Offentliga Affärer nr-5 2011 by Hexanova Media Group AB

KONFERENS MILJÖ VÅRD

LEDARSKAP

Kommun döms till högt skadestånd

JURIDIK

UTBILDNING

Ansvarsförsäkringen täcker inte

Billig i drift, dyr att äga

Offentliga upphandlingar i händerna på privata intressen

Staten köper möbler för 375 miljoner PROFILEN

Nr 5 2011 | Nittonde årgången | Pris 79 kr

UPPHANDLING

EKONOMI

Nu kommer elbilarna

Advokaten kritiserar

IT-minister Anna-Karin Hatt Med uppdrag att förhandla AVTALSNYTT: LICENSFÖRSÖRJNING, IT-UTBILDNING, INRIKES FLYGRESOR

A world of service

Kan man verkligen höja kvaliteten genom att sänka kostnaden? Man får vad man betalar för, är ett vanligt talesätt. Hur rimmar det med att man med outsourcing kan höja kvaliteten genom att sänka kostnaden? Först. Den som levererar outsourcingtjänster är specialiserad på just den verksamheten, medan den som lägger ut uppdrag gör det med tjänster som ligger vid sidan av den egna kärnverksamheten. Specialisten har alltid överlägsna kunskaper och bättre metoder än generalisten. För det andra. Medarbetarna hos outsourcingleverantören är helt avgörande för det som är dennes kärnverksamhet. Det betyder utbildning, ständig vidareutbildning, utveckling av nya och åter nya arbetsprocesser och metoder. För det tredje. Outsourcingleverantörens medarbetare står alltid i fokus för verksamheten. Det betyder till exempel att den personal vi tar över i samband med ett uppdrag snabbt känner större tillfredsställelse och blir mer nöjda med sitt arbete. Och så kostnaden. Första gången man outsourcar en tjänst är det vanligt att man sänker kostnaden för arbetet med 15 – 25%! Sammanfattning. Bättre kvalitet genom specialistkompetens. Sänkta kostnader genom genomtänkta processer. Bättre kontroll genom kundanpassade rapportsystem. Mer nöjda och stolta utförare. Så visst gäller talesättet att man får vad man betalar för. Det gäller bara att förstå vad det är man betalar för. Ur serien ”Myt och verklighet om outsourcing” www.se.issworld.com

NU FINNS PROGRAMMET FÄRDIGT ATT LADDA NER! Den JIFVYEVM är det åter dags för Sveriges största mötesplats för dig som berörs av offentlig upphandling.

Programrådet inför Upphandlingsdagarna 2012: /IVWXMR ;MWW ,SPQHELP 7/0 4IV )VMO %RHIVWWSR /EQQEVOSPPIKMIX ¯ 7XEXIRW -RO}TWGIRXVEP 2MOPEW /oZMYW 7XSGOLSPQW ,ERHIPWOEQQEVI ,IPIRE 6SWqR %RHIVWWSR %HZSOEX½ VQER 0MRHELP 7XSGOLSPQWOSRXSVIX 0MPP 7ERHFIVK 7SPPIRXYRE OSQQYR /VMWXMRE 1EPQ .ERWWSR :oVHJ}VFYRHIX &MVKMXXE 0EYVIRX 7ZIRWOX 2mVMRKWPMZ 1EXLMEW 7]P[ER 7/0 'LVMWXIV )OIPYRH -77 *EGMPMX] 7IVZMGIW 9VFER 2MPWWSR 3JJIRXPMKE %JJmVIV /IRX 1SWWLI HIR ,I\ERSZE )ZIRX &N}VR &IVKWXV}Q 0mWWX]VIPWIR 7XSGOLSPQ 8LSQEW -HIVQEVO 7/0 /SQQIRXYW -RO}TW GIRXVEP 0EVW +}VER *V}NH ,I\ERSZE 1IHME +VSYT 4IVRMPPE &IVKQER 4SWXIR 1IHHIPERHI %& 2MRE ;MHQEVO :-223:% 8LSQEW ;IHIKVIR 7XSGOLSPQW PmRW PERHWXMRK dWE 7YRHUZMWX 3PWWSR ,&: *VIHVMO hLVR %QIVMGER )\TVIWW 6SWIQEVMI 4VIYWW 5ZEPME %& 2MOPEW 8MHIOPIZ 8MPPZm\XZIVOIX 7YWERRI 0oRK 1MPN}WX]VRMRKWVoHIX

Läs mer och anmäl dig på www.upphandlingsdagarna.se

Klokt, modernt och flexibelt. Typiskt Flexator.

Bygger du en skola, ett boende eller ett kontor med våra typhus sänker du din totalkostnad, får en snabb byggprocess och har stora valmöjligheter gällande utformning och utseende. Slutresultatet är beprövade konstruktioner med hög kvalitet som självklart uppfyller alla lagar och speciﬁkationer.

Fler fördelar med typhus finns på www.f lexator.se

INNEHÅLL

Papper till kontoret ?

Offentliga Affärer nr 5 2011

Proﬁlen – Anna-Karin Hatt Hatts uppdrag är att förhandla fram en nationell IT-vision och vi väntar nu med spänning på resultatet av ett arbete som pågått i ett drygt år.

TEMA: E-förvaltning Vi har pratat med en av centralfigurerna i det svenska e-förvaltningsarbetet – Magnus Enzell, ämnesråd på Näringsdepartementet.

Äntligen tillåtet med sms-påminnelser Ibland krävs envishet för att få byråkratins kvarnar att mala. Kent Nilsson berättar hur det kan gå till från behov till beslut.

Debatt – Vad vill EU med den offentliga upphandlingen? Niklas Kåvius är tveksam till om EU kommer att hålla tidplanen i sin översyn av upphandlingsreglerna. Risken är att det blir fort och fel.

FOKUS: Kreativa kontor Betydelsen av kontorets design och utformning visar sig vara mycket underskattad. Det menar forskaren Christina Bodin Danielsson.

Möbler till staten Statens stora möbelupphandlingar avslutas under hösten. Tyvärr är det inte längre möjligt att avropa fritt valda produkter, berättar Anna Söderholm, ansvarig upphandlare på Kammarkollegiet.

Kommun döms till högt skadestånd Landskrona kommun har av hovrätten blivit dömd att betala 50 miljoner kronor i skadestånd för en brand som en LVU-omhändertagen tonåring startade.

Bättre beredd än rädd Varje vecka polisanmäls drygt 30 hot- och våldsbrott mot tjänstemän i kommuner och landsting. I Angered tar man riskerna på största allvar.

Det ska bara finnas där, precis som mjölken i kylskåpet. Kontorspapperet kan ses som företagets baslivsmedel, för en fungerande vardag på jobbet. Hos Antalis finns marknadens bredaste sortiment för kontorets alla typer av skrivare och kopiatorer. Så om du behöver något utöver mjölk till kontoret: Just ask Antalis!

010 707 70 00

www.antalis.se

PRINTING AND OFFICE PAPER • VISUAL COMMUNICATION SUPPORT MATERIAL • PACKAGING SOLUTIONS • SERVICES AND SOLUTIONS

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

UTSTÄLL A eFörvalt RE PÅ ningsda garna

FINDING THE SMARTEST SOLUTIONS might often be a question of thinking outside the box. We offer solutions within IT, management and information logistics. But that says more about our organisation than the difference we make. Our goal and challenge is to always ﬁnd the smart solutions that are sustainable over the longterm, both for our customers and the rest of the world. SIGMA – MAKING YOU BUSINESS SMARTER.

Sigma is a long-term business partner wherever information technology makes a difference. We are a global player with a Nordic base. We deliver the smartest solutions for our customers’ business aims. sigma.se

KONFERENS MILJÖ LEDARSKAP VÅRD UTBILDNING

Inköpscentral utan uppdrag

Advokaten ifrågasätter

Ledare Staten köper möbler för 375 miljoner PROFILEN

Nr 5 2011 | Nittonde årgången | Pris 79 kr

UPPHANDLING

EKONOMI

Ansvarsförsäkringen täcker inte

JURIDIK

Kommun döms till högt skadestånd

IT-minister Anna-Karin Hatt Med uppdrag att förhandla AVTALSNYTT: LICENSFÖRSÖRJNING, IT-UTBILDNING, INRIKES FLYGRESOR

Offentliga Affärer utges av

VD och Ansvarig utgivare Urban Nilsson urban@hexanova.se Ekonomi Lina Akyuz, lina@hexanova.se Redaktionsledning Malin Ulfvarson malin.ulfvarson@hexanova.se Journalister Arne Öster, Mona Sundquist, Stina Rangmar, Katarina Petersén Nielsen, Malin Ulfvarson Annonsbokning Sören Solefors, Tel: 031-719 05 14 soren.solefors@hexanova.se Layout Nadja Törnblad Omslagsfoto Henric Lindsten Tryck Elanders, www.elanders.se Projektledning Göteborg Sören Solefors soren.solefors@hexanova.se Martin Nyman martin.nyman@hexanova.se Projektledning Stockholm Anita Sanderholm anita.sanderholm@hexanova.se Kent Mossheden kent.mossheden@hexanova.se Adress-/namnändringar adressandring.oa@hexanova.se Adress Göteborg (HK): Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2 414 58 Göteborg Tel: 031-719 05 00 Fax: 031-719 05 29 Adress Stockholm: Hexanova Media Group AB Drakenbergsgatan 2 117 41 Stockholm Tel: 031-719 05 00 Fax: 08-618 03 27 www.offentligaaffarer.se

En nationell digital agenda Vi väntar med spänning på IT-minister Anna-Karin Hatts digitala agenda. Den digitala agendan ska inte bara vara regeringens agenda utan förhoppningen är att den ska anammas som en nationell agenda, av både det privata näringslivet och offentlig sektor. Alla aktörer har fått möjlighet att sluta upp bakom arbetet. På området e-förvaltning handlar det framförallt om två tydliga önskemål. Dels att underlätta för de aktörer som vill vidareutveckla de offentliga e-tjänsterna. Och dels att fortsätta bygga bort krångelSverige med hjälp av smart e-förvaltning. Hur bra är kommunerna på e-förvaltning?

Behoven hos medborgare och företag ska styra utvecklingen av e-tjänster. Kommunerna spelar här en viktig roll. SKL har tagit fram en strategi för att stödja utvecklingen av e-förvaltning inom kommunal sektor. Modern informations- och kommunikationsteknik skapar nya möjligheter för kommuner att organisera sitt arbete för att bli mer effektiva och transparenta så att de kan erbjuda en bättre service till medborgare och företag. Men hur upplever invånare och förtroendevalda att kommunerna tar tillvara dessa möjligheter? Hänglåset inte längre säkert

Nästa generations säkerhetsmekanism ska rätta till många av bristerna i det nuvarande certifikatsystemet. Men för att det ska bli verklighet måste fler signera sig för dnssec, säkra domännamnsservrar, något som visat sig gå mycket trögt framåt. Intresset bland svenska myndigheter har varit lågt och bara några få har hoppat på tåget.

nen, som är den operativa armen i arbetet. Delegationen har i uppdrag att driva och samordna en gemensam produktportfölj. Från och med årsskiftet bildades dessutom e-legitimationsnämnden som nyligen har format en testplattform för en ny elektronisk legitimation. Det är en knäckfråga, en gemensam e-legitimation för hela samhället. Gemensamma standarder underlättar

Standarder är inte det enda verktyg som behövs för att skynda på utvecklingen inom e-förvaltning, men det är ett av verktygen och det behöver vara på plats tidigt. Standarder som arbetas fram i samverkan blir en bra grund för att få igång informationsutbytet. Inom SIS, Swedish Standards Institute, pågår en rad standardiseringsprojekt med koppling till e-förvaltning såsom e-legitimation, dokumenthantering, informationssäkerhet, geodata och informatik inom utbildningsområdet. SIS är även med och påverkar den internationella standardiseringen inom den europeiska organisationen CEN och den globala organisationen ISO inom alla dessa områden. Ansvarig utgivare Urban Nilsson

Förenkla och förbättra

ISSN 1653-3674 Offentliga Affärer distribueras till chefer, inköpare och upphandlare inom den offentliga sektorn. Det är Sveriges största affärsmagasin riktat till hela den offentliga sektorn. För en detaljerad distributionslista, kontakta vår annonsavdelning.

Regeringen vill samordna och driva e-förvaltningen under mottot ”Så enkelt som möjligt för så många som möjligt”. Till sin hjälp har regeringen bildat E-delegatio-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

FAKTA

FOTO: HENRIC LINDSTEN

Familj: Man, 3 egna barn och 4 bonusbarn, varav 3 är utflugna. Bor: I hus i Hägersten Ålder: 38 år Fritidsintressen: Trädgårdsarbete. Framtid: Om 10-15 år är jag antingen fortfarande politiskt aktiv eller i en ledande ställning i en organisation som arbetar med samhällsförändring.

Hatts uppdrag:

Att förhandla fram en nationell IT-vision Vi väntar med spänning på IT-minister Anna-Karin Hatts digitala agenda. En agenda inte bara för myndigheter, utan för alla som vill bygga e-Sverige. Arbetet kräver ett visst mått av förhandling.

rots envisa påstötningar från omvärlden presenterar hon ingen närmare deadline för när den nationella digitala agendan ska vara klar. – Vi har sagt att vi ska redovisa resultatet under 2011, så det blir senare i höst. Just nu är vi inne i ett intensivt slutskede där vi bland annat arbetar fram de slutgiltiga målformulering-

arna. Den digitala agendan ska inte bara vara regeringens agenda utan förhoppningen är att den ska anammas som en nationell agenda, av både det privata näringslivet och offentlig sektor. Alla aktörer har fått möjlighet att sluta upp bakom arbetet. – Vi bjöd in på bred front till våra rundabordssamtal. Vi har

avhandlat breda frågor och med representanter från både myndigheter, kommuner, företag och intresseorganisationer. Det är ett banbrytande arbete vi har påbörjat, och delaktigheten sträcker sig ända fram till hur vi ska formulera våra mål, säger Anna-Karin Hatt. Det kom naturligtvis in massvis med konkreta förslag under vårens möten. På området e-förvaltning handlade det framförallt om två tydliga önskemål. – Dels att underlätta för de aktörer som vill vidareutveckla de offentliga e-tjänsterna. Och dels att fortsätta bygga bort krångelSverige med hjälp av smart e-förvaltning, säger Anna-Karin Hatt. Vi behöver mer användarvänliga tjänster, mer automatisering och 24-timmarsmyndigheter.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

PROFILEN | ANNA-KARIN HATT – att förhandla fram en nationell IT-vision

– Som medborgare förväntar vi oss till exempel att de uppgifter vi lämnar till förvaltningen ska sparas och finnas tillgängliga i dina ärenden. Det är mycket irriterande och tidsödande att behöva skicka in samma uppgifter flera gånger. Hon säger att Riksrevisionens rapport visar att det finns en outnyttjad potential – att vi behöver en rejäl automatisering av förvaltningen. – Vi skulle kunna effektivisera förvaltningen långt mer än hittills, och på så sätt använda skattebetalarnas pengar på bästa sätt. Dessutom behöver vi se till att vi genomdriver en verksamhetsutveckling så att vi använder det stöd som intelligent IT erbjuder.

FOTO: HENRIC LINDSTEN

Kampanjade i somras

Under sommaren har Anna-Karin Hatt ägnat mycket tid åt att kandidera som partiledare för Centerpartiet, som Maud Olofssons efterträdare. När vi pratar med henne har partiet gjort sitt val, en annan kandidat, och vardagen som Region- och IT-minister är återställd. Vi undrar om de senaste månadernas kampanjande har gett några nya perspektiv och idéer? – Absolut, många frågor kommer upp när man är ute och reser. Bland annat har vi sett vinsten i att få tillgång till bra bredbandshastighet. Det är oerhört viktigt, för både privatpersoner och företag, att få tillgång till snabb och säker kommunikation. Det finns ett stort engagemang kring frågan runt om i landet. Därmed kändes det förstås extra bra att i höstbudgeten få presentera ytterligare en halv miljard kronor för att påskynda utvecklingen. I somras talade du på Ericssons internationella konferens Broadband for all – och nu kan vi läsa att du har lagt förslag om ett stort anslag till bredbandsutbyggnad i höstbudgeten. Kan vi hoppas på ytterligare en stor summa pengar till e-förvaltning efter ditt deltagande på eFörvaltningsdagarna? – Nej det funkar inte så. Vi jobbar ständigt med frågorna och har en färdig struktur för e-förvaltningsarbetet. Vi har E-delegationen som kontinuerligt ger mig förslag på sådant vi borde göra. De har funnits i nära två års tid och består av cirka 200 personer. Från och med årsskiftet bildades dessutom e-legitimationsnämnden som nyligen har format en testplattform för en ny legitimation. Det är en knäckfråga, en gemensam e-legitimation för hela samhället.

IT-minister Anna-Karin Hatt säger bestämt nej till spökskrivare på facebook och twitter. – Det vill jag att mina följare ska veta, det är inget ombud som skriver i mitt namn. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Hur kommer det sig att du hamnade på IT-ministerposten? – Ska man driva utvecklingen framåt måste man få många intressenter att vara delaktiga. Jag har erfarenhet av förhandling och att få ihop motstridiga intressen. Jag tror att det är ett viktigt skäl till min utnämning. Hennes drivkraft är möjligheten att använda IT för att åstadkomma förenkling i allas vår vardag. – Det är en drivkraft i allt jag ger mig på, det är viktigt i alla typer av frågor. Har du ett teknikintresse? – Ja, det är klart att jag har, det måste man väl. Men framförallt är jag intresserad av hur man med hjälp av tekniken kan förbättra. Ta skolan till exempel – jag är egentligen inte intresserad av tekniken som används, utan av hur lärare i klassrummet kan förmedla kunskap till sina elever. Det är kärnuppdraget vi ska fokusera på – det är utmaningen för Sverige. Hur sköter du din omvärldsbevakning? Hon följer svenska medier och tar även hjälp med den internationella omvärldsbevakningen. Men hon följer inte vad till exempel några specifika ämnesexperter eller profiler uttalar sig om. – Jag söker inte på det sättet, jag har en bredare bevakning på mina ansvarsområden. Du använder dagligen twitter, varför gör du det? – Twitter gör mig tillgänglig som politisk företrädare, så att fler kan föra dialog med mig – om än kortfattat. Jag upplever att det är värdefullt, jag strävar efter att öppna fler kanaler – de traditionella mötesplatserna räcker inte längre till. Du är även en flitig facebookanvändare. – Det är inte lika mycket dialog i facebook, men jag använder det dagligen för att sprida kunskap om vad jag gör eller information i aktuella frågor. Men hur ska man hinna med? – Man får väl prioritera. Det är faktiskt ganska tidseffektivt att använda sociala medier, men det är klart – det är alltid en avvägning. Och i perioder använder man det mer eller mindre beroende på arbetsbelastning. Det viktiga är att själv bestämma på vilket sätt man ska använda det. Hon poängterar att när hon syns på twitter eller facebook, då är det hon som är där och skriver. – Det vill jag att mina följare ska veta, det är inget ombud som skriver i mitt namn. Hon tycker att det skulle vara bortkastad tid att låta något ombud uppdatera hennes statusar. – Då är det bättre att lägga den lilla tid man har på att själv uppdatera istället för att ha en mer omfattande publicering med hjälp av ombud. Jag tror att de flesta håller med mig om att det blir en skillnad i läsvärde. Vid rundabordssamtalen i våras blev hon, via twitter kontaktad av några ungdomar från IT-gymnasiet i Nacka. – De ville ha ett eget rundabordssamtal med mig, på temat IT och ungdomar och de erbjöd sig att arrangera det. Jag tyckte att det var ett bra initiativ men kunde tyvärr inte själv delta, det gjorde däremot min statssekreterare. I det läget var twitter den bästa kommunikationskanalen och för ungdomarna kändes det nog bra att de kunde nå Sveriges IT-minister och få snabbt svar på sin fråga. Malin Ulfvarson

TEMA: E-FÖRVALTNING

E-förvaltningsarbetet ur fågelperspektiv En ny strategi för det svenska e-förvaltningsarbetet är under bearbetning. Vi pratade med en av centralfigurerna i arbetet – ämnesrådet Magnus Enzell på Näringsdepartementet.

-förvaltningsarbetet i Sverige kan illustreras med ett bra exempel, säger Magnus Enzell, ämnesråd på Näringsdepartementet. Han satt med i juryn för priset Guldlänken som delades ut i våras, där Malmö stads Soctanter på nätet vann priset. – Om vi frammanar bilden av tonårstjejen, som sitter inlåst i badrummet hemma och hör hur hennes berusade pappa slår mamma på andra sidan dörren. Då finns det offentliga i hennes ficka – i hennes telefon kan hon, anonymt om hon vill, få kontakt och hjälp från Soctanter på nätet. Hon behöver inte söka upp något kontor, utan stödet finns där och då hon behöver det som mest, säger han. E-förvaltningen handlar om just det, att utveckla bättre och närmare tjänster på kommunal- och myndighetsnivå. – Vi har tre målbilder i arbetet med eförvaltningen, som vi delar med SKL. Vi ska skapa en enklare vardag för privatpersoner och företag, vi ska effektivisera den offentliga verksamheten och vi ska erbjuda en smartare och öppnare förvaltning, säger Magnus Enzell. Han har ytterligare exempel på de fördelar som kommer med öppenheten. Utrikesdepartementet har skapat en e-tjänst kallad Openaid.se. Där redovisas Sveriges bistånd, alla allmänna handlingar och offentlig information finns tillgänglig där. Tanken med att publicera informationen är att uppmuntra till dialog och debatt. Trafiklab.se är ett annat exempel. – Med hjälp av Openaid kan nu vem som helst på besök i ett biståndsland inspektera om till exempel ett projekt att bygga en brunn har realiserats, om pengarna någonsin nådde fram.

– Den första generationen tog fart under 1980-talet, då vi brottades med en övervuxen välfärdsstat som krävde åtgärder genom att rationalisera förvaltningen. Vi tog IT till hjälp för att automatisera och effektivisera. – På 90-talet, när internet kom, såg myndigheterna möjligheten att leverera bättre och effektivare tjänster till medborgarna. Vi har hela tiden haft väldigt duktiga och drivande myndigheter, även i en internationell jämförelse. – Den tredje generationen inträdde cirka 2005, i samband med att sociala medier växte fram och vi såg fördelarna med en större öppenhet med våra informationsresurser. Operativa arm

Magnus Enzell, Näringsdepartementet Från då till nu

Magnus Enzell har disputerat inom svensk författningspolitik. Efter fyra år som utredare på Statskontoret hamnade han på Finansdepartementet och har sedan årsskiftet flyttat med e-förvaltningsfrågorna till Näringsdepartementet. – För mig är det statsbyggande vi håller på med, från en pappersbaserad välfärdsstat till en digital. Han har också haft uppdrag som projektledare för IT-projekt på EU-nivå. – Det gav mig erfarenhet i allt från att hacka lite kod, att driva projekt och de olika aspekter av hur verksamheten påverkas när IT kommer in i bilden. IT är verkligen bara ett verktyg för att bygga en framtidssäkrad välfärdsstat, påpekar han. Sveriges e-förvaltningsarbete delas ibland upp i tre generationer.

Sveriges regering beslutade 2008 om en handlingsplan för e-förvaltning under mottot ”Så enkelt som möjligt för så många som möjligt” och det är den som styr det nationella arbetet idag. – Regeringen vill samordna och driva eförvaltningen eftersom man ser att det finns skalfördelar på koncernnivå. Till exempel att ha ett gemensamt e-id, säger Magnus Enzell. Till sin hjälp har regeringen bildat E-delegationen, som är den operativa armen i arbetet. Delegationen har i uppdrag att driva och samordna en gemensam produktportfölj. E-delegationen består av generaldirektörer från de 16 mest e-förvaltningsdrivande myndigheterna samt vd:n för Sveriges Kommuner och Landsting. Utgångspunkten är att utvecklingen ska ske så nära verksamheten som möjligt. Det är där de engagerade eldsjälarna finns. – Vår strategi har hela tiden varit nerifrån och upp, säger Magnus Enzell som också sitter med som expert i E-delegationen.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

TEMA: E-FÖRVALTNING

MEST FÖR NÄTVERKANDET Sociala medier leder till nya kommunikationsvägar och vi kan alla öppet följa e-förvaltningsföreträdare som kommunicerar via twitter och andra forum. Vi undrar om Magnus Enzell upplever att det bidrar till nya samarbetsformer i hans arbete? – Jag tror att sociala medier är underskattade och kommer att bli allt viktigare i framtiden för e-förvaltningen. De skapar helt nya förutsättningar för att bygga förtroende och långsiktiga relationer samt att sprida information och kunskap.

Det är i stor utsträckning myndigheternas förtjänst att Sverige har en av världens effektivaste förvaltningar, anser Magnus Enzell. De har lång erfarenhet av att investera och driva IT-projekt. – Det är nära verksamheten som engagemanget finns och där kunskapen om vad som behöver utvecklas är störst. Därför är ledstjärnan att arbetet ska bedrivas så nära verksamheten som möjligt. Tjänsterna vi utvecklar måste vara nyttiga och komma till användning, säger han. När jag nämner Riksrevisionens kritiska rapport från i vintras som ger en bild av att de statliga IT-projekten sällan håller varken tidplan eller budget, protesterar han att rapporten inte ger hela bilden. – Riksrevisionen gjorde tyvärr ingen kartläggning över nyttan av de projekt som genomförts. Därför är analysen lite haltande. Han påpekar att den offentliga sektorns ITprojekt drivs minst lika professionellt som i industrin.

– Svenska myndigheter lyckas i sina ITprojekt i ungefär samma utsträckning som industrin. Det finns ingen anledning till oro – men det finns ett allmänt behov att förbättra förutsättningarna för att driva projekten, säger han. Vi behöver professionalisera projektledning, projektstyrning och öka beställarkompetensen – att se vilka behov man har och hur man formulerar dem på ett bra sätt. Ett nordiskt IT-nav

Näringsdepartementet är ordentligt representerade på konferensen e-Förvaltningsdagarna i oktober. IT-minister Anna-Karin Hatt inleder med senaste nytt kring arbetet med den digitala agendan, Claes Thagemark, kanslichef på E-delegationen presenterar aktuella strategier och lite senare under dagen kommer en kollega till Magnus Enzells att prata om det nordiska och europeiska samarbetet i e-förvaltningsfrågor. – Vi har planer på att samverka mer med

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

våra grannländer. Vi har gemensamma intentioner med våra nordiska grannländer och vi har liknande förutsättningar. Det blir spännande att se vad det kan leda till i form av skalfördelar och samordning, säger han. Samarbetet kommer att beröra såväl hårda som mjuka frågor, alltifrån infrastruktur till förenklingar för människor och företag att röra sig fritt. Det som annars ligger överst på Magnus Enzells skrivbord är en ny nationell strategi för hur vi ska nå de visioner och mål som Anna-Karin Hatts digitala agenda kommer att presentera. Malin Ulfvarson

TEMA: E-FÖRVALTNING

Äntligen tillåtet med sms-påminnelser! Långa beslutsvägar i Myndighetssverige kräver ibland sina ihärdiga eldsjälar. Vi har träffat Kent Nilsson som ger sin berättelse om hur han fick Socialstyrelsen att till slut tillåta sms-påminnelser för inbokade patientbesök.

Kent Nilsson, marknadsansvarig för kommuner och molntjänster på IT-företaget Mawell

et hela började med en affärsmöjlighet. Kent Nilsson är marknadsansvarig för kommuner och molntjänster på företaget Mawell som levererar IT-tjänster för vård och omsorg. En dag i februari 2008 läser han om en kartläggning som visar att Karolinska sjukhuset har upp till 18 miljoner kronor att spara om man lyckas minska antalet uteblivna patientbesök. Intressant, tänker Kent Nilsson, problemet kan lösas med smspåminnelser till inbokade patienter. Han tar kontakt med Karolinska sjukhuset, som efter viss säljbearbetning ser behovet och drar igång ett projekt. Tiden går men i augusti 2010 är projektet klart för sjösättning. Då knackar Datainspektionen på dörren och säger att sms inte är en tillåten kanal för patientpåminnelser. Kent Nilsson tar själv kontakt med Datainspektionen. – Jag pratar med två tjänstemän på Datainspektionen som hävdar att sms-påminnelser är olagligt och att de följer instruktioner som Socialstyrelsen utfärdat och att de inte kan påverka situationen. Kent Nilsson upplever de här två tjänstemännen som fyrkantiga paragrafryttare som inte är intresserade av att föra upp ärendet till diskussion. Därför tar han istället direktkontakt med Datainspektionens generaldirektör Göran Gräslund, som efter samtalet går med på att backa upp ett förslag till förändring. Socialstyrelsen svarar då att det krävs en lagändring för att göra sms-påminnelser tillåtna. I patientdatalagen och Socialstyrelsens föreskrifter om journalföring och informationssäkerhet finns bestämmelser om hur patientuppgifter får hanteras, och det är enligt lag inte tillåtet att distribuera patientuppgifter via öppna nät, såsom sms eller epost. Ansvaret för patientuppgifterna ligger slutligen hos vårdgivaren.

Inte vår sak

Kent Nilsson blir bestört av beskedet från Socialstyrelsen att det inte är deras sak att få till en lagändring. – I september 2010 sänder jag en begäran om lagändring till Daniel Forslund på Regeringskansliet med stark support från Göran Gräslund samt Åke Rosander på Cehis och i viss mån även från Socialstyrelsens Anders Printz, chef för avdelningen regler och tillstånd, berättar han. Men Kent Nilsson upplever fortfarande Socialstyrelsen som en bromskloss i arbetet, och han kontaktar därför myndighetens generaldirektör Lars-Erik Holm. Med hans stöd fortsätter han sitt ivriga lobbyarbete för att en lagändring ska komma till. – Under vintern ligger jag på Socialstyrelsen och beskyller dem för långsamhet, dålig planering och diverse annat och cc:ar hela tiden generaldirektören. Kent Nilsson blir samtidigt kontaktad av Erik Janzon på Datainspektionen, som menar att det inte behövs någon lagändring, det borde räcka med nya instruktioner. – När jag i mars 2011 får veta att både Erik Janzon och Anders Printz ska tala på Vitalismässan i Göteborg en månad senare passar jag på att utöva lite påtryckning. Så jag påtalar för Anders Printz att pressen snart kommer att få reda på att Socialstyrelsen inte agerat mot tandläkarna som redan i flera års tid använt sms till sina patientpåminnelser, trots att de lyder under samma lagar, säger han. Kent Nilsson lierar sig också med Karin Båtelsson på Läkarförbundet samt läkaren Rickard Löwström, också de bokade talare på Vitalismässan, som i sina respektive tal poängterar obalansen mellan patientdatalagen och teknikens möjligheter och uppmanar till mer sunt förnuft och mindre paragrafer. De omfattande påtryckningarna får

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

TEMA: E-FÖRVALTNING

Folktandvården har skickat sms-påminnelser sedan 2002, men det är först nu som Socialstyrelsens föreskrifter tillåter det.

effekt och som en avslutning på Erik Janzons framförande på Vitalis säger Socialstyrelsens Anders Printz att de ska snabbutreda patientpåminnelser via sms. Ytterligare en månad senare kommer ett pressmeddelande: Klartecken till sms-påminnelser i vården. Förutsättningen är att meddelandena inte innehåller detaljer om patientens hälsotillstånd och att patienten gett sitt medgivande. – Jag mejlade då Anders Printz och tackade för ett professionellt jobb. Slutet gott, allting gott, men vilket besvär att komma dit, säger Kent Nilsson. Integritet – ingen lättvindlig fråga

Genom ett begränsat undantag i Socialstyrelsens föreskrifter är det nu alltså möjligt för vårdgivare att använda sms och e-post vid kallelser och påminnelser till sina patienter, trots att de distribueras via öppna nät – vilket strider mot patientdatalagen. – De uppgifter som hanteras i sådana meddelanden är oftast harmlösa. Det fanns inte skäl för att patientpåminnelser ska omfattas av den här lagen, säger Anders Printz när vi ringer upp. Det medför också en säkrare vård att patienten faktiskt kommer till avtalade besök, skriver Socialstyrelsen i sin snabbutredning. Att förhindra att obehöriga får tillgång

till känsliga uppgifter om patienter är oerhört viktigt för att vården ska kunna skydda patienternas integritet. Inför att vårdgivaren beslutar om att använda sig av kallelser och påminnelser via sms och e-post ska de därför också göra en behovs- och riskanalys. – Vi ger nu vårdgivarna en möjlighet att själva besluta om en tillräcklig säkerhetsnivå för sin hantering av påminnelser och kallelser, och beslutet ska föras in i organisationens informationssäkerhetspolicy, säger Anders Printz. Vad var det som förelåg ändringen i Socialstyrelsens föreskrifter? – Vi fick många frågor om det var tillåtet och vi såg direkt att det inte var ett särskilt väl fungerande regelverk, säger Anders Printz. Det var alltså efter påtryckningar som ni tog tag i ärendet? – Nej, det låter som om vi var emot en ändring. Vi såg själva att det här inte var bra. Jag berättar att Kent Nilsson har upplevt honom som en bromskloss i arbetet. – Jag har haft en återkommande mejlkorrespondens med Kent Nilsson, och redan från början har jag sagt att det är ett område som vi ska ta oss an, men till en början kunde jag inte ge några besked om när en ändring skulle göras. När vi såg att det inte behövdes

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

några tidskrävande åtgärder från vår sida då prioriterade vi upp ärendet, svarar Anders Printz. Det tar tid för kvarnarna att mala. Kent Nilsson hoppas att hans berättelse ska leda till att fler orkar driva förändringsarbete, även mot stora, tröga organisationer. – Vissa myndighetspersoner har ett konserverande beteende. Fler organisationer måste bli som Tullverket, som både kontrollerar och ger service. De har lyckats bra, säger Kent Nilsson på Mawell. Malin Ulfvarson

Slutet gott, allting gott, men vilket besvär att komma dit. 15

TEMA: E-FÖRVALTNING

Hur bra är kommunerna på e-förvaltning? I samband med en undersökning som revisions och rådgivningsföretaget PwC genomförde i en mellanstor svensk kommun framkom en mängd intressanta fakta om hur både förtroendevalda och kommuninvånare ser på e-förvaltning.

odern informations- och kom- e-legitimation skulle detta kunna hanteras munikationsteknik skapar nya relativt enkelt, säger Anna Kelly. möjligheter för kommuner att or”Man ska ha sin egen hemsida hos komganisera sitt arbete för att bli mer munen där man ska samla så mycket inforeffektiva och transparenta så att de mation som möjligt” som en kommuninvåkan erbjuda en bättre service till nare uttryckte det. Medborgare och företag medborgare och företag. Men hur upplever skulle kunna logga in via kommunens heminvånare och förtroendevalda att kommu- sida och registrera ärenden som till exempel nerna tar tillvara dessa möjligheter? bygglov, felanmälan och tillståndsansökPwC genomförde sommaren 2011 en un- ningar, och sedan följa hur de handläggs via dersökning i en medelstor svensk kommun hemsidan utan att hela tiden behöva jaga där både medborgare och politiker inter- rätt tjänsteman. vjuades om sin syn på dagens e-förvaltning ”Ju fler tjänster som kan läggas ut på intersamt vilka önskemål de har för framtiden. net desto bättre. Det ska vara lätthanterliga – Om det finns ett strategiskt tänkande internetsidor. I mitt yrke arbetar jag med bakom genomförandet inköp och jag konstaterar kan e-förvaltning föratt man handlar oftare hos ändra kommunens sätt att de företag som har lättarbeta i grunden. Medhanterliga internetsidor. borgarnas möjligheter att Det måste vara lätt för göra väl övervägda val kan medborgarna att använda förbättras, den demokrakommunens internetsitiska dialogen stärkas, och dor”, sa en kommuninvågemensamma resurser kan nare. användas på ett mer effekHur kommunens hemtivt sätt, säger Anna Kelly sida uppfattas beror själve-strateg på PwC. klart på vilka behov som Anna Kelly e-strateg på PwC Att det finns demokraman har och var i livet tiska vinster att göra inser man befinner sig. En komockså många politiker. En av de förtroende muninvånare sa: ”Jag tycker hemsidan är jätvalda sa: ”Kommunen måste bli mer öppen tebra. Den är väl uppbyggd och innehåller mot invånarna. Nätet är en allt viktigare ka- relevant information.” Samtidigt svarade en nal, särskilt för ungdomar”. annan: ”Jag önskar att hemsidan var bättre, det är svårt att hitta på den.”

Medborgarsida hos kommunen

Samtidigt som politiker inser hur viktigt internet är som ett verktyg för ungdomar oroas de unga mellan 18 och 29 år för hur kommunen behandlar deras personuppgifter. – Man vill inte att grannen ska kunna ta del av ens ärenden eller kunna skapa ny ärenden i ens namn. Men med en väl fungerande

Lätt att hitta information

För att kommunens självbetjäning ska fungera måste hemsidan vara användarvänlig och lätt att söka på. Dessutom måste den, som en av de intervjuade förtroendevalda påpekade ”vara lättöverskådlig och tillgängliga för övriga grupper såsom bland andra syn-

skadade”. De e-tjänster som erbjuds måste vara attraktiva, lätta att hitta och tydligt beskrivna. De flesta internetanvändare använder en sökmotor för att hitta den information de letar efter, därför måste de kommunala hemsidorna vara sökmotoroptimerade. – Kommunerna behöver också själva ha en väl fungerande sökfunktion på sin sida. Kanske bör de överväga att satsa på lättillgängliga hjälpfunktioner och information för att underlätta användandet av e-tjänsterna, säger Anna Kelly. Eller som en förtroende vald uttryckte sig ”en smartare och enklare hemsida med relevant sökfunktion så man kan hitta tidigare dokument och beslut på ett enkelt sätt. Det är bra att hemsidan finns som klarspråksvariant, men även protokoll behöver skrivas på ett klarare språk så att även icke-politiker förstår”. I dag använder invånarna inte bara en tradi-

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

TEMA: E-FÖRVALTNING

RESULTAT Resultat och citat hämtade från PwCs kommunundersökning. 69 procent av politikerna men bara 40 procent av övriga medborgare använder e-legitimation någon gång per månad. 76 procent av de unga mellan 18 och 29 år är oroade över hur kommunen använder personuppgifter. ”Läkartider borde finnas att boka på internet.” ”Sedan de omorganiserade har det blivit svårare att hitta på internet. Det är även dåligt att det inte går att hitta gamla protokoll.” ”Om man vill ha en extra tömning av sopor ska man kunna beställa det via nätet.” ”Det är viktigt att man kan följa sin vattenförbrukning.”

Välkommen till kommunen.

Medborgarnas prioriterade e-tjänster 1. Boka tid i vården. 2. Följa egna ärenden. 3. Lämna synpunkter, klagomål och felanmälan. 4. Ansöka om bygglov. 5. Följa de omsorgsinsatser som en nära anhörig får. 6. Daglig kommunikation med skolan. Källa: PwC

tionell dator för att nå kommunens hemsida och de e-tjänster som finns där. Detta innebär att även mobiltelefoner och surfplattor måste stödjas. En medborgare påpekade: ”Hemsidan är usel. Den har ett gränssnitt som är klurigt. Det svårt att hitta det man vill man ha. Den borde göras lite enklare och mer snygg. Alla digitala medier borde hållas ajour med dagens teknik. Till exempel så borde hemsidan fungera med pekskärmstelefoner och andra bärbara apparater som gör att man när som helst kan ta kontakt med kommunen”. Fler kanaler

När man talar om e-förvaltning är det lätt att fastna i ett tänkande som cirklar runt etjänster på en hemsida. Men e-förvaltning handlar om så mycket mer. Det är all verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med orga-

nisatoriska förändringar och nya kompetenser. Och det är inte bara bättre hemsidor som efterfrågas av kommuninvånarna. Ett exempel kommer från en medborgare som sa: ”Jag skulle vilja hitta e-postadresser till handläggare så att jag lättare kan nå dem, så att jag slipper få ett telefonnummer som ändå inte fungerar att ringa”, Medborgarna vill kunna nå kommunen på tider som passar dem, eller som en annan kommuninvånare uttryckte det ”mer personlig service, mer tillgänglighet”. Hur kan då kommunen se till att skapa en modernare förvaltning som erbjuder de tjänster medborgarna efterfrågar? Här är det viktigt att ha örat mot marken och involvera invånarna. Detta kan ske genom förslag och omröstningar kring nya e-tjänster eller genom att göra det möjligt för invånare och företag att utveckla sina egna e-tjänster genom att tillgängligöra de icke integritetskänsliga data som finns hos

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

kommunen. En första enkel åtgärd som efterfrågas av de förtroendevalda, men även av kommuninvånarna är att lägga ut beslut och andra offentliga handlingar på kommunens hemsida. Eller som en förtroendevald uttryckte det: ”Det måste bli mycket tydligare och lättare för allmänhet (och förtroendevalda) att hitta protokoll och beslut från olika nämnder och styrelser. Medborgarförslagen behöver utvecklas så att man kan följa vad som händer med just mitt förslag” Är den undersökta mellanstora kommunen unik på något sätt? – Egentligen inte. De flesta av Sveriges kommuner står inför en e-förvaltningsutmaning. De flesta har redan påbörjat resan. Frågan är hur långt man har kommit, säger Anna Kelly.

TEMA: E-FÖRVALTNING

GRATIS HJÄLP FRÅN SVERIGES LEDANDE MOLNEXPERTER Cloud Sweden har publicerat en guide för beslutsfattare som överväger att ta klivet ut i molnet

ataföreningens kompetensnav Cloud Sweden har levererat en serie dokument som tillsammans utgör en guide för svenska beslutsfattare inför en övergång till molnet. I dokumenten berättar Sveriges ledande molnexperter vilka frågor du bör ställa dig och hur du kan hantera de svar du får. I molnet har verksamheter möjligheten att testa en idé eller ett koncept utan att behöva riskera för mycket. Något som tidigare har varit begränsat av långa och kostsamma ledtider vid inköp av hårdvara eller konfigurationer av servrar. Nu beskrivs molnet som nästa stora generationsskifte inom ITvärlden. Redan idag använder 40 procent av Sveriges verksamheter molnbaserade ITtjänster, enligt en undersökning från Radar Group. För att göra övergången till molnet så smidig och smärtfri som möjligt, för så många som möjligt har nätverket Cloud Sweden tagit fram en dokumentserie som ska ge stöd till Sveriges beslutsfattare. Det ger strategiska rekommendationer och referenser, frågor och svar och vänder sig till dig som snabbt vill få en inblick i vad molntjänster är. Dokumenten är framtagna ur fyra olika perspektiv, representerade av nätverkets fyra olika arbetsgrupper - Affärsnytta, Infrastruktur, Säkerhet och Juridik.

Drivkrafter och risker

Mikael Carlsson, vd på Devprofessionals, är ordförande i arbetsgruppen affärs- och verksamhetsnytta som består av strategiska rådgivare, ledare från leverantörer och ITchefer från företag med erfarenhet av molntjänster. Gruppen fokuserar på drivkrafterna bakom en investering i molntjänster, till skillnad från de övriga grupperna som är mer inriktade på att skapa medvetenhet om riskerna för att undanröja dessa.

– Vårt mål med dokumentet är att sprida kunskap om skillnaden mellan traditionella IT-system och molntjänster samt vilken affärsnytta molntjänster kan ge jämfört med traditionell IT, säger Mikael Carlsson. Han är övertygad om att alla har något att vinna i molnet. – Molntjänster ger så stora fördelar att jag rekommenderar alla att göra en förstudie, för att sedan ta ett medvetet beslut om nästa steg. Bengt Höjer, ansvarig för UNIT4 Agressos molnleverans, sitter i gruppen Infrastruktur och har en aktiv roll även i gruppen Affärsnytta. Med över 30 års erfarenhet har han följt flera stora branschförändringar och vet vad som krävs för att kunna hänga med i dem. – Många av de större molnleverantörerna har presenterat sina erbjudanden för gruppen vilket tillsammans med vår egen erfarenhet ligger till grund för innehållet. Vi försöker att i möjligaste mån undvika allt för knepiga teknikdetaljer och hoppas att även verksamhetsmänniskor ska kunna få ett stöd av frågeställningarna. Det finns några frågor som man absolut inte får missa, menar Bengt Höjer. Dokumenten är publicerade under en creative common-licens vilket innebär att de är öppna för alla att använda och sprida, under angivna förutsättningar. Läs mer på www. cloudsweden.se Källa: Dataföreningen

Inger Gran, föreningsdirektör 18

OffentligaDataföreningen, Affärer 5 2011 | Stockholm www.offentligaaffarer.se och

initiativtagare till Cloud Sweden

DEBATT

”Det är hög tid för nästa IT-reform!” Under våren har vår IT-minister och hennes medarbetare arbetat med att ta fram Sveriges digitala agenda. Det har bland annat skett genom så kallade ”rundabords samtal” med olika aktörer i samhället. Nu väntar vi med spänning på resultatet. Kommer den stora frågan om kompetensförsörjning i samklang med cloud computing att hanteras?

Medan 1980-talet har politiker vid ett antal tillfällen satsat pengar för att stimulera IT-utvecklingen på olika sätt. Hur många minns folkbildningssatsningen när vi alla skulle lära oss att programmera i Basic? Studieförbunden kryllade av individer som gjorde små programsnuttar som resulterade i en gubbe som viftade med armarna. På 90-talet kom krisen och då satsades pengar på SwIT- utbildningar. Under 90-talet fick Datakörkortet ECDL ett stort genomslag. Nästa stora reform var hem pc-reformen som gjorde att IT verkligen kom in i hemmen och dessutom påverkade den privata sfären. Alla dessa initiativ har varit bra för Sveriges utveckling som ledande IT-nation och nu är det hög tid för nästa IT-reform!

Molntjänster som möjliggörs genom tillgängligheten till Internet har bara börjat göra sitt intåg i våra organisationer och var människas liv. När jag läser olika forskningsrapporter bekräftas också min uppfattning att det verkligen är ett paradigmskifte vi är inne i, som ställer stora krav på förändringar och kan upplevas mycket hotfullt. I dag står den explosiva utvecklingen inom sociala medier för hotet. Striden handlar om kontrollen över ordet, bilden och ljudet. Enligt en studie från Uppsala universitet (Om professionell användning av sociala medier och andra digitala kanaler, av Håkan Selg) pågår i näringsliv och förvaltning ett intensivt arbete med att orientera sig i det nya kontaktlandskapet. Detta ställer nya krav på ledarskap, maktstrukturerna förändras och kompetensprofilerna likaså. I morgon står molntjänster (cloud computing) för det stora hotet. Vem får lov att i organisationen ta initiativet att använda tjänster som både är smartare, billigare och säkrare? Är det verksamhetens representanter eller IT-avdelningens ansvar? När jag talar med ledande företrädare för IT-avdelningar inom olika branscher

är alla samstämmiga i sin oro över att vissa funktioner och roller inom IT kommer att, om inte helt försvinna i alla fall förändras så mycket att befintlig personal inte har rätt kompetens. Om inget görs kommer vi att se en ny våg av uppsägningar samtidigt som vi har kompetensbrist. Det är illavarslande att Arbetsförmedlingen fortfarande utbildar nätverkstekniker när dagens teknik innebär att vi kommer att ha behov av färre, snarare än fler i den yrkesgruppen. Därför behövs en ny IT- reform för Sverige. Både Gartner och Radar group redovisar hur de kommande årens expansion av molntjänster (cloud computing) kommer att förändra anställningsbarheten hos befintlig personal. Med andra ord är risken för övertalighet på grund av felaktig kompetens överhängande. E n grupp som kommer att var särskilt utsatt är de som har god teknisk kompetens men ringa eller ingen verksamhetskompetens. För att undvika ett sådant scenario behövs en ny IT-reform för Sverige. Kommer Sveriges digitala agenda, som vi med stort intresse väntar på, att hantera den frågan? Inger Gran, föreningsdirektör Dataföreningen

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

TEMA: E-FÖRVALTNING

n e g n i n t l a v r fö r ö g r e d r a d Stan OCH

R A B L L Å FEKTIV, H

! K I R S G N Å G M RA

Vi kan underlätta byggandet av e-förvaltningen genom att tidigt utarbeta gemensamma standarder. Hos SIS pågår en lång rad standardiseringsprojekt med anknytning till e-förvaltning.

tandarder är inte det enda verktyg som behövs för att skynda på utvecklingen inom e-förvaltning, men det är ett av verktygen och det behöver vara på plats tidigt. Standarder som arbetas fram i samverkan blir en bra grund för att få igång informationsutbytet. – Vi är övertygade om att det behövs standarder som IT-företag och myndigheter är överens om redan från början. SIS erbjuder en öppen plattform och process för utveckling av standarder där alla är välkomna att delta, säger Torbjörn Cederholm, chef för området informationshantering inom SIS, Swedish Standards Institute. Inom SIS pågår en rad standardiseringsprojekt med koppling till e-förvaltning såsom elegitimation, dokumenthantering, informationssäkerhet, geodata och informatik inom utbildningsområdet. SIS är även med och påverkar den internationella standardiseringen inom den europeiska organisationen CEN och den globala organisationen ISO inom alla dessa områden. – Det finns stora behov av samsyn och samverkan. Och det är viktigt att inte fastna i diskussioner om IT-lösningar utan se att det behövs överenskommelser om informationsinnehåll och terminologi för att komma igång på allvar, säger Torbjörn Cederholm. Ordning på informationen

De nya standarderna inom Ledningssystem för verksamhetsinformation, ISO 30300 och ISO 30301 utgör en grund för all hantering av dokument enligt specificerade kvalitetskrav och ökar därmed kvaliteten på organisationens verksamhet och informationstillgångar. – Att använda standarder är ett sätt att underlätta för den organisation som vill uppnå ändamålsenlighet och effektivitet i sin informationsförsörjning, säger Elisabeth Klett,

för läromedel och lärplattformar hos leverantörer och kommuner. Osäkerheten kring hur de digitala resurserna ska fungera i skolans plattformar minskar tillgängligheten för användarna. Här är standarder och andra överenskommelser som till exempel hantering av digitala identiteter, en förutsättning för att leverantörer och kommuner inte ska behöva hitta på egna lösningar för integrationen och kommuniaktionen av innehåll. Initiativet till projektet kommer från ett antal kommuner som arbetar aktivt med IT-frågor och mer än 30 organisationer har anslutit sig till projektet och fler deltagare är välkomna. På e-Förvaltningsdagarna berättar SIS projektledare Patrick Lindén och Erik Holmqvist, IT-strateg inom skolan i Sandvikens kommun om arbetet. – Ju mer offentlig sektor och näringsliv tillsammans utvecklar de standarder som eförvaltningen behöver ju mer kommer de positiva effekterna att börja visa sig. Standarder bidrar till att göra förvaltningen effektiv, hållbar och framgångsrik, säger Torbjörn Cederholm.

Torbjörn Cederholm, chef för området informationshantering inom SIS, Swedish Standards Institute.

Erika Messing, SIS

ordförande i SIS tekniska kommitté Ledningssystem för verksamhetsinformation. Dessa standarder tar upp hur kvalitetskrav som äkthet, tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet kan säkras genom att i organisationens ledningssystem integrera funktioner för och kontroller av hur information skapas och hanteras. På e-Förvaltningsdagarna i oktober kommer Elisabeth Klett berätta om standardernas innehåll och användn ingsområde. Mer digitalt material i skolan

Ett nystartat standardiseringsprojekt handlar om att förenkla användningen, och göra det möjligt att öka andelen, digitalt innehåll i skolan. Idag finns många olika IT-lösningar

Standarder är en förutsättning för att leverantörer och kommuner inte ska behöva hitta på egna lösningar.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

TEMA: E-FÖRVALTNING

Enklare i eSamhället Elektronisk förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Behoven hos medborgare och företag ska styra utvecklingen av e-tjänster. Kommunerna spelar här en viktig roll. Under 2011 är Enklare i eSamhället en av SKL:s prioriterade frågor.

-förvaltningens syfte är att förbättra hur myndigheter, kommuner och landsting med Internet och annan informations- och kommunikationsteknik kommunicerar och tillhandahåller tjänster för allmänheten. För att omvandla kunskapen om användarnas behov är det därför centralt att organisationer har en god beredskap och en fungerande struktur. Idag ställer medborgare och företag allt högre krav på elektronisk kommunikation. Det handlar om att snabbt, enkelt och med hög säkerhet sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande. Det ställs också allt högre krav på informationsutbyte inom och mellan olika verksamheter. Ett utvecklat e-samhälle ger även större transparens och möjligheter till ökad delaktighet och egenansvar i välfärdsproduktionen.

Identifiera projekt

E-delegationen har inrättats för att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning, främst inom staten, men också med ambitionen att i samverkan med kommuner och landsting/regioner utveckla en sammanhållen förvaltning. I delegationens uppdrag ingår att identifiera strategiska e-förvaltningsprojekt som uppfyller målen, ger så stor samlad nytta som möjligt och som är gemensamma för myndigheter och kommuner. Projekt som anses särskilt viktiga för utvecklingen av eförvaltning kan delegationen välja att prio22

ritera. Fyra sådana förstudier är prioriterade under 2011 och fler kan tillkomma. Dessa är Effektivare informationsförsörjning, Effektiv it-drift, Min ärendeöversikt samt Mina fullmakter. Under 2010 prioriterade delegationen fyra förstuder som är avrapporterade. Dessa är Mina sidor för privatpersoner, E-arkiv och e-diarium, E-tjänst över näringsidkare samt Tjänstekatalog . En nyckelroll i e-samhället

Kommuner och landsting står för 70-80 procent av medborgarkontakterna. 8 av 10 företagare har kontakt med kommunen. Kommunerna spelar därför en viktig roll gentemot medborgarna inom serviceområdet och gentemot företagarna inom till exempel e-handelsområdet. Kommunernas e-förvaltningsarbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. SKL har tagit fram en strategi för att stödja utvecklingen av e-förvaltning inom kommunal sektor. Allt fler människor tar för givet att ärenden ska kunna utföras enkelt och säkert via nätet. För de flesta kommuner, landsting och regioner innebär det en stor utmaning. Gemensam kraftsamling och ökad samverkan är nödvändig. SKL har därför tagit fram en strategi som ska stödja utvecklingen av eförvaltning inom kommunal sektor. – Vi lever i en tid då internet och informationstekniken påverkar alla samhällsområden med en väldig kraft. Strategin syftar till att driva på, samordna och skapa förutsättningar för kommunals sektors utveckling av e-förvaltning, säger Anders Knape,

ordförande för Sveriges Kommuner och Landsting. Med en nationell uppslutning kring vissa gemensamma spelregler för e-förvaltning kan kostnader begränsas, beställarrollen stärkas och trösklarna för utveckling av eförvaltning och e-tjänster sänkas. Detta medför bättre service till privatpersoner och företag. – Att utveckla e-samhället kräver omfattande arbete och resurser på alla nivåer. Framför allt krävs insatser i varje kommun, landsting och region. Vi kommer nu att gå ut med en skrivelse till våra medlemmar där vi rekommenderar dem att anta strategin, säger Anders Knape. En nationell styrgrupp med företrädare för kommuner och landsting har lett arbetet med att ta fram strategin. Samråd har skett med representanter från SKL:s medlemmar, regionala samverkansforum, Näringsdepartementet, E-delegationen, Center för eHälsa i samverkan, Inera, Sambruk med flera.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

TEMA: E-FÖRVALTNING

måste fler signera sig för dnssec, säkra domännamnsservrar, något som visat sig gå mycket trögt framåt. Intresset bland svenska myndigheter har varit lågt och bara några få har hoppat på tåget. Det är bara den som använder dnssec som kan dra nytta av de nya säkerhetsmekanismerna. Modellen vänder upp och ned på vem som har ansvaret. I stället för att alla ska lita på den som ställer ut certifikat får webbplatsägare själva ett större säkerhetsansvar. Goda IPv6-exempel

E-delegationen publicerar en lista över de myndigheter som infört IPv6 och dnssec på sina webbplatser. Syftet med publiceringen är att lyfta fram de myndigheter som infört IPv6 och dnssec och få fler myndigheter att följa efter. Alla myndigheter borde ha som mål att finnas på denna lista. Om inte IPv6 införs inom de närmaste åren blir den yttersta konsekvensen att förvaltningens e-tjänster inte kommer att vara fullt nåbara och samverkan med privat sektor kommer att försvåras när det gäller införande av gemensamma e-tjänster. Myndigheter måste också försäkra sig om att myndighetens webbplats inte är exponerad för säkerhetsbrister som skapar möjlighet för olika typer av missbruk och attacker eller där användaren kan missledas. Ökat skydd mot detta kan som tidigare nämnts uppnås genom införande av dnssec. eSeminarier

Färsk vägledning

I SKL:s nya vägledning ”E-förvaltning och informationshantering” får man veta hur man hanterar, bevarar och gallrar elektroniska handlingar. Hur ska information lagras och hanteras elektroniskt och vilken betydelse har detta för säkerheten? Vad bör man tänka på vid införande av e-tjänster och deras koppling till övrig ärendehantering? Vilka krav bör man ställa på IT-system för att få all funktionalitet i myndighetens eförvaltningsstruktur hållbar och tillförlitlig? Dessa frågor belyses i SKL:s vägledning ”E-förvaltning och informationshantering”. Inom kort finns publikationen att beställa. SKL har även medverkat i E-delegationens framtagande av en första version av Vägledningen för automatiserad samverkan (VLAUTO). Syftet med vägledningen är att skapa förutsättningar för en snabbare utveckling av e-förvaltning genom ett enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte. SKL har också identifierat ett brett behov

och intresse av att det tas ett samlat grepp kring kravspecifikation och upphandling av e-arkiv. Frågan utreds för närvarande. Hänglåset inte längre säkert

Säkerhetsexperter dömer ut hela systemet för säkra webbplatser, sedan ett stort antal förfalskade certifikat har spridits efter intrång hos säkerhetsföretag(!) Certifikaten är en av grundpelarna för säkerheten på nätet. Många litar blint på att hänglåset i webbläsaren betyder att ingen kan avlyssna trafiken och plocka upp lösenord. Vad är ett certifikat? Ett webbcertifikat, eller ssl-certifikat, intygar att en webbplats är vad den utger sig för att vara. Ett hänglås i webbläsaren indikerar att du hamnat på en korrekt webbplats via en säker förbindelse så att ingen ser dina kreditkorts- eller användaruppgifter. Nästa generations säkerhetsmekanism ska rätta till många av bristerna i certifikatsystemet. Men för att det ska bli verklighet

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Sveriges Kommuner och Landsting och Edelegationen bjuder in till en eSeminarieserie som äger rum under hösten 2011. Seminarierna kommer att ta upp aktuella frågor rörande e-förvaltning och blandar teori med praktiska övningar och diskussioner. Allt i syfte att du ska kunna dra nytta av kunskaperna i ditt arbete på hemmaplan. Ett första seminarium behandlade juridiska frågor i eSamhället. Några av de frågor som berördes var e-underskrifter, identifiering, behörighet och verifiering, sociala medier samt vad man bör tänka på rörande dokumenthanteringsplaner, standarder och rutiner för bevarande och gallring. Arne Öster

SKL har tagit fram en strategi för att stödja utvecklingen av E-förvaltning inom kommunal sektor. 23

TEMA: E-FÖRVALTNING

Nya IT-system kan leda till oväntade problem

Henrik Wimelius, Umeå Universitet

Allt fler organisationer satsar stora resurser på nya IT-baserade informationssystem för att förbättra sina verksamheter. Men effekterna är svåra att förutsäga. Enligt Henrik Wimelius vid Umeå universitet kan en del investeringar till och med få bestående och paradoxala konsekvenser.

T-baserade informationssystem används för att samla in, lagra och bearbeta information och statistik, och många organisationer och företag investerar mycket tid och pengar i nya system för att effektivisera sin verksamhet och öka konkurrenskraften. Henrik Wimelius vid institutionen för informatik har i sin avhandling följt hur en större organisation verksam inom hälso– och sjukvårdsområdet infört ett så kallat Enterprise Content Management-system. Investeringen fick en oavsiktlig följdverkning – flera överlappande och till stor del inkompatibla informationssystem tilläts samexistera. – Trots att man visste att situationen försämrade kapaciteten att hantera information, kunde man inte ta sig ur den, något som både är intressant och paradoxalt, säger Henrik Wimelius. I det studerade exemplet visade det sig att tre organisatoriska konflikter låg bakom den oavsiktliga konsekvensen. – Det fanns spänningar mellan ökad kontroll och ökat stöd, mellan nya tekniska lösningar och existerande rutiner, och mellan toppstyrning och gräsrotsstyrning, förkla-

rar Henrik Wimelius, och tror att liknande konflikter är vanliga på många andra arbetsplatser. Att tänka på före investeringen

För att undvika att hamna i samma knepiga situation, finns det enligt Henrik Wimelius några bitar som är värda att fundera över när nya IT-baserade lösningar ska införas. Till att börja med bör organisationer och företag noga undersöka det sammanhang som den nya tekniken ska införas i, och lägga ner mindre tid på teoretiska organisationsscheman. – Tänk igenom hur arbetet fungerar i praktiken. Ofta finns mer eller mindre dolda arbetssätt som är viktiga att ta hänsyn till, säger Henrik Wimelius. För att undvika oklarheter i vad tekniken ska användas till, bör också krav och behov som står i konflikt med varandra lyftas fram före systemen införs. Plattformssystem kan till exempel både användas för att leverera specialiserat stöd och för att införa gemensamma arbetssätt. Förbered även medarbetare på att nya IT-system ställer stora krav på teknik och organisation. – En teknisk lösning passar sällan på en

gång, utan ofta krävs att man anpassar både rutiner och strukturer, menar Henrik Wimelius. Han rekommenderar också en översyn av tidigare och möjliga framtida tekniska system, och att en färdig strategi för teknikimplementation utvecklas. Dessutom bör det finnas en tydlig kommunikationskanal mellan enheter som ansvarar för informationshantering och hantering av ITbaserade lösningar. Källa: Umeå universitet

OM DISPUTATIONEN Henrik Wimelius, institutionen för informatik, Umeå universitet, försvarade tidigare i vår sin avhandling med titeln Duplicate Systems: Investigating unintended consequences of information technology in organizations. Svensk titel: Dubblerade system: en undersökning av oavsiktliga konsekvenser av informationsteknologi i organisationer. Fakultetsopponent var professor Jan Damsgaard, Center for Applied Information and Communication Technology, Copenhagen Business School.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

TEMA: E-FÖRVALTNING

Enhetligt – men även rättssäkert Länsstyrelserna har installerat ett IT-stöd för dokumentproduktion som drastiskt har minskat antalet mallar som behövs. Tack vare smarta interaktiva mallar kan handläggarna både snabbare och mer rättssäkert formulera färdiga beslut.

arje länsstyrelse är en egen myndighet men de senaste åren har man arbetat med en omfattande konsolidering av IT och stödsystem. En centraliserad IT-enhet, ett nytt ärendehanteringssystem och nu senast – ett gemensamt stödsystem för mallar, har inneburit inte bara en effektivisering av verksamheten utan även en förutsättning för enhetlig e-förvaltning. Systemet Smart Documents har installerats hos samtliga 5 500 medarbetare, och används i dagsläget av de cirka 2000 handläggare som dagligen hanterar myndighetsbeslut kring så vitt skilda frågor som registrering av stiftelser, djur- och naturskyddskontroll eller tillstånd för kameraövervakning.

– Tidigare har det varit de anställda på IT-enheterna som på uppdrag tog fram våra dokumentmallar. Våra erfarenheter visar att resultatet blir betydligt bättre om verksamheten ansvarar för att skapa mallarna, säger Helen Falkenström, projektledare på Länsstyrelserna. Att öka användningen av gemensamma mallar är inte bara en praktisk åtgärd. – Det är också en kulturfråga. Handläggare som är vana vid att formulera sig på sitt eget sätt blir mer styrda av att behöva använda mallar. Vi måste etablera en vana som gör det självklart att starta en mall när man ska skapa ett dokument, berättar Helen Falkenström. Stor tidsbesparing

Interaktivt verktyg

För att producera ett besked om beslut behövdes tidigare flera olika mallar, en för positivt besked och en för negativt besked samt en hel uppsjö av variationer beroende på ärendets art. Med den nya lösningen har handläggaren istället ett interaktivt verktyg där hon svarar på ett antal frågor innan dokumentmallen skapas. Därmed minskar behovet av antalet mallar och man säkerställer att samtliga handläggare använder sig av ett enhetligt språk och en enhetlig juridik i sin kommunikation med medborgarna. Dessutom finns ett system som säkerställer att samtliga uppgifter är ifyllda innan handläggaren har möjlighet att skriva ut beslutet. Detta minskar risken för fel. Till dokumentet har dessutom diarienummer och mottagaruppgifter hämtats direkt från Länsstyrelsernas ärendehanteringssystem. För att skapa effektiva och användbara mallar är det handläggare som ansvarar för utformningen. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Hon berättar att de inledningsvis gjorde en kalkyl på hur mycket effektivare handläggningen kunde bli tack vare de nya mallarna. Siffran man kom fram till var en möjlig tidsbesparing motsvarande 50 heltidstjänster, utslaget på samtliga länsstyrelser. – Vi är ännu inte där att vi kan mäta besparingen men vi tror fortfarande på beräkningen. Tiden vi sparar på detta kan med fördel läggas på annat, säger Helen Falkenström. Under nästa år ska alla länsstyrelser byta Office-version, och i samband med bytet kommer Smart Documents även att tillämpas dokument som skapas utanför ärendehanteringssystemet, till exempel mötesanteckningar eller andra interna dokument. Malin Ulfvarson

NYHETER UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGAAFFARER.SE Friskvård ökar i offentlig verksamhet Allt fler organisationer erbjuder friskvård till personalen, och cheferna ser att satsningarna påverkar prestationerna positivt. Men uppföljningen av insatsernas effekter är det sämre med, visar en ny undersökning.

Digital strategi för 1177.se Under hösten 2011 ska en digital strategi tas fram för 1177.se. Arbetet omfattar en analys av målgrupp samt tjänstens övergripande mål och önskvärda väg framåt. Resultatet blir ett strategidokument som ska vara färdigt senast den 31 dec 2011.

Vaccinupphandling försenas igen Ännu en gång överklagas upphandlingen av vaccin mot livmoderhalscancer. Därmed försenas vaccineringen av flickor i årskurs fem och sex, ett beslut som togs av Socialstyrelsen för tre år sedan.

Landstingen väljer Gardasil Den nya upphandlingen av HPV-vaccin som skyddar mot livmoderhalscancer, är genomförd och landstingen väljer att köpa Gardasil. Vaccinet ska ges enligt vaccinationsprogrammet till flickor födda efter 1/1 1999.

www.glimst

TRAFIKVERKETS UPPHANDLING UNDER LUPP Riksrevisionen har inlett en granskning av Trafikverkets upphandling. Revisorerna har i en tidigare granskning redovisat sjunkande produktivitet i Trafikverkets investeringsverksamhet. Uppskattningsvis 80 procent av Trafikverkets verksamhetsvolym på cirka 50 miljarder kronor omfattar inköpta varor och tjänster. Effektivitetsförlusten vid inköp utan effektiv upphandling uppskattas till cirka 20 procent. En orsak till bristande produktivitet och innovationsförmåga skulle kunna vara de affärsformer som valts i upphandlingarna. Riksrevisionen har funnit tecken på bristande konkurrens i Trafikverkets upphandlingar. Det finns även indikationer på brister i styrning, genomförande, uppföljning och erfarenhetsåterföring. Det är angeläget att granska hur Trafikverket säkerställer att upphandlingarna leder till effektiva lösningar, både ur ett måluppfyllelse- och ett resurshushållningsperspektiv. Den här granskningen ingår i en serie granskningar på samma övergripande tema, och är en del av Riksrevisionens granskningsstrategi ”Infrastruktur på nya villkor”. Källa: Riksrevisionen

edt.se

Det är en enkel filosofi som präglar vårt sätt att se på affärsjuridiken och samarbetet med våra klienter. Genom att låta oss ge vår syn på saken innan affären är ett faktum, kan du slippa onödiga och dyra efterspel. Att vi dessutom behärskar affärsjuridikens alla områden och finns på en ort nära dig, gör det enkelt att välja oss. GLIMSTEDT ÄR EN AV SVERIGES STÖRSTA ADVOKATBYRÅER, MED NÄRMARE 200 JURISTER I SVERIGE, BALTIKUM OCH VITRYSSLAND. VÅR KOMPETENS OCH TILLGÄNGLIGHET ÄR EN KOMBINATION SOM UPPSKATTAS AV VÅRA KLIENTER.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

NYHETER

NY LAG VID UPPHANDLING AV FÖRSVARSMATERIAL Regeringen har föreslagit en ny lag för upphandling av materiel och tjänster på försvars- och säkerhetsområdet som är av känslig natur. Regeringen föreslog i en proposition till riksdagen att försvars- och säkerhetsupphandling ska genomföras genom en separat ny lag. Lagen ska ha samma struktur som lagen om offentlig upphandling, förkortad LOU, och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, förkortad LUF, och ska innehålla ett kapitel med regler för upphandlingar som inte eller endast delvis omfattas av direktivet. Riksdagens finansutskott ställde sig bakom regeringens förslag till en ny lag på försvars- och säkerhetsområdet med vissa mindre ändringar.

INGEN VÄNTAN PÅ VACCIN I NYNÄSHAMN Vaccineringen mot livmoderhalscancer för flickor i Sverige försenas ytterligare sedan landstingens upphandling har överklagats. Medan hundratusentals flickor därmed får vänta på sitt vaccin så fortsätter Nynäshamns kommun vaccineringen. Sedan tre år erbjuder Nynäshamns kommun gratis vaccin mot livmoderhalscancer. Hittills har närmare 500 flickor mellan 13 och 17 år vaccinerats. – Nynäshamns kommun har hela tiden sagt att folkhälsa inte ska handla om vem som har mest pengar, därför har vi redan erbjudit gratis vaccin i flera år, säger Anna Ljungdell, kommunstyrelsens ordförande i Nynäshamn. Källa: Nynäshamns kommun

Källa: Riksdagen

Vi är ett nationellt företag med lokal närvaro

undervisning - konsultation - mentorskap - coachning - rehabilitering Competens är ett nationellt företag med lokal närvaro inom vuxenutbildning, arbetsmarknadsinsatser, rehabiliteringstjänster och omställning. Vi stärker människors och företags konkurrenskraft genom målinriktad och individanpassad kompetensutveckling www.competens.se www.facebook.com/competens

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

NYHETER UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGAAFFARER.SE Foto: Kriminalvården

Säkerheten i domstolarna ska öka Domstolarna får 15 miljoner kronor i ökade anslag för 2012 och 30 miljoner kronor från och med 2013. Anslagen ska öka domstolarnas möjligheter att upprätthålla en god säkerhet i domstolslokalerna.

Egen design på Umeås brandbilar Brandförsvaret i Umeå kommun har målat om sina bilar för att de ska synas bättre i trafiken, rapporterar kommunen på sin webbsida.

Ny GD för Försäkringskassan Regeringen har utsett Dan Eliasson till ny generaldirektör för Försäkringskassan. Han är i dag generaldirektör för Migrationsverket och tillträder sin nya tjänst den 1 oktober.

Löneskillnaderna i staten minskar Inom den statliga sektorn minskade löneskillnaden mellan män och kvinnor åren 2005-2010 med 3,6 procentenheter. Staten är därmed den sektor som haft den kraftigaste utjämningen.

Energirådgivare får fortsatta anslag Regeringen framhåller i höstens budget att de kommunala energioch klimatrådgivarna spelar en viktig roll för klimatpolitiken. Därför får verksamheten även i fortsättningen 140 miljoner kronor årligen, under 2013 och 2014.

Företagsklimat i kommuner undersökt Salem hamnar i topp, följt av Surahammar och Trosa, när Sveriges Kommuner och Landsting för första gången presenterar Öppna jämförelser för kommunernas företagsklimat.

Miljöbilspremie även för offentlig sektor Den supermiljöbilspremie som planeras från och med 2012 var inledningsvis endast tänkt att omfatta privatpersoner, men nu breddar regeringen målgruppen och satsar 200 miljoner kronor under tre år.

Sveriges största elbilsupphandling klar Stockholms stad och Vattenfall har valt sex leverantörer till Sveriges största elbilsupphandling. Köparna avser köpa drygt 5 000 elbilar.

MUTHÄRVAN NYSTAS LÅNGSAMT UPP Riksrevisionen riktar mycket skarp kritik mot Kriminalvården i sin rapport publicerad i augusti. Den senaste i en rad granskningar rör myndigheten avtal med byggföretaget Fojab. En före detta fastighetschef vid Kriminalvården misstänks ha tagit emot flera miljoner kronor i mutor i samband med planerade fängelsebyggen i Haparanda, Östersund och Härnösand. Fyra övriga personer är också misstänkta för brott. Efter en tidigare granskning polisanmälde Riksrevisionen Kriminalvården och en polisutredning startade. I dagsläget har Kriminalvården sagt upp avtalet med Fojab om projektering av fängelser i Haparanda och Östersund. Totalt har Kriminalvården betalat ut drygt 250 miljoner kronor till Fojab för de uppdragen. Genom slutregleringsavtalet fick Kriminalvården sedan tillbaka 6,3 miljoner från Fojab. Riksrevisionen skriver i sin sammanfattning:

- Genom att ingå slutregleringsavtalet med Fojab har Kriminalvården accepterat kostnader som inte fullt ut är styrkta av underlag. Av vissa tilläggsfakturor framgår det inte vad Fojab levererat Kriminalvården. Då det pågår en brottsutredning som berör relationen mellan Fojab och Kriminalvården är det extra angeläget att Kriminalvården tydligt kan visa att kostnaderna de godkänt är riktiga och existerar samt att fordringarna och skulderna mot Fojab är rätt värderade. Kriminalvårdens förfarande innebär att myndigheten inte har levt upp till kraven på bokföringsunderlag enligt 14 § förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Riksrevisionens bedömning är att Kriminalvården i det här fallet inte kan redovisa verksamheten på ett tillförlitligt sätt samt att myndigheten inte har hushållit väl med statens medel i enlighet med 3 § Myndighetsförordningen (2007:515).

Skatteverket JOanmäls för lagtrots

Starkare sekretess för elever

Skatteverket trotsar en dom som säger att myndigheten ska göra om en upphandling av id-kort och e-legitimation. Det har gått ett och ett halvt år sedan domen trädde i kraft, men ännu har inget hänt. Därför anmäler företagaren Souheil Bcheri nu Skatteverket till Justitieombudsmannen, JO. – Det är inte rimligt att en myndighet ska komma undan med att bryta mot lagen, säger Souheil Bcheri.

Den utökade skyldigheten att dokumentera uppgifter om elever, exempelvis i individuella utvecklingsplaner, har gett anledning att överväga ett utökat sekretesskydd. En utredning på regeringens uppdrag har gjorts och överlämnats till utbildningsminister Jan Björklund. Utredare har varit före detta justitieombudsmannen Nils-Olof Berggren. Utredningen föreslår bl.a. ett starkare sekretesskydd för elever i grundskola, gymnasieskola och på fritidshem. Källa: Regeringen

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

NYHETER

ÖKAT SPARANDE I KOMMUNER SKA MINSKA KONJUNKTURSVÄNGNINGAR Utredningen Kommunsektorn och konjunkturen har överlämnat sitt betänkande Spara i goda tider - för en stabil kommunal verksamhet till finansmarknadsminister Peter Norman. – Utredningen adresserar ett viktigt problem, nämligen hur man undviker att kommuners agerande förstärker konjunktursvängningar, en fråga som aktualiserades senast under finanskrisen 2008-2009. Vi kommer nu att bereda frågan inom Regeringskansliet, säger Peter Norman. Utredaren föreslår bland annat att kommuner och landsting får möjlighet att spara sina överskott i lokala resultatutjämningsre-

server som kan användas för att klara balanskravet när intäkterna minskar. Utredaren föreslår också att kommuner och landsting ska besluta om särskilda föreskrifter för god ekonomisk hushållning och för hanteringen av resultatutjämningsreserven. De ska också utveckla den ekonomiska analysen i årsredovisningen, bl.a. genom en särskild utvärdering av sin ekonomiska ställning där hänsyn tas även till framtida pensionsåtaganden m.m. Källa: Regeringen

NYTT UPPDRAG INOM STRATEGIN NATIONELL E-HÄLSA Socialstyrelsen har fått i uppdrag att leda och samordna arbetet med en ändamålsenlig och strukturerad dokumentation inom vård och omsorg. Uppdraget är en del i strategin Nationell eHälsa och en fortsättning på tidigare uppdrag om nationell informationsstruktur och nationellt fackspråk. Arbetet ska vara klart i december 2011. – Uppdraget är ytterligare ett steg mot målet, en ändamålsenlig och strukturerad vård- och omsorgsdokumentation. Meningen är att bättre informationshantering ska bidra till individens säkerhet, säger Ulla Gerdin som leder projektet på Socialstyrelsen. Arbetet med strategin Nationell eHälsa leds av Socialdepartementet i samarbete med Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting, Vårdföretagarna samt Famna. Målet är att informationen inom vård och omsorg ska vara tillgänglig och säker. Källa: Socialstyrelsen

NU FINNS PROGRAMMET FÄRDIGT ATT LADDA NER! Den 1-2 februari är det åter dags för Sveriges största mötesplats för dig som berörs av offentlig upphandling. Ladda ner programmet på www.upphandlingsdagarna.se

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

EXPERTPANELEN SVARAR

EU-kommissionens Klaus Weidner talade under Konkurrensverkets internationella upphandlingskonferens i Stockholm den 31 augusti, och menade att det i framtiden kan bli möjligt att tillåta ett visst mått av förhandling i den offentliga upphandlingen. Detta är nämligen ett starkt krav som framkommit i samband med översynen av EU-direktiven och arbetet med EUs grönbok om offentlig upphandling.

Är ett större inslag av förhandling i offentlig upphandling viktigt för att göra goda affärer?

Är det möjligt att kombinera med LOU?

Ja det tycker vi. Det skulle underlätta med ett mer flexibelt förfarande där man, med beaktande av de grundläggande principerna, kunde ha en dialog med leverantören om anbudet contra kraven i förfrågningsunderlaget. Vi tror det skulle motverka felaktiga bedömningar och missuppfattningar och dessutom kunna leda till färre överprövningar.

Över tröskelvärdena är det är redan i viss utsträckning tillåtet och vid upphandlingar enligt 15 kap LOU alltid tillåtet. I övrigt anser vi att det är möjligt att kombinera med LOU under förutsättning att dialogen dokumenteras noga, att man inte frångår eller ändrar krav redan ställda i förfrågningsunderlaget, att alla leverantörer får samma information och i övrigt behandlas lika. Reglerna om förhandlat förfarande som idag gäller är så oerhört restriktiva att tillämpningsområdet blir för begränsat.

Jag tycker inte att det är den viktigaste frågan. Eftersom jag är övertygad om att vi i stort uppnår goda affärer med gällande regelverk. Men jag tycker det är en bra ansats, att ha möjlighet att under ordnade former och på marginalen i affärerna få förhandla.

Ja det borde gå att få till, t ex i LUF är det mer flexibelt hanterat.

Ja. Ett förmånligt avtal för båda parter förutsätter i regel en sådan grad av kommunikation och förhandling att köpare och säljare kan skapa god förståelse för varandras behov, utbud, förväntningar etc. Många myndigheter och leverantörer upplever att denna nödvändiga grad av förhandling inte går att få till stånd inom ramen för en offentlig upphandling och att möjligheterna att göra goda affärer därför är begränsade. Ett större inslag av förhandling som mer liknar affärsskapande på den privata marknaden vore därför välkommet.

Vid direktivstyrd upphandling inom den klassiska sektorn är det förhandlade förfarandet i dag tillåtet endast i undantagsfall. För att öka inslaget av förhandling skulle därför ändringar av direktiv och LOU behöva göras. Advokatfirman Lindahl har förordat sådana ändringar i remissyttrande till EU-kommissions Grönbok om en modernisering av upphandlingsregelverket. Där har vi uttryckt vår uppfattning att det förhandlade förfarandet med föregående annonsering bör vara ett huvudförfarande jämte det öppna respektive det selektiva förfarandet.

Skulle definitivt öka förutsättningarna för att göra bättre affärer i vissa upphandlingar.

Fullt möjligt anser jag. Redan idag finns ju möjligheten med förhandlat förfarande.

Pia Nylöf, chefsjurist SKL Kommentus

Roland Pettersson, UpphandlingsKonsult i Sverige AB

Eva-Maj Mühlenbock, advokat, Advokatfirman Lindahl

Magnus Nordkvist, inköpssamordnare Lindesbergs kommun

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

Vilka fördelar alternativt nackdelar ser du?

Det är en fördel att kunna reda ut oklarheter i anbud under upphandlingens gång utan att hamna i en diskussion om huruvida det är fråga om tillåtna eller otillåtna kompletteringar eller förtydliganden, vilket man gör idag. Oklarheter i anbud leder till oklarheter i avtal och det är en fördel att kunna undvika det för den fortsatta avtalsrelationen. Vi ser inga direkta nackdelar med att tillåta ett visst mått av förhandling i offentlig upphandling. Däremot ska man hålla fast vid annonseringsplikten och öppenheten gentemot leverantörer. Alla ska ha möjlighet att lämna ett anbud, det är en viktig princip, däremot kan inte alla vinna.

Det finns naturligtvis en anledning till att möjligheten till förhandling idag är begränsad. Upphandlingsreglerna motiveras främst av en önskan att stävja ovidkommande hänsynstagande. Ett ökat bruk av förhandling ”bakom stängda dörrar” ökar risken, i vart fall i teorin, för att sådan hänsyn tas. I praktiken har vi dock – i de situationer då förhandling idag är tillåten – sett relativt få fall där just förhandlingsmomentet skett i strid med lag. Det är även vår uppfattning att ökade möjligheter till förhandling bör kompletteras med särskilda regler om insyn, t.ex. krav på dokumentation över förhandlingen.

Ser stora potentiella fördelar såsom ökad smidighet/flexibilitet i upphandlingsprocessen. Detta är viktigt då jag upplever att beställarkraven tenderar till att bli allt mer komplexa. Jag ser inga direkta konkreta nackdelar med en utökad förhandlingsmöjlighet.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

och automatiserar er dokumentprocess - enkelt och effektivt

EXPERTPANELEN SVARAR – ställ DIN fråga till brev@hexanova.se

Både och, för visst finns det fördelar med en ökad möjlighet till förhandling. Att t ex underhand kunna komma överens om lösningar och villkor som är bättre än vad som förutsågs tidigare i upphandlingsprocessen. Men det är inte bara fördelar, en förutsättning för lyckade förhandlingar är att parterna är jämbördiga. Det finns upphandlingar, där anbudsgivare är mycket beroende av köparen för sin fortsatta verksamhet. Det kan även finnas en risk att i förhandlingen, inte inse när en part pressas till att lova för mycket.

SmartDocuments standardiserar

Utdatahantering Dokumentproduktion Integration med era system e-tjänster Central hantering av: mallar innehåll graﬁsk proﬁl

www.smartdocuments.se

DEBATT

Administrationen av svenska upphandlingar behöver ses över i två avseenden I denna artikel tar advokaten Helena Rosén Andersson, verksam vid Advokatfirman Lindahl, upp behovet av att den svenska lagstiftaren ser över administrationen av svenska upphandlingar i två principiellt viktiga avseenden.

ed anledning av den översyn av upphandlingsreglerna som nu genomförs inom EU och i Sverige, och där konkurrens på marknaden är ett mål, föreslår jag i denna artikel att den svenska lagstiftaren ser över administrationen av svenska upphandlingar i två principiellt viktiga avseenden; nämligen vad gäller annonsering av upphandlingar och genomförandet av samordnade kommunala ramavtalsupphandlingar. Bör annonsering av upphandlingar ske i en offentligt administrerad elektronisk databas? Det övervägande antalet offentliga upphandlingar är upphandlingar som inte omfattas av EU-direktiven om offentlig upphandling och som ska genomföras enligt de svenska upphandlingsregler som finns i 15 kap. i lagen om offentlig upphandling eller lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Upphandlingar som genomförs enligt 15 kap. i de båda lagarna ska annonseras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller genom en annons i annan form som möjliggör effektiv konkurrens. Det är oklart vad detta krav på effektiv konkurrensutsättning innebär. Annonseringskravet har tillämpats så att upphandlande myndigheter regelmässigt har annonserat sina upphandlingar i de få större privata elektroniska databaser som har funnits tillgängliga för den svenska upphandlingsmarknaden. När det gäller annonsering på förhand av en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn,

kan annonsering endast ske på ett sätt och det är genom annonsering i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Genom förhandsinsynsannonsering av direktupphandlingen kan preskriptionsfristen för att ansöka om ogiltigförklaring av avtalet om sex månader från avtalets ingående kortas ned till 10 dagar från det att annonsen publicerades. Regeringen konstaterade i förarbetena till införandet av reglerna om förhandsinsyn av direktupphandlingar den 15 juli 2010 (prop. 2009/10:180) att det var lämpligare att låta sådana annonser om direktupphandlingar hanteras av marknadens aktörer än att inrätta en särskild nationell databas för dem. Regeringen gick därmed emot förslaget i den bakomliggande departementspromemorian. Regeringen motiverade sitt förslag med att flera remissinstanser hade framhållit att det skulle innebära en belastning för leverantörerna att bevaka ytterligare en databas endast för att följa annonser om direktupphandlingar. Regeringen prövade emellertid inte om den nuvarande ordningen – dvs. att marknadens aktörer, och inte offentlig sektor, har ansvaret för att administrera upphandlingsannonser enligt svenska regler – är ändamålsenlig och lämplig. Få aktörer i Sverige

Även om det skulle bedömas vara tillräckligt att annonsera upphandlingar på den upphandlande myndighetens egen hemsida är det som regel otillräckligt för att myndigheten ska nå ut till ett tillräckligt antal potentiella leverantörer. Det är därför naturligt att upphandlande myndigheter som vill göra goda affärer genom hög konkurrensutsättning på marknaden väljer att annonsera sina upphandlingar i en elektronisk databas

som bevakas av ett stort antal leverantörer. I Sverige har följden blivit att antalet sådana nationella databaser är få. Den svenska lagstiftaren bör inom ramen för den översyn som nu sker av upphandlingsreglerna ställa sig frågan om det är en ändamålsenlig ordning att de allmänt tillgängliga elektroniska databaserna administreras av marknaden, och inte av offentlig sektor. Tungt vägande skäl

Upphandlande myndigheter har en lagreglerad skyldighet att som huvudregel annonsera varje upphandlingsförfarande i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Det innebär att de kan göra sig skyldiga till otillåtna direktupphandlingar om de väljer att inte annonsera sina upphandlingar på det viset. Annonsering utgör dessutom ett formkrav genom vilket preskriptionsfristen börjar löpa för ansökan om ogiltigförklaring av en direktupphandling, om förhandsinsyn har tillämpats. Sådana lagregler om annonseringsskyldighet bör verkställas genom en offentligt administrerad, och inte privat administrerad, annonsdatabas. Det finns ett tungt vägande skäl för det och det är att lagstiftning inte bör bygga på att en viss eller endast några få leverantörer på marknaden ska tillhandahålla de databaser genom vilka upphandlande myndigheter ska fullgöra sina lagreglerade annonseringsskyldigheter. Lagstiftningen bör knappast på det viset understödja ett visst eller vissa företags verksamhet. Det gäller särskilt om leverantörer och upphandlande myndigheter, som förekommer idag, behöver betala för särskilda tilläggstjänster för att få tillgång till en ändamålsenlig och effektivt sökbar elektronisk databas. Ett annat viktigt skäl för att annonsering bör ske i offentlig regi är att lagstiftaren bör ta kontroll över annonsdatabasen och säkerställa att annonserna är effektivt sökbara och att samtidigt kostnaderna för annonsering och sökandet efter annonser är begränsade till vad lagstiftaren bedömer vara rimligt.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

DEBATT

Om det är ett ekonomiskt bättre alternativ till offentlig administration att lägga ut administrationen av annonsdatabasen på entreprenad kan det självfallet ske men först efter det att administrationen har konkurrensutsatts genom ett upphandlingsförfarande. Väljer lagstiftaren att behålla den nuvarande ordningen bör det åtminstone finnas en offentlig kontroll av marknadens administration av databasen i det att lagstiftaren regelbundet bör granska om databasen och de användarkostnader som är förknippade med den utgör en ändamålsenlig och effektiv ordning för annonsering av svenska upphandlingar. Behöver en inköpscentral ha ett uppdrag från en kommun eller ett kommunalt företag för att genomföra upphandlingar? Den svenska lagstiftaren bör även ta ställning till frågan om inköpscentraler behöver ha ett uppdrag från de kommuner eller de kommunala företag som vill kunna göra avrop på de avtal som inköpscentralen har ingått. När det gäller avtal som inte utgör ramavtal ska inköpscentralen ingå dessa som ombud för en upphandlande myndighet. Det ligger därför i sakens natur att inköpscentralen har fått ett uppdrag att ingå avtalet för en kommuns eller ett kommunalt företags räkning innan inköpscentralen genomför upphandlingen av avtalet. När det däremot gäller ramavtal får en inköpscentral ingå ett sådant avtal i eget namn. Beträffande ramavtal är situationen därför inte lika klar som vid andra avtal. Av upphandlingslagarna följer dock att ramavtal ska vara avsedda för andra upphandlande myndigheter, dvs. inköpscentralen får upphandla ramavtal för andras räkning. Det förekommer i dag att en inköpscentral ingår ramavtal i avsikt att en kommun eller

ett kommunalt företag senare ska kunna göra avrop med stöd av ramavtalet, utan att inköpscentralen inför upphandlingens inledande har fått ett uppdrag av kommunen eller företaget att ingå ramavtalet för kommunens eller företagets räkning. Om en domstol skulle finna att den ordning som nu förekommer är felaktig finns det en risk att avropen betraktas som otillåtna direktupphandlingar. I den situationen kan det knappast spela någon roll att det i annonsen om ramavtalsupphandlingen anges att avrop kan ske från alla svenska kommuner och kommunala företag. Avgörande måste i stället vara om inköpscentralen behöver ha ett uppdrag från den eller de kommuner och kommunala bolag som vill avropa på ramavtalet innan upphandlingen genomförs. Regeringens uttalande i förarbetena till reglerna (prop. 2009/10:180 s. 265-266) om ansvarsfördelningen mellan inköpscentral och avropare ger stöd för slutsatsen att det i vissa fall är avroparen som står risken för en felbedömning av dennes rätt att avropa på ramavtalet. En ordning där en inköpscentral avropar ramavtal utan uppdrag från de upphandlande myndigheter som vill kunna avropa på ramavtalet kan dessutom vara problematiskt ur ett leverantörsperspektiv. Det kan vara svårt för leverantörer att med den lämna ett konkurrenskraftigt anbud utan att känna till hur många avropare som senare kan komma att ansluta sig till ramavtalet. Vidare kan en sådan ordning antas gynna stora företag framför små och medelstora företag eftersom endast stora företag har den tekniska och ekonomiska kapacitet som krävs för att leverera till ett stort antal potentiella avropare över några års tid. Den svenska lagstiftaren bör mot denna bakgrund klargöra om inköpscentraler ska ha ett uppdrag från den upphandlande myndighet som vill kunna avropa på ett ramavtal redan innan ramavtalsupphandlingen inleds.

Helena Rosén Andersson är verksam på Lindahls kontor i Göteborg. Hon är specialiserad på upphandlingsrätt och har tidigare arbetat inom olika domstolar och med lagstiftningsarbete inom Regeringskansliet. Hon är verksam som advokat på Lindahls och ledamot i Advokatsamfundet sedan 2007.

Helena Rosén Andersson

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

UT eFörvalt STÄLLARE PÅ ningsda garna

JURIDIK

Regeringens syn på EU:s grönbok om effektivare offentlig upphandling Maria Boshnakova, rättssakkunnig på Enheten för upphandlingsrätt, Socialdepartementet besökte Göteborg i september för att presentera dagsläget i det europeiska arbetet med nya upphandlingsdirektiv.

et var Upphandlingsrättsliga föreningen, genom dess ordförande Helena Rosén Andersson, som hade bjudit in till mötet. EU-kommissionens grönbok om offentlig upphandling presenterades den 27 januari och remisstiden löpte ut den 18 april. – Remisstiden var kort, men det är även EU-kommissionens tidplan för handläggning – man har som mål att lägga fram ett lagstiftningsförslag senast i början av nästa år, sa Maria Boshnakova.

Två principiellt viktiga trender

Hon presenterade regeringens svar och i stora drag även svaren från övriga medlemsstater. Dagens EU-direktiv är inte gamla, de är från 2004, men synen på offentlig upphandling har förändrats mycket. Det är framförallt två trender som har lett fram till behovet av en ny översyn av direktiven. Offentlig upphandling har blivit ett medel att uppnå en mängd politiska mål. Bland annat i kommissionens meddelande Europa 2020, en strategi för smart och hållbar tillväxt för alla utpekas offentlig upphandling som ett verktyg. Dessutom har kommissionen slagit fast att offentlig upphandling är en av tolv åtgärder för att stimulera tillväxt på den inre marknaden – vilket enligt kommissionen kräver en modifiering av direktiven. – Det finns en stor oenighet om huruvida den offentliga upphandlingen ska användas för strategiska ändamål. Generellt är upphandlarsidan mer positiv till det än leverantörssidan som i vissa fall är väldigt negativt inställd, berättar Maria Boshnakova. En övervägande del av remissinstanserna är dock eniga om att tillämpningen av LOU är ett problem.

– Det gäller inte bara tillämpningen, utan även i fall då man av olika skäl inte tillämpar de möjligheter som finns i lagstiftningen. Det kan bero på att man känner sig osäker och inte vill riskera att dra på sig överprövningar. Generellt har både EU-kommissionen och EU:s medlemsstater varit eniga om att syftet med direktiven för offentlig upphandling bör vara att göra goda affärer. – Regeringen betonar att den goda affären ska baseras på totalkostnaden, som då också inrymmer det som är samhällsekonomiskt bäst, inte bara lägsta pris. Regeringen betonar också att upphandling som politiskt styrmedel måste anpassas efter situationen, och att de krav som övervägs inte leder till suboptimering. Kommissionär Barnier redogjorde på ett högnivåmöte i Bryssel den 30 juni 2011 att kostnaderna för upphandling i snitt uppgår till 20-30 procent av kontraktets värde. Enligt kommissionär Barnier behöver tröskelvärdena därför höjas avsevärt, en höjning till 390 000 euro skulle innebära sänkta kostnader till 6-9 procent av värdet.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Maria Boshnakova, Socialdepartementet och Helena Rosén Andersson, Advokatfirman Lindahl.

Malin Ulfvarson

FAKTA Ett urval av regeringens synpunkter: Se över uppdelningen mellan A-tjänster och B-tjänster. Införa ett valfrihetsförfarande i det klassiska direktivet med utgångspunkt i till exempel öppna ramavtal som annonseras löpande. Öka möjligheten till förhandling, vilket bl.a. gynnar funktionsupphandling Tillåta tillfällig direktupphandling i avvaktan på domstolsbeslut vid överprövning. Slopa bestämmelsen som anger att ramavtal måste tecknas med minst tre leverantörer. Tillåt prekvalificeringssystem också inom den klassiska sektorn.

DEBATT

Vad vill EU med den offentliga upphandlingen? Niklas Kåvius från Stockholms Handelskammare är tveksam till om EU kommer att lyckas hålla tidplanen i sin översyn av upphandlingsregler. Risken är att det blir fort och fel.

U bedriver just nu ett revideringsarbete på området offentlig upphandling, men vad vill man åstadkomma? En grönbok som spänner över hela fältet lanserades under våren och Danmark, som är ordförandeland nästa vår, har aviserat en hög prioritet på just offentlig upphandling. I Sverige har vi tillsatt en utredning som ska följa den i kommissionen. Men vad siktar man på och vad vill man egentligen uppnå? Under sommaren ordnade EU-kommissionen en hearing i Bryssel om offentlig upphandling. En grönbok om modernisering av offentlig upphandling som omfattar hela området för offentlig upphandling. Syftet med grönboken är att effektivisera inte bara den offentliga sektorn utan även den inre marknaden. Förra gången EU genomförde ett liknande projekt var när arbetet med den nuvarande lagstiftningen drogs igång runt år 2000. Det tog cirka fyra år att tröska fram. Kommissionen gör nu en snabbinsats där man tittar på området igen och aviserar omfattande lagförslag till årsskiftet. En viktig del är också införlivandet av EUs 2020-strategi, det vill säga miljö- och klimatmål men också sociala hänsyn.

Två tydliga läger

På hearingen efterlyste Jonathan Fuller, generaldirektör för EUs avdelning för inre 36

Niklas Kåvius, Stockholms Handelskammare.

marknad och tjänster, fem områden för förändring – ökat horisontellt samarbete mellan offentligt och privat, större tillgång för små- och medelstora företag till offentlig upphandling, främja innovation, enklare och flexiblare regler samt främjande av miljö- och sociala hänsyn. Generellt kan man säga att talarna kunde delas in i två läger. De som vill se mer av förändring, gärna

stora förändringar, och de som inte vill göra några ändringar alls. England och Danmark hör till den förra gruppen medan europeiska parlamentet och företagarorganisationer som Business Europe och Eurochambers egentligen inte vill ändra lagstiftningen utan snarare förbättra upphandlarna. Bland de förslag som togs upp nämndes särskilt en höjning av tröskelvärden och förenkling i form av en så kallad self-declaration som företag kan lämna som ett intyg vid anbudsgivningen. Det är mycket tveksamt om kommissionen kommer att hinna mejsla ut färdiga förslag före 2012. Det lutar åt att det snarare blir under våren. Man vill uppnå mycket, det är tydligt, och man tar sig an hela området vilket är en tuff uppgift på så kort tid. Risken är stor att det blir fort och fel. Det finns starka incitament till genomgripande förändringar men också stora skillnader i vad som behöver göras – de som vill se över allt och de som inte vill ändra någonting i lagen utan istället förbättra hur vi arbetar med den. Kommer vi få en effektivare offentlig upphandling 2012? Jag tror att ändringarna främst kommer handla om höjda tröskelvärden och mer krav på klimathänsyn i upphandlingarna, det vill säga att vi får fler regler att leva upp till. Vår svenska utredning kommer i hög grad också att fokusera på miljö, vilket tyvärr inte gör upphandlingen effektivare, men även på ekonomisk statistik vilket är mycket eftersatt och därför i hög grad välkommet. Niklas Kåvius

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

En smartare förvaltning gör mer med mindre

En smartare förvaltning ger effektivare service med medborgaren i centrum

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

En medborgarfokuserad service och en effektivare förvaltning – Det är smart!

Kom och hör hur – träffa IBM på eFörvaltningsdagarna i monter B4

Läs mer i vår rapport Smartare välfärd och om Smartare städer:

ibm.com/se/smarterplanet/government Följ oss även på vår blogg:

ensmartareplanet.se

FOKUS: KREATIVA KONTOR

KONTORET – NYCKELN TILL FRAMGÅNG Betydelsen av kontorets design och utformning visar sig vara mycket underskattad. Det menar arkitekten och forskaren Christina Bodin Danielsson som i sin avhandling om kontorslandskap och dess påverkan kartlagt hur olika kontorstyper påverkar hälsan. Nu arbetar hon ihop med forskningsgrupper med nya projekt som ytterligare steg till ett bättre arbetsklimat.

Christina Bodin Danielsson, arkitekt och forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan.

ur ett kontor ska utformas borde vara en högt prioriterad fråga inom företag och organisationer eftersom valet av kontorstyp visar sig påverka antalet sjukskrivningar, det allmänna hälsotillståndet och trivseln på arbetsplatsen. En strukturerad och väldesignad arbetsplats är ett litet steg för att nå stor framgång. Det menar Christina Bodin Danielsson som förra året försvarade sin avhandling om hur olika kontorslandskap påverkar människors hälsa. I studien granskade hon sju olika kontorstyper och kom fram till att eget rum, cellkontor, eller så kallat flexkontor gav bäst resultat gällande de anställdas hälsa. Egen kontroll mest positivt

Min slutsats är att det viktiga för individen är att känna egen kontroll och att man får känna sig fri att bestämma över sin arbetsplats. 38

Ett flexkontor innebär ett öppet kontorslandskap där ingen har individuellt skrivbord. Eftersom det är sällan samtliga anställda är på kontoret samtidigt, får varje medarbetare istället ta den plats som är ledig då de kommer till jobbet. Som komplement finns grupprum och andra rum där man kan sitta om man behöver läsa eller ringa ett samtal utan att bli störd. Detta kan tyckas motsägelsefullt i Christina Bodin Danielssons resultat, eftersom det många i studien värdesatte högt var att ha ett eget cellkontor. – Min slutsats är att det viktiga för individen är att känna egen kontroll och att man får känna sig fri att bestämma över sin arbetsplats, säger Christina Bodin Danielsson. De lösningar som fungerade sämst var de där ett stort antal personer satt trångt i samma rum utan möjlighet att kunna söka avskildhet och koncentration vid behov. Detta är den

vanligaste kontorsformen i Sverige idag och också ett val som kan ha negativa effekter på verksamhetens resultat. Val som berör

En bra kontorsmiljö är en långsiktig och strategisk fråga enligt Christina Bodin Danielsson. Man bör arbeta mer medvetet med ljud som är den största stressfaktorn på kontor i dag, men även med den estetiska upplevelsen av arkitektur som materialval och utsikt. Det är viktigt att det inom en kontorsmiljö finns möjlighet till såväl interaktion som avskildhet och möjlighet till koncentration men alltför ofta sitter man i öppna kontorsmiljöer utan möjlighet till avskildhet. Dessutom är det viktigt att tänka på gruppsammansättningen när man planerar en öppen kontorsmiljö. Från arkitekt till forskare

– Jag hade jobbat som praktiserande arkitekt i sju år i många olika projekt då jag en dag hörde att en ny forskargrupp skulle fokusera på hur arkitekturen på olika sätt påverkar människor bland annat i kontorsmiljö. Eftersom jag själv har jobbat mycket i just kontorsmiljö blev jag särskilt intresserad av detta forskningsämne, berättar Christina Bodin Danielsson. Hon valde att forska i ämnet eftersom hon ville veta hur arkitektur kan påverka slutanvändarna, i det här fallet kontorspersonalen. – Diskussioner inom arkitekturen handlar ofta om olika typer av funktionsmått och konstruktiva aspekter liksom ekonomi men inte om upplevelsen för användarna, eller hur arkitekturen påverkar användarna på olika sätt. Jag kände därför att jag behövde

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: KREATIVA KONTOR

få veta hur vi påverkas fysiologiskt och psykologiskt av arkitektur på olika sätt, berättar hon. Aktiv forskare

Christina Bodin Danielsson fortsätter nu att forska om kontorsmiljöns påverkan på kontorsanställda ur olika aspekter. – För tillfället håller jag på med ett större forskningsprojekt där vi tittar på den longitudinella påverkan av olika kontorsmiljöer på anställdas hälsa och välbefinnande liksom på upplevelse av ledarskap i olika kontorsmiljöer. Studien baseras på the Swedish Longitudinal Occupational Study of Health (SLOSH) som har ett representativt urval av den arbetsföra befolkningen i Sverige. Det som är unikt med databasen är att den är longitudinell och följer därmed samma individer under en lång tid. Buller i ny studie

Christina Bodin Danielsson arbetar även som handledare i ett forskningsprojekt som vill undersöka den kognitiva förmågan i kontorsmiljö med oljud. Det handlar alltså om koncentrationsförmåga men också förmågan att minnas, ta in ny information och lösa problem. – Projektet som genomförs av doktorand Aram Seddigh på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet bygger på min doktorsavhandling och fokuserar på hur valet av kontorstyp påverkar kontorsanställda på olika sätt, säger Christina Bodin Danielsson. Professor Hugo Westerlund vid institutet är huvudhandledare. Studierna genomförs i olika kontorsmiljöer i olika typ av branscher och ljudnivåerna skall mätas genom anställdas subjektiva upplevelse av ljudstörning i de olika kontorstyperna. Hypotesen är att olika typer av öppna kontor har olika mycket inverkan på den kognitiva förmågan. Förhoppningsvis kan fler kontorsmiljöer i framtiden förbättras som en följd av Christina Bodin Danielssons forskning. Stina Rangmar

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

FOKUS: KREATIVA KONTOR

Så bygger du en god kontorsmiljö Hur litet får ett kontorsrum vara? Måste vi sitta kvar i lokalerna och arbeta om ventilationen går sönder? Kan vi kräva dagsljus på arbetsplatsen? Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsplatsens utformning innehåller 115 paragrafer men inga entydiga svar.

edan frågorna som ställs om arbetsplatsen ofta är mycket konkreta så är Arbetsmiljöverkets föreskrifter mer svepande. Trots de många paragraferna saknas det entydiga svar, och i många fall rör det sig om rekommendationer som inte är tvingande. Rätt utformning, val och storlek av kontorslokal kan bidra till ökad trivsel och bättre hälsa på arbetsplatsen. Likaså kan omsorgsfull planering av ljus-, ljud- och luftklimat förbättra arbetsmiljön avsevärt med vilket man även kan uppnå andra värdefulla egenskaper. Till exempel stimulerande ljusoch färgsättning, flexibilitet för förändringar, överskådlighet och goda ergonomiska förhållanden. Något som inte är helt enkelt att svara på är frågan om hur stor en arbetsplats bör vara. Faktorer som arbetets art är avgörande, till exempel att prata i telefon kräver ofta större utrymme för att få tala ostört. Likaså varierar det hur mycket plats som krävs för arbetsredskap, typ datorer, bildskärmar, hyllor och förvaring etc. Lokaler orsak till stress

En god arbetsmiljö är dock sammankopplad med arbetsplatsens storlek och hur den är utformad. Detta påverkar trivseln och hur man mår, vilket i sin tur påverkar arbetsresultatet. Man uppnår sämre resultat om man man inte trivs med arbetssituationen än om man trivs. Lokalernas utformning ger förutsättningar för kommunikation och överblick. Dessa

möjligheter är viktiga för människors behov av orientering och att känna gemenskap. Det är viktigt att arbetsgivarna känner till att lokalerna kan vara en orsak till stress. Till exempel kan ett litet rum ge en känsla av instängdhet och isolering. Medan ett stort rum, som delas med andra, kan ge upphov till sämre koncentration om man blir störd. Detta kan ha en negativ inverkan på effektiviteten. Öppet kontor eller cellkontor

En viktig fråga är valet mellan cellkontor eller öppen lösning med kontorslandskap. De olika typerna har olika för- och nackdelar. Om man väljer en öppen lösning bör det vara för att det passar arbetet bättre, inte för att spara yta. En bra kontorsmiljö i en öppen lösning tar ungefär lika stor plats som cellkontor. Öppna kontor ger större flexibilitet, underlättar kommunikation och möjligheten att arbeta i grupper, vilket kan leda till bättre gemenskap på arbetsplatsen. Största problemet är dock störande ljud. Att höra andras samtal försvårar koncentrationen, men kan även vara en källa för information om det pågående arbetet. I typen ”kombikontor” försöker man kombinera fördelarna hos cellkontor och öppna kontor genom arbetsplatser i små enskilda rum runt ett gemensamt öppet rum. Bra ventilation

En god inomhusmiljö kräver bra ventilation för att föra bort luftföroreningar som fukt och dålig lukt. En väl fungerande ventilation innebär vanligtvis att temperaturen sänks

men det är inte säkert att det går att ventilera bort allt värmeöverskott. Man måste kanske ta till andra typer av åtgärder som solskydd, placera om värmealstrande maskiner eller sänka temperaturen med hjälp av kylinstallationer. Ofta är det för varmt på kontoren vilket också kan bidra till trötthet och nedsatt prestationsförmåga. Även för hög luftfuktighet inomhus kan ge sämre luft med risk för tillväxt av kvalster och mikroorganismer som kan orsaka hälsoproblem. Ljus och belysning

Ljuset gör det möjligt för oss att uppfatta och förstå vår omgivning. Bra ljus på kontor fås från både dagsljus och belysning. Fönster vid arbetsplatsen är viktigt och hur fönster utformas är också viktigt eftersom det bestämmer dagsljusets karaktär och användbarhet, hur mycket dagsljus som kommer in i rummet, om ljuset bländar eller inte. Dagsljusets bidrar både till energibesparing och att viktiga biologiska funktioner i kroppen fungerar så att vi mår bra och kan koncentrera oss på våra arbetsuppgifter. Det kan gälla att ta rätt beslut om enkla och praktiska saker som vilken tid på dygnet det är. På ett kontor utförs många olika arbetsuppgifter som alla behöver sin typ av belysning. Ibland arbetar man sittande, ibland stående, ibland ensam, ibland i grupp, vilket ställer krav på en genomtänkt kontorsbelysning. Att minimera bländning, skapa jämnhet i ljusbilden, tillräckligt ljus på rätt ställe, är

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: KREATIVA KONTOR

ARBETSPLATSEN & HÄLSAN Otillräcklig eller alltför stark belysning, felaktigt ljusinfall, reflexer och skuggbilder ökar risken för olycksfall samt kan ge upphov till exempelvis ögonbesvär och belastningsskador. Även dålig ventilation, bristande underhåll av ventilationssystemen, bristfällig städning eller felaktiga städmetoder kan ha betydelse för uppkomsten av hälsobesvär. I föreskrifterna om buller anges insatsoch gränsvärden för buller som kan ge hörselskador samt värden som kan tjäna som vägledning exempelvis vid akustisk projektering och planering samt vid inköp av ny utrustning. Förutom buller från maskinell utrustning är det viktigt att tänka på att även den mänskliga rösten kan vara en bullerkälla, exempelvis på förskolor och fritidshem med lekande barn och att lokalerna utformas med hänsyn till detta.

några av de grundläggande kraven på en bra kontorsbelysning. Felaktigt utformad belysning bidrar till att man blir trött i ögonen, kan få huvudvärk och spänningar i nacke, skuldra och rygg. Flimmer från lysrör kan ge upphov till stressreaktioner i det centrala nervsystemet. Det kan orsaka trötthet och försämrad arbetsprestation. Belastningsergonomi

Förändringar i samhället de senaste årtiondena har bland annat inneburit att många moderna arbeten utförs mer stillasittande än tidigare. Brist på fysisk aktivitet bidrar till en rad besvär och sjukdomstillstånd och anses

numera vara av samma betydelse som tobaksrökning, förhöjda blodfetter och högt blodtryck. Redan en måttlig fysisk aktivitet medför betydande förbättringar för den inaktive. Arbetslokalerna kan därför med fördel utformas så att de stimulerar till viss fysisk aktivitet. För att undvika belastningsskador i armar, nacke och skuldror vid arbete vid bildskärm är valet av möbler viktigt. För en ergonomisk riktig arbetsställning rekomenderar Arbetsmiljöverket att man bör kunna justera sitthöjden och ryggstödet på sin arbetsstol. Även höj- och sänkbara arbetsbord för variation av arbetsställning är bra.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Vid datorarbete ska arbetsplatsen vara tillräckligt stor för att ge ordentligt med plats för skärm, tangentbord och mus eller annat pekdon. Det är också viktigt att datorskärmen är fri från reflexer och speglingar för att undvika besvär för användaren. Tecknen på skärm och tangentbord ska vara skarpa och ha tillräcklig storlek och kontrast. Källa: Arbetsmiljöverket www.av.se/teman/kontorsarbete

FOKUS: KREATIVA KONTOR

Möbler till staten Statens stora möbelupphandlingar avslutas nu under hösten. Tre ramavtal kommer att ersätta tidigare fem, som tillsammans omsatte 375 miljoner kronor under 2010.

ordning, vilket gör proceduren snabb och förutsebar. Prislistor publiceras på avropa. se så när myndigheterna behöver avropa är priset redan fastställt. Men hur kommer priserna att utvecklas under ramavtalsperioden? – Leverantörerna kan komma in med en uppdaterad prislista under avtalstiden, men behovet att höja ett pris måste förankras – vi stämmer av priset mot en referensprislista med marknadspriser, säger Stefan Persson. – Tanken är att det ska gå enkelt och snabbt att avropa på det här avtalet. Det finns inget som säger att det bara är till för avrop av mindre kvantiteter, även om vi tror att det kommer att bli så, men det finns ingen gräns utan även större avrop kan göras på Direktavtalet, säger Anna Söderholm.

et är en utmaning att upphandla möbler på statligt ramavtal. Alla har en åsikt och produktutbudet är gränslöst. Har ni spetsat in er på sadelstolar, eller snowflake rumsavskiljare – ja då får ni hoppas på det bästa. Inga garantier utlämnas. Om en inköpsansvarig vill ha en specifik stol – hur kan han gå till väga då? – Man kan inte gå ut och fritt välja produkter utan man måste kunna beskriva produkten man vill ha. Det händer ibland att myndigheterna tar hjälp av en arkitekt för att inreda ett kontor, som lämnar en produktlista till inköparen på myndigheten. Det fungerade förut men nu med de nya avropsordningarna får man anpassa sig efter situationen. Det är förstås inte så tillfredsställande för arkitekten och därför är det viktigt att myndigheten upplyser om förutsättningarna, säger Anna Söderholm, ansvarig upphandlare på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet. De har valt att göra en så bred upphandling som möjligt för att låta myndigheterna själva definiera sina behov. Och det är många behov som ska uppfyllas men ramavtalen rymmer dock betydligt mer än de typprodukter som har specificerats i upphandlingen. – Leverantören har möjlighet att göra sortimentstillägg och då komplettera med lite smalare produkter, förklarar Stefan Persson, förvaltare av möbelavtalen på Statens inköpscentral.

Anna Söderholm, ansvarig upphandlare på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet.

tal med flera anslutna leverantörer, avropas antingen genom rangordning eller som förnyad konkurrensutsättning. – Vi har valt en av varje, Möbler Direkt avropas enligt rangordning och Möbler Design och Funktion avropas genom förnyad konkurrensutsättning. I upphandlingen Direkt har priset fått vara en avgörande parameter. Anbuden utvärderades till 50 procent på pris och dessa avtal avropas genom en förutbestämd rang-

Avtalet Design och Funktion avropas istället genom förnyad konkurrensutsättning, där ramavtalsleverantörerna får tävla om bästa offert enligt den avropande myndighetens specificerade behov. – I den här upphandlingen har vi inte utvärderat på pris. Vid avrop är det upp till leverantören att sätta ett pris på produkten som efterfrågas och det kan skifta beroende på kvantitet och geografiskt läge. Design, funktion och miljö har även utvärderats i Direktupphandlingen men därefter fick priset bli en tung parameter. Designkriterierna har utarbetats och anbuden utvärderats av tre inredningsarkitekter. Det är de skriftliga anbuden som har tjänat som underlag i utvärderingen. – Vi har tydligt angett i förfrågningsunderlag vilka designkriterier som skulle utvärderas. Våra experter har granskat alla anbud och satt poäng. Helhet ger enkelhet

Snabba avrop

Det är totalt tre möbelupphandlingar som blir klara under hösten, de går under beteckningarna Direkt, Design och Funktion samt Helhet. Anna Söderholm förklarar att den största skillnaden med årets nya avtal är av avropsteknisk karaktär. Enligt lagen om offentlig upphandling från 2008 måste ramav-

Vad är design?

Stefan Persson, ramavtalsansvarig på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet.

Statens inköpscentral håller som bäst på att utvärdera det tredje avtalsområdet, som kallas Möbler Helhet. På avtalet ska företagen kunna leverera alla huvudsakliga delar av kontorsmöblemang, såsom skrivbord, kontorsstol och förvaring som ett minimum. Om de sedan dessutom kan erbjuda konferensmöbler eller andra produkter som kunden efterfrågar så kan de inkludera de också. Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

Tanken är att tillgodose myndigheternas behov när ett flertal arbetsplatser ska inredas från grunden. Detta är ett tydligt önskemål som uppkommit i arbetet med upphandlingen. – Tidigare har avtalen delats upp på produktområden så att olika företag har levererat skrivbord, stolar, förvaring osv. Det blir då både tidskrävande och logistiskt komplicerat för den myndighet som behöver lägga en stor beställning. Att kunna få en leverans från en och samma leverantör har varit ett konkret önskemål inför upphandlingen och därför har vi utformat det här avtalet som vi kallar Helhet, förklarar Anna Söderholm. Trender och teknik

Under arbetet med möbelupphandlingen har de fått en viss inblick i trender på möbelmarknaden. – Vi kan se vissa trender, till exempel får varje enskild person allt mindre yta att sitta

på och kontoren får allt färre väggar. Dessutom ser vi nya typer av kontorsytor, små avkopplingsmiljöer dit man tillfälligt kan ta med sin dator för att jobba, säger Stefan Persson. – Vi kan också se att distansmöten med teknikens hjälp ökar, och till det behövs vissa typer av möblemang, säger Stefan Persson. Dessa trender leder bland annat till större efterfrågan på ljudabsorberande material, plattor och textilier, något som också kommer att finnas på ramavtalen.

Att upphandla produkter som så många har åsikter om och att hitta avropsformer som passar alla har varit den största utmaningen, enligt Anna Söderholm. – Det är därför vi har valt att upphandla tre olika ramavtal. Det ska bli spännande att se hur det utvecklar sig. Ingen har tidigare gjort en ramavtalsupphandling för möbler enligt den här modellen. Det har gjorts flera stora ramavtalsupphandlingar av möbler men de har allihop valt att teckna avtal med endast en leverantör, säger Anna Söderholm. Malin Ulfvarson

Hög kvalitet

Totalt inkom 27 anbud i Direktupphandlingen och 32 i Design och Funktion. – Anbuden som har kommit in har varit av hög kvalitet, jag tror att en bidragande orsak är förfrågningsunderlaget – vi har varit väldigt tydliga med vad vi frågar efter och vad vi utvärderar på, säger Anna Söderholm.

Omsättningen för de tidigare fem ramavtalen inom möbelområdet 2008: 330 miljoner kronor 2009: 350 miljoner kronor 2010: 375 miljoner kronor

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

FOKUS: KREATIVA KONTOR

Genom att samföra teknologi av högsta klass med insikten om människors behov inom både ljus och ljud, hoppas man skapa en miljö som attraherar, motiverar och inspirerar människor.

Levande rum med textil som lyser LED-lampor integrerat med ljuddämpande paneler ger en helt ny typ av lösningar med möjligheter att använda en ny typ av ljusskälla för ljussättning. Tillsammans har Philips och Kvadrat Soft Shells tagit fram en produkt som hjälper till att förbättra inomhusmiljöer genom både belysning och ljuddämpande ytor.

jus spelar en fundamental roll för vårt välbefinnande men också för att skapa rätt atomsfär för varje givet tillfälle. Philips är världsledande inom området hälsa, livsstil och ljus och förenar teknik och design i lösningar som sätter människan i centrum som grundar sig på förståelse för individen. Därför har man utvecklat en serie lösningar som kan anpassas för att skapa ett brett spektrum av sinnesstämningar. – Våra ljuslösningar ger användaren otaliga möjligheter att skapa effekter och atmosfärer och tillsammans med Kvadrat Soft Cells kan vi nu garantera att en stämningsskapande belysning förstärks med en ljuddämpande effekt, säger Leon van de Pas, General Manager, Large Luminous Surfaces på Philips.

Samarbetar kring ljus och ljud

Kvadrat ambition är att flytta gränserna för textildesign och företaget har en tradition av samarbete med världsledande designers att utveckla högkvalitativa textiler och textilrelaterade produkter för offentliga platser och hemmet. För en tid sedan presenterade företaget tillsammans med Philips ett samarbete för att förbättra inomhusmiljöer genom integrerad ljud och ljussättning. De båda företagen samför teknologi av högsta klass med insikten om människors behov inom både ljus och ljud, allt för att skapa en miljö som attraherar, motiverar och inspirerar människor. – Vi har båda ambitionen att utveckla lösningar med en positiv inverkan på människors välbefinnande. Genom samarbetet har vi utvecklat en dekorativ ljuddämpning som

ger rum nytt liv, säger Henrik Holm, Managing Director Kvadrat Soft Cells. Bra atmosfär på arbetsplatsen

Integrerade LED-lampor och ljudabsorberande paneler skapar dessutom nya möjligheter, inte minst för detaljhandeln, där tekniken möjliggör en mer dynamisk visualisering av produkter. Ljudabsorberande paneler är också särskilt lämpade för arbetsplatser där de ger en behagligare miljö. Katarina Petersén Nielsen, Källa: Philips

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

Ditt förmånligaste avrop på SKL- och Stockholms Stad-avtalet Ergonomi, funktion och innovativ design till bra pris är drivkraften för Officeline. Sedan starten 1984 har vi målmedvetet arbetat med att utveckla och skapa ett bättre sittande, något som visat sig betydelsefullt för att minska risken för arbetsskador. Med Officelines breda utbud och det lägsta priset på SKL och Stockholms stads avtal för arbetsstolar, är vi det självklara valet när det är dags för inköp. Vi möter era krav och levererar skräddarsydda lösningar efter era behov, alltid monterat och utan onödigt förpackningsmaterial för minsta möjliga miljöpåverkan. www.officeline.se

UPPHANDLING

Svårt att upphandla leverantörsinspektioner Det är både dyrt och relativt komplext att upphandla leverantörsinspektioner. Miljöstyrningsrådet erbjuder vägledning, men en enklare väg kan vara SKL Kommentus samordnade upphandling.

Thomas Idermark, VD på SKL Kommentus Inköpscentral.

En viktig del i inspektionen är att ge leverantören god återkoppling så att de får en chans att förbättra sin verksamhet. 46

e upphandlande myndigheter som ställer krav på miljöhänsyn eller sociala villkor på sina leverantörer bör vara beredda att kontrollera att de verkligen följer kraven. Men inspektioner kan vara dyra vilket gör att mindre kommuner inte alltid har de ekonomiska förutsättningarna. Att till exempel följa upp textiltillverkarens produktion i upphandlingen av sjukhustextilier är kostsamt. – Kostnaden för en enskild uppföljningsrevision har tidigare landat på cirka 100 000125 000 kronor och till det kommer kommunens kostnad för upphandlingen, säger Thomas Idermark, vd på SKL Kommentus Inköpscentral. Dessutom handlar det inte sällan om utländska leverantörer vilket gör att arbetet med uppföljning kan vara svårt för en enskild kommun att bedriva. Thomas Idermark menar att leverantörsinspektioner lämpar sig särskilt bra för samordnad upphandling, eftersom det kräver specifik kunskap hos upphandlaren och dessutom kan samma tjänst enkelt användas av flera kommuner, vilket därmed ger stora samordningsvinster. Abonnera på avtalet

SKL Kommentus förstudie visar att det finns bred konkurrens, både nationellt och internationellt när det gäller leverantörsinspektioner. När sista anbudsdag gick ut i september i år hade cirka 40-50 kommuner

anmält intresse sig, men fler väntas gå med efterhand. Genom den samordnade upphandlingen kommer kommunerna att abonnera på tjänsten. Kommunen betalar 20 000 kronor i abonnemangsavgift plus 25 öre per invånare i kommunen. – För en normalstor svensk kommun innebär det en årskostnad på totalt cirka 23 000 kronor. Avgifterna läggs samman i en stor pott som vi handlar upp revision för. Genom detta upplägg kan vi pressa revisionskostnaderna. En styrgrupp kommer att årligen besluta vilka revisioner som ska genomföras utifrån hur stor budget som finns att tillgå, säger Thomas Idermark. Alla rapporter läggs sedan i en databas och de som abonnerar får ta del av materialet. En kompass för den enskilde

För den som planerar att genomföra en egen upphandling av leverantörsinspektioner finns det viss vägledning genom Miljöstyrningsrådets CSR-kompass. Miljöstyrningsrådet är ett bolag som ägs gemensamt av svenska staten och näringslivet och CSRkompassen är ett hjälpmedel för offentliga upphandlare och privata inköpare att ställa sociala krav – och följa upp dem. Redan innan man avtalar om att en inspektion ska genomföras bör man fundera över hur eventuella avvikelser mot kraven ska hanteras – och av vem. Ett sätt är att göra leverantörsinspektören delaktig och låta dem ge förslag på hur eventuella avvi-

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

UPPHANDLING

kelser ska hanteras i en handlingsplan. De mest kritiska avvikelserna, som exempelvis en blockerad nödutgång, bör åtgärdas direkt på plats medan mer systematiska avvikelser kan hanteras i en handlingsplan. En viktig del i inspektionen är att ge leverantören god återkoppling så att de får en chans att förbättra sin verksamhet. Bestäm i förväg vem som ansvarar för det. Om inspektionen upptäcker brister i sådan omfattning att det finns fog för att bryta kontraktet är dock detta inget som kan delegeras till leverantörsinspektören, det beslutet måste tas av den upphandlande organisationen.

sociala krav i samband med upphandlingar. Konkurrensverket är generellt kritiskt till att ställa långtgående krav, och menar att man behöver analysera om miljökrav, eller sociala krav, kan uppnås mer effektivt på annat sätt än via offentlig upphandling. Men om man nu ändå ska ställa krav – se då till att följa upp dem. – Det är viktigt att de som ställer krav på till exempel miljöhänsyn eller sociala villkor också ser till konsekvenserna. Till exempel måste det finnas system för att kontrollera att kraven verkligen blir uppfyllda, menar Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom. Malin Ulfvarson

Aktörer är oense

Hur miljökrav och sociala hänsynstaganden ska formuleras i samband med offentlig upphandling är en ständigt debatterad fråga. Miljöstyrningsrådet ger vägledning och bryter ny mark genom sina upphandlingskriterier. Det blir dock inte enklare för upphandlare när offentliga aktörer är oense om i vilken utsträckning man få ställa miljö- och

Fabrikskontroller Leverantörsbesök bör alltid genomföras av en extern oberoende part, s k auditörer. Kontrollen bör innefatta mer än fabriksbesök med fokus på synliga fel. Inkludera intervjuer med anställda, ledning och andra organisationer, t ex fack och NGOs. Begär insyn i löneutbetalningar, arbetskontrakt och arbetstider. Även i rutiner, praxis och dokumentation om utbildning av anställda. För mer information och råd vid leverantörsbesök kan ni besöka SMETA, som innehåller best practice för leverantörsbesök och kontroll. http://www.sedexglobal.com/ ethical-audits/smeta/CSR-kompassen Källa: Miljöstyrningsrådet

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

SWEPOS® Nätverks-RTK-tjänst erbjuder navigeringsstöd och positionering i realtid med centimeternoggrannhet. RTK-korrektioner sänds idag via GSM och GPRS och används för t.ex. detaljmätning, utsättning, datainsamling för GIS, förrättningsmätning och maskinguidning. Om det räcker att du får positionen i efterhand kan du skicka in dina observationsdata till SWEPOS beräkningstjänst. ĩ ǶǸǼĵǼǹ ǹǽ ǻǹ Ŝ ªĩ ǶǸǼĵǼǻ ǺǸ ǽǻ Ŝ ¥© ¢¡¥ļ ħ¥ Ŝ ©©©ħ¥© ¢¡¥ħ ¡

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

UTSTÄLL A eFörvalt RE PÅ ningsda garna

“ DE T Ä R V I S O M HJÄLPER

LEVERERA

AT T

VÅRA

MEDBORGARE

BÄTTRE TJÄNSTER TILL

OCH MIN SKA KOSTNADERNA FÖR OFFENTLIGA INSTITUTIONER

“

DISCOVER YOUR EXPERTS’ NETWORK

w w w.se.capgemini.com

Vi är 115 000 medarbetare i 40 länder med en bred erfarenhet av att hjälpa stora organisationer. Våra experter har alla ambitionen att hjälpa dig ta fram de lösningar som krävs för att uppnå dina mål. Capgemini har utvecklat ett unikt sätt att samarbeta, vi kallar det the Collaborative Business Experience™. Låt våra experter och din organisation tillsammans utveckla lösningar som ger ett hållbart värde för just din verksamhet. Vi ser fram emot att träffa dig på e-förvaltningsdagarna, välkommen till Capgeminis monter.

UPPHANDLING

Inköpscentralen upphandlar i eget namn När SKL Kommentus Inköpscentral börjar göra samordnade upphandlingar i eget namn följer stora förändringar. Upphandlingschef Helena Rom framhåller enklare administration, och tonar ned den eventuella effekten på konkurrensläget.

är vi ringer upp Helena Rom, upphandlingschef på SKL Kommentus Inköpscentral, SKI för en telefonintervju avslutar hon samtidigt ett planeringssamtal med en kollega. Hon ursäktar sig och berättar att arbetstrycket är högt just nu när resurserna för 2012 ska planeras. – Det är många tunga uppdrag som ska utföras nästa år och en upphandling görs inte på en kvart som du vet. Vi kommer bland annat att behöva rekrytera några upphandlare, berättar hon. Hur många kan hon ännu inte svara på, och hon tillägger att de även ser över hur man kan hjälpa varandra internt i arbetet. – Vi samarbetar nära, vi litar på varandras kompetens och hjälper varandra. Vi har både konsulter med bred kompetens som kan ta sig an komplexa upphandlingar med kort startsträcka, och så har vi specialisterna som kompletterar med sin expertis. Helena Rom rekryterades till SKI i somras och hon kommer närmast från tjänsten som upphandlingschef i Solna stad. Hon är ett bekant namn bland offentliga upphandlare eftersom hon sedan något år sitter i styrelsen för Sveriges Offentliga Inköpare. – Det är oerhört kul att komma till en arbetsplats där man pratar samma språk, där alla har en gemensam kompetens i ämnet. Så är det inte ute i kommunerna, framförallt inte de mindre kommunerna, där en upphandlare ibland får kämpa för att informera om de förutsättningar som lagen ger när det kommer till inköp.

Stora förändringar

SKI bildades vid årsskiftet 2011 vilket innebär relativt stora förändringar i verksamheten. De så kallade ombudsupphandlingar som man hittills genomfört, på uppdrag av kommuner och landsting, kommer allteftersom att sjunka i andel till förmån för de ramavtal som Inköpscentralen tecknar i eget namn. Fortfarande är naturligtvis kommuner och landsting målgruppen för ramavtalen och när inköpscentralen tecknar avtal i

Helena Rom, upphandlingschef SKL Kommentus Inköpscentral

eget namn minskar en stor administrationsbörda. – Vi för ett internt resonemang kring frågan, men min uppfattning är att ombudsupphandlingarna inte längre lönar sig att genomföra eftersom administrationen är för tidskrävande. Hon berättar om den senaste erfarenheten, elbilsupphandlingen, där så många organisationer deltog och det tog minst två månader att samla in alla tilldelningsbeslut. – Vi fick ligga på och jaga in de sista dokumenten. Istället kommer det framöver bli möjligt för angivna upphandlande myndigheter att börja avropa successivt från ramavtalen. – Min uppfattning är att det underlättar för alla, både för upphandlande myndigheter, för oss och för leverantörerna genom att vi nu också är avtalspart. Om till exempel en leverantör missköter sig kan vi gå in och agera på eget initiativ vilket gör avtalshanteringen betydligt mer effektiv, säger Helena Rom. Osund konkurrens?

Bildandet av SKL Kommentus Inköpscentral innebär inte bara stora förändringar

för den egna verksamheten utan även för konkurrenssituationen i stort. När samtliga kommuner och landsting, utan föregående administration, kan börja avropa successivt från avtalen borde det rimligtvis leda till större och färre upphandlingar i landet? Men Helena Rom tonar ner betydelsen av de nya rutinerna. – I en kommun är minst hälften av upphandlingarna produktspecifika avtal som inte är möjliga att avropa på ett ramavtal. Vidare är olika produkter och tjänster mer eller mindre lämpade för nationella, regionala alternativt lokala upphandlingar. Hon påtalar att det är viktigt även för inköpscentralen att marknaden behåller en sund konkurrens. – Vi gör alltid noggranna överväganden på affärsmässig grund, och vi delar ofta upp avtalen på regionala områden – inte sällan på väldigt lokal nivå. En annan faktor som avgör om ramavtalen lämpar sig för alla kommuner är vilken typ av beställningssystem de använder. Förutsättningarna är väldigt olika mellan kommuner med e-handelslösningar och de som ännu inte har sådana system. – Jag är övertygad om att vi stärker konkurrensen genom att mera upphandlas, och under ökad konkurrensutsättning, säger Helena Rom. Positiv till översyn

Samtalet svänger även in på den pågående europeiska översynen av upphandlingsdirektiven. – De signaler jag har fått är jag väldigt positiv till. Dagens lagstiftning är i och för sig bra på många sätt, men jag som praktiker tycker att det finns ett alldeles för stora krav på att allt i upphandlingen ska vara klarlagt från start. Det ställer extremt stora krav på att en upphandlare ska kunna förutse varenda liten detalj. En ökad förhandlingsmöjlighet skulle göra att vi kan träffas och prata och lösa situationer i ökad dialog med leverantören. Jag ser väldigt positivt på en sådan möjlighet. Malin Ulfvarson

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

EKONOMI

g i t f a r k s n e Konkurr

P P O T I E R A T L A V R Ö F L A T I P A K Kapitalförvaltningen utgör en viktig del av Kammarkollegiet. Det gäller dock att hävda sig mot banker och andra kapitalförvaltare som slåss om kunderna. Vad är det som gör att denna anrika myndighet fortsätter att rankas mycket högt bland svenska kapitalförvaltare?

ekonomiredovisning, backofficetjänster och middleofficetjänster, berättar Leif Hässel. Styrelsens, fonddelegationens, medlemmar beslutas av regeringen och består av sex professionella aktörer med mycket goda meriter inom finanssektorn. Ordförande i fonddelegationen är Kammarkollegiets generaldirektör Claes Ljungh. Leif Hässel har själv ett gediget CV som bidrar till Kapitalförvaltningens framgångar. Med en bakgrund helt inom finans och förvaltning av främst ränteplaceringar, valuta och fastigheter har han en bred kompetens. – Jag har även arbetat med allokering mellan tillgångsslag och skrivit två böcker inom finans. Leif Hässel har tidigare haft arbetsgivare som Fjärde AP-fonden, SEB, TryggHansa, Alfred Berg och Riksbanken.

ammarkollegiet förvaltar aktier och räntebärande värdepapper på samtliga kapitalmarknader i världen genom kvalificerad och oberoende kapitalförvaltning till små och stora kunder. – Våra kunder finns inom den statliga och kyrkliga sfären det betyder att vi inte får approchera kommuner och privata kapitalägare, säger Leif Hässel, chef för kapitalförvaltningen, Kammarkollegiet. Det måste alltså finnas en statlig eller kyrklig koppling, vilket ibland leder till att förvaltningen får fråga regeringen om de kan ta kunden eftersom vissa bolag ligger i den grå zonen. Kammarkollegiets kapitalförvaltning är lika konkurrensutsatta som privata kapitalförvaltare och konkurrerar med bland annat bankerna om samma kundsegment. För närvarande har kapitalförvaltningen cirka 450 kunder.

Ledande inom etik och miljö

Förvaltningsform efter önskemål

– Vi förvaltar kunders kapital dels i samägd form i så kallade konsortier vilket fungerar precis som vanliga investeringsfonder eller bankfonder men även i form av diskretionära mandat, fortsätter Leif Hässel. Vad gäller diskretionära mandat är det kunden själv som bestämmer placeringspolicyn. Totalt förvaltar kapitalförvaltningen närmare 140

För oss är det viktigt att fortsätta arbeta efter våra etiska och miljömässiga värderingar. 50

Leif Hässel, chef för kapitalförvaltningen på Kammarkollegiet.

miljarder kronor, varav cirka 14 miljarder är i konsortier och cirka 125 miljarder diskretionärt. Förvaltning är långsiktig i den bemärkelsen att man förväntar sig slå ett index över tiden men inte nödvändigtvis varje månad. Med ett brett utbud av tjänster i kombination med kunniga medarbetare rankas kapitalförvaltningen sedan många år i topp bland svenska ränteförvaltare. En erfaren organisation

En av förvaltningens styrkor är de erfarna medarbetarna. – Vi är 26 anställda totalt som arbetar med fyra huvudtjänster; kapitalförvaltning,

Kapitalförvaltningens reviderade policy inom miljö och etik innebär tuffare krav och högre integrering i investeringsprocessen. Detta bidrar också till deras redan ledande position bland annat genom konventioner om miljö, mänskliga rättigheter, arbetsrätt och anti-korruption. – För oss är det viktigt att fortsätta arbeta efter våra etiska och miljömässiga värderingar. En uppdaterad policy är därför ett kvitto på att vi regelbundet utvärderar vår arbetsrutin, säger Leif Hässel. Två gånger per år får Kammarkollegiet en rapport från en extern rådgivare som har tittat på hur de fastställda kriterierna och konventionerna efterföljs. Kapitalförvaltningen väljer numera att på ett tydligare sätt bygga in policyn i investeringsprocessen eftersom företag som prioriterar etik och miljö bedöms kunna leverera högre långsiktiga vinster vilket gynnar aktiekurserna.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

EKONOMI

För att behålla sin ledande position på marknaden arbetar kapitalförvaltningen hela tiden för att utveckla förvaltningskonceptet så att de kan möta kundens nya behov. – Vi har effektiviserat vårt affärs- och ekonomisystem så våra tjänster är både bättre och effektivare. Vår fokus ligger alltid på att sätta kundens behov i fokus och ge mervärden i form av god avkastning, bra rapportering och kvalitativ service, avslutar Leif Hässel.

Räntekonsortiet avkastning mot index 1997-2011 (aug)

Stina Rangmar

Kammarkollegiets resultat i förhållande till genomsnittlig förvaltning.

Inte för rutinuppdrag. Men när det verkar omöjligt.

Inte för rutinuppdrag. Men när det verkar omöjligt. Connecta är ett svenskt konsultbolag som åstadkommer bestående verksamhetsförändringar. Ibland mot alla odds. För det är när problemen känns mer eller mindre omöjliga som vi brukar komma in i bilden. Förmågan att leverera oväntade lösningar på komplexa problem har gett oss många spännande uppdragsgivare bland Nordens större organisationer. Dessutom har det visat sig attrahera många av Sveriges bästa konsulter – de som drivs av att kombinera affärsstrategi, genomförandekraft och informationsteknik för att nå den bästa lösningen. Gärna på problem som till en början verkar olösbara. När får vi hjälpa dig? Nyligen rankades vi som nr 1 i Kammarkollegiets upphandling av konsulter inom verksamhets- och organisationsutveckling. Hör gärna av dig så berättar vi mer. Lösning #9: ”Slutgissat” Ett av våra till synes omöjliga uppdrag.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Läs mer på www.connecta.se

UT eFörvalt STÄLLARE PÅ ningsda garna

Vi kan ta hand om hela din posthantering. Om du vill effektivisera arbetet och sänka dina kostnader finns det ofta en genväg – gör mindre. Vi kan hjälpa dig med alla typer av intern postservice, från utdelning av dagens post till hämtning och frankering av utgående post. Vi kan ta hand om hela ditt interna postflöde mellan olika avdelningar, vilket ger spårbarhet av posten ända fram till slutleverans. Även om din verksamhet är spridd runt om i stan (eller till och med i olika kommuner) så inkluderar vi alla avdelningar i vår internpostservice. Låt oss på Posten se över din posthantering så sparar du både tid och pengar. Läs mer på posten.se/postservice.

EKONOMI

Kommun döms till högt skadestånd Landskrona kommun har av hovrätten blivit dömd att betala 50 miljoner kronor i skadestånd, för en brand som en LVU-omhändertagen tonåring startade. Den egna ansvarsförsäkringen täcker endast 30 miljoner.

en 2 december 2002 startar en tonåring en brand i ett varuhus i Landskrona. Elden totalförstör varuhuset och försäkringsbolagen If respektive Zurich går in och ersätter fastighetsägaren samt butiksföreståndaren. Men ärendet stannar inte där. Försäkringsbolagen menar att tonåringen var kommunens ansvar, som därför bör betala skadestånd. If och Zurich får rätt i tingsrätten och kommunen överklagar till hovrätten som går på samma linje, och slår fast att Landskrona stad ska betala 50 miljoner kronor i skadestånd. Enligt domen är kommunen ansvarig för skador som orsakas av en person som är omhändertagen enligt lagen om vård av unga, LVU. De ekonomiska effekterna gör att Landskrona stad blir skyldiga att betala nära 95 miljoner kronor. – I summan ingår tre poster. Det är skadeståndet samt kostnader för såväl rättegången i tingsrätten som hovrätten. Detta hamnar på cirka 54 miljoner kronor. Resterade 40,5 miljoner är samtliga räntekostnader som uppstått under den segdragna tvisten, säger Per-Mikael Svensson, ekonomichef på Landskrona kommun till Sydsvenskan.

Landskrona hamn. Foto: CC some rights reserved by Jorchr.

Därför utarbetade vi en kompletterande ansvarsförsäkring. Tilläggsförsäkringen tecknas som ett katastrofskydd ovanpå kommunens befintliga försäkring, och i händelse av att de blir skadeståndsskyldiga i ett sådant här fall och beloppet överstiger utbetalningen från den vanliga försäkringen, då faller extraförsäkringen ut. – Premien för tilläggsförsäkringen är låg, därmed hamnar den under direktupphandlingsgränsen, och kommunen behöver inte riva upp sin befintligt upphandlade försäkring, säger Magnus Ekblad.

Räcker försäkringsskyddet?

Andra incidenter

Av dem täcker den egna försäkringen endast 30 miljoner kronor. – De flesta mindre och medelstora kommuner har ofta ett försäkringsskydd för allmänt ansvar med försäkringsbelopp mellan 10 och 50 miljoner kronor, säger Magnus Ekblad från försäkringsförmedlaren Willis. – När vi såg tingsrättsdomen från Landskrona förra året tänkte vi att det här är något som kan komma att drabba fler kommuner.

I fallet med Landskrona anklagades kommunen för bristande tillsyn, men försäkringen täcker även andra typer av skadeståndsanspråk för sak eller personskada, till exempel en läktare som brakar på en arena eller skadeståndsanspråk vid incidenter föranledda av bristande tillsyn och kontroll över hyrda lokaler. Försäkringen startade vid årsskiftet och löper på kalenderår och kommunerna teck-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

nar en andel i avtalskonstruktionen. Det är ett öppet avtal som tillåter kontinuerlig anslutning. – Premien beror av antalet invånare och i starten har vi satt ett tak på 200 000 invånare. Gnuggar försäkringsbranschen sina händer i glädje över den här domen och tycker att den öppnar upp stora möjligheter att skicka skuldbördan vidare? – Försäkringsbranschen bevakar ständigt rättsutvecklingen och kommer givetvis se över möjligheten till att återkräva skadeutlägg vid liknande händelser i framtiden. En fällande dom i högre instans ökar givetvis möjligheten att nå framgång, förklarar Magnus Ekblad. Än är ärendet inte avklarat. Före sommaren beslutade kommunstyrelsen i Landskrona att begära överprövning till nästa instans – Högsta domstolen. Idag har Landskrona stad utökat sitt försäkringsbelopp jämfört med 2002. Malin Ulfvarson

-ILJyViNLIGIHNGEkTR I PRISET

BIC Ecolutions™ Clic Stic™ Kulspetspenna Färg: Blå. Svart Tillverkad av 62% återvunnet material - 2 km skrift

BIC Ecolutions™ Round Stic™ Kulspetspenna Färg: Svart. Blå Tillverkad av 74% återvunnet material

BIC Matic Ecolutions™ Stiftpenna 0,7 mm Färg: Blå. Grå. Grön Tillverkad av 76% återvunnet material - 3 stift á 90 mm - 10 km skrift

NF Environnement är den ofﬁciella franska miljömärkningen för skrivprodukter. Den tilldelas produkter som har reducerat miljönpåverkan och bibehåller likvärdig prestationsförmåga som tidigare. Användningen av de produkter som bär märkningen NF Environment samt de som är märkta med den europeiska miljömärkningen, bidrar till ansvarsfullt ekologiskt konsumentbeteende. www.bicecolutions.com

EKONOMI

På jakt efter försvunna intäkter lor upp. Alla dokument som inte passar in i den förutbestämda mallen kan ge upphov till felaktigheter. Undermåliga leverantörsfakturor gör att inte ens utgångsmaterialet är rätt. – Den mänskliga faktorn är ofta en bidragande orsak till de fel som uppstår, fortsätter Rosmarie Preuss. Det kan handla om okunskap eller att vi blir lite ”hemmablinda” men också tidsbrist eller brist på övergripande kännedom om verksamheten. När större enheter ska hantera ekonomi och redovisning för många avdelningar så kommer personalen per automatik längre bort från själva kärnan i verksamheten.

På grund av felaktigheter i bokföring eller ekonomisystem försvinner årligen stora summor från företag och organisationer. Det kan till exempel handla om momsbelopp som borde återbetalas, dubbelbetalning av leverantörsfakturor eller glömda rabatter.

öretaget Qvalia har som affärsidé att hitta och återföra dessa pengar till sina kunder, en tjänst de kallar berikande revision. De arbetar uteslutande på provision vilket betyder att deras tjänst inte kostar något om de inte hittar några felaktigheter. Att anlita dem blir garanterat en vinstlott. Qvalia deltog nyligen vid Ekonomidagarna i Örebro, en mässa för offentlig sektor och höll där ett mycket uppskattat seminarium. – Vi försökte på ett enkelt sätt beskriva dagens moderna ekonomiprocesser och vilka misstag som gömmer sig där, berättar marknadschef Rosmarie Preuss. Tyvärr är felaktigheter ganska vanliga och hos stora företag, kommuner eller landsting kan det årligen handla om ansenliga summor.

Därför blir det fel

Många faktorer spelar in och gör ekonomiarbetet komplicerat. Personalomsättning, omorganisering, stort leverantörsregister och systembyten är några vanliga felkällor. Momslagstiftningen en annan. Eftersom offentlig sektor till stor del är momsbefriad, men sällan helt, så är det lätt för ekonomipersonalen att göra fel. – När det handlar om offentlig sektor finns det ännu en parameter att ta ställning till och det är momskompensationssystemet, säger Rosmarie Preuss. Inom det området upptäcker vi ofta intäkter som annars skulle ha gått förlorade. Den kommunala verksamheten är också oerhört diversifierad

Inte alltid av ondo

Utnyttja era misstag – de kan leda till något långt mycket bättre, säger Rosmarie Preuss från Qvalia.

vilket gör det hela extra komplicerat. Jag vill påstå att ekonomipersonal inom offentlig sektor står inför fler utmaningar i arbetet än personal inom det privata näringslivet. Ändra rutinerna

Norrtälje kommun beställde förra året en genomgång av kommunens leverantörsfakturor samt hantering av moms och övriga skatter. Redovisningschef Lena Stockman berättar: – Vi känner själva att vi inte har tillräcklig kompetens på momsområdet alla gånger, säger hon. Vi behandlar till exempel både tjänster och varor från utlandet, både inom och utanför EU. Om vi kan identifiera var eventuella fel uppstår så får vi också en möjlighet att ändra på våra rutiner framöver. Efter genomlysningen av våra transaktioner har Qvalia tagit fram en checklista som ska förenkla vårt arbete. Fel kan uppstå i alla organisationer och det finns inga perfekta ekonomisystem. På grund av automatiseringen dyker nya felkäl-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Att hitta felaktigheter i redovisningen är inte nödvändigtvis av ondo, det finns viktiga lärdomar att dra av de misstag som gjorts. Att sedan få tillbaka pengar som man inte vetat om är så klart bara positivt. Det viktigaste brukar dock vara kvalitetssäkringen som görs efter en revision – att jobba med förbättringar och skapa en medvetenhet om att dessa fel kan uppstå. Skulle Qvalia mot förmodan inte upptäcka några fel och alltså inte hitta några efterlängtade och dolda intäkter så är man lika glad för det. Det visar ju att ekonomiavdelningen gjort rätt från början. Tina Sjöström

Fel kan uppstå i alla organisationer och det finns inga perfekta ekonomisystem. 55

EKONOMI

Erik Thedéen öppnade Ekonomidagarna Sedan 1991 har ekonomer, revisorer och beslutsfattare samlats i Örebro för att ta del av aktuella seminarieprogram med tongivande experter, forskare och politiker som medverkande. Ekonomidagarna arrangeras på uppdrag av Akademikerförbundet SSR.

ffentliga Affärer passade på att byta två ord med statssekreterare Erik Thedéen från Finansdepartementet alldeles inför hans öppningsanförande på Ekonomidagarna i Örebro. Med tanke på den senaste tidens finansiella turbulens får du väl justera dina tal varannan dag? – Jag brukar justera mina tal, om inte annat för att det ska vara roligt att lyssna på. Idag ska jag prata om krisens förlopp och vad som är aktuellt framöver. – Den pågående ekonomiska krisen berör främst Sveriges nationella ekonomi, men vi har ett par intressanta utredningar på gång som rör den offentliga sektorn. Dels gäller det förslaget på ändringar i utjämningssystemet, som nu är på remiss. Där har regeringen inte tagit ställning i frågan än. – Den andra utredningen som väntas nu i höst ser över hur vi kan göra den offentliga ekonomin mer konjunkturstabil. Utredningen har troligtvis många spännande förslag att presentera. Erik Thedéen höll ett informativt och intressant föredrag där han placerade Sveriges ekonomiska situation i ett globalt perspektiv och beskrev hur det hänger samman.

Sveriges röst i EU har stärkts

Pierre Schellekens, chef för EU-kommissionen i Sverige har haft en tuff sommar berättade han under sitt anförande. Det är förstås den ekonomiska situationen i Europa som tagit hans tid. Den 21 juli höll medlemsländerna i EU ett extrainkallat toppmöte för att diskutera hur man ska hantera krisen. – Medlemsländerna är villiga att fatta de beslut som krävs för att komma till rätta

med problemen. Vår vilja att försvara eurozonen är näst intill obegränsad, sa Pierre Schellekens. Resultatet kommer att bli en betydligt mer samordnad av medlemsländernas ekonomiska politik. – År 2008 hade de här förslagen inte kunnat läggas fram, men nu är vi nästan framme vid beslut. Det är alltså stora steg som tas, sa han. Han kunde också berätta att EU-kommissionen under sommaren har lagt ett budgetförslag. – Det är inte en optimal tid att lägga budgetförslag, men vårt förslag innebär inga ökningar av EUs utgifter. På frågan om varför de rikare EU-länderna ska betala för andra medlemsstaters misstag svarade han: – EUs budget är ett utslag av solidaritet. Det kommer alltid att finnas medlemsstater som bidrar mer än andra. Hållbar ekonomi

Moderator för Ekonomidagarna var Annika Dopping, föreläsare, programledare, journalist och författare. Hon har sedan många år ett särskilt intresse för hållbarhetsfrågor, något som även kan appliceras på ekonomi. – Skakiga ekonomier i vår omvärld ökar sårbarheten globalt och oroande många tänker kortsiktigt. Hållbarhetsperspektivet på ekonomi är allas vårt ansvar, inte minst för framtida generationer som ofta prioriteras bort, säger Annika Dopping. – Vi använder också slentrianmässigt trubbiga begrepp som BNP för att mäta välstånd, fastän man därmed felaktigt värderar destruktiva händelser som till exempel olyckor, naturkatastrofer och exploatering

av ändliga naturresurser med samma positiva måttstock som hållbara insatser, tillägger hon. En nationell pensionsstiftelse

Lena Bäcker pratade under Ekonomidagarna i Örebro om de stora ekonomiska utmaningar som kommuner och landsting brottas med de kommande åren. I publiken, som var utrustad med röstningsenheter, svarade 44 procent att just pensionsskulden var den fråga som oroade dem mest. – Vi är det enda landet i norden som inte har inrättat en nationell pensionsstiftelse. De står inte inför samma problem som vi gör. Orsaken till varför det inte gjorts trodde Lena Bäcker var att det inte finns någon i kommunsektorn som har tagit initiativ till att lyfta frågan. Moderatorn Annika Dopping bad om en spontan handuppräckning och nära hälften tyckte att idén kan vara god. I övrigt hade Annika Dopping mentometrar som verktyg för att kommunicera med publiken under konferensdagarna. Något som var mycket uppskattat och gav spännande interaktion. Malin Ulfvarson

Skakiga ekonomier i vår omvärld ökar sårbarheten globalt.

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

Annika Dopping

Panelsamtal

Lena Bäcker

Ekonomidagarna i Örebro 2011

Pierre Schellekens

Mentometerfråga

Underhållning

LEDARSKAP

NAMNKUNNIGA KUNSKAPSDAGAR I slutet av augusti samlades ett par hundra chefer för att fördjupa sig i ledarskapets många sidor under Chefsdagarna. Flera intressanta talare stod på programmet, Arbetsmarknadsminister Hillevi Engström, motivationscoach Tina Thörner, debattören Joakim Jardenberg och den grävande journalisten Janne Josefsson var några av gästerna i Helsingborg.

rbetsmarknadsminister Hillevi Engström ser att hon kan göra en hel del för att stödja utsatta grupper in i arbetslivet, framförallt unga utan utbildning, utrikesfödda samt personer med funktionshinder, men i slutänden ligger det på de rekryteringsansvariga ute i verksamheterna att nappa på de möjligheter som erbjuds. Det var en direkt uppmaning till de drygt 120 verksamhetschefer som fanns på plats i publiken. – Det finns vinster att göra för alla parter, för den enskilde som får ett jobb, för arbetsgivaren som kan få anställningsbidrag och för samhället som får ytterligare en person att bli självförsörjande. På uppmaning gav hon även lite chefsråd. – Man bör inte ha för stort kontrollbehov, det är viktigt att lita på att medarbetarna klarar sina uppgifter. Se också till att må bra själv – för att vara en bra chef. Säg till dina medarbetare att tala om för dig vad du behöver veta – inte vad de tror att du vill veta. Hon pratade också om att ta ansvaret – att helt enkelt vara chef. – Man måste hålla medarbetarna bakom ryggen, det är jag som är ansvarig.

Om det blir fel

Orden kunde lika gärna varit Janne Josefssons. Han uppmanade cheferna att ta ansvar för verksamheten och medarbetarna när felaktigheter uppdagas. Och fel kommer alltid att begås. – Så länge det finns människor som fattar beslut om andra människor, så kommer det att begås misstag. Respekten för Janne Josefsson är stor, han berättar själv att det till och med har ställt

58 Hillevi Engström

till problem emellanåt. Som när han gick på en restaurang, och väntade misstänkligt länge på maten. Det visade sig att hela personalen hade smitit ut bakvägen. – Jag var på en bilverkstad för en tid sedan och när jag säger att jag vill ha en viss produkt får jag svaret att ”Nej, det vill du inte. Den är inte bra”. Och så tar han till och med ner skylten som marknadsför den här prylen. Det finns myndigheter som har tagit fram handböcker med titlar i stil med: Vad vi gör om Janne Josefsson knackar på dörren. Själv rekommenderar han cheferna som har något att dölja att ljuga. När publiken undrar om han verkligen menar det svarar han: – Ja, jag menar det. Men ni får se till att ljuga trovärdigt – annars ser jag till att ni åker dit. Janne Josefsson är ödmjuk inför sin egen och mediernas makt. En makt som på intet sätt är given. – Vi bestämmer vilka som är skurkar och hjältar. Vi är åklagare, domare och förrättare i ett. Vår egen maktfullkomlighet och stöddighet är en risk för vår egen framtid, säger han. Hans erfarenhet är att cheferna ofta upplever att han har en dold agenda när han knackar på dörren. – Och det är helt rätt – det har vi. Vårt arbete börjar nämligen i regel med att vi samlar in bevis för något som är fel, så när vi kommer för att göra vår intervju då vill vi ju gärna bekräfta vår tes. Han uppmanar därför cheferna i publiken att ställa krav på egna rättigheter, eftersom det händer att journalisterna begår misstag. – Det är min största rädsla att jag ska bli

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

LEDARSKAP

Joakim Jardenberg

Tobias Billström

som de makthavare som vi bevakar, som fattar beslut utan att se till individerna bakom. Bakom varje chef och makthavare finns ju också individer, med familjer. Även vi måste vara empatiska, säger Janne Josefsson. Retoriska knep

David Loid presenterade retoriska principer för att skapa förtroende och framgångsrikt övertyga lyssnare. Han påtalade till exempel vikten av att presentera sin information i rätt ordning. Vi känner oss ofta manade att inleda med vårt syfte – vår lösning på ett problem. Men med över 2000 års erfarenhet vet vi att det lönar sig att först bygga förtroende, identifikation och presentera problemet. – Om ni ska komma ihåg något från den här föreläsningen idag så är det att lösningen inte ska presenteras först, sa David Loid. Han höll en underhållande föreläsning med många belysande både bra och dåliga retoriska exempel. David Loid fördjupade sig i vikten av att bygga förtroende för sin publik – medarbetare eller vem det än kan vara vi vill påverka. Han konstaterade också att det inte går att överskatta vikten av identifikation. Även om vi tycker att vi ska bli bedömda efter prestation och inte efter utseende, så visar undersökningar att vi alltid tenderar att ge ett högre omdöme till personer som liknar oss. Socialchef fick pris

På kvällen hölls festmiddag och underhållning på Parapeten i Helsingborg, men dessförinnan samlades alla deltagare i Rådhusets vigselrum där borgmästare Carin Wredström hälsade alla välkomna. Under middagen delades Svensk Chefsförenings Stora Chefspris ut, som i år gick till socialchefen i Höörs kommun, Cecilia Grefve. Hon blev mycket rörd och tackade varmt sina medarbetare när hon fick ta emot 20 000 kronor i prispengar, att skänka till valfritt välgörande ändamål. Tobias Billström invigningstalade

Personalvetardagarna i Växjö firade 10-årsjubileum i år. Migrationsminister Tobias

Billström inledningstalade på Personalvetardagarna i Växjö. Han är tydlig med att vi behöver arbetskraftsinvandring till Sverige de kommande åren. – Sverige står inför det största generationsskiftet någonsin. Om vi ska ha råd med samma nivå av välfärd som i dag behöver arbetsutbudet öka med 300 000 personer under kommande decennier. Utan invandring behöver fler arbeta mer och längre. Med hjälp av arbetskraftsinvandring kan Sverige möta många av dessa utmaningar. Därför har vi öppnat upp Sverige för dem som vill flytta hit för att arbeta, säger han. En deltagare i publiken undrade om vi inte i första hand ska satsa på att minska arbetslösheten i landet? – Dagens glesbygd och offentlig sektor kommer att märka arbetskraftsbristen först. Det är inte nödvändigtvis så att den kompetens som efterfrågas finns bland den svenska arbetskraften. Träna på närvaron

Lars Hain, populär föreläsare och kursledare inom ämnet personlig utveckling, höll ett extra långt seminariepass med utbildning i mindfulness, eller medvetens närvaro på svenska. – Uppmärksamhetsträning leder till ett antal insikter hos utövaren som på sikt ger möjlighet till personlig utveckling. Den andra komponenten är olika meditationstekniker. Här finner man liggande, sittande, stående, gående meditation samt yoga/ qi gong. Även meditationsteknikerna bygger på uppmärksamhet och träning i uppmärksamhet. Det kan handla om teman kring andningen, nuet, kroppen eller kärleksfull omtanke till sig själv och människorna omkring en. Hela organisationen har nytta av att öva på närvaro i stunden. – För organisationer ser jag en rad fördelar – lägre sjukfrånvaro, kortare sjukskrivningstider, smartare medarbetare, öppnare medarbetare, bättre ledarskap, bättre ifrågasättande och hållbarare lösningar på organisationens alla plan, säger Lars Hain.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Janne Josefsson

Mindfulness får inte ses som en engångsföreteelse utan bör integreras i vardagen. Prisutdelning på Konserthuset

Förra året instiftades ett HR-pris som delades ut under Personalvetardagarna i Växjö. Bakom priset står Linnéuniversitetet, Växjö kommun och Akademikerförbundet SSR. Priset har fått sitt namn efter den första mottagaren av priset, Magnus Söderström, professor i pedagogik på Linnéuniversitetet. Vinnaren av priset ska ha gjort en betydande insats för HR i Sverige och i år Maria Löfgren Martinsson, universitetslektor i pedagogik vid Lunds universitet. Hennes avhandling, ”Högre utbildning och arbete med personal- och arbetslivsfrågor, om professionalisering och utveckling av anställningsbarhet”, berör viktiga frågor om personalvetarnas yrkesutveckling och framtida arbetsmarknad, såväl inom landet som utifrån ett europeiskt perspektiv. Personalvetardagarna arrangeras på uppdrag av Akademikerförbundet SSR. Malin Ulfvarson

Högre utbildning och arbete med personal- och arbetslivsfrågor, om professionalisering och utveckling av anställningsbarhet. 59

LEDARSKAP

”Lägg sekretess på chefsansökningar” Michael Färdigh, personalchef på Växjö kommun, säger att det är svårt att rekrytera till chefstjänster i kommunerna. En bidragande orsak är att alla ansökningar är offentliga.

Det finns betydligt fler befattningar som skulle behöva omfattas av sekretessundantaget, för att säkerställa en god rekrytering. 60

obbansökningar som skickas till staten är offentliga handlingar enligt offentlighetsprincipen. Många avstår från att söka chefstjänster på grund av risken att deras namn publiceras i media. Den första april 2010 infördes sekretess vid rekrytering av vissa myndighetschefer som lyder direkt under regeringen. Även uppgifter från rekryteringsprocessens urvalstester omfattas. När den utredning som föregick beslutet skickades på remiss, visade det sig att problemet inte bara gäller myndighetschefer på högsta nivå, även mellanchefer och rekryteringar i kommuner och landsting lider av brist på sökande till chefstjänster, på grund av att handlingarna blir offentliga. Sveriges Kommuner och Landsting anser att det behövs en förstärkning av skyddet för den personliga integriteten vid chefsrekrytering i kommunal sektor. En fråga gäller behovet av att sekretessbelägga personlighetstester som görs i samband med rekrytering. Sådana tester är idag vanligt förekommande och en allmänt accepterad del av urvalsprocessen till chefsbefattningar, men eftersom resultatet blir offentligt är det många kommuner och landsting som avstår från att använda sådana tester. Namnlistor i tidningen

Det är cirka 200-250 myndighetschefer som berörs av det särskilda undantaget från 2010. Enligt siffror från Sveriges Kommuner och Landsting behöver närmare 15 000 chefer rekryteras de närmaste tio åren, en uppgift som inte är helt enkel. – Det är svårt att rekrytera till chefstjäns-

ter. En orsak är att det inte är så många som vill bli chef idag, säger Michael Färdigh, personalchef på Växjö kommun. En annan orsak handlar om risken att bli exponerad som sökande av en offentlig chefstjänst. Michael Färdigh berättar att det inte bara är de högsta myndighetschefstjänsterna som uppmärksammas i media. På mindre orter händer det regelbundet att lokaltidningen publicerar listor på vilka som söker utannonserade chefstjänster i kommunen. Han menar att det begränsar antalet sökande till tjänsterna och han talar delvis av egen erfarenhet. – Hade jag offentligt sökt min tjänst som personalchef, hade jag troligtvis inte varit så populär hos min dåvarande arbetsgivare. De tre senaste rekryteringarna som Michael Färdigh har ansvarat för, två förvaltningschefer och en vd för ett kommunalt bolag, har man utfört med hjälp av ett rekryteringsbolag. – Ingen av dem hade sökt de respektive tjänsterna om det hade varit offentligt, säger Michael Färdigh. Att använda ett rekryteringsföretag är förstås ett alternativ, men inte en lösning på hela problemet. Så fort ärendet kommuniceras med kommunen räknas det som allmänna handlingar. En noggrann avvägning

Behovet av sekretess måste vägas mot intresset av insyn i myndigheternas beslut. Hittills har denna avvägning resulterat i bedömningen att det inte bör gälla någon sekretess i anställningsärenden. Orsaken till att man beslutade annorlunda kring myndighetschefer är de senaste årens strävan att alltid annonsera dessa tjänster. Tidigare har myndighetschefer tillsatts utan föregående annonsering och därför var insynen i rekryteringen närmast obefintlig. Frågan är – hur lättvindligt ska man göra avsteg från offentlighetsprincipen? – Det är självklart att det ska ske en öp-

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

LEDARSKAP

Michael Färdigh, personalchef på Växjö kommun, vill kunna sekretessbelägga ansökningshandlingar till vissa chefstjänster.

penhet och det sköter vi via representanter från berörda fackliga organisationer. Representanterna deltar i intervjugrupper på samma sätt som arbetsgivarrepresentanter och kommunledning. Vi har alltid ett gemensamt samråd och överläggning med arbetstagarorganisationernas representanter innan vi beslutar om vem av de 3-4 slutkandidater som rekryteringsfirman tagit fram för intervju. Det är viktigt att vi får så bra chefer som möjligt för kommunens och medborgarnas bästa, säger Michael Färdigh. Det är inte bara kommuner och landsting som känner ett behov av att utöka sekretessundantaget vid rekrytering. Även Arbetsgivarverket, som är de 250 statliga myndigheternas arbetsgivarorganisation, önskar sig utökad sekretess. – Min uppfattning är att det finns be-

tydligt fler befattningar som skulle behöva omfattas av sekretessundantaget, för att säkerställa en god rekrytering, säger Arbetsgivarverkets chefsjurist Karl Pfeifer. Det svåra kan vara att dra gränsen, vid vilken chefsnivå är det påkallat med ett undantag? – Jag tycker att man kan dra gränsen vid så kallade A-chefer (enligt AID -befattningskod) det vill säga vd för kommunalt bolag, förvaltningschef (A)och motsvarande däribland personaldirektör eller ekonomidirektör (A1) med kommunövergripande ansvar, anser Michael Färdigh.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Frågan om sekretess i anställningsärenden har tagits upp tidigare, till exempel i propositionen Några frågor om sekretess (1993) och i betänkandet En öppen domarrekrytering (2003). Frågeställningen berördes senast i utredningen Sekretess vid anställning av myndighetschefer (2009).

Malin Ulfvarson

d e m a k r Nätve

! G N Å G M FR A

Många av oss skulle aldrig sätta sin fot på ett nätverksmingel, varför utsätta sig för påfrestningen? Men det går att lära sig mingla framgångsrikt, och det finns goda råd att hämta.

fter att ha ställt ut på ett antal olika mässor, arrangerat mängder av seminarier och sammankomster är Anneli Egestam ofta förvånad över den brist på social kompetens som råder i Sverige. – Många människor tycks osäkra på hur de ska bete sig i en rad olika sammanhang. Men varför? Är det så att rädslan att göra bort sig eller framstå som dum är större än önskan att skapa kontakter, göra affärer och ta till sig ny kunskap som kan lösa problem, säger Anneli Egestam. Hon är projektledare och arrangör av det så kallade Göteborgsminglet, på uppdrag av ALMI, BRG, Företagarna, BNI med flera föreningar som bjuder in sina medlemmar till branschöverskridande affärsmingel. Rakt på sak

Rädslan för att stå för sig själv är väl ännu större på ett proffsmingel än i något annat sammanhang, tänker jag. – Några är mer vana minglare och de tar i regel kontakt och hälsar på dem som inte är lika vana, säger Anneli Egestam. Inte ens som reporter går man obemärkt förbi. Jag hamnar i samspråk med Anders Lagerqvist som erbjuder brandsäkerhetstjänster till fastighetsägare. Han tycker att mingel är bra för att det är tidseffektivt. – Det är inte alla ställen man får gå så rakt på sak. Om man är lite företagsam så får man igen deltagaravgiften på en sådan här träff. Men det gäller att följa upp sina kontakter, säger han. På det här minglet samlas främst tjänsteföretagare inom näringslivet, men några representanter för Arbetsförmedlingen finns på plats, liksom från Tillväxtverket. – Här finns ju leverantörerna till offentlig sektor. Om man i sin yrkesroll ser att det kan vara gynnsamt bör man absolut delta, och

LEDARSKAP

man representerar ju både sitt företag och sig själv. Kontakterna man knyter kan vara bra i många sammanhang, tipsar Anneli Egestam och tilägger. – Man måste inte byta visitkort med alla man träffar.

har med detta enkla grepp visat såväl omtänksamhet som initiativförmåga. Lär känna genom att ställa öppna frågor; -Hur, -Vem, -Var, -När? Frågor som inleds med ordet -Varför kan får människor att gå i försvarsställning. Att avsluta ett samtal är Goda råd det som förefaller svårast. Hur beter man sig då när man ”Trevligt att träffas” räcker stiftar nya bekantskaper med gott. hittills okända människor? – Har ni saker gemenFörbered dig inför minglet, samt och bör träffas igen, seminariet eller mässbesöket. byt visitkort och glöm inte Att åka på en mässa, delta på att följa upp din nya kontakt. ett event eller seminarium är Det är nu du börjar bygga reingen belöning utan en del av lationer som kan bli givande arbetet. Rätt hanterat blir det inför framtiden, råder Angivande för dig som person neli Egestam. också. Sist men inte minst, förVilka företag och personer sök slappna av lite och ha kommer att vara där? Läs på Nätverksexpert roligt. Ta inte dig själv på för lite på nätet eller se om det Anneli Egestam. stort allvar, så ska du se att finns en officiell deltagarlista. minglandet och nätverkanOftast delar arrangören ut namnbrickor för det blir desto mer givande! att underlätta kontaktskapandet. Malin Ulfvarson Registreringen eller buffén/fikabordet brukar vara ställen där det är lätt att få kontakt. När du väl står med kaffekannan i handen är det lätt att servera personen intill dig på samma gång, och vips är isen bruten. Du

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

5 mingeltips 1 Ha rätt mindset – se möjligheterna. Gå på mingel i syfte att lära känna människor, inte för att sälja till dem. 2 Vad vill du uppnå? – Sätt mål. Vilka branscher och befattningar är bra kontakter för dig? Hur många nya kontakter vill du ha? 3 Gör intryck – nå hjärtat. Visa intresse, ställ öppna frågor i syfte att lära känna personen. Vad, hur, när etc. Agera värd! Bjud på dig själv och dina kontakter, visa omtanke, presentera människor du känner för varandra. 4 Samtalet – nå hjärnan. Presentera dig och det du jobbar med i termer av kundnytta. Håll samtalet kort (jämför trailer av ny biofilm). Bjud på något intresseväckande om det du gör. Avsluta snyggt, till exempel ”Trevligt att träffas. Jag ringer dig för ett möte eller Jag minglar vidare. 5 Uppföljning – bygg förtroende. Följ upp dina nya kontakter inom tre dagar. Det är nu som relations- och förtroendebyggandet börjar. Gör det du har sagt att du ska göra. Glöm inte dina verktyg: visitkort och penna.

LEDARSKAP

Lean kan motivera medarbetarna Lean Ă¤r ett sĂ¤tt att gĂśra mer med befintliga resurser. Metoden Ăśkar stort i sjukvĂĽrden, men Ă¤ven andra verksamhetsomrĂĽden i offentlig sektor. I Botkyrka kommun vill man skapa en verksamhetskultur dĂ¤r medarbetarna kontinuerligt fĂśreslĂĽr fĂśrbĂ¤ttringar.

Ă¤r Botkyrka kommun sĂśkte en handlĂ¤ggare fĂśr bygglovsĂ¤renden i vĂĽras kunde man lĂ¤sa i platsannonsen: â&#x20AC;?Att kontinuerligt arbeta med att fĂśrbĂ¤ttra och utveckla vĂĽrt arbetssĂ¤tt, till exempel enligt lean-modellen, tillsammans med enheten kommer att ingĂĽ i arbetet.â&#x20AC;? Det var samhĂ¤llsbyggnadsfĂśrvaltningen som sĂśkte personal, och dĂ¤r Ă¤r Christina Lood enhetsschef sedan 2008. Innan dess arbetade hon pĂĽ Astra Zeneca. â&#x20AC;&#x201C; PĂĽ Astra Zeneca arbetar man sedan flera ĂĽr enligt lean-filosofin och Ă¤ven om jag inte sjĂ¤lv har varit involverad i arbetet sĂĽ har jag sett de positiva effekterna pĂĽ nĂ¤ra hĂĽll.

VarfĂśr lean? â&#x20AC;&#x201C; Jag attraheras av tankesĂ¤ttet, att man har effektiva arbetsmetoder och hela tiden fĂśrsĂśker utfĂśra jobbet pĂĽ ett bĂ¤ttre sĂ¤tt. Hon medger att det sĂ¤kerligen finns andra metoder fĂśr verksamhetsutveckling som Ă¤r bra, men det viktiga Ă¤r att inte falla fĂśr lĂśsningen att ta in en konsult som analyserar hur man kan effektivisera. â&#x20AC;&#x201C; FramgĂĽngarna med verksamhetsutveckling nĂĽs nĂ¤r medarbetarna Ă¤r engagerade. Det Ă¤r de som vet hur arbetet ser ut och vad vi har fĂśr mĂśjligheter. Christina Lood och en medarbetare pĂĽ enheten som var positiv till lean, tog initiativet att testa. De valde att inleda arbetet pĂĽ miljĂśenheten, inom tillsynsĂ¤renden. â&#x20AC;&#x201C; Vi valde att inleda i en begrĂ¤nsad verksamhetsenhet, men det nya tankesĂ¤ttet har Ă¤ndĂĽ haft inverkan pĂĽ all personal pĂĽ enheten. De inledde med en processkartlĂ¤ggning, dĂ¤r man fokuserar pĂĽ vad som skapar vĂ¤rde och att ser till att arbetsmomenten flyter med minimala avbrott. En sĂĽdan gĂśrs med fĂśrdel pĂĽ en mindre och ĂśverskĂĽdlig delprocess. Att genomfĂśra den fĂśrsta kartlĂ¤ggningen tog Ă¤ndĂĽ mycket tid i ansprĂĽk. â&#x20AC;&#x201C; Vi hĂśll pĂĽ i sex dagar under tre mĂĽnader. Jag kunde se i resultatet att det pĂĽverkade verksamheten, men vi tog igen det under

hĂśsten igen. Vi blev effektivare och idag har vi avsatt cirka 15 procent av vĂĽr arbetstid ĂĽt fĂśrbĂ¤ttringsarbete. Trots det hanterar vi samma mĂ¤ngd Ă¤renden som tidigare. Medarbetarna uppskattar arbetet med verksamhetsutveckling och Christina Lood menar att det kan tjĂ¤na som en morot i sig. De nya metoderna ger ett gemensamt ansvar som dessutom leder till Ăśkat utbyte. â&#x20AC;&#x201C; Vi har mer kompetensutbyte, det Ă¤r lĂ¤ttare att erbjuda hjĂ¤lp och fĂĽ hjĂ¤lp av kollegorna. Jag tror att alla uppskattar det nya samarbetet. Tidigare var Ă¤rendehandlĂ¤ggningen ett mer individuellt arbete med begrĂ¤nsad insyn i varandras handlĂ¤ggning. Idag finns information om alla Ă¤renden tydligt uppsatta pĂĽ vĂ¤ggarna och det Ă¤r mindre risk att nĂĽgot tappas mellan stolarna. Friheten kvar

Den stĂśrsta fĂśrbĂ¤ttringen efter att de nya arbetsmetoderna infĂśrdes Ă¤r att Ăśverblick, uppfĂśljning och dĂ¤rmed ocksĂĽ kvalitet har blivit bĂ¤ttre. Bland annat har man minskat risken fĂśr dubbelarbete. â&#x20AC;&#x201C; Tidigare hade vi dĂĽlig kontroll Ăśver vilka Ă¤renden som var avklarade och vilka som ĂĽterstod. Vi kanske inte har blivit snabbare, men vi har hĂśjt kvaliteten. Lean syftar till att i viss mĂĽn standardisera

gZ L] UWZOWVLIOMV[ ^QVVIZM' >Q Xs -SIV qT[SIZ ]\UIVQVOIZ NÂ Z ^Q ^M\ I\\ Q ]\UIVQVOIZ ZaU[ WKS[s UÂ RTQOPM\MZ 5Â RTQOPM\MZ I\\ OÂ ZI VsOWV\QVO Jq\\ZM 1LIO [\sZ >q[\^qZTLMV QVNÂ Z [qZ[SQT\ [\WZI ]\UIVQVOIZ Ls MV ]VQS OMVMZI\QWV[^q`TQVO XsOsZ Xs IZJM\[UIZSVILMV ,M\ Ă&#x2026;VV[ MV [\WZ KPIV[ NÂ Z LQV WZOIVQ[I\QWV I\\ SWUUI ]\ [WU ^QVVIZM UMV NÂ Z LM\ SZq^[ ]\^MKSTQVO WKP IVXI[[VQVO \QTT LIOMV[ WKP UWZOWVLIOMV[ VaI NÂ Z]\[q\\VQVOIZ 0]Z SIV ^Q [qSZI SWUXM\MV[MV' >QTSI MNNMS\MZ NsZ MV qTLZM JMNWTSVQVO Xs ^sZ MSWVWUQ' 7KP P]Z [SI ^Q I\\ZIPMZI WKP JMPsTTI UWZOWVLIOMV[ \ITIVOMZ'

,M\ qZ PqZ -SIV SWUUMZ QV 1 sZ[ \QL PIZ ^Q PRqTX\ NÂ ZM\IO WKP WNNMV\TQOI WZOIVQ[I\QWVMZ I\\ ]\^MKSTI[ WKP R][\ V] ^qOTMLMZ ^Q JTIVL IVVI\ MSWVWUMZ [s I\\ LM SIV I`TI UWZOWVLIOMV[ MSWVWU ZWTT ,M\ qZ M\\ JTIVL UsVOI [q\\ I\\ NZIU\QL[[qSZI ^MZS[IUPM\MV >IZU\ ^qTSWUUMV I\\ SWV\IS\I W[[ UML LQVI ]\UIVQVOIZ WKP UÂ RTQOPM\MZ

___ MSIV KWU

Offentliga AffĂ¤rer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

LEDARSKAP

arbetsuppgifter för att frigöra tid till annat. Men forskning visar också att en alltför stram standardisering kan upplevas negativt för personalen. Christina Lood påpekar att det i stor utsträckning beror på vilken typ av arbetsuppgifter man har. – I ärendehandläggningen till exempel finns det ett visst mått av standardisering i momenten men inte i innehållet. Det är fortfarande handläggarens uppgift att bedöma ärenden utifrån sin egen kompetens, säger hon. Därmed har personalen fortfarande ett stort mått av frihet kvar. Själva införandet av lean kan vara ett kritiskt skede. I Botkyrka var reaktionerna inledningsvis mycket blandade, alla var inte entusiastiska från start. Därför var det till nytta att ta extern hjälp i arbetet.

– Konsulterna från Lean Concepts höll en inledande utbildning för all personal och även en uppföljning sex månader senare. Lean Concepts hjälpte även till under de processkartläggningar som utfördes, och dessutom har Christina Lood haft individuell coachning i arbetet. – Jag var ju inte delaktig i arbetet med processkartläggningen, det är medarbetarna som utför den. Så när de stod klara låg de steget före mig och var mycket ivriga med att komma igång med arbetet. Eftersom chefen spelar en viktig roll i leanarbetet var konsulthjälpen till nytta. Ingen quick fix

På samhällsbyggnadsförvaltningen i Botkyrka är Christina Lood ensam chef över hela enheten, hon har inga gruppchefer el-

ler mellanchefer. Det fungerar, men är inte optimalt enligt lean-filosofin. – Lean kräver att chefen är närvarande och engagerad i verksamheten. Det är chefen som ska stötta medarbetarna i förbättringsarbetet och poängtera vikten av att peka ut problem och försöka lösa dem. Sedan ska de förslag som kommer in uppmuntras. Det är en lång process att sätta sig in i lean. – Man kan vara mer eller mindre lean, skojar Christina Lood. Men tillägger med eftertryck: – Det är ingen quick fix, man blir aldrig färdig utan det är ett arbete som pågår fortlöpande. Malin Ulfvarson

Fem grundprinciper för att lyckas med lean 1. Medarbetarnas engagemang Medarbetarna är experterna och de som tar initiativ till förändring. Chefernas roll är att uppmuntra. 2. Standarder En standard är bästa gemensamma sätt att utföra ett arbete på just nu. Det ger god insyn i varandras arbetsuppgifter. 3. Inbyggd kvalitet Skapa sådana rutiner, processer och produkter som gör det svårt eller omöjligt att göra fel. 4. Korta ledtider När ni kartlägger hur arbetsprocessen går till identifieras flaskhalsarna. Om man åtgärdar dem kan medarbetarna ägna sig åt värdeskapande verksamhet istället. 5. Kontinuerliga förbättringar Syftet är att behålla och stärka konkurrenskraften krävs ett kontinuerligt arbete med förbättringar. Källa: Boken Introduktion till lean, av Paula Braun och Robert Kessiakoff

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

LEDARSKAP

Ris och ros

om Lean i starten

Forskarna Pernilla Lindskog och Agneta Halvarsson berättar om tidiga intryck från det första svenska forskningsprojekt som i större skala följer och granskar hur kommuner och landsting satsar på Lean.

orskarna har ett särskilt fokus på vad Lean betyder för de anställdas arbetsmiljö och hälsa. De har under hösten 2010 och våren 2011 besökt åtta arbetsplatser och genomfört intervjuer som rör tre områden: arbetet med att komma igång med Lean, vilken effekt Lean hittills fått för arbetsmiljön och sättet att arbeta och vad de anställda anser om detta. Nu i höst går forskarna ut med enkäter till 15 arbetsplatser som de kommer att följa upp med en ny omgång enkäter efter ytterligare två år.

Det saknas forskning

Sveriges Kommuner och Landsting inledde 2009 en satsning på att uppmuntra till Lean genom projektet Verksamhetslyftet, som erbjuder utbildningar och stöd för att bilda nätverk. Hittills har 40 kommuner och 8 landsting deltagit i utbildningarna. Vid Helix, ett mångvetenskapligt forskningscentrum vid Linköpings universitet, har flera forskare sedan länge har följt Lean-satsningar inom industrin. I diskussioner mellan Helixforskare och Helix samarbetspartner inom kommuner och landsting, och med Verksamhetslyftet, växte tanken fram om det projekt som nu pågår och som får ekonomiskt stöd av AFA Försäkring. Det saknas inte framgångsberättelser om hur sjukhus och kommunala verksamheter anammar det sätt att organisera och förbättra en verksamhet som har sina rötter på japanska bilföretaget Toyota. Men forskning har det varit mycket ont om – få studier både

i Sverige och utomlands, oftast begränsade till fallstudier vid enstaka arbetsplatser inom vård och kommunal verksamhet. Helixforskarna är alltså ganska ensamma om att följa och undersöka Leanarbetet vid så många arbetsplatser inom kommuner och landsting. Smartare, inte snabbare

Pernilla Lindskog och Agneta Halvarsson berättar att ett första intryck efter intervjuerna är att de positiva effekterna som nämns så här långt mest handlar om mindre stress och jäkt, inte om sådant som att tunga lyft blir färre. Kommunerna har Lean-program som är lite olika utformade när det gäller hur många medarbetare som omfattas. De flesta har börjat med att anställda själva kartlägger vad de gör. Genom så kallade värdeflödeskartläggningar ser de på sin egen verksamhet med Lean-glasögon, för att leta efter slöserier och se vad som verkligen är nödvändigt. På det sjukhus där forskarna har varit har de haft mer fokus på den dagliga styrningen, med gemensamma morgonmöten kring planerings- och förbättringstavlor. Här har man också redan kommit fram till större förändringar av arbetssätt och organisation. – Arbetsuppgifter och ansvar omfördelas, snarare än att det tillkommer nya arbetsuppgifter. I samband med ”ständiga förbättringar”-arbete finns det dock exempel på att anställda har fått förändrat arbetsinnehåll, säger Agneta Halvarsson. Gemensamma positiva omdömen handlar i

hög grad om mer ”ordning och reda” och en tydligare struktur i arbetet . Det finns också konkreta exempel på att jobba smartare, inte snabbare: – På ett äldreboende hittade de nya sätt att organisera tvätten, så att de anställda fick mer tid att vara med de äldre, berättar Pernilla Lindskog. Stramare standardisering

Forskarna har hittills mött negativa reaktioner bara i en av kommunerna – och det är den arbetsplats som har kommit längst när det gäller att standardisera arbetet. De få tidigare studier som finns av anställdas reaktioner på Lean visar att just en stramare standardisering kan skapa missnöje hos anställda och deras fackliga företrädare. En annan iakttagelse från sådana studier är att sådant som de anställda har gillat, exempelvis arbete med ständiga förbättringsgrupper, ibland kommer i kläm när arbetstrycket blir hårdare. Det positiva med Lean har inte alltid varit uthålligt. – Bristen på negativa reaktioner i dessa första intervjuer kan mycket väl bero på att satsningarna fortfarande befinner sig i sin

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

LEDARSKAP

början, understryker Agneta Halvarsson. Omvänt kan det extra arbete som uppstår i början av en sådan här förändring ge upphov till att en del tycker att det har blivit tyngre med Lean. I några av forskarnas intervjuer uttrycker också en del anställda oro för att nyordningar leder till mer arbete. Ett exempel är att förändrade morgonmöten åtminstone i början kan ta mer tid. I en av kommunerna trycker högsta ledningen på uppifrån, för att Lean ska införas på alla arbetsplatser. Men i de andra kommunerna och på sjukhuset startar Leansatsningar först när de lokala cheferna tar initiativ till detta – även om högsta ledningarna förvisso har tagit tydlig ställning för att Lean är önskvärt och det som gäller. Pernilla Lindskog tycker att det ska bli intressant att se om det med tiden visar sig några skillnader beroende på om satsningarna trycks ut uppifrån eller startar efter önskemål underifrån. Agneta Halvarsson pekar också på att det finns viktiga olikheter när det gäller graden av de anställdas delaktighet och möjligheter att lära sig något. Delaktigheten kan ta sig olika uttryck – från att man som anställd får

information och utbildning om Lean, till att man själv deltar i arbetet med att kartlägga arbetet, eller i ständiga förbättringsgrupper. Nära samarbete med praktiker

Bland några mellanchefer har forskarna fått höra skeptiska kommentarer på temat: ”Det här har vi gjort förut”. Vad har forskarna själva för inställning till Lean-vågen som går över landet? – Vi har en neutral position – och det beror ju också så mycket på vad man lägger i begreppet Lean och hur man inför det, svarar Agneta Halvarsson. Men jämfört med tidigare modevågor inom ledarskapsfilosofi och rationaliseringsstrategi tycker hon ändå att det är någonting nytt, med kombinationen av sådant som

kundfokus och inställningen att problem ska lösas på plats, av medarbetarna. Hon tycker att filosofin och värdegrunden, som bland annat lyfter fram sådant som respekt för människan, är minst lika viktig som de olika verktygen – förutsatt att filosofin förverkligas. Efter dessa första intervjuer inom kommuner och landsting kan forskarna ge tre råd, som även baserar sig på liknande forskning inom industrin: ¤ Det gäller att se att Lean handlar om ett långsiktigt arbete, inte om ett kort projekt. ¤ Delaktigheten bland anställda och chefer på alla nivåer är viktig. ¤ Tänk på att vara klar med vad som är syftet med Lean-satsningen. Mats Utbult

Artikeln är tidigare publicerad på www.suntliv.nu som är en webbplats om arbetsmiljö och hälsa för kommuner och landsting, med ett nyhetsbrev som kommer varje vecka. Sveriges kommuner och landsting och de fackliga organisationerna i samverkan ger AFA Försäkring i uppdrag att driva webbplatsen suntliv.nu AFA Försäkring ger ekonomiskt stöd vid sjukdom, arbetsskada, arbetsbrist och dödsfall, enligt överenskommelser i kollektivavtal mellan arbetsmarknadens parter. Drygt fyra miljoner människor i privat näringsliv, kommuner, landsting och regioner är försäkrade via AFA Försäkring. En viktig del av verksamheten är att stödja forskning och projekt som aktivt syftar till att förbättra arbetsmiljön. AFA Försäkring ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. www.afaforsakring.se

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Vi ger stĂśd fĂśr en

UTVECKLING SOM HĂ&#x2026;LLER APeL FoU har mer Ă¤n tio ĂĽrs erfarenhet av att stĂśdja verksamheter och organisationer som vill utvecklas. Vi arbetar Ăśver hela landet i nĂ¤ra samarbete med universitet, hĂśgskolor, nĂ¤ringsliv och samhĂ¤lle.

Tveka inte att kontakta oss. Vi kan det hĂ¤r med: s 5TVECKLINGSARBETEN s 3TRATEGIER FÂ°R KOMPETENSUTVECKLING s 0ROJEKTUTVECKLING s %3& ANSÂ°KNINGAR s &Â°RSTUDIER s 5TVĂ&#x2026;RDERING s 3AMVERKAN s ,OKAL OCH REGIONAL UTVECKLING

HEMSIDA WWW APEL FOU SE s TEL

SÄKERHET

Bättre beredd – än rädd Varje vecka polisanmäls drygt 30 hot- och våldsbrott mot tjänstemän i kommuner och landsting. Kommunerna måste ta riskerna på största allvar. Hos Angereds stadsdelsförvaltning pågår ett projekt för att höja säkerheten för de anställda och öka möjligheterna till preventivt arbete.

ntalet anmälningar om hot och våld har ökat dramatiskt de senaste tio åren, framförallt inom vård- och omsorg, socialtjänsten och skolan. Med finansiering från AFA genomförs ett flertal preventionsprojekt runt om i landet i syfte att samla goda erfarenheter kring hur vi kan arbeta preventivt mot hot och våld. I arbetet ingår att skapa bättre rutiner och arbetssätt för att hantera och förebygga hot och våld på arbetsplatsen. Man vill även uppnå ökad kunskap och förmåga hos individen att hantera hot- och våldsituationer. I Angereds stadsdelsförvaltning leder Malin Johansson ett projekt på Individ- och familjeomsorgen. På enheten fattas beslut som kan upplevas som provocerande och uppröra. Beslut som kan leda till hot- och våldssituationer från medborgare som känner sig frustrerade och maktlösa. Projektet startade med en medarbetarenkät med öppna frågor kring de anställdas känsla av trygghet. – Enkäten gav oss mycket att arbeta med. Medarbetarna beskrev bland annat att de känner sig osäkra på hur säkerhetsrutinerna ser ut och att ensamarbetet känns otryggt. Dessutom har vi en för liten reception som fungerar dåligt ur säkerhetssynpunkt, säger Malin Johansson. Rutinerna fanns, men de var dåligt förankrade i organisationen och behövde ses över. Idag kan hon konstatera att det enda sättet att få medarbetarna att ta till sig och anamma säkerhetsföreskrifterna är att se till att de känner sig delaktiga i rutinerna. – Det är inte det lättaste – men det går. Uppgiften ligger på enhetscheferna som nu har fått ett bra material att jobba med. Ta ansvar för säkerheten

Enhetscheferna spelar en mycket viktig roll i säkerhetsarbetet på individ- och familjeomsorgen.

– Det är deras uppgift att bekräfta medarbetarna, se till att de har rätt förutsättningar och känner sig delaktiga i arbetet. Enhetscheferna har ett arbetsmiljöansvar, det har vi fått uppmärksamma dem på, säger Malin Johansson. Redan vid projektets start visade det sig dock att enhetschefernas egen arbetssituation inte var den bästa. – Vi bestämde oss för att börja där för att i förlängningen ge bättre miljö till medarbetarna. Arbetsgivaren är förstås ytterst ansvarig för arbetsmiljön och har det juridiska ansvaret att följa Arbetsmiljölagen. Lagens innehåll förtydligas i Arbetsmiljöverkets föreskrifter där reglerna preciseras. Exempelvis får inte ett arbete genomföras ensamt om det finns en påtaglig risk för hot och våld. De fackliga skyddsombuden har också en viktig funktion i säkerhetsarbetet. Stora skillnader

Malin Johansson och hennes kollegor har under arbetets gång utbytt erfarenheter med tre statliga myndigheter på regional nivå, Försäkringskassan, Kronofogden och Arbetsförmedlingen. Kronofogden har till exempel arbetat med sina lokaler och sett över de olika säkerhetsnivåer som krävs. Malin Johansson ser att även de skulle vara betjänta av en sådan lokalöversyn, med säkerhetszoner och särskilda säkerhetsdörrar. – Försäkringskassans servicekontor i centrum är mycket välbesökt och för att komma till rätta med situationen i receptionen använder de sig av så kallade floor-walkers som rör sig i lokalen, hjälper människor till rätta och samtalar med besökarna. Vi testade det i vår reception i en period när vi hade ovanligt högt besökstryck och det fungerade mycket bra. Vi kommer att titta vidare på möjligheten, säger Malin Johansson. Men framförallt har utbytet med myndigheterna gett en insikt om hur stora skillnaderna i säkerhetsarbetet är. Det var slående

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

hur mycket mer resurser för säkerhetsarbete de tre statliga myndigheterna satsar jämfört med i kommunen. – De har en större säkerhetsorganisation på både nationell och regional nivå, dessutom välfungerande incidentrapporteringssystem, säkerhetslarm och trygghetspaket. Ett incidentrapporteringssystem är bra för att följa upp incidenter och lära av sina erfarenheter, dessutom är det ett bra stöd vid anmälan. Många av handläggarna i Angered känner sig otrygga i situationen att polisanmäla en hotfull medborgare. En viktig rutin för handläggarna att känna till är att de inte bör uppge sitt personnummer i anmälan. – Namnet måste förstås stå i anmälan men ett personnummer gör det onödigt lätt för obehöriga att ta reda på till exempel handläggarens hemadress, säger Malin Johansson som tillägger att det är en undantagsöverenskommelse som finns med polisen i Göteborg som gör det möjligt för handläggarna att utelämna personnumret ur anmälan. Under projektets gång har Angered genomfört ett antal aktiviteter för att öka tryggheten för personalen på Individ- och familjeomsorgen. Den mest omfattande aktiviteten med stöd från AFA Försäkring är en heldag om kommunikation och bemötandeteknik som all personal på enheten, totalt 600 medarbetare, fått gå. Läs mer om det på sidan som följer. Malin Ulfvarson

Titti Lundin och Malin Johansson.

SÄKERHET

Fortsättning från föregående sida...

DET ÄR ALLTID TVÅ SOM TRÄTER Genom att stärka insikten om sig själv som myndighetsutövare kan man undvika och värja många typer av incidenter.

flikthantering. Bland annat var hon delaktig i framväxten av den så kallade dialogpolisen, som fungerar som en kommunikationskanal mellan polisledningen och demonstranter. Våra föreställningar

Ordspråket ”det är alltid två som träter” sträcker sig även att omfatta konflikter mellan myndighetsutövare och medborgare. – Om man förstår det så har man oerhört stor möjlighet att påverka om konflikten ska eskalera eller inte, säger Titti Lundin. Hon är beteendevetare och har utbildat personalen på Angereds stadsdelsförvaltning i bemötandeteknik. Hon har tidigare forskat kring arbetsplatskonflikter och har även under många år utbildat polisen i kon-

Under kursen får deltagarna på individnivå analysera sin roll, vilka föreställningar och normer de har och vad som skrämmer dem. – Våra föreställningar om motparten har ett starkt inflytande på hur interaktionen präglas. Självklart har vi föreställningar, men det kan vara viktigt att ifrågasätta dem med jämna mellanrum. Som polis eller socialsekreterare träffar ni en viss kategori av invånare – det betyder inte att de är norm, säger Titti Lundin. Deltagarna får också en grundkurs i dyna-

miken hos konflikter och hur de eskalerar. Det finns vissa tydliga mönster som är bra att känna till och vissa generella typer av konflikter. – Hela kursen går ut på att stärka professionen. Om man har de här kunskaperna kan man medvetet agera för att dämpa risken. Dessutom får man förmågan att själv i efterhand analysera ett möte som urartar. Att utvärdera varför det gick som det gick, säger Titti Lundin. Malin Ulfvarson

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

ARE PÅ UTSTÄLL ingsdagarna n eFörvalt

På väg mot e-Förvaltning och e-Samhälle

Sentensia hjälper dig att välja och införa! Det är svårt att välja rätt. Sentensia är ett oberoende konsultföretag som fokuserar på offentlig sektor. Genom en beprövad metodik baserad på branschstandard och seniorkonsulter som har lång erfarenhet och brett kunnande kan vi bistå i att välja, utveckla och införa e-Förvaltning och nya e-Tjänster. Vår erfarenhet är att störst nytta och effekt i anskaffning och införande av e-Förvaltning och e-Tjänster skapas tillsammans med en aktiv verksamhets- och organisationsutveckling. Vi bistår med vårt kunnande i alla delar från analys, anskaffning och införande för att garantera uppfyllelse av verksamhetens mål.

Möt oss på eFörvaltningsdagarna 2011

Välkommen till vår monter! Kontakta gärna vår vd Jörgen Samuelsson.

070-584 42 41 jorgen.samuelsson@sentensia.se alternativt info@sentensia.se

www.sentensia.se

SÄKERHET

SÄKERHETSEXPERTEN TOMAS DJURLING

Har du en fråga? FRÅGA På vår myndighet har vi diskuterat det här med riktade attacker. Hur stort problem är det egentligen och vad kan man göra åt det?

RIKTADE ATTACKER BLIR ALLT VÄRRE

var: Du tar upp ett problem som är den stora utmaningen för alla som arbetar med säkerhet de kommande åren. Det finns vägar att gå men det krävs ett helt nytt tillvägagångssätt och ett helt nytt tankesätt än vad de flesta är vana vid. För att kostnaderna för säkerhet inte ska skena iväg, gäller det att arbeta metodiskt och strategiskt från första början med denna stora utmaning.

Dagens situation

Riktade attacker mot företag och myndigheter tillkom på allvar för 7-8 år sedan och de har bara blivit värre. Det som hänt det senaste året är att angriparna inte ger sig, utan försöker ta sig in tills de lyckas. Tidigare gav angriparen ofta upp efter första eller andra försöket, nu fortsätter man tills man är inne och gjort det som avsågs med intrånget. Det blir hela tiden vanligare med kombinationen av extern attack med hjälp av insiders. Då det Iranska kärnkraftsverket Bushehr blev smittat av Stuxnet så kom det in i de interna systemen med hjälp av ett USB minne. Den vanligaste anledningen till dagens intrång är informationsstölder eller att förstöra eller förändra informationen. Aktörerna bakom de riktade attackerna

Eftersom de lite mer avancerade attackerna utförs av organiserad brottslighet och av andra stater, så är i stort sett all information av intresse. Detta faktum gör att all offentlig och privat verksamhet är potentiella mål för angriparna. De verksamheter som har viktiga samhällsfunktioner är ett prioriterat mål för andra stater. Den mest kända attacken som utfördes av någon stat riktad mot ett annat land är Stuxnet. Stuxnet är gjord för att hitta och ta över industriprocesser, för att sedan slå ut produktionen. Denna attack visar hur långt andra stater är beredda att gå för att uppnå sina mål och syften. Stuxnet är idag ute på internet och sprids över världen. Eftersom Stuxnet har en avancerad uppgraderingsfunktion kan den uppgraderas för nya mål och uppgifter. Denna mask/trojan är en automatisering av delvis riktade attacker. En naturlig följd av Stuxnet är att det kommer att komma liknande maskar som riktas in mot olika samhällsfunktioner eller sektorer. En mask som är gjord för att stjäla, manipulera eller förstöra information och kunskap inom t.ex. energiförsörjningen, transportsektorn, det monetära systemet, vatten och livsmedelsförsörjningen etc.

I nästa nummer av Offentliga Affärer besvarar Tomas Djurling frågan: Hur mycket säkrare blir vi egentligen efter att ha investerat miljoner kronor i inbrottslarm och inpasseringssystem?

Har du en fråga om säkerhet? Mejla till brev@hexanova.se Tomas Djurling har sin bakgrund från den svenska underrättelse-tjänsten och Försvarets radioanstalt, FRA. Tomas arbetade under drygt 17 år på FRA och i arbetsuppgifterna ingick att hjälpa myndigheter med säkerhetsarbetet.

Sverige kommer sannolikt inte att vara det primära målet för en sådan attack, men vi kommer att bli utsatta eftersom det är maskar och trojaner som utför attackerna. Attacker som bearbetar en viss sektor överallt i världen där de kommer åt. Att det sedan länge bedrivits verksamhet runt om i världen för att plantera trojaner i olika länders myndighetssystem och andra kritiska samhällsfunktioner borde inte vara någon överraskning för någon. Det som är en överraskning är att så få verksamheter faktiskt vidtar relevanta åtgärder för att skydda sig. Varför offentlig och annan verksamhet inte vidtar några åtgärder beror sannolikt på: 1. att man inte riktigt tagit åt sig eller insett att detta är ett växande problem. 2. att man förlitar sig på sina brandväggar 3. att man inte vet hur man ska hantera detta problem. Dessa brottslingar/stater är det hot myndigheter verkligen måste skydda sig emot. Att bara använda sig av brandväggar som skydd räcker inte idag. Detta oavsett vilket märke eller modell du har på dina brandväggar. För en medveten angripare tar det några minuter att ta sig förbi en brandvägg. Väl inne i det interna nätverket är säkerheten ofta väldigt svag. Det är oftast helt okrypterad trafik i det interna nätverket och datorer är dåligt säkerhetsuppdaterade, vilket gör att en angripare bara behöver undersöka datatrafiken i nätverket för att komma åt lösenord och annan information som passerar. Denna nätverksinformation möjliggör sedan att angriparen har kontroll över utrustning och information. Väl inne tar det inte lång stund innan angriparen tar full kontroll över det interna nätverket. Jag hör ibland från offentliga verksamheter och dess anställda att: Vi behöver inte skydda oss så mycket, därför att ”vi inte har viktig eller känslig information som någon skulle vilja stjäla” eller att: ”busen kan ju ringa till registraturen och begära ut informationen, så skickar vi det till dem”. Vad görs idag för att skydda vårt samhälle?

Samtliga delar av det offentliga Sverige har funktioner och verksamheter som är viktiga för Sverige. Enligt de krav som ställs på bl.a. offentlig verksamhet är att verksamheten måste fungera, även under kriser och vid svåra påfrestningar. MSB och andra myndigheter ställer krav på de olika samhällsaktö-

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

SÄKERHET

rerna för att de ska öka säkerheten i sina verksamheter. Detta arbete går mycket långsamt. De krav som ställs från MSB och andra bygger på traditionell säkerhet på en alldeles för låg nivå. De skyddsåtgärder som föreslås kommer i de flesta fall inte att skydda verksamheten vid en riktad attack. MSB, tidigare KBM, hade tanken att det är bättre att det görs något, än ingenting alls inom säkerhetsområdet för den offentliga verksamheten i Sverige. Detta är svaret på frågan varför de lägger kraven på säkerhet på en så låg nivå. De kanske har rätt i sin ansatts men resultatet blir att det skapas en falsk känsla av säkerhet. En säkerhet som inte existerar. Samhället lägger ner enorma summor på säkerhet varje år utan att säkerheten nämnvärt förbättras. De skattepengar som läggs på säkerhet i våra offentliga verksamheter används inte på ett effektivt sätt. Besparingspotentialen inom säkerhetsarbetet är mycket stor samtidigt som säkerheten i verksamheter kan höjas. Hur ska vi gå vidare?

I korta drag ska vi enligt mitt sätt att se det, göra på följande sätt. Eftersom vi inte kan förhindra att angriparen kommer att kunna ta sig in i våra interna nätverk och datorer, om de vill. Vi har inte heller råd att investera enorma belopp i samhället för att försöka att hålla dem borta från våra system och nätverk. Även om det fanns oändliga resurser så finns ingen 100 procentig säkerhet. Det vi måste göra för att skydda vårt samhälle utan att investera orimliga summor på säkerhet är följande. Vi måste bygga system för att upptäcka när en angripare attackerar oss och samtidigt logga vad som sker i nätverk och datorer. Vi måste således upptäcka när attacken sker och i samband med det begränsa skadan genom att bl.a. stänga ner förbindelsen där attacken kommer ifrån. Vi måste därför upptäcka attacken när den sker. De loggar vi skapar måste vara konstruerade på ett sådant sätt att du i efterhand i minsta detalj kan avgöra vad som hänt och vilken information som stulits, förvanskats eller förstörts. Vitalt i detta sammanhang är att man skyddar sina loggar så att det inte går att manipulera loggarna i samband med attacken. Manipulering av loggar görs vid de flesta attacker idag. Angriparen tar bort informationen i loggarna som skapats i samband med attacken. Detta för att försvåra upptäckt av intrånget och uppspårning av angriparna. Det är först när du har kommit så här långt som du kan göra en menbedömning värd namnet. En menbedömning som bygger på fakta och kunskap, inte på gissningar och antaganden, som det gör idag. Man kan idag inte upptäcka samtliga attacker i realtid, men man kan med lite nya tankegångar och lite nya tekniklösningar komma mycket långt. Säkerhet idag är ofta att man köper tid. Du köper tid för att hinna upptäcka att något är på gång. Samhället måste även ställa högre krav på den privata sektorns företagssäkerhet. I slutändan är det frågan om arbetstillfällen i Sverige som annars kommer att gå förlorade. Lycka till med säkerhetsarbetet. Tomas Djurling

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

evårrat passionerade AV-tekniker b o R En av

Vi är med er!

Från idé och planering till inköp och installation. Funktionstestat och klart! Din totalleverantör inom ljud & bild med över 25 års erfarenhet. Vi levererar i hela Sverige och har koncentrerat vår verksamhet mot skolor och offentliga ff verksamheter. Vi finns tillgängliga över hela landet med support och installation. Under dessa 25 år har vi bland annat lärt oss att bli experter på vad ni i skolorna behöver i form av audio- och visuella hjälpmedel. Vi är ständigt uppdaterade med de senaste nyheterna på marknaden och vi söker alltid upp de mest prisvärda och bästa tekniska hjälpmedlen för er. Våra AV-rådgivare vet vad ni behöver och våra installatörer har den rätta tekniska kunskapen och erfarenheten för att montera dessa på bästa sätt.

Prova vår webbutik!

www.avsyd.se

SMART Board 680 En av många produkter som vi erbjuder under Kommentusavtalet.

Kontakta oss för ert pris.

Malmö | Pilotgatan 7 | 212 39 Malmö | Tel 040-19 00 70 | Fax 040-19 00 71 | post@avsyd.se Stockholm | Tel 08-19 00 70

SÄKERHET

Unikt tillstånd till kameraövervakning En utvärdering av Bostadsbolagets insatser, där kameraövervakning ingår som en del, visar att hyresgästerna i bolagets område i Norra Biskopsgården i Göteborg är nöjda. Bränder och annan skadegörelse har minskat betydligt och området är lugnare. 2009 var ett oroligt år i Norra Biskopsgården. Omfattande bränder i miljöhus och utbrunna bilar gjorde att hyresgästerna kände stor otrygghet. I samråd med de boende ansökte och beviljades därför Bostadsbolaget tillstånd för kameraövervakning kring de åtta gårdarna. - Det har blivit mindre brott och kamerorna har till och med varit till hjälp vid några brott som trots allt har begåtts. Dessutom är det väldigt bra i preventivt syfte. Folks medvetenhet om att det finns kameror vid parkeringsplatser och miljöhus gör bara det att det blir lugnare, säger Christer Tobisson, boendeutvecklare Bostadsbolaget. -Visserligen kan ju problemen flytta någon annanstans men vi vill försöka undvika att det drabbar våra hyresgäster och då måste de platser där de rör sig kännas trygga. Unikt tillstånd

Han berättar vidare att det tillstånd man fått av Länsstyrelsen är unikt. Just att ha kameraövervakning i ett bostadsområde tror han att man än så länga är ensamma om i Sverige och påpekar vidare att det är viktigt att man inte inskränker i de boendes integritet. Kamerorna som används i Norra Biskopsgården är automatiskt ”maskade” och man kan inte se trottoarer, fönster, balkonger på några av husen som ligger i anslutning till de parkeringar och miljöhus där kamerorna är placerade.

– Där är Länsstyrelsen med och styr väldigt noggrant och i den enkät vi gjort bland hyresgästerna är det bara ett fåtal som tycker att vi inte har med deras liva att göra. Men vi ser inget problem med det eftersom man ändå maskar av och inte ser in i lägenheter och balkonger.

lägga våra resurser där de bäst behövs, säger Tony Olsson, gruppchef för polisen i Biskopsgården. Antalet händelser som vi måste skicka ut polisbilar till har minskat och antalet brott som klaras upp är fler. Katarina Petersén Nielsen

Enkät till hyresgästerna

I enkäten till de hyresgästerna som har bilplats eller garage i området visade det sig att 8 av 10 ansåg att tryggheten påverkats positivt nu när ett halvår gått. Närmare 8 av 10 upplevde att skadegörelsen minskat. – På sätt och vis är jag förvånad över hur stort det positiva gensvaret var men det är ju tydligt att man känner sig mycket tryggare än tidigare, säger Christer Tobisson. Dessutom har vi gjort mycket annat arbete kring att öka trygghet i bostadsområdet vilket är nödvändigt om vi skall kunna behålla våra hyresgäster.

Fakta

Fler insatser för ökad trygghet

Insatserna för ökad trygghet sker i samverkan med andra fastighetsägare, stadsdelsförvaltning, räddningstjänst, polis och många andra. Exempel på åtgärder är mötesplatser och kraftigt förbättrad belysning och mycket annat. Också polisen är mycket nöjda och pekar på den förebyggande effekt som både deras ökade närvaro och kamerorna har: – Nu rycker vi ut på rätt saker och kan

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

I november 2010 kompletterades Bostadsbolagets trygghetsarbete med kameraövervakning och nu när omkring ett halvår gått har en enkät skickats ut bland hyresgästerna. Totalt omkring 450 enkäter skickades ut och 117 personer besvarade den. Totalt har man satt upp 15 kameror varav sex fasta finns på miljöhusen och nio rörliga i fyra olika vinklar vid parkeringsplatser i området.

120 år av smakupplevelser

För 120 år sedan slog konditorimästare Karl Fazer upp dörrarna Ɵll siƩ café i Helsingfors. Praliner, bakverk och ugnsvarmt bröd lockade i montrarna. Ʃ avnũutas senare hemma, eller direkt i caféet med färskbrǇggt kaīe i goda vänners lag. Zesten är fakƟskt historia. FǇra generaͲ Ɵoner senare är Fazer fortsaƩ familũeägt. aféet på 'logatan Įnns kvar, men vi Įck Ɵdigt utöka lokalerna för aƩ kunna möta den Ɵll sǇnes omäƩliga eŌerfrågan.

Idag är vi en av de ledande i Norden när det gäller konfektǇr, bageri och målƟdsͲ service. Du möter våra varumärken redan vid frukostbordet, när det dags för lunch eller när du vill unna dig något extra. Förmodligen beror det på aƩ vi aldrig ändrat på Karl Fazers vinnande recept: Ʃ ständigt skapa nǇa smakupplevelser, där räƩ råvaror och kvalitet är grunden för aƩ lǇckas. sar med och Įra starten på 120 smakrika år Ɵll. >äs mer på fazer.se.

KONFERENSGUIDEN

Fridfull konferensmiljö nära staden

KONFERENSGUIDEN

För att en konferens ska bli så produktiv som möjligt kan det vara bra att undvika storstadsstressen och istället åka ut på landet. Men man behöver inte åka långt. På Värmdö ligger Siggesta Gård, en unik konferensanläggning mitt i den svenska landsbygden. Här finns alla möjligheter att kombinera rekreation med arbete.

amla anor präglar Siggesta Gård med en historia som sträcker sig 2000 år tillbaka i tiden. Byggnaderna och omgivningen är välbevarade och allt har renoverats för att behålla sin gamla stil. Bara 30 minuter från Stockholms innerstad ligger gården som ger ett avbrott från den hektiska storstadspulsen. Vare sig man kommer som privatperson eller med företaget så är avkopplingen lika viktig. Bara att få avnjuta en lokalt förankrad måltid gör besöket väl värt då den närproducerade maten som tillagas i gårdsköket förstärker känslan av att vara på landet.

En lugn upplevelse

Utomhusvistelse i lantlig idyll varvat med arbete låter som en bra kombination och besökare till Siggesta Gård verkar hålla med om det. - De flesta som besöker oss påpekar ofta lugnet de upplever här, säger Karolina Carheden Fürst, konferensansvarig på Siggesta Gård. Vissa fördrar att titta på utsikten medan andra kanske tar en promenad på vandringsleden i området. För många är det en speciell upplevelse att se betande hästar, höra tuppen gala och samtidigt jobba. - Vi vill att man ska känna sig som en del av den

svenska landsbygden för att få avkoppling och en annorlunda upplevelse, fortsätter Karolina Carheden Fürst. Aktiviteter som inslag

Personalen på gården uppmuntrar de besökande att ta del av de aktiviteter som erbjuds. Dels för att det är nyttigt att varva konferensarbetet med fysiska aktiviteter men framför allt för att skapa en glad och avslappnad samvaro. - Till exempel har vi Bonnkampen, berättar Karolina Carheden Fürst. Det är en utmaning där deltagarna bland annat får hoppa i hö och köra skottkärra. Det blir för många en stor kontrast till de stadsförlagda konferenser de kanske är vana vid. På gården finns två Fotbollsgolfbanor samt en Äventyrsgolfbana som brukar vara populära efter en dag i mötesrummet. Familjeutflykt eller företagsevenemang

Karolina Carheden Fürst, konferensansvarig på Siggesta Gård.

Från början var Siggesta Gård en öppen gård för allmänheten som då och nu ägs och drivs av entreprenören Olof Stenhammar. Då kom folk främst för att spela äventyrsgolf, titta på djuren och äta glass. En del konferenser anordnades också men det var för två år sedan som den stora satsningen tog fart. Man totalreno-

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

Fridfull konferensmiljö nära staden

DITT VÄLBEFINNANDE VÅR PASSION

verade den gamla Herrgården för att kunna ta emot de lite mindre och exklusivare konferensgrupperna. Herrgården blev ett bra komplement till gårdens stora flaggskepp; Logen. Den stora Logen har en kapacitet på upp till 535 konferensgäster. I Logen kan man också duka långbord till upp till 350 personer så alla möjligheter finns för att anordna kvällsaktiviteter och fest. Från och med 1 juli 2011 är Siggesta Gård medlemmar i Svenska Möten, vilket ses som ett viktigt steg i satsningen på konferensverksamheten. - Fortfarande kommer privatpersoner hit från olika håll och besöker vår loppmarknad, restaurang eller skördemarknad. Vi har många järn i elden och det är det som gör vårt arbete så roligt, säger Karolina Carheden Fürst.

En skön oas för både arbete och vila, med en miljö som inspirerar. Endast 65 km fån Stockholm. Välkommen till Friiberghs Herrgård. Där sagor och drömmar vävs samman med personlig omsorg och naturlig omtanke.

Tel 08-611 41 41 info@friibergh.se www.friibergh.se

Framtidsplaner för expansion

Än så länge finns ingen övernattning på Siggesta Gård men det är på gång. - Vi planerar för fullt och hoppas att vi inom några år har ett färdigt hotell här på gården, säger Karolina Carheden Fürst. För de långväga konferensgästerna erbjuder idag Siggesta Gård gratis transport till det närliggande hotellet Blå Blom i Gustavsberg som gården samarbetar med. Stolta diplommottagare

Siggesta Gård tar emot stora och små sällskap och kunder kommer från alla branscher. Vad som är gemensamt för alla besökare är att de vill erfara en ny och minnesvärd vistelse i lantlig miljö och de blir inte besvikna. I augusti fick Siggesta Gård ta emot det prestigefyllda medlemsdiplomet från Svenska Möten med betygen fyra av fem både på restaurang- och konferensverksamheten. - Vi är jättestolta över det och för oss är det betydelsefullt att samarbeta med Svenska Möten eftersom vårt medlemskap är en kvalitetsstämpel för våra kunder, avslutar Karolina Carheden Fürst. Stina Rangmar

Fakta Konferenslokaler: 5 Grupprum: 6 Max antal konferens: 535 Restaurang för max: 350 Handikappvänligt: Ja Trådlöst internet: Ja Övernattning: Nej

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

Your preferred Hotel choice in Södermalm Hilton Stockholm Slussen Guldrgränd 8, Box 15270 SE-104 65 Stockholm Sweden Tel: +46 8 517 353 00 Fax: +46 8 517 353 11 Email: reservation.slussen@hilton.com www.stockholm-slussen.hilton.com

Mötesplats Fjällen Mitt i den Jämtländska fjällvärlden erbjuder Vålådalen utmärkta konferensmöjligheter med genuin miljö och moderna möteslokaler. www.valadalen.se 0647-353 00

LANDETRUNT Ta en titt på vad som händer i Sveriges kommuner från Gällivare i norr till Vellinge i söder. Gällivare: Här blomstrar näringslivet

Västerås: Tonårsguiden

I Gällivare märker man inte av den svaga världsekonomin eller finanskrisen. Här blomstrar näringslivet och det gäller inte bara gruvnäringen utan även service, handel och besöksnäringen som utvecklas starkt just nu. Den 21 september slår ICA Kvantum upp portarna till Gällivares nya matmarknad och det står nu också klart att Lakkapää etablerar sig på handelsområdet Malmheden. Gällivares kommunalråd Tommy Nyström gläds åt etableringen. – Lakkapää är ett stort företag som vi har längtat efter. De har ett brett sortiment och bra service. Vi får en attraktivare kommun när vi får hit fler och större kedjor, säger Nyström som hälsar Lakkapää välkomna. – Det händer mycket i Gällivare just nu och vi ser ett stort behov av våra produkter och tjänster. Vi inväntar nu alla formella beslut och hoppas komma igång med markarbetet inom kort. Ambitionen är att öppna den nya butiken under 2012, säger VD Jukka Lakkapää.

I september öppnades Tonårsguiden, där tonårsföräldrar i Västerås kan ställa frågor och kommunen har samlat en unik och lokal expertpanel som kommer att vara redo att svara. Syftet är främst att på ett pålitligt och tillgängligt sätt bemöta kraven på närvaro i sociala medier och på internet. Föräldrar kan via Tonårsguiden få korrekt lokal information, stöd, vägledning samt en enkel väg in till de funktioner som finns inom kommunen. Föräldrar har via Tonårsguiden en möjlighet att vara anonyma om de vill. Till Tonårsguiden kommer en Facebooksida att kopplas där viktiga frågor kan diskuteras.

Sundsvall: Tolkservice visar hög kvalitet i certifiering

Sundsvalls kommuns tolkförmedling, Tolkservice, är nu certifierad enligt FR2000, ett integrerat ledningssystem för kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet. – Vi vill att våra kommunmedborgare ska veta att vi jobbar seriöst, säger Kia Zetterqvist, chef för Tolkservice. Hon hoppas att certifieringen ska ha betydelse för myndigheter och andra kunder som köper deras tjänster. Enligt certifieringen använder Tolkservice bara utbildade tolkar som erbjuds fortbildning och handledning. – Om jag var upphandlare skulle jag tycka det var tryggt att veta, säger Kia Zetterqvist. Målet med certifieringen är att ha dokumenterade rutiner som speglar varje beställnings väg, från förfrågan till genomfört uppdrag. Tolkservice kommer nu varje år att granskas av en utomstående FR2000-revisor som kontrollerar hur rutinerna följs och om verksamheten uppfyller uppsatta mål.

Sigtuna: kommunens första lågenergihus

I september tog Sigtuna kommuns kommunalråd Anders Johansson (S) första spadtaget för projektet Lyckostigen, där Sigtunahem uppför lågenergihus. Projektet rymmer totalt 24 lägenheter i olika storlekar, från ettor om 39 kvadratmeter till fyror på 92 kvadratmeter. Som modell står Passivhusen, ett energisnålt hus med en förbrukning på 15 kWh/kvm/år, dagens gränsvärde ligger på 90 kWh/kvm/år. Den energisnåla byggnaden kännetecknas bland annat av de extra tjocka väggarna och djupa fönsternischerna. Huset är ritat i två plan med suterräng. Lägenheterna på plan ett och två har egna ingångar, samtliga lägenheter har stor balkong, alternativt uteplats. Inflyttning är beräknad till hösten 2012. Hans Suominen har ritat projektet och NCC är byggentreprenör. Borås: 2025 - en ny vision

Borås Stad har påbörjat arbetet med att bygga upp en vision och en strategi för det framtida Borås. Målet är att hitta en gemensam vision, både för den kommunala organisationen och de övriga aktörerna i staden. Utgångspunkten hämtas i de tre dimensionerna av ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Visions- och strategiarbetet kommer att ledas i projektform av förre fritidschefen i Borås Hans Forsman. Arbetet kommer att bedrivas med

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

hjälp av ett antal olika fokusgrupper. Det blir också utrymme för dialog med allmänheten. Till våren 2012 är det meningen att en vision och en strategi ska antas av Kommunfullmäktige. – Det är jätteviktigt att de förtroendevalda deltar i det här arbetet och brinner för det. Det är nu vi ska forma bilden av hur Borås ska se ut i framtiden, säger Annette Carlson, kommunstyrelsens vice ordförande. Stenungsund: Vårdhundskoncept

Yvonne Thor, undersköterska/ vårdhundsförare och Katarina Lenander, enhetschef på Tallåsen har varit i Norge för att presentera Stenungsunds lyckade koncept med vårdhundar. De blev inbjudna till Trondheim för att föreläsa för personal på ett äldreboende, men även på Högskolan för vårdutbildningar, där vårdpersonal, psykologer, Norska kennelklubben, djurskyddet och barnhospice med flera lyssnade. Att använda hundar inom demensvård och rehabilitering blir allt vanligare. Före sommaren fanns omkring 50 specialutbildade vårdhundar i landet och efterfrågan är stor. Utbildningen är tuff och majoriteten av de hundar som söker in klarar inte utbildningen. I Stenungsund har man i dag en diplomerad vårdhund i tjänst, Laban och en hund under utbildning, Inez som har blivit mycket uppskattade av omsorgstagarna. Varberg: Samarbete kring hamnverksamheten

Varbergs kommun och Halmstads kommun har bestämt sig för att öka samarbetet mellan hamnbolagens affärs- och verksamhetsområden. Genom att samordna insatser hoppas man bli effektivare, mer konkurrenskraftiga och stärka affärsutvecklingen. Målet är att stärka och positionera Halland som aktör och skapa en nationellt och internationellt konkurrenskraftig

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 5 2011

region. I samarbetet ska en sammanslagning av de båda hamnbolagen, Halmstad Hamn AB och Varbergs Hamn AB, utredas. Under hösten 2011 och vintern 2012 ska samarbetsformerna utredas och behandlas i olika politiska instanser. Vellinge: Äldreomsorg uppmärksammas

I juni fick avdelningen Individuell medborgarservice besök av 27 kommunfullmäktigeledamöter från Vejens kommun på Sydjylland i Danmark. Vellinge har också tagit emot ledande tjänstemän och politiker från Gällivare kommun. Till Vellinge kom man för att få kunskap om hur det fungerar med alternativa driftformer inom äldreomsorgen. Kommunstyrelsens ordförande Lars-Ingvar Ljungman talade vid det danska besöket om de politiska ambitionerna och Charlotte Unosson, chef för Individuell medborgarservice, berättade om upphandlingserfarenheter inom vård och omsorg. Besöket avslutades med en rundvandring på S:t Knuts vård- och omsorgsboende. Ledande tjänstemän och politiker från Gällivare kommun har också varit på besök i Vellinge för att titta på utformningen av äldreomsorgen och det salutogena arbetssätt som används som metod. Salutogent arbetssätt är att fokusera på det som är hälsa och friskt hos individen, snarare än sjukdom och ohälsa och se hela människan i sitt sammanhang. Arne Öster

FORDON FORDON

– N A M R I F R Ö F R Y D N E L I B L E N E R A R Ö F R Ö F KLIPP

I år gör de första ”riktiga” elbilarna entré på den svenska marknaden. De är billiga i drift, men hiskeligt dyra för företagen att äga. För förarna är elbilarna däremot ett klipp, visar Tjänstebilsfaktas uträkningar.

örst ut på marknaden (sportbilen Tesla undantagen) är minibilen som säljs under tre olika varumärken: Citroën C-Zero/Mitsubishi I-Miev/ Peugeot Ion. Näst i tur för marknadsintroduktion är Volvo C30 Electric (enbart leasing för 15 000 kr/mån), Nissan Leaf och Renault Fluence Z.E. Därefter står en rad biltillverkare på tur. Det finns inte så många tankställen ännu, men utbyggnaden är på gång. Men har man egna laddstolpar och rör sig över begränsade ytor i tätort (t.ex. kommuners hemtjänst), fungerar det. Mitsubishi I-Miev blev den första elbilen som Euro Ncap testade och betyget blev fyra av fem stjärnor. Det gör att den inte kommer ifråga för regeringens supermiljöbilspremie, som kräver toppbetyg. Det klarar däremot Nissan Leaf. Å andra sidan är det inga företag som får del av den nya miljöbilspremien på 40 000 kronor. Den är reserverad för privatpersoner. Förutom potentiella klimat- och närmiljövinster, framhålls ofta elbilarnas låga driftskostnader på cirka 3 kronor per mil som den stora fördelen framför fossildrivna bilar. Så långt är allt rätt. Om inte elbilen tankas med kolkraftsel, förstås.

Mikael Lindström

Och inte när man ser till totalkostnaden (36 månader/7 500 mil, företagsleasing ex. halv moms, restvärde 40%):

................................ MITSUBISHI COLT Pris: 119 900 kr Totalkostnad: 163 600 kr Månadskostnad inkl bränsle: 4 544 kr Milkostnad: 22 kr MITSUBISHI I-MIEV Pris: 379 000 kr Totalkostnad: 307 400 kr Månadskostnad inkl bränsle: 8 539 kr Milkostnad: 41 kr

................................

På sista raden skiljer det cirka 4 000 kronor per månad. Det krävs med andra ord ett bensinpris på 62 kronor för att elbilen ska vara mer lönsam än elbilen. Eller ett restvärde på hela 87 %. Anledningen är det höga inköpspriset och osäkerheten kring andrahandsvärdet. Privatmarknaden kommer knappast stå i kö för att betala 150 000 kronor för en begagnad elbil vars bensinmotsvarighet då kostar omkring 50 000 kronor.

Dessutom behövs ett nytt batteri inom ytterligare 5-7 år. I dag kostar de hundratusentals kronor och priserna kommer att sjunka, men kostnaden blir ändå avsevärd. Den förmodat lägre servicekostnaden för en elbil sänker totalkostnaden med som mest några tusenlappar för hela innehavet. Men för föraren ser elbilskalkylen helt annorlunda ut. Mitsubishi I-Miev har ett förmånsvärde på 1 383 kronor, eller 691,50 kronor netto vid 50 % marginalskatt. Det beräknas nämligen på priset för motsvarande bensinbil (127 800 kr), inte det faktiska priset på 379 000 kronor, och föraren har dessutom 40 % reduktion på förmånsvärdet, åtminstone till och med utgången av 2013. Lägg därtill en bränslekostnad på endast cirka 3 kronor milen och en skattefri milersättning för tjänstekörning på 9,50 kronor per mil – så får föraren 6,50 kronor netto i plånboken per mil. I-Miev blir alltså rena kassakon vid mer än 1 277 tjänstemil per år! Mikael Lindström

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se

Vägen till framgång är rak. Bra rådgivning bottnar alltid i både förståelse och engagemang. Vi vet. Med raka frågor och tydliga svar hjälper vi innovativa, kunskapsintensiva företag att bli framtidens vinnare redan idag. Kort sagt är vi en partner som skapar verklig affärsnytta. Redo för framgång? Tänk Lindahl!

Affärsjuridik som ger resultat 76

S TOCKHOL M

GÖTEBORG

MALMÖ

H E L S I N G B OOffentliga R G U P P Affärer S A L A 3Ö2011 R E B R| O www.offentligaaffarer.se lindahl.se

LEDARSKAP posttidning

Returadress: Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2, 414 58 GÖTEBORG

När andra säger hejdå, säger vi hej hej!

Känner du till vad som skiljer oss från andra? Svaret hittar du i vår långsiktighet. Ta bostäder till exempel; när konkurrenterna säljer och lämnar över sina lägenheter, börjar vårt viktigaste engagemang – den dagliga skötseln och långsiktiga utvecklingen av fastigheten. Vi är med på resan under många år, vilket gör att vi tar ett helt annat ansvar redan från början. Att vi utvecklar och förvaltar bostadsrätter visste du säkert. Men idag är vi också en ledande spelare på marknaden för oﬀentlig och kommersiell fastighetsförvaltning. Besök riksbyggen.se redan i dag så vi kan säga hej till varandra och se vad vi kan göra tillsammans!

Offentliga Affärer 5 2011 | www.offentligaaffarer.se