Offentliga Affärer nr-1 2012

20

Nr 1 2012 | Pris 99 kr | 20:e årgången|Upphandling | Ekonomi | Juridik | E-förvaltning | Ledarskap | Miljö

årsjubile rar

Ellen granskar din upphandling >>>

>>>

Trendbrott 2012 Skatten höjs i 63 kommuner Larmsamtal når inte fram Rakel i vården – trots kritik

TEMA Upphandling

JURIDIK

FOKUS Telekom

När korruption och mutor är vardag

EU:s nya upphandlingsdirektiv underkänns

Valet föll på iPhone – men hur är det med säkerheten?

Läs mer på sidorna 20-21.

Gör om – gör rätt, säger advokaten.

Läs mer på sidorna 32-33.

Läs mer på 38-39.

”Svarta pengar handlar om viktigare saker än pengar...”

Lars Täuber, vd ISS Sverige

Skatteverkets uppskattningar visar att den svarta ekonomin uppgår till omkring 70 miljarder! En hisnande stor summa* som skulle kunna berika våra liv på många sätt. Men den svarta ekonomin för också med sig kostnader som urholkar våra liv och synen på hur vi vill bemötas som människor.

Svarta pengar handlar om rättvisa.

Det är bara lika villkor som kan skapa den konkurrens som engagerar och utvecklar. Som skapar de alternativ som berikar alla verksamheter och som attraherar den bästa kompetensen. Svarta pengar kan liknas vid fusket inom idrotten. En frestelse för den enskilde (det går att vinna kortsiktiga segrar) men förödande på sikt. Varje deltagare måste

A world of service

därför ta ansvar för att regelsystemet efterlevs.

Och belöningen är tydlig: livskraftigast blir de verksamheter med förutsägbara regler.

Svarta pengar handlar om jämställdhet.

Det är de svaga som utnyttjas. De lågutbildade, de papperslösa, de nyanlända, de arbetslösa, de utan yrkeskompetens. Att erbjuda någon svart ersättning innebär att man samtidigt säger att du är utbytbar. Enda skälet till att jag erbjuder dig ett jobb är att jag vet att du inte har möjlighet att välja. Det är inte din kompetens jag är ute efter, bara att du utför en enkel uppgift. Jag känner ingen respekt för dig, det är därför jag utnyttjar dig.

Svarta pengar handlar om mänsklig värdighet.

Den som tvingas utföra sitt arbete mot svart betalning ställs utanför samhället. Anställningsavtal gäller inte. Arbetsskadeförsäkringar gäller inte.

Intjänande av pension gäller inte. Normala kontakter med banker och fondsparande gäller inte. Allt det vi betraktar som det normala livet ställs man utanför. Man är inte en riktig samhällsmedborgare. Man berövas den värdighet som är självklar för oss andra.

Svarta pengar handlar om attityd och ansvar.

De pengar som på det här sättet försnillas kanske vi kan kanske klara oss utan. Frågan är om vi kan leva med en människosyn där det är acceptabelt att dagligen kränka de egna medarbetarna, liksom uppköpare som ofta handlar i god tro. Vi tror att priset för den inhumana människosynen inte kan mätas eller förstås i pengar. Vi tror att det är ett ansvar vi alla i våra olika samhällsroller måste axla.

Våra utfästelser.

Vi är Nordens största företag inom outsourcing och facility management. Vi levererar tjänster inom hundratals olika serviceområden. Ibland i konkurrens med leverantörer där man kan misstänka att konkurrensen sätts ur spel med svarta pengar. Vi tar vårt ansvar i kampen mot den svarta ekonomin på två tydliga sätt.

”människosyn kan aldrig mätas och förstås i pengar...”

Det ena är att vi nästan undantagslöst utför allt arbete med egen personal. Det ger oss total insyn och kontroll förutom att det har många andra positiva effekter, både för medarbetare och kunder.

Det andra är att vi, när vi i begränsad omfattning arbetar med underleverantörer, har utvecklat kontrollsystem och samarbetsmodeller som gör att vi får transparens.

Vi gör utfästelserna för att visa vårt starka förtroende för våra medarbetare, för våra ansvarssystem och som en garanti för alla våra kunder och samarbetspartners. Men än mer ger vi utfästelserna som vårt bidrag till samarbetsrelationer som ska bidra till mänsklig värdighet. Vi står helt enkelt alltid upp mot svarta pengar! *) Omräknat i sekunder är det lättare att förstå hur mycket en miljard är. 1 miljard sekunder är nästan 32 år! Det betyder att 70 miljarder sekunder är längre än från vår tideräknings början, drygt 2 200 år.

”vi utför vårt arbete med egen personal...”

OM KONSTEN ATT LEDA I EN

Ny mötesplats för dig som är chef inom offentlig sektor Vi har under åren kunnat konstatera ett ökat intresse för en konferens och mötesplats där de specifika frågorna som berör den offentligt anställda chefen särskilt lyfts fram. Den 10-11 maj slår portarna upp och du är varmt välkommen till ett evenemang speciellt för dig som är chef inom offentlig sektor.

Processer för framgångsrikt ledarskap Att leda en organisation i förändring Best practice – lyssna till tipsen från de ledande cheferna Employer branding – så attraherar du de bästa att söka

MEDIEPARTNER:

POLITISKT STYRD ORGANISATION

ARRANGรถR:

Hexanova Event

MEDARRANGรถRER:

Möt kvinnan som älskar ditt jobb.

Är du chef ? Här är Eva Täng. Hon är expert på allt som har med din anställning som chef att göra. Hon kan coacha dig i bland annat ditt ledarskap och din personliga utveckling. Och Eva är bara en av fördelarna med att vara chefsmedlem i Vision. Är du medlem når du Eva på eva.tang@vision.se eller 0771-44 00 00. Är du inte medlem? Besök vision.se för ett riktigt bra erbjudande.

Innehåll

Offentliga Affärer nr 1 2012

10 Profilen – Ellen Hausel Heldahl Hon är sedan årsskiftet Konkurrensverkets nya chef för tillsyn över offentlig upphandling. Läs vad hon tycker om möjligheten att ställa miljö- och sociala krav.

16 TEMA: Upphandling visar vägen.

Stockholm har genomfört en omfattande upphandling av elektroniskt upphandlingsstöd där vissa krav på funktionalitet ännu inte har utvecklats.

22 Vilka är de sex nominerade till Handslaget?

Den 1 februari är det dags för prisutdelning till 2011 års bästa upphandling. Här kan du läsa om de sex nominerade bidragen.

30 Expertpanelen om dynamiska inköpssystem Upphandlingsutredningen har i sitt delbetänkande fört upp frågan om dynamiska inköpssystem.

Vad tycker experterna?

42 FOKUS: Hur mycket får telefonin kosta? Öka kontrollen över era telefon- och roamingkostnader med hjälp av smarta lösningar som också underlättar för administrationen.

10

46 Service till koncernen staten I sommar ska statens servicecenter dra igång sin verksamhet, något som förväntas spara flera miljoner kronor men även ge strategiska effekter.

52 Chefer i behov av stöd Chefer behöver få kunskap om vad som motiverar medarbetarna och omsätta det i vardagligt praktiskt arbete, enligt forskare Christina Björklund.

54 Beredskap inför klimatförändringar Textilservice är Att stå rustad inför naturkatastrofer och dess konsekvenser är bådevi.ekonomiskt och textilservicen kunskapsmässigt Det tycker Överlåt därför åt oss inget man vill Textilservice resurskrävande samordning. fokusera på din kärnverksamhet. i så kanochdukräver 22 54 lägga tid på framkant

Textilservice i framkant TEXTILIA tar långsiktigt ansvar för miljö, kvalitet och sociala frågor. Vi är det första privata textilserviceföretaget att samtidigt certifiera hela verksamheten enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001. Vi är medlemmar i BSCI och majoriteten av våra anläggningar är idag Svanen-märkta.

Kom till vår monter på Upphandingsdagarna så berättar vi mer!

Textilia bidrar till att det fungerar.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

7

Ledare

Offentliga Affärer utges av

Vi firar 20 år i det offentligas tjänst

Omslagsfoto Henric Lindsten

Offentliga Affärer firar 20 år i år. Idén att starta en tidning föddes 1991 och första numret kom 1992. Efterfrågan visade sig vara stor på en tidning med inriktning på affärer som görs inom ramen för den offentliga förvaltningen. Och intresset och förväntningarna från läsarna har bara ökat i takt med att frågorna kring vår offentliga ekonomi får ökat fokus rent allmänt.

Behovet av en tidning med tydlig inriktning på goda offentliga affärer har en viktig roll att spela så länge vi har en förvaltning som liknar den vi har idag.

Vi kommer att uppmärksamma vårt 20-årsjubileum i samtliga nummer 2012 genom att längst bak i tidningen blicka tillbaka och på så sätt ge en bild av vad som har hänt i myndigheter, kommuner och landsting.

Tryck Elanders, www.elanders.se

Upphandling visar vägen

VD och Ansvarig utgivare Urban Nilsson urban@hexanova.se Ekonomi Lina Akyuz, lina@hexanova.se Redaktionsledning Malin Ulfvarson malin.ulfvarson@hexanova.se Journalister Arne Öster, Mona Sundquist, Stina Rangmar, Christina Johnson, Malin Ulfvarson Layout Nadja Törnblad

Projektledning Göteborg Martin Nyman martin.nyman@hexanova.se Projektledning Stockholm Anita Sanderholm anita.sanderholm@hexanova.se Kent Mossheden kent.mossheden@hexanova.se Adress-/namnändringar adressandring.oa@hexanova.se Adress Göteborg (HK): Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2 414 58 Göteborg Tel: 031-719 05 00 Fax: 031-719 05 29 Adress Stockholm: Hexanova Media Group AB Drakenbergsgatan 2 117 41 Stockholm Tel: 031-719 05 00 Fax: 08-618 03 27 www.offentligaaffarer.se

En av Sveriges största upphandlingar av elektroniskt upphandlingsstöd har under vintern genomförts av Stockholms stad.

Beslutet att investera i ett gemensamt e-upphandlingsstöd i staden innebär en utmaning. Inte bara för att organisationen är stor utan framförallt för att upphandlingarna sker långt ute i organisationen och verktyget måste passa för många olika typer av verksamhet. I upphandlingen har Stockholms stad ställt höga krav på prestation och funktionalitet, bland annat utökade säkerhetskrav och LOV-lösningar som ännu inte erbjuds på marknaden.

Rätt kvinna för jobbet

Sveriges nya tillsynsman för offentlig upphandling är en kvinna, Ellen Hausel Heldahl heter hon och är ett bekant namn för Upphandlarsverige. För Offentliga Affärer berättar hon vad hon tycker fungerar bra – och mindre bra.

Mota Olle i grind

Offentlig upphandling är ett riskområde för korruption och naturligtvis är upphandlare en riskgrupp för mutförsök.

Men det är i regel inte upphandlarna, utan beställarna i organisationen som löper den största risken att utsättas för mutor. En förankrad policy mot korruption är ett viktigt verktyg för att mota Olle i grind.

Missa inte Upphandlingsdagarna och utdelningen av Handslaget!

Välkomna till Upphandlingsdagarna på Nackastrandsmässan den 1-2 februari 2012. Priset för årets upphandling 2011, ”Handslaget” delas för tredje året i rad ut på Upphandlingsdagarnas galamiddag på Münchenbryggeriet den 1 februari.

Urban Nilsson, Ansvarig utgivare

Rakel i kris?

Rakel är Sveriges kriskommunikationssystem, som används av utryckningsmyndigheterna. Polisen, som var först ut med att testa kommunikationssystemet, har varit kritiska och polisens skyddsombud har påtalat att larm inte har gått fram och att ljudkvaliteten varit för dålig. Vad händer när det värsta inträffar och kommunikationssystemet för utryckningsmyndigheterna lägger av mitt under krisen? Hur fungerar det med backup via mobilnätet?

Gör om – gör rätt, säger advokaten!

EU:s nya direktiv är ett lapptäcke. Advokat Helena Rosén Andersson kommenterar EU-kommissionens förslag till nya direktiv för offentlig upphandling och för tilldelning av koncessioner.

ISSN 1653-3674 Offentliga Affärer distribueras till chefer, inköpare och upphandlare inom den offentliga sektorn.

Det är Sveriges största affärsmagasin riktat till hela den offentliga sektorn. För en detaljerad distributionslista, kontakta vår annonsavdelning.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

9

profilen | Ellen Hausel Heldahl Ellen granskar din upphandling

Ellen granskar din upphandling

Sveriges nya tillsynsman för offentlig upphandling är en kvinna, Ellen Hausel Heldahl heter hon och är ett bekant namn för Upphandlarsverige. För Offentliga Affärer berättar hon vad hon tycker fungerar bra – och mindre bra.

E

llen Hausel Heldahl är sedan årsskiftet Konkurrensverkets nya avdelningschef för tillsyn över offentlig upphandling. Hon tar därmed över uppdraget att driva otillåtna upphandlingar till domstol för prövning och krav om upphandlingsskadeavgift. Konkurrensverket har hittills tagit arton ärenden till domstol sedan lagen ändrades och öppnade för denna typ av sanktioner.

Vi träffar henne när hon gör din sista arbetsdag på Socialdepartementets upphandlingsenhet. Där har hon arbetat med bland annat lagstiftningsfrågor och har de senaste åren varit sekreterare i två upphandlingsutredningar, Frittvalutredningen som ledde fram till Lagen om valfrihetssystem och Innovationsupphandlingsutredningen. Vårt samtal kom av naturliga skäl att beröra båda dessa ämnen, men först vill vi veta på vilket departement hon själv skulle placera upphandlingsfrågorna om hon fick bestämma?

Hon väljer diplomatiskt att besvara frågan med att framhålla hur man i Storbritannien har organiserat ansvaret för offentlig upphandling.

– Britterna har samlat stor kompetens i upphandlingsfrågor i en organisation, Office of Government Commerce, OGC. Avdelningen motsvarar i princip vår verksamhet på Kammarkollegiet, Konkurrensverket, Vinnova och regeringskansliet. Nu har man nyligen flyttat OGC från det brittiska finansministeriet till statsrådsberedningsnivå, Prime Minsters Office. Upphandlingsfrågorna har alltså flyttat upp ett pinnhål i hierarkin.

Hon tror att orsaken bakom flytten är att Storbritannien har ett uttalat mål om att spara pengar genom effektiv upphandling – en situation som inte är direkt jämförbar med Sveriges för tillfället.

– De befinner sig i en situation med stora budgetunderskott, vilket inte kan jämföras direkt med hur vi har det i Sverige just nu.

10

vanan. Efter Danmark tar Cypern över och de har inte varit ordförande tidigare så det är svårt att veta hur de tar över ärendet, säger hon.

Ellen Hausel Heldahl framstår som en glad och viljekraftig person och blicken är nyfiken. Nu är siktet inställt på framtiden och hon ser fram emot de nya arbetsuppgifterna på Konkurrensverket. Den nya rollen innebär bland annat personalansvar, något hon inte har haft på många år men som hon tycker ska bli roligt.

En dalkulla i storstan

Siktet riktat framåt

Ellen Hausel Heldahl lämnar Socialdepartementet och upphandlingsfrågorna veckan innan EU presenterade sina förslag på ändringar i upphandlingslagstiftningen. Jul- och nyårshelgen har inneburit bråda dagar för de före detta kollegorna som har kort om tid för att förbereda ståndpunkterna inför förhandlingarna i rådet. Hon är inte ledsen att lämna arbetet just nu. Samtidigt är hon optimistisk till att arbetet kommer att leda till förbättringar. Är det inte för kort om tid för att åstadkomma några genomgripande förändringar?

– Det finns inget val, det är viktigt att förhandlingarna kommer igång ordentligt under det danska ordförandeskapet. Och det kommer de att klara galant, danskarna har

Hon växte upp i Dalarna och flyttade därifrån dagen efter studentexamen. Då till Paris och därefter USA en tid, innan juridikstudierna inleddes i Uppsala. En annan viktig ”skola” har varit åren som förbundsjurist på Sveriges Kommuner och Landsting.

– Mitt arbete som förbundsjurist innefattade en otrolig bredd av frågor. Som ombud för kommuner hamnar alla möjliga ärenden på ens bord, och upphandlingsfrågorna kommer in i många av dem.

Från de praktiska uppdragen på SKL, via sex år i Regeringskansliet med bland annat lagstiftningsarbete går hon nu till tillsynsverksamheten. Det kommer att ge nya perspektiv på offentlig upphandling.

Vi vill gärna veta hur hon ställer sig till möjligheten att ställa miljö- och sociala krav i offentlig upphandling när hon nu är på väg till Konkurrensverket, som har tagit en restriktiv hållning i frågan. Det blir ett diplomatiskt svar igen.

– EU har sagt att man ska kunna ställa sociala krav, miljökrav och innovationskrav.

EU-kommissionen anser vidare att offentlig upphandling är ett viktigt instrument i att nå målsättningarna som anges i ”Europa 2020”. Även regeringen har varit tydlig i frågan.

Vissa hävdar att vi Sverige är fega i våra bedömningar av EU-rätten, kan det vara så?

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Foto: Henric Lindsten

Fakta Bor: Sollentuna Familj: Man och två söner Ålder: 48 år Intressen: Trädgård, spelar tennis Övrigt: Uppvuxen i Dalarna, men dalmålet lämnade hon bakom sig.

Aktuell: Ny chef på Konkurrensverkets avdelning för tillsyn över offentlig upphandling.

– Ja, det finns exempel på det. Behöver vi ha de regler vi har? Det är en fråga som Anders Wijkmans upphandlingsutredning ser över.

Ett annat exempel som hon lyfter är om det kan vara tillåtet att direktupphandla under tiden ett upphandlingsärende ligger i domstol.

– I Sverige har vi gjort bedömningen att det inte är tillåtet, vilket har ställt till problem när det till exempel gäller vaccinering

av livmoderhalscancer, eller möjligheten för en kommun att erbjuda skolskjuts vilket är två aktuella exempel. Samtidigt har man i till exempel den finska och norska lagstiftningen öppnat upp för möjligheten.

Gräva djupt i sitt ämne

Hon är bokad att tala på Upphandlingsdagarna, o m förkommersiell upphandling.

– Jag var bokad på den här programpunkten sedan länge. Jag ska inte prata om Kon-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

kurrensverkets verksamhet och jag har valt att tacka nej till andra ämnen.

Istället är det andra medarbetare från Konkurrensverket som ska prata.

– Det är bra, jag vill inte ha allt strålkastarljus på mig. Dessutom är det mycket bra träning att hålla föredrag. Det förutsätter att man är väl insatt i sitt ämne, man måste gräva ganska djupt för att kunna prata en eller ett par timmar.

Malin Ulfvarson

11

Kontantkort i stället för pappershögar ICA Kontantkort är resultatet av ett avtal mellan ICA Banken och Riksgälden. Tjänsten är helt ny i Sverige och innebär att statliga myndigheter, kommuner och landsting numera kan betala ut pengar på ett enklare, säkrare och effektivare sätt.

ICA Kontantkort underlättar offentliga utbetalningar som av olika anledningar inte kan göras direkt till ett svenskt bankkonto.

I dag används i sådana fall bland annat kontanter, utbetalningsavier och utländska checkar. Kontantkortet kan också ersätta kontantkassor. Man sparar både tid och pengar på minskad administration, ökad säkerhet och framför allt lägre kostnader.

Tjänsten innebär att utbetalaren laddar ett kort med det belopp som ska betalas ut i form av bidrag eller ersättning. Det går bra att använda kontantkortet för både enstaka och återkommande betalningar. Mottagaren kan sedan med en kortkod ta ut pengarna eller använda kortet att handla med där MasterCard accepteras. Motsvarande kort (prepaid card) finns i bland annat Storbritannien och USA.

”

Vår målsättning med att införa ICA Kontantkort var att göra vardagslivet enklare för användarna. På köpet fick vi en effektivare administration – det har nästan sparat in en heltidstjänst för oss.

Jag rekommenderar verkligen fler kommuner att börja med tjänsten.”

Hassan Eftekhari Ekonomichef på Arbetsmarknadsoch familjeförvaltningen, Eskilstuna

Effektivare utbetalningar med kontantkort

ICA Kontantkort är unikt i sitt slag i Sverige. Det passar för utbetalningar till personer utan bankkortskonton och kan användas på inköpsställen och i uttagsautomater över hela världen. Enkelt, säkert och kostnadseffektivt.

Vill du veta mer? Ring ICA Banken på 033-47 47 55 eller maila oss på icabanken.kontantkort@ica.se.

E D E NV IK

GLOBAL CORPORATE PAYMENTS

Bättre kontroll på kostnaderna.

American Express betalsystem skapar mer möjligheter för offentlig sektor.

En av offentlig sektors största utmaningar är att få ut mesta möjliga ur befintliga resurser. Men långt ifrån alla är medvetna om hur mycket statistik och uppföljning betyder för att minimera inköpskostnaderna.

American Express har ett unikt betalsystem som ger full kontroll över alla inköpskostnader. En tydlig inköpspolicy, säkra transaktioner och tillförlitlig statistik gör det enkelt att se att till exempel avtal efterlevs och följs upp. Vilket ger en bättre förhandlingsposition – och betydande besparingar.

För mer information om American Express betalsystem för offentlig sektor, gå in på www.ramavtalamericanexpress.se.

krönika

n o s r e d n A a t e e n g A v a Krönika

t k a j å p i v r å g Nu

För många år sedan var jag som upphandlare involverad i en uppmärksammad affär som ledde till såväl inrättandet av Lex Sarah som Stora journalistpriset och utmärkelsen Årets svensk, för andra alltså. Själv stod jag som bakbunden, mediaovan tjänsteman och försökte förklara och tillrättalägga, en uppgift som snabbt visade sig lönlös. Vi hade ställt en otrolig mängd krav, därtill förtydligade och protokollförda i dialog med anbudsgivarna. Vinnaren hade fått uppdraget på sitt gedigna kvalitetsarbete, till nästan högsta pris, ändå gick allting snett.

Frågan om vad som orsakar en dålig affär har fått extra aktualitet genom den senaste tidens heta debatt kring bristen på kvalitet i upphandlad äldreomsorg. Kritiken fokuserar tyvärr på hur upphandlingarna har skötts med rubriker som ”upphandling leder till dålig kvalitet”. Myndigheterna sägs inte ställa relevanta krav, det tas inte hänsyn till kvalitetsaspekten vid val av leverantör, offentlig upphandling tar alltid sikte på lägsta pris och kontrakten saknar såväl metoder för uppföljning som sanktionsmöjligheter när kraven inte uppfylls. Fast detta är långt ifrån hela sanningen.

Upphandlingen är inte boven

Vad är en god affär?

Händelsen fick mig att fundera över vad som egentligen kännetecknar en god affär och hur, men framförallt när, vet man att det är just en god affär man gjort?

Upphandlingsutredningen presenterade i november sitt delbetänkande under rubriken ”på jakt efter den goda affären”, så nu gäller det för Sveriges upphandlare och leverantörer att ställa in siktet rätt.

En upphandling är som en lång resa. Upphandlaren har lagt många timmar på att tillsammans med beställaren ta fram ett gediget förfrågningsunderlag. Leverantörerna har på sin kammare gjort sitt bästa för att inte missa efterfrågade bilagor och bevis. En vinnare har blivit utsedd. Alla har dragit en lättnandets suck över att de magiska tio dagarna förflutit utan att någon konkurrent känt sig förfördelad och begärt överprövning. Ett kontrakt, fullt med villkor som båda parter är överens om, utarbetas och undertecknas. I det ögonblicket är vanligtvis såväl säljare som köpare riktigt nöjda och just då infinner sig känslan av en god affär. Men så händer det oundvikligt något - det är dags för leverans.

Självklart ska de levererade produkterna uppfylla samtliga krav som faktiskt har ställts i upphandlingen och som myndigheten också betalar för - men ändå blir det som bekant inte alltid så. Affären som nyligen var så god är plötsligt det motsatta och man undrar förstås varför.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Ta del av Upphandlingsstödets vägledning för kontraktsuppföljning i offentlig sektor på www.upphandlingsstöd.se

Nej, upphandlingen i sig är i allmänhet inte boven.

Problemet ligger, enligt min åsikt, snarare i bristande uppföljning. Uppföljningen har en tendens att bli eftersatt. Det kan vara brist på resurser, metoder eller rutiner eller så vet man helt enkelt inte vad som ska följas upp eller så blir det bara inte av.

Uppföljning är en viktig signal att myndigheterna inte lämnar något åt slumpen. De krav som ställs ska uppfyllas inte bara i anbudet och kontraktet utan även i praktiken. På så sätt minimeras på sikt också risken för att oseriösa leverantörer med låga priser vinner en upphandling men avsikten att inte leverera det som efterfrågas. Det ska inte gå att lura en offentlig upphandlare. Svaret på min fundering kring den goda affären är alltså att man först efter genomförd leverans och utvärdering vet om affären var god. Men upptäcks bristerna i tid kan de oftast korrigeras och en affär på väg att bli dålig kan räddas till en god. Gör därför uppföljningen i tid innan någon annan gör den åt dig.

Alltså, ställ in siktet på kvalificerad och prioriterad uppföljning så kommer vi alla en bra bit närmare målet med den goda, eller kanske till och med optimala, affären.

Agneeta Anderson, chef för Upphandlingsstödet på Kammarkollegiet

15

Tema: UPPHANDLING

SÄK E

R HET

G N I L D N A UP PH

STÖD FÖR

LOV

INTEGR ER A

Upphandling visar vägen Stockholms stad har nyligen genomfört en mycket omfattande upphandling av elektroniskt upphandlingsstöd där vissa krav på funktionalitet ännu inte har utvecklats av leverantörerna.

E

n av Sveriges största upphandlingar av elektroniskt upphandlingsstöd har under vintern genomförts av Stockholms stad. Beslutet att investera i ett gemensamt e-upphandlingsstöd i staden innebär en utmaning. Inte bara för att organisationen är stor, med drygt 40 000 medarbetare, utan framförallt för att upphandlingarna sker långt ute i organisationen och verktyget måste passa för många olika typer av verksamhet. Dessutom drivs hela 35 procent av kommunens verksamhet av privata aktörer, helt i enlighet med policyn att all verksamhet som inte är myndighetsutövning kan konkurrensutsättas.

De har ställt höga krav, bland annat vad gäller säkerhet, integration och hantering av LOV-förfarandet. Upphandlingen avslutades i januari men vid denna tidnings pressläggning hade Förvaltningsrätten fått in en ansökan om överprövning att ta ställning till.

Driver på utvecklingen

Henrik John är vd på Oreo som tillhandahåller ett elektroniskt upphandlingsverktyg.

– Jag tror inte att någon av aktörerna på marknaden kunde erbjuda en färdig lösning

16

utifrån kraven i Stockholms upphandling, men den som vinner affären kanske finner lönsamhet i att utveckla den funktionalitet som efterfrågas.

Daniel de Sousa, vd på Visma Opic berättar att den produktutveckling som de gör av sitt verktyg Tendsign ofta styrs av vad som efterfrågas i upphandlingarna.

– Det är inte ovanligt att man efterfrågar funktionalitet som ingen av oss leverantörer kan erbjuda ännu. Beställarna har ett ansvar att driva utvecklingen och det gör de också.

Vi utökar funktionaliteten och integrerar med närliggande system.

Marknaden är alltså hårt pådriven av upphandlingarna, men det är främst de större organisationerna som kan ställa sådana krav.

– Vi arbetar med både små och stora aktörer och vi gör alltid en avvägning av hur långt vi kan tillmötesgå en enskild kund. Det händer att vi avstår från att delta i en upphandling när kraven inte går att uppfylla men generellt försöker vi hitta lösningar, säger Daniel de Sousa.

Det är inte lika vanligt att de små organisationerna ställer detaljerade krav anser Henrik John på Oreo.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Tema: UPPHANDLING

– De mindre kommunerna bjuder i regel in oss leverantörer för att få reda på vad systemen kan erbjuda, säger han.

Endast en kvalificerade

Det är fortfarande delvis oklart hur Stockholms stad kommer att arbeta med upphandlingsstödet. Det är frivilligt för de upphandlande enheterna att använda systemet, de kan välja att fortsätta göra sina upphandlingar manuellt. Men visioner saknas inte.

– Vi har ett scenario där vi är väldigt många användare genom att involvera beställaren i högre grad i upphandlingsprocessen, säger Daniel Moius, enhetschef på avdelningen för upphandling och konkurrens på Stockholms stad.

Vissa menar att upp till 25 procent av alla medarbetare i en organisation är någon form av beställare. För Stockholms stad skulle det innebära 10 000 användare.

– Vi har nu väldigt höga förväntningar på att systemet ska uppfylla våra krav, säger Daniel Moius.

Komma över tröskeln

Starka krafter driver på utvecklingen av eupphandling i offentlig sektor. Ändå går utvecklingen långsammare än förväntat, högt ställda mål inom EU och av den svenska regeringen har fått revideras. I november 2010 visade siffror från Kammarkollegiet att endast 45 procent av myndigheterna använde någon form av elektroniskt upphandlingsstöd, och siffran för kommunerna var ännu lägre.

– Problemet är tröskeln, många underskattar det arbete som krävs för att implementera verktygen, säger Henrik John på Oreo och han får medhåll från Daniel de Sousa.

– Det finns fortfarande en föreställning om att det bara skulle handla om att investera i ett systemstöd och sedan är det färdigt. Det måste till en beteendeförändring i organisationen, det innebär nya arbetssätt, nya krav och en ny organisation.

– Hur man gör? Det är 10 000-kronorsfrågan, skojar Daniel de Sousa.

I Stockholms stad kommer leverantören att få driva införandet av upphandlingsverktyget och har redan i upphandlingen fått presentera en projektplan och en utbildningsplan.

Sådan konsultverksamhet är något de flesta erbjuder idag.

– Generellt är konkurrensen mellan olika upphandlingssystem mycket hård, det är inte lätt att få lönsamhet bara i verktyget. Därför erbjuder nästan alla någon form av kringtjänster, konsulter som kan hjälpa till med upphandlingar, utbildningar eller implementation av upphandlingsverktyget, säger Henrik John.

Daniel de Sousa bekräftar: – Vår framgång de senaste tio åren är att vi har satsat på konsulttjänster och utbildning.

Vi hjälper våra kunder att använda produkten på ett ändamålsenligt sätt, säger han.

Nu har det lossnat

Trots att många upplever att det går långsamt med införandet av e-upphandling i offentlig

sektor vittnar leverantörerna om ett trendbrott de senaste två åren med ökad efterfrågan. Visma Opic är idag den största aktören på marknaden och de har fördubblat sin omsättning på 18 månader. Daniel de Sousa tror att utvecklingen gäller marknaden i stort, inte bara Visma Opic.

– Det är ingen hemlighet att vi är störst på marknaden, men det finns fortfarande en konkurrenssituation där cirka 6-7 aktörer slåss om kontrakten. Jag upplever att det florerar ett rykte om en monopolsituation som inte stämmer med verkligheten, säger han.

Sverige ligger också bra till i övergången till elektronisk upphandling, ur ett europeiskt perspektiv, enligt en rapport som Kammarkollegiet publicerade under hösten. Kammarkollegiets upphandlingsstöd planerar under året att publicera en vägledning om införande av elektroniska upphandlingssystem och även en skrift med goda råd och exempel från myndigheter som infört elektroniskt upphandlingsstöd. Myndigheterna är i stort behov av extern hjälp vid införande av elektroniskt upphandlingsstöd, konstateras ibland annat Anders Wijkmans upphandlingsutredning.

Kammarkollegiet har utrett frågan om man ska rekommendera ett elektroniskt upphandlingssystem, och beslutat att det inte är någon bra idé. Inte oväntat är det en åsikt som delas av leverantörerna.

– Det är inte säkert att ett system passar alla kunder, säger Henrik John på Oreo.

Ett alternativ som diskuterats på Kammarkollegiet är att bistå myndigheterna genom > fortsätter på sidan 19

Är du morgondagens vinnare?

Vi på Ekan älskar utmaningar, för vi vet att i utmaningar ryms också möjligheter. Möjligheter att göra någonting bättre. Idag står Västvärlden inför särskilt stora utmaningar då en unik generationsväxling pågår på arbetsmarknaden.

Det finns en stor chans för din organisation att komma ut som vinnare, men för det krävs utveckling och anpassning till dagens och morgondagens nya förutsättningar.

Hur kan vi säkra kompetensen? Vilka effekter får en äldre befolkning på vår ekonomi? Och hur ska vi attrahera och behålla morgondagens talanger?

Ekan off affärer 2011 185x65 (4.0).indd 1

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Det är här Ekan kommer in. I 25 års tid har vi hjälpt företag och offentliga organisationer att utvecklas och just nu vägleder vi bland annat 300 ekonomer så att de kan axla morgondagens ekonomroll. Det är ett bland många sätt att framtidssäkra verksamheten.

Varmt välkommen att kontakta oss med dina utmaningar och möjligheter!

www.ekan.com 2011-01-20 09.19

17

Kommers är smidigare Kommers Standard är mer än bara systemet för professionella inköpare och upphandlare. Det hjälper hela organisationen att få överblick över behov, upphandlingsprojekt, leverantörer, avtal, beställningar och fakturor. Med Kommers i allas webbläsare uppnås ökad förhandlingsstyrka, full kostnadskontroll, avtalstrohet och överblick.

Kommers eLite är en nyckelfärdig tjänst för offentlig upphandling i små organisationer.

Kommers Annons är en kostnadsfri portal där leverantörer hanterar anbud, avtal, beställningar och fakturor.

Vi ses på: Upphandlingsdagarna 1-2/2 SOI årskonferens 26-28/3

08- 612 34 53 info@primona.se www.primona.se

Tema: UPPHANDLING UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGA AFFÄRER ”Förbered er för framtida utmaningar”

> fortsättning från sidan 17 att formulera minimikrav på ett elektroniskt upphandlingsstöd.

– Om sådana krav är för högt ställda innebär det att man utesluter aktörer från marknaden, säger Henrik John.

Daniel de Sousa på Visma Opic är kluven till verksamheten på Kammarkollegiets Upphandlingsstöd.

– Å ena sidan är det bra att branschen samlas kring gemensamma frågeställningar och enas om standarder. I det avseendet är det möjligt att en samordning är funktionell.

Men det finns en övertro på att statlig samordning ska lösa enskilda organisationers behov. Risken är att man tar initiativ som bygger på en tro om att en universallösning ska inrymma hela den offentliga sektorns behov.

Jag tror att det är dömt att misslyckas.

Daniel Moius på stadsledningskontoret leder ett omfattande projekt som tar ett helhetsgrepp på Stockholms inköp. På sikt kommer man att integrera flera olika system för att få en totallösning för hela inköpsprocessen. Och det rör sig om stora volymer, inköpen från externa leverantörer uppgår till mellan 11-16 miljarder kronor årligen.

– Hela processen ska bli elektronisk, upphandlingsstödet ska kunna kommunicera med avtalsdatabas, elektronisk diarieföring och inköpssystem.

Stockholm har sedan tidigare en avtalsdatabas men en ny upphandling är planerad 2014. Vidare ska ett nytt ekonomisystem upphandlas, planerat 2015, där en inköpsmodul kommer att ingå.

Effektivisera med upphandlingsstöd

Vi ber Daniel de Sousa på Visma Opic titta i kristallkulan och berätta vad han ser på området e-upphandling framöver.

– Ambitionsnivån har höjts ett snäpp.

Organisationer vill binda samman olika processer i ett anskaffningsflöde som rymmer många delar, ekonomisystem, fakturahantering, beställningsförfaranden med mera. Vi ser allt oftare krav i upphandlingarna på att våra system ska vara öppna och integrerbara i båda ändar. Syftet är förstås att få större kontroll på viktiga inköpsvolymer och inköpsbeteenden. Det kommer att vara en nyckelfråga för e-upphandling framöver.

Fler kommuner måste titta på e-upphandling som ett viktigt verktyg för att klara av upphandlingsverksamheten framöver. Förutsättningarna förändras, bland annat står vi inför stora pensionsavgångar. Om fem år går 17 procent av Sveriges offentliga upphandlare i pension.

Den tid som frigörs i och med en förenklad administration hoppas Stockholm kunna använda till att förbättra upphandlingsprocessen, göra marknadsundersökningar, slipa på utvärderingsmodellerna och säkerställa en effektiv avtalsuppföljning och goda leverantörskontakter. Man har även ett behov av att utveckla sina uppföljningsrutiner.

– I Stockholm har vi infört valfrihetssystem på många områden, vilket innebär att tjänstemännens arbetsuppgifter blivit alltmer av avtalsuppföljning.

En titt i kristallkulan

Malin Ulfvarson

Revisionsföretaget PwC har genomfört en global undersökning bland kommuner och städer och pekar på förbättringsområden för att möta de stora framtidsfrågorna.

HPV-striden avgjord Kammarrätten har beslutat att inte vidare pröva upphandlingen av HPV-vaccin. Nu kan vaccineringen komma igång i januarifebruari, säger Göran Stiernstedt, chef på avdelningen för vård och omsorg, Sveriges Kommuner och Landsting.

Regeringens miljökrav bara tomma ord Att ställa miljökrav i offentlig upphandling framhålls av regeringen som ett betydelsefullt verktyg som ska bidra till minskad klimatpåverkan. Styrningen saknar dock koppling till klimatmålet och andra miljömål, konstaterar Riksrevisionen.

Skolmaterial för 280 miljoner SKL Kommentus Inköpscentral har tecknat ramavtal med fyra leverantörer av skolmaterial, datormaterial inkl tonerkassetter och kopieringspapper.

Var femte kommun riskerar bryta mot PUL Genom att lägga ut e-post, dokumenthantering och andra funktioner sparar kommunerna stora pengar varje år. Men var femte kommun skickar sin e-post via utlandet och riskerar därmed att bryta mot PUL.

Återvinning sparar pengar för sjukhusen En nyligen avslutad pilotstudie på Centralsjukhuset i Kristianstad visar att sjukhuset kan spara över 100 000 kronor per år genom att återvinna mer.

Elva miljoner kronor ska ge vård på lika villkor Nu satsar regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting på att främja en mer jämlik hälso- och sjukvård i projektet Vård på lika villkor. För satsningen har regeringen avsatt totalt 11 miljoner kronor.

Offentliga finanser i balans trots svacka Tvärniten i ekonomin medför att sparandet i den offentliga sektorn åter vänder nedåt och 2012 uppstår det ett underskott motsvarande 0,3 procent av BNP. Ekonomistyrningsverket spår att de offentliga finanserna återhämtar sig efter 2012 och når balans 2013.

Över 2000 recept på fysisk aktivitet

Daniel de Sousa, vd Visma Opic.

Fotograf: Thor Balkhed

Henrik John, vd Oreo.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Västerbottens läns landsting har fördubblat förskrivningen av fysisk aktivitet på recept. Studier visar att drygt hälften av patienterna följer uppgjorda träningsscheman, vilket är bättre följsamhet än för många läkemedel.

19

Tema: UPPHANDLING

Mota Olle i grind Det är i regel inte upphandlarna, utan beställarna i organisationen som löper störst risk att utsättas för mutor. En förankrad policy mot korruption är ett viktigt verktyg för att mota Olle i grind.

E

n förtroendevald politiker eller förvaltningschef på en liten kommun, som står i begrepp att initiera en upphandling på kommunen kan vara ett hett villebråd för företag med avsikt att muta till sig affärer med kommunen.

Forskning visar nämligen att korta avstånd mellan leverantörer och tjänstemän, små organisationer med brist på juridisk kompetens och där upphandlaren sitter långt ute i

Alla upphandlande myndigheter behöver utarbeta en policy mot korruption. Det menar Petter Florwald på Kammarkollegiets Upphandlingsstöd som nyligen har publicerat en skrift om korruption i offentlig upphandling.

organisationen med begränsat utrymme att påverka besluten utgör risk för korruption.

Med kunskap kan man förhindra och förebygga sådana situationer.

Lagom till jul publicerade Kammarkollegiets Upphandlingsstöd en skrift om korruption i offentlig upphandling. Skriften innehåller konkreta förslag till åtgärder för upphandlande organisationer som vill förebygga korruption. Exempel på sådana åtgärder är att utforma en policy mot mutor, att kontinuerligt utbilda personal i frågor om korruption, att attestering och beslut om möjligt tas av två personer och att hålla ett klimat i organisationen med högt i tak och där yttrandefriheten respekteras.

– Syftet med skriften är att ge en inblick i hur korruption i offentlig upphandling kan yttra sig och att ge kunskap om hur den kan förhindras och förebyggas, säger Petter Florwald, jurist och projektledare på Upphandlingsstödet.

Till sin hjälp har de haft en referensgrupp med representanter för upphandlande myndigheter, leverantörer, Sveriges Kommuner och Landsting, Riksenheten mot korruption och Institutet mot mutor.

Skriften belyser de skillnader som finns mellan privat och offentlig sektor i frågor som rör korruption och ger tips på hur tjänstemän ska tänka och agera för att undvika, förebygga och upptäcka korruption.

– Det är viktigt att ledningen föregår med gott exempel, att de aktivt arbetar för att förebygga och förhindra korruption och att

Mönster i muthärvan Statsåklagare Nils-Eric Schultz på Riksenheten mot korruption, som har väckt ett flertal åtal för mutbrott och bestickning mot tjänstemän vid Göteborgs stad och bolag. Under ett föredrag på Kvalitetsmässan i Göteborg i november beskrev han ärendena som ganska likartade.

– De berör byggbranschen, tjänstemän på kommunala bolag eller förvaltningar, det är medelålders män, som haft det största interna förtroendet i verksamheten – de har, utan kontroll, haft rätt att beställa och attestera och de som har utbetalningsattesterat har inte kontrollerat om varan har levererats eller utförts, berättar han.

Fakturorna innehåller generellt mycket knapphändigt med information. Exempel på formuleringar är jobb enligt beställning, och sedan ingenting mer.

20

de tydligt visar att korruption i olika former aldrig kan accepteras, säger Petter Florwald.

Upphandlare är kunniga

Offentlig upphandling är ett riskområde för korruption och naturligtvis är upphandlare en riskgrupp för mutförsök, men de utgör inte den största risken.

– De är väl insatta i reglerna som omgärdar upphandling och tänker redan i de här banorna. Sedan finns det alltid de som känner reglerna men ändå kringgår regelverket och de är svåra att komma åt med förebyggande arbete. Istället är det kanske bättre att fokusera på några av de andra rollerna, exempelvis beställare och användare, säger Petter Florwald.

Den forskning som har gjorts visar att det snarare är beställare av upphandlingar som löper störst risk för otillbörlig påverkan, vilket ofta är chefer eller förtroendevalda politiker. De är i en sits att kunna styra underlag och behovsanalys i den riktning de önskar.

– Beställare är generellt inte lika bevandrade i upphandlings- och korruptionslagstiftning och har därför mindre kunskap om var gränserna går. Beställare kan därmed ha svårare att stå emot otillbörliga påverkansmedel.

Petter Florwald pekar ut försvar, polis och sjukvård som exempel på verksamheter där det kan vara svårt för en upphandlare att stå emot beställare och användare.

– En upphandlare måste vara stark och säker i sin roll och på sina kunskaper om lag-

– Jag förstår inte hur alla de här fakturorna har kunnat slinka igenom. Är tjänstemännen medvetna om att man har begått ett brott?

– Det rör sig om mutbrott i olika storleksordningar men låt mig säga så här – om man för privat bruk hämtar ut varor från en färghandel som sedan faktureras kommunen, då vet man om att man begår ett brott, säger Nils-Eric Schultz.

Eller som tjänstemannen som bad handlaren beställa nya glasögon till sig och frun, och fakturera kommunen för förbrukningsmaterial.

Tycker man att det inte är så allvarligt, för att alla gör det?

– Kanske, jag hoppas inte det. Jag tror inte det faktiskt.

När seminariet är slut får alla talare en gåva, Nils-Eric Schultz tackar nej till slipsen.

En slips måste väl kunna anses av ringa värde?

– Jag tar inte emot någonting, det är en enklare princip att leva efter, säger han.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Tema: UPPHANDLING

stiftningen för att våga ifrågasätta när till exempel en läkare säger att ett visst varumärke är avgörande för patientsäkerheten, trots att det finns andra varumärken som är likvärdiga.

Det är därför viktigt att upphandlarens arbete får en framträdande roll i organisationen och att det ges en strategisk betydelse.

Tidigt i upphandlingsprocessen är risken för otillåten påverkan störst. Särskilt under planeringsfasen och i synnerhet under utformandet av behovsanalysen.

– I inledningsfaserna av en upphandling är korruptionen enkel att dölja. Då kan leverantören och upphandlaren träffas och till exempel hjälpas åt att formulera ett förfrågningsunderlag. Även under avtalsperioden bör man vara restriktiv, särskilt i de fall det rör sig om ramavtal eftersom avropen till stor del sköts av avropare ute i organisationen. Efter upphandlingen kan det även finnas risk för utbyte av ”tacksamhetsgåvor” vilket kan ge anledning till åtal.

fungerar det förstås inte, då förlorar man för mycket kompetens om man byter arbetsuppgifter.

Hur får upphandlare utveckla sin relation och dialog med leverantörerna kan man undra? De senaste åren har mantrat om ökad dialog upprepats flitigt.

– Det är viktigt med dialog och det finns inte nödvändigtvis någon motsättning här.

Det går att vara vänskaplig med leverantörerna så länge man är medveten om reglerna.

Det kanske till och med kan vara så att ju mer pålästa upphandlarna är desto mer dialog kommer vi att få se?

Tänk på att inte sänka garden när upphandlingen är klar. Det är lika olagligt och förtroendeskadligt att ta emot en gåva efter en genomförd upphandling som innan kontraktet är tilldelat. Petter Florwald tar upp ett exempel från skriften.

– När du börjar rationalisera eller hitta bortförklaringar till varför det du gör är rätt bör du se upp och tänka på hur din handling kan uppfattas utifrån. Vill jag se det på tv?

Relationerna behövs

Otillbörligt försök

Skriften från Upphandlingsstödet tar upp flera förslag på förebyggande åtgärder, ett sådant förslag är att, när det är möjligt, låta upphandlare kontinuerligt byta upphandlingsområde med varandra. Syftet är att undvika nära vänskapsrelationer mellan upphandlare och leverantörer.

– Det kan fungera för vissa, framförallt stora upphandlingsorganisationer. På till exempel statens inköpscentral tillämpar man rotation, där upphandlar man inte samma ramavtal två gånger. I små organisationer

Det är viktigt att veta att även underlåtenhet att avböja en muta kan vara ett brott.

– Man skulle kunna säga att det som i andra brott kallas ”försök till” kan utgöra själva huvudbrottet när det rör sig om mutbrott.

Det finns med andra ord inget försöksbrott i korruption utan redan att begära eller erbjuda någon en muta kan utgöra ett fullbordat mutbrott.

Riksenheten mot korruption i Stockholm handlägger mutbrott för hela landet. I viss mening dömer domstolen hårdare när det

gäller mutbrott riktad mot offentlig sektor jämfört med privat, och då gäller det framförallt bedömningen av vad som utgör en otillbörlig belöning. Intresset av att upprätthålla allmänhetens förtroende för demokratiska institutioner gör att otillbörlighetsbegreppet får en vidare innebörd än inom den privata sektorn.

De senaste åren har en förändring ändå skett i Sverige – från en allmän uppfattning om att korruption knappt existerar till att offentlig upphandling nästintill förknippas med korruption.

– Det är därför angeläget att korruption i allmänhet, och inom offentlig upphandling i synnerhet, uppmärksammas och att krafttag görs för att korruption ska kunna förebyggas och förhindras, säger Petter Florwald.

Malin Ulfvarson

Fakta Vid direktupphandling är risken för mutbrott som störst, visar forskning från Brottsförebyggande rådet. Direktupphandling är ett förfarande som får utföras bland annat när värdet på ett kontrakt är lägre än 287 000 kronor.

– Trots att det inte rör sig om så stora belopp kan en otillbörlig tilldelning av ett kontrakt ändå ge stora effekter på sikt. En affärsrelation etableras och parterna kanske låter kontraktet löpa på i flera år utan att låta andra leverantörer få en chans att konkurrera, säger Petter Florwald.

Upphandlingsvolymen Nya tröskelvärden!

– en heltäckande regelsamling på upphandlingsområdet Håll dig uppdaterad 2012 med de nya reglerna på upphandlingsområdet!

Regelsamlingen innehåller både svenska författningar samt EU-direktiven på området. Bland nyheterna märks bl.a. den nya lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet och den nya upphandlingsförordningen.

Pris 475 kr exkl. moms och frakt

Information och beställning: farakademi.se/upphandlingsvolymen, order@far.se, 08 506 112 00

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

21

Tema: UPPHANDLING

Nominerade till Handslaget

Priset för årets upphandling 2011, ”Handslaget” delas för tredje året i rad ut på Upphandlingsdagarna den 1 februari 2012. Här är de sex nominerade bidrag som har chansen att vinna.

Ramavtal sparar 50 miljoner för Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen köper avancerad röntgenutrustning och service för 250 miljoner kronor årligen – till de 18 sjukhus som finns i regionen. Traditionellt har upphandlingarna skötts som enstaka objektsupphandlingar lokalt, vilket varit mycket tidskrävande för de läkare, sjuksköterskor och upphandlare som varit involverade. Genom att istället teckna ramavtal har man minskat kostnaderna rejält i inköp och service.

– Vi har också fått mer utbildning och tätare samarbete med leverantören. Viktigast är kanske att vi får bättre samordning internt genom enhetligare utrustning av högsta kvalitet på alla våra sjukhus, säger Martin Jakobsson, upphandlare på Västra Götalandsregionen.

Upphandlingen har verkligen pressat priset på utrustningen. Delvis genom att man för vissa ändamål har kunnat välja en billigare version av utrustningen. Martin Jakobsson redovisar en besparing på mer än 20 procent i inköp och service, det vill säga 50 miljoner kronor. Och då är inte ens tidsbesparingen inräknad. På de två ramavtalen som har upphandlats beräknar Martin Jakobsson att man kommer att göra cirka 15 avrop per år. Avtalsperioden löper på maximalt fyra år, vilket innebär cirka 58 upphandlingar som inte längre behöver genomföras.

– Idag ägnar vi mer tid och för- och efterarbete men vi lägger också mer tid på analys och avtalsvård. Vi jobbar med andra ord mer strategiskt, säger Martin Jakobsson.

Gotland pressar marginalerna i unik energieffektiviseringsupphandling Stora vinster finns att göra med energieffektivisering och leverantörerna är angelägna om att få en del av kakan. Hur stor del av kakan kan ofta vara svårt att genomskåda eftersom affärsmodellen med garanterad prestandavinst inte redovisar det. Region Gotland avfärdade branschens affärsmodell och tog fram egna principer för prekvalificering, genomförande och utvärdering. Resultatet blev betydligt lägre pris, full transparens och egen kontroll över processen eftersom tjänstemän från regionen sitter med under hela projektets gång. Inga dolda intäkter är tillåtna för den leverantör som vann totalentreprenaden av Regions Gotlands energieffektivisering. Hur mycket denna upphandlingsmodell kommer att minska kostnaderna i projektet är svårt att beräkna, då omfattningen kommer att fastställas först efter den inledande energianalysen, men en uppskattning är att kostnaden under entreprenadtiden blir cirka 15 procent lägre.

Upphandlingen inkluderade förhandling med de tre anbudslämnare som kvalificerat sig, vilket ytterligare pressade priset.

– Så här långt är vi mycket nöjda. Vi har fått ett helt annat avtal och ett helt annat pris än det som marknaden har utvecklat, säger Johan Malmros, projektledare och Harald Gröttvik upphandlare på Region Gotland.

Ökad flexibilitet och sänkta kostnader hos Färdtjänsten Färdtjänsten i Göteborg har på ett innovativt sätt ökat flexibiliteten i tjänsten, sänkt kostnaderna, sanerat taxibranschen på oseriösa åkare och åstadkommit flera positiva effekter för göteborgarna i stort.

Andelen färdtjänstbussar för rullstolsburna har kunnat minskas genom att man upphandlat en ombyggd personbil med utrymme för en rullstolspassagerare bak.

Det innebär att taxiåkarna kan använda bilarna i den ordinarie trafiken när efterfrågan från Färdtjänsten är låg. Det har sänkt priset rejält. På hela taxiavtalet i stort har man sänkt prisnivån med mer än 10 procent. På rullstolsresor specifikt är avtalet 25-30 procent lägre. Samtidigt som man har förbättrat tillgängligheten.

Färdtjänsten i Göteborg köper resor för 260 miljoner kronor per år och har förstås också krav på sig att inte anlita oseriösa taxiföretag. Eftersom företagen i sin tur anlitar enskilda åkare kan kontrollen bli omfattande. Genom ett samarbete med Skatteverket utbyter man information om åkarna, att de betalar in moms bland annat. Sedan jämförs siffrorna med Färdtjänsten för att följa upp.

– De anmärkningar vi har på åkarna har minskat kontinuerligt. De stora taxibolagen är också väldigt nöjda, det har lett till en självsanering av branschen, säger Peter Norling, upphandlare på Färdtjänsten i Göteborg.

Som en bonus har göteborgarna via Färdtjänstens upphandlingar fått en stadsmiljö med färre bussar, fler miljöbilar, fler kvinnliga taxiförare och tillgång till fler storbilar på helgerna.

Upphandlarkollegor vallfärdar till Braic i Växjö David Braic är en av de mest omskrivna upphandlingscheferna när det handlar om strategisk inköpsverksamhet. Han arbetar i Växjö kommun och driver en upphandlingsenhet med nio anställda och rapporterar direkt till kommunchefen. Han har en tydlig bild av vad upphandlingen ska bidra med i kommunen och har varit drivande i införandet av ett kommungemensamt inköpssystem, en varudistributionslösning som underlättar för leverantörer och minskar miljöeffekten och innovativa upphandlingslösningar. Han är flitigt anlitad föreläsare och sitter med i olika nationella arbetsgrupper inom offentlig upphandling. Representanter från andra svenska kommuner vallfärdar till Växjö för att få ta del av idéerna. David Braic har inget emot att lägga ner tid på att sprida sitt budskap – det gynnar ju kommunen också.

– Många undrar hur vi rent praktiskt har gått till väga och vi vill gärna visa upp vårt arbete. Vi får så mycket besök att vi har fått styra upp och samla dem på vissa dagar, säger han.

Enligt många stämmer David Braic väl in på motiveringen för kandidater till Handslaget ”Priset kan emellertid också gå till personer som genom engagemang och skicklighet arbetat med att utveckla upphandlingsfunktionen och kompetenssäkra organisationen – i samklang med Upphandlingsdagarnas syfte, att stimulera till nytänkande och bidra till en sund utveckling inom offentlig upphandling.”

Tema: UPPHANDLING

Ambitiös livsmedelsupphandling gav resultat

Funktionsupphandling gav ökad trygghet i Sollentuna

Ett gediget förarbete gav små och medelstora företag i regionen avtal när Norrbottens läns landsting upphandlade livsmedel. Vinsterna för landstinget blev både pressade priser, ökad andel ekologiskt producerat och att de så kontroversiella djurskyddskraven kunde uppfyllas.

Att dela upp upphandlingen i mindre produktområden är ett vanligt sätt att öka antalet anbud från de mindre företagen. Men landstinget har dessutom sänkt ett antal krav på logistik och leverans för att nå sitt mål.

– Vi kan inte alltid bara ställa krav, vi måste göra eftergifter ibland. Det handlar om vilken typ av livsmedelsmarknad vi vill ha. En marknad med bara stora grossister kommer att påverka kvaliteten på maten vi äter, Theresa Hägglund, upphandlare Norrbottens läns landsting.

En framgångsfaktor var den nära dialogen med näringslivet, både de små och de stora aktörerna.

– Vi behöver både små och stora leverantörer för att tillgodose våra inköp. Tack vare den ökade konkurrensen sänkte vi priserna rejält, med hela 20 procent. Norrbottens läns landsting köper livsmedel för 25 miljoner kronor per år – så det är inte struntsummor.

Tidigare var flera aktörer involverade för att få tekniken att fungera, den enskilde brukaren som ansvarar för telefonabonnemanget och utrustningen, hemtjänsten för installationen, leverantören av larmmottagning och kommunen med helhetsansvaret.

– Systemet är aldrig säkrare än dess svagaste länk.

Om trygghetslarmet inte fungerande var kommunens tjänstemän tvungna att utreda var felet låg, och vi hade inte alltid den kompetens som krävdes. Därför beslutade vi oss för att upphandla det som en helhet, säger Lennart Olausson, upphandlare på Sollentuna kommun.

Därmed blev det också möjligt att ställa leveranskrav på tillgängligheten, så kallad SLA. När kopplingarna till kommunens verksamhetssystem är på plats kommer dessutom beställningarna ske automatiskt.

Tryggheten för brukaren har ökat, som dessutom fått utökad funktionalitet genom ett trådlöst brandlarm kopplat till larmcentralen.

– Kostnaderna för kommunen minskar med det nya avtalet, men det har inte varit huvudsyftet – utan det har varit den ökade tryggheten.

Det nya sättet att upphandla har gett genklang på marknaden och nya företagskonstellationer bildas för att möta kraven från kommunerna.

Per-Erik Andersson från Statens inköpscentral har under hösten varit utlånad till ett OECD-uppdrag i Kroatien.

OECDs Sigmaprojekt har under flera år stött Kroatiens anslutningsprocess till EU inom området offentlig upphandling. Dialogen med Kroatien påvisade ett behov och intresse för ett mer djupgående stöd kring utvecklingen av den centrala upphandlingsorganisationen i Kroatien, CPO. Uppdraget innebar att utifrån jämförelser med svenska och finska erfarenheter föreslå utveckling och prioriteringar av processer och metoder. Granskningen genomfördes ur olika aspekter för att identifiera styrkor men också att beskriva svårigheter och de viktigaste utmaningarna.

Hur går det för Kroatien?

– Förhandlingarna om EU-inträde är klara och nu återstår en folkomröstning under våren 2012.

Om medborgarna röstar för så är det möjligt med EU-inträde under 2013 och Kroatien blir i så fall EU:s 28:e medlemsstat.

Hur kom det sig att uppdraget hamnade på dig?

– Jag har omfattande praktisk erfarenhet från såväl upphandling, metodutveckling som revision från mitt arbete på Statens inköpscentral. Jag tycker att det är intressant att arbeta internationellt och särskilt me-

ningsfullt att förmedla operativa erfarenheter till kandidatländerna. Jag medverkar i det lilla till ett historiskt arbete som jag kan berätta om för mina barnbarn.

Har du dragit några egna spännande erfarenheter som du tar med hem?

– Det är alltid mycket lärorikt att jämföra vårt eget arbete med andras. Det kan bli oväntade insikter, som förbättringsbehov av det egna arbetet men också insikter om hur bra vi arbetar. Man får ett så kallat helikopterperspektiv på den egna verksamheten.

– Jag är mycket imponerad av hur långt Kroatien har kommit inom offentlig upphandling och det finns flera likheter med vårt sätt att arbeta men det finns också skillnader som framkom ur jämförelsen. De främsta skillnaderna förutom finansiering och självständighet är att i Sverige tecknar vi ramavtal med flera leverantörer och konkurrensutsätter dessa vid varje avropstillfälle.

En annan skillnad är att vi i Sverige oftast tillämpar grunden för tilldelning av kontrakt genom ”ekonomiskt mest fördelaktiga” och inte ”lägsta pris”. Överprövningar av upphandlingarna är lika vanliga i de båda länderna, berättar Per-Erik Andersson.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Malin Ulfvarson

23

FOTO: Jonas Eriksson

Förra årets vinnare av Handslaget

Tema: UPPHANDLING

Så vinner du affären Näringslivets perspektiv på offentliga upphandlingar kan hjälpa upphandlare att bli bättre, menar managementkonsult Knut Fahlén på Ekan.

F

ör många företag och offentliga myndigheter upplevs offentlig upphandling som ett komplext byråkratiskt regelverk, som bara är till besvär. De upplevda problemen leder ibland till missade affärer för näringslivet eller otillåtna direktupphandlingar av upphandlande enheter. Knut Fahlén, managementkonsult på Ekan, ser många enkla åtgärder för att såväl företagen som beställare ska bli vinnare, och vet att det finns många goda exempel att lära sig av. Knut Fahlén medverkade bland annat som talare på Västsveriges upphandlingsdag 2011, som nyligen arrangerades av Västsvenska handelskammaren.

– Ett problem är att juridiken upplevs som krånglig, vilket gör det svårare än nödvändigt för bägge parter, säger Knut Fahlén. Att vara medveten om de vanligaste fallgroparna är ett viktigt första steg. Upphandlingsdagar vänder sig ofta till näringslivet, men näringslivets frågor kan även hjälpa upphandlade enheter att bli bättre. Ett tydligt exempel på fallgrop är hur olika utvärderingsmodeller påverkar utfallet. Företagen är ofta för dåliga på att se igenom vad som ”tillmäts betydelse” och lämnar överbud, eller så är de allt för taktiska och lämnar nollbud som beställaren har svårt att hantera. Båda dessa ”fel”, oavsett orsak, drabbar i slutänden oss medborgare och skattebetalare, som förväntar oss att uppdrag genomförs så kostnadseffektivt och med så hög servicekvalitet som möjligt, säger Knut Fahlén.

eller avser tjänster som är svåra att konkreDu pratar om fallgropar. Kan du nämna tisera. Detta kan leda till att upphandlingar några fler? får göras om och ett onödigt resursslöseri – Tidspress. Att man underskattar tiden från såväl beställare som leverantör, och i det tar att göra en upphandling, och att man slutänden ett slöseri av offentliga medel. I under stress slarvar eller glömmer saker. För- värsta fall kan det leda till onödigt lidande utfattade meningar om leverantören eller för tredje part, som till exempel skett vid otillräcklig marknadsanalys är en annan sak. upphandlingen av vaccin mot livmoderhalsEn tredje sak är låsningar, både cancer. internt när kraven ska formuleras, och i avtalet där leveranKommunicera bort risk tören kan vilja ändra något i Att upphandlingar måste göefterhand. Mitt bästa tips till ras om låter som något vi till leverantörer är att göra ett bra varje pris måste försöka att förarbete i den så kallade ”laundvika. Vad kan berörda partenta säljfasen” så slipper du ter tänka på här? problem vid anbudslämning,

– För att bägge parter och sannolikheten att bägge ska bli vinnare är det viktigt parter blir vinnare ökar. att kommunicera med flera in En annan företeelse är att tressenter och de experter som offerera för låga priser. finns inom området i ett tidigt – Inköpare vill gärna handla skede – både som beställare så billigt som möjligt. Men är och leverantör. I värsta fall, om det för billigt blir det generellt upphandlingen inte går korinte med den kvalitet eller ser- Knut Fahlén, Ekan. rekt till, kan avtalen ogiltigförvice som beställaren förvänklaras. Som leverantör riskerar tar sig. Sambandet mellan kvalitet och pris du då att inte få betalt och som beställare att finns ju alltid där. Prisdumpning kan ske för inte få levererat. Förhoppningsvis kommer att utvärderingsmodellerna tillåter det. Även de nya reglerna inom upphandlingslagstiftom upphandlare många gånger söker efter ningen att på sikt leda till bättre upphandbehovsbilden i verksamheten, sitter allt för lingar och att fler företag går in och konkurmånga på sin kammare och har liten kontakt rerar på den offentliga marknaden. med verkligheten och marknaden – i synnerhet när upphandlingarna blir komplexa Flera fallgropar

Femårigt avtal värt 900 miljoner Region Skånes upphandling av telefoni och datatjänster är klar.

TeliaSonera vann upphandlingen som genomfördes genom så kallad konkurrenspräglad dialog. Den ovanligt formen av offentlig upphandling kan användas i de fall myndigheten inte kan specificera sitt behov i ett förfrågningsunderlag på grund av komplicerade tekniska, finansiella eller rättsliga omständigheter.

Ett annat skäl kan vara att det inte går att bedöma utbudet på marknaden. Dialogen förs mellan den upphandlande myndigheten och, genom annonsering, utvalda leverantörer för att identifiera hur myndighetens behov bäst ska kunna tillgodoses.

Region Skånes telefoni och datatjänstavtal värderas till cirka 900 miljoner kronor.

Upphandlingen är ett resultat av den nya sourcingstrategi för ITverksamheten i Region Skåne som regionstyrelsen antog 2009.

Källa: Region Skåne

24

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

kontrollfråga distributionskunskap:

• får du ut tillräckl

I Sverige har vi en unik postmarknad. Här råder fri konkurrens sedan många år, vilket gör att du som kund har ovanligt stora valmöjligheter. Både att välja leverantör – men också att välja fler. Det är kanske det säkraste sättet att få ut så mycket som möjligt av sin distribution. På Bring Citymail har vi utmanat postmarknaden med nya sätt att sortera och dela ut post* i tjugo år. Det har gjort vår distribution till en av världens mest effektiva. Därför är det många av våra kunder som använder oss så mycket de kan. Det är också tack vare konkurrensen som de stora offentliga ram­ avtalen har så låga priser. Vill du veta hur avtalen ser ut och hur vi på Bring Citymail kan hjälpa dig med din distribution – kom förbi vår monter B13 så berättar vi mer (och kan se efter om du redan är kund hos oss). Kanske är det dags även för dig att få ut mer av din distribution?

Det finns mycket att lära om oss och postbranschen. Välkommen! * Vi sorterar posten direkt i datorn, och delar ut den i ett jämnt flöde var tredje dag (den sk ABC­modellen).

ABC­ modellen innebär färre transporter, total kontroll över flödet och bättre utnyttjade leveranser, vilket i sin tur ger lägre priser för dig som kund och mindre belastning på miljön.

Debatt – Vad tycker du?

Maila dina inlägg till brev@hexanova.se

Ställa djurskyddskrav fullt möjligt Allt fler kommuner vill ställa djurskyddskrav som ett led i att möta den konsumentopinion som vill att kommunerna tar ett miljö-, socialt- och etiskt ansvar. Rättsläget har varit otydligt men det är nu viktigt att branschen tar sitt ansvar och kan möta denna efterfrågan från kunder och konsumenter.

Kammarrätten i Sundsvall har i sin dom över Rättviks kommun sagt att det går att ställa djurskyddskrav utöver EU:s minimikrav, samma som Förvaltningsrätten i Sundsvall också kom fram till.

Det som fortfarande råder delade meningar om är hur kommunerna ska kontrollera djurskyddskraven, det vill säga vilka verifikat som ska gälla för djurskyddskrav.

Från att många hävdat att man inte kan ställa djurskyddskrav vid livsmedelsupphandling så är det nu ”ostridigt” att sådana krav kan ställas vilket är mycket positivt.

LRF har även låtit Europarättsjurist Christina Möll, specialist inom EG-rätt och offentlig upphandling, utreda om det är möjligt att ställa djurskyddskrav vid livsmedelsupphandlingar. Utredningen visar att detta är möjligt utan att det strider mot de EU-rättsliga principerna. Utredningen kommer också fram till att djurskyddskrav är att betrakta som ett legitimt krav vid urvalet av vilka produkter den upphandlande kommunen önskar att köpa in.

också svarar upp till den konsumentopinion som finns och ger tydliga ramar till upphandlarna så vi får bra kvalitet på maten till våra barn och äldre.

Men branschen, inklusive grossisterna, måste tillsammans med Miljöstyrningsrådet också utarbeta tydliga regler för hur kommunerna ska följa upp de krav som ställs.

Det är viktigt att kraven på verifikation innebär att det är enkelt för den upphandlande myndigheten att ställa krav, samtidigt som det ger en likabehandling för leverantörer och möjliggör för både stora och små företag att lämna anbud.

Upphandlingsreglerna måste också förenklas så att det blir lättare att ställa krav på miljö- och djurskydd. Vi hoppas att EU- kommissionens nya förslag på upphandlingsregler ska ge tydligare riktlinjer för kravställande i livsmedelsupphandlingar. Dessutom säger generaladvokaten i EU att upphandlande myndighet har stor frihet att välja vad de vill köpa.

Måste vara enkelt

Vår utredning och Kammar- Marknadsutvecklare rättens dom landar i samma på Lantbrukarnas slutsatser, att det är möjligt att Riksförbund. ställa djurskyddskrav. Det är en seger för kommuner som värnar om djuren och en hjälp för alla som vill ställa krav på till exempel att grisar inte ska

Allt fler kräver att våra barn och äldre inom den kommunala omsorgen ska serveras mat av hög kvalitet, producerade enligt svensk djurskyddsnivå och med miljöhänsyn. Därför är Rättviksdomen ett steg i rätt riktning.

Nu är det viktigt att fler kommunpolitiker 26

Det är en seger

behandlas med antibiotika i förebyggande syfte, att de ska ha tillgång till strö och att transporten till slakteriet inte ska överstiga åtta timmar och att mjölkande kor skall ha tillgång på bete under sommaren.

Rent konkret innebär detta att livsmedel från svenska gårdar kommer att kunna konkurrera på mer lika villkor i den offentliga upphandlingen och att den offentliga sektorn i sin konsumentroll kan leva upp till det regelverk man har varit med att lagstifta om.

Rättviks kommun har överklagat till Högsta förvaltningsdomstolen i Stockholm. Vi hoppas att fallet tas upp i högsta instans så att vi får en tydlig rättspraxis men för att snabbare lösa frågan kring hur kommunerna bör kontrollera kraven så tror vi på en dialog mellan alla aktörer i branschen inom Miljöstyrningsrådet redan påbörjade arbete, så att branschen kan möta efterfrågan från de kunder som vill ta ett ökat miljö- och socialt ansvar genom att ställa djurskyddskrav i sina upphandlingar.

Axel Hansson,

Axel Hansson, Marknadsutvecklare Lantbrukarnas Riksförbund

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Debatt – Vad tycker du?

Maila dina inlägg till brev@hexanova.se

”LOU ger utrymme för användbara system” Bjarte Bugge och Pernilla Norman, beskriver bilden av ensidig kravställning och bristfällig behovsbeskrivning som hinder för att offentlig sektor ska få effektiva och användbara IT-system. Men det finns alternativ.

För att möta nutida krav på nyttiga och effektiva samhällstjänster måste vi dramatiskt öka användbarheten i samhällets IT-system, av vilka flertalet kommer att beställas och utvecklas inom ramen för lagen om offentlig upphandling (LOU). För att lyckas med detta anser vi att myndigheter måste förstärka sin upphandlingsförmåga med den specifika kompetens och de metoder som krävs för att upphandla användbara system. Om upphandlingar fortsatt görs på samma sätt som tidigare, oavsett god vilja och hög ambition, så riskerar också resultatet att bli detsamma som tidigare; system som resulterar i exempelvis höga kostnader, ineffektivitet, frustration och stress.

Två stora brister

Enligt oss är två av de viktigaste orsakerna till problemen med att upphandla användbara IT-lösningar den ensidiga kravställningen av funktionella krav, kombinerat med bristfälliga beskrivningar av behov och framtida användning.

Det sätt som funktionella krav regelmässigt har kommit att beskrivas i upphandlingar är krav på att delar av systemet ska stödja vissa arbetsmoment, ofta baserat på kunskap från tidigare lösningar. Det är inte ovanligt att funktionslistor ärvs från andra upphandlingar, med tillägg av funktioner som har saknats och med justeringar av saker som tidigare fungerat dåligt. Resultatet blir ett komplext lapptäcke av funktioner som kan ha låg grad av koppling till de verkliga behoven och till de verkliga användningssituationerna. Genom att efterfråga funktioner (lösningar) som baseras på ”gammal”

kunskap och gamla processer och rutiner så för att arbeta användarcentrerat, för att säbegränsar man också utrymmet för nya inn- kerställa att användbarheten bibehålls också ovativa lösningar för att lösa de efter framtida förändringsproverkliga behoven. jekt. Beställaren får då denna kunskap redan i upphandlings Vi anser att upphandlingsprocessen istället ska utgå från fasen istället för efter det att tydliga behovsbeskrivningar systemet installerats. där framställningen av behoEtt motargument som framven inte styrs av befintliga sysförs ibland är att det skulle tem och dess hantering. Det vara svårt att upphandla beär vidare viktigt att behoven är hovsorienterad IT enligt LOU. förankrade i användningen och Detta bygger enligt oss på i de verkliga miljöer där systemissuppfattningen att mätbara men ska användas. Funktiostorheter inte alls relaterar till nella kravlistor ska sedan stämsubjektiva värderingar. LOU mas av mot användningen och Bjarte Bugge, VD och ger dessutom utrymme för välleverantörers lösningar mätas grundare av Usify, motiverade kvalitativa bedömspecialister på användmot hur väl de fyller behoven, barhet i komplexa ningar, särskilt om de är grunsnarare än att mätas mot de verksamhetssystem. dade i en metodiskt framtagen lösningar som vi själva har föroch högkvalitativ beskrivning utsatt ska finnas. Att förändra av behov, användning och förbeskrivningen av kraven så att väntad nytta. Kombinationer de inte begränsas i lösning utan av dessa värderingsgrunder ger är baserade på etablerade anbättre stöd för att upphandla vändarcentrerade metoder för användbara IT-lösningar. att beskriva behov och användFunktionslistor är ett viktigt ning skulle direkt stärka nyttan instrument i alla upphandlingav investeringen. ar. Men, vi ser i ovanstående resonemang stora möjligheter Metod för framgång till att relativt enkelt kompletDe användarcentrade metotera processen kring upphandderna kan användas för att be- Pernilla Norman, ling inom ramen för LOU med skriva kundens centrala aktivi- Advokat Lindskog användarcentrerade aktiviteter. teter och beställaren kan sedan Malmström AdvokatDetta skulle ge bättre kravställanvända detta som kravställ- byrå och expert på ning, mer verksamhetsanpassaning för det system som leve- offentlig upphandling. de IT-system, bättre relationer rantören erbjuder. Då kan man mellan kund och leverantör tidigt se om systemet stödjer verksamheten, genom tydligare kommunikation och lägre vad som behöver åtgärdas och om det går att kostnader för verksamheten. lösa inom rimligt tid. Viktigt är också att ta Bjarte Bugge och Pernilla Norman reda på vilken utsträckning leverantören har den kompetens och de metoder som krävs

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

27

Debatt – Vad tycker du?

Maila dina inlägg till brev@hexanova.se

Den hatade procentaren försöker återuppstå En näst intill utrotad avart av marknadskrafterna verkar se dagens ljus igen. Jag har som gammal i gården sett försök att missbruka regelverket i lagen om offentlig upphandling, LOU, vid upphandling av konferenstjänster. Vi ser detta genom att ”konferensmäklare” erbjuder till synes kostnadsfria tjänster genom att lura myndigheter till att inte ens behöva upphandla dem eftersom de är gratis. Vi ser det också i vissa samordnade offentliga upphandlingar där en ”extra skatt” tas ut genom att leverantören tvingas betala procenten vid avrop.

Det kan inte vara meningen med det fina regelverk som ska se till att offentlig förvaltning använder skattemedel på bästa sätt.

Regelverket där rätt pris är ledstjärnan i beslutet om vem som ska få leverera. Regelverket som ska främja sund konkurrens med en upphandlande myndighet som har till uppgift att se till att just konkurrens råder.

Procenten blir stora summor

För några år sedan i ett avtal som Upphandlingsbolaget i Göteborg tillhandahöll såg jag detta hända. Jag reflekterade först inte över hur mycket det faktiskt blir på ett år. För ett företag i min storlek handlar det om ungefär 50 000 kronor på ett år, om avgiften utgörs av 1 procent. En avsevärd summa. Dessa så kallade kickback-avgifter blir allt vanligare i våra förfrågningsunderlag i Sverige.

1 procent kan låta lite men summerar man blir det hundratals miljoner i intäkter för den upphandlande parten.

Upphandlingsbolaget i Göteborg är inte ensamma om förfarandet utan flera andra upphandlande förvaltningar tillämpar samma princip. Det hela liknar en mäklartjänst där mäklaren får intäkter som inte kan anses vara i proportion till arbetsinsatsen. Stora bokningsbolag i konferensbranschen såsom Congrex och Svenska Möten m.fl. har liknande upplägg men här rör det sig om betydligt större summor, uppemot 9 procent som konferensanläggningen får betala i kickback-avgift, då till bokningsmäklaren.

Den upphandlande myndigheten, som utnyttjar tjänsten får den ”gratis”.

Det hela är i praktiken ett upplägg med en tilltvingad rabatt av leverantörerna. Denna tilltvingade rabatt, som utgör en kostnad 28

anbud för att vi skulle vinna våra avtal i sund konkurrens.

Nu för tiden är det som att spela på tombola. Men med skillnaden att jag måste betala skatt på vinsten då jag får ett avrop.

En skatt som kan uppgå till så mycket som 9 procent av beställningen. Vem får betala detta i slutändan? Såklart våra hotell- och konferensgäster då vi får höja priserna i samma omfattning. Detta kan inte vara meningen med LOU och en fungerande offentlig marknad.

En vägledande dom

För att ni inte ska tro att jag på ålderns höst blivit förvirrad får jag lov att visa ett aktuEbenezer Scrooge i Charles Dickens ”En julsaga”. ellt exempel tagit direkt från verkligheten i vår kära huvudstad. (Se Förvaltningsrätten i Photo Courtesy The Birmingham News Stockholm, dom mål nr. 19752-11) för leverantörerna, tas sedan naturligtvis ut ”Svenska Möten är ett bokningsbolag för på priset för den aktuella tjänsten. Priset för konferens och möten men även en medlemskonferensen höjs, eftersom konferensanlägg- organisation för konferensanläggningar. ningens ägare vill göra samma förtjänst som Det är konferensanläggningarna själva som om provisionen inte hade funnits. Alternati- äger Svenska Möten. Avtalet mellan Svenska vet för många konferensanläggningar idag är Möten och Stockholms Läns Landsting, SLL, avser i första hand Svenska Mötens att gå med förlust, eller rentav i konkurs. medlemsanläggningar. Som ersättning för de tjänster som Svenska Möten utför åt Detta händer idag! I Sverige!

Landet lagom som under de senaste åren har SLL utgår provision. Fakturering ska dock fått ett ökat fokus på den offentliga mark- ske från medlemsanläggningarna. Avtalet naden som omsätter minst 550 miljarder innebär att SLL köper en tjänst av Svenska kronor (men sannolikt upp mot 1000 mil- Möten. Att ersättningen först utbetalas till jarder). En marknad som har fått en egen ut- Svenska Möten ägare för att därefter vidaredare som under två år ska se över att lagen, rebefordras till Svenska Möten innebär inte dess tolkning och tillämpning ger bästa pris att LOU inte skall vara tillämplig. Den av vid varje upphandling. En tillsynsmyndig- SLL konstruerade faktureringsordningen het som till och med dess namn beskriver framstår som ett sätt att försöka kringgå vad det handlar om – Konkurrensverket, reglerna i LOU” Avtalet förklarades därför som ska se till att sund och rättvis konkur- ogiltigt. rens eftersträvas.

Det är därför extra förvånansvärt för mig Sensmoralen (som i alla goda sagor) som har 50 år i branschen att se hur LOU:s Detta olagliga förfarande mot LOU har inträde i min bransch faktiskt har återskapat inte uppmärksammats tidigare. Det har til�denna avart av marknadskrafterna som pro- lämpats – tillämpas – samt planeras att til�lämpas i flera fall. Kulturen, ”mutor - korcentaren.

Tidigare ställdes det krav på att vi skötte ruption, etik - moral” diskuteras nu livligt. våra affärer på ett seriöst sätt att vi hade ord- Förvaltningsrätten i Stockholm har i sin ning och reda på vårt brandskydd, att vi tog dom satt ner foten. Vad gör de övriga i de nu miljöhänsyn vid inköp och tvätt av sängklä- pågående, kommande målen? Får vi se fler av der mm. Allt detta är inte längre viktigt då dessa försök till lagstridiga upphandlingar? offentlig sektor numer anlitar ”konferens- Förhoppningsvis inte. Istället längtar jag tillbaka till våra krångliga men rättvisa förmäklare” som erbjuder sina tjänster gratis.

Den som nu tror att dessa är gratis har nog frågningsunderlag och korrekta LOU- uppinte varit med förr. När vi slogs med långa handlingar. förfrågningsunderlag som var svåra att förMed 50 år i branschen, Torgny Berntsson, stå och tyda tog det flera dagar att skriva våra VD och ägare Säröhus Konferenshotell Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

SMART BILLEASING Har du kontroll över vad din vagnpark kostar? Och koldioxiden den släpper ut?

LeasePlan arbetar aktivt med att reducera sina kunders vagnparkskostnader och ger dem verktyg för att de ska kunna minska vagnparkens CO2-utsläpp.

Våra kunder vet varför it’s easier to leaseplan. Välkommen du också.

WWW.LEASEPLAN.SE

EXPERTPANELEN SVARAR Upphandlingsutredningen, som presenterade sitt delbetänkade i december, har pekat på vissa problem relaterade till ramavtalsupphandlingar, och överväger att föreslå att förfarandet dynamiska inköpssystem införs i LOU. Enligt utredningens bedömning skulle införandet av sådana system kunna underlätta upphandlande myndigheters hantering av avrop. Att dessutom tillåta nya leverantörer ansluta under avtalets löptid skulle gynna konkurrensen.

Ser du att ramavtalen begränsar konkurrenssituationen?

Alf Oskarson, Områdeschef Inköp, Västra Götalandsregionen

I de fall som den ekonomiska volymen, och omfattningen av varor/tjänster i en upphandling är mycket stor, kan det vara svårt för små företag att delta i upphandlingen. Det kan då vara en fördel att dela upp upphandlingen i mindre delar, för att ge fler potentiella leverantörer möjlighet att lämna anbud. Ur konkurrenssynpunkt kan ju detta vara fördelaktigt.

Myndigheten bör ju som utgångspunkt alltid ha ”den goda affären”, och göra ett ordentligt analysarbete innan man bestämmer sig för om en ramavtalsupphandling kan förväntas ge bästa möjliga resultat.

Det finns en sådan risk. Den som upphandlar ramavtal måste alltid ta hänsyn till hur marknaden ser ut och formulera förfrågningsunderlaget därefter. En särskild aspekt är hur förfrågningsunderlaget kan utformas så att hänsyn tas till små och medelstora företags möjlighet att lämna anbud. Det gäller att dela upp upphandlingsföremålet på ett sådant sätt att dessa kan delta i upphandlingen och att tänka på vilka krav man ställer på leverantörens tekniska, ekonomiska och juridiska kapacitet och förmåga.

Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

Trots att EU-direktiven slår fast att en upphandlande myndighet inte får använda ramavtal på ett otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids måste användningen av ramavtal anses medföra en viss konkurrensbegränsning.

Konkurrensbegränsningen uppstår till följd av att ramavtal under en given tidsperiod garanterar uppdrag till en eller ett fåtal leverantörer. Effekten blir särskilt tydlig när de obligatoriska kraven i en upphandling är mycket specialiserade eller så högt ställda att endast leverantörer med större resurser uppfyller kraven. Långsiktigt kan en sådan konkurrensbegränsning leda till en marknad som domineras av ett fåtal storföretag.

Olof Hallberg, advokat, Advokatfirman Lindahl

Det förekommer säkert sådana exempel. Därför måste upphandlaren vara särskilt uppdaterad på hur marknads- och konkurrensläget ser ut då upphandlingen utformas. Det krävs varsamhet i utformningen av upphandlingen bland annat avseende avtalstid och omfattning.

Mycket stora upphandlingar och med lång avtalsperiod, kan komma att medföra att konkurrensen på sikt utarmas. Det ligger i ramavtalets ursprungstanke att konkurrensen begränsas under en viss period, men enkelheten att avropa skulle då motivera detta och väga upp den negativa effekten.

Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

30

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Korta fakta kring dynamiska inköpssystem

Finns det ett behov att förenkla avrop från ramavtal?

Kan införande av regler kring dynamiska inköpssystem vara till nytta och i så fall, för vilka situationer?

Förenklade regler kring avrop från ramavtal skulle kunna vara positivt för upphandlande myndigheterna av skälet att det skulle kunna öka följsamheten till ramavtalet(avtalstroheten). Det vill säga om ramavtalen uppfattas som lättare att hantera. Detta kan då medföra lägre kostnader genom att ingångna avtal följs, men ger också förutsättningar för att göra bättre volymprognoser för inköpsavdelningen, vilket i sin tur ger bättre möjligheter till den goda affären genom att leverantören kan få bättre prognoser om vilka volymer som denne förväntas leverera.

Har uppfattningen att allt som underlättar för att göra den goda affären är positivt. Dynamiska inköpssystem skulle kunna öka flexibiliteten och ge ytterligare möjligheter att välja den form av upphandling som ger bästa konkurrensen för det aktuella upphandlingsområdet. Metoden är ju ännu inte prövad hos oss, men t ex att kunna ansluta leverantörer i efterhand kan ge större flexibilitet.

En förnyad konkurrensutsättning upplevs av många som svår att genomföra. Om ett ramavtal ska tillämpas genom förnyad konkurrensutsättning så bör det finnas en tydlig vägledning som talar om hur detta ska gå till.

Vilka krav med avseende på produkterna och/eller tjänsterna kan ställas, vilka priser ska ingå, vilka tilldelningskriterier ska användas och hur ska de viktas? I en ramavtalsupphandling är det svårt att förutse vilka tilldelningskriterier som kan vara aktuella under en avtalsperiod om fyra år. Här vore det bra om lagstiftaren kunde mjuka upp och tydliggöra regelverket, t.ex. genom att avropande myndigheter ska kunna välja bort tilldelningskriterier som inte är aktuella just vid deras avrop. Ett sätt att förenkla för avropande myndigheter är att utveckla elektroniska beställningssystem.

Det finns en del frågetecken kring hur ett dynamiskt inköpssystem fungerar men själva kontraktstilldelningen (avropet) verkar enklare och mer flexibel i jämförelse med hur avrop på ramavtal fungerar. För avrop av standardiserade varor och tjänster borde systemet kunna fungera som en prispressare.

Det finns situationer då rådande avropsmöjligheter inte är lämpliga och då det vore gynnsamt med förenklade avrop från ramavtal. Detta gäller t.ex. avrop av varor eller tjänster som kräver anpassning till enskilda individers förhållanden och önskemål eller då det är svårt för den upphandlande myndigheten att formulera sitt behov.

Ett dynamiskt inköpssystem möjliggör en ökad konkurrens eftersom fler leverantörer kan vara verksamma i ett system samt nya leverantörer kan ansluta under hela verkningsperioden. Detta leder till att beställaren kan få förmånligare priser och kvalité på de varor och tjänster som köps in. Det elektroniska systemet innebär dessutom att all information om upphandlingen finns lättillänglig för anslutna deltagare, vilket bidrar till en ökad transparens. Framförallt lämpar sig ett dynamiskt inköpssystem för marknader där endast ett fåtal aktörer är verksamma samt för varor eller tjänster som är standardiserade eller som används dagligen.

Enkelhet är önskvärt, dessvärre är det inte alltid förenligt med t ex stora samordnade ramavtal och regelverket kring avrop. Att få möjlighet att förenkla, genom att nyttja ett elektroniskt systemstöd för avrop, tror jag skulle vara bra.

Jag tycker att det låter som en bra upphandlingsform, som inte har den inlåsningseffekt som dagens ramavtal kan ha på konkurrenssituationen, eftersom det löpande går att ansluta nya leverantörer vartefter anbud kommer in. Jag föreställer mig att det skulle passa för en rad olika upphandlingar som idag görs med ramavtal men är nog i första hand lämpligt för stapelvaror, där beställning redan idag ofta sker elektroniskt och i branscher där konkurrens kan behöva uppmuntras. Det kan till exempel vara el-, ventilations- & VVS-artiklar, papper och kontorsvaror, bränslen samt vissa livsmedel.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

expertpanelen SVARAR – ställ DIN fråga till brev@hexanova.se

I EU-direktiven finns regler för hur ett dynamiskt inköpssystem ska organiseras. Dessa bestämmelser har inte implementerats i svensk rätt. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för anskaffning av standardprodukter till en upphandlande myndighet. Upphandlingsförfarandet är avsett för att effektivisera anskaffningen av väl definierade ”enkla” produkter som anskaffas löpande och är återkommande.

Kortfattat kan sägas om ett dynamiskt inköpssystem att vid upprättande av denna process följer den upphandlande myndigheten det öppna förfarandet fram till kontraktstilldelning. Den upphandlande enheten ska utvärdera de ekonomiska aktörernas anbud inom 15 dagar från och med anbudets lämnande, dock finns det möjlighet att förlänga denna tidsfrist. Därefter ska myndigheten snarast möjligt underrätta anbudsgivaren om dennes anbud är medtaget i systemet eller om det har förkastats. En skillnad mellan ramavtal och dynamiska inköpssystem är att i det senare finns möjlighet att ansluta leverantörer i efterhand.

Källa: Upphandlingsutredningens delbetänkande

31

juridik

Nya direktiv alltför detaljerade Nya EU-direktiv om offentlig upphandling och tilldelning av koncessioner – fortfarande ett omfattande och komplicerat regelverk

E

U-kommissionen har i december 2011 publicerat förslag till nya upphandlingsdirektiv inom den klassiska sektorn och försörjningssektorn och ett nytt direktiv för tilldelning av koncessioner. De nya direktiven är omfattande och innebörden av dem kan inte enkelt sammanfattas i en artikel. Jag gör emellertid följande omedelbara reflexioner efter en genomgång av dem.

Två huvudsyften

Förslagen till nya upphandlingsdirektiv har enligt EU-kommissionen två huvudsyften.

Ett syfte är att öka effektiviteten i offentliga utgifter för att säkerställa att offentlig upphandling resulterar i ett värde för pengarna.

Det syftet ställer krav på enklare och flexiblare regler än de nuvarande och på effektivare upphandlingsprocedurer. Det andra syftet är att göra det möjligt för upphandlare att bättre använda offentlig upphandling för att nå gemensamma sociala mål. Det gäller till exempel krav på miljöskydd, högre resurs- och energiutnyttjande och arbete mot klimatförändringar m.m.

Det är min allmänna uppfattning att reglerna är alltför detaljerade mot bakgrund av det bakomliggande syftet med dem – att säkerställa en effektiv upphandlingsprocess.

Direktivförslagen innehåller nämligen i stora delar samma regler som de nuvarande samtidigt som de har kompletterats med regler som syftar till att genomföra EUdomstolens rättspraxis. EU-kommissionen har till exempel när det gäller in house-regler valt att behålla olika regler inom den klassiska sektorn och försörjningssektorn och har infört ännu fler varianter av dem inom försörjningssektorn än vad som finns i dag.

Förslagen innehåller därför en mer kasuistisk direktivreglering än den nuvarande trots att det hade varit lämpligt att ta fram en enda gemensam, enkel och förutsebar regel om in house-anskaffningar inom upphandlingsrätten som dessutom överensstämmer med den konkurrensrättsliga regeln om ”den ekonomiska enhetens princip”.

Förhandling fortfarande svårt

Helena Rosén Andersson är advokat och delägare på Advokatfirman Lindahl i Göteborg. Hon är specialiserad på upphandlingsrätt och har tidigare arbetat inom olika domstolar och med lagstiftningsarbete inom Regeringskansliet.

32

Direktivförslagen utgår från att öppet eller selektivt förfarande ska vara en huvudregel inom den klassiska sektorn. Möjligheten att använda ett förhandlat förfarande inom den klassiska sektorn är enligt direktivförslagen fortfarande starkt begränsat. Det kommer därför förmodligen att fortsatt vara svårt

för offentlig sektor att ingå affärsmässigt väl avvägda avtal eftersom det förutsätter att de kommande avtalsparterna har kunnat föra en dialog med varandra innan avtalet ingås.

Om det inte finns utrymme för en sådan dialog innan avtal ingås finns det en hög risk att upphandlande myndigheter tvingas göra om en upphandling när det står klart att anbudsgivarna har uppfattat kraven i förfrågningsunderlaget på ett annat sätt än myndigheten har förväntat. Det finns visserligen en möjlighet att begära förtydliganden och kompletteringar av anbud. Det är emellertid många gånger enklare att göra om upphandlingen i stället för att utsätta sig för risken att beslut om förtydliganden eller kompletteringar leder till flera och omfattande överprövningsprocesser i domstol.

Eftersom det inte finns några garantier att anbudsgivarna bättre uppfyller den upphandlande myndighetens förväntningar i ett andra upphandlingsförfarande är det ett problem att förhandlat förfarande inte är en huvudregel vid upphandling inom den klassiska sektorn precis som vid upphandling inom försörjningssektorn.

Direktivförslagen är mot denna bakgrund inte så moderna och enkla som hade varit önskvärt för en effektivare upphandling med mera värde för pengarna.

Enligt min bedömning finns det dessutom en risk att direktivförslagen, om de antas, leder till nya och möjligen också fler til�lämpningsproblem än idag. En enklare och effektivare upphandlingslagstiftning skulle i stället kunna ha ett innehåll motsvarande det som EU-kommissionen nu har föreslagit ska gälla för tilldelning av koncessioner, se vidare nedan.

Om in house-reglerna

I båda direktivförslagen, det vill säga i både förslaget till det klassiska direktivet och till försörjningsdirektivet har EU-kommissionen tagit in definitioner av in house-undantagen utformade på det sätt som EU-

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

juridik

kommissionen uppfattar är innebörden av EU-domstolens rättspraxis. Eftersom in house-undantagets tillämpningsområde har varit föremål för en omfattande debatt i Sverige och dessutom är föremål för den svenska lagstiftarens beslut om en permanent svensk in house-regel, anser jag att det är viktigt att här kort sammanfatta innebörden av in house-regleringen i de nya direktivförslagen.

Förslagen innebär att förutom stat, kommun och landsting kan av dem innehavda aktiebolag, föreningar och andra juridiska personer tillämpa in house-undantagen vid anskaffningar från dotterföretag och andra av dem kontrollerade juridiska personer. In house-undantagen är alltså inte, som den temporära svenska in house-regeln, begränsad till endast stat, kommun och landstings köp från sina aktiebolag m.m. Förslaget innebär dessutom att in house-regeln är tillämplig i den så kallade omvända situationen, det vill säga när det kontrollerade företaget gör anskaffningar från ägaren eller ägarna. I de nu nämnda två avseendena stämmer förslaget väl överens med det förslag till ny in house-reglering som den svenska OFUKI-utredningen tagit fram.

Däremot innebär de en väsentlig utvidgning av in house-undantagets tillämpningsområde i förhållande till den i Sverige nu gällande temporära regeln. Förslagen till ny in house-reglering i direktiven klargör att verksamheten ska riktas till minst 90 procent till ägaren eller andra som verksamheten får bedrivas mot. Det innebär att in house-reglerna innehåller ett strängare verksamhetskriterie än det som gäller vid anskaffningar mellan anknutna företag inom försörjningssektorn. Av förslaget framgår samtidigt att in house-reglerna gäller mellan systerföretag och inte endast i upp- och nedstigande relation mellan ägare och dotterföretag. Enligt förslaget ska undantaget för anskaffningar mellan anknutna företag och samriskföretag och dess ägare fortfarande gälla för försörjningssektorn vid sidan av en ny in house-

regel. Det är min uppfattning att EU-kommissionen här hade bort ta fram en enda enkel regel om in house-anskaffningar med undantaget för anknutna företag som förebild i stället för att fylla på direktiven med flera olika in house-regleringar.

Tilldelning av koncessioner

EU-kommissionens förslag till direktiv för tilldelning av koncessioner syftar till att ge ekonomiska aktörer på EU-marknaden en bättre tillgång till marknaden för sådana koncessioner. Direktivförslaget innehåller främst regler som ger en ökad transparens vid tilldelning av sådana kontrakt och reglering av annonseringsskyldighet, möjligheten att välja leverantörer och utvärdera anbud.

Direktivförslaget innehåller en skyldighet att annonsera kontrakt som överstiger fem miljoner euro i EU:s annonsdatabas EUT och en minimitid för intresseanmälningar.

Direktivförslaget innehåller vissa regler om möjlighet att utesluta leverantörer. Direktivförslaget syftar vidare till att säkerställa att en koncession tilldelas genom effektiv konkurrensutsättning till den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för koncessionsgivaren. I direktivförslaget ska anbudsutvärdering ske enligt objektiva kriterier som är kopplade till kontraktsföremålet och som uppfyller kraven på transparens, icke diskriminering och likabehandling.

EU-kommissionens förslag innebär dessutom att de så kallade rättsmedelsdirektiven, vilka ligger till grund för de svenska sanktionsreglerna om överprövning av upphandling, skadestånd och upphandlingsskadeavgift vid överträdelser av upphandlingsreglerna, ska gälla även för tjänstekoncessioner. Om och när de reglerna införs i svensk rätt innebär det förmodligen att de svenska reglerna om överprövning av offentlig upphandling och skadestånd eller upphandlingsskadeavgift med anledning av överträdelser av upphandlingsreglerna kom-

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

mer att gälla även vid tilldelning av koncessioner.

Avslutningsvis

Jag kan konstatera att offentlig upphandling med all sannolikhet kommer att fortsätta vara ett komplicerat och omfattande regelverk och att det även framdeles kommer att ställa stora krav på upphandlares kompetens att genomföra en offentlig upphandling och på leverantörernas kompetens att lämna konkurrenskraftiga anbud i dessa upphandlingar. Regelverket växer också genom den nya direktivregleringen för tilldelning av koncessioner. Det återstår att se hur de hur de nya direktiven kommer att slutligt utformas.

Det är min förhoppning att Sverige arbetar för ett enklare och mer förutsebart direktivinnehåll inom offentlig upphandling. Eftersom majoriteten av upphandlingar avser kontrakt understigande tröskelvärdena för EU-direktiven blir det intressant också att följa om Upphandlingsutredningen kommer att föreslå reella förenklingar av reglerna för upphandlingar utanför det direktivstyrda området.

Fotnot: 2 kap. 10 a § LOU Helena Rosén Andersson

EU-kommissionens förslag leder till nya och möjligen också fler tillämpningsproblem.

33

nyheter UR NYHETSFLÖDET FRÅN OFFENTLIGA AFFÄRER Hur ska EU:s bidrag fördelas?

Sveriges Kommuner och Landsting har kommenterat EU:s budgetförslag inför perioden 2014-2020 och konstaterar att EU:s satsning på regional utveckling är viktig för Sverige.

”Ekonomer måste våga mera” Priset Årets Kommunalekonom 2011 går till Västra Götalandsregionens ekonomidirektör Mats Friberg, bland annat för att han tagit initiativet till landets största kompetensutvecklingsprojekt för kommunekonomer - ”Ny ekonomroll”.

Glöm inte miljökraven när du upphandlar fordon Sedan i juli ska upphandlande myndigheter och enheter ställa miljökrav på fordon och vissa kollektivtrafiktjänster. Annie Stålberg, projektledare och ansvarig för fordon, transporter och energifrågor på Miljöstyrningsrådet, svarar på frågor om hur den nya lagen påverkar offentliga affärer.

– Sedan tidigare har det funnits miljökrav på fordon och kollektivtrafiktjänster som kan ställas i upphandlingar. Det har varit frivilligt för upphandlare att använda sig av dem eftersom de gått utöver lagen. Det nya är att det nu är obligatoriskt att ställa miljökrav på både lätta och tunga fordon och vissa kollektivtrafiktjänster.

Vad måste man som upphandlare göra?

– Upphandlaren kan uppfylla lagkravet genom att antingen ange miljökraven för fordonet som teknisk specifikation, eller ange miljökraven för fordonet som ett tilldelningskriterium i upphandlingen. I båda fallen ska upphandlaren beakta såväl energianvändning och koldioxidutsläpp som utsläpp av kväveoxider, partiklar och icke-metankolväten.

Vilka berörs av den nya lagen?

– Alla upphandlande myndigheter, både staten kommuner och landsting, ska ställa miljökrav för att uppfylla lagen. De ska i första hand vända sig till Transportstyrelsen som är ansvarig för lagen. Miljöstyrningsrådet har tagit fram miljökrav för fordon som finns fritt att ladda ner på www.msr.se/kriterier/ fordon.

Fall är den vanligaste döds­olyckan Bristen på kunskap om dödsolyckor är påtaglig, vilket kan leda till att viktiga åtgärder som kan spara såväl människoliv som miljonbelopp inte genomförs, menar Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

Varför införs valfrihetssystem?

En ny rapport belyser landstingens och kommunernas resonemang kring införande av valfrihetssystem, LOV. Har man utrett vilken inverkan det får på det lokala näringslivet?

Två olika bidrag för el-bilar Vad ger bäst ersättning vid köp av el-bil - regeringens supermiljöbilspremie eller merkostnadsersättning från Elbilsupphandlingen?

Antalet hemlösa ökar Socialstyrelsens senaste nationella kartläggning av hemlöshetens omfattning och karaktär visar att den har ökat sedan 2005. Ansvaret ligger inte bara hos kommunerna, påpekar Sveriges Kommuner och Landsting.

Miljösanering inleds i Valdemarsvik Nu påbörjas en av Sveriges största miljösaneringar i Valdemarsviken.

Budget för projektet är drygt 308 miljoner varav kommunen själv står för 15 miljoner.

Överskott i statsbudgeten 2011 Återhämtningen i svensk ekonomi var fortsatt stark under 2011 vilket gav högre skatteinkomster. Dessutom sålde staten aktier i bland annat Nordea och Telia Sonera. Statens betalningar resulterade därför i ett överskott på 68 miljarder kronor 2011. Det är en kraftig förbättring jämfört med 2010 då statsbudgeten i princip var i balans.

34

Vad hände med de misstänkta bidragsbrotten?

Riksrevisionen har granskat om statens arbete med bidragsbrott är effektivt och om det har blivit mer effektivt efter att bidragsbrottslagen infördes 2007. Slutsatsen är att det föreligger flera effektivitetsbrister såväl i myndigheternas arbete med bidragsbrott som i regeringens styrning av detta arbete. Riksrevisionen gör bedömningen att det straffrättsliga systemet för bidragsbrott inte är effektivt, vilket kan minska den allmänpreventiva effekt som var regeringens huvudsakliga motiv till kriminaliseringen av oaktsamma beteenden.

Sveriges modigaste miljöchef?

Vellinge kommun anställer den orädde miljöchefen Richard Sandberg, som vågade ta debatten mot politikerna vid sin tidigare anställning på Ystad-Österlenregionens miljöförbund. Ordförande i miljö- och byggnadsnämnden Ola Freij är glad över beslutet – Det är värdefullt med tjänstemän med så stor integritet. Förväntningarna på det fortsatta miljöarbetet i kommunen är stora. Nu kommer vi att kunna ta ett ordentligt grepp om kommunens fortsatta miljöstrategiska arbete, säger Ola Freij.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Be

sö

ko

ss

på

U i m pph on an ter dl B:2 ing 1 sda ga rn a

Är nyckeln borta?

- elektroniskt nyckelhanteringssystem med loggfunktion Vi vet att nycklar som kommer bort skapar många olustiga känslor. Vi vet också att det inte behöver vara så. Med våra intelligenta nyckelskåp finns det lösningar på många av de problem som nycklar kan skapa. Våra intelligenta nyckelskåp loggar samtliga händelser och via den tillhörande mjukvaran kan dessa händelser enkelt spåras. Vi har många års erfarenhet av att lösa problem med nycklar åt både små och stora organisationer.

Kontakta oss gärna så kan vi berätta mer om vilka olika lösningar vi har och hur de kan betjäna din organisation.

B.R.A SECURITY ° Selhagsvägen 6 716 94 Mullhyttan ° 0585-59 95 00 info@brasecurity.se ° www.brasecurity.se

FOKUS: TELEKOM

Larmcentralen – utan reservlösning Om larmcentralens kommunikationssystem Rakel går ner är operatörerna hänvisade till mobiltelefonnätet för att nå ut till ambulanser och sjukvårdspersonal. Det är inte tillförlitligt, menar vissa – något som katastrofen på Utöya var ett olyckligt exempel på.

I

november 2011 tog sjukvårdsrådgivningsföretaget Medhelp över larmcentralerna i landstingen Uppsala, Västmanland, Södermanland samt i Gotlands kommun. För två år sedan befann sig företaget Open Care i samma sits men valde efter ett par månader att dra sig ur avtalet med hänvisning till kommunikationssystemet Rakel. Rakel är Sveriges kriskommunikationssystem, som används av utryckningsmyndigheterna. Open Care hävdade att Rakel har så uppenbara brister att det äventyrar patientsäkerheten.

– Det behövs alltid ett reservsystem för kommunikation, men för Rakel finns inget sådant. Istället är man hänvisad till mobiltelefonin och det är inte tillförlitligt i kris, säger Calle Norberg på Open Care.

36

Vid större kriser börjar det ringas mycket i mobiltelefonerna och nätet blir snabbt överbelastat.

– Att privatpersoner inte kommer fram på mobilerna är i regel inte någon katastrof, men att ambulans och polis inte kan kommunicera – det är en helt annan sak.

Mobilen som backup

Rent praktiskt går Medhelps uppdrag till så att 112-operatören som tar emot nödsamtalet gör en första bedömning och kopplar sedan till Medhelp via den fasta telefonin.

Sjuksköterskorna på Medhelp tar emot samtalet och bedömer om en ambulans behöver skickas ut.

– Medborgarna ska inte märka någon skillnad. Man ringer samma larmnummer

som tidigare, 112, men i de fyra länen kommer vårdärenden kopplas vidare till Medhelp, förklarar Geir-Erik Hyvärinen, projektledare för Sjukvårdens Larmcentral på Medhelp.

För att skicka ut en ambulans skickar Medhelp ett så kallat SDS (ett sms vis Rakel) till ambulansens mobila enhet samt till handenheten hos ambulanspersonalen. SDS innehåller all information om plats och patientens tillstånd som behövs.

– Våra erfarenheter hittills är att Rakel är mycket bra. Systemet är otroligt stadigt och robust och kommunikationen kan fungera extremt snabbt och smidigt, säger han.

Vad händer om Rakel mot förmodan går ner?

– Om inte vi får kvittens inom en angiven

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: TELEKOM tid ropas meddelandet ut via Rakel i talsystemet. Om Rakel ligger nere används mobiltelefonisystemet som backup-system.

Skarp kritik

Rakel har dragits med en del problem sedan start. Polisen, som var först ut med att testa kommunikationssystemet, har varit kritiska och polisens skyddsombud har påtalat att larm inte har gått fram och att ljudkvaliteten varit för dålig.

Geir-Erik Hyvärinens uppfattning är att polisen numera är positivt inställd till Rakel i de samverkansmöten man har, men när man pratar med Polisförbundet, den svenska polisens fackförbund, är bilden en annan.

– Vi hade nyligen en ordförandeträff där alla fick tillfälle att ta upp aktuella frågor, och många tog upp just Rakel. Erfarenheterna är att man ibland tappar kontakten helt och hållet i kritiska lägen. Täckningen är inte riktigt 100 procent och det är inte acceptabelt när det handlar om att hantera människor i krissituationer, säger ombudsman Göran Malmborg.

Vad gör man som polis i det läget?

– I det läget gör man förstås allt man kan för att etablera en kommunikation. Framförallt om man befinner sig i en pressad situation. Då tar man till exempel till mobiltelefonen.

– Det är såklart en oroande sits, också vetskapen om att det inte fungerar till 100 procent innebär en dålig arbetsmiljö för polisen. Vi ser allvarligt på det här, säger Göran Malmborg på Polisförbundet.

100 procent tillgänglighet

Stefan Kvarnerås på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, säger att de har 100 procents tillgänglighet på sin nätstatistik.

– Enstaka basstationer kan gå ner, vilket kan leda till ett avbrott i väntan på att kommunikationsenheten letar upp en ny basstation men i normalfallet ska användaren inte ens märka när det går ner, säger han.

I december beslutade MSB, på begäran av Rakels användarorganisationer, att stänga ner funktionen fallback, som verkar ha orsakat problem vid avbrott på basstation trots att nättäckning funnits att få från en närliggande basstation. Stefan Kvarnerås menar att tekniken nu kommer att bli sömlös för användarna men en försämrad täckning kan man ändå uppleva, om den närmaste basstationen går ner.

Det är oftast kraften, strömavbrott, som är kritiskt för att systemet ska fungera men Rakel har en robust infrastruktur, exempelvis med reservkraft.

– I normalfallet är systemet stabilt, men det förekommer incidenter. I Blekinge hade en installatör gjort fel, vilket orsakade ett avbrott i oktober förra året. När vi har åtgärdat den felaktiga installationen fungerade det igen, säger Stefan Kvarnerås.

Utrustningen dålig

Apropå polisens kritik påpekar Stefan Kvarnerås att bristerna många gånger ligger i utrustningen snarare än i kommunikationssystemet.

– Polisen har ett eget ansvar att upphandla utrustning, telefoner och bilinstallationer.

Att Rakel till exempel inte skulle tåla vatten, vilket har varit uppe i media, är en felformulering – det är utrustningen som inte tål vatten – inte nätet, säger han. Är det inte märkligt att utrustning av det här slaget inte håller högre kvalitet?

– Jo, det kan man tycka. Men Sverige är en liten marknad och produkterna är väldigt nischade vilket innebär en begränsad handel. Att sedan lagen om offentlig upphandling i kombination med en del olyckliga anbudsunderlag till exempel kan ge resultatet att utvärdera på lägsta pris – gör att du inte alltid får det utfall du vill ha.

Han tror även att nyutexaminerade poliser ställer orimligt höga krav.

– Den nya generationen poliser som kommer ut från utbildningen är vana vid att kommunikationen ska fungera på samma

sätt som kommersiell mobiltelefontrafik, och de har mycket höga krav. Den gamla generationens radiosystem var sämre än det vi har idag.

Men de kommersiella systemen är inte robusta i händelse av en storm eller annan påverkan. Det är en avsevärd skillnad på den tillförlitlighet som finns i Rakel.

Katastrof på Utöya

Vad händer när det värsta inträffar och kommunikationssystemet för utryckningsmyndigheterna lägger av mitt under krisen? Det var bara ett drygt halvår sedan våra norska grannar drabbades av det, under dödsskjutningarna på Utöya. I medierna kunde man läsa uppmaningar till civilbefolkningen att inte använda sina mobiltelefoner för att räddningstjänsten behöver använda mobilnätet för att kommunicera.

– Man kan aldrig skydda sig helt från att sådant händer. Det var olyckliga omständigheter, Utöya låg precis på gränsen i ett nyetablerat norskt nödnät som var under utprovning. En annan skillnad är att Norge har tre olika nödnummer, vilket är en större utmaning för att samordna kommunikationen. De hamnade i olika system.

De kommersiella telefonnäten blir överbelastade direkt och det försenade räddningsinsatsen väsentligt.

– Vi har haft liknande situationer, exempelvis under stormen Gudrun.

Men det kommer inte hända igen?

– Vi kommer också drabbas av avbrott på basstationsnivå, säger Stefan Kvarnerås.

Malin Ulfvarson

En förlustaffär för staten Rakel har fortfarande för få användare för att bära sina kostnader.

I år ökar regeringen anslaget med 100 miljoner kronor. Endast 180 kommuner har i dagsläget anslutit sig.

Rakel är Sveriges nationella kommunikationssystem för samverkan och ledning och ska användas av så kallade blåljusmyndigheter samt av organisationer som arbetar med allmän ordning, säkerhet eller hälsa – däribland kommuner och landsting. Men kostnaden för att ansluta till Rakel är hög vilket har fått en stor andel av kommunerna att avstå – och därmed dras projektet med ett ekonomisk underskott. Regeringen har i flera omgångar fått pytsa in mer pengar. Senast i höstbudgeten ökades anslaget för 2012 med 100 miljoner kronor. Nu ser man över www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012 finansieringsmodellen.

Stefan Kvarnerås på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap menar tvärtom att Rakel är ett av få infrastrukturprojekt i staten som går bra.

– Vi har levererat under budget och i tid, men vi saknar användare. Rakel skulle egentligen vara självförsörjande vid det här laget, genom avgifter från användarna.

Därför har man tvingats till åtgärder för att skära i kostnaderna och för att locka fler användare till systemet.

– Vi jobbar väldigt hårt med att ansluta nya användare. I december 2010 lades teknikprojektet ner och därefter bytte man ut personalen från tekniker till kundansvariga, förklarar Stefan Kvarnerås.

37

FOKUS: TELEKOM

”Valet föll på iPhone” Mobiltelefonin idag med smartphones i spetsen är bevis på teknikens framsteg men vilket även kan innebära risker vad gäller säkerhet. Trafikverket är en modern myndighet och väljer att förena ny teknik med säkerhet.

S

amhällsutvecklingen kräver mer tekniskt kunnande och mobilt arbete.

Detta är en av anledningarna till varför Trafikverket valde att arbeta med smartphones.

– Vi ser ett ökat behov av att använda alla tillgängliga resurser, kanaler och kontakter, säger Mathias Persson, IT-direktör på Trafikverket. Utvecklingen går fort och verksamhetens behov ställer krav på att senaste tekniken tas tillvara. Trafikverket anser att bra appar är ett exempel på hur man kan använda den nya teknologin till att underlätta både arbete och mobilitet. Smartphones är också så dominerande på marknaden idag att det inte är enkelt att hitta ”vanliga” icke smarta telefoner.

– Tillverkarna anpassar sina produkter väldigt snabbt och vi kan eller bör inte försöka stoppa det genom att hålla fast vid äldre teknik, menar Mathias Persson.

Krav på säkerhet

– Vi tittade på flera plattformar av vilka Windows, Android samt iOS var intressanta för oss. Vi valde iOS plattformen och

trångsförsök.

– När det gäller användarvänligheten konstaterade vi att det var mycket enklare att komma igång med en iPhone jämfört med andra smarta telefoner och därmed förkortas installationstiden. Så trots att iPhonen var dyrare per telefon så ansåg vi att man tjänar in det på mindre strul.

Att arbeta smart

Mathias Persson, IT-direktör på Trafikverket.

iPhone telefonerna eftersom vi ansåg dessa uppfylla våra krav gällande både säkerhet och användarvänlighet. Efter att ha tagit del av en mängd rapporterade säkerhetsincidenter och efter att ha pratat med både med säkerhetsexperter och med sakkunnig på marknadsanalysföretag kunde Trafikverket konstatera att när det gäller säkerhet var ingen av plattformarna 100 procent men att iOS plattformen var att föredra. Denna plattform hade bland annat minsta antalet rapporterade säkerhetsincidenter och in-

Genom regelverk, tydliga instruktioner, övervakning av telefonerna och möjlighet till så kallad ”wipe funktion” eller döda telefoner som tappas bort, anser Trafikverket sig ha hittat en säkerhetslösning som kan betraktas som tillfredsställande ur informationssäkerhetsperspektivet och som ändå ger de anställda möjlighet att använda telefonerna till det som de är avsedda för – att vara smarta.

– Vi ville ha möjligheterna som smarta telefoner erbjuder trots de risker som den nya tekniken kan innebära. Därför tog vi reda på riskerna som vi har försökt minimera.

En risk är att man kan surfa med mobilen utan att passera våra internetfilter vilket

Örebro läns landsting väljer Rakel

Samverkansavtal förstärker krisberedskapen

Med det digitala radiokommunikationssystemet Rakel kan Örebro läns landsting integrera tal, samverkan och överfallslarm. SOS Alarm har bistått landstinget genom hela införandefasen med teknik, utbildning och driftsättning.

I första steget införs Rakel på 22 ambulanser, och landstinget får även inomhustäckning på delar av sjukhus och ambulansmottagningar.

– Med Rakel är både täckning och ljudkvalitet mycket bättre än tidigare. Men framförallt får vi möjlighet att samverka med andra blåljusmyndigheter på ett oerhört bra sätt tack vare Rakel och de så kallade RAPS-grupperna, säger Lena Forslund, projektledare på Örebro läns landsting.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och SOS Alarm har tecknat ett samverkansavtal. Alla de myndigheter inklusive länsstyrelserna som enligt krisberedskapsförordningen är ålagda att ha funktionen Tjänsteman i beredskap och en förmåga att omgående kunna upprätta en ledningsfunktion kan ansluta sig till samverkansavtalet. Avtalet ökar förmågan till snabb och effektiv samverkan vid olyckor och kriser.

– Det kommer att gå mycket snabbare och effektivare att hantera kriser och olyckor om alla ansluter sig. Samverkansavtalet är anpassat efter de nya krav som ställs på samhällsskydd och beredskap, bland annat genom systemet med Tjänsteman i beredskap, säger Helena Lindberg, generaldirektör för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

38

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

FOKUS: TELEKOM

Inför en investering i mobilplattform bör man fatta ett antal beslut kring användningen.

• Vilka säkerhetsfunktioner finns redan i enheterna?

• Går den nuvarande IT-policyn att tillämpa på den mobila plattformen?

• Vilka regler ska vi ha för privat användning av enheterna?

• Vilka administrationslösningar för mobila enheter behövs?

• Ska vi kryptera information på de mobila enheterna?

• Vilken information får lagras och vilka program ska få köras på mobilplattformen?

• Vilka appar ska vi använda och vilken säkerhet har de?

• Ha en plan för säkerhetskopiering och uppdatering.

kan innebära att vi till exempel exponeras på icke-önskvärda sajter. En annan risk med telefonerna är att de kan bli stulna eller tappas bort lättare jämfört med en bärbar PC, men fortfarande gäller samma angelägenhet, nämligen att skydda den data som finns i enheten.

Trafikverket visar vägen

Som en modern myndighet som kan förena ny teknik med hög säkerhet menar Mathias Persson att deras rekommendationer och regelverk kring användningen av mobilerna är så gott som samma som för övrig IT-utrustning. Det är dels att ta hand om telefo-

nen i sig med dess koder och lösenord men också att använda den telefon som används i systemet och som administreras av organisationen.

Det viktiga för en organisation, oavsett storlek, är att i början bestämma sig för vilken plattform man vill arbeta med och hålla sig till den. Man måste också inse vilka typer av risker som finns, hur man kan hantera dem och hur viktig säkerhet är för kärnverksamheten. Mathias Persson menar att det inte är administrativt försvarbart att godkänna vilka sajter som är okej att besöka, bortsett från självklarheter som porrsurfing eller liknande. Istället är det bättre att jobba

med värdegrund och hitta tekniska lösningar på problemen som kan uppstå.

– Kontrollen av användandet i form av regelverk och tekniska begränsningar behöver omprövas och justeras över tid i takt med att hotbild och incidenter förändras, avslutar Mathias Persson.

Stina Rangmar

SÖKER NI EN LÖSNING SOM FÖRENKLAR ER DOKUMENTHANTERING? Behöver ni ett system för effektiv dokument- och ärendehantering med komplett stöd för diarieföring och nämndadministration? Över hundra myndigheter och företag har valt att förenkla sin informationshantering med vår produkt Evolution.

Tillsammans med våra kunder utvecklar vi smarta lösningar för morgondagens behov och krav.

Läs mer på www.essvision.se eller kontakta oss på info@essvision.se 08-595 134 00 www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

39

FOKUS: TELEKOM

t e h g i l n ä v ö j l i M t e s i r p ingår i

BIC Ecolutions™ Clic Stic™ Kulspetspenna Färg: Blå. Svart Tillverkad av 62% återvunnet material - 2 km skrift

40

BIC Ecolutions™ Round Stic™ Kulspetspenna Färg: Svart. Blå Tillverkad av 74% återvunnet material

BIC Matic Ecolutions™ Stiftpenna 0,7 mm Färg: Blå. Grå. Grön Tillverkad av 76% återvunnet material - 3 stift á 90 mm - 10 km skrift

NF Environnement är den officiella franska miljömärkningen för skrivprodukter.

Den tilldelas produkter som har reducerat miljönpåverkan och bibehåller likvärdig prestationsförmåga som tidigare.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se Användningen av de produkter som bär märkningen NF Environment samt de som är märkta med den europeiska miljömärkningen, bidrar till ansvarsfullt ekologiskt konsumentbeteende. www.bicecolutions.com

FOKUS: TELEKOM

I väntan på Komet Snart kommer Statens Inköpscentral har upphandlat nya ramavtal för IT-kommunikation. Området utvecklas mycket snabbt, och många tror på en framtid där man köper ITK som tjänst – men inte riktigt än, enligt Statens Inköpscentral.

E

tt omfattande upphandlingsarbete pågår på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet där man ser över avtal på området IT-kommunikation. Fem produktområden har identifierats, nätverk, telefoni, mobiltelefoner, AVutrustning och videokonferens, och för att skapa så användbara avtal som möjligt är de dessutom indelade utifrån myndigheternas olika inköpsbehov.

Vad är det då myndigheterna önskar sig?

Jo, man vill att leverantörerna ska kunna erbjuda en hög servicekompetens, hög produktkompetens och ett bredd produktutbud. De produktnära tjänsterna blir också allt viktigare för myndigheterna liksom önskemål att kunna arbeta långsiktigt med en och samma leverantör.

Ett annat scenario är möjligheten att kunna köpa in flera delar till en större teknisk helhetslösning vid ett och samma avrop.

Statens inköpscentral har konstaterat att i takt med att tillämpningen av avropssättet förnyad konkurrensutsättning blir allt vanligare tenderar leveransavtalen som myndigheterna tecknar i sina avrop att bli mer omfattande och gälla för längre tidsperioder.

Men samtidigt vill man ha möjligheten att avropa vissa produkter direkt, med samtliga villkor fastställda och få produkten snabbt levererad. Något som enklast görs via e-handel.

Tre köpbeteenden

Önskemålen visar alltså både på långsiktiga leverantörsrelationer med fokus på kringtjänster liksom på snabba enstaka avrop av enkla produkter med snabb leverans. Så för att tillgodose detta gör Statens inköpscentral upphandlingar utifrån tre köpbeteenden.

1. Köp av produkter med tjänster i form av specialkompetens inom området där produktkompetensen värderas högt.

2. Köp av produkter som spänner över flera ramavtalsområden där integrationskompetens värderas högt.

3. Köp av produkter utan tjänster med enkelt avropssätt och snabb leverans.

Trots att köp av kommunikation som tjänst ökar gör Kammarkollegiet bedömningen att det under en lång tid framöver kommer att finnas ett omfattande behov av att köpa produkter med tillhörande tjänster. Men det är en utmaning att upphandla ramavtal för IT-kommunikation eftersom området typiskt har en snabb produktutveckling med nya användningsområden och allt kortare livscykler.

Många miljoner

ning och telefoni hade sammanlagt under år 2010 en redovisad omsättning på 429 miljoner kronor.

Mobiltelefoner och utrustning stod för cirka 153 miljoner kronor och Statens inköpscentral gör prognosen att avtalen kommer att fortsätta att omsätta stora belopp, troligtvis även öka. Inte helt oväntat anger myndigheterna ett ökat behov av att avropa smartphones och pekplattor. Mobiltelefoner blir ett eget avtalsområde under ITkommunikation, men pekplattor har man valt att slå ihop med upphandlingarna av datorer i upphandlingsprojektet Klienter.

Tidplan

Kammarkollegiets ramavtal för nätverk, telefoni och mobiltelefoner planeras gälla från maj 2012. En ramavtalsupphandling för AVprodukter och videokonferensutrustning beräknas klar under hösten 2012. Därefter kommer ramavtalen Helhetslösning för ITkommunikation samt Webborder för ITkommunikationsprodukter, senast till sommaren 2013.

Malin Ulfvarson

Statens inköpscentrals ramavtal är efterfrågade av statliga myndigheter, kommuner och landsting och det finns en stark önskan att det ska upphandlas nya. Ramavtalen inom området för kommunikationsutrust-

Telefoniprodukter Mobiltelefoner Nätverksprodukter AV-produkter Videokonferens Helhetslösning för IT-kommunikation Webborder för IT-kommunikationsprodukter utan tjänst Ramavtalsområdena ska komplettera varandra för enklare anskaffning. Alla ramavtalsområden kommer att inkludera tillhörande produkttjänster, utom Webborder.

Foto: Philipp Salzgeber

Sju ramavtalsområden

I de pågående upphandlingarna för IT-kommunikation ingår inte kommunikation som tjänst.

Det finns ett befintligt avtal med samma namn som, med förlängning, löper fram till 17 mars 2013.

Statens inköpscentral planerar att upphandla avtalsområdet på nytt så småningom.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

41

FOKUS: TELEKOM

Åtgärda kostnadsdrivande telefoni Skjuter kostnaderna för telefoni i höjden i takt med att allt fler medarbetare arbetar mobilt?

En titt på marknaden visar att det finns en uppsjö av produkter som vill hjälpa till att sänka kostnaderna.

Mattias Hansson, vd Opticaller

K

ommunikationstekniken fortsätter att utvecklas i en rasande fart och trenden går alltmer åt ökad valfrihet för medarbetarna. För större organisationer innebär det en utmaning att hantera alla olika enheter som kommunicerar med omvärlden. För att inte tala om alla enskilda operatörsfakturor som ska hanteras.

Idag finns en uppsjö av produkter och tjänster som hjälper till att administrera telefoni och sänka kostnaderna. Vi har tittat närmare på två lösningar.

Teleopti pro är ett webbaserat system för telefoniuppföljning som ger organisationen en samlad bild av alla telefonikostnader. Ur systemet kan man hämta detaljerade rapporter över kostnaderna och till exempel ta hjälp med att hitta inaktiva anknytningar som man fortfarande betalar för.

I en större organisation kan hanteringen av fakturor bli en mycket kostsam post.

– Vår erfarenhet är att relativt mycket administration fortfarande görs manuellt. I värsta scenariot sitter man med en mobilfaktura per abonnemang. Låt systemet sköta detta och kör även avvikelserapporter för att följa upp variationer i fakturorna.

Här finns mycket pengar att spara.

– Har ni en sådan situation kan den här funktionen betala investeringen direkt.

Dra nytta av informationen

Johan Flink, produktchef Teleopti

42

Verktyget är till nytta inför nya upphandlingar, påpekar Teleoptis produktchef Johan Flink.

– All information finns samlad i systemet och du kommer garanterat ha mer information om era trafikmönster än din operatör.

Dra nytta av det och gör jämförelser mellan de olika offerterna, simulera effekten av olika tariffer utifrån din trafiksituation, säger Johan Flink.

Information i systemet kan med fördel även spridas till medarbetarna, för att öka kostnadsmedvetenheten. Roaming är till exempel en kostnad som många vill följa upp och få kontroll över idag.

– Skicka ut en månadsrapport över hur mycket medarbetarna ringer för, och informera sedan om de kostnadsmedvetna alternativen. Ett sådant arbete ger snabbt resultat och kan sänka kostnaderna med 5-10 procent.

Teleopti har flera kunder i offentlig sektor, och Johan Flink berättar att en uppskattad funktion är kvalitetsrapporteringen. Systemet kan fås att logga antalet inkommande samtal för att kartlägga väntetider, tappade samtal, samtalslängder, både in via växeltelefonister och till direktvalsnummer.

Dirigera samtal

Många kommuner sitter fortfarande med gamla och relativt stora telefonväxlar medan marknaden alltmer går mot mobila växlar.

Samtidigt drivs telekomutvecklingen i stor utsträckning av konsumentmarknaden, vilket har inneburit att mobiloperatörerna inte har kunnat erbjuda den funktionalitet som stora företag behöver. Framförallt har administrationen förbisetts. När medarbetarna laddar ner och installerar appar görs det i regel på varje enskild enhet och betalas för varje enskild individ. Det innebär en enormt stor kostnad att hantera och installera appar per varje respektive användare.

– Kostnaden att hantera en app för företag ligger uppskattningsvis på 500-1500 kronor per app, per å och användare, säger Mattias Hansson, vd på Opticaller.

Företaget Opticaller erbjuder en app till mobiltelefoner som man menar kan sänka ett företags samtalskostnader med mellan 40-95 procent. De största vinsterna görs i organisationer som arbetar mycket utom-

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Johan Flink, produktchef på Teleopti med kunder runt om i hela världen tycker sig ha sett en trend i att svenska arbetsgivare är mer generösa än europeiska, när det kommer till att bekosta medarbetarnas privata telefonsamtal. I övriga Europa har man med olika lösningar separerat privatsamtalen från arbetsgivarnas fakturor.

Ringer du privata samtal med din jobbmobil? Betalar arbetsgivaren för det?

Telemarknaden första halvåret 2011 Surfning via mobiltelefon har ökat mycket. De mobila bredbandsabonnemangen uppgick sammanlagt till 4,2 miljoner i slutet av juni 2011. Även mobila abonnemang utan bredband ökade och totalt fanns det 13,1 miljoner abonnemang på mobila samtals och datatjänster i slutet av juni 2011, vilket är en ökning med sju procent på ett år.

Det skickades och togs emot 42 300 Terabyte data i mobilnäten under första halvåret 2011, vilket nästan är en fördubbling jämfört med ett år tidigare. Under första halvåret 2011 kom 55 procent av den utgående samtalstrafiken från de mobila näten. Totala antalet utgående taltrafikminuter var 21,1 miljarder under första halvåret 2011 vilket är en minskning jämfört med tidigare år.

Källa: PTS

lands, dit samtalen är extra dyra att ringa, och appen dirigerar om samtalen så att kostnaderna reduceras.

– Ringer du på en svensk mobil från Moskva till Sverige är kostnaden 24 kronor per minut. Vår app känner av varifrån och vart man ringer och ser istället till att mottagartelefonen ringer upp personen utomlands. Därmed sänker man kostnaden med 20 kronor per minut, säger Mattias Hansson, vd på Opticaller.

En app som ska användas av samtliga medarbetare i en organisation måste kunna administreras enkelt. Det har Opticaller tagit fasta på och utvecklat ett molnbaserat provisioneringssystem som ska förenkla

I värsta scenariot sitter man med en mobilfaktura per abonnemang.

licens- och klienthanteringen av Opticallerappen. I systemet läggs alla användare och företagsspecifika uppgifter in, och vid uppdatering och installation skickar systemet ut ett sms med en länk för nedladdning av programvaran, dess inställningar och licensnyckel.

Mattias Hansson spår att systemet blir en storsäljare.

– Alla apptillverkare kan genom att implementera vårt API nu utnyttja detta system för att förenkla distribution och hanteringen av deras appar, säger han.

Jonas Willborg, Informator – Jag har ingen jobbmobil. Jag använder min privata mobil i jobbet ibland, när det behövs. Arbetsgivaren ersätter inte kostnaden. De kollegor som har behov av det har jobbmobil som betalas av arbetsgivaren.

Malin Ulfvarson

Emilie Barse, Combitech – Jag har två mobiler, jag använder inte jobbmobilen privat. Det är en säkerhetsfråga, jag vill till exempel inte installera appar på jobbmobilen. Men vi har ingen uttalad policy om att man inte får ringa privat på jobbmobilen.

Hana Beniakova, IBA Group, Tjeckien – Jag har två telefoner men jag ringer även privat på min jobbmobil. Men jag måste begränsa samtalen eftersom jag har en samtalspott på 600 minuter per månad. I Tjeckien är det vanligt att man delar upp kostnaden mellan privata samtal och jobbsamtal, men det är nog lika vanligt att arbetsgivaren betalar hela kostnaden.

ekonomi

Höjd skatt för invånarna i 63 kommuner i Sverige

De senaste åren har det varit ungefär lika många kommuner som höjt skatterna som har sänkt dem.

Nu är trenden bruten och i 64 av landets 290 kommuner höjs den totala kommunalskatten, medan den sänks i 6 kommuner.

Ö

verskottet för kommunsektorn 2011 beräknas bli 5 miljarder kronor, vilket kan jämföras med 2010 års överskott på 18 miljarder. Att resultatet minskar beror till stor del på engångskostnader för kommunala pensioner samt att det tillfälliga konjunkturstödet från staten fasats ut.

Kommunernas resultat beräknas bli 7 miljarder medan landstingen beräknas visa ett underskott på 2 miljarder. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, spår att kommunerna även framöver kommer att klara sig bättre än landstingen.

– För 2013 och framåt förbättras kommunernas resultat, men utan att nå upp till god ekonomisk hushållning. I flera landsting

krävs besparingar och skattehöjningar för att nå plusresultat, spår Annika Wallenskog, sektionschef på avdelningen för ekonomisk analys på SKL. Fem öres höjning

I år höjs den totala kommunalskatten i 64 av landets kommuner, medan den sänks i 6 kommuner. De största höjningarna görs i Ydre och Arjeplog med vardera en procentenhet. Andra kommuner med större höjningar är Karlskoga med 0,95 och Degerfors med 0,84 procentenheter. Kommuner med störst sänkning är Alvesta med 0,30 procentenheter och Trosa med 0,20.

De 64 kommuner för vilka uttaget av kommunalskatt ökar har tillsammans cirka 15 procent av folkmängden. Motsvarande andel för de 6 kommuner vars skatteuttag minskar uppgår till cirka 2 procent vilket alltså innebär att kommunalskatten blir oförändrad för mer än 80 procent av befolkningen. Sammantaget ökar den genomsnittliga kommunalskatten i landet från 31,55 till 31,60 procent, alltså med 5 öre.

Omfattande skatteväxling

Annika Wallenskog är angelägen om att påtala att det bara är 25 kommuner som beslutat om skattehöjningar inför 2012.

– Anledningen till att det i år är särskilt besvärligt att få information om hur många kommuner och landsting som ändrar skatten är att ett flertal skatteväxlingar genomförts. I nio län har landstingen tagit över kollektivtrafiken i egen regi, från att det tidigare varit ett gemensamt uppdrag mellan kommunerna och landstinget i länet, säger Annika Wallenskog.

Ett län, Västmanland har även skatteväxlat för hemsjukvård. Där har kommunerna tagit över ansvaret för hemsjukvården från landstinget.

Dessa skatteväxlingar gör det svårt att uttyda vilka kommuner och landsting som ändrat skatt på grund av skattehöjningar eller skattesänkningar eller om det skett med anledning av skatteväxling.

44

– Fakta är att 25 kommuner och 4 landsting höjer skatten och att sju kommuner sänker skatten. I flera media sägs att 63 kommuner höjer skatten. Det beror på att det i de fyra län där landstingen höjer skatten finns 39 kommuner. Detta innebär att kommunoch landstingsskattesatsen för invånarna i 63 kommuner blir högre (att det inte blir 64 beror på att i ett län höjer både landstinget och kommunerna skatten).

Positiv prognos

I SKLs prognos förväntas oron i världsekonomin bestå under 2012 vilket betyder att tillväxtutsikterna dämpas och att återhämtningen på arbetsmarknaden bryts. Trots svag arbetsmarknad ökar ändå skatteunderlaget i relativt god takt 2012. SKL tror på en tillväxt på 1,2 procent. Det kan jämföras med 2011 års siffra på 4,6 procent.

– Vi ligger fortfarande på helt andra nivåer än 2009, då vi låg rekordlågt i skatteunderlaget, menar Annika Wallenskog. Även åren 2013–2015 blir skatteunderlagets utveckling gynnsam, tror SKL men det förutsätter att tillväxten i svensk ekonomi återigen tar fart och att skuldkrisen i Europa ordnas upp.

– Krisen kommer att hålla på ett tag, men vi är inte fullt så oroliga för Sveriges räkning.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

ekonomi

Även om det går illa i Europa behöver det kanske inte slå igenom så hårt i Sverige eftersom sparandet hos både staten och hushållen är bra.

Under kommande år fram till och med 2015 lyckas kommunsektorn få ett mindre överskott, tack vare återhållsam volymökning, ökade statsbidrag och skattehöjningar i landstingen.

– Vi kalkylerar med att statsbidragen fortsätter att öka under de kommande åren.

Utan uppräkning kommer vi se ett stort underskott framåt 2015.

Kostnaderna ökar

– Medborgare ställer höga krav. Hög standard i hemmen gör att kraven har ökat. Sen finns det också politiker som en parameter för utgifterna, säger hon.

Efter finanskrisen 2008 var krismedvetenheten och sparbetingen höga, och när staten sköt till 17 miljarder i konjunkturstöd blev resultaten under 2009-2010 rekordhöga.

Att återigen ta fram besparingsprogram i ett läge då resultaten trots alla tidigare varningar blev mycket positiva kan vara svårt.

– Kommunekonomerna lever under en känsla av att man sparar ständigt – samtidigt som kostnaderna ökar.

Det visar sig vara svårt att hålla tillbaka kostnadsökningar. Enligt SKLs beräkningar ökar kostnaderna i kommunsektorn med 1 procent utöver det som följer av demografiska behov. Invånarna ropar efter bättre skola, kortare köer i sjukvården och ökad kollektivtrafik och det är svårt för sektorn att stå emot alla krav, enligt Annika Wallenskog.

Malin Ulfvarson

Annika Wallenskog, sektionschef på avdelningen för ekonomisk analys på SKL.

SWEPOS® Nätverks-RTK-tjänst

erbjuder navigeringsstöd och positionering i realtid med centimeternoggrannhet.

RTK-korrektioner sänds idag via GSM och GPRS och används för t.ex. detaljmätning, utsättning, datainsamling för GIS, förrättningsmätning och maskinguidning. Om det räcker att du får positionen i efterhand kan du skicka in dina observationsdata till SWEPOS beräkningstjänst.

Tel: 026-63 37 53 • Fax: 026-65 42 75 • swepos@lm.se • www.swepos.com

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

45

ekonomi

Servicecenter säljer sig inte själv Socialdepartementet turnerar runt i landet för att informera om och sälja in statens servicecenter till myndigheterna. Anslutningen är frivillig men det krävs en god uppslutning för att nå de stordriftsfördelar man hoppas på.

I

höstas beslutade regeringen att myndigheternas ekonomi- och personaladministration skulle centreras till en renodlad servicefunktion och sedan dess har flera informationsmöten hållits runt om i landet. Det är i sig ett nytänkande då svensk statsförvaltning bygger på att varje myndighet är självständig men där man nu etablerar en operativ statsövergripande struktur.

Mötena har varit välbesökta och frågorna många, hållningen från åhörarna är blandad och delvis avvaktande.

Thomas Pålsson, departementsråd på Socialdepartementet, visar på fördelarna med att ansluta sig – minskade kostnader, minskad sårbarhet och personberoende till exempel, och att man delar på större investeringar med andra myndigheter.

Beräkningar visar att staten skulle kunna spara uppåt 300 miljoner kronor per år om merparten av de stora och medelstora myndigheterna ansluter sig. Men anslutningen är frivillig, något som Thomas Pålsson framhåller som viktigt.

– Frivilligheten skapar goda förutsättningar och minskar eventuella motsättningar som vi har sett exempel på i andra länder. Det ska även vara möjligt för en myndighet att lämna servicecentret, säger han och tillägger att vi i Sverige är sena med att centralisera administrationen, något som både näringslivet och statsförvaltningen i andra europeiska länder har genomfört för flera år sedan.

Pekar med hela handen

Trots talet om frivillighet pekar regeringen tydligt med hela handen och säger att alla myndigheter ska ansluta sig. Den myndighet som väljer att avstå måste redogöra för att man själv kan sköta administrationen lika effektivt som servicecentret.

– Hur ska vi kunna räkna fram en jämförbar kalkyl när verksamheterna är så olika utformade, undrar Marie Heiborn ekonomichef på SMHI.

Karin Bergenlid, förvaltningschef Högskolan i Väst och Marie Heiborn, ekonomichef SMHI, kom för att lyssna och ställa frågor.

46

Charlotte Johansson Ahlström, huvudsekreterare i införandearbetet, har inget enkelt svar på den frågan, men berättar att Ekonomistyrningsverket har tagit fram en vägledning och att det krävs en nära dialog med servicecentret.

– Eftersom talen är svåra att jämföra är dialogen extra viktig, säger hon.

Någon ur publiken påpekar att man förlorar kompetens på myndigheten om man lägger verksamheten på servicecentret, kompetens som bland annat behövs i den beställarroll som myndigheten förväntas utgöra.

– Det är sant att en viss kompetens måste finnas kvar på myndigheten, därför säger vi inte heller att vi kan ta över hela er kostnad på området, säger Charlotte Johansson Ahlström.

Servicecentret ska finansieras med intäkter från anslutna myndigheter. Hur mycket det kommer att kosta är för tidigt att säga. Först framåt 2014, när allt är på plats, kommer prisbilden klarna och ju fler myndigheter som ansluter sig – desto billigare tjänster.

Gemensam e-handel

Genom servicecentret kan staten göra stora investeringar tillsammans, som elektronisk inköpsprocess eller e-arkiv.

– Det finns ett mycket stort värde i att inte varje enskild myndighet går ut och gör de här investeringarna på egen hand, säger Thomas Pålsson.

Den första stora gemensamma investeringen berör e-beställningar. Myndigheterna har krav på sig att införa elektroniskt stöd för ebeställningar före 2013 års utgång och vissa myndigheter har redan investerat i en egen lösning.

– Vi är mitt i ett införandeprojekt och har precis gjort ett avrop på en e-handelslösning. Ska vi bara avbryta arbetet och säga upp avtalet med systemleverantören, undrar Karin Bergenlid förvaltningschef på Högskolan i Väst.

– Flera myndigheter är i samma sits som ni. Vissa väljer att avbryta avtalet och åberopa servicecentralen som skäl medan andra myndigheter har bedömt att det inte går att bryta. Det innebär ett visst risk- och kostnadstagande, säger Charlotte Johansson Ahlström.

Hon tillägger att det kan vara bra att begränsa avtalslängden, om man väljer att gå vidare.

– Det skulle innebära dubbla anslutningskostnader för oss, säger Karin Bergenlid.

Men Peter Norén från Ekonomistyrningsverket påpekar att den stora kostnaden med att införa elektroniska beställningar handlar om att förändra organisationen och verksamhetsprocesserna.

– Och det arbetet har ni ju fortsatt användning för, säger Peter Norén.

Genom statens servicecenter får varu- och tjänsteleverantörerna en professionell samarbetspartner för anslutning till beställningssystemet och samtidigt nå ut till alla de myndigheter som valt att ansluta sig.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

ekonomi

Fyra representanter för servicecentret talade i Göteborg i januari, Thomas Pålsson, departementsråd på Socialdepartementet och Charlotte Johansson Ahlström, huvudsekreterare för arbetet, flankerad av Peter Norén, Ekonomistyrningsverket och Anders Christensson, PwC.

ThirdBase

– Det blir ett bra incitament för leverantörerna att ansluta sig till beställningssystemet. Erfarenhetsmässigt har intresset från varuoch tjänsteleverantörerna att ansluta sig till myndigheternas egna beställningssystem varit varierande, bland annat då det medför en initial investering, säger Anders Christensson från PwC. Det är fortfarande meningen att myndigheterna själva ska göra sina upphandlingar, alternativt avrop från ramavtal. När avtalet sedan är tecknat skickas alla uppgifter till servicecenter som lägger in dem i systemet. Om man även vill koppla faktureringen till e-beställningarna måste en koppling till ett ekonomisystem göras, antingen på den egna myndigheten eller hos servicecentrets.

På sikt kan servicecentret eventuellt även komma att erbjuda upphandlingstjänster.

– Vissa, framförallt mindre, myndigheter har efterfrågat det, säger Thomas Pålsson, men det finns inget sådant beslut idag.

CONSULTING

Viktig reform

Sänkta kostnader är bara ett skäl till att införa servicecentret. Minst lika viktigt är att öka samordningen och förbättra kommunikationen i statsförvaltningen. Även om Thomas Pålsson pratar om den som en familj så är myndigheternas suveränitet relativt stort.

– Det här är en av regeringens viktigaste förvaltningspolitiska reformer. Här finns enorma chanser att förbättra kommunikationen, säger Thomas Pålsson.

Malin Ulfvarson

Fakta Statens servicecenter blir en egen myndighet med start den 1 juni 2012. Till att börja med ska servicecentrets tjänsteutbud bestå av löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning, administration av tjänstepensioner, fakturering, kund- och leverantörsreskontra, redovisning och bokslut samt stöd för e-beställningar och tidredovisning.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

47

Sveriges grönaste el!

Grupparbetsrum för alla klasser.

Klämskydd i alla dörrar.

25% lägre energiförbrukning.

FLYTTBARA SKOLOR MED INBYGGD

wOw!EFFEKT Både elever och lärare brukar överraskas av våra fina skollokaler, särskilt av rymden och ljuset. Till och med skolförvaltningen imponeras av vårt bekväma serviceavtal och våra smarta energibesparande lösningar. Beror det kanske på att vi utvecklat våra lokaler i samarbete med användarna, alltså elever och skolpersonal?

Inom bara 8–10 veckor kan era temporära skollokaler vara på plats, inflyttningsklara och anpassade efter era önskemål.

a n r a g a sd g n li d n a Vi ses på Upph 1-2 februari!

Läs mer på temporent.se/skola

48

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Foto: Malte Danielsson

ledarskap

ledarskap

Låt rekryteringsföretag göra jobbet Att söka jobb inom stat och kommun är något som vissa avstår från eftersom jobbansökningar är offentliga handlingar enligt offentlighetsprincipen. Problematiken kring detta kan minskas om kommunen låter ett rekryteringsbolag sköta urvalsprocessen.

L

ediga chefspositioner inom offentlig sektor som utannonseras kan gå miste om intressanta sökanden på grund av den offentlighet av rekryteringsprocessen som råder. Genom att anlita ett rekryteringsbolag kan dock dessa ansökningar filtreras och först när kommunen fått sina kandidater presenterade för sig behöver de offentliggöras.

– På detta sätt kan kommunerna få hjälp med själva sonderingen av de sökande, säger Karl Pfeifer, chefsjurist på Arbetsgivarverket.

Rätt person på rätt jobb

En viktig förutsättning för att få rätt person på rätt plats är att myndigheterna är tydliga med sin sökprofil och arbetsanalys. Detta torde också gälla kommuner som följer samma regelverk. Det är genom dessa som arbetsuppgifternas art och omfattning ska framgå tillsammans med de krav som ställs på den som ska anställas. Meriterna som eftersöks ska också vara tydliga, allt för att underlätta för kommunerna att hitta rätt person, menar Arbetsgivarverket.

– Vi hjälper myndigheter med riktlinjer för rekrytering, bland annat hur annonser kan utformas men vi kan också hjälpa till och ger stöd i rekryteringsprocessen, säger Karl Pfeifer. Ju tydligare annonseringen är desto lättare blir urvalsprocessen då kandidaterna direkt ser om de uppfyller den arbetsprofil

som söks. Sekretess vid rekrytering förekommer men gäller endast vid rekrytering av myndighetschefer eller i specialfall. Men nytt är att de tester som görs i samband med rekrytering numera är sekretessbelagda.

Medialt intresse på små orter

Att söka ett kommunalt chefsjobb kan vara känsligare i de mindre kommunerna där lokaltidningarna ser stort nyhetsvärde i att publicera de sökandes namn. Det massmediala intresset på mindre orter är ofta större vad gäller rekrytering för kommunala tjänster.

– Jag tror att risken att få sitt namn i tidningen gör att många avstår från att söka de chefstjänster vi annonserar ut, säger Maria Östgren-Forsberg personalchef, Sandvikens kommun.

Sandvikens kommun har över 3000 anställda där merparten av alla anställningar sköts av kommunen själv. Det gäller både annonsering, gallring och intervjuer men högre befattningar som förvaltningschefer, specialister och statsarkitekter rekryteras via en rekryteringsfirma som gör det första urvalet. Dessa jobb av högre befattningsgrad är ofta svårrekryterade och en bidragande faktor till varför de är mer intressanta för lokaltidningarna. Sandvikens kommun väljer att anlita en rekryteringsfirma främst för att slippa få en mängd ansökningar som i processen visar sig vara otillräckliga där de sökande inte uppfyller kraven eller sökpro-

Rätt utbildning leder snabbt till jobb!

Mer än 80 procent av dem som avslutade en utbildning i yrkeshögskolan under fjolårets lågkonjunktur kunde försörja sig genom förvärvsarbete eller som företagare redan sex månader efter utbildningen. Sju av tio hade arbete redan innan utbildningen avslutades eller inom en månad därefter. Det visar Myndigheten för yrkeshögskolan som har gett Statistiska centralbyrån, SCB, i uppdrag att göra en uppföljning bland dem som avslutade sin utbildning under år 2009.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

filen. Dessutom anser man att de sökande som inte går vidare till intervju kan få slippa att bli offentliga i dagspressen.

– Rekryteringsföretaget väljer ut lämpliga kandidater åt oss som uppfyller den jobbprofil som kommunen har vilket gör att vi istället kan ägna oss åt vår kärnverksamhet, menar Maria Östgren-Forsberg.

– Medieintresset för rekrytering inom kommunen kanske inte upplevs som ett stort problem i större städer. Intresset kring till exempel vilka som kandiderar till jobbet som nya skolchefen är inte lika intressant i storstäderna som på mindre orter. Vi tycker att så få som möjligt ska behöva synas i media och därför vill vi begränsa namnen till de sökande som är intressanta för oss. Att hamna i tidningen kan innebära påtryckningar för de sökande om deras arbetsgivare eller arbetskamrater får veta att de ser sig om efter annat jobb, avslutar Maria ÖstgrenForsberg.

Stina Rangmar

I förra numret av Offentliga Affärer skrev vi om Michael Färdigh, personalchef i Växjö kommun, som önskar sig ökad sekretess på ansökningshandlingar. I den här artikeln följer vi upp med hur man kan använda rekryteringsföretag för att komma runt problemet.

Framtiden utreds Regeringens framtidskommission har fått i uppdrag identifiera de samhällsutmaningar Sverige står inför samt presentera strategier för att möta dessa utmaningar. En rapport ska presenteras senast i mars 2013 som berör vår demografiska utveckling, integration, demokrati, hållbar tillväxt samt rättvisa och sammanhållning.

I kommissionens uppgift ligger också att teckna en bild av de globala förändringar som sker och att aktivt ta in den diskussion och debatt som äger rum kring hur världen nu förändras i många avseenden.

49

ledarskap

Ambitiösa chefer – stressfaktorer till trots

Att som chef inte hinna med att leda sin personal är den största orsaken till stress.

Det visar en undersöknig som gjorts i Stockholm bland chefer med akademisk utbildning.

Vidare anses hög arbetsbelastning och att driva en underbemannad organisation vara betydande stressfaktorer. I samma undersökning framkom det också att kvinnliga chefer är dubbelt så stressade som manliga dito.

S

å många som 61,5 % av de tillfrågade cheferna uppgav att deras största stressfaktor var att inte hinna med att leda andra. Undersökningen visar dock att det totala personalansvaret inte hade betydelse för hur hög stressnivån var. Att ha fler än 50 medarbetare var inte mer stressande än att ha ansvar över fem medarbetare.

Hälften av cheferna påtalade hög arbetsbelastning som orsak till stress. Lika många att alltid behöva vara tillgänglig, att inte ha kontroll i kombination med höga förväntningar låg bakom. 20 % angav underbemanning som skäl och 19 % ansåg att konflikter var faktorer som orsakade stress.

44% av cheferna efterfrågade möjligheten att ingå i ett större nätverk och hade behov av att träffa andra chefer. Nästan lika många önskade ett bättre stöd från sin egen chef och 33 % önskade mer kompetensutveckling.

Fakta Om deltagare i Stockholms enkät

Undersökningen gjordes under hösten 2011 bland 102 chefer i Stockholm med akademisk bakgrund.

42 % män 58 % kvinnor 45,5 % äldre än 45 år - nästan hälften 24,2 % 35-39 år 20 % 40-44 år 10 % 34 år eller yngre 92 % har personalansvar- nästan alla 28 % har ansvar för mellan 6-10 personer - de flesta

Om deltagare i Växjös enkät

Undersökningen gjordes av CMA Research AB, 19 september -14 oktober 2011.

Svarsfrekvensen var totalt 80 procent (5 216 deltagande) Det är tredje gången CMA Research AB får uppdraget av Växjö kommun Nytt för året är att även de kommunala bolagen ingick i undersökningen Undersökningen är ett led i kommunens personalpolicy och syftar till att ge en bild av medarbetarnas upplevelse av sin arbetssituation.

50

Könsskillnader

På frågan hur ofta de känner sig stressade svarade 28,7 % att de känner sig stressade flera gånger i veckan och 44,5 % att de är stressade ibland. De kvinnliga cheferna är dubbelt så stressade som männen.

– Som jämställdhetsexpert får man akta sig för att dra förhastade slutsatser kring att kvinnliga chefer har ett högre stresspåslag än män. Kvinnliga chefers stress måste förstås inte bottna i hemförhållande bara för att statistik visar att kvinnor överlag tar ett större ansvar för hemarbetet. Cheferna i undersökningen har ju svarat att den största anledningen till stress är otillräckligt stöd i arbetet och otydliga mål. Detta slår i viss utsträckning annorlunda på kvinnor jämfört med män, överlag. Det beror på de budskap man får som man respektive kvinna gällande hur man ska vara som person, hur man ska bete sig och hur man ska prioritera och agera som chef, säger Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på konsultföretaget Add Gender.

Behov av återhämtning

Undersökningen visar även att cheferna saknar tid för reflektion, coachning och tydlighet i organisationen med tydliga mål. Brist på tid för reflektion och återhämtning verkar vara signifikanta stressfaktorer för såväl chefer som för medarbetare. I en betydligt mer omfattande undersökning, gjord hösten 2011 för Växjö kommun, sa sig av åtta av tio medarbetare trivas med sina arbetsuppgifter. Trots trivsel och motivation svarade hälften att de upplevde negativ stress en eller flera gånger i veckan och en tredjedel uppgav att de saknar tid för återhämtning.

– Vi är förstås nöjda med att medarbetarna trivs så bra på sitt arbete men behöver jobba vidare med den negativa stress som flera upplever. Detta måste vi hitta åtgärder för både centralt och ute i organisationen, konstaterar kommunchef Ove Dahl.

I samma undersökning fick cheferna överlag högt betyg av sin personal för sina insatser. Särskilt deras förmåga att ge information och att skapa ett gynnsamt klimat. Däremot visar resultatet i Växjö på att medarbetarna är minst nöjda med chefernas förmåga till konflikthantering och återkoppling.

– Jag tar detta som ett tecken på att vi gjort bra rekryteringar och att våra insatser för att utbilda befintliga chefer och att hitta framtidens ledare genom traineeprogrammen har gett resultat, säger Michael Färdigh.

Saknar resurser

I Växjö kommun, efterfrågade hälften av cheferna ökade resurser för att kunna utveckla verksamheten.

– Det är tufft att vara chef och att klara att hålla budget samtidigt som man utvecklar verksamheten. Världsekonomin har varit svajig de senaste åren vilket gett oss några ekonomiskt tuffa år. Signalen är tydlig om att det också påverkar chefernas möjligheter att utveckla sin verksamhet. Men drivet finns och det ska vi bygga vidare på, säger Ove Dahl kommunchef i Växjö.

Att göra skillnad viktigt i chefsrollen

Den negativa stressen och de undermåliga resurserna till trots verkar cheferna trivas i sina roller.

I undersökningen som gjordes bland cheferna i Stockholm kan konstateras att valet att arbeta som chef tyder på ambition, intresse att arbeta strategiskt, att göra skillnad och viljan att leda och utveckla sin personal och organisation.

Mona Sundquist Källa: Utbildning.se och Växjö kommun

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

ledarskap

Mer ljus på den offentliga chefen I vår etableras en ny mötesplats för offentliga chefer. Fackförbundet Vision är partner till konferensen Offentlig chef eftersom det är angeläget att lyfta de specifika frågor som berör den offentligt anställda chefen.

ningscheferna någon möjlighet att påverka politiska beslut?

– Det är en komplex fråga. I någon mån kan man det, det är politikerna som styr men målen är i regel breda och det finns utrymme för egna lösningar. Dessutom kan man ju kliva ur rollen som tjänstemän och påverka i egenskap av medborgare, säger Jonas Karlsson.

– Chefskap i offentlig sektor är speciellt.

Nästan allt man gör kan granskas närsomhelst av i princip vem som helst. Verksamheten är politiskt styrd vilket kräver en särskild kompetens, utöver ledarskapet, säger Jonas Karlsson som är ansvarig för chefs- och ledarskapsfrågor på Vision.

Vision är den fackliga organisation som företräder flest chefer i kommuner och landsting, till vilka man även räknar chefer i företag som bedriver verksamhet på uppdrag av kommunsektorn.

Även positivt

Fotarbete krävs

Av en offentlig chef krävs en förståelse för hur politiken fungerar. I jämförelse med en bolagsstyrelse i det privata näringslivet som består av personer med en tydlig uppgift att få företaget att utvecklas åt ett förutsägbart håll, att vara lönsamt. En politiskt tillsatt nämnd eller kommunstyrelse är sammansatt av personer med olika intressen och som har en agenda utöver den enskilda verksamheten.

– Det kräver ett visst fotarbete av förvaltningens tjänstemän. Man måste förstå på vilka villkor politikerna arbetar. Har förvalt-

En annan fråga som utmärker chefskapet i offentlig sektor är utmaningen i att få resurserna att räcka till.

– Verksamhetens behov och tillgängliga resurser stämmer inte alltid överens, säger Jonas Karlsson diplomatiskt. Men det finns positiva aspekter också. Organisationerna är ofta stora och det finns goda kringresurser såsom HR-avdelning som kan stödja cheferna i verksamheten.

– De stora organisationerna har goda möjligheter att vara bra arbetsgivare med bra ledarskap. Men man bör se över hur stort person alansvar man lägger på enskilda chefer.

På senare år har antalet chefer minskat och organisationerna blivit plattare. I värsta fall kan en chef ha bortåt 50-60 underställda.

– Det är på tok för mycket tycker vi, säger Jonas Karlsson.

Inte bara för att det underminerar möjligheten att göra ett bra jobb. Dessutom minskar möjligheten att göra intressanta karriärsteg i offentlig sektor.

– Karriär handlar inte bara om att klättra

Papper till kontoret ?

uppåt i hierarkin. Det måste finnas utmanande tjänster att variera ett yrkesliv med och tillåta variation i organisationen. Det är en stor utmaning för offentlig sektor.

Ny mötesplats

I maj arrangeras en konferens särskilt riktad till chefer i offentlig sektor. Jonas Karlsson tycker att det är en angelägen mötesplats där de specifika frågorna som berör den offentligt anställda chefen får lyftas fram och där det ges utrymme för kompetensutveckling, goda exempel och erfarenhetsutbyte med kollegor. Vision driver särskilt att de organisatoriska förutsättningarna måste främja ett professionellt chefskap. Den 10-11 maj i Stockholm kommer Offentlig chef 2012 att gå av stapeln.

Malin Ulfvarson

Jonas Karlsson är ansvarig för chefs- och ledarskapsfrågor på fackförbundet Vision.

Det ska bara finnas där, precis som mjölken i kylskåpet.

Kontorspapperet kan ses som företagets baslivsmedel, för en fungerande vardag på jobbet. Hos Antalis finns marknadens bredaste sortiment för kontorets alla typer av skrivare och kopiatorer. Så om du behöver något utöver mjölk till kontoret: Just ask Antalis!

010 707 70 00

www.antalis.se

PRINTING AND OFFICE PAPER • VISUAL COMMUNICATION SUPPORT MATERIAL • PACKAGING SOLUTIONS • SERVICES AND SOLUTIONS

AT-Office-SE-185x65.indd 1 www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

19/07/11 13:04

51

ledarskap

Chefer i stort behov av stöd Många chefer upplever en hög arbetsbelastning med små möjligheter att påverka sin situation, vilket kan leda till negativ stress och allvarliga hälsoproblem. En riksomfattande undersökning bland chefer inom kommuner och landsting visar att den psykosociala arbetsmiljön är viktig för chefers hälsa.

U

Skillnader kvinnor och män ndersökningen som geResultatet av undersökningen nomförts på 5000 chefer visar också att det är en stor i kommuner och landsskillnad på hur män och kvinting i samarbete mellan nor upplever sin arbetssituation AFA och Karolinska Insom chef. Dubbelt så många stitutet visar att det finns kvinnliga chefer upplever negaett tydligt samband mellan den tiv stress i sitt arbete i jämförelse psykosociala arbetsmiljön och med männen. chefers hälsa. Syftet med stu – Förmodligen beror dien är bland annat att förebygdet på att kvinnor ofta tar på sig ga ohälsa genom att undersöka mer ansvar och har svårare både hur cheferna själva upplever sin Christina Björklund, att sätta gränser och delegera arbetssituation. doktor i ekonomisk arbetsuppgifter än män,säger Många chefer upplever en psykologi på KarolinChristina Björklund. hög arbetsbelastning i kombiska Institutet.

Det visade sig också att den nenation med små möjligheter att gativa stressen kan relateras till påverka sin situation. Resultatet är alarmerande av flera skäl, säger Christina på vilken nivå en chef befinner sig i organiBjörklund, doktor i ekonomisk psykologi på sationen. Högre chefer med stort inflytande Karolinska Institutet i Stockholm och med- mår bäst medan chefer på mellannivå och lägre nivå ofta upplever en spänd arbetssiförfattare till studien.

Känslan av att inte ha kontroll över sin tuation. arbetssituation ger en negativ stress som i – Orsaken är förmodligen att chefer på förlängningen kan leda till allvarliga hälso- högre nivåer har mer inflytande och kan problem såsom hjärt och kärlsjukdomar och påverka sin situation i betydligt större utsräckning, säger Christina Björklund. Chefer utmattningsyndrom.

Eftersom cheferna ofta även har ett ansvar i högre positioner upplever också att de får för att skapa en bra arbetsmiljö för sina an- mer stöd i sitt arbete än chefer på lägre niställda är det samtidigt en varningssignal på våer. att situationen även kan påverka medarbeChefers behov tarna.

– De anställda påverkas oundvikligen i sin Christina Björklund arbetar med ledartur beroende på hur chefen mår, vilket kan skapsutveckling på Karolinska institutet vid leda till en negativ spiral, säger Christina sidan av sin forskning. Det finns gott om utbildningar och kurser i ledarskapsutveckBjörklund.

Att förebygga ohälsa och stress hos chefer ling och hur cheferna ska ta hand om sin inom den offentliga sektorn handlar långt personal men tyvärr prioriteras inte chefernas egna behov. ifrån bara om friskvård och stresshantering.

– Framförallt handlar det om att skapa en Chefsrollen i den offentliga sektorn har förbättrad arbetssituation för cheferna. Där- genomgått stora förändringar de senaste för är det viktigt att kunna erbjuda cheferna åren vilket medfört både ökat ansvar och inom offentlig verksamhet rätt förutsätt- högre arbetsbelastning. Samtidigt får många chefer även ansvara för både budget och ningar för att göra ett bra arbete.

52

personal. Chefer i kommun och landsting är ofta hårt styrda och har både formella och informella krav.

Dessutom har dessa chefer ofta ansvar över stora personalgrupper, men har tyvärr inte någon att själv vända sig till.

– Chefer behöver få kunskap om vad som motiverar medarbetarna och hur detta kan omsättas i vardagligt praktiskt arbete. Enligt min erfarenhet är det framförallt samspelet och dialogen i respektive arbetsgrupp som skapar ett bra arbetsklimat, fortsätter Christina Björklund.

Orsaken till att man misslyckas i sitt arbete behöver alltså inte ligga hos individen utan kan vara brister i själva organisationen.

Christina Björklund betonar att många chefer är i stort behov av stöd i sin chefsroll.

– Cheferna behöver kontinuerlig fortbildning och få hjälp med att utveckla sitt ledarskap. De skulle behöva tränas in i sina roller.

Många chefer upplever också att de inte har någon att prata med om sina problem.

– Ett drömscenario vore att kunna erbjuda ett speciellt förberedande utbildningsprogram för samtliga chefer, med en mentor som kunde agera bollplank och ge dem feedback i sitt arbete. Att själv uppleva och få bekräftelse på att man gör ett bra jobb är en förutsättning för att må bra i sin yrkesroll, säger Christina Björklund.

– Många chefer inom den offentliga sektorn är ambitiösa och vill utföra sina arbetsuppgifter väl. Att hjälpa chefer med att utvecklas i sitt ledarskap skulle i förlängningen ge dem en trygghet i sin arbetsroll vilket avspeglar sig inom hela verksamheten.

– En bra psykoscial arbetsmiljö kräver både tid, engagemang och resurser. Det gäller att sträva efter att hitta det friska i organisationen, avslutar Christina Björklund.

Christina Johnson

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

ledarskap

Erica Messing, Swedish Standards Institute.

Varför behövs det en standard för hållbara event?

– Det behövs en standard som stöd för företag och organisationer som arrangerar allt från mindre möten till stora evenemang som till exempel OS. Evenemang av olika slag har stor inverkan både på miljö och människor och det kan ibland glömmas bort eftersom det räknas som en ”engångsföreteelse”. Så även ett företag som annars har bra koll på sitt hållbarhetsarbete kan missa vilken klimatpåverkan till exempel en konferensresa för hela företaget har, säger Erica Messing, Swedish Standards Institute.

Kan en hållbarhetspolicy löna sig ekonomiskt?

– Både konsumenter och medarbetare ställer allt tydligare krav på att organisationer och företag agerar ansvarsfullt. Därför är ett gediget och långsiktigt hållbarhetsarbete en lönsam investering. Det kan dessutom löna sig ekonomiskt att förbruka mindre el och återanvända material.

När ska standarden vara klar?

– Den nya standarden för hållbara evenemang, ISO 20121, ska bli klar till OS i London i juli i år.

www.glimst

Birgitta Heijer, Länsstyrelsen Västerbotten.

Verkstad för hållbart Västerbotten – Västerbotten ska vara det hållbaraste länet 2020, säger länsråd Birgitta Heijer, Länsstyrelsen. För att nå dit behöver vi inte bara strategiska dokument utan vi måste också skapa ”verkstad”.

Och det gör vi bäst tillsammans med våra regionala aktörer Region Västerbotten, landstinget och givetvis alla företag, kommuner, organisationer och människor i vårt län Länsstyrelsen, Region Västerbotten och landstinget ska tillsammans vässa det strategiska och regionala samarbetet mellan olika aktörer när det gäller hållbara utvecklingsfrågor i länet. I januari hölls en konferens för att etablera samarbetet och skapa konkreta idéer till framtida projekt. Under dagens avhandlades ämnen som biologisk mångfald i ett förändrat klimat, framtidens hållbara företag, ett transportsystem fritt från fossila bränslen samt rent vatten – en resurs för regional utveckling och framtidens mat med mathantverket i fokus.

edt.se

Det är en enkel filosofi som präglar vårt sätt att se på affärsjuridiken och samarbetet med våra klienter. Genom att låta oss ge vår syn på saken innan affären är ett faktum, kan du slippa onödiga och dyra efterspel. Att vi dessutom behärskar affärsjuridikens alla områden och finns på en ort nära dig, gör det enkelt att välja oss. www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012 GLIMSTEDT ÄR EN AV SVERIGES STÖRSTA ADVOKATBYRÅER, MED NÄRMARE 200 JURISTER I SVERIGE, BALTIKUM OCH VITRYSSLAND. VÅR KOMPETENS OCH TILLGÄNGLIGHET ÄR EN KOMBINATION SOM UPPSKATTAS AV VÅRA KLIENTER.

53

miljö

Klimatanpassningsarbete inför yttre miljöhot

– en fråga om kommunal ekonomi?

Arbetet med att säkerställa samhällsviktig verksamhet och beredskapen inför klimatförändringar är en fråga som väcker oro i kommunerna. Att kalkylera och stå rustad inför naturkatastrofer och dess konsekvenser är både ekonomiskt och kunskapsmässigt resurskrävande och arbetet förutsätter samordade insatser på alla nivåer.

E

n rapport från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, visar att kommunerna i allt större utsträckning arbetar med klimatanpassning i dagsläget. Det kan innefatta förändringar i infrastrukturen, anpassning av vatten och avloppssystem, påverkan på redan befintlig bebyggelse och planering av nya bostäder med mera. Detta arbete tär på den kommunala budgeten och undersökningen visar att många kommuner helt saknar statligt ekonomiskt stöd i sitt arbete.

I rapporten efterfrågas också bättre planeringsunderlag.

Det finns flera statliga myndigheter som har som uppgift att bidra med stöd till denna typ av åtgärder. En av dem är Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, som Offentliga Affärer har varit i kontakt med.

Så här säger Mette Lindahl-Olsson, chef på enheten för skydd av samhällsviktig verksamhet om kommunernas klimatansvar.

– Det är upp till varje kommun eller verksamhet att ansvara för, planera och ta fram risk- och sårbarhetsanalyser. Vilken verksamhet man än bedriver förväntar vi oss att man tar sitt ansvar. Är det en kommun så är det givetvis ett väldigt brett verksamhetsspektra men man måste ändå göra en kartläggning av samhällsviktiga funktioner för att veta vad det är man ska skydda. Sedan behöver man också titta på vilken typ av förändringar ett förändrat klimat medför och dess konsekvenser.

Miljöhot inte bara av ondo

Metter Lindahl-Olsson, enhetschef på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

54

Kan du ge exempel på någon enskild kommun och hur de kalkylerar med tanke på omvärldshot på grund av klimatförändringar?

– Kommunerna arbetar med dessa frågor utifrån olika utgångspunkter. Det ser ju olika ut i olika ändar av landet. I västra och i sydvästra delarna spås det bli fuktigare, blö-

tare och mer regn med översvämningsrisker som följd. Medan det i andra delar blir tor�rare med ökad risk för skogsbränder istället.

Hon påpekar att det inte bara är negativa konsekvenser i beräkningarna utan även positiva. Till exempel ges nya förutsättningar för andra grödor och växtlighet i skogen.

– Många kommuner har med det här tänket i sin ordinarie planering och det är ju där det ska in. Att anpassa sig till ett nytt klimat är ingenting man gör vid sidan av utan det ska ju in i kommunernas översiktsplaner, så man kan titta på bebyggelseutvecklingen till exempel och hur den ska se ut i förhållande till ett nytt klimat, både på kort och på så lång sikt som 100 år, säger Mette LindahlOlsson.

Lagen styr kommunerna

Är kommunerna tvingade enligt lag att planera och redogöra för sitt arbete?

– Ja det är de. På MSB har vi tagit fram vägledningar för det också. Det är Boverket som tar fram vägledningar när det gäller översiktsplanarbetet och vi tar fram vägledningar när det gäller risk- och sårbarhetsanalyser och kommunala handlingsprogram, bland annat.

Görs detta arbete i samarbete med er?

– Lagen innefattar och reglerar till exempel det riskförebyggande arbete som åligger varje kommun eller verksamhet, vilket i sin tur lyder under länsstyrelserna som har en stor roll här. De har också fått medel för att samordna klimatanpassningsarbetet i varje län och jobbar intensivt med att försöka ta fram olika vägledningar och så vidare. Vi nationella myndigheter försöker i vår tur stötta och samarbeta med länsstyrelserna.

Prognoser

Har du någon uppfattning om kommunerna gör det i tillräckligt stor utsträckning?

– Det kommer mer och mer. Men samtidigt

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

miljö

är det inte så lätt för varken kommuner, länsstyrelserna eller för oss på centralnivå. För det finns ju inget facit, vad ska vi räkna med?

Precis hur mycket kommer havsnivån att höjas, precis hur mycket mer kommer det att regna, precis hur mycket varmare kommer det att bli och så vidare. Man får ju faktiskt räkna fram att så här tror vi prognosen ser ut, de här förhållandena tror vi kommer att kunna ändras i vår kommun, region och med den verksamheten vi bedriver. Man får jobba utifrån tänkta scenarion helt enkelt, säger Mette Lindahl-Olsson.

Prioritering

Hur tänker du kring prioritering av vad som kan komma att behöva åtgärdas kontra dess kostnad?

– Det är alltid en fråga om kostnad och det gäller att tänka långsiktigt och se vad som är rimligt att satsa på, där en investering ger tillräckligt mycket återbäring. Vi kan ju inte bygga bort allt. Däremot måste vi se till att ta höjd för och göra en ordentlig inventering av vilka risker vi har och vilka risker vi tror kan öka. Identifiera var de samhällsviktiga funktionerna finns, som alltid måste fungera, och prioritera dem först.

– Ta reningsverken som exempel, slås de ut får kommunen problem. Det samma gäller transformatorstationer som försörjer många eller viktiga abonnenter. Likaså vissa viktiga transporter och transportleder som måste vara intakta och så vidare. Man måste inventera vad som är viktigt och varför.

Europa och via FN. Väldigt mycket handlar om kunskapsutbyte och att sprida goda exempel. Vi arbetar också för att lyfta upp och prioritera samhällsviktig verksamhet enligt den nationella strategin som MSB tog fram 2010 och med att peka ut områden med betydande översvämningsrisk.

– Klimatanpassningsarbetet är ingenting som någon kan göra enskilt utan det handlar mycket om att samarbeta och analysera hur långsiktigt vi ska planera och också lyfta fram de positiva sidorna för det finns ju faktiskt eventuellt positiva effekter av ett förändrat klimat för oss här i Sverige, säger Mette Lindahl-Olsson.

Vem tar klimatansvaret?

– Sedan måste man kanske se vem som har ansvar för vad.

Vad staten har för ansvar, vad kommunerna har för ansvar och vad den enskilde medborgarens ansvar är. Man kan inte förvänta sig att någon annan ska gå in och täcka kostnaderna om man till exempel drabbas av översvämningar i sommarstugan eller i källaren utan man bör tänka efter själv. Och då kommer ju försäkringsskyddet in också.

Försäkringsbolagen vill ju inte försäkra omöjliga objekt vilket eventuellt leder till att det blir svårare att försäkra viss verksamhet och vissa byggnader framöver.

Mona Sundquist

Samarbete med övriga länder

Vad har du själv på din agenda just nu som du får prioritera i din roll chef.

– Vi jobbar ju med att försöka samordna de här frågorna via en nationell plattform för arbetet med naturolyckor både här i Sverige och i samarbete med övriga länder i

Det är inte bara negativa konsekvenser i beräkningarna utan även positiva.

PRENUMERERA PÅ VÅRT POPULÄRA NYHETSBREV Läs mer och anslut dig på www.offentligaaffarer.se www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

SmartStart alkolås TWIG personlarm telefon med GPS. Tel. 0660-29 29 00 • www.malux.se • info@malux.se

55

säkerhet

2012

Tony Blair

Per Holknekt

Aron Ralston

Patrik Sjöberg

Daniel Burrus

Nick Leeson

Behöver du eller ditt företag lite extra inspiration, lite Hjärntillskott? Lyssna till dessa och sex andra föreläsare i världsklass!

Talarna är fördelade på fyra seminarier som hålls i både Göteborg och Stockholm under 2012.

Välkommen att kontakta Bestseller för bokning eller 56 mer information om Hjärntillskott!

E-mail info@bestseller.se Telefon 031–701 48 60 Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se www.bestseller.se

säkerhet

SÄKERHETSEXPERTEN Tomas Djurling FRÅGA Jag arbetar med upphandlingar på en större organisation och vi håller nu på att köpa upp ett större IT-baserat säkerhetssystem. De potentiella leverantörerna lovar alla att uppfylla våra uppställda krav avseende säkerhet, funktionalitet och service. Jag har inga problem med att utvärdera funktionaliteten och servicenivåerna i leveransen. Men hur gör jag med säkerheten? Hur vet jag att vi får den säkerhet som leverantören lovar? Jag har ju bara deras ord att gå efter.

Hur kan jag utvärdera säkerheten i leveransen?

S

var: Det är många som står frågande inför det du beskriver, att utvärdera och säkerställa säkerheten i leveransen. Jag vill dessutom lägga till man även bör förbereda för att göra efterkontroller i syfte att säkerställa att ställda krav uppfyllts i leveransen.

Det första steget i denna process är att ta fram och dokumentera kravställningen utifrån säkerhetsperspektivet. Detta görs bäst utifrån styrande dokument inom säkerhet, under förutsättning att dessa är så tydliga att kraven går att utläsa därifrån.

Om dessa dokument inte finns eller inte går att använda på nämnda sätt, behöver kraven arbetas fram och dokumenteras. Det som är viktigt är att kraven är så tydliga, väl genomtänkta och dokumenterade att de är mätbara och kontrollerbara i efterhand.

Eftersom vissa typer av säkerhetssystem/tjänster upphandlas mycket sällan bör man inte utgå ifrån att den egna organisationen har de kunskaper och erfarenheter som krävs för att göra en kostnadseffektiv upphandling på egen hand. Vissa säkerhetssystem/tjänster upphandlas var femte eller var tionde år. Det hinner hända mycket på den tiden och för att göra en bra upphandling krävs förutom branschkunskap även kunskap i teknik, svagheter, risker och mycket mer.

Ni som upphandlar dessa tjänster och produkter kan inte utgå ifrån vad försäljare säger om säkerheten i deras system. Ett sätt att göra en bra upphandling är att skriftligt kravställa det som är viktigt för er och som säljare och leverantör påstår under upphandlingen.

inbrottslarm och passersystem, hittar man idag samma fel och brister som IT-teknikerna gjorde för 15 år sedan i datorer och nätverk. Kunskapen om dessa problem finns sedan länge men de dyker ändå upp i samband med denna typ av säkerhetssystem.

Det är inte ovanligt att leverantörer och tillverkare av dessa system har bristfällig kompetens inom IT vilket ställer särskilda krav på beställarkompetens vid upphandling av denna typ av system.

De fel och brister som vi hittar i denna typ av system är många gånger helt onödiga och beror i inte sällan på okunskap hos de som designar och utvecklar systemen. Jag vill mena att tillverkarna inte prioriterar säkerhet i sina system. Granskar man tillverkarnas framtidsplaner avseende utveckling av sina produkter hittar man sällan något om säkerhet, istället berörs nästan uteslutande utveckling av ytterligare funktionalitet.

För att undvika att hamna i en situation där brister och fel upptäcks några månader efter slutleverans krävs en korrekt upphandling med god beställarkompetens. Att lägga ordentligt med resurser inför en upphandling ger ofta en snar återbetalning i form av lägre investering och säkrare system.

Ett sätt att få det kunnande som krävs om man inte har egna interna resurser, är att låta någon opartisk extern resurs utföra en test på tänkt system. Utifrån resultatet av testen kan sedan detaljerade krav ställas på det tekniska systemet, installation, konfiguration samt i förekommande fall drift och förvaltning.

Finns alltid brister

Kraven bör i ett senare skede användas för en efterkontroll av leveransen. Vid eventuella brister är det ett enkelt förfarande att åberopa upphandlingen och de ställda kraven. Då får leverantören rätta felen och säkerställa leveransen utifrån de krav som ställdes vid upphandlingen.

Då vissa av dessa säkerhetssystem är en investering på tiotals miljoner kronor är en god beställarkompetens av tänkt system en billig försäkring för att få ett system som man vet vad det klarar av och dessutom till en rimlig kostnad. En test ger en lista på fel och brister som ger den upphandlande parten mycket goda argument vid själva prisförhandlingen. Att arbeta på detta sätt ger lägre kostnader och säkrare system där kunden har en mycket god bild av vad som upphandlats.

Lycka till med upphandlingen!

Jag vill hävda att samtliga säkerhetssystem som säljs har brister. Det måste man ha i åtanke vid en upphandling. De brister som är vanligt förekommande är bland annat tekniska, administrativa, installationsmässiga, och konfigurationsmässiga brister och fel.

Ett riskmoment med installation och konfiguration av systemen är om de utförs av personer som saknar kunskap. Installation av passersystem utförs till exempel ofta av svagströmselektriker som saknar kunskap och erfarenhet av säkerhet vilket öppnar för onödiga risker.

Detta innebär att ni inför en upphandling måste ställa krav inom alla dessa områden för att inte äventyra säkerheten och funktionaliteten i de nya säkerhetssystem som ni upphandlar, för stora summor.

Om systemet har brister – hur mycket är säkerheten då värd?

Sedan ett antal år har de fysiska säkerhetsprodukterna vuxit ihop med IT. Nästan alla säkerhetssystem idag kommunicerar till exempel via TCP-IP. Tittar vi närmare på kameraövervakningssystem, www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Efterkontroll av leveransen

Tomas Djurling

57

fordon

Så blir bilåret 2012 kan bli det första året då miljöbilarna blir norm och de andra bilarna undantag – och det sista. Nästa år skärps nämligen definitionen. Gröna Bilister reder ut begreppen!

I

fjol registrerades 40,2 procent miljöbilar. Det är visserligen nytt rekord, men bara med 0,1 procent – miljöbilsandelen var 40,1 procent redan 2010. Miljömässigt var det en klen årgång; 62,6 procent av miljöbilarna var dieseldrivna och 17,5 procent gick på bensin. Bara var sjätte ny miljöbil gick på förnybara drivmedel, den lägsta nivån sen miljöbilbegreppet infördes 2006. Mest registrerade miljöbil var Volvo V50, först på sjätte plats kom en bil på förnybara drivmedel nämligen gasdrivna Volkswagen Passat. Etanolbilarna, som länge symboliserade miljöbilen, återfinns längre ner i statistiken.

2012 ett toppenår?

Mycket talar för att vi 2012 får fler och klimatbättre miljöbilar, kanske över 50 procent av marknaden?

Vid årsskiftet började supermiljöbilspremien gälla, med 40 000 kronor till den som köper eller leasar en elbil eller laddhybrid – alltså en elbil vars batteri kan laddas under färd med en hjälpmotor, och från uttaget när man parkerar. Efter hårt lobbyarbete från Gröna Bilister gäller premien inte bara privatpersoner – som är de sista att köpa en elbil för 350 000 kronor – utan för alla, inklusive offentlig sektor. Räkna med uppemot 1500 elbilar i år, en tiodubbling mot 2011.

2013 får Sverige en ny, skärpt miljöbildefinition, inte Osäkerhet gynnade diesel en dag för tidigt eftersom den vi Förändringen beror främst på har nu är från 2006. Bara 15-25 skatte- och förmånsregler. Mil- Mattias Goldmann procent av marknaden ska kvala jöbilspremien har ersatts av fem års fordonsskattebefrielse – men vem väger in, vilket betyder att många av dagens miljöin fordonsskatten när man väljer bil? Skat- bilar inte kvalar in. Det är försäljningsslutten är redan baserad på bilens utsläpp, med spurt för dem i höst, med slogans som ”sista rabatt för etanol- och gasbilar och kraftigt chansen rulla skattefritt i fem år”. påslag för dieslar. När skatten tas bort gynnas dieslar som nätt och jämt klarar gränsen Fossiloberoendemål börjar – och de har stuckit som raketer i försälj- Under våren ska en utredning slå fast hur Sverige ska få en fossiloberoende fordonsningen.

Förmånsbeskattningen ändrades 2011, ef- flotta. Visserligen gäller målet först år 2030, ter lång tids otydlighet som gjorde markna- men redan nu kommer steg att tas för att den osäker. Nedsättningen på 20 procent för åtminstone börja närma sig målet. En del i etanolbilarna togs bort, medan gasbilarna detta är att Centerpartiet, som ansvarar för efter många turer fick behålla sin reduktion näring, miljö och energi, vill skärpa sin gröpå 40 procent, men bara till och med 2013. na profil och åtgärder på bilområdet brukar Nästan alla har sin förmånsbil längre än så, synas mest. och därför väljs gasbilen bort. Eftersom två tredjedelar av nybilsförsäljningen är för- Dyrare olja, bättre biodrivmedel Under hela den ekonomiska krisen höll måns- och tjänstebilar, var det ett dråpslag.

Lägg till detta en tuff debatt om etanolen sig oljan kring hundra dollar per fat, så om som drivmedel och fortsatta problem för ekonomin vänder är det gamla rekordet på biogasen i bland annat Stockholmsområdet, 147 dollar/fat snart slaget. Samma sak om så är bilden tydlig: 2011 var fossilernas år, relationen mellan USA och Iran försämras.

Högre oljepris betyder dyrare bensin och också bland miljöbilarna.

58

Mest sålda bilen med förnybara drivmedel under 2011 var gasdrivna Volkswagen Passat.

diesel, och därmed en starkare drivkraft att köpa snålt och förnybart.

Samtidigt blir oljan i rask takt smutsigare.

Klimatvärstingen, den så kallade tjärsandsoljan, produceras i allt större volymer och problematisk djuphavsolja från bland annat Mexikanska gulfen blir allt vanligare i takt med att lättillgänglig och relativt oproblematisk Nordsjöolja sinar.

Samtidigt blir de förnybara drivmedlen dokumenterat bättre. 2012 är första året då den som säljer etanol, biodiesel eller biogas måste dokumentera att drivmedlet har minst 35 procent lägre klimatpåverkan än motsvarande fossilt drivmedel, enligt EU:s nya hållbarhetsdirektiv. OKQ8 var först ut att certifiera sin etanol, med 60 procent klimatnytta jämfört

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

fordon

med bensin. Sammantaget bidrar detta till en omställning bland medvetna konsumenter, inte minst kommuner och landsting. ...men vi kör lika mycket

Nästan alla kommuner och landsting begär miljöbilar när de köper och leasar nya fordon. Alltfler gör också skillnad mellan olika typer av miljöbilar, med prioritet för elbilar, följt av förnybara drivmedel. Vissa kommuner avstår från dieselbilar, både av klimatskäl och för att kväveoxidutsläppen drabbar hälsan hos lokalbefolkningen. Men nästan ingen kommun har något mål att minska antalet mil bilarna rullar, och här vågar jag inte tro på något trendbrott 2012.

Mattias Goldmann, Gröna Bilister

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Vilka är Gröna Bilister?

– Vi är Sveriges enda miljödrivna bilistorganisation - vi gillar bilar, men inte deras miljö- och hälsopåverkan. Därför vill vi skynda på omställningen till hållbar bilism - det är så man räddar bilen och skyddar alla bilberoende, säger Mattias Goldmann.

Berätta om några av era framgångar!

– Vi brukar hållas ansvariga för miljöbilsboomen, men här har många kommuner en lika viktig roll. Vi är stolta att vi lobbat fram att supermiljöbilspremien nu gäller alla, inte bara privatpersoner. Och dag för dag glädjs vi åt att folk kommer till oss för att få hjälp att bli smartare bilister.

Vad vill ni uppmana kommuner och myndigheter?

– Fortsätt vara föregångare och kravställare! Omställningen till hållbar bilism har bara börjat, och när det gäller att minska körsträckorna väntar vi fortfarande på spännande initiativ.

Vad ska ni skriva om i Offentliga Affärer?

– Vi ska ge en guidning till hållbar bilism, för den som inte är specialintresserad men inser att transporterna är vår största klimatpåverkan - och den där det går att göra stora, snabba skillnader.

59

KONFERENSGUIDEN ledarskap

Kura skymning på Säröhus

Nära staden, alldeles vid havet, finns det lilla konferenshotellet med stor kapacitet.

Säröhus har lyckats kombinera både personligt och professionellt i sitt konferenserbjudande.

Avkoppling föder kreativitet, menar Torgny Berntsson, ägare och vd.

– Välkommen hit och kura skymning, säger han.

FAKTA Konferenslokaler: 16 Grupprum: 15 Max antal konferens: 250 personer Restaurang för max: 200 personer Handikappvänligt: Ja Trådlöst internet: Ja Övernattning: 113 rum

60

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

ledarskap

N

är man anländer till Säröhus entré är endast en del av hotellanläggningen åskådlig. Ett konferenssällskap på 200 personer kanske undrar en sekund över hur de ska få plats allihop.

Farhågorna kommer snabbt på skam, Säröhus har generösa ytor för både kreativitet och trivsel. I hotellanläggningen ryms, utöver de 113 hotellrummen, en restaurang för 200 personer, en aula med biosittning för 145 personer och ett 30-tal lokaler och grupprum i olika storlekar.

Alla konferenslokaler samt restaurangen och många hotellrum har dessutom en hänförande havsutsikt och utgång till balkong eller altan.

Kura skymning

Därtill har Säröhus närmare 200 sittplatser i små och stora salonger.

Ett oräkneligt antal soffor och fåtöljer av Chesterfield-modell gör att alla kan hitta ett eget hörn för kunglig avkoppling.

– Ju ledigare former desto bättre förutsättningar för kreativitet, säger ägaren Torgny Berntsson.

För det är just arbete man kommer till Säröhus för att uträtta. På hemsidan finns en lång lista på tillgängliga aktiviteter att boka i anslutning till en konferens, men Torgny Berntsson erfarenhet är att kunderna inte kommer för aktiviteterna.

– Man försöker ständigt uppfinna nya aktiviteter inom konferensvärlden, men i praktiken gör folk inget annat än att arbeta när de kommer hit. Arbeta och ha det mysigt.

Vad är den främsta orsaken till att man bokar sin konferens på Säröhus?

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

– Vi har mycket lång erfarenhet av att arrangera konferenser, vår personalomsättning är låg, de har alla varit med oss mellan 20-35 år.

De kan sina kunder bra, säger Torgny Berntsson.

En annan orsak torde vara läget, bara en kort resa från Göteborg och alldeles vid havet.

Modern teknik är förstås viktig, och den ska fungera och helst inte synas. Säröhus har även investerat i ett reservkraftaggregat i händelse av strömavbrott, vilket inträffar ett par gånger om året.

Allt ingår – med råge

På det hela taget är Säröhus en fullt utrustad och professionellt skött konferensanläggning, men med den personliga prägeln hos ett mindre, privatägt hotell. Det är en familjär och inbjudande miljö med egenhändigt utvalda inredningsdetaljer. Allt ingår – med råge. Det finns kaffe, frukt- och godisfat framme, före middagen bjuds det generöst på snacksbuffé, och i spa-avdelningen Särökälla kan man fritt ta för sig av krämer, aromatiska salter och peeling, för att sedan glida ner i det 37 gradigt varma vattnet under kristallkronorna.

Hotellet uppfördes ursprungligen 1913 och har byggts ut många gånger sedan dess. Man har bara haft två ägare och Torgny Berntsson har varit det sedan 1976. Han driver Säröhus i nära samarbete med Marianne Carlson.

– Jag och Marianne har jobbat ihop i 35 år och många av våra nuvarande medarbetare har jag sett växa upp i min närhet. Vi är en familj, konstaterar Torgny Berntsson.

Malin Ulfvarson

61

LANDET

RUNT

Sundsvall: Tyck till om din hemtjänst

Sollefteå: Värdegrundsarbete påbörjat

Sollefteå kommun påbörjade i oktober 2011 ett omfattande värdegrundsarbete i samtliga verksamheter inom individ- och omsorgsförvaltningen. Arbetet inleddes med en kick off för de 280 medarbetarna på förvaltningen. Inbjuden föreläsare var Egon Rommedahl, som deltog under båda dagarna. Han är föreläsare i etik, grupputveckling och ansvar, samt legitimerad psykoterapeut, handledare, teolog.

Enligt planen ska arbetet under hösten 2012 mynna ut i en förankrad värdegrund för individ- och omsorgsförvaltningen att jobba vidare med ute i alla verksamheter.

En styrgrupp och en arbetsgrupp har skapats inom förvaltningen för värdegrundsarbetet och arbetsgruppen har under våren arbetat fram ett grundmaterial till en värdegrund.

Denna ska finnas med som ett startmaterial när arbetet börjar ute i alla förvaltningens verksamheter som sker från och med i mitten av oktober.

Sundsvalls kommun arbetar med att omformulera kommunens garantier för hemtjänst, det vill säga de löften som riktas till brukarna av hemtjänsten. I arbetet har man inhämtat synpunkter från de som har hemtjänst och från deras anhöriga. De har fått svara på frågor om vad som är viktigt för dem med hemtjänsten och om det finns något som man vill förbättra.

Den 1 januari 2011 kom en nationell värdegrund i socialtjänstlagen som uttrycker att den äldre ska ha ett värdigt liv och känna välbefinnande och så långt det är möjligt själv kunna bestämma när och hur beviljade insatser ska utföras. Utifrån den nya värdegrunden ska alla kommuner arbeta om befintliga garantier i äldreomsorgen.

Söderhamn: Nöjda söderhamnare i annonskampanj

Resultatet av brukarundersökningarna inom äldre- och handikappomsorgen som genomfördes våren 2011 visar att en stor majoritet av personer som får hjälp av hemtjänsten är nöjda med den hjälp och service de får. Det är väl värt att uppmärksamma tycker Söderhamns kommun som under hösten har använt sig av en annonskampanj för att sprida budskapet att 98 av 100 söderhamnare är nöjda med sin hemtjänst. Annonskampanjen var en del i evenemangsmånaden Senior i Söderhamn.

– Vi vet att den som får hjälp från äldreomsorgen har en positivare inställning än den som inte har kontakt med äldreomsorgen.

Att berätta om positiva resultat är viktigt, det påverkar bland annat trygghetskänslan hos den enskilde.

– Självklart finns det förbättringsområden. Dessa ska vi arbeta vidare med för att fortsätta bedriva verksamhet med hög kvalitet som ger nöjda vårdtagare.

Att berätta om positiva resultat är viktigt, det påverkar bland annat tygghetskänslan hos den enskilde.

Sandviken: Rapport jämför äldreomsorg

Sandviken kommunen har studerat resultaten i den nationella rapporten ”Öppna Jämförelser – Vård och omsorg om äldre 2011” från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Socialstyrelsen. Syftet med rapporten är att ge en allsidig bild av vården och omsorgen av äldre över hela riket.

Sandviken har förbättrat sina resultat jämfört med föregående år när det gäller fall, undernäring och trycksår och det är ett resultat av arbetet med kvalitetsregistret Senior Alert. Informationen på hemsidan får ännu bättre resultat än vid föregående mätning. Maten i särskilt boende och möjlighet att komma ut i särskilt boende får också bättre resultat än tidigare. Även läkemedelsgenomgångar och riskfylld behandling får bra resultat liksom kostnader.

Rapporten visar även på förbättringsbara utvecklingsområden. För Sandvikens del gäller det faktauppgifter, aktiviteter i särskilt boende, upplevelse av trygghet, bemötande och delaktighet.

– Jämförelserapporten visar på områden med bra resultat för Sandvikens äldreomsorg och även på utvecklingsbara delar. Vi har redan ett pågående arbete med ökad delaktighet i genomförandeplan, välkomstsamtal och värdegrundsarbete. Vi tar också till oss rapporten och kommer att göra en analys för att se eventuella förändringsbehov. Detta ser jag som en del av vårt ständiga utvecklingsarbete för en ännu bättre äldreomsorg, betonar äldreomsorgschef Karin Jonsson.

62

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Sjöbo: Tar täten med att starta förbättringsarbete

Sjöbo kommun tar täten med att starta förbättringarbete kring demensvården i samarbete med Region Skåne. Den 1 december arrangerades ett Future Café där syftet var att arbeta fram en handlingsplan för demensvården i Sjöbo Nästa steg i förbättringsarbetet med Sjöbo kommer att handla om att Sjöbo formulerar sin målbild kring ovanstående förbättringsområden. Stödet från utvecklingsledaren kommer att innebära att vara stöd i att formulera konkreta mål för förbättringsarbete samt bistå med kunskap kring olika verktyg och metoder.

Sigtuna: Inför trygghetslarm till alla

Äldre- och omsorgsnämndens politiska majoritet (Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Centerpartiet) har beslutat att slopa biståndsbedömningen av trygghetslarm. Beslutet möjliggör för fler invånare att få ta del av den trygghet det innebär att ha ett direktuppkopplat trygghetslarm i den egna bostaden.

Upplevelsen av trygghet och otrygghet är subjektiv, det är svårt för någon annan att bedöma graden av otrygghet en person upplever. Det är ett av skälen till att Sigtuna kommun aldrig avslår en ansökan om trygghetslarm. Det är inte endast äldre eller funktionsnedsatta som i olika livssituationer kan uppleva otrygghet i sin vardag. Tillfällig sjukdom eller rehabilitering drabbar även yngre och i övrigt friska personer.

I praktiken innebär det att en person som upplever sig otrygg i sitt boende för en kortare eller längre tid kan hyra ett trygghetslarm av kommunen till självkostnadspris, 232 kronor/månad. I priset ingår trygghetstelefon, larmknapp, uppkoppling till Trygghetscentral samt i förekommande fall besök av hemtjänst.

Stockholm: Miljardsatsar på boenden

Sedan 2005 har Stockholms stad satsat drygt 2 miljarder kronor på att rusta upp och renovera omsorgsfastigheter för äldre, via stadens fastighetsbolag Micasa.

De kommande åren fortsätter satsningen med ytterligare 2,3 miljarder kronor.

Satsningen ska rusta Stockholm inför en tid då fler blir äldre och får ett stort behov av vård och omsorg.

– Vi vet att allt fler äldre kommer att vara i behov av vård och omsorg om 9-10 år. Det är viktigt att vi redan nu förbereder oss så att vi får ett brett utbud av anpassade fastigheter för olika önskemål, säger äldreborgarrådet Joakim Larsson (M).

Just nu minskar antalet äldre i behov av vård- och omsorg för att i början av 2020-talet öka kraftigt.

Joakim Larsson.

Foto: Peter Knutson.

Sala kommun: Kontroll för bättre boendemiljö

Under hösten och våren kommer Sala kommuns miljöenhet att besöka de offentliga och privata vårdlokalerna i kommunen.

Syftet med tillsynen är att tillförsäkra de boende en god boendemiljö.

Fokus vid inspektionerna ligger på inomhusmiljön. Exempelvis kontrolleras vilka rutiner som finns i verksamheten för att hålla en bra inomhustemperatur. Tillsyn ska bland annat genomföras på äldreboenden, hvb- och lss-hem.

Tillsynen kommer till stor del att ske samordnat med kommunens livsmedelsinspektörer. Detta för att verksamheterna som besöks inte ska behöva avsätta tid vid två tillfällen för inspektion. Den samordnade tillsynen är en av flera insatser som bygg- och miljöförvaltningen gör för att förenkla för olika verksamheter som får tillsyn.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

63

RA

S TJÄNST

IG A

I VI F R

20

VI JUBILERAR – 20 år i det offentligas tjänst

20

TL

OFFE NT

AFFÄRER 20 ÅR GA LI

ÅR I D T OFFE E

N

När föddes Offentliga Affärer?

Nu riktar vi strålkastaren på Urban Nilsson, ansvarig utgivare och grundare av Offentliga Affärer, och ber honom berätta om hur det hela började och om verksamheten i kulisserna.

När föddes idén till tidningen?

– Idén att starta en tidning med fokus på den goda offentliga affären föddes 1991 och första numret kom 1992. Vi fick tips om att en tidning med inriktning på affärer som görs inom ramen för den offentliga förvaltningen var efterfrågad, och kunde efter vidare efterforskning konstatera ett stort behov av en ”egen tidning” för denna målgrupp.

Du var rena ungdomen när du startade tidningen.

Vad är hemligheten bakom dina framgångar i den i övrigt så tuffa förlagsbranschen?

– Personliga relationer skulle jag säga är det viktigaste och att vi försöker med styrkan av vårt oberoende föra fram alla sidor av affären.

Vad ser du som den största utmaningen?

– En av de stora utmaningarna för många förlag idag är att behålla attraktionskraften för det tryckta mediet då kommande generationsskiften medför att fler och fler väljer att läsa tidningar och annan information på nätet. Personligen tror jag dock att det i första hand är snabba och lättillgängliga nyheter som konkurreras ut av nättidningarna, detta då den snabba informationen är betydligt lättare att ta till sig på det viset. Det är ju fortfarande få som tar med sig en iPad in på toaletten och läser en längre text, och datorn ska vi inte tala om, men i framtiden får vi se.

Svensk kommuninformation december 1993

Ur ledaren: Kommunerna har under det gångna året fått allt lägre anslag… och näringslivet har haft ett tufft år med bristande köpkraft.

Vi har fått en tuff lektion i hur hårt en lågkonjunktur kunde drabba oss samt fått nyttiga erfarenheter och lärt oss av våra misstag. Vad vi nu måste göra är att börja blicka framåt igen och våga satsa inför framtiden.

64

Vad är det som driver dig, vad är tjusningen med att driva ett förlag?

– Det som driver mig är i första hand möjligheten att själv kunna påverka utvecklingen av verksamheten i sin helhet. Som publicist är det naturligtvis också alltid roligt när varje nytt nummer kommer ut och får man en positiv kommentar, eller någon hör av sig och berömmer en text utifrån att denne lärt sig något nytt eller viktigt. Då kan det knappast bli bättre.

Hur har innehållet förändrats under de här 20 åren?

– Förväntningarna från läsarna ökar i takt med att frågorna kring vår offentliga ekonomi får ökat fokus rent allmänt. När lagen om offentlig upphandling med dess komplexitet vad avser tillämpningar av lag och regelverk infördes ökade av naturliga skäl behovet av matnyttig läsning och information i ämnet avsevärt, och inriktningen mot goda offentliga affärer inom ramen för LOU kom till.

– Den senaste tidens större fokus och transparens ökar också möjligheterna för att mindre smickrande beteenden inom det offentliga sätts på agendan.

En sådan hyfsat aktuell företelse kan vara de pågående diskussionerna kring mutor och bestickning som bland andra satt ljuset på min hemkommun Göteborg. Hur man undviker att hamna i en sådan situation i sin yrkesutövning blir därmed intressant för våra läsare som består av upphandlare, ekonomichefer och chefer med verksamhetsansvar i allmänhet.

Kommer tidningen att överleva dig?

– Jag siktar på att bli gammal, men det hoppas jag, att behovet av en tidning med tydlig inriktning på goda offentliga affärer borde ha utrymme i medielandskapet så länge som vi har en offentlig förvaltning som liknar den vi har idag, säger Urban Nilsson.

Offentliga Affärer nummer 2 2008

Ur ledaren: Avveckla Verva och satsa på Statskontoret som regeringens strategiska utredningsmyndighet. Den uppmaningen kommer från Mats Svegfors som har utrett hur regeringens stabsmyndigheter bör organiseras. Han föreslår en ny delegation för elektronisk förvaltning (e-förvaltning) som ska arbeta i nära samspel med regeringskansliet.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Tillbakablickar…

1997: ”Den offentliga sektorn får sin egen webbplats på Internet.

För att få en egen länk till den egna kommunen krävs följande kriterier: Webbsidan ska vara godkänd av kommunledningen.

Det måste finnas en person som ansvarar för sidan.

Länkar och innehåll måste uppdateras regelbundet.

Uppgifter om när sidan uppdateras måste finnas med.

Webbplatsen ”Det offentliga Sverige” är tänkt att fungera som en guide till olika hemsidor, en lista på länkar. Om några år ska det även finnas avancerade sökverktyg.”

Saxat ur Svensk Kommuninformation nr 2 1997

Göteborgspolitikern Göran Johansson intervjuas i Svensk Kommuninformation, nr 2 1997

– Jag tycker att de [journalister] ska granska oss politiker ganska hårt, men de ska veta vad de granskar och ha bra på fötterna. Jag är rädd för att demokratin utarmas och att vi blir fördummade av att journalisterna inte har de resurser de skulle behöva.

Göran Johansson avgick som kommunstyrelsens ordförande i Göteborg 2009.

Kommunernas soliditet

I Svensk kommuninformation nr 1 1994 publicerade vi aktuella ratings från Standard & Poor’s. Bäst rating hade då Stockholms stad och Täby kommun med betyget AA+. Det lägsta betyget bland kommunerna var A+, vilket bland annat Helsingborgs stad fått.

2011 har Helsingborgs stad höjt sitt betyg till AA+. Även Stockholms stad och Täby har höjt sin kreditvärdighet enligt Standard & Poor’s till betyget AAA, vilket är det högsta betyget som delas ut. Det är även samma betyg som landet Sverige har fått.

Ratingföretaget Standard & Poor’s betygsätter kreditvärdigheten på uppdrag av organisationer och företag. Ett bra betyg avseende kreditvärdighet, gör det möjligt att låna pengar till lägre kostnad direkt på kreditmarknaden. I Sverige har cirka 15 kommuner/landsting och cirka 15 offentligt ägda bolag en rating från Standard & Poor’s.

Svensk kommuninformation nr 2 1998

Ur ledaren: Äntligen en reform som får genomslag i hela samhället. För även om det kanske inte riktigt var tänkt så, kommer möjligheten att köpa datorer till personalen att beröra lång fler individer än de anställda – kanske mest av allt barnen därhemma. I skolan har man inte lyckats ge varje elev en dator och det målet känns avlägset idag.

www.offentligaaffarer.se | Offentliga Affärer 1 2012

Lite statistik 1995 2010 Bjurholm 2707 1441 Smedjebacken 534 1238 Rikssnittet 669 768 Kostnaden för den politiska verksamheten, kronor per invånare 1995 2010 Bjurholm 60 271 Smedjebacken -2945 2560 Rikssnittet -793 1 354 Resultat, före extraordinära poster, kr/inv. Källa: Kolada.

Svensk kommuninformation nummer 2 2000

Ur ledaren: Du håller just nu i din hand det stora bredbandsnumret av Svensk kommuninformation. Bredband ser ut att bli en av de största upphandlingsposterna för svensk offentlig sektor under de närmaste åren. Det finns en del olika intressanta alternativ till finansieringen, men det är stor skillnad på förslagen och svårt att få en överblick.

65

RA

S TJÄNST

IG A

I VI F R

20

VI JUBILERAR – 20 år i det offentligas tjänst

20

TL

OFFE NT

AFFÄRER 20 ÅR GA LI

ÅR I D T OFFE E

N

Krönika av Kent Mossheden

En tidning i tiden

Som du nog redan noterat är det i år 20 år sedan tidningen du håller i handen föddes. Namnet var då Kommuninformation, blev sedan Stat och Kommuninformation och därefter Offentliga Affärer. Namnbytena säger något om tidningens spännande utveckling, i denna krönika speglad med rubrikens vinkling. initierades ett informellt samarbete med ramavtalsslutande myndigheter och bilagan Avtalsnytt kom till – helt inriktad på att informera om de statliga ramavtalen och senare även Kommentus avtal. När LOU blev en konkret, avgörande faktor för offentlig upphandling skapades det årliga eventet Upphandlingsdagarna, som i år arrangeras för sjunde gången.

Tidningen har vad jag vet aldrig haft någon högtravande devis, men med en titt i backspegeln känns det inte fel att, relaterat till krönikans rubrik, positionera Offentliga Affärer som den regerande affärstidningen för offentlig sektor.

Att se möjligheterna i tiden och ur dem skapa en livskraftig tidning är den självklara affärsidén bakom OA. Grundarna insåg att det saknades en lättillgänglig tidning med affärsvinkling som på bred front nådde ut till beslutsfattarna inom offentlig sektor, ursprungligen kommun- och landstingsvärlden. En utgångspunkt blev då att tidningen måste vara annonsfinansierad och gratisdistribuerad direkt till målgruppen. Med dessa förutsättningar måste redaktionen lyssna till skeendet såväl på marknaden som i kommunvärlden. Detta blev tidningens nisch och styrka – man tvingades att ligga i utvecklingens framkant, och därmed höjdes samtidigt läsvärdet och tidningens mission att bidra till en sund utveckling inom offentlig verksamhet.

Angeläget tema

Trendspanare

Tidningen blev osökt en trendspanare, speglande goda exempel och föregångare inom läsekretsens många verksamhetsfält. Det ledde också till att de viktigaste temaområdena varierat under åren. Några spridda exempel: miljöanpassning, kommunalteknik, GIS, styrkort, HR-frågor, ekonomi, management och ledarskap och hela tiden IT-utvecklingens olika faser med bredbandsutbygganden som ett praktexempel, som jag strax återkommer till. Och med stigande dignitet den offentliga upphandlingen, med den statliga inköpssamordningen och LOU/LOV i högsätet. I denna kontext Offentliga Affärer nummer 4 2006

Kent Mossheden är skribent och omvärldsbevakare med inriktning på affärer och verksamhetsutveckling i offentlig sektor.

På Offentliga Affärer (då Svensk Kommuninformation) har han varit med sedan start.

Debatt: Tieto Enator kommenterar Upphandlingsutredningen och konstaterar att ”nya och fräscha idéer saknas helt”. Utredningen föreslår två lagar med sammanlagt 38 kapitel – medverkar detta till förenkling, frågar sig Nils Knutsson på Tieto Enator.

66

Låt mig till sluta med att exemplifiera med ett skede i tidningen historia när dess styrka ledde till en viss slagsida i journalistiken, som alltid varit fristående från annonsörsinflytande, men givetvis så att innehållet i tidningen har betydelse för vilka annonsörer som över tiden är mer eller mindre engagerade. Det var sent 90-tal och hypen för IT och webb växlade över till den uppladdning inför en nationell storsatsning på bredbandsutbyggnad som påtagligt influerade ITtekniksektorn. Utredningar, propositioner, remis�svar och kommunala initiativ blev nyhetsmaterial och reportage och redan innan det omfattande statsstödet blev verklighet 2001 fanns många aktörer som vill vara med och dela på kakan – och såg Stat- och Kommuninformation som en given kanal för marknadskommunikation. Vårt stora bredbandstema fortsatte nummer efter nummer tills redaktören med en suck av lättnad helt frankt deklarerade att temat nu nått sitt slut. Och det var inte bara textmaterialet som svällde, det fanns annonsörer som placerade så mycket som fem helsidesannonser i samma nummer av tidningen!

Stat- och kommuninformation, nummer 6 2004

Artikel: Kravet på god hushållning i kommunerna har skärpts genom införandet av det så kallade balanskravet i Kommunallagen. Många kommuner lånar idag till driften och Svensk Kommunrating påpekar att det inte finns några regler för vad som händer med krediter om en kommun går i konkurs.

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se

Vägen till framgång är rak.

Bra rådgivning bottnar alltid i både förståelse och engagemang. Vi vet. Med raka frågor och tydliga svar hjälper vi innovativa, kunskapsintensiva företag att bli framtidens vinnare redan idag. Kort sagt är vi en partner som skapar verklig affärsnytta.

Redo för framgång? Tänk Lindahl!

Affärsjuridik som ger resultat S TOCKHOL M

GÖTEBORG

MALMÖ

HEL SINGBORG

UPPSALA

ÖREBRO

lindahl.se

ledarskap posttidning

Returadress: Hexanova Media Group AB Fiskhamnsgatan 2, 414 58 GÖTEBORG

ePostboxen – säker elektronisk kommunikation ePostboxen är ett säkert sätt att kommunicera elektroniskt med dina kunder. Som avsändare får du en skyddad leverans och en tillförlitlig indentifiering av mottagaren.

Mottagaren väljer själv var han vill öppna och läsa informationen till exempel via sin mobil, läsplatta eller dator.

Välkommen till vår monter B8 på Upphandlingsdagarna.

68

Offentliga Affärer 1 2012 | www.offentligaaffarer.se