IT Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement (ITIK) Die IT Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement Lösung von highsystem.NET (in der Folge ITIK genannt) ist die zentrale Informationsdrehscheibe rund um alle Ihre IT Investitionsgüter und IT Informationen. Es schafft Transparenz für die unterschiedlichsten Aufgaben und Fachbereiche – auch bereichsübergreifend über die Grenzen der IT Abteilung hinaus. Oft wird auch der Begriff Asset Management verwendet. Der Nutzen: -
Hohe Transparenz über alle IT- Güter und –Informationen verfügbar in allen Produkten von highsytem.NET.
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Automatische Ermittlung von Hard- und Softwareinformationen mittels Scann-Service.
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Vorlagen / Templates ermöglichen unbeschränkte Möglichkeiten der Verwaltung von Objekten und Informationen für ein Unternehmen spezifisches Konfigurationsmanagement.
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Beliebige Verknüpfung von technischen, organisatorischen und kaufmännischen Informationen. Einfach und flexibel erweiterbar.
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Automatische Finanzplanung – Liquiditätsplanung fälliger Verträge und anderen wiederkehrenden Kosten der verwalteten Objekte.
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Vereinfacht und unterstützt den Budgetierungsprozess mit automatischen Informationen über Kaufdatum und Objektkosten, Objektalter, erfassten Ablaufdaten, Software- und Lizenzkosten etc.
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Einfache und umfassende Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten mit beliebigen Informationsinhalten.
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Anwendbar auch für IT fremde Items und Objekte für beispielsweise die Abteilung Zentrale Dienste; Verwaltung von Mobiliar (Tische, Stühle, Schränke), Elektrizität etc. oder für ein umfassendes Facility Management.
Das Fazit: Das highsystem.NET ITIK befähigt Ihre IT Organisation, die Governance-Vorgaben zu erfüllen, Kosten zu optimieren, Änderungen zu managen, Releases kontrolliert einzuführen und Störungen und Probleme schneller zu lösen. Der integrierte Ansatz durch alle Produkte von highsystem.NET steigert den Nutzen weiter erheblich.
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Die vom ITIK zu erfüllenden Informationsaufgaben sind sehr vielseitig. Die zentrale Aufgabe ist die Sicherstellung von aktuellen und verlässlichen kaufmännischen und technischen Daten von allen im Einsatz befindenden Objekten für die Unternehmung. Qualität, Wiederherstellungszeit und die Steuerung des IT Managements stehen in direkter Abhängigkeit zur Verfügbarkeit aktueller und umfassender Informationen. Phone: 0041 (0)43 843 20 00 Fax: 0041 (0)43 843 20 01 info@highsystem.ch www.highsystem.ch
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Darüber hinaus übernimmt es aber auch weitere wichtige Aufgaben im Unternehmen. So sind die aktuellen Informationen für den Einkauf und Ersatz von IT Güter unerlässlich sowie bilden diese die Grundlage für ein professionelles IT Controlling. So können Inventarnummern oder der Standort des Objekts wie auch die Kostenstelle äusserst nützliche Informationen sein. Der verfügbare Strichcode mit Etikettendruck für jedes geführte Objekt kann diesen Prozess professionell gestalten und sehr effizient umsetzen. Das highsystem.NET ITIK wird mit dynamischen und statischen Informationen aufgebaut. Dynamische Werte sind durch den Scann-Vorgang aktualisierte Informationen wie z.B. das aktuelle Hard- oder Software Inventar jedes Rechners. Die statischen Informationen sind ergänzende Daten wie Hersteller, Seriennummer etc. aber auch Inventarnummer, Garantie und Rechnung in Form eines PDF‘s. Um den Aufbau zu beschleunigen stehen Vorlagen (Expertenvorschläge) für die unterschiedlichsten IT Güter zur Verfügung, welche innert kürzester Zeit bedürfnisgerecht angepasst, erweitert und genutzt werden können. Die integrierten und leicht bedienbaren Abfragen und Auswertungen ermöglichen Ihnen nahezu beliebige Datenermittlungen für alle Fachbereiche und Bedürfnisse. Beispielsweise sichern Sie sich eine detaillierte Finanzplanung – Liquiditätsplanung all Ihrer Verträge und anderen wiederkehrenden Kosten Ihrer Objekte. Darüber hinaus unterstützen die Informationen den jährlichen Budgetierungsprozess erheblich. Mit wenig Aufwand sind Ablaufdaten, Ersatzbeschaffungen oder Kosten von Objekten wie beispielsweise Softwarelizenzen zu ermitteln.
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FUNCTION FAC Das auf einer Webtechnologie entwickelte ITIK basiert auf der gleichen Datenbank wie die übrigen Produkte der highsystem.NET Familie. Dadurch ist die volle Integration und nahtlose Nutzung aller Informationen sichergestellt. Durch diese Architektur ist dem highsystem.NET ITIK keine Grenzen gesetzt und ist den höchsten Anforderungen auf professionelle Art und Weise gewachsen. Dabei wurde besonderen Wert auf ein rasches und einfaches Einrichten von highsystem.NET IT Inventarisierung & Konfigurationsmanagement gelegt. Die Übersicht der wichtigsten Bestandteile von ITIK: - Asset & Objektmanagement - Lizenzmanagement - Automatische Inventarisierung von Soft- und Hardware aller Rechner - Vertragsmanagement - Strichcode und Etiketten - Integriert in die Hauptprodukte highsystem.NET OS & Softwareverteilung und Helpdesk – Ticketing Die Lizenzierungsgrundlage: Massgebend ist die Anzahl PC/Server
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Der Nutzen des Asset & Objektmanagements Organisationen
Objekt Status
Es kann über die Funktion „Organisation“ in der highsystem.NET ITIK Lösung mehrere unabhängige Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement Lösungen geführt werden. Zum Beispiel eine für die IT Abteilung, eine für die Abteilung Zentrale Dienste oder das Facility Management. Dies natürlich ohne Mehrkosten.
Die Objekte können mit unterschiedlichen Stati geführt werden. Sinnvolle Stati sind beispielsweise „Bestellt - Ware nicht eingetroffen“, „Im Archiv“ oder in „In Reparatur“. Über die Stati ist ersichtlich, wie das Objekt im Moment eingesetzt wird. Unterschiedliche Ansichten
Mandanten und Kostenstellen Sie können beliebige rechtlich selbständige Unternehmen abbilden oder aber die Mandanten für Niederlassungen oder Standorte oder sogar einzelne Gebäude verwenden. Die Lösung von highsystem.NET ist unbegrenzt mandanten- und kostenstellenfähig. Email-Anbindung Aus der Objektverwaltung können Sie direkt ein Email absetzen und mit beliebigen Personen über das Objekt kommunizieren. Der Email-Verkehr wird dabei automatisch dokumentiert und beim korrekten Objekt gespeichert. Beispiele für ein Email-Verkehr aus dem Objekt sind beispielsweise die Forderung einer Garantieleistung, die Erneuerung eines Care Packs oder die Diskussion über die Weiterführung eines bestehenden Vertrages. Automatisches Inventar Mit dem highsystem.NET ITIK verfügen Sie immer über ein aktuelles Soft- und Hardware Inventar über alle Ihre Rechner und Server. Der installierte Service auf den Rechnern stellt Ihnen die Inventarinformationen automatisch zur Verfügung. Verändern sich die Informationen, so werden diese dynamisch angepasst und automatisch dargestellt.
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Das highsystem.NET ITIK erlaubt Ihnen unterschiedliche Ansichten auf die Objekte zu werfen. Beispielsweise erlaubt Ihnen die Ansicht „Status“ eine Übersicht aller Objekte nach dem Gesichtspunkt der verwendeten Stati wie welche Objekte sind „In Reparatur“ oder „Im Archiv“ etc. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Objekte eingesetzt sind bzw. welche noch verfügbar sind. Weitere Ansichten sind Mandanten, Kostenstellen, Besitzer, Klassen, Vorlagen etc. Objektklassen und Vorlagen Es können beliebige Klassen (Gruppen von gleichartigen Objekten) erstellt werden. Beispielsweise Klassen für Hard- und Software, für Peripherie-Geräte, aber auch für Verträge oder den Wareneinkauf & Warenkontrolle. Die Gruppierungsmöglichkeit in Klassen erlaubt die Übersichtlichkeit sowie das rasche Auffinden der benötigten Informationen in einer einfachen zu bedienenden Navigation. Für jede Klasse können eine oder mehrere Vorlagen mit den benötigten Informationsfeldern erstellt werden. Dies mit dem Vorteil, dass bei ändernden Informationsbedürfnissen die Vorlagen mit den gewünschten Informationen erweitert werden können – dies ausführbar von jedermann ohne Schulungsaufwand.
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Auswertungen
Integriert in andere highsystem.NET Produkte
Es stehen Standardreports für die gebräuchlichsten Auswertungen zur Verfügung. Der Auswertungsgenerator erlaubt darüber hinaus, individuelle Auswertungen zu erstellen, welche als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden können. Dabei stehen alle Informationsfelder der Vorlagen zur Verfügung, welche via einfache Selektion zu einem individuellen und umfassenden Report erstellt werden kann. Dies mit wenigen Klicks und ausführbar von jedermann.
Die Produkte von highsystem.NET führen zu einer integrierten Lösung im IT Service Management, die Technik, Prozesse und die Schnittstelle zum Benutzer in kaufmännischer und technischer Sicht vollumfänglich unterstützt. Alle Produkte sind miteinander harmonisiert.
Kategorien Mit den Objektkategorien können Sie nach Ihren Unternehmensrichtlinien eine eigene Auswertungsstruktur dazufügen. Die Auswertungen können dann z.B. für die Geschäftsleitung regelmässig nach diesen Anforderungen per Klick erstellt werden. Dies unabhängig von der Struktur der Klassen und Vorlagen.
Besonders erwähnenswert ist die Integration des Asset & Objektmanagements in das Helpdesk - Ticketing. Bereits der Benutzer kann mittels Ticketerfassungsmaske die Objekt ID eingeben mit dem Vorteil, dass ein Ticket direkt auf das korrekte Objekt erstellt wird. Auf der Supporterseite wird durch die Objektidentifikation sofort erkennbar, ob das Objekt noch über Garantie oder eventuell ein Care Pack verfügt. Ausserdem kann rasch entschieden werden, ob das Objekt weiter supportet oder eventuell nicht besser durch eine Ersatzbeschaffung ersetzt werden soll.
Supporter und Cc Supporter Die ITIK Lösung erlaubt das Objekt einem Supporter zuzuordnen, welche für das Objekt die Verantwortung trägt. Mit den Cc Supporter können Sie andere Personen über das Objekt informieren, z.B. bei einer Notifikation möchten Sie organisieren, dass auch immer der IT Leiter informiert wird. Notifikation
Ein weiteres Beispiel ist das Lizenzmanagement. Bereits im Software-Pool der paketierten Software (Softwareverteilung) ist der Lizenzzustand pro Softwarepaket ersichtlich. Die Lizenzen werden dann im ITIK verwaltet und in einer übersichtlichen Darstellung über das gesamte Unternehmen dargestellt. Darüber hinaus ist über das Lizenzmanagement ersichtlich, welche Software auf welchen Rechnern installiert ist. Dies mit nur 1 Klick.
Ein Objekt kann zum Beispiel für die nächsten Vertragsverhandlungen oder für ein Wartungsfenster automatisch via Email mit einer Notifikation an den Supporter und Cc Supporter eingerichtet werden. Damit geht auch in hektischen Zeiten das Objekt nicht vergessen.
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