бюджетирование отеля by Maya Farafonova

Без грамотного бюджетирования невозможно эффективно управлять отелем – рано или поздно (лучше все же рано) к этой мысли приходят руководители всех отелей.

Подготовка и защита годового операционного бюджета отеля –

С чего начать?

ключевые аспекты

1. УТВЕРЖДАЕМ ТАРИФЫ НА ПРОЖИВАНИЕ.

Светлана БЕЛЯКОВА, финансовый директор «Альянс Отель Менеджмент»

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ – это система краткосрочного планирования, учета и контроля результатов деятельности коммерческой организации по центрам ответственности. Существуют различные модели бюджетирования, с большим или меньшим успехом применимые к гостиничному бизнесу. Рассмотрим одну из наиболее эффективных моделей – формат управления отчетностью USALI, поскольку, используя формы стандартной отчетности, невозможно получить детальную информацию по аналитическим статьям доходов и расходов в разрезе подразделений организации. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ позволяет согласовать деятельность подразделений внутри компании и подчинить ее общей стратегической цели. Бюджеты охватывают все стороны хозяйственной деятельности и включают плановые и отчетные (фактические) данные за предыдущие периоды. В бюджетах отражаются цели и задачи компании. В процессе бюджетирования обеспечивается текущий контроль за решениями и процедурами по достижению запланированных финансовых показателей в результате образования, распределения и использования хозяйственных средств компании на всех стадиях ее создания, деятельности, реорганизации, ликвидации. БЮДЖЕТ представляет собой систему взаимосвязанных бюджетов и в структурированной форме описывает ожидания руководителей подразделений (центров финансовой ответственности) относительно продаж, расходов и других хозяйственных операций в планируемом периоде. БЮДЖЕТ включает два основных блока: систему операционных бюджетов и систему финансовых бюджетов. С точки зрения последовательности подготовки документов процесс бюджетирования разбивается на две основных части, каждая из которых является законченным этапом планирования: 1) подготовка операционных бюджетов, 2) подготовка финансовых бюджетов. Система операционных бюджетов включает бюджеты продаж, запасов готовой продукции, производства, прямых материальных затрат (бюджет закупок материалов и бюджет производственных запасов), прямых производственных (операционных) затрат, общепроизводственных расходов, себестоимости реализованной продукции, коммерческих расходов, управленческих расходов. Операционные бюджеты консолидируются и образуют систему финансовых бюджетов, включающую прогноз отчета о прибылях и убытках (бюджет доходов и расходов), бюджет движения денежных средств, инвестиционный бюджет, прогнозный бухгалтерский баланс.

ПРАКТИКУМ

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

В каком формате составить бюджет? Используя стандартные формы бухгалтерской отчетности – отчет о прибылях и убытках (форма № 2), отчет о движении денежных средств (форма № 4) – мы не можем получить детальную информацию по аналитическим статьям доходов и расходов в разрезе подразделений организации. Финансовый результат мы сможем увидеть только в целом по организации. В качестве стандарта финансового планирования для организаций гостиничного бизнеса используется система USALI. Основным принципом системы является разделение организации (гостиницы) на ЦФО – центры финансовой ответственности. Центры финансовой ответственности разделяются на центры доходов или центры расходов. Например, к центрам доходов относятся номерной фонд, включающий службу приема и размещения, службу бронирования, службу гостиничного хозяйства, к центрам расходов относятся администрация, инженерно-технический отдел.

Если в стоимость проживания включено питание – завтрак или полный пансион (завтрак, обед, ужин), утверждаем стоимость питания (в продажных ценах). Учитываем сезонность – низкий и высокий сезон. Для городских отелей высокий сезон – весь год, кроме лета и зимних + весенних праздников. Также имеется еще некий выставочный период, когда стоимость проживания выше, чем обычно. Для загородных отелей высокий сезон – июль-август, низкий – все остальные месяцы; майские и новогодние праздники выносим за сезоны. Последние продаем, как правило, пакетом по праздничным ценам. Для курортных отелей высокий сезон: пик-сезон – июль-август; высокий – июнь, сентябрь; низкий – апрель, май, октябрь, ноябрь, декабрь, февраль, март. Новый год продаем отдельным пакетом, выносим за сезоны. 2. УТВЕРЖДАЕМ МЕНЮ ПО ВСЕМ ТОЧКАМ ПИТАНИЯ – РЕСТОРАНЫ, БАРЫ. Проверяем наличие калькуляционных карт на все блюда в меню. 3. УТВЕРЖДАЕМ ТАРИФЫ НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ, предоставляемые отелем: услуги СПА-центра, аренда конференц-залов, услуги прачечной (стирка, глажка), трансфер и прочие, проверяем наличие калькуляционных карт по СПА-процедурам.

4. УТОЧНЯЕМ КОЛИЧЕСТВО ВАКАНТНЫХ НОМЕРОВ, ГОТОВЫХ К ПРОДАЖЕ.

Выведению из категории подлежат номера, планируемые к ремонту, выделяемые под служебные помещения, под аренду офисов.

5. УТВЕРЖДАЕМ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИКИ РАБОТЫ, СИСТЕМУ МОТИВАЦИИ РАБОТНИКОВ. Если количество штатных единиц или оклады меняются в зависи-

мости от сезона, то необходимо составить штатное расписание по сезонам, а также дополнительно учесть работников по договорам гражданско-правового характера. 6. УТВЕРЖДАЕМ КАЛЬКУЛЯЦИЮ ГОСТЕВЫХ ПРИНАДЛЕЖНОСТЕЙ на одного гостя. При необходимости можно составить калькуляции принадлежностей по категориям номеров. Для составления бюджета калькуляция должна содержать также себестоимость принадлежностей.

7. УТВЕРЖДАЕМ НОРМЫ РАСХОДОВАНИЯ МОЮЩИХ СРЕДСТВ:

- НОРМЫ РАСХОДА СРЕДСТВ ДЛЯ УБОРКИ ОДНОГО НОМЕРА определенной площади по текущей и генеральной уборке. Если площади разных категорий номеров существенно отличаются, то для бюджетирования выделяем среднюю площадь;

Пример расчета норм расхода химических средств для уборки одного номера /площадь номера: 20–25 кв.м. / Артикул

G12231

G11775

7508057

G11773

G12229

Средства

RoomCare R1-Plus

RoomCare R2-Plus

RoomCare R3-Plus

RoomCare R5.1-Plus

Suma Bac-plus D10 plus

Упаковка

2х1,5kg

4х1,5kg

Миллилитров в упаковке

3000

6000

Концентр. для бутылочек

10%

Кол-во готового раствора из одной упаковки

30000

60000

Бутылочки, мл

300

750

Кол-во бутылочек с готовым раствором

100

Потребление средства на номер*, мл

БИЗНЕС-ПЛАН пакет документов: 1. ОПИСАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ: 1.1 Краткое описание объекта 1.2 Цели и задачи проекта.

- НОРМЫ РАСХОДОВАНИЯ МОЮЩИХ СРЕДСТВ ПО ПРОГРАММАМ СТИРКИ по каждой стиральной машине с учетом ее загрузки.

Пример расчета норм списания химических средств для прачечной. Загрузка стиральной машины Primus 8 кг Программа № 10 Описание: Белое постельное белье (стандарт) 60°С ПРИМЕНЯЕМЫЕ СРЕДСТВА Норма расхода моющих средств по стадиям стирки, мл Предварит. Основная Полоскание Полоскание стирка стирка первое последнее P1 Clax Build - 6,00 - P2 Clax Mild - 5,00 - P3 Clax 200S - - - P5 Clax Sonril - 2,00 - P6 Clax Deosoft - - - - НОРМА РАСХОДА Расход моющих средств по стадиям стирки, мл /на 1 кг белья/за цикл стирки Предварит. Основная Полоскание Полоскание стирка стирка первое последнее P1 6,00 мл/48,00 мл 0,00 6,00 0,00 0,00 P2 5,00 мл/40,00 мл 0,00 5,00 0,00 0,00 P3 0,00 мл/0,00 мл 0,00 0,00 0,00 0,00 P5 2,00 мл/16,00 мл 0,00 2,00 0,00 0,00 P6 0,00 мл/0,00 мл 0,00 0,00 0,00 0,00

2. КОММЕРЧЕСКИЙ БЛОК: 2.1 Маркетинговая политика 2.2 Прейскуранты и сравнение цен в табличном виде с прошлым периодом 2.3 Расчет средней цены по прейскуранту, расчет средней цены номера 3. ФИНАНСОВЫЙ БЛОК: 3.1 Ключевые показатели деятельности (KPI) 3.2 Бюджет доходов и расходов 3.3 Бюджет движения денежных средств 3.4 Баланс 3.5 Бюджет капитальных затрат 4. КАДРОВЫЙ БЛОК: 4.1 Организационная структура 4.2 Штатное расписание 4.3 Система мотивации 5. РИСКИ ПРОЕКТОВ

Бюджет доходов и расходов Все показатели бюджета доходов и расходов не содержат НДС*. Проект выделяет следующие ЦФО (центры финансовой ответственности): номерной фонд, служба питания, оздоровительный центр/СПА, прочие оперативные отделы, аренда и прочий доход, администрация, продажи и маркетинг, инженерная служба, коммунальные расходы, плата за управление, аренда, налоги, страхование, прачечная, столовая, амортизация и прибыль. Лист «Итого» содержит итоговые показатели каждого ЦФО, а также данные за предыдущие три года.

*При бюджетировании расходов на униформу, белье, скатерти, посуду, столовые приборы необходимо прикладывать расшифровку. **Выручка прочих оперативных отделов также должна зависеть от загрузки.

НОМЕРНОЙ ФОНД**: – выручка номерного фонда рассчитывается путем умножения средней цены номера на количество проданных номеров в каждом месяце; – средняя цена номера рассчитывается исходя из средней цены по прейскуранту с учетом скидок для каждого сегмента рынка (расчет должен быть приложен к бюджету); – загрузка (количество проданных номеров) рассчитывается также для каждого сегмента рынка отдельно; – выручка от завтрака (при включении завтрака в стоимость номера) отражается в доходах службы питания. СЛУЖБА ПИТАНИЯ: – выручка от завтрака рассчитывается исходя из количества проживающих гостей (при условии включения завтрака в стоимость номера) и не может быть меньше количества гостей, умноженного на цену завтрака без НДС. Если цена завтрака не включена в стоимость проживания, то выручка от завтрака бюджетируется исходя из статистических данных по процентной величине посещаемости завтрака; – выручка точек питания рассчитывается исходя из показателей среднего чека и посещаемости; – выручка от продажи продуктов и напитков показывается отдельно (при наличии возможности). При использовании программы Micros такое деление обязательно. ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР: – выручка бюджетируется, прогнозируя количество использования каждой процедуры, умноженного на цену процедуры; – в отелях количество процедур должно изменяться в зависимости от загрузки. РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И МАРКЕТИНГ (включая расходы на оплату труда сотрудников этого отдела) не должны превышать 4% от доходов номерного фонда. РАСХОДЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА рассчитываются на основании штатного расписания и утвержденного графика работ. При расчете страховых взносов необходимо учесть применение регрессивных ставок.

ПРАКТИКУМ

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

Основные статьи доходов и расходов Служба Номерного фонда ДОХОДЫ Доходы от продажи номеров делятся на 4 группы по сегментам: Индивидуальные гости Туристы, Корпоративные клиенты Прочий доход К прочему доходу относится доход от штрафов за незаезд, ранний заезд, поздний выезд, плата за дополнительные постельные принадлежности.

РАСХОДЫ Гостевые принадлежности – расходы на различные принадлежности, находящиеся в номере, включенные в стоимость номера; предметы, которые гостиница предоставляет гостю в номер по его просьбе без взимания дополнительной оплаты; газеты, доставляемые в номер бесплатно; багажные бирки; пакеты для сдачи вещей в стирку, находящиеся в номере. Гостевые принадлежности /дополнительные/ – расходы на принадлежности, предусмотренные различными программами; для номеров повышенной комфортности. Белье – расходы на полотенца, подушки, одеяла и покрывала, наволочки, простыни, пододеяльники, наматрасники и т.п. Комиссионные – расходы на комиссию туристическим агентствам. Бронирование – расходы на подключение и ежемесячные платежи системам бронирования; интернет-сайт, предназначенный для бронирования. Перемещение гостей – расходы на перевозку гостя в другую гостиницу и стоимость номера (в случае, если гость имел гарантированное бронирование, а гостиница не смогла его принять). Транспортное обслуживание – если согласно контракту в стоимость проживания включена доставка гостя из аэропорта и в аэропорт, то такие расходы относятся на этот счет. Телевидение включает в себя расходы по контрактам, связанным с транслированием телепрограмм в номерах. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы номерного фонда, не включенные в счета «Гостевые принадлежности», «Чистящие средства», «Канцелярские расходы». Чистящие средства – расходы на продукцию, необходимую для мытья, уборки, полировки и дезинфекции помещений. Стирка белья – стоимость стирки белья номерного фонда. Если стирка осуществляется собственной прачечной, то расходы формируются путем распределения расходов прачечной. Если стирка осуществляется силами сторонней организации, то по этому счету отражается стоимость оказанных услуг. Расходы на телефон, факс, Интернет – стоимость телефонных звонков, отправки факсов, пользования Интернетом и мобильными телефонами. Канцелярские расходы – расходы на бумагу для чеков и фолио, различные бланки, опросники для гостей, конверты, бумага для принтера, картриджи, ручки и карандаши (кроме находящихся в номерах), папки, скоросшиватели, канцелярские принадлежности и т.п. Униформа – стоимость униформы для сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы – стоимость чистки или стирки униформы. Если стирка осуществляется собственной прачечной, то расходы формируются путем распределения расходов прачечной. Если стирка осуществляется силами сторонней организации, то по этому счету отражается стоимость оказанных услуг. Подписка на издания – стоимость газет, журналов и книг номерного фонда. Декорации – расходы на праздничное оформление номеров и публичных зон к праздникам и специальным событиям, за исключением F&B. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации и относящиеся к номерному фонду. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные – все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров, включая буфетное обслуживание, транспортное обеспечение и услуги переводчиков. Прочие – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше пунктов. Их не должно быть больше 5% от всех расходов данного отдела.

Отчет по прочим оперативным отделам включает в себя доходы и расходы следующих отделов: телефон, бизнес-центр, оздоровительный центр, парковка, транспортный отдел и прочие отделы. Каждый отдел представлен в отчетности также и отдельно с расшифровкой доходов и расходов.

Служба питания ДОХОДЫ Доходы службы питания отражаются по всем точкам питания отдельно. ДОХОД ОТ ЗАВТРАКА считается как цена завтрака (без НДС), умноженная на количество гостей в каждом месяце. ДОХОД ОТ КОФЕ-БРЕЙКОВ – в банкетной службе отдельно показывается доход от кофе-брейков, но без разбивки по времени. ДОХОД ОТ МИНИ-БАРОВ – выручка также не разбивается по времени. ДОХОДЫ ОТ ПРОДАЖИ ПРОДУКТОВ: к продуктам относятся все продукты, включая свежевыжатые соки, чай, кофе, какао, молоко. ДОХОДЫ ОТ ПРОДАЖИ НАПИТКОВ: к напиткам относятся все алкогольные напитки, газированная и минеральная вода, соки в пакетах. Если при существующей системе учета деление на продукты и напитки невозможно, то показываем все как продукты. ПОДСЧЕТ СРЕДНЕГО ЧЕКА с обязательным учетом количества гостей, посетивших точки общественного питания отдельно по каждой точке. ПРОЧИЙ ДОХОД включает в себя выручку от аренды конференцзалов и оборудования, заказываемого для проведения мероприятий в этих залах. ПЛАТА ЗА ОБСЛУЖИВАНИЕ – это чаевые в случае, если они включены в стоимость заказа, либо гость может вписать сумму чаевых при оплате кредитной картой. Если они включены в цену, то в отчете они должны убираться из доходов от продуктов и напитков и показываться по этой строке. ПРОЧАЯ ВЫРУЧКА – выручка, не вошедшая в остальные строки. Например, если при банкетном обслуживании гости приносят свой алкоголь, а гостиница взимает с них плату за «пробку», то это показывается здесь. Если гостям продаются телефонные или интернеткарты, то это показывается в доходах другого отдела.

ПРАКТИКУМ

Прочие оперативные отделы ТЕЛЕФОННЫЕ ОПЕРАЦИИ* РАСХОДЫ Стоимость продуктов и напитков показывается отдельно по каждой точке питания. Продукты – то, что необходимо для приготовления блюд. Напитки – стоимость проданных напитков. Продукты и напитки, используемые не для продажи, по данной статье не проводим. Стоимость продуктов и напитков включает недостачи и потери, а также излишки. В стоимость продуктов не входят расходы на питание для сотрудников, которые отражаются в стоимости продуктов кафетерия. Аренда оборудования – стоимость оборудования, которое арендуется у сторонней организации и далее сдается в аренду для проведения конференций. Скатерти и салфетки – расходы на скатерти, салфетки, юбки для столов и т.п. Посуда-фарфор – расходы на посуду, используемую для подачи блюд. Посуда-стекло – расходы на посуду, используемую для подачи напитков, кроме посуды, используемых для подачи чая и кофе и посуды, находящейся в номерах. Столовые приборы – расходы на ножи, вилки, ложки и т.п. Кухонные принадлежности – расходы на посуду, используемую для приготовления блюд. Топливо – стоимость геля (топлива) для мармитов и т.п. Изделия из бумаги и пластика – бумажная и пластиковая посуда и т.п. Меню – изготовление всех меню, включая обложки. Музыка – стоимость музыкального оформления. Банкетные расходы – расходы на аренду столов и стульев и другие расходы, которые могут возникнуть при проведении банкетов и не поименованы в других статьях затрат. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы комбината питания, не включенные в счета «Изделия из бумаги и пластика», «Чистящие средства», «Канцелярские расходы», «Меню». Чистящие средства – расходы на продукцию, необходимую для мытья, уборку, полировку и дезинфекцию помещений, а также для мытья посуды. Стирка белья. Расходы на телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы для сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Подписка на издания – стоимость газет, журналов и книг комбината питания. Декорации – расход на праздничное оформление точек общественного питания к праздникам и специальным событиям. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации и относящиеся к комбинату питания. Аренда оборудования включает в себя платежи за временно арендованное оборудование. Сюда не относится аренда мебели и оборудования для банкетов. Сборы и лицензии включают расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение включает в себя расходы на обучение сотрудников. Командировочные расходы включают в себя все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские расходы включают в себя расходы на проведение переговоров. Прочие расходы включают в себя расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше (таких не должно быть больше 5% от всех расходов данного отдела).

ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР*

ДОХОДЫ Доходы от сауны и бани, доходы от спортклуба, доходы от салона красоты, доходы от проката инвентаря.

РАСХОДЫ Операционные принадлежности – включают в себя расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела, не включенные в счет «Канцелярские расходы». Расходы на телефон, факс, Интернет – стоимость телефонных звонков, отправки факсов, пользования Интернетом и мобильными телефонами. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы для сотрудников и ее ремонта.Стирка униформы. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Прочие расходы включают в себя расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

*Оздоровительный центр показывается отдельно в случае, если в нем работают сотрудники гостиницы. Если помещение оздоровительного центра сдается в аренду сторонней организации, а гостиница получает доход от аренды помещений, то такие виды дохода отражаются в разделе «Аренда и прочий доход».

РАСХОДЫ Окружение – расходы на создание обстановки. Спортинвентарь – расходы на инвентарь, не включенный в состав ОС. Косметические и лекарственные средства – расходы на средства, используемые для массажа, СПА-процедур и т.п. Белье – расходы на полотенца, салфетки, халаты и т.п. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела, не включенные в счета «Спортинвентарь» и «Косметические и лекарственные средства». Чистящие средства – расходы на продукцию, необходимую для мытья, уборки, полировки и дезинфекции помещений. Стирка белья – стоимость стирки белья оздоровительного центра. Расходы на телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Подписка на издания. Декорации. Контракты включают в себя расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации. Аренда оборудования включает в себя платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии включают расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников оздоровительного центра. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

БИЗНЕС-ЦЕНТР* * Бизнес-центр выделяется отдельно в случае, если в нем работают сотрудники гостиницы (отдельное подразделение в штатной структуре). Если помещение бизнес-центра сдается в аренду сторонней организации, а гостиница получает доход от аренды помещений и/или комиссионные, то такие виды дохода отражаются в разделе «Аренда и прочий доход». Если бизнес-центр свой, но в нем сотрудники гостиницы не работают (нет расходов на оплату труда), то тогда доходы (расходы) показываются в отчете «Прочие второстепенные оперативные отделы».

ДОХОДЫ К доходам бизнес-центра относятся доходы от сдачи в аренду компьютера, печати на принтере, отправки и приемки факсов, письменного перевода, услуг машинисток и т.п.

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

ДОХОДЫ Доходы от звонков, совершенных гостями из номеров. Доход от местных звонков включает доход от звонков в пределах города. Доход от международных звонков – доход от междугородних и международных звонков. Стоимость звонков – расходы на осуществление звонков.

*В случае, если с провайдером услуг телефонной связи заключен агентский договор, и в российском учете в выручке показываются только комиссия, то в управленческом учете доходы и расходы отражаются развернуто.

РАСХОДЫ Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела, не включенные в счет «Канцелярские расходы». Расходы на телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников. и ее ремонта. Стирка униформы. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые отказывают сторонние организации. Аренда оборудования включает в себя платежи за временно арендованное оборудование. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

АДМИНИСТРАЦИЯ*

ПАРКОВКА*

*Парковка отражается отдельно в случае, если работают сотрудники гостиницы. Если услуги парковки оказывают сторонние организации, а гостиница получает доход от аренды, то такие виды дохода отражаются в «Аренде и прочий доход». Если для обслуживания автостоянки не задействованы сотрудники гостиницы (нет расходов на оплату труда), то тогда доходы (расходы) показываются в отчете «Прочие второстепенные оперативные отделы».

ДОХОДЫ Доходы парковки включают в себя доходы от аренды машиномест и прочие, (например, мойка автомобиля).

ТРАНСПОРТНЫЙ ОТДЕЛ*

РАСХОДЫ Расходы на аудит – расходы на проведение любых аудиторских проверок. Консультационные услуги включают стоимость услуг, оказываемых сторонними организациями. Сюда же относится стоимость нотариальных услуг. Юридические услуги включают в себя стоимость услуг, оказываемых сторонними организациями. Почта – стоимость доставки корреспонденции. Транспорт – расходы на содержание транспорта, предназначенного для использования сотрудниками гостиницы. Охрана – расходы на услуги специализированных охранных организаций, обслуживание раций, услуги полиции (тревожная кнопка), камеры видеонаблюдения (кроме ОС), их ремонт, аренду бронированного транспорта для перевозки ценностей и т.п. Комиссия банка – все расходы на банковское обслуживание. Комиссия по кредитным картам включает в себя расходы, связанные с проведением расчетов посредством кредитных карт. Благотворительность – расходы на различные взносы в благотворительные организации либо на аналогичные цели. Резерв по сомнительным долгам – это начисление по сомнительной дебиторской задолженности. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отделов, не включенные в «Почтовые расходы» и «Канцелярские принадлежности». Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Подписка на издания. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии включают расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные – расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

РАСХОДЫ Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела, не включенные в счета «Чистящие средства» и «Канцелярские принадлежности». Чистящие средства – расходы на продукцию, необходимую для мытья, уборки, полировки и дезинфекции помещений. Расходы на телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации: нанесение разметок и т.п. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше. *Транспортный отдел отражается отдельно в случае, если в нем работают сотрудники гостиницы. Если услуги по перевозке гостей оказывают сторонние организации, а гостиница получает комиссионные, то такие виды дохода (расходы) отражаются в отчете «Прочие второстепенные оперативные отделы».

ДОХОДЫ Доходы транспортного отдела Парковки – доходы от сдачи в аренду транспортных средств и от перевозки гостей.

РАСХОДЫ Бензин – расходы на бензин и другое топливо. Запасные части – расходы на запасные части. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела. Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Контракты включают в себя расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации. Аренда оборудования включает в себя платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

РАСХОДЫ НА ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

Прочие второстепенные оперативные отделы В этом отчете показываются развернуто доходы и расходы от прочих видов деятельности. В таких расходах нет расходов на заработную плату. Например, если за услуги гида гость платит 118 рублей (включая НДС), гостиница получает 35,40 рублей (включая НДС), то в доходах должна стоять сумма – 100 рублей, в расходах – 70 рублей (100-30). Если какие-то доходы и отражаются в российском учете свернуто, то только в том случае, когда выручка – только комиссия, а полная сумма отражается на 76 счете. Расходы на питание и расходы на прачечную и химчистку образуются путем распределения расходов кафетерия, прачечной и химчистки – подробно см. в разделе «Распределение расходов кафетерия» и «Распределение расходов прачечной и химчистки».

РЕМОНТ И ПОДДЕРЖКА ЭЛЕКТРОННЫХ УСТРОЙСТВ

Прочие доходы и расходы также показываются слитно и включают недостачи и потери, кроме продуктов питания и напитков (они отражаются в стоимости продаж продуктов питания и напитков), а также прочие доходы и расходы.

АРЕНДА И ПРОЧИЙ ДОХОД ДОХОДЫ Доход от сдачи в аренду помещений показывается отдельными строками для арендаторов со сроком аренды более трех месяцев. Доход от сдачи в аренду помещений сроком менее трех месяцев показывается слитно. В комиссию входит доход от сдачи в аренду различного оборудования сторонним компаниям.

РАСХОДЫ Штрафы за отмену включают в себя штрафы за отмену банкетов, групповых заездов. Штрафы за отмену индивидуальных бронирований показываются в доходах от продажи номеров. 4. Курсовая разница включает в себя разницу при проведении переоценки валютных счетов, при оплате/ получении денежных средств в валюте, при продаже/покупке валюты. При этом в этой строке показывается слитно и прибыль, и убыток. То есть в отчете может быть доход либо доход со знаком «минус» при большей отрицательной курсовой разнице.

ПРАКТИКУМ

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

*Отчет включает расходы администрации, бухгалтерии, снабжения и склада, IT отдела, службы персонала и охраны.

ОТДЕЛ ПРОДАЖ И МАРКЕТИНГА

РАСХОДЫ Стоимость услуг кадрового агентства по подбору персонала, а также расходы на рекламу о найме рабочей силы, на сайты по подбору персонала, статьи в газетах и другие расходы, связанные с привлечением персонала. Обучение – расходы на обучение с привлечением сторонних компаний. При этом сюда относятся расходы на обучение, которое нельзя идентифицировать с конкретным отделом и которое не связано с профессиональной деятельностью. Переселение – расходы, связанные с приездом (отъездом) сотрудника, которые несет гостиница. Специальные мероприятия для сотрудников – стоимость проведения различных культурных и спортивных мероприятий для сотрудников гостиницы. Медосмотр и медикаменты – расходы по проведению медосмотров сотрудников, на средства первой помощи. Поощрения работников – стоимость различных поощрительных программ для сотрудников. Прочие расходы на персонал – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше. РАСХОДЫ Расходы на ремонт компьютерного и подобного оборудования и другие расходы по обслуживанию. Поддержка информационных систем – расходы на поддержку различных систем (например, OPERA и т.п.), расходы, связанные с приобретением прав на использование программ и т.п. Компьютерная техника – расходы на компьютеры и мониторы (не отнесенные к ОС). Операционные принадлежности – компьютерные диски, клавиатуру и мыши. Прочие расходы включают в себя другие расходы, связанные с поддержкой информационных систем. РАСХОДЫ Маркетинговые материалы – расходы на рекламные материалы, описывающие услуги, предоставляемые гостиницей. Реклама по радио, на телевидении, в газетах, журналах, брошюрах и сайтах. Почтовые расходы – стоимость доставки корреспонденции. Специальные мероприятия – стоимость организации специальных программ для гостей. Участие в выставках – расходы на аренду выставочного места и т.п. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы и не включенные в «Почтовые расходы» и «Канцелярские принадлежности». Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Подписка на издания. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные включают в себя все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше. 43

ИНЖЕНЕРНЫЙ ОТДЕЛ

ПРАЧЕЧНАЯ РАСХОДЫ Поддержка здания – расходы на ремонт здания внутри и снаружи, включая стоимость материалов, а также таблички и указатели. Электрическое и механическое оборудование – расходы на различное оборудование и ремонт этого оборудования, не включенного в другие расходы инженерного отдела. Обслуживание лифтов – расходы на материалы и контракты со сторонними организациями на обслуживание и ремонт лифтов. Инженерный инвентарь – стоимость химических веществ и небольших инструментов и инвентаря. Клумбы и ландшафт. Поддержка систем кондиционирования, вентиляции и отопления. Обслуживание кухни. Обслуживание прачечной. Обслуживание пожарной системы. Обслуживание сантехники. Лампы – на лампы, используемые во всех отделах гостиницы. Вывоз мусора – вывоз и уничтожение мусора, включая стоимость контейнеров. Ремонт пола и покрытий. Ремонт мебели и оборудования. Краска и обои. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела и не включенные в другие статьи. Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Подписка на издания. Контракты включают в себя расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации и не поименованные в других статьях. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные – все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров. Прочие расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

КОММУНАЛЬНЫЕ РАСХОДЫ

РАСХОДЫ Коммунальные расходы включают в себя расходы на электричество, тепло, водоснабжение и другие возможные.

ПЛАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДЫ Плата за управление состоит из двух частей: фиксированной (базовый) и прогрессивной (% от какого-либо показателя).

АРЕНДА, НАЛОГИ И СТРАХОВАНИЕ

РАСХОДЫ Аренда – платежи за аренду земли и здания, оборудования, взятого в лизинг и в операционную аренду. Эти расходы не включают расходы за аренду оборудования, взятого временно. Налоги – все налоги, кроме налогов и сборов, связанных с заработной платой, и налога на прибыль. Страхование – расходы на страхование имущества и страхование гражданской ответственности.

Распределение расходов прачечной делится на расходы, понесенные для выполнения гостевых заказов и для стирки гостевого белья, ресторанного белья и униформы, а также стирки белья сторонним клиентам. Распределение производится исходя из веса белья и униформы. Расходы, понесенные для выполнения заказов для гостей, относятся на «Расходы прачечной» в отчете «Прочие второстепенные оперативные отделы». Расходы на стирку белья относятся на счет «Стирка белья» Расходы на стирку униформы – на счет «Стирка униформы». Расходы на стирку белья сторонним клиентам уменьшают строку комиссионные в отчете «Аренда и прочий доход».

РАСХОДЫ Принадлежности прачечной – расходы на химикаты, крахмал, мыло, смягчители для воды и т.п. Операционные принадлежности – расходы на принадлежности, необходимые для работы отдела и не включенные в другие статьи. Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Подписка на издания. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации и не поименованные в других статьях. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные включают в себя все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров. Прочие расходы – расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше.

КАФЕТЕРИЙ/СТОЛОВАЯ Распределение расходов кафетерия происходит на расходы, относящиеся к питанию, проданного не сотрудниками гостиницы и расходы, понесенные для обеспечения питания сотрудников гостиницы. Расходы делятся пропорционально количеству людей и относятся соответственно на счет «Расходы на питание» в отчете «Прочие второстепенные оперативные отделы» и на счета «Прочие расходы на оплату труда» каждого отдела (пропорционально количеству сотрудников каждого отдела).

АМОРТИЗАЦИЯ И НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ*

РАСХОДЫ Стоимость продуктов – стоимость продуктов, использованных для приготовления блюд. Посуда-фарфор включает в себя расходы на посуду, используемую для подачи блюд. Столовые приборы – расходы на ножи, вилки, ложки и т.п. Кухонные принадлежности – расходы на посуду, используемую для приготовления блюд. Изделия из бумаги и пластика – расходы на бумажную, пластиковую посуду и т.п. Операционные принадлежности – принадлежности, необходимые для работы комбината питания, не включенные в счета «Изделия из бумаги и пластика», «Чистящие средства», «Канцелярские расходы», «Меню». Чистящие средства – расходы на продукцию, необходимую для мытья, уборки, полировки и дезинфекции помещений, а также для мытья посуды. Телефон, факс, Интернет. Канцелярские расходы. Униформа – стоимость униформы сотрудников и ее ремонта. Стирка униформы. Контракты – расходы, связанные с услугами, которые оказывают сторонние организации и относящиеся к кафетерию. Аренда оборудования – платежи за временно арендованное оборудование. Сборы и лицензии – расходы по получению лицензий, включая стоимость проверок, необходимых для получения лицензий. Обучение – расходы на обучение сотрудников. Командировочные – все расходы, понесенные сотрудниками в командировках, за исключением представительских. Представительские – расходы на проведение переговоров. Прочие расходы, которые невозможно отнести ни к одному из приведенных выше. РАСХОДЫ. В этом отчете показываются расходы на проценты, амортизацию основных средств и нематериальных активов, а также текущий налог на прибыль.

РАСХОДЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА Расходы на оплату труда относятся к тому отделу, где сотрудник работает. В случае, если сотрудник отработал несколько часов или дней в месяце не в том отделе, к которому он относится, то часть зарплаты, приходящаяся на работу в другом отделе, переносится на соответствующий отдел. То же для оплаты праздничных дней и ЕСН.

ПРАКТИКУМ

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

РАСХОДЫ Заработная плата – оплата по окладу, по ставкам, районные коэффициенты, оплата сверхурочных, доплаты, оплата по среднему заработку. Премия включает в себя премии по положению об оплате труда, носящие производственный характер. Дополнительные выплаты. Прочие расходы на оплату труда включают в себя: расходы на медицинское страхование (ДМС), оплату квартиры сотрудника; стоимость питания – распределение затрат кафетерия. Страховые взносы – взносы в ФСС, взносы в ПФ (федеральный бюджет, страховая и накопительная часть), взносы в ФФОМС и ТФОМС, взносы на страхование от НСПЗ. 45

Бюджет движения денежных средств Бюджет состоит из четырех разделов: операционный, инвестиционный, финансовый, расчеты с акционерами. Все показатели бюджета движения денежных средств включают НДС (где применимо). Приток показывается с плюсом, отток с минусом.

ОПЕРАЦИОННЫЙ РАЗДЕЛ Операционный приток разделен на притоки по видам деятельности. Операционный отток разделен: производственные расходы – это прямые расходы доходных отделов; рекламные и маркетинговые расходы – аналогичны расходам на отдел продаж в бюджете доходов и расходов без расходов на оплату труда; общехозяйственные расходы включают расходы администрации, инженерной службы, коммунальные расходы, страхование, аренду, без расходов на оплату труда; расходы на персонал включают в себя расходы на заработную плату, все налоги и сборы, расходы на ДМС; расчеты по налогам и сборам включают в себя все налоги, кроме зарплатных. ИНВЕСТИЦИОННЫЙ РАЗДЕЛ Инвестиционный приток включает в себя приток от продажи основных средств, возмещение строительного НДС, проценты полученные. Инвестиционный отток включает в себя расходы на покупку основных средств (должен быть равен итогу капитального бюджета), проценты уплаченные. ФИНАНСОВЫЙ РАЗДЕЛ Финансовый приток включает в себя поступления от кредитов и займов (внешних). Финансовый отток включает в себя погашение кредитов и займов, включая проценты. В данный раздел включается курсовая разница. РАСЧЕТЫ С АКЦИОНЕРАМИ. Данный раздел отражает поступления и выплаты акционерам.

Бюджет капитальных затрат

(инвестиционный бюджет)

1. Все показатели бюджета капитальных затрат включают НДС. 2. В капитальный бюджет включаются закупки таких товаров, которые в будущем будут поставлены на учет как основные средства, а также капитальный ремонт. Текущий ремонт и предметы стоимостью менее 40 тысяч рублей, отражаются в бюджете доходов и расходов. 3. В примечании необходимо указать, закупается ли новое оборудование или на замену изношенного. В случае закупки нового оборудования необходимо отразить причины. 4. Сумма капитальных затрат отражается в бюджете движения денежных средств в инвестиционном потоке.

Баланс

Показатели баланса отражаются на планируемый год и предыдущие три года. Показатели баланса бюджетируются на основе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и бюджета капитальных затрат.

Расчет основных показателей баланса (рассчитываем схематично, учитывая основные моменты): НЕМАТЕРИАЛЬНЫЕ АКТИВЫ И ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА: показатель на начало года + капитальные затраты без НДС (бюджет капитальных затрат) – амортизация (Бюджет доходов и расходов, далее БДД) – выбытие ОС/НА (БДД). Отложенные налоговые активы. При получении прибыли в планируемом году: показатель на начало года – ставка налога на прибыль х прибыль до налогообложения (пока она не станет нулем) (БДД). При получении убытка в планируемом году: показатель на начало года + ставка налога на прибыль х прибыль до налогообложения (БДД). ЗАПАСЫ: показатель на начало года +/- разница между денежным потоком по запасам (за вычетом НДС) и операционным расходам по ним. (Бюджет движения денежных средств, далее БДДС и БДД). ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ: показатель на начало года +/- разница между денежным потоком по доходам от операционной деятельности и выручкой с НДС (БДДС и БДД) – старая дебиторка (если вы планируете получение денег по ней). ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА: сальдо в бюджете движения денежных средств. Займы и кредиты. Показатель на начало года +/- финансовый поток по займам кредитом (БДДС). Кредиторская задолженность. Показатель на начало года +/- разница между денежным потоком по расходам по операционной деятельности и операционными расходами с НДС (БДДС и БДД) – старая кредиторка (если собираетесь ее оплачивать).

ПРАКТИКУМ

ТЕМА НОМЕРА / ГОСТИНИЦА №6/117/2014

Отчет о ключевых показателях деятельности является сводным отчетом, в котором отражаются основные данные бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и баланса. В отчете представлены данные за предыдущие три года.

Ключевые показатели деятельности Если какие-то показатели для раздела KPI неактуальны для проектов, то их необходимо удалить. В заголовках отчета должен быть указан сайт и логотип (при наличии). ОТЧЕТ ВКЛЮЧАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ РАЗДЕЛЫ: 1. KPI – КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: 1.1. занятость (occupancy) – занятые номера/вакантные номера (выражается в процентах); 1.2. доход на одну вакантную комнату (REV PAR – revenue per available room) = доход от номеров/количество вакантных номеров; 1.3. средняя цена (ADR – average daily rate) = доход от номеров/количество проданных номеров; 1.4. расходы на оплату труда (Labour cost) включают в себя все начисления персонала, НДФЛ, страховые взносы, прочие налоги на зарплату, расходы на ДМС, расходы на питание; 1.5. расходы на оплату труда в процентах к выручке без НДС= расходы на оплату труда/выручку без НДС (выражается в процентах); 1.6. количество персонала – согласно штатному расписанию; 1.7. сезонные работники – количество сезонных работников: 1.8. себестоимость продаж продуктов (Food Cost) = расходы на продукты без НДС/выручка от продажи продуктов без НДС (выражается в процентах); 1.9. себестоимость продаж напитков (Beverage Cost) = расходы на напитки без НДС/выручка от продажи напитков без НДС (выражается в процентах). 2. PROFIT & LOSS – ПОКАЗАТЕЛИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ Выделены основные ЦФО (центр финансовой ответственности) (номерной фонд, служба питания, прочие операционные отделы, аренда). Если на проекте есть какой-либо другой значимый по доходам ЦФО – его необходимо добавить (обязательно выделение СПА, канатной дороги, гольфа). Доход от прочих операционных отделов не может быть более 10% от валовой выручки. Доходы и расходы не включают НДС. Общехозяйственные расходы включают в себя расходы следующих ЦФО (по PL) –администрация, инженерный отдел, садово-парковое хозяйство, коммунальные расходы. Налоги и страхования включают в себя расходы по налогу на имущество, на землю, транспортный и прочие и не включают налоги и взносы на зарплату и налог на прибыль. Прочие фиксированные доходы и расходы включают в себя курсовую разницу, списание дебиторской/кредиторской задолженности. Прочие доходы, прочие расходы включают в себя прибыль/убыток от продажи ОС, расходы/доходы прошлых периодов. Налог на прибыль – включает также начисление отложенного налогового актива. 3. CASH FLOW – ПОКАЗАТЕЛИ ОТЧЕТА О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ Притоки и оттоки включают НДС (где применимо). Производственные расходы включают в себя расходы ЦФО. Общехозяйственные расходы аналогичны общехозяйственным расходам по PL. Расходы на персонал включают все расходы на оплату труда (см. показатель Labour Cost). Налоги включают все налоги, кроме зарплатных. 4. BALANCE SHEET – БАЛАНСОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ Изменение дебиторской/кредиторской задолженности рассчитывается в абсолютных величинах (значение показателя на конец периода минус значение показателя на начало периода).

ПРИ

СОСТАВЛЕНИИ

БИЗНЕС-ПЛАНОВ

необходимо соблюдать следующие условия: 1. одинаковые показатели в различных отчетах должны быть идентичны, например, сальдо в бюджете движения денежных средств должно быть равно показателю денежных средств в балансе; 2. показатели отчетов взаимосвязаны, например: 2.1. изменение показателя «Основные средства» в балансе (значение на конец периода минус значение на начало периода) должно быть равно: основные средства на начало периода плюс закупки основных средств (капитальный бюджет) без НДС минус начисленная амортизация, минус выбытие ОС; 2.2. чистый денежный поток в бюджете ДДС должен быть равен изменению величины денежных средств в балансе; 2.3. величина затрат в капитальном бюджете должна быть равна инвестиционному потоку (при отсутствии задолженностей); 3. показатель EBITDA в бюджете доходов и расходов должен быть равен операционному потоку в бюджете движения денежных средств. Если есть разница, необходимо приложить расчет; 4. показатели бизнес-плана сгруппированы по принципу ЦФО и могут отличаться от группировки по бухгалтерскому либо налоговому учету; 5. показатели бизнес-плана выражаются в рублях, для объектов вне России – в двух валютах.