Portfolio Comunión Planet 2015 by Hospitality Valencia

INDICE DEL PORTFOLIO

Comunión Planet: Pagina 3

Servicios: Página 5

Comunicación: Página 6

Calendario y horarios: Página 8

Mercado de Tapineria: Página 9

Espacios disponibles: Página 11

Actividades: Página 12

Niveles de participación: Página 13

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Boda Plan 2014: Página 15

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Si estás interesado: Página 20

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Organización y contacto: Página 21

Participantes: Página 3

Comunión Planet Comunión Planet quiere ser el showroom de referencia del sector de las comuniones en Valencia, donde una selección de las mejores marcas y proveedores relacionados con esta actividad presenta sus servicios y propuestas para la nueva temporada de comuniones 2015. Participan profesionales destacados de todos los ámbitos, mostrando su trabajo y ofreciendo a los visitantes la posibilidad de localizar en un mismo espacio las empresas más relevantes para organizar la comunión perfecta. Además, el showroom fomenta las sinergias entre los participantes y potencia su capacidad de convocatoria como un conjunto, lo que se traduce en una mayor notoriedad y atracción de público. Comunión Planet está promovido por Hospitality Valencia. La edición de 2015 es la primera pero contamos con gran experiencia en la concepción, comercialización, ejecución y comunicación de eventos y otras “ferias boutique” como Boda Plan (dos ediciones). De este conocimiento del mundo de las ceremonias se detecta la necesidad de generar una feria específicamente enfocada a las comuniones, que como tal, hasta la fecha no existe de una manera consolidada. Pretendemos seguir realizando ediciones anuales en años posteriores.

Participantes Comunión Planet se plantea desde la más estricta profesionalidad, contando con una imagen muy cuidada para dar mayor valor añadido tanto a participantes como a visitantes. Los expositores serán debidamente seleccionados y coordinados para crear una oferta coherente y un efecto estético, armónico. Se busca un equilibrio entre las empresas fuertemente consolidadas en el sector y otras empresas jóvenes con ideas frescas y originales de calidad. Por su parte los participantes deberán: 1. Contar con experiencia y reconocimiento en su disciplina. Se les podrá solicitar a los expositores muestras de sus trabajos. 2. Destacar por su saber hacer, profesionalidad u originalidad, más que por el volumen o tamaño de empresa.

3. Colaborar activamente con la difusión del evento empleando sus bases de datos de clientes, redes sociales, newsletters o mailing, contactos en medios especializados, blogs, etc. para contribuir a una mayor difusión del evento. La organización facilitará todo el material gráfico y la información de la que disponga para este fin. 4. Facilitar material gráfico, información, etc. en tiempo y forma para la comunicación del evento por parte de la organización 5. Realizar un montaje cuidado en su espacio de exhibición, informando a la organización y siguiendo las pautas planteadas por la misma para la armonización del montaje final. 6. Si en el montaje o decoración de los espacios propios fuera necesario algún elemento que pueda ser proporcionado por otro expositor, estos tendrán preferencia sobre otros proveedores externos a igualdad de condiciones y precios. Los expositores se comprometen a ofrecer precios preferentes a otros participantes que requieran sus servicios. 7. Los costes de transporte, montaje y desmontaje, así como personal, materiales expositivos, mobiliario, material publicitario o cualquier otro elemento con el que cada participante desee contar, no están incluidos en el servicio ofrecido por la organización de Comunión Planet y correrá a cargo del participante. 8. Contar con la posibilidad de llevar a cabo alguna actividad adicional relacionada con el evento para completar la oferta e involucrar a los visitantes (es recomendable aunque no obligatorio). 9. Respetar los calendarios de montaje y desmontaje, horarios establecidos y las normas de uso de la organización y del espacio.

No habrá dos expositores que presten exactamente el mismo servicio, comercialicen exactamente el mismo producto, destinados a un mismo público o del mismo estilo, aunque si podrá haber participantes complementarios o alternativos. Cualquier material comercial de otras marcas no validadas por la organización podrá ser retirado. La intención es tener una representación completa de los proveedores más relevantes para organizar una comunión de manera íntegra. Los potenciales servicios representados podrán ser:         

Agencia viajes Alquiler mobiliario Animación infantil Catering y espacios Decoración floral Decoración globos Fotografía Joyería Material manualidades

       

Mesas dulces Pastelería creativa Recordatorios Regalos Tocados infantiles Vestidos comunión Vestidos niños Zapatería

La participación en Comunión Planet se determina por marca. Si un participante desea representar de manera presencial a varios sectores o marcas, deberá reservarles espacio como expositor, cerrando la exclusividad para tantos sectores como le interese representa o como coexpositores comerciales (Ver apartado: Niveles de Participación).

Servicios La organización de Comunión Planet se lleva a cabo como ya hemos mencionado por parte de la empresa Hospitality Valencia. La contraprestación general que los participantes disfrutan es la siguiente: 1. Comercialización de los espacios, selección de proveedores y creación de oferta potente y equilibrada. 2. Coordinación de todos los expositores y maximización de las sinergias procedentes de su concentración. 3. Trámites y permisos municipales si fueran necesarios. La solicitud no garantiza su concesión por parte de los organismos correspondientes. 4. Coordinación de elementos comunes. 5. Limpieza interior de inicio. 6. Mantenimiento técnico de zonas comunes. 7. Decoración general y ambientación. 8. Coordinación agenda de actividades lúdicas y culturales para su dinamización. 9. Facilitará toda la información necesaria para el buen desarrollo del evento (reparto de espacios, montaje, desmontaje, decoración, etc.) No se incluyen: 1. Seguridad interior: aunque hay servicio de cámaras de vigilancia con circuito cerrado en todos los locales y alarmas. 2. Mantenimiento técnico de los montajes particulares.

Comunicación Para la difusión del evento, la organización (Hospitality Valencia) tiene previsto desarrollar el siguiente plan de comunicación con las siguientes acciones: Marketing off line: 1. Diseño de identidad corporativa del evento. 2. Creatividad personalizada con cada una de las marcas para que los expositores puedan realizar su propia comunicación (redes sociales, invitaciones, etc.). 3. Inclusión del logotipo corporativo en toda la comunicación gráfica que se realice del evento en función de su nivel de participación y su fecha de incorporación. 4. Diseño y producción de Photocall con trasera con los logos de los expositores. 5. Diseño, producción y distribución de 10.000 folletos en diferentes colegios de Valencia ciudad y provincia. Marketing online: 1. Creación y acciones de Community Manager las redes sociales de Comunión Planet:  Facebook (www.facebook.com/pages/comuplanet): para la creación de comunidad, 2 publicaciones diarias, seguimiento de páginas del sector, comentarios en otras páginas, uso de hashtags, etc.  Pinterest e Instagram: creación y difusión de la imagen del evento, tableros de Pinterest, ideas, tendencias.  Otras redes: interacción y colaboración con las redes sociales de los expositores y del Mercado de Tapineria. En otros eventos hemos contamos con la colaboración de distintas bloggers relevantes como Macarena Gea para hacer difusión en sus redes sociales y blogs. Para el mantenimiento de las redes sociales propias será necesario que los expositores faciliten material gráfico y contenido de calidad. 2. Campaña de Facebook Ads a partir de la segunda quincena de enero hasta el inicio del evento. Segmentación: mujeres 30 – 45 años con intereses en comuniones, ceremonia infantil y decoración de eventos de Valencia (inicialmente) y la Comunidad Valenciana (segunda fase). 3. Hashtag #comunionplanet para Facebook, Twitter e Instagram para identificar a la comunidad. 4. Email marketing: todos los expositores asumen el compromiso de convocar a sus bases de datos de novias para invitarlas y potencial sinergias con otros expositores. La organización pondrá a su disposición un diseño gráfico personalizado con su logo del evento y asesoramiento en contenido si fuera necesario. 5. Versión del folleto online para descarga y circulación on line.

6. Newsletter del evento: para la recirculación entre los expositores entre sus bases de datos, asi como para la difusión por parte de la organización newsletter informativa del evento con formato invitación. Envío masivo a colegios. Gabinete de prensa: 1. Redacción de notas de prensa. 2. Convocatoria y atención de medios: generalistas, especializados, blogs de niños, agenda actividades infantiles, para madres, etc. 3. Clipping de prensa a los expositores tras el evento. 4. Intervención en el programa en directo que Ramón Palomar ofrece en la 107.5 FM del viernes 6 de febrero desde el espacio de La Nube del propio Mercado de Tapinería. 5. Redacción de notas de prensa antes, durante y después del evento y convocatoria de medios para cubrirlo. Acción social: Mamás en Acción es una asociación valenciana sin ánimo de lucro cuya intención es ofrecer “tiempo de mamás” a niños que por circunstancias no cuentan con la presencia de sus padres o carecen del cariño necesario. La asociación está formada por mamás reales o mujeres que quieren convertirse en mámas por unas horas, para dedicar su tiempo a cuidar, atender y dar amor a los niños que no disponen de la cercanía de una mamá. Comunión Planet va a colaborar con Mamás en Acción haciéndola beneficiaria de algunas acciones como son: 1. Picnic urbano: está programado para la comida del viernes 6 de febrero un menú cerrado a 6 € cuya recaudación íntegra será destinada a la asociación. 2. Sorteo: nos gustaría promover a su vez un sorteo gestionado por la asociación y en su entero beneficio. Queremos proponer a los participantes hacer una donación en especie de alguno de sus productos para sortearlos en la rifa para la asociación. Mamás en Acción realizará la venta de papeletas a un precio reducido (unos 2 €) y el domingo 8 de febrero, antes del cierre se realizará la selección de los premiados en directo. Las papeletas contarán con espacio para los datos de contacto que además servirán para nutrir la base de datos de los expositores que cedan elementos para el sorteo. La asociación pondrá un stand informativo durante el evento y realizará actividades. Dará, así mismo cobertura del evento en sus redes sociales, blog (Las Provincias) y entre sus asociadas.

Calendario y horarios El showroom estará abierto desde el jueves 5 al domingo 8 de febrero de 2015. Los horarios de acceso a los vehículos a las plazas para carga y descarga están acotados por el Ayuntamiento de 08:00 a 11:00 horas. El calendario de montaje en el interior de los locales será el siguiente:  Martes 3 de febrero: de 16:00 a 20:00.  Miércoles 4 de febrero: de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00.  Jueves 5 de febrero: de 09:00 a 15:00. Se ha optado por emplazar el evento en este periodo (temporada baja de comuniones) poder atender a los niños que celebren su comunión durante la temporada de 2015 o posteriores. En siguientes ediciones se puede reajustar el calendario. El jueves 5 (sobre las 18:00 hasta las 20:00) se celebrará la apertura al público. Se hará un pequeño vino de honor con ambientación y convocatoria de medios. El horario previsto para los días en los que se desarrolle Comunión Planet será el siguiente:    

Jueves 5 de febrero: inauguración a las 18:00 hasta las 20:00 horas. Viernes 6 de febrero: de 10:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 horas. Sábado 7 de febrero: de 10:00 a 20:00 horas. Domingo 8 de febrero: de 10:00 a 18:00 horas.

NOTA: El horario es indicativo pudiendo consensuarse con los intereses mayoritarios de los participantes o ajustarse en función de las circunstancias (presencia de público, factores climatológicos, etc.).

Mercado de Tapineria www.mercadodetapineria.com El lugar seleccionado para la celebración del showroom es el Mercado de Tapinería. Se trata de un espacio de reciente apertura (mayo 2013) con un concepto de gestión de tiendas y eventos efímeros muy urbano y moderno. Su ubicación es inmejorable, ya que se encuentra situado en pleno casco antiguo de Valencia, justo al lado de la Plaza de la Reina. La comunicación es muy buena y el tráfico de personas muy abundante.

Engloba dos plazas peatonales y 6 locales comerciales. En este espacio conviven una cafetería permanente (Bar&Kitchen), una sala polivalente con dotación para actividades gastronómicas, etc. (La Nube) y varios locales para tiendas efímeras. Cada 2 semanas aproximadamente, el Mercado se transforma, cambiando completamente la temática y la decoración del espacio pero buscando siempre las últimas tendencias, originalidad, diseño y moda en la disciplina que sea.

Desde su inauguración y con unos cuantos eventos a sus espaldas (Boda Plan, antigüedades, moda mujer, moda infantil, gastronomía, etc.), el Mercado de Tapinería se ha convertido en un referente cultural y social en el mapa de Valencia.

Espacios disponibles El Mercado de Tapinería se encuentra repartido entre 3 diferentes locales comerciales. Los espacios interiores se dividen así mismo en las áreas que se detallen en el plano siguiente de manera aproximada. Espacios en planta baja:

NOTA: Las superficies reales se replantearán in situ pudiendo sufrir alguna variación en función de las necesidades que se presenten los montajes de acuerdo con los expositores.

Actividades Comunión Planet quiere ir más lejos y dar algo más. No se trata simplemente de un lugar donde encontrar las propuestas de cada expositor y realizar contactos profesionales y comerciales, sino que además tiene la intención de crear una experiencia positiva, cercana y con alto valor añadido a sus visitantes. El evento acompaña su oferta comercial de una agenda de actividades paralelas cuyo contenido irá relacionado con la temática “comunión” en las que los visitantes e interesados puedan inscribirse y participar. Estas acciones se convierten en una fuente fundamental de oportunidades de comunicación e incrementan el tráfico de visitantes y el flujo de noticias vía medios tradicionales, blogs, webs y redes sociales. Las opciones son infinitas ya que se adaptaran a las propuestas e intereses de cada expositor. Se podrán realizar desde charlas, presentaciones de producto, talleres, degustaciones, pases de moda, etc. La realización de estas actividades es una oportunidad (no una obligación) pero consideramos que brindan a los expositores un protagonismo que no deben dejar pasar para aprovechar al máximo el potencial de Comunión Planet. Según la naturaleza de la actividad se podrá realizar en los espacios de cada expositor, en los espacios públicos comunes (vinculado a permisos) y en el altillo del local B (Ver plano).

Niveles de participación

Es aquel que ocupa un espacio físico en Comunión Planet en el que presentar a su empresa y a sus servicios o productos durante todo el evento. Tiene derecho a:  La asignación de un espacio físico que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la promoción o venta de su producto.  Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.  Ocupación del espacio polivalente para desarrollar actividades a su conveniencia. El precio según el espacio seleccionado es el que se refleja en la siguiente tabla: ESPACIO A1 A2 A3 A4 B1.1 B1.2 B2 B3 B4 C1 C2 C3 C4

PRECIO 400 € 350 € 400 € 400 € 320 € 200 € 350 € 350 € 380 € 380 € 350 € 350 € 380 €

Si un expositor deseara compartir los espacios que aquí se detallan con alguna otra marca deberá autorizarlo la organización. El precio resultante para cada uno de los expositores que compartan será la mitad del precio del espacio que figura en la tabla más 25 € de coste adicional.

Es aquel que no ocupa un espacio físico pero que aporta cualquier material comercial como merchandising, folletos, tarjetas de visita, catálogos, etc. de la mano de un expositor presencial. 13

Es aquel que realiza una actividad promocional puntual durante el evento. Su participación no es continua, sino que participa dentro de una agenda programada con un horario y calendario determinado y consensuado con la organización. El coste de participación es de 100 € por una acción concreta de un día y 50 € por día adicional.

Patrocinadores que deseen capitalizar de manera singular el evento (máximo 3). Provendrán siempre de sectores transversales o generalista, que no entre en conflicto con la actividad de los expositores presenciales ni con sus imagen. En esta categoría podrían entrar sectores generalistas como páginas web especializadas, medios de comunicación temáticos o cualquier otra categoría, que pudiendo ser un expositor presencial, decida tener una mayor relevancia en el evento. Tiene derecho a:  La tematización preeminente general del evento con aplicación preferencial de su logo en toda la comunicación y capitalización del nombre del nombre de Comunión Planet asociado a su marca.  La asignación de un espacio físico preferencial que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la atención a los visitantes.  Presencia en los espacios comunes de su marca y material comercial durante el evento según lo que se acuerde con la organización.  4 horas de ocupación del espacio polivalente de La Nube para desarrollar actividades a su conveniencia. La gestión de la ocupación del espacio la llevará la organización y se realizará por orden de antigüedad.  Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.

Es aquel patrocinador que posee un producto y que realiza una actividad puntual de duración determinada para degustarlo, de muestras o lo presentarlo. No podrá entrar en ningún caso en conflicto con los expositores presenciales ni con el patrocinador principal. Se trataría de bodegas, reposterías, secaderos de jamones, etc. NOTA: Los precios son sin IVA (+ 21%).

Boda Plan 2014 Como muestra de la concepción y ejecución de una feria similar a Comunión Plante, ofrecemos una muestra de lo que fue la última edición de Boda Plan 2014 (segunda edición). Imágenes: Consulte las redes sociales de Boda Plan (www.hospitalittyvalencia.com/bodaplan, Pinterest, Facebook, Instagram, etc.)

Participantes:                       

Balneario Alameda: spa y tratamientos Ceibo: alquiler elementos para bodas Colorus: maquillaje Copa Ilustrada:música Dotze Cordes: música Juan Pedro: Chef a domicilio Evento’s: detalles para regalo Eventos Danra: alquiler de carritos de comida Fandi: cajas personalizadas y fotografía boda Froggies: animación infantil Ikea: cesión mobiliario para concurso La Guinda de tu Fiesta: alquiler mantelerías La Tartana (Conchita Cañamás): decoración floral Luis Rocamora: alta costura novias Macarena Gea: wedding planner Nada Convencional: wedding designers Nautalia: agencia de viajes Oh La La: candy bars Quartet Entonades: música Rossflair Cockteleria: coctelería acrobática Sauclass: alquiler vehículos novios Singularu: alianzas a medida Tousette: tocados

Apariciones en medios: Televisión:  TV Mediterráneo: programa “Estil Mediterráni” del 3 de octubre de 2014. Prensa escrita:  Levante: artículos viernes 3 de octubre (Inauguración) y sábado 4 de octubre (artículo página completa en la sección de “sociedad”). Blogs y Webs:  Love Valencia  Macarena Gea  Tousette Blog  Photogeometrics  Inoutstyle  Mirincondebodas  Bodas-conotroenfoque.es  Bloglovin.com  Bodasdealcoy.wordpress.com

Si estás interesado Los interesados deberán ponerse en contacto con la organización de Comunión Planet a través del correo info@hospitalityvalencia.com o a través de los teléfonos 686942002 (Sonia Andreu) y 610451640 (Valia Gómez). Con todos los interesados se mantendrán entrevistas personales donde se comentará la filosofía del evento, se conocerá su actividad y su trabajo, se resolverán cualquier tipo de dudas y se realizarán visitas al espacio físico si lo desean. El plazo máximo de inscripción será hasta el 26 de enero para los expositores presenciales y el patrocinador principal, siempre y cuando siga habiendo espacios disponibles. La reserva formal de espacio se realizará mediante la justificación del pago del 50% del coste. El importe restante será abonado antes del 2 de febrero. NOTA: En caso de cancelación de la participación por parte del expositor con una antelación inferior a los 10 días naturales previos al inicio del evento, no se reembolsará la reserva. Si el preaviso es en un plazo superior, se reembolsará una cantidad parcial. Se mantendrá a los expositores oportunamente informados de todas las novedades, incorporaciones, normas, cambios, etc. así como de cualquier información de su interés que se produzca hasta después de la celebración del evento. Todos los expositores recibirán una copia de este documento. La participación en el evento implica la aceptación por parte del participante de todas las obligaciones/derechos aquí recogidos en función de su nivel de participación así como del cumplimiento de los compromisos por parte de la empresa promotora, Hospitality Valencia S.L.

Organización y contacto Mail general: info@hospitalityvalencia.com Sonia Andreu Arias: Mail: sonia@hospitalityvalencia.com Móvil: 686942002

Valia Gómez Domínguez: Mail: valia@hospitalityvalencia.com Móvil: 610451640