Projet 1 – Schedul8

Auteurs

Dr Julien Celi, services des Urgences, Département de Médecine aiguë (DMA), HUG M.Premtim Bajrami, ingénieur en informatique

Résumé du projet

Schedul8 est un logiciel de gestion et de génération automatisée de planning. L'accès facilité sur un cloud permet à l'outil d'intégrer les demandes des utilisateurs (congé-désiresformation- autre), des contraintes de planification (légales et liées au planificateur) et des compétences humaines à disposition, afin de créer le planning le plus équitable et efficient possible.

Introduction

La planification est une tâche complexe et cruciale pour le bon fonctionnement d’un service de soin. La multiplication des demandes à travers de multiples canaux de communications, le respect des règles légales et les enjeux de fonctionnement dépassent la capacité humaine à répondre de manière optimale à cette tâche.

La digitalisation de ce processus est évidente. Créé par un acteur de terrain, il intègre des besoins réels d’un planificateur en toute compréhension des collaborateurs.

Innovation

Génération automatisée de planning sur base d'optimisation linéaire à travers une page web et application mobile.

Avantages

- Vitesse de génération de planning - Partage, facilité d’accès, rendre le collaborateur acteur de son planning, - Simplification des notifications de changement - Equité de la distribution des horaires, secteur, en fonction des compétences des collaborateurs

Résultats préliminaires

Mis en application en mars 2020 (début période COVID hospitalière), l’outil a démontré une adaptabilité très importante. Le taux de satisfaction du planificateur est extrêmement élevé, lui permettant de se concentrer sur des aspects de vérification et non plus de conception. La facilité de conception permet de restituer des plannings plus tôt aux collaborateurs et leur conférant une plus grande visibilité sur leur vie privée.

Développements

Dans l’objectif de satisfaire les besoins des différents services, nous avons rencontré et continuons à rencontrer régulièrement de nombreuses équipes afin de comprendre les besoins et processus d’élaboration de planning propre à chacun. En résulte, de nombreuses idées d’amélioration de l’outil et une meilleure vision des enjeux globaux. Dans le même temps, le logiciel sera rendu accessible au service des urgences (planificateurs et utilisateurs) pour une phase de test durant la rentrée de novembre 2020.

Conclusion (si vous remportez un prix, comment l'utiliserez-vous pour faire avancer votre projet ?)

L'obtention d'une bourse permettra de créer une équipe de développement, nécessaire afin de répondre aux multiples sollicitations des services à qui nous avons présenté notre outil.