Scrittura professionale by Il Portico Novellara

MICHELA ALESSANDRONI

SCRITTURA PROFESSIONALE

Titolo “SCRITTURA PROFESSIONALE”

Autore Michela Alessandroni

Editore Bruno Editore

Sito internet www.brunoeditore.it

ATTENZIONE: questo ebook contiene i dati criptati al fine di un riconoscimento in caso di pirateria. Tutti i diritti sono riservati a norma di legge. Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta con alcun mezzo senza l’autorizzazione scritta dell’Autore e dell’Editore. È espressamente vietato trasmettere ad altri il presente libro, né in formato cartaceo né elettronico, né per denaro né a titolo gratuito. Le strategie riportate in questo libro sono frutto di anni di studi e specializzazioni, quindi non è garantito il raggiungimento dei medesimi risultati di crescita personale o professionale. Il lettore si assume piena responsabilità delle proprie scelte, consapevole dei rischi connessi a qualsiasi forma di esercizio. Il libro ha esclusivamente scopo formativo e non sostituisce alcun tipo di trattamento medico o psicologico. Se sospetti o sei a conoscenza di avere dei problemi o disturbi fisici o psicologici dovrai affidarti a un appropriato trattamento medico. 3 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Sommario

Introduzione

pag. 5

Capitolo 1: Come comunicare attraverso la scrittura

pag. 8

Capitolo 2: Come applicare i modelli testuali ai contenuti brevi

pag. 21

Capitolo 3: Come applicare i modelli testuali ai contenuti complessi

pag. 42

Capitolo 4: Come realizzare una presentazione efficace in formato elettronico pag. 55 Conclusione

pag. 73

Introduzione

Ai miei genitori, Irene e Massimo

Ti sarà capitato molte volte di leggere un testo che non fosse all’altezza delle tue aspettative, per via dell’esposizione disordinata o perché privo delle informazioni importanti che cercavi. Allo stesso tempo, ti sarà capitato di doverne scrivere a tua volta uno, ma senza avere ben chiaro il messaggio da trasmettere e gli obiettivi che volevi raggiungere oppure senza riuscire a essere del tutto chiaro e convincente.

In azienda, nello svolgimento dell’attività lavorativa, la comunicazione scritta è sempre stata un elemento fondamentale, che negli ultimi anni si è ampliata ancor di più, soprattutto per via dell’utilizzo abituale della posta elettronica.

i giornalisti, abbracciano la specializzazione di una materia, che deriva dalla propensione naturale, dallo studio e dalla pratica costante. Coloro ai quali mi rivolgo in questo testo sono tutti gli altri: da coloro che per ragioni lavorative si trovano a dover scrivere anche solamente le classiche “due righe” fino a coloro che devono mettere nero su bianco idee, proposte di progetti, relazioni tecniche. Tutti coloro che, a qualsiasi livello gerarchico appartengano nella loro azienda, hanno in comune non solo il mezzo espressivo - la scrittura - ma anche la sua scarsa conoscenza.

Per introdurre la tematica e mostrarne la attuabilità, tratteggerò per te il significato generale della comunicazione scritta e la sua applicazione pratica sul luogo di lavoro. Ti farò conoscere, poi, le tipologie e i modelli testuali, analizzando i più diffusi tra questi, in modo che tu possa iniziare ad applicarli immediatamente, mettendo in pratica quanto imparato. Uno spazio a parte sarà dedicato alla realizzazione efficace della presentazione in formato elettronico; ho voluto riservare un posizione di privilegio a questo argomento, perché si tratta di uno strumento largamente usato, molto versatile, ma i cui criteri di elaborazione sono poco noti. 6 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Sin da ora, puoi formulare degli obiettivi chiari e concreti, che potrai raggiungere attraverso la lettura di questo testo e la messa in atto delle tecniche esposte: uscire dalla selva di una comunicazione difficoltosa, imparare dai modelli testuali proposti a schematizzare e semplificare, rendere ordinata e coerente lâ&#x20AC;&#x2122;esposizione e imparare, insomma, a comunicare attraverso la scrittura in maniera chiara ed efficace.

CAPITOLO 1: Come comunicare attraverso la scrittura

Come anticipato nell’Introduzione, dedicherò questa prima parte del libro alla definizione generale della comunicazione scritta e alla sua applicazione in azienda e sul posto di lavoro. Iniziamo, allora, con un po’ di storia.

Come filologa, ho avuto modo di studiare a fondo la storia della scrittura, dalle sue origini al suo sviluppo nel corso del tempo: un percorso estremamente affascinante, frutto del genio dell’uomo che è riuscito a evadere dall’oscurità della preistoria per entrare a tutti gli effetti nella storia.

Fu alla fine del IV millennio a.C. che comparvero in Egitto e in Mesopotamia alcune iscrizioni su degli oggetti: si trattava delle prime forme di comunicazione scritta. Il bisogno di comunicare attraverso scrittura è quindi molto antico e, sin dal periodo iniziale, connesso alle esigenze amministrative e contabili: una 8 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

scrittura aziendale ante litteram, insomma.

Purtroppo non è questa la sede per dilungarmi nell’esposizione di un

cammino

che

continuiamo,

volte

senza

molta

consapevolezza, a percorrere, ma questo breve preambolo mi è necessario per affermare l’importanza di questa forma di comunicazione di cui tuttora ci serviamo quotidianamente. Non sto facendo riferimento alla narrativa o alla poesia, forme artistiche che non rientrano nella presente trattazione, ma di quella scrittura che utilizziamo per comunicare soprattutto sul posto di lavoro dove la scrittura è utilizzata per l’invio di informazioni, per il coordinamento delle attività, per l’abituale svolgimento delle mansioni di ognuno.

Se questo era vero in passato, lo è ancor di più nel nostro tempo: grazie alla diffusione della cultura, del benessere e della tecnologia, infatti, questa forma di comunicazione è accessibile a tutti e predominante rispetto alle altre, se non altro per il valore ufficiale e legale che spesso gli si conferisce.

SEGRETO n. 1: la scrittura è frutto del genio umano: nata nel IV millennio a.C., ancora ce ne serviamo quotidianamente, soprattutto in ambito professionale, conferendole spesso valore ufficiale e legale.

Tutti noi, per ragioni legate alle nostre funzioni, produciamo ogni giorno una quantità di contenuti scritti, che trasmettiamo tramite circolari, relazioni, email e presentazioni in formato elettronico. Ma non è sempre stato così.

Il tempo avanza inesorabile e tutto ciò che sembra saldo e immutabile, in un certo periodo storico, invece cambia e viene sostituito. Questo è avvenuto anche per i supporti su cui scrivere: papiri, pergamene e tavolette non si utilizzano più e, chissà, forse un giorno scomparirà anche la pratica di scrivere su carta. È stato sempre così, il processo è continuo: il vecchio supporto lascia spazio al nuovo che avanza e che, per diverse ragioni, è più conveniente.

vecchio e il nuovo e ci serviamo di entrambi parallelamente. Siamo testimoni di un lento passaggio di consegne e dobbiamo essere in grado di utilizzare al meglio tutti gli strumenti a disposizione. Naturalmente anche la forma espressiva cambia e scrivere sull’uno non è come scrivere sull’altro dei supporti: ci viene richiesta qualche abilità in più.

A questo punto possiamo entrare nel vivo della questione e fissare un primo concetto di base. Da chi ci viene richiesta questa nuova abilità? Dal tipo supporto e di messaggio che si vuole veicolare, certo, ma da i destinatari della nostra comunicazione, soprattutto: sono loro che, figli dei tempi, non bisogna perdere mai di vista.

Poi ci sei anche tu, ovviamente, e c’è quello che hai pensato e che vuoi mettere nero su bianco per comunicarlo agli altri.

Per mettere in scena secondo una sequenza logica questi elementi, diciamo che esiste:  l’emittente, che genera l’idea e la elabora per iscritto;  il messaggio, che viene steso e veicolato attraverso la scrittura;  il destinatario, che legge, interpreta e risponde all’emittente. 11 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Avrai sentito più e più volte parlare di questi tre protagonisti della comunicazione, perciò non starò qui a ripetere concetti che ti saranno

già

noti.

Voglio

però

soffermarmi

istante

sull’importanza che questi tre soggetti rivestono nella tua comunicazione scritta in azienda.

SEGRETO n. 2: i protagonisti della comunicazione scritta sono l’emittente, il messaggio e il destinatario, ciascuno con un ruolo di specifica rilevanza che è basilare non perdere mai di vista.

Nella produzione di un testo aziendale, non sempre ci si domanda se il messaggio che si vuole trasmettere al destinatario sia stato formulato ed espresso nel migliore dei modi e se sia giunto a lui correttamente: un errore che con un po’ di attenzione e di pratica può essere evitato.

Non si tratta di diventare scrittori, giornalisti o pubblicitari, ma di imparare ad adottare quelle tecniche necessarie a rendere efficace la tua scrittura in azienda.

Il primo punto nodale è questo, dunque: non devi mai perdere di vista i tuoi destinatari. Nella scrittura professionale questi destinatari sono formati da due gruppi di lettori, il primo che definiamo “interno” e il secondo che definiamo “esterno”. Molto spesso ci si rivolge all’uno o all’altro indifferentemente, correndo il rischio di risultare approssimativi e poco professionali. Ti sarà senz’altro capitato di ricevere una relazione, un invito, una brochure e di aver pensato che poteva essere preparata con maggiore cura e impegno. Ti sarà anche capitato di aver composto delle relazioni, degli inviti o delle brochure, ma probabilmente senza che avanzare quelle considerazioni: sai perché questo è avvenuto? La risposta è semplice: perché non hai individuato il tuo destinatario e non ti sei messo nei suoi panni.

Riassumendo, dunque, il primo passo che devi fare è quello di individuare il destinatario del tuo messaggio e il secondo quello di metterti nei suoi panni, di comprendere le sue esigenze e il suo punto di vista: dall’interesse per l’argomento esposto al tempo a disposizione per leggerlo. Non è semplice, ma con il tempo e l’esercizio diventerà meno complicato di quanto possa essere all’inizio: devi necessariamente mettere in pratica questo 13 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

passaggio, perché è basilare per comunicare nel modo migliore attraverso la parola scritta e assicurarsi l’attenzione del lettore.

Prima di cominciare a scrivere ti suggerisco di fare ulteriori riflessioni e di porti alcune domande: con la pratica tutto il percorso diventerà più rapido, ma, le prime volte, non avere fretta di buttare giù il testo. Per prima cosa chiediti quale mezzo sia il più opportuno, poi focalizzati su ciò che vuoi trasmettere e sulle informazioni di cui il destinatario ha bisogno, infine, considera la relazione che al momento intercorre fra te e lui e come vuoi che si sviluppi in futuro. Dopo aver trovato una risposta a queste domande, la situazione si sarà fatta più chiara e il tuo obiettivo più facilmente raggiungibile, perché con ciascun destinatario interagirai in modo mirato.

SEGRETO n. 3: i destinatari hanno esigenze che bisogna imparare a comprendere prima di formulare il messaggio scritto: solo in questo modo ci si assicura la loro attenzione e comprensione.

essa, dicevo. Ma, nella pratica di tutto i giorni, quali sono i testi che indirizziamo loro? Fax, comunicati, email, relazioni, documentazione di vario tipo: da questo insieme confuso, cerchiamo di distinguere cosa è indirizzato al pubblico interno e cosa al pubblico esterno, pur considerando che non è possibile fare una suddivisione del tutto netta.

Al gruppo di lettori interno sono rivolte:  circolari;  relazioni;  regolamenti;  avvisi;  verbali;  manuali operativi;  email;  presentazioni in formato elettronico.

 profili aziendali sui Social Network;  email;  fax;  comunicati stampa;  schede dei prodotti.

Questi elenchi sono costituiti da voci esemplificative dei diversi tipi di mezzi, ossia dei principali canali di comunicazione scritta. Dal contenuto dei prossimi capitoli potrai evincere le differenze che intercorrono tra tutti questi mezzi, elettronici e non elettronici, imparando a coniugarli con il codice e il modello di scrittura che gli sono propri.

SEGRETO n. 4: al gruppo di lettori interno e a quello esterno vengono rivolti messaggi differenti, ciascuno caratterizzato dal tipo di scrittura più idonea.

Oltre al destinatario e al messaggio c’è ancora un terzo elemento da tenere in considerazione e, come già sai, questo terzo elemento sei tu, produttore, responsabile ed emittente del messaggio.

Essere riconosciuto come autore di un testo implica assumersi la responsabilità di quanto scritto e diffuso: per questo motivo è importante fare chiarezza sugli obiettivi che si vogliono raggiungere, sia nel caso in cui si scriva per proprio conto sia nel caso in cui lo si faccia a nome di più persone, di un team di lavoro per esempio. In questo secondo caso è necessario che gli obiettivi siano espressi apertamente e con dovizia di particolari e che siano condivisi da tutti i membri del gruppo.

La tua responsabilità, dunque, può estendersi fino al punto di dover esprimere idee concepite da altri. In ogni caso, nel momento in cui tu rivesti il ruolo di autore lo fai perché le tue mansioni professionali lo implicano, intrecciando le due figure attorno a un comune destino.

Scrivere è creare e, come in ogni atto creativo, attraverso la scrittura si realizza l’idea concepita nella mente del creatore, nel nostro caso mettendola nero su bianco. Per questo la tua individualità lascia una traccia più o meno visibile in ciò che scrivi, nel bene e nel male.

Che tu lo voglia o meno, mentre scrivi racconti qualcosa di te e lo trasmetti al lettore attento, che sa cogliere i messaggi guardando oltre la superficie. Non tutti però hanno il tempo, la voglia e le capacità di leggere in modo così profondo ed è un vero peccato, perché è importante che gli altri colgano la tua presenza dietro al messaggio.

La parola d’ordine, allora, è: personalizzare! Crea il tuo stile, utilizza la grafica per perfezionare e valorizzare i contenuti, rendi il messaggio immediatamente riconoscibile come tuo.

Avere delle idee creative, però, non basta. Tutto questo deve essere il completamento di un processo in cui si diano per scontate alcune attitudini personali innate o acquisite:  la perfetta conoscenza della lingua utilizzata nella redazione dei testi, sia dal punto di vista grammaticale che dal punto di vista sintattico;  una certa facilità di espressione;  una buona capacità di analisi e di sintesi.

raggiungere il tuo scopo. Se pensi di non possederle in quantità, non ti demoralizzare: vedrai in seguito come comportarti con dei modelli pratici che puoi applicare al tuo caso.

All’inizio, per elaborare un buon testo dovrai impegnarti e spendere un po’ più di tempo rispetto a quello che normalmente concedi:

analizzerai

situazione

nel

suo

complesso,

individuando strumento e destinatario, focalizzerai a tua attenzione sul messaggio che vorrai recapitare, scriverai e rivedrai il testo con cura. Poi, con la pratica e l’assunzione del metodo giusto tutto filerà più liscio, dal flusso comunicazionale al contenuto che produrrai.

RIEPILOGO DEL CAPITOLO 1:  SEGRETO n. 1: la scrittura è frutto del genio umano: nata nel IV millennio a.C., ancora ce ne serviamo quotidianamente, soprattutto in ambito professionale, conferendole spesso valore ufficiale e legale.  SEGRETO n. 2: i protagonisti della comunicazione scritta sono l’emittente, il messaggio e il destinatario, ciascuno con un ruolo di specifica rilevanza che è basilare non perdere mai di vista.  SEGRETO n. 3: i destinatari hanno esigenze che bisogna imparare a comprendere prima di formulare il messaggio scritto: solo in questo modo ci si assicura la loro attenzione e comprensione.  SEGRETO n. 4: al gruppo di lettori interno e a quello esterno vengono rivolti messaggi differenti, ciascuno caratterizzato dal tipo di scrittura più idonea.

CAPITOLO 2: Come applicare i modelli testuali ai contenuti brevi

Come da programma, è arrivato il momento di esaminare le tipologie e i modelli testuali. Dopo aver chiarito quali informazioni vuoi trasmettere e a chi ti stai rivolgendo, occorre quindi che inizi a considerare l’organizzazione degli elementi sulla pagina.

In questa fase di pianificazione, puoi elaborare uno schema e servirtene per stabilire la progressione testuale e la distribuzione delle parti di testo. Tutto questo non può essere casuale, deve rispettare una certa sequenza, logica o temporale. Il tuo schema costituisce una sorta di bozza, in cui l’ordine delle informazioni è sviluppato per argomenti e sottoargomenti secondo una successione semantica e testuale.

individuare un linguaggio conforme, occorre che tu, ancora una volta, non perda di vista il destinatario. Questo è il momento in cui il focus passa dal messaggio al testo vero e proprio, che è da intendersi come qualcosa che va oltre il mero significato e, anzi, lo contiene.

SEGRETO

nel

momento

cui

passa

dall’individuazione del messaggio all’elaborazione del testo, è utile e pratico realizzare uno schema con argomenti e sottoargomenti da utilizzare come bozza.

Tieni presente che nella redazione dei testi disponi di più parti costitutive che sono tipiche del mezzo che hai scelto per veicolare il messaggio.

Per esempio, nella composizione di un documento complesso, disponi di due parti principali:  il corpo del testo, che è costituito dall’elaborato, suddiviso per capitoli, paragrafi, sottoparagrafi e via dicendo;  il paratesto, che è una strategia interpretativa grazie alla quale si suggerisce al destinatario il modo migliore per fruire del 22 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

testo, grazie ad alcune indicazioni di contorno che vanno dall’indice al glossario, dalle sezioni di approfondimento alle note.

Anche nell’elaborazione di testi più brevi e meno complessi devi tener conto delle parti costitutive di ciascuno, come vedremo insieme in seguito. Per il momento ti basti sapere che esiste già una base su cui lavorare e inserire i tuoi contenuti.

Dopo aver organizzato il materiale, devi pensare alla veste linguistica, individuando e adottando la tipologia e il modello testuale più confacente.

Tipologie e modelli testuali Esaminiamo, a questo punto, le famigerate tipologie testuali e verifichiamo a quale di esse il tuo scritto può appartenere. Suddivise in categorie, le ripartiamo qui in base alla loro funzione, che può essere:  regolativa, quando stabilisce norme e fornisce istruzioni, come nei regolamenti aziendali e nei manuali operativi;  informativa, quando fornisce notizie e spiegazioni, come nelle 23 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

brochure informative, negli avvisi, nelle email, nei fax;  descrittiva, quando espone le caratteristiche di una persona o di un prodotto, come nei cataloghi;  narrativa, quando racconta una serie di fatti avvenuti, come nei verbali e negli articoli;  argomentativa, quando sostiene una tesi e influenza il comportamento delle persone, come in una pubblicità o in un articolo in cui si esprima un’opinione.

A ciascuna di queste categorie appartengono dei modelli testuali che rispondono a determinate caratteristiche strutturali e di scopo, come mostrato negli esempi di ciascuna funzione. Alcuni testi possono avvicinarsi a più categorie e quella di appartenenza viene generalmente stabilita dalla predominanza di certi elementi peculiari sugli altri.

Per comodità espositiva e per tracciare un quadro più chiaro, esamineremo i modelli testuali applicati ai testi brevi, in questo capitolo, e ai testi più articolati e complessi, nel capitolo successivo. In particolare, ci occuperemo qui di email, fax e lettera aziendale, mentre in seguito prenderemo in considerazione 24 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

una prosa più complessa, quella del catalogo, della relazione e del verbale.

Prendiamo, allora, le mosse da questi primi modelli che appartengono principalmente alla tipologia testuale informativa e richiedono la produzione di contenuti semplici, chiari e sintetici.

L’email Come sai, l’avvento di internet ha portato a numerosi cambiamenti nell’ambito della comunicazione scritta e alcuni mezzi che prima sembravano fantascientifici da diverso tempo costituiscono la prassi all’interno degli uffici. Di questi mezzi il più diffuso è sicuramente l’email, regina incontrastata della comunicazione veloce. Voglio trattare dell’email per prima, proprio perché è con questa che avrai maggiormente a che fare nello svolgimento della tua attività lavorativa quotidiana.

Difficile da categorizzare, potendo recare in sé contenuto di vario genere, nell’ambito professionale è per lo più parte della tipologia informativa.

Si tratta di un mezzo che ti permette di rivolgerti al destinatario utilizzando diversi registri, da quello più impostato e formale a quello più amichevole e diretto; in tutti i casi immediatezza e velocità sono due grandi vantaggi.

Una email è composta da diversi campi che devi compilare con cura:  il campo in cui inserire l’indirizzo di posta del destinatario del tuo messaggio;  il campo Cc, riservato al destinatario secondario, quello che vuoi mettere a conoscenza dei fatti, ma al quale non ti stai rivolgendo in maniera diretta;  il campo Ccn, in cui devi inserire, qualora lo riterrai opportuno, l’indirizzo email di chi vuoi mettere a parte delle informazioni contenute nell’email, ma senza che il destinatario principale ne sia informato.

Gli indirizzi ovviamente possono essere più di uno in ciascuno di questi campi.

nella composizione della tua email, ti consiglio di compilarli per ultimi, e cioè solo dopo aver formulato l’oggetto e il corpo del testo e dopo aver allegato eventuali file da inviare. Questo perché potresti cliccare sul tasto dell’invio troppo presto, per fretta o per errore, senza aver riletto il contenuto e senza aver controllato la presenza di tutti gli elementi.

Il secondo campo che ti si para davanti è quello dell’oggetto. Troppo spesso trascurato o riempito frettolosamente, rappresenta invece una bella opportunità, per diverse ragioni. Innanzitutto è ciò che compare visibilmente, insieme alla data, nella casella delle email in arrivo: se il nome del mittente costituisce il biglietto da visita, l’oggetto rappresenta la chiave che il destinatario può girare oppure no, aprendo o cestinando l’email. Mi raccomando, che sia breve ed esplicativo.

Una volta che il destinatario ha accettato di leggere il tuo messaggio, gli si presenta il corpo del testo, che tu avrai diligentemente

organizzato

formulato,

tenendo

considerazione tutti i criteri che già ben conosci.

Quello che ti mostro è un esempio visivo dei campi che ti ho illustrato finora solo a parole.

Nell’elaborazione del testo, come puoi vedere, disponi di una serie di strumenti che ti permettono di agire sul testo marcandolo variamente. Già, ma in che misura utilizzarli? Così come per gli altri mezzi che esamineremo, ti suggerisco di farlo con una certa parsimonia.

A questo punto, però, devi occuparti del corpo del testo, da scrivere nello spazio bianco più ampio, al di sotto di tutti gli altri campi, che fanno da preambolo. 28 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Mutuandola dalla scrittura per il web (siti, forum, mailing list ecc.), anche quella utilizzata per le email rispetta la cosiddetta netiquette, ossia l’etichetta della rete: un vero e proprio galateo del web.

Il tuo messaggio, nello specifico, ha queste regole da rispettare:  la lunghezza del testo deve essere breve;  i paragrafi devono essere suddivisi per blocchi testuali, separati da una linea bianca per migliorarne la leggibilità;  i punti elenco e le schematizzazioni sono da preferire in luogo di frasi lunghe;  lo stampatello deve essere evitato, perché corrisponde ad un innalzamento del tono della voce;  la firma deve essere inserita, in modo che alla fine del messaggio compaia con tutti i tuoi dati: nome, cognome, ruolo, azienda e indirizzo.

A queste regole voglio aggiungere due suggerimenti che non riguardano l’aspetto tecnico della composizione dell’email, ma che sono legati al buon senso che dovrebbe guidare ciascuno di noi: 29 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

 non intasare la casella di posta altrui con le cosiddette catene di Sant’Antonio, perché spesso si tratta di email indesiderate;  quando ricevi una email, rispondi sempre, anche se non ti viene richiesto esplicitamente un riscontro: in questo modo il mittente può star certo che l’invio sia andato a buon fine e sentirsi preso da te nella giusta considerazione.

SEGRETO n. 6: tra i mezzi utilizzati nella comunicazione aziendale, il più diffuso è l’email. Seguire alcune regole di base nella sua compilazione ed elaborazione permette di inviare messaggi chiari ed efficaci.

A volte l’espressione scritta compie degli strani giri intorno alla storia ed elementi che sembravano sorpassati e obsoleti tornano in auge anche dopo moltissimi anni. Millenni, in questo caso.

Sto parlando degli emoticon, quelle faccine che a fine frase tutti noi abbiamo iniziato a utilizzare dapprima nelle chat e negli SMS e poi anche nelle email. Parte del linguaggio iconico per alcuni, corrispondenti ai geroglifici egiziani per altri, in effetti gli emoticon non possono non farmi tornare in mente alcuni 30 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

particolari segni grafici utilizzati nell’antico Egitto. Ma non parlo della scrittura geroglifica in generale, come mi è capitato di leggere in numerosi articoli sul caso, ma dei cosiddetti determinativi, in particolare. Si tratta di segni, posti alla fine della parola, che denotano l’ambito a cui l’autore si riferisce: proprio come gli emoticon, che, con la loro presenza, determinano il contesto di lettura.

Usati soprattutto in una comunicazione interna e informale, Questi segni di interpunzione, che messi assieme compongono delle faccine denotano in maniera immediata il contesto di riferimento, trasmettendo gli stati d’animo dello scrivente e indirizzando il destinatario verso una corretta lettura e interpretazione del testo. In una comunicazione formale e rivolta all’esterno, vanno invece evitati, poiché il registro adottato sarà quasi certamente più convenzionale. Se possono essere d’aiuto nella comunicazione informale di tutti i giorni, non puoi utilizzarle se ti stai rivolgendo in maniera ufficiale a dei colleghi, a dei superiori, a dei clienti ecc.

SEGRETO n. 7: a seconda del registro utilizzato e del destinatario del messaggio, possono essere usati quei segni di interpunzione che assieme creano i cosiddetti emoticon: da utilizzare soprattutto quando la comunicazione è amichevole e informale.

Il fax Accanto all’email resiste ancora, dopo lungo tempo, il fax (facsimile). L’importanza del fax è data dal valore legale dei documenti che si inviano attraverso questo strumento. Oltre che da tale punto di forza, è caratterizzato da alcuni punti di debolezza, a cui negli ultimi anni è stato sopperito dall’unione di questo mezzo con quello della posta elettronica: se prima un fax veniva inviato e il ricevente non aveva a disposizione della carta su cui stamparlo, il messaggio andava perso. Ora, invece, il messaggio compare direttamente nella tua casella di posta elettronica alla stregua di una email qualsiasi.

In ogni caso, occorre che tu presti attenzione ad altri fattori per ottenere un buon risultato: la cover, cioè la copertina, e la leggibilità del testo. 32 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Prevedi l’inserimento di una cover prima del foglio contenente il messaggio, in cui includere i seguenti elementi:  il logo aziendale;  il tuo nome e il tuo cognome;  il nome e il cognome del destinatario;  il numero di fax da cui stai inviando il messaggio;  la data di invio;  il numero di pagine di cui si compone tutto il fax;  l’oggetto (così come abbiamo già visto per l’email);  i commenti, dove puoi inserire altre informazioni utili.

Quello che segue è solo un esempio di modello di cover fax, ma ne puoi scaricare altri dalla formattazione diversa cercando in internet; tuttavia, è bene che l’azienda, grande o piccola che sia, abbia un proprio standard e delle cover fax sempre pronte all’uso con il logo e tutti i dati societari.

Fondamentale, come ti ho anticipato, è la leggibilità di quanto scritto; utilizza un pennarello nero a punta fina in luogo della penna o della matita e traccia tratti netti e sicuri. Al contrario che nell’email, nel fax puoi utilizzare lo stampatello senza correre il rischio di apparire maleducato, anzi ti assicurerai la buona leggibilità del tuo testo.

SEGRETO n. 8: il fax è uno degli strumenti più utilizzati sul posto di lavoro per l’invio di documenti, in quanto ne garantisce il valore legale.

La lettera La lettera aziendale può appartenere a più tipologie testuali, ma è redatta con un tipo di prosa che può essere facilmente standardizzata: l’importante è che sia formulata con determinati elementi che portano alla giusta efficacia comunicazionale.

Come hai avuto modo di leggere riguardo alle altre forme di corrispondenza, anche per la lettera esistono dei campi che occorre compilare: sono le parti che non devono mai mancare in questa forma di comunicazione aziendale. Vediamo, allora, quali 35 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

sono e in quale modo devono essere disposti sulla pagina bianca. Innanzitutto, come puoi immaginare, il destinatario e il suo indirizzo. Posizionali in alto a sinistra, in modo tale da renderli visibili anche una volta inserita la lettera in una busta con finestra. Fai precedere il nome del destinatario da un titolo (Dott., Prof., Avv., Ing. come abbreviazioni di “Dottore”, “Professore” “Avvocato”, “Ingegnere”) o da un aggettivo di cortesia (Gent., Ill. Egr. come abbreviazioni di “Gentile”, “Illustre”, “Egregio”, i tre qualificativi maggiormente utilizzati). In alternativa, puoi anteporre al nome un semplicissimo Sig.ra o Sig. (“Signora” o “Signore”) Se si tratta di un’azienda di cui non hai un referente in carne e ossa, allora è consigliabile utilizzare l’abbreviazione Spett. (“Spettabile”); se, al contrario, hai un nominativo di riferimento, utilizza l’abbreviazione c.a. (“Alla cortese attenzione di”).

In alto a destra devi posizionare, invece, la data di redazione della lettera e portarla qualche riga più in basso rispetto al destinatario. Evita di utilizzare formule desuete, come l’arcaico e burocratico “li”.

Subito dopo la data, puoi collocare l’oggetto della lettera, in forma sintetica. Per rendere il testo più visibile, ti consiglio di marcarlo con il grassetto o, in alternativa, con la sottolineatura.

Il corpo del testo si apre a questo punto riprendendo il nome del destinatario con tutta la sua corte di titoli e aggettivi e presentando immediatamente l’oggetto del messaggio.

Al contrario delle situazioni precedenti (email e fax), pur nella brevità del testo, ti viene richiesta ora una certa analisi dei dati: cerca di essere il più esauriente possibile ed evita di dare per scontata la conoscenza delle informazioni.

Il linguaggio e le altre caratteristiche formali (come l’uso del pronome tu/lei/voi) denotano vicinanza o distacco. Il pronome Lei/Voi scritto con l’iniziale maiuscola indica una formalità ancor più marcata: in questo caso ricordati che la maiuscola deve restare tale in tutte le occorrenze nel corso della lettera, comprese le forme enclitiche. La medesima coerenza deve essere perseguita per il mittente: io oppure noi.

Dal punto di vista grafico sono da preferire margini ampi e spaziature tra i paragrafi; l’allineamento deve essere giustificato e, per i testi particolarmente brevi, l’interlinea doppia.

A questo punto non ti resta che ringraziare e porgere i tuoi saluti, in modo cordiale, sentito o distinto, e apporre la tua firma al di sopra del tuo nome e cognome stampati. I recapiti del mittente sono normalmente collocati in basso a sinistra, ma puoi fare a meno di inserirli se stai scrivendo su carta intestata.

L’ultimo elemento della lettera è costituito dagli allegati. Non sempre presenti, vanno eventualmente segnalati nella parte inferiore del foglio, con l’elenco della documentazione acclusa.

Di seguito trovi una schematizzazione di quanto descritto: ti permetterà di comprendere meglio come collocare gli elementi sulla pagina.

SEGRETO n. 9: la lettera aziendale risponde a determinati standard di redazione del testo, dall’analisi delle informazioni alla collocazione degli elementi sulla pagina bianca, che le conferiscono la giusta efficacia.

La lettera può essere formulata per diverse ragioni: per l’invio o la richiesta di informazioni, per reclamare o presentare delle scuse, per promuovere un prodotto/servizio o per ordinare della merce, per rispondere a una valutazione di vario tipo. Assieme all’email e al fax, costituisce una forma di corrispondenza che ci si scambia tipicamente nel lavoro.

RIEPILOGO DEL CAPITOLO 2:  SEGRETO

nel

momento

cui

passa

dall’individuazione del messaggio all’elaborazione del testo, è utile e pratico realizzare uno schema con argomenti e sottoargomenti da utilizzare come bozza.  SEGRETO n. 6: tra i mezzi utilizzati nella comunicazione aziendale, il più diffuso è l’email. Seguire alcune regole di base nella sua compilazione ed elaborazione permette di inviare messaggi chiari ed efficaci.  SEGRETO n. 7: a seconda del registro utilizzato e del destinatario del messaggio, possono essere usati quei segni di interpunzione che assieme creano i cosiddetti emoticon: da utilizzare soprattutto quando la comunicazione è amichevole e informale.  SEGRETO n. 8: il fax è uno degli strumenti più utilizzati sul posto di lavoro per l’invio di documenti, in quanto ne garantisce il valore legale.  SEGRETO n. 9: la lettera aziendale risponde a determinati standard di redazione del testo, dall’analisi delle informazioni alla collocazione degli elementi sulla pagina bianca, che le conferiscono la giusta efficacia. 41 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

CAPITOLO 3: Come applicare i modelli testuali ai contenuti complessi

Altri modelli testuali L’email, il fax e la lettera sono tre esempi di testi tra i più utilizzati quotidianamente sul posto di lavoro. Andiamo avanti nel nostro percorso ed esaminiamo ora altri tre modelli, questa volta di testi più complessi, a carattere ufficiale: il catalogo, la relazione e il verbale. Si tratta di testi che richiedono una formulazione specifica perché destinati a essere letti e compresi rapidamente nei loro concetti chiave.

Trattandosi di testi articolati e complessi, devi ricorrere a un linguaggio particolare, in cui la parola d’ordine è: semplificare! Questo vale sia dal punto di vista sintattico (formulare periodi brevi, collocare gli elementi della frase in modo sequenziale cercando di evitare gli incisi ecc.) che dal punto di vista lessicale (scegliere parole semplici e concrete, preferire un solo termine in 42 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

luogo di perifrasi tipiche della burocrazia ecc.).

Altro aspetto che devi curare è quello della veste grafica e dei marcatori

testuali

che

aiutano

lettore

individuare

immediatamente i concetti fondamentali all’interno di un testo ampio e ad avere una visione completa del contenuto a colpo d’occhio.

Il catalogo Pur essendo quasi sempre dei voluminosi insiemi di descrizioni e fotografie, voglio trattare della redazione dei cataloghi in questa sede che ritengo la più opportuna: questo perché elaborare i contenuti delle singole schede di prodotto implica ottime capacità di analisi e di sintesi da parte dell’autore, oltre che di una profonda conoscenza del prodotto presentato.

Si tratta di testi di divulgazione creati con scopi pubblicitari o persuasivi, ma in alcune aziende possono non essere appannaggio del copywriter di professione. Pertanto, qualora ti trovassi a dover formulare i contenuti delle schede dei prodotti dell’azienda per cui lavori, ecco qualche accorgimento che fa al caso tuo. 43 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Ricordati di essere sintetico e schematico e, soprattutto, che devi informare il lettore e trasmettere la giusta percezione del prodotto, in linea con gli obiettivi aziendali.

Il registro utilizzato può essere più o meno formale, ma ricordati che la funzione divulgativa è di norma legata ad un linguaggio semplice e immediato. Non si tratta di un testo specialistico, pertanto devi proporre solamente i concetti essenziali e, nell’utilizzo della terminologia tecnica, devi compiere comunque uno sforzo per semplificare le frasi al massimo: devi mediare, insomma, tra le esigenze del lettore e la quantità di informazioni che vorresti fargli arrivare.

La sintesi espositiva si sposa molto bene con l’altro elemento peculiare del catalogo e cioè l’immagine. L’occhio del lettore sarà attratto in prima istanza dall’oggetto grafico, ma subito dopo andrà a cercare tra le parole una risposta alle sue esigenze. In questo atto di divulgazione, pertanto, non solo devi occuparti del testo seguendo le norme appena esposte, ma devi anche analizzare il tuo target di riferimento, capire quali possano essere i suoi bisogni, metterti dalla sua parte e porre domande alle quali 44 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

risponderai attraverso il tuo scritto. Più informazioni conosci del tuo destinatario, potenziale cliente, e meglio puoi soddisfare le sue richieste.

SEGRETO n. 10: nella redazione di un catalogo è necessario conoscere bene il target di riferimento per formulare al meglio le risposte alle sue esigenze.

La relazione Esistono diverse tipologie di relazione, ma, in estrema sintesi, si tratta di un report ufficiale in cui si relaziona, appunto, su qualcosa. Il contenuto può essere informativo, propositivo o tecnico; a circolazione interna, essendo un prodotto estremamente analitico, normalmente consta di più pagine.

Affidata a un team specializzato o alla persona più competente del settore, nel momento in cui ti trovi a stendere una relazione devi prestare

attenzione

questi

due

elementi

affinché

comunicazione arrivi chiaramente:  la terminologia tecnica, che deve essere spiegata qualora il tuo pubblico non sia composto di esperti in materia. Puoi pensare 45 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

di realizzare un piccolo glossario da apporre alla fine della relazione con i termini tecnici più complicati e dal significato più oscuro;  gli schemi di sintesi, di cui devi prevedere la creazione per permettere al tuo pubblico di visualizzare subito i concetti primari. A queste puoi affiancare, ovviamente, tabelle, grafici e immagini.

Al di là di questi due accorgimenti, ecco come devi strutturare la tua relazione:  la copertina, devi prepararla adeguatamente, con il logo aziendale, il tuo nominativo e quello degli appartenenti al team che ha partecipato alla sua realizzazione, la Direzione di appartenenza, la data e il titolo. Puoi inserire un’immagine esplicativa del tema trattato;  il frontespizio, in cui devi inserire i dati della copertina, ma con una formattazione diversa e senza l’immagine;  gli indici, che sono solitamente più di uno: quello generale, quello analitico e quello delle figure;  la presentazione e l’introduzione, attraverso le quali devi comunicare lo scopo e le modalità di realizzazione della 46 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

relazione;  il corpo del testo vero e proprio, che devi organizzare attraverso una suddivisione per sezioni, capitoli, paragrafi e sottoparagrafi.  La bibliografia e la sitografia (quest’ultima negli ultimi anni sta diventando un elemento immancabile), occorre che tu le inserisca a conclusione di tutto il lavoro per segnalare le opere consultate e indicare fonti di approfondimento a chi volesse studiare ulteriormente il tema.

SEGRETO n. 11: la relazione è un testo dal contenuto ufficiale e rivolto generalmente a un pubblico interno. Scritto da una persona molto competente del settore, è estremamente analitico e specialistico.

Il verbale Alcuni anni fa lavoravo come copywriter in una grande azienda e, poiché il Presidente mi vedeva come “quella che sapeva scrivere bene”, mi affidava compiti tra i più disparati legati al mondo della scrittura. Così, accanto all’elaborazione dei testi per i cataloghi, alla scrittura e revisione dei manuali, alla redazione di lettere 47 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

commerciali e circolari e molto altro ancora, mi trovai a dover tenere il verbale di alcune importanti riunioni, oltre che a partecipare attivamente a queste. Conosco quindi le difficoltà legate a verbalizzare parole su parole, spesso disordinate e sconnesse tra di loro, in un rincorrersi di voci, opinioni, domande e risposte, soluzioni ecc. Tutto questo ascoltando, riportando per iscritto in una forma comprensibile e intervenendo oralmente per esporre il proprio punto di vista.

Oltre agli elementi costitutivi del verbale che di seguito ti elencherò, come avrai capito è richiesta anche una certa abilità nella presa degli appunti e, alla fine, nella revisione e risistemazione del materiale da condividere.

Apriamo subito una piccola parentesi su quella particolare abilità che è la presa degli appunti. Ognuno di noi ha una sua personale tecnica, derivata probabilmente dalla necessità di appuntare delle informazioni nel corso delle lezioni scolastiche e universitarie oppure durante le conferenze. Ebbene, grazie a questi momenti di pratica, forse applichi di già i criteri fondamentali per una buona presa d’appunti, magari inconsapevolmente. 48 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Gli appunti vanno presi molto velocemente, in quanto la scrittura deve procedere di pari passo con il discorso orale. La tua attenzione e la tua concentrazione devono essere sempre attive: non puoi permetterti di perderti nei tuoi pensieri o di attardarti troppo nella resa scritta di un concetto espresso a voce, altrimenti correresti il rischio di perderti delle frasi importanti, che magari segnano uno snodo critico nell’ambito della discussione o si trovano alla base della soluzione finale.

Molto spesso capita che gli appunti presi nel corso di una riunione siano una base provvisoria ma fondamentale per l’elaborazione e lo sviluppo di un testo riorganizzato e prodotto successivamente, anche a distanza di qualche giorno. Per questo motivo devi fare in modo che la tua scrittura sia ben chiara e che le tue annotazioni siano precise, esatte e senza lacune. In caso contrario, in seguito, potresti arrivare a produrre contenuti imprecisi e, quel che è peggio, inesatti.

Torniamo al nostro verbale. Come ti anticipavo, occorre che tu inserisca alcuni elementi che sono fissi e necessari:  Il nome della società e la dicitura “Verbale della riunione…”; 49 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

 il luogo e la data in cui la riunione si è svolta;  i nomi dei presenti e degli assenti convocati;  il nome del Presidente e della persona che verbalizza l’incontro;  l’argomento oggetto di discussione;  i diversi punti all’ordine del giorno, in cui devi inserire il tema discusso, gli interventi e le tesi sostenute, la soluzione a cui si è giunti.

SEGRETO n. 12: il verbale è un documento ufficiale frutto della stesura del materiale appuntato nel corso di assemblee e riunioni. Occorrono abilità pratiche specifiche per la sua elaborazione, dalla presa degli appunti alla riorganizzazione finale.

Cura e revisione del testo La cura e la revisione del testo sono gli ultimi due passaggi di cui ti devi occupare prima di divulgarlo. Si tratta di due momenti distinti del perfezionamento del tuo scritto e ti consiglio di procedere proprio secondo questo ordine.

Dopo tanto impegno, cosa ci sarà mai ancora da correggere e sistemare? Nulla se sei stato veramente attento e preciso nel tuo lavoro, ma ti assicuro che anche i migliori hanno le loro sviste. Non rischiare allora di vanificare un’opera ben fatta solamente per pigrizia: riposa gli occhi e distogli per un momento l’attenzione da ciò che hai scritto e solo dopo un po’ torna a leggere il tuo testo. È importante non cedere alla tentazione di chiudere in fretta; anche solo qualche momento di distacco può essere basilare per rivedere il tutto con occhi nuovi e critici.

Curare il testo significa definire e perfezionare alcuni degli elementi che lo compongono e che sono parte dell’applicazione del modello testuale. Questo passaggio di miglioramento serve a conferire una migliore leggibilità al tuo scritto e a rendere più professionale il prodotto. Vediamo allora cosa andare a verificare:  gli elementi che formano la pagina: i margini, l’allineamento, l’interlinea, le righe bianche tra i paragrafi;  la struttura dell’elaborato: l’organizzazione delle parti di testo e la loro suddivisione in sezioni, capitoli, paragrafie sottoparagrafi. Ciascuno di questi livelli deve essere segnalato da un titolo contraddistinto da una marcatura del testo 51 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

peculiare;  la numerazione: assegnare i numeri alle pagine e alle figure è un modo per fornire al lettore una mappa di navigazione nel mare di parole e figure e nella memorizzazione di quanto letto e visualizzato;  la coerenza: i criteri sopra citati devono essere applicati a tutto l’elaborato. Questo agevola il destinatario e lo indirizza verso più corretta lettura del testo;  l’ortografia: il controllo ortografico va effettuato con estrema cura perché alcune tue sviste potrebbero non essere segnalate dal correttore automatico.

SEGRETO n. 13: una volta portata a termine l’elaborazione del testo, occorre curarlo in diversi aspetti per migliorarlo e perfezionarlo, dalla struttura della pagina all’ortografia.

Il secondo momento è quello della revisione, ultimo passaggio da realizzare sul tuo scritto prima di condividerlo con i destinatari.

Giunto a questo punto, devi chiederti se, mettendoti nei panni dei tuoi lettori, sei stato in grado di cogliere le loro esigenze e 52 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

soddisfare le loro richieste, se hai centrato gli obiettivi prestabiliti e sei riuscito a trasmettere tutte le informazioni che volevi, se hai organizzato lâ&#x20AC;&#x2122;elaborato secondo una struttura chiara e agevole, se sei riuscito, insomma, a comunicare con efficacia attraverso la scrittura.

SEGRETO n. 14: la revisione finale del testo permette di effettuare una verifica a tutti i livelli prima della condivisione con i destinatari.

Quelli che abbiamo esaminato insieme sono gli strumenti e le tecniche principali grazie ai quali puoi comunicare in azienda efficacemente. Lasciando da parte i comunicati, che sono appannaggio dellâ&#x20AC;&#x2122;ufficio stampa, e i contenuti destinati al web, che sono prodotti dal copywriter, voglio dedicare ora un intero capitolo alla produzione dei contenuti per la presentazione in formato elettronico, mezzo di trasmissione sempre piĂš utilizzato e molto versatile.

RIEPILOGO DEL CAPITOLO 3:  SEGRETO n. 10: nella redazione di un catalogo è necessario conoscere bene il target di riferimento per formulare al meglio le risposte alle sue esigenze.  SEGRETO n. 11: la relazione è un testo dal contenuto ufficiale e rivolto generalmente a un pubblico interno. Scritto da una persona molto competente del settore, è estremamente analitico e specialistico.  SEGRETO n. 12: il verbale è un documento ufficiale frutto della stesura del materiale appuntato nel corso di assemblee e riunioni. Occorrono abilità pratiche specifiche per la sua elaborazione, dalla presa degli appunti alla riorganizzazione finale.  SEGRETO n. 13: una volta portata a termine l’elaborazione del testo, occorre curarlo in diversi aspetti per migliorarlo e perfezionarlo, dalla struttura della pagina all’ortografia.  SEGRETO n. 14: la revisione finale del testo permette di effettuare una verifica a tutti i livelli prima della condivisione con i destinatari.

CAPITOLO 4: Come realizzare una presentazione efficace in formato elettronico

Quando, alcuni anni fa, fui chiamata in qualità di docente a preparare una lezione sulla “Didattica Multimediale” per un Master a distanza in “Informatica per la Storia Medievale”, mi trovai a dover dare come prima cosa una spiegazione chiara e convincente della parola multimedialità.

Cominciai quindi quella lezione con una definizione che suonava più o meno così: la multimedialità può essere definita come un incrocio di diversi media che veicolano in vario modo dei messaggi. Al contrario di quanto avviene in quello monomediale, in un ambiente multimediale l’utente non ha un’indicazione di percorso: egli è il regista dell’uso, può iniziare con un mezzo e proseguire con un altro, incrociare elementi di uno con elementi di un altro.

Per conoscere ed apprezzare questo nuovo ambiente bisogna attivare forme di partecipazione completamente diverse da quelle classiche, lineari e sistematiche; in esso, infatti, linguaggi diversi convergono sviluppando le tematiche in modo tale da far interagire più sensi nel medesimo contesto.

L’interazione dell’utente con il prodotto multimediale appare molto distante dalla concezione tradizionale per cui un percorso è già segnato in precedenza in maniera del tutto lineare, come nella lettura di un libro o nell’ascolto di una musica.

Questo tipo di percorso interattivo è del tutto naturale, dato che l’essere umano è già di per sé multimediale: il suo incontro con la realtà che lo circonda avviene con la partecipazione di tutti i sensi contemporaneamente, in un tripudio di emozioni e sensazioni diverse, di scelte e interazioni che lo rendono pienamente partecipe e protagonista degli avvenimenti.

SEGRETO n. 15: la multimedialità rappresenta un incrocio di media diversi, in cui l’utente stabilisce il suo percorso in modo individuale. 56 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

C’è un errore che molti professionisti commettono e che devi guardarti bene dal commettere, cioè trasferire il contenuto di un prodotto lineare in uno multimediale senza badare all’interazione e all’integrazione di più elementi.

Per chiarire il concetto, prendiamo l’esempio del libro. Trasferire il contenuto di un libro su un mezzo tecnologico non costituisce di per sé multimedialità. A questa operazione è necessario affiancarne altre che prevedano l’uso di ulteriori media o l’arricchimento impensabili:

con

altri

collegamenti

elementi

prima

ipertestuali,

ordinariamente

immagini,

suoni,

ricostruzioni virtuali, scansioni. Non solo: anche il linguaggio cambia, il modo di scrivere si modifica in base ad esigenze nuove e di volta in volta diverse a seconda dell’utenza a cui ti stai rivolgendo.

Imparare a conoscere la varietà e la ricchezza degli strumenti è un passo fondamentale per riuscire a utilizzarli con consapevolezza, coniugandoli agli obiettivi da raggiungere e impiegandoli per favorire percorsi di partecipazione attiva.

La comunicazione scritta in azienda molto spesso viene trasmessa proprio attraverso la presentazione multimediale realizzata attraverso diapositive in formato elettronico; per di più, le slide sono diventate il principale strumento per supportare un discorso in pubblico, dalla riunione di lavoro alla formazione in aula, affiancando l’esposizione orale.

Che sia preparata per essere visualizzata come prodotto a sé stante o che sia adoperata in ausilio dell’oratore, una buona presentazione deve rispondere a determinate caratteristiche.

I colori I testi sono tradizionalmente scritti nero su bianco assicurando al lettore una buona leggibilità data dal contrasto tra due aree di luminosità opposta.

Alcuni esperimenti e studi hanno dimostrato che sul video le cose cambiano un po’: il nero su bianco risulta ancora una delle migliori combinazioni fra i colori, o meglio, il nero su grigio (poiché il bianco della carta non appare lo stesso bianco del video che è molto più luminoso). La combinazione che allunga di molto 58 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

i tempi di risposta nella lettura è costituita, invece, da un testo rosso su sfondo verde.

In generale le combinazioni migliori sono quelle con un testo scuro su uno sfondo più chiaro, ma poi la scelta dipende anche dal tipo di prodotto che si sta realizzando e dallo stile che gli si vuole dare. In ogni caso, è preferibile rispettare una certa sobrietà per non creare confusione e introdurre elementi di distrazione.

Adesso voglio mostrarti attraverso alcuni esempi pratici quanto esposto fino ad ora. Si tratta di tre diapositive realizzate con Power Point, che ipotizzano la realizzazione di una presentazione di un progetto aziendale. Per il momento ci limitiamo a valutare la leggibilità del testo con tre combinazioni di colori: come puoi vedere, la lettura rallenta e gli occhi si affaticano quando le aree di colore non sono ben contrastate, come nel primo caso.

Il testo Una volta scelta la combinazione di colori più adatta alla tua presentazione, devi rivolgere la tua attenzione alla stesura e all’organizzazione del testo. Qui utilizzerò come esempio una combinazione base di colori, nero su grigio, ma tu dovrai considerare il tipo di progetto che stai presentando, la presenza 60 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

del logo aziendale e i “colori sociali”.

Il tempo di lettura, come accade per i siti web, è molto ridotto: le linee di testo devono pertanto essere ridotte all’essenziale ed essere disposte in modo ordinato. Ciascuna diapositiva deve contenere solo un paio di punti chiave, esposti con evidenza ed essenzialità. Qualora tu abbia un numero maggiore di concetti importanti da esprimere, ti suggerisco di riservare loro delle slide apposite.

Dopo aver scritto i concetti che vuoi trasmettere, ti consiglio di leggerli più volte, eliminando tutti gli elementi superflui della frase e sostituendo con sinonimi più brevi e immediati le parole più lunghe e ricercate.

I testi devono essere organizzati in maniera chiara e semplice. I concetti non devono sovrapporsi in maniera confusa, ma essere descritti uno per volta. Non pensare di svilire il testo in questo modo; si tratta semplicemente di favorire la relazione fra te e il lettore, mettendo da parte ricercatezze e dettagli: solo così raggiungerai il tuo scopo, ossia comunicare efficacemente. 61 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

A costo di correre il rischio di apparire ripetitiva, ti ricordo ancora una volta che scrivere il testo all’interno di un prodotto informatico, non è la stessa cosa che scrivere un libro o un’altra pubblicazione cartacea: i principi cambiano, il tempo con cui si presta attenzione è ridotto e anche l’impatto visivo è fondamentale. A questo scopo, esistono delle semplici regole che assicurano la leggibilità del testo.

Fondamentale è la scelta del carattere, che, per esempio, deve essere ben leggibile anche dal fondo di un’aula; allo stesso tempo ti consiglio di evitare dimensioni di carattere troppo grandi e il maiuscolo, poiché, come accade sul web, è indica un innalzamento del tono della voce. Per marcare una parola ti suggerisco piuttosto di utilizzare il grassetto, ma sempre con parsimonia. Sin dal principio, devi stabilire uno standard che seguirai nel corso della redazione dei testi: come per le pubblicazioni cartacee, rispettare norme prestabilite conferisce uniformità al prodotto e denota professionalità.

Riprendendo l’esempio precedente, ho inserito nella diapositiva ulteriori elementi testuali, allineandoli e marcando con il grassetto 62 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

solamente i titoli. La presentazione degli argomenti attraverso un punto elenco favorisce la memorizzazione dei concetti.

Le immagini Dopo aver preparato un testo ordinato e scorrevole, accosta i colori con attenzione e scegli delle immagini che rafforzano il concetto espresso e lo assicurano alla memoria di chi lo percepisce. 63 Tutti i Diritti Riservati â&#x20AC;&#x201C; Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Non cedere alla tentazione di abbellire il tutto con troppe figure, animazioni e icone poiché distraggono dal concetto esposto. Inserisci, piuttosto, delle immagini o degli schemi che illustrino quegli stessi concetti perché in questo modo il prodotto diventa fruibile in modo semplice e rapido.

Proseguendo con l’elaborazione della diapositiva, ho qui inserito una sola immagine di esempio. Devi far attenzione al concetto espresso da questa e alla sua posizione rispetto agli altri elementi. In particolare, ti consiglio di allinearla con il testo, in modo da lasciare all’occhio vie di fuga, fra i diversi blocchi di elementi.

Gli effetti Chi si avvicina per la prima volta ad un prodotto che permette la costruzione di diapositive, cede spesso alla tentazione di provare e poi di utilizzare allâ&#x20AC;&#x2122;interno delle proprie presentazioni una strabiliante serie di effetti. Transizioni sfumate, a dissolvenza, a stiramento; animazioni personalizzate con effetto a entrata, a uscita e di enfasi; filmati, suoni di sottofondo e musica; sfumature incredibili di colore e via dicendo: anche in questo caso la parola 65 Tutti i Diritti Riservati â&#x20AC;&#x201C; Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

d’ordine è sobrietà. Solo con la giusta misura il prodotto finale risulta efficiente e professionale.

SEGRETO n. 16: la presentazione in formato elettronico per essere davvero un mezzo di comunicazione efficace deve rispondere a determinati criteri testuali e visuali, dalla scelta dei colori all’elaborazione del testo, dalla disposizione delle immagini agli effetti applicati alla slide.

Nella nostra slide di esempio, ho solo inserito in basso a destra alcuni pulsanti di azione che indicano, in questo caso, la diapositiva precedente, l’homepage e la diapositiva successiva. I pulsanti di azione devono essere disposti sempre vicini tra di loro, in un’area dedicata che deve essere la medesima in tutte le slide. In ogni caso, ti consiglio di introdurli solo se realmente necessari, per non ingombrare la scena.

L’ipertesto A questo punto, voglio condurti a un livello di approfondimento maggiore, chiarendo per te il concetto di ipertesto.

Un ipertesto è costituito da un insieme di blocchi testuali (detti nodi o lessie) e da un insieme di collegamenti elettronici fra tali blocchi, fra parti di blocchi o all’interno di uno stesso blocco: è, insomma, l’insieme di più testi digitali connessi tra loro. 67 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

Il percorso di lettura viene impostato dall’autore, ma la scelta di seguire o meno la traccia di navigazione è lasciata all’utente, in una sorta di processo dialogico.

Anche in questo caso, così come per la redazione di un testo, è necessario che le indicazioni date siano molto chiare: una sovrabbondanza di collegamenti può creare confusione, come anche l’assenza delle cosiddette briciole di pane o la presentazione disordinata del materiale.

I blocchi di testi collegati fra loro sono costruiti attraverso prodotti informatici e depositati in dei supporti, come ad esempio possono essere i CD o i DVD. Questa integrazione fra l’ipertesto e la multimedialità è denominata ipermedialità.

SEGRETO n. 17: si dice ipertesto un insieme di blocchi testuali collegati tra di loro e depositati in supporti informatici. Si dice, invece, ipermedialità l’integrazione tra ipertesto e multimedialità.

fino a poco tempo fa non gli erano proprie, sono ora necessarie a chi si trova a dover trasmettere determinati contenuti. Tali capacità possono a volte derivare da una naturale inclinazione personale alla tecnologia, in altri casi, al contrario, sono guardate con toni di disappunto: una formazione appropriata e un continuo aggiornamento sono invece fondamentali.

Per proseguire con il nostro esempio, ho inserito nella slide un collegamento ipertestuale, che rimanda ad un documento esterno: cliccando sul testo che contiene il link, l’utente può aprire un ulteriore file di approfondimento.

Per finire, ho introdotto altri due elementi, che rendono la presentazione più facilmente fruibile: il numero di pagina e, in basso a sinistra, le cosiddette briciole di pane, ossia il percorso fatto dall’utente per arrivare alla sezione presente.

Questo, naturalmente, è solo un esempio che serve a capire quali elementi inserire e la loro disposizione ideale in una presentazione di base.

Qualora ti trovassi a elaborare slide più complesse e dai contenuti più ricchi e articolati, allora dovrai tenere in considerazione anche le diverse aree della diapositiva: così come nella lettura veloce di un libro, anche nella lettura delle slide l’occhio umano privilegia 70 Tutti i Diritti Riservati – Vietata qualsiasi duplicazione del presente ebook

la zona in alto a sinistra, si sofferma maggiormente su questa e poi procede verso il basso e a destra. In questa prima area, allora, posizionerai elementi particolarmente importanti.

RIEPILOGO DEL CAPITOLO 4:  SEGRETO n. 15: la multimedialità rappresenta un incrocio di media diversi, in cui l’utente stabilisce il suo percorso in modo individuale  SEGRETO n. 16: la presentazione in formato elettronico per essere davvero un mezzo di comunicazione efficace deve rispondere a determinati criteri testuali e visuali, dalla scelta dei colori all’elaborazione del testo, dalla disposizione delle immagini agli effetti applicati alla slide.  SEGRETO n. 17: si dice ipertesto un insieme di blocchi testuali collegati tra di loro e depositati in supporti informatici. Si dice, invece, ipermedialità l’integrazione tra ipertesto e multimedialità.

Conclusione

Sei giunto alla fine della lettura di questo testo, di un percorso che, sono certa, ti ha fornito molte indicazioni utili da impiegare nella tua attività lavorativa quotidiana.

Email, fax, lettere, cataloghi, relazioni e verbali non sono più solo dei nomi dentro cui il contenuto viaggia indistintamente: ora sai come strutturarli e come esporre i contenuti, di volta in volta secondo norme diversi, e con il tuo pubblico particolare ad ogni occasione.

Se prima scrivere un testo, breve o complesso, poteva crearti delle difficoltà, ora non è più così: hai appreso le tecniche per comunicare bene e trasmettere chiaramente il tuo messaggio. D’ora in poi ogni occasione di comunicare per iscritto rappresenta una nuova opportunità per mettere in pratica quanto appreso nella teoria e proseguire nel tuo cammino di miglioramento continuo.

Nello svolgimento delle tue attivitĂ lavorative, i nuovi contatti godranno di una chiarezza espositiva maggiore e con quelli giĂ esistenti le relazioni miglioreranno proprio grazie al tuo nuovo approccio alla comunicazione scritta.

E ora, non mi resta che augurarti buona scrittura!

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