключевые литературные источники, экспертные оценки – Сформулирована с точки зрения тех, на кого направлен проект, а не с точки зрения заявителя – Раздел не содержит голословных утверждений. – Раздел содержит минимум научных и иных специальных терминов, интересен для чтения и краток
Целевая группа это группа людей, выделенная по определенным признакам (параметрам), на которую направлено воздействие проекта – Первичную целевую группу составляют люди, на которых проект воздействует в первую очередь, непосредственно. – Вторичную целевую группу составляют люди, которые имеют влияние на первичную группу, от которых в той или иной степени може зависеть деятельность (поведение) первичной группы
Целевая группа выделяют: • географическая; • демографическая (пол, возраст, род занятий и т.д.); • социально-психологические особенности, ценности, представления, предпочтения и поведение целевой группы
Цель проекта это отражение проблемы, показывающее неизмеримый в количественных показателях итог (результат) проекта, т.е. тех изменений проблемной ситуации, которых стремится достичь организация в ходе реализации проекта. Главная цель должна быть одна. При достижении поставленной в проекте цели достигается определенное позитивное изменение проблемной ситуации
Задачи проекта Это конкретные, измеримые шаги, которые ведут к выполнению цели. При выполнении задач проекта достигаются конкретные количественные и качественные результаты. Если после мысленного достижения всех поставленных задач, вы достигли поставленной цели и заявленного результата, то Вы все сделали правильно, если нет - то задачи следует пересмотреть Не более 3-4 для мини-проектов
План реализации проекта это связь мероприятий с четкими сроками и исполнителями • Обычно каждой задаче соответствует одно, максимум два мероприятия в графе запланированные работы; • План должен быть реальным: как по срокам, так и по возможностям исполнителей; • План должен быть изложен на бумаге в целях осуществления контроля; • Желательно, чтобы план составлялся всеми членами команды проекта и был согласован с ними; • План должен раскрывать пути решения конкретных задач
5. Ресурсы проекта • Трудовые (при подборе персонала проекта должна учитываться квалификация, дополнительные навыки – в связи с запланированным перечнем работ и интерес к реализации проекта) • оборудование (машины) • оснащенность (например, диагностические материалы, авторские разработки) • информация • финансы
5. Ресурсы проекта • при описании трудовых ресурсов необходимо указать для каждого исполнителя проекта его имя, квалификацию, опыт работы в данной сфере и уровень загруженности в проекте. Чаще всего в небольших проектах указывается не более от 4 до 8 исполнителей; •
при описании необходимого оборудования, оснащенности, сырья и финансовых ресурсов, необходимо указать какая часть принадлежит непосредственно организации и является ее вкладом в проект, какую часть предполагается получить от предполагаемых грантодателей или других источников.
5. Ресурсы проекта • Бюджет проекта (финансы) рекомендуется расписывать после написания текста проекта и составления плана его реализации в двух вариантах: общий бюджет проекта и бюджет реализации каждого шага. • Различают прямые расходы: зарплата, затраты на необходимые материалы и оборудование, командировочные расходы и оплата субподряных работ; косвенные расходы: накладные расходы (премии, арендная плата за офис, аренда и покупка офисной мебели, использование оборудования организации - как правило, их сложно выделить в смете) и общие и административные расходы (содержание административного аппарата и поддержание работоспособности организации (отдел кадров, бухгалтерия, экономический отдел и др.)
6. Результат проекта.
• это произведенный продукт и/или услуги, оказанные целевой группе проекта в ходе его реализации
6. Результат проекта • Мониторинг – постоянное отслеживание хода работ в рамках проекта для сравнения текущего состояния дел с планом. • Оценка направлена на анализ результатов деятельности и/или произведенного эффекта и соотнесение этих результатов с определенными критериями.
7. Оценка проекта • Уровни оценки: • внутренняя • внешняя
• Типы оценки: • промежуточная; • итоговая; • оценка воздействия
7 Критерии оценки проекта • количественные (например, для социального проекта чаще всего один из критериев – количество охваченных проектом людей); • качественные (изменение состояния или определенных качеств объекта, определенного целью проекта). Для определения достижения указанных показателей необходимо указать способы анализа (опрос: анкетирование или интервьюирование; ревизии, экспертные оценки, фокус-группа, глубинное интервью и т.д.), лиц, которые этим будут заниматься, и форму отчетности
8. Хороший (идеальный) проект должен удовлетворять сразу трем критериям: • учитывать интересы клиентов (благополучателей) организации; • соответствовать интересам организации; • учитывать возможности для привлечения ресурсов (интересы донора)
Источники: 1. http://www.intuit.ru 2. www.smo-rt.ru
Планирование проекта (1) Обозначение оптимальной схемы или алгоритма для выполнения На этом этапе нужно ответить на вопросы: КАК или КАКИМ ОБРАЗОМ?
Планирование проекта (2) Включает: 1.Составление детального плана проекта и прочей документации (в том числе перечень задач и ресурсов) 2.Проведение пиар-деятельности для более успешного подтверждения для реализации. 3. По необходимости корректировка плана.
Реализация и контроль Достижение целей проекта учитывая ограничения по проекту: 1. Запуск проекта. 2. Текущее управление и контроль по проекту. 3. Управление изменениями и составление текущей отчетности.
Области руководста проектом • • • • • • • • •
управление целями (scope management) управление временем (time management) управление качеством (quality management) управление стоимостью (cost management) управление человеческими ресурсами (human resources) управление обменом информации (communication) управление рисками (risk management) управление поставками (procurement) Управление по внедрению (integration)
Завершения проекта На этом этапе нужно ответить на вопросы: СООТВЕТСТВУЮТ ЛИ ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ И ПОЧЕМУ? Возможные задачи: 1. Акцептирование результатов проекта со стороны заказчика. 2. Составление итоговых отчетов, а также документирование полученного опыта (как позитивного так и негоативного). 3. Комплектация документации и архивация данных. 4. Распространение результатов реализации проекта.