Manual de selección basado en competencias by Haydeé Quirós

2016 Maestría en Gestión del Talento Humano.

Maestría en Gestión del Talento Humano. Perfil de puestos por Competencias La capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad. Vargas Leyva (2005)

Haydeé María Quirós Ortiz Maestría En Gestión del Talento Humano 0 01/08/2016

MaestrĂa en GestiĂłn del Talento Humano.

Maestría en Gestión del Talento Humano.

UNIVERSIDAD PANAMERICA Maestría en Gestión del Talento Humano

Manual de Proceso de Selección basado en Competencias

Haydeé María Quirós Ortiz Carné 201601335 Guatemala agosto, 2016

MaestrĂa en GestiĂłn del Talento Humano.

Maestría en Gestión del Talento Humano. Índice

Introducción

Contenido

4.1 Objetivo

4.2 Glosario de términos importantes para el presente manual

4.2.1 Recursos Humanos

4.2.2. Selección de Personal

4.2.3 Reclutamiento y selección

4.2.4 Perfil de puestos

4.2.5 Análisis y descripción de puestos

4.2.6 Competencia

4.2.7 Competencias de Conocimiento

4.2.8 Competencias Laborales

4.2.9 Persona competente

4.2.10 Competencias básicas requeridas

4.2.11 Cualidades de las Competencias

4.2.12 Características de las Competencias Laborales Generales

4.2.13 Competencias Laborales Generales

4.2.14 Perfil de puesto por Competencias

4.2.15 Definición de Perfil

4.2.16 Beneficios del proceso de Selección basado en competencias

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4.2.17 Contrato de trabajo

4.2.18 Contrato Indefinido

4.3 Perfil de Puestos

4.3.1 Dirección de Registro y Control Académico

4.3.2 Jefatura departamento de Egresos

4.4 HERRAMIENTAS A UTILIZAR

4.4.1 Formulario que debe llenar recursos humanos

4.4.2 Formularios que deben ser llenados por el postulante

4.4.3 Preparación de la Entrevista

4.4.4. Resultados de la entrevista

4.5 Tipo de contrato

4.5.1 Modelo de Contrato de Trabajo

5. Recomendaciones

6. Conclusiones

7. Bibliografía

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3. Introducción Actualmente estamos viviendo una era en la que el mundo se mueve cada vez más rápido, y donde todo ha ido evolucionando; cambios que han afectado de forma drástica la forma de vida del ser humano, pues estos han impactado en todas las áreas de su vida, familiar, profesional, social; pero podemos decir, que el cambio más fuerte se ha percibido en el ámbito laboral, pues cada vez es más complejo y exigente. El deseo de querer sobresalir, y ser empresas líderes en el mercado competitivo, ha hecho que las organizaciones se vuelvan más exigentes al momento de reclutar y seleccionar a sus colaboradores para una plaza de trabajo, partiendo de la idea que para el éxito de la misma, no basta solamente desarrollar productos de buena calidad, es indispensable el contar con “Trabajadores Competentes”. Estas exigencias del mercado, han permitido a las empresas concientizarse del valor que pueden aportar los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes de sus trabajadores. Como indica Alejandra Quintero, psicóloga Organizacional, en su documento, Selección de Personal por competencias: Las empresas no quieren equivocarse a la hora de gestionar a su personal, y adoptan la gestión del talento humano por competencias, que en últimas busca desarrollar en los trabajadores los comportamientos de alto desempeño que garanticen el éxito en la realización de sus tareas. ¿Pero qué podemos hacer para tener los trabajadores más competentes del mercado? El primer paso es la selección de personal por competencias.

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Su objetivo es escoger al candidato más idóneo para un cargo específico, teniendo en cuenta su potencial y capacidad de adaptación. La selección de personal por competencias se diferencia de un proceso de selección tradicional por los métodos que emplea, no por los pasos. Las entrevistas de personal por competencias procuran encontrar hallazgos de comportamientos en el pasado de la persona que sean exitosos y que sirvan de predictores del desempeño actual para un cargo específico. Para ello se vale de preguntas que indagan competencias, conocidas como preguntas de incidentes críticos o de eventos conductuales.

4. Contenido 4.1 Objetivo El presente manual, busca ser una base de consulta para que el departamento de recursos humanos o el personal a cargo, puede contar con una guía confiable, detallada, y ordenada, que indique los pasos que deben seguir al momento de reclutar y contratar personal, basándose en competencias. Su principal propósito es definir las competencias y características requeridas, para cubrir una determinada plaza, a través de la descripción del puesto, funciones y responsabilidades. Se puede decir que la importancia del presente manual, es que la organización se asegura de contar con una guía para contratar personal calificado y competente que pueda cumplir con las competencias requeridas por la empresa y el cargo a desempeñar. Conjuntamente busca que la persona a contratar se sienta satisfecha de pertenecer a la organización, y logre integrarse a nuestra cultura y a los cambios que puedan ser requeridos. Objetivo General: Este manual técnico servirá como una guía para conocer los conceptos básicos que requeridos para llevar una cabo una selección y contratación por competencias. Al final del mismo, encontrara las herramientas necesarias para poder llevar a cabo la selección.

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Objetivos Específicos:    



Reducir costos, tiempo y esfuerzo al contar ya con una guía a seguir. Tener una guía registrada por escrito a disposición del personal. Reconocer de forma formal las competencias con las que cuenta un candidato Verificar los niveles de dominio, conocimiento, habilidades y destrezas con que cuenta un candidato para desempeñar un puesto determinado, dentro de la organización. Contar con los formularios correctos y herramientas necesarias para una mejor recolección de información

4.2 Glosario de términos importantes para el presente manual El proceso de reclutamiento y selección de Personal en base a competencias, es una serie de pasos lógicos, a través de los cuales se reclutan candidatos, y se elige el idóneo para ocupar el puesto. En el presente capítulo, se presentan conceptos y definiciones importantes, para una mejor comprensión del tema. 4.2.1 Recursos Humanos Se denomina recursos humanos (RR. HH.) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organización. El objetivo básico es alinear el área o profesionales de RR. HH. con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se percibe en la fuerte competencia mundial. Generalmente la función 5

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de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa. 4.2.2. Selección de Personal En el proceso de selección de personal se decide si se contratará o no a los candidatos encontrados en la búsqueda realizada previamente.

Durante el

proceso, se requiere determinar las características necesarias para realizar con éxito el trabajo, y valorar a cada candidato en función de estas, generalmente basada en el análisis de puestos. Su principal objetivo es evaluar características y circunstancias de los candidatos, eligiendo entre varios a la persona que más se adapte y ajuste al perfil que se necesita cubrir. Esta selección tiene distintos pasos: 

Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas predeterminadas para el puesto de trabajo.



Evaluar las competencias y la cualificación profesional de los/as candidatos/as que pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones técnicas y/o psicológicas.



Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior.



En función del puntaje, decidir a quién se le ofrecerá el puesto.

4.2.3 Reclutamiento y selección Es el proceso de atraer individuos, localizar e invitar a solicitantes potenciales, con los debidos atributos y estimularlos a solicitar las vacantes existentes o previstas dentro de una organización. Igualmente, puede ser definido como el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos.

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4.2.4 Perfil de puestos Un Perfil de Puesto, también llamado perfil ocupacional de puesto vacante, es un método de recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. Además, el perfil de puesto se ha convertido en una herramienta sumamente útil en la administración y plantación exitosa de los Recursos Humanos de la Instituciones de cualquier nivel. 4.2.5 Análisis y descripción de puestos El análisis y descripción de puestos de trabajo es el proceso básico que debe llevarse a cabo para obtener, de manera ordenada y sistematizada, toda la información requerida para estructurar un perfil de puesto. 

Análisis de puestos de trabajo: es el proceso a través del cual un puesto de trabajo

descompuesto

unidades

menores

identificables,

comúnmente llamadas tareas. Este proceso implica cuestionar, tomarse el tiempo de entender para poder proponer mejoras y solucionar problemas. 

Descripción de puestos de trabajo es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado del Análisis de Puesto. Al agregar a una descripción de puesto las características que debe tener su ocupante, este se convierte en un Perfil de puesto.

Los perfiles de puesto sirven para definir e identificar las funciones y actividades de cada empleado según su cargo en una institución. Con ello, se logra definir claramente lo que la empresa espera del empleado o cualquier persona que 7

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pretenda ocupar su puesto. De esta forma, se pueden desarrollar planes de capacitación para el empleado, enfocados a fortalecer sus áreas débiles de acuerdo al puesto que ocupa. La intención es que tras cumplir con el mencionado plan de capacitación, el empleado haya logrado incrementar el desarrollo de las cualificaciones requeridas para desempeñar su puesto de manera óptima. Los perfiles de puesto representan una base para el desarrollo de manuales de operación y procedimientos que permite estandarizar o normalizar las actividades de los empleados. Es una especie de parámetro que resulta muy útil en el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que, usando como base un perfil de puesto se puede seleccionar al candidato ideal para ocuparlo. Con la persona adecuada en el puesto adecuado, los propósitos y objetivos de la organización tienen mayor posibilidad de ser cumplidos. 4.2.6 Competencia Son los conocimientos, habilidades y destrezas que desarrolla una persona para comprender, transformar y participar en el mundo en el que vive. Son las capacidades con diferentes pensamientos, carácter y valores de manera integral en las diferentes interacciones que tienen los seres humanos para la vida en el ámbito personal, social y laboral. 4.2.7 Competencias de Conocimiento La gestión del conocimiento es un nuevo enfoque gerencial que se basa en el reconocimiento y la utilización del valor más importante de las empresas: El recurso humano, y su conocimiento.

Una adecuada gestión de conocimiento,

soportada en el aprendizaje organizacional contribuye a elevar y desarrollar el capital intelectual de una organización.

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4.2.8 Competencias Laborales Las competencias laborales son los conocimientos, habilidades y actitudes que una persona posee para desenvolverse en el trabajo, ya sea para una empresa o por cuenta propia. Estas ayudan a un desenvolvimiento eficiente y son los medios por los cuales podemos alcanzar nuestros objetivos. Por lo tanto, podríamos decir que la competencia laboral es la capacidad que cada individuo posee para desempeñarse productivamente en el ámbito laboral. Vargas Leyva, 2005, la define como: La capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad. 4.2.9 Persona competente Individuo experto o que conoce bien una disciplina o una técnica, persona que tiene capacidad y aptitudes para ocuparse de ella 4.2.10 Competencias básicas requeridas En la actividad laboral que una persona se desarrolle, necesitará habilidades fundamentales tales como las que se muestran en la siguiente tabla:

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4.2.11 Cualidades de las Competencias

Cualidades de las Competencias Pueden ser generalizables a más de una actividad

Son características permanentes de la persona

Tienen una relación causal con el rendimiento laboral

Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo

Están relacionadas con la ejecución exitosa en una actividad, sea laboral o de otra índole.

4.2.12 Características de las Competencias Laborales Generales

Poseen las siguientes características

Características Genéricas

Definición No están ligadas a una ocupación en particular, a una actividad, sector económico, cargo o tipo de actividad.

Transversales

Son necesarias en todo tipo de empleo

Ejemplo Pueden utilizarse en cualquier ambiente donde exista una organización productiva, incluso en la familia, comunidad. Son fundamentales para ingresar y adaptarse a un ambiente laboral. 10

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Transferibles

Se adquieren en procesos de enseñanza-aprendizaje

Generativas

Permiten el desarrollo continuo de nuevas capacidades

Medibles

Su adquisición y desempeño es evaluable

Habilitan a las personas para aprender a desempeñar una profesión u ocupación. Forman competencias básicas para alcanzar desarrollo personal, facilitan la inserción al mundo productivo. Promueven y generan el desarrollo continuo de aprender nuevas capacidades. Ayudan a la competitividad, desarrollando habilidades intelectuales. Fomentan una mentalidad emprendedora. Significa que es posible evaluarlas y certificar a una persona que cuenta con ellas.

4.2.13 Competencias Laborales Generales

Competencias Laborales Generales Comunicación, trabajo en equipo, capacidad de Interpersonales adaptación, liderazgo, pro actividad, resolución de Necesarias para adaptarse conflictos. Buenas relaciones interpersonales. a los ambientes laborales y saber interactuar. Asociadas con la atención a la memoria, Intelectuales concentración, solución de problemas, toma de Comprende procesos de decisiones, creatividad, atención. pensamiento con un fin determinado. Empresariales Desarrolla capacidad para crear, liderar y sostener un

Identificación de oportunidades para crear empresas o negocios, elaboración de planes, capacidad para asumir riesgos, creación de planes mercadeo y ventas.

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negocio. Organizacionales

Capacidad para gestionar recursos e información, orientación al servicio, referencias competitivas, gestión Desarrolla la habilidad para y manejo de recursos, responsabilidad ambiental, aprender de las experiencias y aprendizaje a través de experiencia de otros. habilidades de otros. Orientación ética, dominio personal, inteligencia Personales emocional, adaptación a cambio. Capacidad del Condición del individuo para individuo para actuar adecuadamente en su ambiente de trabajo, aportar talentos, desarrollo de potenciales. actuar en un espacio productivo y desarrollar sus potencias. Capacidad para transformar e innovar en Tecnológicas procedimientos, encontrando soluciones prácticas. Competencias informáticas de identificar, apropiar, y transferir tecnología.

4.2.14 Perfil de puesto por Competencias Dentro del proceso de Selección de Personal, el “Perfil de Puestos” juega un papel de suma importancia, ya que nos presente a detalle los posibles candidatos para la plaza existente; siendo su objetivo identificar a la persona más apta para el mismo, a través de llenar las competencias y características requeridas. Debemos partir identificando las competencias que deseamos llenar para el puesto disponible, focalizándonos en las que sean de mayor importancia o relevancia, para basar nuestra entrevista en ellas; y a través de las respuestas definir las competencias dominantes de nuestros candidatos. Dentro de la entrevista debemos identificar y evaluar destrezas y conocimientos, sin dejar de lado los comportamientos que presenta la persona entrevistada, teniendo especial cuidado de no solamente apreciar conocimiento, ya que de ser así, sin duda se nos presentara inconvenientes futuros.

De preferencia nuestra

contratación debe centrarse en competencias.

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Cada organización pude confeccionar su modelo de perfil de competencias, recordando que este será la base de las preguntas que se desean realizar durante la entrevista de selección por competencias. Usualmente esta se clasifican en cuatro niveles o grados; pudiendo ser denominados con las siglas A, B, C, D; entendiendo que grado A es el superior y el grado D el que muestra el mínimo de conocimiento en la competencia requerida; los grados B y C se consideran intermedios, pudiendo tomar el B como un grado o conocimiento alto. También es posible utilizar los números 1, 2, 3,4, o en sentido inverso, esto queda a disposición de la empresa. Los formularios deben definirse a través de una frase, al igual que sus grados y niveles, tomando en cuenta que al momento de definir un perfil se deben marcar las más importantes y los grados requeridos para ese puesto en particular,

no olvidando las

competencias dominantes.

Datos objetivos. educación, experiencia laboral, datos personales. Definir o esbozar el plan de carrera del candidato a seleccionar

Definir las competencias o características personales para cubrir la posicion

No olvidar al definir un perfil

Competencias conductuales o características de personalidad y relaciones dentro de la organización

Definir de quien depende la posición, superviosres y pares.

4.2.15 Definición de Perfil El perfil se define partiendo de la descripción de una persona y no del puesto de trabajo. 13

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Debe definirse el mínimo aceptable en materia de requerimientos, conocimiento, experiencia y competencias. Saber que descripción de puesto y perfil del puesto no son lo mismo. Deben existir ambas dentro de una organización. R.R.H.H. o la persona encargada, debe llevar acabo un equilibrio entre los requerimientos fijados como necesarios vrs. las reales posibilidades de conseguir el perfil requerido dentro del mercado. El responsable debe: asesorar al cliente interno, conocer el negocio, las tareas de todas las áreas, generar confianza, para poder realizar bien su tarea de seleccionar. El perfil debe definir: requisitos excluyentes y no excluyentes; y las competencias dominantes. Cada organización debe confeccionar su catálogo de competencias y diccionario de comportamientos,

según sus descriptivos de puestos, detallando las

competencias requeridas y los niveles o grados indicados para cada una de ellas. Se debe definir y esbozar el plan de carrera que se requiere del candidato a seleccionar Preparar un análisis de las posibilidades de encontrar el perfil requerido para asesorar de forma completa al cliente interno. 4.2.16 Beneficios del proceso de Selección basado en competencias  

Son necesarias y de gran ayuda para adaptarse a los ambientes laborales Ayudan a interactuar coordinadamente con otros 14

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 

  

Apoyan a la comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, manejo de conflictos, y proactividad Habilitan a las personas para ingresar al trabajo, mantenerse en él y aprender. Facilitan la empleabilidad de las personas, es decir la capacidad de una persona para conseguir trabajo. Generan el desarrollo continuo de nuevas capacidades Pueden ser evaluados y certificar a las personas que cuentan con ellas Apoyo para alcanzar logros u objetivos

4.2.17 Contrato de trabajo Contrato individual de trabajo. Sea cual fuere su denominación, es el vínculo económico jurídico, mediante el que una persona (trabajador), queda obligada a prestar a otra (patrono), sus servicios personales, o a ejecutar una obra, bajo la dependencia continuada y dirección

inmediata o delegada de esta última, a

cambio de una retribución establecida de cualquier clase o forma. 4.2.18 Contrato indefinido Es aquel que se concierta sin establecer límites de tiempo en la prestación de los servicios, en cuanto a la duración del contrato.

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4.3 Perfil de Puestos. 4.3.1 Dirección de Registro y Control Académico

DESCRIPTOR DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto:

Dirección de Registro y Control Académico

Área/Departamento:

Registro y Control Académico

Total de Plazas:

Una

Secretaría General

Dirección de Registro y Control Académico

B. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO

Velar por el correcto y oportuno registro y control de la vida académica de los estudiantes desde su ingreso hasta su titulación

Maestría en Gestión del Talento Humano. C. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES*

Proponer sistemas eficientes para operar el registro de estudiantes Administrar los procesos del departamento. Proponer estrategias para la efectividad del departamento. Custodiar los registros académicos de los estudiantes. Velar por el correcto registro de los datos de los estudiantes según Reglamento Académico. Establecer y monitorear sistemas de control para la correcta certificación de datos Monitorear los procesos y periodos de matriculación (primer ingreso y reinscripción). Socializar los procesos del departamento a Facultades y Coordinaciones Regionales para su cumplimiento. Dar visto bueno para la autorización de graduaciones y titulaciones. Monitorear la atención a la solución de casos especiales de matriculación, según Reglamento Académico. Participar en programas de capacitación para personal administrativo de Sedes Departamentales. Atender a las solicitudes de reportes a nivel institucional y colegios de profesionales.

*Estas funciones quedan sujetas a modificaciones de acuerdo a cambios que se originen en el sistema Organizacional de Universidad Panamericana. Las funciones básicas y sus correspondientes actividades aquí descritas deben ser consideradas como enunciativas y no limitativas, por lo tanto el ocupante del puesto además de ser responsable de su implementación y cumplimiento es responsable de ejecutar aquellas que le sean encomendadas, ya sea de manera circunstancial o permanente, por su jefe inmediato o quien lo sustituya, siempre y cuando correspondan al ámbito funcional del área a la cual está adscrito.

D. DIMENSIONES Información confidencial Manejo de permisos especiales en Sistemas Puesto de confianza, sello y firma de revisada, visto bueno de certificación correcta. Realmente se revisó y está bien. *No se incluye el mobiliario y equipo de oficina.

Maestría en Gestión del Talento Humano. E. ENTORNO OPERATIVO. 1. Supervisión Directa Jefaturas Campus El Naranjo y Álamos Jefatura Egresos Asistentes de Dirección Registro y Control Académico Revisión de Actas y Evaluación Auxiliar Administrativos 2. Supervisión Indirecta Personal administrativo de Sedes Departamentales encargada de procesos de Registro y Control Académico 3. Relaciones Internas* Secretaría General, coordinados de facultades, coordinadores regionales, personal administrativo. Rectoría Vicerrectorías Facultades y Decanaturas Gerencia de Sedes Departamentales Coordinadores Regionales Servicio al Cliente Departamento de IT 4. Relaciones Externas* Proveedores INE estudiantes, Estudiantes Colegio de Profesionales Contraloría General de Cuentas *Se incluyen los puestos, o en su efecto las Gerencias, Áreas, Unidades o Departamentos con los cuales se tiene algún tipo de relación por las funciones principales del puesto.

PERFIL DEL PUESTO Descripción de Niveles y Ponderaciones Nivel

Descripción

Entrada

Conocimiento o habilidad que debe de ser ubicada en el proceso de reclutamiento y selección.

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Puesto

Conocimiento que debe de tener en el desempeño de sus funciones; acorde a sus funciones, de determinados conocimientos y habilidades.

Ponderación

Descripción

No Requerido Básico. Conocimiento entre un 60 a un 70% de un conocimiento o habilidad; de acuerdo a las funciones que realiza en el puesto. Intermedio. Conocimiento entre un 71 a un 80% de un conocimiento o habilidad; de acuerdo a las funciones que realiza en el puesto. Alto. Conocimiento entre un 81 a un 100% de un conocimiento o habilidad; de acuerdo a las funciones que realiza en el puesto.

B M A

A. REQUISITOS 1. Requisitos Demográficos Requisito Género* Edad Estado Civil*

Mínimo Indiferente 25 años en adelante Indiferente

Deseable Femenino 30 años en adelante Soltero/a

*Ninguno de estos requisitos son excluyentes.

2. Requisitos Varios Requisito

Formación Técnica:

Mínimo Graduado de Ingeniería Industrial, Administración de empresas o carrera afín Gestión de Procesos

Experiencia: Licencia: Idiomas

3 años en puesto similar Requerido Inglés 75%

Formación Académica:

Deseable Estudiante de Maestría en administración o carrera afín Sistema Class Manejo de archivos digitales 5 años en puesto similar Requerido Inglés 100%

Maestría en Gestión del Talento Humano. B. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Actividad de la Compañía Inducción a Universidad Panamericana Estructura organizacional Actividad de Registro y Control Académico Políticas generales de la institución, del departamento y aquellas relativas a su puesto de trabajo Conocimiento sobre la oferta académica y servicios Terminología de Registro y Control Académico

Entrada NR NR NR NR

Puesto A A A A

NR NR

A A

Conocimientos Generales Computación y paquetes de Office Redacción y Ortografía. Competencias del departamento Procesos y formularios del departamento Administración Desarrollo de procesos Manejo de personal Gestión de archivo Disposiciones de la institución y del departamento Sistema Class

Entrada M M B NR B M M B M NR

Puesto A A A A A A A M A A

Entrada B M M A M M M M M M M M A M M

Puesto A A A A M A A A A A A A A A A

C. HABILIDADES REQUERIDAS Habilidades Análisis y manejo de información Planificación, organización y mediación Comunicación efectiva Atención al detalle y observación Establecimiento de empatía Visión estratégica Habilidad verbal y escrita Toma de decisiones Técnicas de negociación y resolución de conflictos Capacidad de liderazgo Manejo de personal Manejo de equipos de trabajo Capacidad de dominio propio Gestión de recursos y tiempo Habilidad de negociación

Maestría en Gestión del Talento Humano. D. COMPETENCIAS

Competencia 

Energía

 

Innovación

 

Orientación a los resultados



Calidad del trabajo



Orientación al servicio

 

Ética 

Comportamiento Trabaja duro en jornadas de trabajo exigentes, sin que su nivel de actividad disminuya, mostrando actitud positiva. Muestra disposición cuando hay incremento en sus tareas y/o reducción en el tiempo previsto para llevarlas a cabo. Ofrece soluciones para resolver problemas que se presentan en su puesto de trabajo. Aporta nuevas ideas con el fin de facilitar la ejecución de su trabajo. Es la capacidad de encaminar todos los actos al logro de lo esperado, actuando con velocidad y sentido de urgencia ante decisiones importantes necesarias para cumplir o superar las necesidades de los alumnos. Es capaz de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Es la tendencia al logro de resultados, fijando metas desafiantes por encima de los estándares, mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de las estrategias de la organización. Excelencia en el trabajo a realizar. Implica tener amplios conocimientos en los temas del área del cual se es responsable. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en soluciones prácticas y operables para la organización, tanto en su propio beneficio como en el de los alumnos y otros involucrados. Es servicial, atento y respetuoso con el público (internos y externos). Responde a las solicitudes de los estudiantes, generándoles alternativas de solución. Maneja sus recursos y relaciones con honradez y confiabilidad. Actúa de acuerdo con los valores de la organización.

Maestría en Gestión del Talento Humano. 2. Competencias Genéricas

Competencia 

Trabajo en Equipo



 Productividad



 Comunicación Efectiva

 

Adaptabilidad al cambio



 Tolerancia a la presión



Comportamiento Muestra intención de cooperar y colaborar con otros. Muestra disposición para participar activamente en la obtención en una meta común. Realiza bien su trabajo cumpliendo con los objetivos y acciones esperadas. Cumple con el nivel de desempeño que se le pide. Instrumenta adecuadamente las directivas recibidas, fija objetivos de alto rendimiento para sí y el grupo. Escucha atentamente esforzándose por comprender el significado de la información que recibe. Expresa ideas y opiniones de forma clara y correcta ya sea de forma escrita o verbal. Se adapta fácilmente a los cambios aprendiendo rápidamente. Está dispuesto a realizar situaciones distintas a las que no estaba acostumbrado. Posee capacidad para responder y trabajar con óptimo desempeño en situaciones de alta exigencia. Mantiene actitud positiva ante situaciones de estrés o sobrecarga laboral.

3. Competencias Técnicas.

Manejo de Sistema Class Gestión de procesos Emisión de Reportes Revisión a detalle

E. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN Tipo de Contratación: Horario: Disponibilidad para Viajar: Disponibilidad de Horario: Observaciones:

Indefinida Lunes a viernes de 12:00 a 20:00 horas Sábado de 7:00 a 13:00 horas Requerida Requerida --

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4.3.2 Jefatura departamento de Egresos

DESCRIPTOR DE PUESTO

F. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto:

Jefatura de Egresos

Área/Departamento:

Registro y Control Académico

Total de Plazas:

Una

Dirección de Registro y Control Académico

Jefatura de Egresos

G. PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO

Revisión de expedientes de graduación de todas las Facultades a nivel nacional. Organización de graduaciones Auditar el proceso de graduación en cada una de una de sus etapas, gestionando la efectividad del mismo a través de la administración de personal e insumos.

Maestría en Gestión del Talento Humano. H. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES*

Revisión de expedientes de graduación. Confirmar la veracidad de la información que respalde una graduación Revisión de títulos de graduación. Realizar protocolo de actos de graduación Coordinar actos de graduación (programación, protocolos, logística y asistencia a actos de graduación) Emitir reportes de graduaciones y graduandos. Reportar a los egresados de Universidad Panamericana a la Contraloría General de Cuentas, Colegio de abogados y Notarios, Colegio de Economistas, Colegio de Auditores, Colegio de Humanidades, Colegio de Psicólogos, Escuela Nacional de Enfermería. Velar por el cumplimiento del envío de reportería a instituciones internas y externas Ser el enlace responsable con los proveedores de impresión de títulos y menciones honoríficas (medallas) Controlar el inventario y uso correcto de papelería oficial (certificaciones, actas de graduación, cartones para títulos, medallas, folders institucionales) Ser responsable de archivo de egresos.

DIMENSIONES Papelería de carácter oficial y legal (Títulos de graduación, actas de graduación, certificaciones de acta de graduación) Menciones honoríficas (Medallas para maestrías y/o menciones honorificas) *No se incluye el mobiliario y equipo de oficina.

Maestría en Gestión del Talento Humano. J. ENTORNO OPERATIVO 5. Supervisión Directa Personal del departamento de egresos 6. Supervisión Indirecta No aplica 7. Relaciones Internas* Secretaría General Facultades y Decanaturas Coordinaciones Coordinaciones regionales Tesorería Información Auxiliares Administrativos de Registro y Control Académico Rectoría Vicerrectoría administrativa Vicerrectoría académica

8. Relaciones Externas* Proveedores Estudiantes Colegio de Profesionales Contraloría General de Cuentas *Se incluyen los puestos, o en su efecto las Gerencias, Áreas, Unidades o Departamentos con los cuales se tiene algún tipo de relación por las funciones principales del puesto.

PERFIL DEL PUESTO Descripción de Niveles y Ponderaciones Nivel Entrada Puesto

Descripción Conocimiento o habilidad que debe de ser ubicada en el proceso de reclutamiento y selección. Conocimiento que debe de tener en el desempeño de sus funciones; acorde a sus funciones, de determinados conocimientos y habilidades.

Maestría en Gestión del Talento Humano.

Ponderación

Descripción

B M A

F. REQUISITOS 1. Requisitos Demográficos Requisito Género* Edad Estado Civil*

Mínimo Indiferente 20 años en adelante Indiferente

Deseable Femenino 35 años de edad Soltero/a

*Ninguno de estos requisitos son excluyentes.

2. Requisitos Varios Requisito

Mínimo

Formación Académica:

Graduada de nivel medio en la carrera de Secretariado

Formación Técnica:

No requerido

Experiencia: Licencia: Idiomas

1 año en puesto similar Requerida No requerido

Deseable Estudiante universitario en la carrera de Administración de Empresas o carrera afín Sistema Class Manejo de archivos digitales Manejo de Correo Institucional 3 años en puesto similar Requerida No requerido

G. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Actividad de la Compañía Inducción a Universidad Panamericana Estructura organizacional Actividad de Registro y Control Académico Políticas generales de la institución, del departamento y aquellas relativas a su puesto de trabajo Conocimiento sobre la oferta académica y servicios Terminología de Registro y Control Académico

Entrada NR NR NR NR

Puesto A A A A

NR NR

A A

Maestría en Gestión del Talento Humano.

Entrada M A B NR B B M M NR NR

Puesto A A A A A A A A A A

Entrada M M M M M M M M M M M M M M M

Puesto A A A A A A A A A A A A A A A

H. HABILIDADES REQUERIDAS Habilidades Análisis y manejo de información Planificación, organización y mediación Comunicación efectiva Atención al detalle y observación Establecimiento de empatía Visión estratégica Habilidad verbal y escrita Toma de decisiones Técnicas de negociación y resolución de conflictos Capacidad de liderazgo Manejo de personal Manejo de equipos de trabajo Capacidad de dominio propio Gestión de recursos y tiempo Habilidad de negociación

COMPETENCIAS 1. Competencias

Competencia Energía



Comportamiento Trabaja duro en jornadas de trabajo exigentes, sin que su nivel de actividad disminuya, mostrando actitud positiva.

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 

Innovación

 

Orientación a los resultados



Calidad del trabajo



Orientación al servicio

 

Ética 

Muestra disposición cuando hay incremento en sus tareas y/o reducción en el tiempo previsto para llevarlas a cabo. Ofrece soluciones para resolver problemas que se presentan en su puesto de trabajo. Aporta nuevas ideas con el fin de facilitar la ejecución de su trabajo. Es la capacidad de encaminar todos los actos al logro de lo esperado, actuando con velocidad y sentido de urgencia ante decisiones importantes necesarias para cumplir o superar las necesidades de los alumnos. Es capaz de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Es la tendencia al logro de resultados, fijando metas desafiantes por encima de los estándares, mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de las estrategias de la organización. Excelencia en el trabajo a realizar. Implica tener amplios conocimientos en los temas del área del cual se es responsable. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en soluciones prácticas y operables para la organización, tanto en su propio beneficio como en el de los alumnos y otros involucrados. Es servicial, atento y respetuoso con el público (internos y externos). Responde a las solicitudes de los estudiantes, generándoles alternativas de solución. Maneja sus recursos y relaciones con honradez y confiabilidad. Actúa de acuerdo con los valores de la organización.

2. Competencias Genéricas Competencia 

Trabajo en Equipo



 Productividad



Comunicación



Maestría en Gestión del Talento Humano. Efectiva  

Adaptabilidad al cambio



 Tolerancia a la presión



significado de la información que recibe. Expresa ideas y opiniones de forma clara y correcta ya sea de forma escrita o verbal. Se adapta fácilmente a los cambios aprendiendo rápidamente. Está dispuesto a realizar situaciones distintas a las que no estaba acostumbrado. Posee capacidad para responder y trabajar con óptimo desempeño en situaciones de alta exigencia. Mantiene actitud positiva ante situaciones de estrés o sobrecarga laboral.

3. Competencias Técnicas Administración de personal Administración de procesos Elaboración de reportes Controlar archivo general

J. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN

Tipo de Contratación: Horario: Disponibilidad para Viajar: Disponibilidad de Horario: Observaciones:

Indefinida Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas Sábado de 7:00 a 13:00 horas Requerida Requerida --

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4.4 HERRAMIENTAS A UTILIZAR 4.4.1 Formulario que debe llenar recursos humanos al momento de requerir una plaza. (Consta de 4 páginas) Formulario de relevamiento de personal para la vacante por la cual se inicia el proceso de selección

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4.4.2 Formularios que deben ser llenados por el postulante.

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4.4.3 Preparación de la Entrevista

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4.4.4. Resultados de la entrevista Después de efectuada la entrevista, se deben llenar los siguientes formularios.

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4.5 Tipo de contrato Para las plazas presentadas en el presente manual, se estará contratando de forma indefinida. El contrato de trabajo será definido de forma escrita. Deberá celebrarse a jornada completa, diurna. Debiendo constar por escrito, con 3 copias, una para expediente de recursos humanos, una para el trabajador y una para el ministerio de trabajo. Al momento de celebrarse el mismo, el responsable de r.r.h.h. deberá convocar al candidato seleccionado para la lectura, explicación y firma del mismo, acordando las condiciones de la contratación. El solicitante debe entregar la siguiente papelería: 

Solicitud de Empleo



Original de Currículo Vitae



Fotocopia de títulos



Referencias Personales



Antecedentes Penales y Policiacos



Fotocopia de los siguientes documentos personales: DPI, NIT, Carné de IGSS, (si fuera el caso), Licenciada de conducir.



Estipulaciones que deben tener el mismo:



Individualizar a las partes contratantes



Definición de trabajo a realizar, detallando labor (ejecución del trabajo), lugar (ejecución de trabajos) horarios (jornada laboral)



Remuneración, detallando cantidad, forma de pago y periodicidad.



Tiempo de relación laboral (indefinida)



Carácter del empleador

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4.5.1 Modelo de Contrato de Trabajo Contrato Individual de Trabajo Comparecen por una parte, el señor __________________________________, declara ser de __________ años, de estado civil _______________, guatemalteco, de profesión

_____________________________________,

con

domicilio

departamento de Guatemala, quien se identifica con el Documento de Identificación Personal DPI ______________________, extendido por el registro Nacional de las Personas –RENAP- de la república de Guatemala. En representación de la entidad _____________________________________________,

con

representación

con

funciones específicas, en adelante llamado Patrono.

Por otra Parte el señor (a) ____________________________________________, quien declara ser de _______ años de edad, de estado civil__________________, de nacionalidad ________________, de profesión ___________________________, con domicilio en el departamento de Guatemala, se identifica con el Documento Personal de Identificación no. _______________________, debidamente extendido por el registro nacional de las personas –RENAP-, de la república de Guatemala, con residencia en _____________________________________, en adelante llamado Empleado.

Quienes para los efectos de este contrato se denominaran “Patrono” y “Trabajadora”, respectivamente celebran el presente CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO contenido en las siguientes cláusulas:

PRIMERA: La relación de trabajo, y en consecuencia la prestación de los servicios se inicia el día ____________________________________________________.

SEGUNDA:

empleado

desempeñara

puesto

__________________________________.

Maestría en Gestión del Talento Humano. TERCERO:

Los

servicios

serán

prestados

dirección:

_____________________________________________________________________ y en los lugares donde lo asigne el empleador, en la república de Guatemala, conforme lo requiéranlas necesidades del servicio que se presta al patrono.

CUARTO: La duración del presente Contrato es INDEFINIDA

QUINTA:

Jornada

trabajo

conforma

con

horario:

_____________________________________________________________________ ________. Dentro del horario se otorga una hora para ingerir alimentos.

SEXTA: EL SALARIO, se conviene así: al trabajador se le pagará un salario mensual de _____________________________________________________________________ _________, en moneda de curso legal, en cheque o acredita miento en cuenta personal, en el plazo de un mes.

SEPTIMA: adicionalmente, se pagará al trabajador, en concepto de bonificación Incentivo la cantidad de Q250.00 (doscientos cincuenta quetzales), según bonificación legal. Dicho pago se hará en el mismo plazo que el salario.

OCTAVA: La trabajadora debe observar puntualidad tanto en el ingreso, como salida de sus labores, de conformidad con el horario establecido. Para la cual deberá marcar ingreso. Si no cumple con lo anterior será sancionada de conformidad con las medidas disciplinarias del Patrono.

NOVENA: Las funciones principales dela trabajadora serán las siguientes:

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Maestría en Gestión del Talento Humano. _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

DECIMA: El trabajador asume las obligaciones siguientes:

a. Estar sujeto a políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos, que establezca el patrono. b. Obligación de guardar los secretos de la empresa, y la información confidencial a la que tenga acceso c. Obligación de trabajar eficientemente e. Obligación de actuar con honestidad y fidelidad La infracción a dichas obligaciones constituye una falta grave. Décima Primera: El empleador otorgará 15 días hábiles de vacaciones Pagadas, después de un año de trabajo continuo al servicio de la empresa. Concederá un Aguinaldo Anual, equivalente al cien por ciento del salario ordinario mensual. Otorgará la Bonificación para los trabajadores del Sector Privado (bono 14), equivalente al cien por ciento del salario ordinario mensual. Décima Segunda: Si la trabajadora desea dar por terminado el contrato de trabajo, atendiendo únicamente a su propia voluntad, deberá dar un AVISO PREVIO POR ESCRITO al Patrono, debidamente firmado y fechado, con dos semanas de anticipación. Décima Tercera: Son causas justas que facultan al patrono a dar por terminado el Contrato de Trabajo, sin responsabilidad de su parte, las contenidas en el artículo 77 del código de Trabajo. En este caso, el patrono no está obligado a pagar a la trabajadora la indemnización por tiempo Servido.

MaestrĂa en GestiĂłn del Talento Humano. El presente contrato Individual de trabajo, se suscribe en la ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala, el dĂa _________________________________________.

Firma del Patrono

Firma del Colaborador

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5. Recomendaciones La decisión de contratar a un nuevo colaborador lleva consigo, altos costos de inversión y tiempo. Con seguridad, las empresas no quieren equivocarse a la hora de gestionar a su personal y tampoco desean contratar personal que labore poco tiempo para la empresa, o que no llene las expectativas deseadas por ellos. Esta nueva forma de reclutar y seleccionar personal “Por Competencias”, ha ganado mercado en los diferentes países por sus resultados mostrados, ya que desarrolla en los trabajadores

comportamientos de alto desempeño que

garanticen el éxito en la realización de sus tareas. Es recomendable que las empresas puedan tomar en cuenta esta nueva opción, no importando su tamaño o tiempo en el mercado, es una buena opción para incrementar sus utilidades.

Es de suma importancia que las diferentes

organizaciones investiguen e indaguen en nuestra nueva forma de contratación, y puedan implementarla dentro de su departamento de recursos humanos. Todas las empresas deben contar con un modelo de competencias definido, ya que es una forma muy certera de encontrar al personal idóneo para el puesto. Si no se cuenta con ella, se debe considerar el implementarlo a la brevedad posible.

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6. Conclusiones Su origen se da en los países más desarrollados, debido a la necesidad de formar personas mejor capacitadas que pudieran enfrentar los cambios tecnológicos, organizacionales y una demanda del mercado laboral será más exigente. El éxito de una empresa, no solo depende de competir en el mercado con productos de calidad, debe ir de la mano el contar con trabajadores competentes. Las entrevistas de personal por competencias procuran encontrar hallazgos de comportamientos en el pasado de la persona que sean exitosos y que sirvan de predictores del desempeño actual para un cargo específico. Una persona cualificada es una persona preparada, capaz de realizar un determinado trabajo, que dispone de todas las competencias profesionales que se requieren en ese puesto. Permite optimizar la idoneidad del candidato, el cual, al sentirse capaz de desempeñar una buena función, colmando las expectativas depositadas en él logrando el desempeño eficiente, se sentirá motivado y podrá desarrollar otras habilidades. Ayuda a identificar qué personas necesita la organización y a valorar la adecuación a ese perfil de las personas que participan en los procesos de selección. Los niveles de competencia tienen como objetivo promover y fomentar el trabajo en equipo, busca que todos se logren beneficiar de los aportes y conocimientos que puede proveer el factor humano dentro una organización. Desea alcanzar un bien común, que es agregar valor, al principal factor de la empresa, el ser humano.

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Tiene el propósito de aumentar la productividad y competitividad de las organizaciones, donde todos se beneficien. Enseña a compartir los conocimientos que tenemos sin envidias o egoísmos, a capacitar o dar una inducción sin temor a que mi compañero puede aprender más que yo; al contrario estas competencias nos hacen ver el progreso y éxito de mi compañero como el mío propio. Crea un verdadero compromiso de enseñar mis conocimientos de la mejor manera. Promueve el valor de confianza, trabajo en equipo y crea vínculos fuertes entre los compañeros de trabajo. Da seguridad el trabajador y le hace sentir útil en el puesto que desempeña, creando una relación de compromiso para la empresa para la cual tiene oportunidad de laborar. Fomenta el desarrollo personal.

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7. Referencias bibliografías Universidad Panamericana de Guatemala. Recursos Humanos. (2015) Manual Perfil de Puestos. Universidad Panamericana. Maestría en Gestión del Talento Humano. (2016) Material estudiado en el trimestre. Recuperado:http://www.sepe.es/contenidos/empresas/contratos_trabajo/asistente/pdf/inde finido/Indefinido.pdf http://www.ipyme.org/esES/ContratacionLaboral/CIndefinido/Paginas/ContratoIndefinidoC aract.aspx http://www.monografias.com/trabajos80/reclutamiento-personal/reclutamientopersonal.shtml#ixzz4GsymdOsc

http://www.monografias.com/trabajos107/gestion-recursos-humanos-basadocompetencias/gestion-recursos-humanos-basado-competencias2.shtml#ixzz4GsnPVPoX Fuente: http://www.marthaalles.com/pdf/cuadernillo-seleccion-por-competencias-2012.pdf recuperado: 11/08/2016

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