Skl guide offentligupphandling

VERKSAMHETSNYTTA

Din guide till offentlig upphandling

1

Offentlig upphandling från början till slut

Vi vill alla att skattemedel ska användas för att få ut den bästa och mesta välfärden för pengarna Upphandlingar, skötta på rätt sätt, är en viktig länk i det arbete som politiker och tjänstemän gör för invånarna.

Här är en liten guide för dig som vill ha koll.

2

2 1

Behovsoch marknadsanalys

Förfrågningsunderlag 3

Uppföljning

Annons och anbudstid

7

Avtalstecknande

6

Prövning & utvärdering av anbud

Tilldelningsbeslut

4

5

Vid varje inköp som kommunen eller landstingen gör kan det bli aktuellt att genomföra en offentlig upphandling.

Det huvudsakliga syftet med upphandlingen är förstås att tillgodose kommunens och landstingets behov av varor och tjänster. En effektiv inköpsverksamhet är en mycket viktig komponent för att servicen till invånarna ska fungera väl.

Det inledande upphandlingsarbetet består i att analy3

sera vad verksamheterna och medarbetarna verkligen behöver. Utifrån varje behov tar man reda på vilka leverantörer som finns på marknaden och vad de kan erbjuda.

Med den insamlade informationen sammanställs sedan ett så kallat förfrågningsunderlag. Underlaget består huvudsakligen av kraven på det som behöver köpas in och på den leverantör som ska leverera varan eller tjänsten. Utöver kravformuleringen kan det även ingå önskemål om ytterligare mervärden.

För att bland annat ta hänsyn till den grundläggande principen om öppenhet ska förfrågningsunderlaget också innehålla information om: • hur intresserade leverantörer ska gå till väga för att lämna anbud • hur man avser att utvärdera anbuden • vilka villkor som ska gälla under avtalstiden För att ge samma information till alla leverantörer på marknaden annonseras upphandlingen i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Samtidigt blir i de vanligaste upphandlingsprocesserna även förfrågningsunderlaget publikt. Under vissa ekonomiska värden, så kallade direktupphandlingar och i speciella situationer krävs ingen annonsering men det är vanligtvis bra att vända sig till fler än en leverantör.

När tiden för att lämna in anbud har passerat öppnas anbuden och utvärderas mot kraven och kriterierna i förfrågningsunderlaget. Utvärderingen leder till beslut om vilket eller vilka anbud som ska antas.

Efter det att alla anbudslämnande leverantörer fått besked om det beslut som fattats ska den upphandlande myndigheten vänta i tio dagar med att teckna avtal.

Denna period kallas avtalsspärr. Den ger leverantörer möjlighet att vända sig till domstol och ifrågasätta beslut under upphandlingen. Har de fattats på grunder som strider mot upphandlingsregelverket och det finns risk för negativa effekter för leverantören ska domstolen ingripa.

En offentlig upphandling avslutas genom att avtal tecknas mellan kommunen eller landstinget och den eller de leverantörer som har fått uppdraget att leverera.

Under upphandlingsprocessens samtliga steg ska följande principer beaktas: –– Icke-diskriminering; att inte diskriminera leverantörer som kommer från ett annat EU-/EES-land –– Likabehandling; det vill säga att leverantörerna ska behandlas lika –– Proportionalitet; att kraven i upphandlingen är rimliga –– Transparens; att förfarandet och kraven är transparenta –– Ömsesidigt erkännande; att intyg och certifikat utfärdade av en behörig myndighet i en annan medlemsstat ska gälla i samtliga EU/EES-länder 4

Direktupphandling Om upphandlingens värde understiger 505 800 kronor har den upphandlande myndigheten enligt LOU möjlighet att göra en så kallad direktupphandling. Det är en upphandling som inte behöver annonseras. Upphandlingsregelverket kräver inte heller att anbuden är skriftliga. En direktupphandling kan omfatta köp för ett par hundralappar till en halv miljon kronor. Det är därför viktigt att skilja tillvägagångssätten för inköpen åt. Upphandlande myndighet behöver upprätta interna riktlinjer för när och hur direktupphandlingar ska göras.

Finns dokumentationsmallar och tydliga riktlinjer blir det dessutom lättare för organisationens chefer att fokusera på sina kärnverksamheter istället för att fundera på administrationen kring ett inköp.

Strategisk försörjning och avtalsrelationer Precis som att det finns rutiner för diarieföring av allmänna handlingar i organisationen bör det finnas tydliga rutiner för hur inköp hanteras, samt när och hur en offentlig upphandling ska genomföras. Det behöver finnas en tydlig ansvarsfördelning, nödvändig kompetens och verksamhetsstöd.

Erfarenheten visar att satsningar på rätt resurser och 5

kompetenser vid rätt tillfälle är avgörande för en upphandling med gott resultat. Exempelvis är det förskolepersonalen som bäst vet vad förskolebarnen vill leka med.

Därför är det viktigt att de inte bara är delaktiga i processen utan också kan avsätta tid för rådgivning när lekmaterial ska upphandlas till förskolan.

En annan betydelsefull del i det strategiska arbetet med offentlig upphandling är att skapa möjligheter för en god och kontinuerlig uppföljning av avtalen. Vet leverantörerna att organisationen följer upp och kontrollerar avtalen, blir man också en respekterad avtalspart. Dessutom är uppföljning av ställda krav en viktig åtgärd för att skapa konkurrens på lika villkor. Uppföljningen är därför ett viktigt inslag i en väl fungerande marknad.

Andra positiva effekter av en aktiv avtalsuppföljning är att det går att identifiera hur avtalstroheten i verksamheterna ser ut. Genom att få svar på frågor om vilka verksamheter i organisationen som använder avtalet, hur mycket och vad de köper skapas ett bättre informationsunderlag om behoven inför kommande upphandlingar.

Leverantörsperspektiv Det är viktigt att få med leverantörernas perspektiv i det strategiska arbetet med offentlig upphandling. Dialogmöten ger värdefull information om hur man arbetar med offentliga upphandlingar, kommande upphandlingar och hur leverantörerna ska hantera anbudsinlämning.

I samma forum kan leverantörerna dela med sig av erfarenheter av upphandlingarna och den senaste utvecklingen inom deras bransch. En tydlig dialog med marknaden kan även leda till att eventuella frågetecken och missförstånd mellan parterna reds ut och att färre upphandlingar hamnar i domstol.

6

Upphandla själv, anlita extern konsult eller beställa från ramavtal?

Det finns olika alternativ att effektivt hantera offentliga upphandlingar och inköpsverksamhet. Organisationens särskilda förutsättningar och tillgängliga resurser styr.

När det gäller vanliga och återkommande inköp är det fördelaktigt att teckna någon form av ramavtal. Ett ramavtal sätter upp ramarna för kommande beställningar inom ett visst område. Det innebär att man inte behöver annonsera en ny upphandling varje gång samma behov uppstår.

Upphandling av ramavtal kan hanteras genom egen upphandling. Men många gånger kan de vanligaste behoven också täckas genom beställningar från ett ramavtal som upphandlats av en inköpscentral. En inköpscentral ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter. Det finns flera regionala inköpscentraler och två på nationell nivå. SKL Kommentus inköpscentral – som ägs av Sveriges Kommuner och Landsting – är en nationell inköpscentral med uppdraget att upphandla ramavtal för kommuner, landsting och kommunala företag. Är det en tjänst eller vara, som organisationen normalt inte upphandlar eller inte har rutiner för att upphandla, exempelvis ett omfattande IT-stöd, byggprojekt eller en konsult för ett utvecklingsprojekt, kan det vara fördelaktigare att ta in extern upphandlingskompetens. I SKL ingår företaget AffärsConcept som är specialister på offentlig upphandling.

7

Hållbar upphandling Den köpkraft som offentlig sektor har – drygt 600 miljarder kronor – skapar en viktig plattform för att påverka samhällsutvecklingen. Efterfrågar många kunder samma sak från sina leverantörer finns också en sporre för leverantörerna att leda produktionen i den riktningen kunderna önskar. Offentlig upphandling används därför som ett medel för att uppnå olika samhällspolitiska mål.

Allt från att förbättra tillgängligheten för alla medborgare till att det i upphandlingen tas med särskilda villkor att leverantörer anställer personer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Upphandlingsregelverket ger upphandlarna goda möjligheter att ta socialt och miljömässigt ansvar.

8

Ordlista Anbudsprövning Kontroll av kravuppfyllnad.

Anbudssökande Leverantör som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande, i en konkurrenspräglad dialog eller i ett urvalsförfarande.

Anbudstid Tiden från det att upphandlingen offentliggörs till sista dag för att inkomma med anbud.

Anbudsutvärdering Bedömning av vilket eller vilka anbud som överensstämmer med den på förhand bestämda tilldelningsgrunden. Detta innebär antingen ”lägsta pris” eller är det/de ”ekonomiskt mest fördelaktiga”.

Annonsering Upphandlingar över tröskelvärdena ska i de flesta fall annonseras i EUT/TED. Upphandlingar under tröskelvärdena och vissa tjänster oavsett värde ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annons, för att möjliggöra effektiv konkurrens.

Avrop Tilldelning av kontrakt från ett ramavtal.

Avtalsspärr Tidsfrist då upphandlande myndighet inte får teckna avtal efter ett tilldelningsbeslut eller ingå ramavtal efter beslut om att ingå ramavtal. Avtalsspärren gäller i 10 respektive 15 dagar beroende på kommunikationssätt. Syftet med spärren är att ge leverantörerna möjlighet att överpröva ett beslut om tilldelning eller ingående av ramavtal.

CPV (Common Procurement Vocabulary) Ett standardiserat vokabulär som förenklar sökandet efter upphandlingar inom ett visst område. CPV-koderna är även kopplade till de olika tjänste- och entreprenadkategorierna i LOU. EU-domstolen Europeiska Unionens domstol har bland annat i uppgift att på begäran av nationell domstol lämna förhandsavgörande om hur gemenskapsrätten, däribland upphandlingsdirektiven, ska tolkas och tillämpas.

EUT Europeiska Unionens officiella tidning, som bland annat publicerar medlemsländernas annonser om offentliga upphandlingar över tröskelvärdena.

Förfrågningsunderlag Underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller till leverantörerna. Förfrågningsunderlaget beskriver det som ska upphandlas, och kan exempelvis innehålla krav på leverantören, kravspecifikation, utvärderingsgrund och kommersiella villkor.

9

Förnyad konkurrensutsättning Ett sätt att tilldela kontrakt från ett ramavtal. Tilldelningskriterierna för avropsavtalet har beskrivits i förfrågningsunderlaget och vid avrop bjuds leverantörerna i ramavtalet in att lämna anbud.

Icke-diskrimineringsprincipen Förbud mot direkt eller indirekt diskriminering av leverantörer, främst på grund av nationalitet men även av annan geografisk grund.

Inköpscentral En upphandlande myndighet som 1) ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller 2) medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter.

Konkurrensverket Tillsynsmyndighet över all offentlig upphandling i Sverige.

Granskar att de offentliga aktörer som ska tillämpa upphandlingsreglerna faktiskt gör det. Myndighetens uppgift är även att lämna in ansökan om att en upphandlande myndighet ska betala upphandlingsskadeavgift.

Likabehandlingsprincipen Alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar vid offentlig upphandling. Ingen leverantör får på något sätt missgynnas, inte heller får en leverantör favoriseras på något sätt.

LOU Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Kodifierar Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandet vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster.

Nya direktiven Tre nya upphandlingsdirektiv har antagits av EU:s ministerråd, och beräknas för Sveriges del att implementeras och träda i kraft i april 2016. Europarlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG kommer att ersätta reglerna i LOU. Proportionalitetsprincipen Åtgärder som vidtas i en upphandling måste stå i proportion till dess mål. Exempelvis måste kraven som ställs stå i proportion till upphandlingsföremålet vilket innebär att kraven inte får gå längre än vad som är lämpligt, effektivt, relevant och ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen.

Ogiltigförklaring av avtal Avtal som ingås efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot förbud mot att ingå avtal kan under vissa omständigheter ogiltigförklaras av en förvaltningsdomstol. Förbud att ingå avtal föreligger exempelvis under avtalsspärr, förlängd avtalsspärr, interimistiskt beslut, tiodagarsfrist samt vid tecknande av avtal innan ett tilldelningsbeslut. Ett avtal kan dock kvarstå, trots att förutsättningarna för ogiltigförklaring är uppfyllda, om det finns tvingande hänsyn till allmänintresse.

10

Otillåten direktupphandling Ingående av kontrakt med en leverantör utan föregående annonsering. Detta trots att upphandlande myndighet varit skyldig att annonsera enligt LOU. Ramavtal Avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Syftet är att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Tilldelningen sker då genom avrop.

Rättsmedel Möjligheter till domstolsprövning, vilket i LOU är överprövning av upphandling och avtals giltighet, skadestånd samt upphandlingsskadeavgift.

TED TED (Tenders Electronic Daily) är en kostnadsfri databas med information om offentlig upphandling. Databasen innehåller meddelanden om alla offentliga upphandlingar som överstiger tröskelvärdena.

Tilldelningsbeslut En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten.

Transparensprincipen Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet.

Principen omnämns ibland även som principen om öppenhet och förutsägbarhet.

Tröskelvärden Beloppsvärden som avgör vilka upphandlingsregler som blir til�lämpliga.

Upphandlande myndighet Organisationer (verksamheter) som omfattas av LOU. Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter.

Upphandlingsföremål Den vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlingen avser.

Upphandlingsskadeavgift Efter ansökan av Konkurrensverket kan förvaltningsrätten döma upphandlande myndigheter att betala en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan aktualiseras vid brott mot avtalsspärr och förlängd avtalsspärr samt vid otillåten direktupphandling. Maximalt kan avgiften uppgå till tio miljoner kronor. Avgiften får dock inte överstiga 10 procent av kontraktsvärdet. Ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat utfärdade av en behörig myndighet i en annan medlemsstat ska gälla i samtliga EU/EES-länder.

11

Har du frågor Hör av dig till oss med allt du undrar kring Lagen om offentlig upphandling och om vår verksamhet inom SKL Kommentus.

Kundsupport Öppettider: mån – tor 9 – 16 samt fre 9 – 15.

Postadress: 117 99 Stockholm. Besöksadress: Hornsgatan 15.

Telefon: 08 709 59 00 | Kundsupport: 08 525 029 96 E-post: ski-kundsupport@sklkommentus.se | www.sklkommentus.se