Service Management Die Service Management Lösung von highsystem.NET ist die zentrale Sammelstelle aller Aufgaben rund um die Informatik. Dazu zählt der Benutzersupport, der Objektsupport, der Systemsupport mit beispielsweise der Bearbeitung von automatischen Meldungen Ihrer Servern, Backup- oder Monitoring Tools etc.. Sie steuern über die Service Management Lösung das Tagesgeschäft genauso wie die kleineren und grösseren Projekte oder die Aufbereitung und Steuerung des Wissensmanagements. Die unterschiedlichen Aufgaben werden Ihnen dabei in einer sehr übersichtlichen Form strukturiert und können gezielt bearbeitet werden.
Benutzersupport highsystem.NET Service Management ist die Lösung für
Für die rasche Lösungsfindung einer Support-Anfrage
das rasche Ermitteln von Problemkreisen, der einfachen
stehen automatisch zur Verfügung gestellte Informatio-
Kommunikation mit dem Support-Anfragesteller, einer
nen wie die PC Benutzer Daten, Ausstattung des PCs mit
einfachen und passenden Lösungsfindung und Behe-
Hardware– und Software, der Installationsverlauf sowie
bung. highsystem.NET Service Management erlaubt die
allfällige frühere Support-Anfragen und Lösungen zur
Erfassung und Bearbeitung von Supportanfragen, den
Verfügung.
Status und den Verlauf einer Anfrage sowie Erfahrungen in einer Wissensdatenbank zu sammeln und das Wissen
Anhand einer Volltextsuche wird in der Knowledgebase
für Lösungsfindungen für alle Beteiligte zu nutzen.
der bestehende Wissensschatz nach der Lösung durchsucht.
Der PC Benutzer setzt direkt ab seinem PC seine Support Probleme ab. Jeder PC Benutzer verfügt über seine per-
Generierung von automatischen Wartungs-
sönliche Ticket Übersicht (optional). Über den Fortschritt
aufträgen Ihrer Objekte
seiner Supportanfragen wird der PC Benutzer automatisch informiert.
Ihre IT Objekte können in verschiedene Klassen eingeteilt werden. Beispielsweise Klassen für Server, Desktops,
Der Support Beauftragte auf seiner Seite wird über die
Switch, Router etc. aber auch für Einrichtungen wie Mo-
eingehenden Supportanfragen informiert, kann diese
biliar, Beleuchtungsmittel, Pflanzen oder Klassen für
kategorisieren, priorisieren und sofort mit der Lösungs-
technische Anlagen wie Heizung, Lüftung, Zutrittskontrol-
findung beginnen.
len, Produktionswerkstätten etc.
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Wartungsarbeiten für Ihre Objekte definieren Sie mit
Der Einsatz von Etiketten mit Strichcode im
Wartungsfenstern im Voraus (z.B. 1-2 Jahre). Zum ge-
Zusammenspiel mit dem Service Management
planten Zeitpunkt werden die Aufträge automatisch an die entsprechenden Mitarbeiter in das Helpdesk erstellt. Objektsupport
Verfügen Ihre Objekte über Strichcodes, Anlage- oder Inventar-Nummern, so wird diese Objekt ID bereits bei der Erstellung eines Tickets mitgegeben. Missverständ-
Einen grossen Mehrwert bietet der Objektsupport. Be-
nisse über das betroffene Objekt werden so gänzlich
stehen Probleme mit einem Objekt, so wird ein Ticket
eliminiert.
mit dem Problem verursachenden Objekt erstellt. Der beauftragte Supporter hat dadurch Zugriff auf alle Ob-
Der Supportbeauftragte verfügt dadurch über direkten
jekt-Informationen, Aktivitäten und die gesamte Vergan-
Zugriff auf das betroffene Objekt mit allen Objektinfor-
genheit. Darüber hinaus werden alle Supporttickets im
mationen und der gesamten Vergangenheit.
entsprechenden Objekt dargestellt. So ist neben den Wartungsarbeiten bzw. dem Wartungsaufwand auch der gesamte Supportaufwand (Stunden und Kosten) über das Objekt dokumentiert. Beispiel Darstellung des Objektsupports beim Objekt:
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Der Wissensschatz — die Knowledgebase In der Knowledgebase werden alle Erfahrungen und Ihr
1). Direkte Ticketeröffnung auf eine Support E-Mail Adresse
Knowhow gesammelt. Dieses wertvolle Wissen steht ab
Der Benutzer sendet über das E-Mail eine Anfrage. Mit
dem Zeitpunkt der Erarbeitung allen anderen Supportern
dem Inhalt wird automatisch ein Ticket erstellt.
zur Verfügung. Dadurch wird ein Wissensschatz aufgebaut, der jedem Supporter als Grundlage für die rasche
2). Ticket Erstellung über die Benutzer Konsole
Lösungsfindung dient. Mittels einer Volltextsuche werden dieses Wissen und die laufend neuen Erfahrungen abge-
Die Service Management Lösung verfügt über eine Be-
fragt und sehr effizient genutzt.
nutzer Konsole. Der Benutzer eröffnet und verwaltet seine persönlichen Tickets über die eigene Konsole. Der
Dieser aufgebaute Wissensschatz bezieht sich auf das
Benutzer ist dadurch 24 Std. über den Fortschritt seiner
unternehmerische IT Umfeld und zeigt zudem die aktuel-
Ticketanfrage informiert. Ein weiterer Vorteil ist die Histo-
len Problemkreise rasch und einfach auf.
rie aller persönlichen Tickets, welche der Benutzer nutzen kann.
Ergänzt mit Produktdokumentationen, Anleitungen, Checklisten, Schulungsunterlagen und Helpfiles von
3). Der Benutzer meldet via Telefon sein Anliegen
Softwareprodukten verfügen Sie über eine umfassende Wissensdatenbank.
Der Support-Beauftragte erstellt das Ticket für den Benutzer. Der Benutzer hat die Möglichkeit über die Benut-
Weitere Funktionalität der Service Management Lösung
zer-Konsole den laufenden Fortschritt seines Anliegens
von highsystem.NET:
abzufragen (passive Nutzung der Benutzer Konsole).
Ticket Eröffnungsmöglichkeiten für den Benutzer
Organisationen
Für die Eröffnung von Tickets stehen dem Benutzer 3
Sie erstellen in der Funktion „Organisation“ mehrere un-
Möglichkeiten zur Verfügung. Je nach Unternehmens-
abhängige Helpdesks (Ticketing im Ticketing System),
standard können alle 3 Varianten oder nur 1 bevorzugte
um beispielsweise den spezialisierten Einheiten gerecht
Variante zur Verfügung gestellt werden.
zu werden oder um das Helpdesk auch bereichsübergreifend einzusetzen. Beispielsweise für Bereiche wie Zentrale Dienste, Infrastrukturmanagement oder das Facility Management.
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Servicekatalog
Eskalation und Terminierung
Sie erstellen Ihren Servicekatalog pro Organisationsein-
Für die Services erstellen Sie Eskalationen. Ein separates
heit und teilen die Services den entsprechenden Benut-
Register mit allen eskalierten Tickets steht für die verein-
zergruppen zu. Im Ticketfall selektiert der Benutzer in
fachte Übersicht zur Verfügung. In jedem Ticket ist der
der Benutzer-Konsole die Organisation und den Service
Eskalationszeitpunkt ersichtlich.
und ergänzt dies mit den notwendigen Informationen. E-Mail-Anbindung
Darüber hinaus terminieren Sie Ihre Tickets. Nach Ablauf werden Sie via E-Mail und einem Link zum direkten öffnen des Tickets aufgefordert, am Ticket weiterzuarbei-
Aus jedem Ticket setzen Sie direkt E-Mails ab und kom-
ten.
munizieren mit beliebigen Personen über das Ticket (mittels Ticket-Nummer). Der Email-Verkehr wird dabei automatisch dokumentiert und im Ticket gespeichert.
Anbindung ans Active Directory – Benutzerverwaltung
Beispielsweise machen Sie direkt aus dem Ticket Garan-
Alle Benutzer werden vom Active Directory automatisch
tieleistungen geltend oder bestellen eine neue Harddisk,
übernommen.
verlängern ein Care Pack etc.
Lieferanten, Partner und andere Organisationen
Die E-Mail Vorlagen nutzen Sie, um vorbereitete Text-
Sie kommunizieren aus dem Ticket heraus mit Ihren Lie-
formulierungen einfach und zielführend für die Kommu-
feranten, Partnern und anderen gewünschten Organisati-
nikation zu verwenden. Der Benutzersupport wird da-
onen. Direkt im verursachenden Ticket verfügen Sie da-
durch im besonderen Masse effizient.
durch immer über alle Informationen.
Mandanten und Kostenstellen
Arbeiten Sie mit einem Outsourcing Partner zusammen, können Sie dafür eine eigene Organisationseinheit anle-
Sie bilden beliebige rechtlich selbständige Unternehmen
gen und dem Outsourcing Partner direkt Tickets für die
ab oder verwenden die Mandanten für Niederlassungen,
Bearbeitung zuordnen.
Standorte oder für einzelne Gebäude. Die Lösung von highsystem.NET ist unbegrenzt mandanten- und kostenstellenfähig.
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Ticket Stati
Kategorien
Die Tickets führen Sie mit unterschiedlichen Stati. Dies
Mit den Ticketkategorien definieren Sie nach Ihren
vereinfacht die Übersicht und die Priorisierung. Es ste-
Unternehmensrichtlinien eine eigene Aus-
hen Ihnen 7 Stati zur Verfügung; Neues Ticket, Zuge-
wertungsstruktur. Die Auswertungen werden z.B. für die
wiesen, In Bearbeitung, Info verlangt – Eskalation un-
Geschäftsleitung regelmässig nach diesen Anforderungen
terbrochen, Terminiert, OK verlangt, Ticket erledigt.
per Klick erstellt.
Unterschiedliche Ansichten und Filter anlegen
Benachrichtigungen – Notifikationen über E-Mail
Unterschiedliche Ansichten helfen die Übersicht zu be-
Der Ticket Verantwortliche wird bei Eingang eines E-Mails
halten und Ihre Tickets zielführend zu steuern. Bei-
auf ein bestehendes Ticket mittels einer E-Mail Notifikati-
spielsweise erlaubt Ihnen die „Mandantenansicht“ eine
on mit einem Link zum direkten Öffnen des Tickets in-
Übersicht aller Tickets nach dem Gesichtspunkt des
formiert. Dasselbe gilt auch für weitere Aktivitäten wie
Mandanten, weiter unterteilt in die 7 Stati und deren
die weitere Bearbeitung eines terminierten Tickets.
Verantwortlichkeiten. Auswertungen Darüber hinaus nutzen Sie Ihre angelegten Filter, um gezielt die gewünschten Tickets zu bearbeiten.
Sie nutzen Standardreports für die gebräuchlichsten Auswertungen. Der Auswertungsgenerator erlaubt dar-
Ticketworkflow, Vorlagen und Quick Tickets
über hinaus, individuelle Auswertungen zu erstellen, welche als Vorlage gespeichert und sehr einfach wiederver-
Wiederkehrende Aufgaben erledigen Sie besonders rasch
wendet werden können. Dies mit wenigen Klicks und
und zielführend. Sie legen dazu fixfertige Vorlagen-
ausführbar von jedermann.
Tickets an, beispielsweise um Passwörter zurückzusetzen. Bei mehreren unterschiedlichen Tätigkeiten erstellen Sie eine Vorlage in Form eines Ticketworkflows, beispielsweise für Eintritt oder Austritt von Mitarbeitern.
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Professionelles Projektmanagement mit highsystem.NET Helpdesk – Ticketing Die moderne Informationsgesellschaft stellt hohe Anforderungen an das Projektmanagement einer IT Abteilung. Eine besondere Herausforderung für die IT Abteilung ist die rasche Veränderbarkeit der Systeme. Die damit verbundene Änderungsrate birgt ein hohes Risiko einer fehlerhaften IT Umgebung, welche eine grosse Anzahl von Benutzern in der Arbeitsleistung einschränken könnte. Dazu kommt oft eine hohe Komplexität der Projekte und Abhängigkeiten zu anderen gleichzeitig laufenden IT Vorhaben.
Der Nutzen: -
Ermöglicht strukturierte Projektphasen für professionelles Projektmanagement wie die Analyse, Entwurf, Implementierung, Tests und die Inbetriebnahme.
-
Beliebige Projekte mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen abbildbar.
-
Einfache Übersicht über alle laufenden Projekte, deren Status sowie die nächsten Schritte.
-
IT Mitarbeiter können an mehreren Projekten während dem Daily Business eingesetzt werden ohne Verlust der Projekt- Übersicht und -kommunikation, welche automatisch sichergestellt wird.
-
Aufbau wertvollen Wissens für das unternehmenseigene Projektmanagement als Best-Practise Ansätze (Erfahrungswerte).
-
Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements durch Verschmelzung der Planung mit der konkreten Umsetzung und den daraus erarbeiteten Wissensgebiete.
-
Einfaches Integrieren von IT Komponenten, besonders wertvoll für das Change Management.
-
Automatische Dokumentation und Information aller Projektschritte an alle Projektbeteiligten.
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Das Projektmanagement in highsystem.NET hilft die
Projektphasen
Projektanforderungen, das Zeitmanagement und die Komplexität professionell zu organisieren. Herausfor-
In highsystem.NET können verschiedene Vorge-
derungen wie neue Benutzerbedürfnisse, neue oder
hensmöglichkeiten eines Projektes abgebildet wer-
sich ändernde Programme, grosse Rollouts und Mig-
den. Dabei kann der Grösse des Projektes, der be-
rationen, Verbesserungen der Stabilität und der Zu-
teiligten Personen und des Zeitrahmens Rechnung
verlässigkeit der Systeme oder grosse Infrastruktur-
getragen werden.
projekte lassen sich leicht bewältigen. Projektorganisation
Als Beispiel können Projektphasen wie die Analyse, den Entwurf, die anschliessende Implementierung,
Die Projektorganisation mit den beteiligten Mitarbei-
das Testen und die Inbetriebnahme eines Prototy-
tern und den vorgesehenen Teilaufgaben werden in
pes, einer lauffähigen Softwareversion oder eines
einzelnen Aktivitäten organisiert. Darüber hinaus mit
andersartigen Produktes abgebildet werden.
Verantwortlichkeiten, Terminen sowie zeitlicher Reihenfolge und eventuellen Abhängigkeiten abgebildet.
Dieses strukturierte Vorgehen mit unterschiedlichen
Die integrierte, automatische Dokumentation jeder
Projektphasen, mit konkreten Aufgaben und Ver-
Teilaufgabe des Projektes stellt die aktuelle Kommu-
antwortlichkeiten, sichert das Vorgehen vom Gro-
nikation unter den Projektmitarbeitern und den Pro-
ben ins Detail. Andererseits erlaubt es auch (in der
jektverantwortlichen sicher. Es führt dazu, dass jeder
Organisation mit dem Helpdesk – Ticketing), dass
Projektbeteiligte gleichermassen über den Projekt-
die Übersicht über die laufenden und geplanten
fortschritt informiert wird.
Projekte nie verloren geht und jeder Projektmitarbeiter auch gleichzeitig an mehreren Projekten so-
Insbesondere die automatisch integrierte Informa-
wie am Daily Business arbeiten kann.
tion an alle Projektbeteiligten führt dazu, dass die Projekte in einer nie dagewesenen Geschwindig-
Als Beispiel arbeitet ein Projektbeteiligter an den
keit und Qualität umgesetzt werden.
Tests eines neuen Updates für eine neue Software und in einem anderen Projekt ist er für die Analyse und den Entwurf eines neuen Backup Systems verantwortlich.
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Das unternehmenseigene Projektmanagement Wissen als Best-Practise Ansätze nutzen
deren Abhängigkeiten von IT Komponenten für
Die automatische Dokumentation der umgesetzten
rungen der IT Systeme (Change Management
Projektschritte fördert das Ziel einer kontinuierlichen
Prozess).
den sorglosen IT Betrieb, wie auch für Verände-
Verbesserung und Weiterentwicklung des unternehmensinternen Projektmanagements. Die Best-
Beispielsweise werden für das Projekt betroffene
Practise-Ansätze sind im Projektmanagement von
IT Komponenten vom Konfigurationsmanage-
highsystem.NET Helpdesk - Ticketing integriert und
ment einfach ermittelt und bezeichnet. Dadurch
können laufend mit den Erkenntnissen vor, während
stehen für das Projektmanagement wertvolle
und nach der Projektumsetzung verfeinert werden.
Informationen über die betroffenen IT Kompo-
Daraus entsteht wertvolles Wissen für das unterneh-
nenten in aktueller Form zur Verfügung. Darüber
mensinterne IT Projektmanagement. Die Erkenntnisse
hinaus werden die Abhängigkeiten zu anderen
dieser Best-Practise-Ansätze dienen als Grundlage für
Komponenten ersichtlich, was zu einer äusserst
die zukünftigen Projekte.
geringen Fehlerquelle in der Projektplanung führt.
Der Vorteil dieser Vorgehensweise wiederspiegelt sich in der Verschmelzung der Planung mit konkreten In-
Mit dem Releasemanagement (OS & Softwarever-
halten der Umsetzung und den daraus erarbeiteten
teilung) wird die Projektumsetzung eines Proto-
Wissensgebiete für die zukünftigen Projekte.
typs, einer neuen Software, eines entsprechen-
Integrierter Nutzen
den Updates oder eines andersartigen Produktes bereits beim Entwurf und vor allem in der Test-
Der integrierte Ansatz der highsystem.NET Pro-
phase so organisiert, dass die endgültige und
dukte zu einer umfassenden Suite, wie bei-
abgenommene Version direkt in die Umsetzungs-
spielsweise mit dem Konfigurations- und dem
phase überführt wird und eine erneute Fehler-
Releasemanagement (OS & Softwareverteilung),
quelle zwischen Testphase und Umsetzung voll-
ermöglichen nie dagewesene Informationen
ständig ausgeschlossen wird.
über die bestehende IT Landschaft,
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