Boda Plan 2014 (Portfolio) by Hospitality Valencia

INDICE DEL PORTFOLIO

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Boda Plan: Pagina 3 Participantes: Página 3 Servicios: Página 5 Comunicación: Página 6 Calendario y Horarios: Página 8 Mercado de Tapineria: Página 9 Espacios disponibles: Página 11 Inauguración: Página 13 Actividades: Página 14 Niveles de participación: Página 15 Boda Plan 2013: Página 17 Si estás interesado: Página 18 Organización y contacto: Página 19

Boda Plan Boda Plan es el showroom de referencia del sector de las bodas en Valencia, donde una selección de las mejores marcas presenta sus servicios y propuestas para la nueva temporada de bodas 2015. Participan profesionales destacados de todos los ámbitos, mostrando su trabajo y ofreciendo a los visitantes la posibilidad de localizar en un mismo espacio los proveedores más relevantes para organizar una boda perfecta. Además, el showroom fomenta las sinergias entre los participantes y potencia su capacidad de convocatoria, lo que redunda en una mayor notoriedad y atracción de público. La primera edición de Boda Plan tuvo lugar en 2013. La de 2014 es su segunda edición y se pretenden seguir realizando ediciones anuales en los años posteriores.

Participantes Boda Plan se plantea desde la más estricta profesionalidad, contando con una imagen muy cuidada para dar mayor valor añadido tanto a participantes como a visitantes. Los expositores serán debidamente seleccionados y coordinados para crear una oferta coherente y un efecto estético, armónico. Se busca un equilibrio entre las empresas de gran prestigio, fuertemente consolidadas en el sector y empresas jóvenes con ideas frescas y originales de calidad. Por su parte los participantes deberán: 1. Contar con experiencia y reconocimiento en su disciplina. Se les podrá solicitar a los expositores muestras de sus trabajos. 2. Destacar por su saber hacer, profesionalidad u originalidad, más que por el volumen o tamaño de empresa. 3. Estar dispuestos a aportar al menos una propuesta inédita de trabajos, elementos, servicios, etc., que se presentarán en este contexto y que representará su apuesta para la próxima temporada de bodas. 4. Colaborar activamente con la difusión del evento empleando sus bases de datos de clientes, redes sociales, newsletters o mailing, contactos en medios especializados, blogs, etc. para contribuir a una mayor difusión del evento. La organización facilitará todo el material gráfico y la información de la que disponga para este fin. 3

5. Facilitar material gráfico, información, etc. en tiempo y forma para la comunicación del evento por parte de la organización 6. Realizar un montaje cuidado en su espacio de exhibición, informando a la organización y siguiendo las pautas sugeridas por la misma. 7. Los costes de transporte, montaje y desmontaje, así como personal, materiales expositivos, mobiliario, material publicitario o cualquier otro elemento con el que cada participante desee contar, no están incluidos en el servicio ofrecido por la organización de Boda Plan y correrá a cargo del participante. 8. Involucrarse en la inauguración. 9. Contar con la posibilidad de llevar a cabo alguna actividad adicional relacionada con el evento para completar la oferta e involucrar a los visitantes (es recomendable aunque no obligatorio). 10. Respetar los calendarios de montaje y desmontaje, horarios establecidos y las normas de uso de la organización y del espacio. 11. Si en el montaje o decoración de los espacios propios fuera necesario algún elemento que pueda ser proporcionado por otro expositor, estos tendrán preferencia sobre otros proveedores externos a igualdad de condiciones y precios. Los expositores se comprometen a ofrecer precios preferentes a otros participantes que requieran sus servicios. La representación de cada sector por parte de los expositores presenciales será exclusiva, es decir, no habrá dos que presten exactamente el mismo servicio o comercialicen el mismo producto, aunque si podrá haber participantes complementarios o alternativos. Cualquier material comercial de otras marcas no validadas por la organización podrá ser retirado. En Boda Plan habrá una representación de los proveedores necesarios para organizar una boda de manera íntegra. Pueden provenir de los siguientes sectores:             

Accesorios de fiesta Agencia de viajes Alquiler de vehículos Alquiler de elementos Ambientación musical e iluminación Asesoría de imagen Decoración floral Carpas y montajes especiales Centros de belleza, peluquería y estética Elementos gráficos Espacios de celebración Espectáculos y animación Fotografía y video

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Hoteles Joyería y relojería Listas de boda Mobiliario y decoración Organización de bodas y celebraciones (Wedding Planner) Otros elementos Pastelería Pirotecnia Prensa especializada Restauración y catering Trajes fiesta y ceremonia Trajes novia Trajes novio 4

La participación en Boda Plan se determina por marca. Si un participante desea representar de manera presencial a varios sectores o marcas, deberá reservarles espacio como expositor, cerrando la exclusividad para tantos sectores como le interese representa o como coexpositores comerciales (Ver apartado: Niveles de Participación).

Servicios La organización de Boda Plan se lleva a cabo por parte de la empresa Hospitality Valencia. La contraprestación general que los participantes disfrutan es la siguiente: 1. Comercialización de los espacios, selección de proveedores y creación de oferta potente y equilibrada. 2. Coordinación de todos los expositores y maximización de las sinergias procedentes de su concentración. 3. Trámites y permisos municipales si fueran necesarios. La solicitud no garantiza su concesión por parte de los organismos correspondientes. 4. Coordinación de elementos comunes. 5. Limpieza interior de inicio. 6. Mantenimiento técnico de zonas comunes. 7. Decoración general y ambientación. 8. Coordinación agenda de actividades lúdicas y culturales para su dinamización. 9. Facilitará toda la información necesaria para el buen desarrollo del evento (reparto de espacios, montaje, desmontaje, decoración, etc.) No se incluyen: 1. Seguridad interior: aunque hay servicio de cámaras de vigilancia con circuito cerrado en todos los locales y alarmas. 2. Mantenimiento técnico de los montajes particulares. 5

Comunicación Para la difusión del evento, la organización (Hospitality Valencia) tiene previsto desarrollar el siguiente plan de comunicación con las siguientes acciones: Creatividad: 1. Diseño de identidad corporativa del evento. 2. Creatividad personalizada con cada una de las marcas para que los expositores puedan realizar su propia comunicación (redes sociales, invitaciones, etc.). 3. Inclusión del logotipo corporativo en toda la comunicación gráfica que se realice del evento en función de su nivel de participación y su fecha de incorporación. 4. Diseño y producción de Photocall: una Vespa real o troquel con accesorios para novia y novio (sombrero, gafas, velo, diadema, etc.) con trasera con los logos de los expositores. Marketing online: 1. http://www.hospitalityvalencia.com/bodaplan/: subdominio en la web de Hospitality Valencia con blog independiente. Post semanal con tendencias, ideas, tutoriales, entrevistas a los expositores, testimonios novias, etc. 2. Acciones de SEO para la web. 3. Creación y acciones de Community Manager las redes sociales de Boda Plan:  Facebook (www.facebook.com/pages/Boda-Plan): para la creación de comunidad, 2 publicaciones diarias, seguimiento de páginas del sector, comentarios en otras páginas, uso de hashtags, etc.  Twitter (@bodaplanvlc): seguimiento y network con profesionales del sector y blogers, importante para el event marketing durante la celebración del showroom, atención al cliente, 2 tweets diarios, retweets diarios, uso de hastags, intercción con expositores, etc.  Pinterest (Boda Plan / bodaplanvlc): creación y difusión de la imagen del evento, tableros con los distintos sectores que participan, ideas, tendencias.  Instagram (@bodaplanvlc): creación y difusión de la imagen del evento, event marketing, dinamización, atracción del público más joven, hastags, etc.  Otras redes: interacción y colaboración con las redes sociales de los expositores y del Mercado de Tapineria. Contamos con la participación de Macarena Gea como Wedding Planner en esta edición que dará cobertura al evento en sus redes sociales y blog. Para el mantenimiento de las redes sociales será necesario que los expositores faciliten material gráfico de calidad. La intención es mantener el blog y las redes sociales a lo largo de todo el año y conservar la comunidad creada para posteriores ediciones. 6

4. Campaña de Facebook Ads a partir de la segunda quincena de agosto hasta el inicio del evento. Segmentación: mujeres 25 – 35 años con intereses en moda, bodas, decoración y eventos de Valencia (inicialmente) y la Comunidad Valenciana (segunda fase). 5. Hashtag #bodaplanner para Facebook, Twitter e Instagram para identificar a la comunidad. 6. Concurso “Tu boda perfecta”: se trata de completar un cuestionario o redactar de forma libre con unos contenidos básicos prefijados para publicar en el blog y dar difusión en redes. Se pedirá a todos los expositores que inviten a participar a las novias que tengan en su base de datos. Puede tratarse de bodas ya celebradas. En ese caso se podría disponer de imágenes de gran utilidad. 7. Concurso fotográfico para los que compartan sus fotos en el Photocall etiquetados con el hashtag #bodaplanner. 8. Email marketing: todos los expositores asumen el compromiso de convocar a sus bases de datos de novias para invitarlas y potencial sinergias con otros expositores. La organización pondrá a su disposición un diseño gráfico personalizado con su logo del evento y asesoramiento en contenido si fuera necesario. 9. Newsletter de la organización: una semana antes del inicio del evento se remitirá tanto a los expositores para que lo puedan recircular a sus bases de datos como a la base de datos de la propia organización una newsletter informativa del evento con formato invitación. 10. Portales de bodas (Bodas.net, Zankyou, etc.): los expositores pueden emplear la herramienta de los portales de boda donde se publiciten para difundir el evento. Se está negociando un intercambio por parte de la organización con alguno de estos espacios. Otras acciones: 1. Se convocará a las bloggers de moda/bodas más influyentes para realizar un evento durante el fin de semana en el que se celebre Boda Plan aún por definir. 2. Convocatoria wedding planners: se invitará a las profesionales de la organización de bodas de la Comunidad Valenciana al evento para facilitar el contacto profesional con los expositores. La idea es la preparación de un “Welcome Pack” donde los expositores podrán aportar información comercial, merchandising, etc. para su difusión entre este grupo. 3. Intervención en el programa en directo que Ramón Palomar ofrece en la 107.5 FM del viernes 3 de octubre desde el espacio de La Nube del propio Mercado de Tapinería. 4. Mención de evento en la revista Hello Valencia. 5. Redacción de notas de prensa antes, durante y después del evento y convocatoria de medios para cubrirlo. 7

Calendario y Horarios El showroom estará abierto desde el jueves 2 al domingo 5 de octubre de 2014. Los horarios de acceso a los vehículos a las plazas para carga y descarga están acotados por el Ayuntamiento de 08:00 a 11:00 horas. El calendario de montaje en el interior de los locales será el siguiente:  Martes 30 de septiembre: de 16:00 a 20:00.  Miércoles 1 de octubre: de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00.  Jueves 2 de octubre: de 09:00 a 18:00. Se ha optado por emplazar el evento en este periodo (temporada baja de bodas) poder captar a las personas que tengan previsto casarse durante la temporada alta de 2015 o posteriores. El jueves 2 (sobre las 19:00 hasta las 22:00) se celebrará la apertura al público que constará de una fiesta de inauguración con invitados, personalidades y medios de comunicación. El horario previsto para los días en los que se desarrolle Boda Plan será el siguiente:    

Jueves 2 de octubre: inauguración a las 20:00 hasta las 22:00 horas. Viernes 3 de octubre: de 10:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 horas. Sábado 4 de octubre: de 10:00 a 20:00 horas. Domingo 5 de octubre: de 10:00 a 18:00 horas.

NOTA: El horario es indicativo pudiendo consensuarse con los intereses mayoritarios de los participantes.

Mercado de Tapineria www.mercadodetapineria.com El lugar seleccionado para la celebración del showroom es el Mercado de Tapinería. Se trata de un espacio de reciente apertura (mayo 2013) con un concepto de gestión de tiendas y eventos efímeros muy urbano y moderno. Su ubicación es inmejorable, ya que se encuentra situado en pleno casco antiguo de Valencia, justo al lado de la Plaza de la Reina. La comunicación es muy buena y el tráfico de personas muy abundante.

Engloba dos plazas peatonales y 6 locales comerciales. En este espacio conviven una cafetería permanente (Bar&Kitchen), una sala polivalente para conferencias talleres, etc. (La Nube) y varios locales para tiendas efímeras. Cada 2 semanas aproximadamente, el Mercado se transforma, cambiando completamente la temática y la decoración del espacio pero buscando siempre las últimas tendencias, originalidad, diseño y moda en la disciplina que sea. 9

Desde su inauguración y con unos cuantos eventos a sus espaldas (antigüedades, moda mujer, moda infantil, gastronomía, etc.), el Mercado de Tapinería se ha convertido en un referente cultural y social en el mapa de Valencia.

Espacios disponibles El Mercado de TapinerĂa se encuentra repartido entre 3 diferentes locales comerciales. Los espacios interiores se dividen asĂ mismo en las ĂĄreas que se detallen en el plano siguiente de manera aproximada. Espacios en planta baja:

Espacios en altillo:

NOTA: Las superficies reales se replantear谩n in situ pudiendo sufrir alguna variaci贸n en funci贸n de las necesidades que se presenten los montajes de acuerdo con los expositores.

Inauguración La inauguración de Boda Plan se ha fijado el jueves día 2 de octubre entre 19:00 o 20:00 horas. Será un evento abierto al público, al que asistirá un gran número de visitantes, invitados, personalidades y medios de comunicación que serán convocados. Las anteriores inauguraciones han sido un gran éxito y han atraído a una multitud de personas.

Inauguración Boda Plan 2013 (foto Senchermés Fotografía)

Se espera que cada participante se involucre en su ejecución, cado uno desde el terreno en el que sea especialista. Por ejemplo: ofreciendo muestras, degustaciones, colaboración en la decoración, ambientación, cesión de elementos, etc. Será el momento de mayor repercusión mediática y de mayor concentración de público, por lo que de su buena ejecución y de su éxito dependerá en gran medida la atracción de más visitantes los días futuros hasta el cierre. 13

Actividades Boda Plan quiere ir más lejos y dar algo más. No se trata simplemente de un lugar donde encontrar las propuestas de cada expositor y realizar contactos profesionales y comerciales, sino que además tiene la intención de crear una experiencia positiva, cercana y con alto valor añadido a sus visitantes. El evento acompaña su oferta comercial de una agenda de actividades paralelas cuyo contenido irá relacionado con la temática “boda” en las que los visitantes e interesados puedan inscribirse y participar. Estas acciones se convierten en una fuente fundamental de oportunidades de comunicación e incrementan el tráfico de visitantes y el flujo de noticias vía medios tradicionales, blogs, webs y redes sociales. Las opciones son infinitas ya que se adaptaran a las propuestas e intereses de cada expositor. Se podrán realizar desde charlas, presentaciones de producto, talleres, degustaciones, pases de moda, etc. La realización de estas actividades es una oportunidad (no una obligación) pero consideramos que brindan a los expositores un protagonismo que no deben dejar pasar para aprovechar al máximo el potencial de Boda Plan.

Niveles de participación 1. Expositor presencial: seg

)

Es aquel que ocupa un espacio físico en Boda Plan en el que presentar a su empresa y a sus servicios o productos. Tiene derecho a:  La asignación de un espacio físico que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la promoción o venta de su producto.  Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.  Ocupación del espacio polivalente para desarrollar actividades a su conveniencia. El precio según el espacio seleccionado es el que se refleja en la siguiente tabla: ESPACIO A1 A2 A3 A4 B1 B1.1* B1.2* B2 B3 B4 B5 Ba6 Ba7 Ba8 C1 C2 C3 C4 C5

M2 21,30 28,30 21,50 29,50 20,00 10,00 10,00 20,00 18,00 18,00 18,00 12,00 12,00 12,00 20,00 14,00 10,00 14,00 20,00

PRECIO 400 € 350 € 400 € 400 € 380 € 300 € 300 € 350 € 350 € 350 € 380 € 250 € 250 € 250 € 400 € 380 € 300 € 380 € 400 €

NOTA: El espacio B1 podrá ser comercializado como un único espacio o dividido en 2 subespacios B1.1 y B1.2.

2. Coexpositor comercial: 70 Es aquel que no ocupa un espacio físico pero que aporta cualquier material comercial como merchandising, folletos, tarjetas de visita, catálogos, etc. de la mano de un expositor presencial.

3. Patrocinador principal: 900 Patrocinadores que deseen capitalizar de manera singular el evento (máximo 3). Provendrán siempre de sectores transversales o generalista, que no entre en conflicto con la actividad de los expositores presenciales ni con sus imagen. En esta categoría podrían entrar sectores generalistas como páginas web especializadas, medios de comunicación temáticos o cualquier otra categoría, que pudiendo ser un expositor presencial, decida tener una mayor relevancia en el evento. Tiene derecho a:  La tematización preeminente general del evento con aplicación preferencial de su logo en toda la comunicación y capitalización del nombre del nombre de Boda Plan asociado a su marca.  La asignación de un espacio físico preferencial que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la atención a los visitantes.  Presencia en los espacios comunes de su marca y material comercial durante el evento según lo que se acuerde con la organización.  4 horas de ocupación del espacio polivalente de La Nube para desarrollar actividades a su conveniencia. La gestión de la ocupación del espacio la llevará la organización y se realizará por orden de antigüedad.  Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.

4. Patrocinador en especie: (no cuantificada) Es aquel patrocinador que posee un producto y que realiza una actividad puntual de duración determinada para degustarlo, de muestras o lo presentarlo. No podrá entrar en ningún caso en conflicto con los expositores presenciales ni con el patrocinador principal. Se trataría de bodegas, reposterías, secaderos de jamones, etc. NOTA: Es posible participar combinando las opciones 2 y 4. Ninguno de los precios no incluyen IVA 16

Boda Plan 2013 Imágenes: Para ver algunas imágenes de lo que fue Boda Plan 2013 en su primera edición consulte las redes sociales de Boda Plan (www.hospitalittyvalencia.com/bodaplan, Pinterest, Facebook, etc.)

Participantes:                 

Araventum: wedding planners Armando Martínez: alta joyería Autos Diamond: alquiler vehículos novios y logística invitados Bobbi Brown: maquillaje Bululú: tocados Cocotte: catering y alquiler elementos para bodas Fandi: cajas personalizadas y fotografía boda Gourmet: catering y espacios Hannover: traje novio Nada Convencional: decoración gráfica Nonnasú: vestidos ceremonia infantil Nuba: agencia viajes La Tartana (Conchita Cañamás): decoración floral Lovely Paper: diseño gráfico e invitaciones boda Rosa Clará: vestido novia Senchermés: fotógrafo bodas VM The Shop & Siemprevivas: moda fiesta

Apariciones en medios: Blogs:  Señorita Limón  Bodas de Cuento  Rojo Valentino  En una nube  Si quiero de Sandra Llopis  Una boda de cine  Artquifash  El diario de Diandra  Bodas con estilo Prensa:  Las Provincias  El Mundo Revistas:  Oxxo Wedding  Hello Valencia  Arde Magazine 17

Si estás interesado Los interesados deberán ponerse en contacto con la organización de Boda Plan a través del correo bodaplan@hospitalityvalencia.com o a través de los teléfonos 686942002 (Sonia Andreu) y 610451640 (Valia Gómez). Con todos los interesados se mantendrán entrevistas personales donde se comentará la filosofía del evento, se conocerá su actividad y su trabajo, se resolverán cualquier tipo de dudas y se realizarán visitas al espacio físico si lo desean. El plazo máximo de inscripción será hasta el 15 de septiembre para los expositores presenciales y el patrocinador principal, siempre y cuando siga habiendo espacios disponibles. La reserva formal de espacio se realizará mediante la justificación del pago del 50% del coste. El importe restante será abonado antes del 30 de septiembre. La participación en el evento implica la aceptación por parte de la empresa participante de todas las obligaciones aquí mencionadas en función de su nivel de participación así como del cumplimiento de los compromisos por parte de la empresa promotora, Hospitality Valencia S.L. Se mantendrá a los expositores oportunamente informados de todas las novedades, incorporaciones, normas, cambios, etc. así como de cualquier información de su interés que se produzca hasta después de la celebración del evento. Se pretende celebrar una reunión con todos los expositores confirmados la semana del 15 al 19 de septiembre para ultimar detalles del montaje de una forma coordinada. A petición de los expositores podrán convocarse más reuniones conjuntas o individuales. La participación en Boda Plan supone la asunción de los compromisos recogidos en este documento por parte de la organización y de los expositores.

Organización y contacto Mail general: bodaplan@hospitalityvalencia.com Sonia Andreu Arias: Mail: sonia@hospitalityvalencia.com Móvil: 686942002

Valia Gómez Domínguez: Mail: valia@hospitalityvalencia.com Móvil: 610451640